Slutrapport Central licenshantering Författare: Ida Francke Datum: 2011-06-30 Innehåll Bakgrund... 2 Måluppfyllelse... 2 Kvarstående punkter... 3 Organisation... 4 Tidplan/Resursåtgång... 4 Tid... 4 Budget... 4 Risker/hinder... 4 Dokumentation... 5 Implementering... 5 IT-avdelningen Blekinge Tekniska Högskola
Bakgrund BTH har ett myndighetsansvar som innebär att vi ska säkerställa en betryggande hantering av avtalslicenser för datorprogram och mjukvara. Det betyder att BTH skall betala avtalslicenser för de upphovsrättsligt skyddade datorprogram som används i verksamheten eