Plats och tid: Repslagaregatan 12 Norrköping, Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Irma Görtz (Norrköping Kommun) ordförande Birgitta Wessman Thyrsson (Region Öst ) Vice Orf. Anna Svensson (Arbetsförmedlingen) Malin Masimov (Försäkringskassan) Ulla Wallering Fall(ValdemarsvikKommun) ej närvaro Per Hollertz Gunweig Svensson (Söderköping Kommun) Ersättare Övriga Claes Hallert ( Region Östergötland ) Peter Johansson ( Förbundschef ) Criss Hagfeldt ( Norrköping Kommun) Karina Nilsson Håkan Lind ( Arbetsförmedlingen ) ej närvaro Johanna Hedberg (Försäkringskassan) ej närvaro Per Hollertz (Valdermarsvik Kommun) Katarina Karlberg (Söderköping Kommun) ej närvaro Utses att justera: Malin Masimov, Plats och tid för justering: Samordningsförbundet Östra Östergötland Sekreterare: Paragrafer: 1-24 Karina Nilsson Ordförande: Justerare: Nämnd e.d.: Irma Görtz Malin Masimov BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: 2015-02-09 Datum för nedtagning av anslag: 2012-03-02 Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift: Karina Nilsson
1 Val av interimsordförande t.o.m ärende 6 Irma Görtz utses som interimsordförnade till och med ärende nummer 6.
2 Val av justerare, fastställande av justeringsdag Styrelsen för Samordningsförbund Östra Östergötland utser Malin Masimov att justera dagens protokollet den 2015-02-09.
3 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen för Samordningsförbund Östra Östergötland fastställer föredragslistans innehåll.
4 Redovisning av delrapport kring NP-Samverkan SAMÖ 2013/0071 Pia Käcker och Sven Löbu informera styrelsen angående projeketet NPsamverkan Styrelsen tar informationen till protokollet. Utvärderingsgruppen kring NP-Samverkan har följt projektet sedan hösten 2012 genom intervjuer, fokusgrupper och deltagande observationer. Utvärderarna har nu avlämnat den andra delrapporten. Delrapporten redovisas i bilagda handling.
5 Anmälan av ledamöter och ersättare från respektive huvudman SAMÖ 2015/0008 Anmälan Samtliga ledamöter/ersättare från varje huvudman är närvarande och beslut om representation från respektive huvudman är inskickat till Samordningsförbundet.
6 Val av ordförande och vice ordförande för Samordningsförbundet Östra Östergötland SAMÖ 2015/0009 Styrelsen beslutar att utse Irma Görtz som ordförande för Samordningsförbundet Östra Östergötland samt Birgitta Wessman Thyrsson som vice ordförande för Samordningsförbundet Östra Östergötland från mandat 2015-01-01 2018-12-31 Enligt förbundsordningens 5 skall styrelsen inom sig utse ordförande och vice ordförande för mandatperioden.
7 Fastställande av årsarvode till ordförande och vice ordförande i Samordningsförbundet Östra Östergötland Styrelsen beslutar fastställa årsarvodet till ordföranden med 52 550 kr och till vice ordföranden med 26 300 kr samt att uppräkning av årsarvodet sker i enlighet med Norrköpings kommuns bestämmelser. Enligt 20 i förbundsordningen ska särskilt arvode till förbundsstyrelsens ordförande och vice ordförande fastställas av förbundsstyrelsen och bekostas av förbundsmedel. Då ny mandatperiod nu inletts föreslås förbundsstyrelsen fastställa nytt årsarvode. Förbundet tillämpar enligt beslut från 2005 Norrköpings kommuns policy för mindre nämnder. Utifrån beslutet föreslås årsarvodet till ordföranden utgå med 52 550 kr och till vice ordföranden med 26 300 kr. Uppräkning av arvodet föreslås följa Norrköpings kommuns bestämmelser, vilket innebär att årsarvodet uppräknas varje årsskifte utifrån den genomsnittliga löneutvecklingen för kommunens anställda under den senaste 12-månadersperioden.
8 Förslag till presidium för Samordningsförbundet Östra Östergötland Styrelsen utser ordförande Irma Görtz samt vice ordförande Birgitta Wessman Thyrsson att utgöra Samordningsförbundets presidium. Under föregående mandatperiod har Samordningsförbundet haft ett presidium som har bestått av ordföranden och vice ordföranden. Uppgiften för presidiet har i huvudsak varit att bereda ärenden till kommande styrelsemöten.
9 Utseende av firmatecknare för Samordningsförbundet Östra Östergötland Styrelsen utser ordföranden Irma Görtz, vice ordföranden Birgitta Wessman Thyrsson och förbundschefen Peter Johansson att var för sig kunna teckna firma för Samordningsförbundet Östra Östergötland. I samband med att den nya styrelsen påbörjar sin mandatperiod skall nya firmatecknare utses för Samordningsförbundet Östra Östergötland. Som firmatecknare föreslås ordförande Irma Görtz,, vice ordföranden ordföranden Birgitta Wessman Thyrsson samt förbundschefen Peter Johansson.
10 sattestanter för Samordningsförbundet Östra Östergötland Styrelsen beslutar att utse ordförande Irma Görtz och vice ordförande Birgitta Wessman Thyrsson som beslutsattestanter för Samordningsförbundet Östra Östergötland t.o.m utgången av aktuell mandatperiod. Styrelsen skall i samband med den nya mandatperioden utse beslutsattestanter för Samordningsförbundet Östra Östergötland i enlighet med förbundets attest- och utanordningsreglemente.
11 Val av två ledamöter för genomförande av internkontroll enligt internkontrollplan under år 2015 Styrelsen beslutar att välja ledamöterna Malin Masimov och Ulla Wallering Fall att ansvara för internkontrollen under 2015 samt att internkontrollen genomförs i maj och november månad. Enligt interkontrollplanen skall två ledamöter från styrelsen genomgöra internkontroll enligt internkontrollplan för år 2015. I samband med att den nya styrelsen konstitueras skall två ledamöter utses för att ansvara för detta uppdrag.
12 Förslag till sammanträdestider för styrelsen under 2015 Styrelsen fastställer bilagda förslag till sammanträdestider under 2015. Styrelsemöten Fredag den 27 februari Kl 08.30-12.00 Torsdag den 20 mars Kl 08.30-12.00 Årsredovisning 2014 Torsdag den 16 april Kl 08.30-12.00 Torsdag den 28 maj Kl. 08.30 12.00 Torsdag den 18 juni Kl. 08.30 12.00 Fredag den 28 augusti Kl. 08.30 12.00 Tisdag den 22 september Kl. 08.30 12.00 Fredag den 23 oktober Kl. 08.30 12.00 Delårsrapport 2015 Torsdag den 26 november Kl. 08.30 12.00 Verksamhets och budgetplan 2016 Torsdag den 17 december Kl. 08.30 12.00 Styrelsen skall enligt arbetsordningen fatta beslut om sammanträdestider för det kommande året. Presidiet har tagit fram förslag till sammanträdestider för 2015 enligt bilagda handling.
13 Revidering av planerad tid för revisionsdialog SAMÖ 2015/0016 Revidering av planerad tid för revisionsdialog den inträffar nu den 12 mars kl 14.00.
14 Förslag till hel planeringsdag för styrelsen under april kring ledning och styrning Man beslutar att den 10 april kl 08.30-16.30 planeras in den hel planeringsdag för styrelsen angående ledning och styrning, Inbjudan angående plats kommer senare.
15 Utbildningsdag i Linköping, den 5 mars, för styrelseledamöter inom samordningsförbunden i Östergötland Inbjudan kommer till en utbildningsdag i Linköping den 5 mars för styrelseledamöter inom samordningsförbundet i Östergötland.
16 Nationell Finsamkonferens i Linköping den 24 25 mars Samtliga i styrelsen är inbjudna till den årliga nationella Finsamkonferens som är i Linköping den 24-25 mars, Anmälan görs till Karina Nilsson OBS sista anmälningsdag är 20 februari.
17 Slutrapport från indikatorprojektet SAMÖ 2015/0020 Styrelsen tar informationen till protokollet. För att möjliggöra gemensamma longitudinella mätningar och uppföljningar av samordningsförbundens verksamhet startade hösten 2012 ett utvecklingsarbete, initierat av fyra samordningsförbund (Samordningsförbunden Huddinge respektive Botkyrka samt Östra Östergötland och Norra Västmanland), för att ta fram egenskaper och områden som kännetecknar god samverkan. Med utgångspunkt från erfarenheter och kunskaper från samordningsförbunden, samt brukare, brukarorganisationer, Socialstyrelsen, Nationella rådet, Örebro universitet och DelSam AB startades diskussionen kring vad som kan anses utgöra god kvalitet inom finansiell samordning. Detta resulterade i att totalt 137 stycken indikatorer identifierades. Från de ursprungliga 137 indikatorerna togs ett kärnprotokoll med 15 indikatorer fram, vidare benämnda kärnindikatorer, genom en s.k. konsensuskonferens. Kärnindikatorerna speglar olika perspektiv på genomförandet och effekter av insatser inom den finansiella samordningen. Fyra nivåer; samhälle, organisation, personal och deltagare är representerade. Tio av dem är processindikatorer och fem effektindikatorer. Övergripande avser kärnindikatorerna att spegla egenskaper som god finansiell samordning bör innehålla, och bland dessa avser de tio processindikatorerna att fånga hur väl genomförandet av insatser sker och effektindikatorerna (5 st) med vilket resultat. Användning av kärnindikatorerna är menat att ge underlag för samordningsförbund att bedöma egen verksamhetsutveckling över tid, möjliggöra jämförelser mellan förbund, samt ge förbund och ingående parter ett stöd att förbättra den finansiella samordningen av rehabiliteringsinsatser. För att nå praktisk användning av indikatorerna behöver dessa beskrivas samt göras mätbara.
Medel för fortsatt utvecklingsarbete i form av indikatorbeskrivningar och operationalisering beviljades den 28 augusti 2014 av Socialdepartementet. Bakom ansökan om medel stod Nationella nätverket för samordningsförbund (NNS) styrelse liksom respektive samordningsförbunds styrelse hos de tre ingående förbunden; Norra Västmanlands, Huddinge/Botkyrka/Salem och Östra Östergötland. Även Nationella Rådet och dess ingående organisationer Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Socialstyrelsen och Sveriges Kommuner och Landsting gav sitt stöd till ansökan om medel för fortsatt utvecklingsarbete. I projektet inkluderades i augusti ytterligare cirka 20 samordningsförbund genom att en referensgrupp bildades. Projektet har genomförts under hösten och avslutades vid årsskiftet. Sammantaget har 26 mätpunkter tagits fram. I detta arbete har såväl lokala som nationella aktörer varit delaktiga. Nästa steg i utvecklingsarbetet är att kvalitetssäkra de mått som utarbetats samt att under 2015 och del av 2016 genomföra ett pilotprojekt för att pröva måtten. I dagsläget är 11 förbund intresserade att finnas med i pilotprojektet och en planering pågår av hur pilotprojektet kan genomföras och finansieras. När det gäller det fortsatta arbetet återkommer kansliet med förslag till styrelsemötet i februari. I bilagda handling redovisas slutrapporten från indikatorprojektet. 18 Fastställande av preliminära riktlinjer/policy för dokumentationssystemet Aventus
Styrelsen godkänner redovisade preliminära riktlinjer/policy för dokumentationssystemet Aventus. Omedelbart Justering I samband med att förbundet köpt in dokumentationssystemet Aventus, att användas för samtliga plattformar, är styrelsen personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen (PuL) eftersom personuppgifter kommer att hanteras i systemet. Lagstiftningen syftar till att hindra att den personliga integriteten kränks genom behandling av personuppgifter. Styrelsen har utsett Peter Johansson som personuppgiftsombud som har i uppdrag att se till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt. Dokumentationssystemet är tänkt att börja användas fr.o.m. den 1 februari av samtliga plattformar. En avstämning har gjorts med datainspektionen och några frågeställningar kvarstår kring hanteringen av känsliga uppgifter. Dessa kvarstående frågor kommer att hanteras av datainspektionen genom en formell begäran om samråd genom personuppgiftsombudet. Datainspektionen har en månad på sig att besvara frågorna som begärs i ett samråd. För att inte fördröja användandet av dokumentationssystemet har kansliet utarbetat preliminära riktlinjer/policy i avvaktan svar från samrådet med datainspektionen. Förslag till preliminära riktlinjer/policy redovisas på styrelsemötet. Sänt till: Justeras: Irma Görtz Malin Masimov
19 Redovisning av parternas gemensamma åtagandebeskrivning kring genomförande av plattform Söderköping och Valdemarsvik Styrelsen godkänner bilagda åtagandebeskrivning kring parternas gemensamma genomförande av plattform Söderköping och Valdemarsvik. Enligt samverkansavtalet gällande plattform Söderköping och Valdemarsvik skall samtliga parter gemensamt utarbeta en konkret åtagandebeskrivning kring hur verksamheten ska bedrivas utifrån samverkansavtalets inriktning, ram och målsättning. Åtagandebeskrivningen utarbetas på en gemensam planeringsdag dag den 21 januari och delas ut på styrelsemötet.
20 Uppräkning av bidrag till arbetsmarknadskontoret, vård- och omsorgskontoret samt Närsjukvården avseende projektet NP- Samverkan under 2015 Styrelsen godkänner bilagda förslag till bidrag under 2015 för arbetsmarknadskontoret, vård- och omsorgskontoret och Närsjukvården avseende projektet NP-Samverkan. Projektet NP-Samverkan pågår till 2015-08-31. Enligt de löpande samverkansavtal som finns med de olika parterna skall nivån på bidraget omförhandlas i samband med det nya året. För arbetsmarknadskontoret avser bidraget täckning till kostnad för två coacher under åtta månader. Bidraget till vård- och omsorgskontoret avser kostnader för två coacher och en projektledare under åtta månader. När det gäller Närsjukvården avser bidraget täckning för utredningsteamet under två månader samt kostnad för hyra till coacher och projektledare under åtta månader. Sänt till:
21 Tecknade av avtal med Norrköpings kommun, kommunstyrelsekontoret, för nyttjande av ekonomi- och diariesystem samt appen Mina möten Styrelsen beslutar att teckna bilagda avtal med Norrköpings kommun, kommunledningskontoret, för nyttjande av ekonomi- och diariesystem samt appen Mina möten. Samordningsförbundet har sedan starten 2005 köpt nyttjande av Norrköpings kommuns ekonomi- och diariesystem. Det nuvarande avtalet med Norrköpings kommun upphörde vid årsskiftet. Det nya avtalet är skrivet på två år och innehåller även appen Mina möten. Sänt till: Norrköping Kommun, Kommunstyrelsekontoret
22 Förslag till nominering av ledamot till styrelsen för NNS Styrelsen nominera Irma Görtz som ledamot till NNS styrelse. Samordningsförbundet Östra Östergötland är medlem i NNS (Nationella nätverket för samordningsförbund) som har sitt årsmöte den 24 mars. Förbundet har sedan några år funnits med i NNS styrelse genom förbundets tidigare ordföranden och har nu möjlighet att nominera ledamot till NNS styrelse. Kansliet har fört diskussion med förbundets tidigare vice ordförande, Irma Görtz, om intresset att nomineras som ledamot till NNS styrelse. Nomineringarna skall vara NNS valberedning tillhanda senast 2015-02-09. Sänt till: NNS, Nationella nätverket för samordningsförbund
23 Budgetuppföljning december 2014 Styrelsen godkänner bilagda budgetuppföljning för december 2014. Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för december månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat.
24 Övriga frågor Bygg- och miljökontoret säger upp en del av avtal den 2014-01-13 som rör försäljning av ekonomifunktionen med maximalt 32 timmar i månaden, övriga delar av avtalet gäller fortsatt, kansliet har skickat en förfråga till olika förvaltningar.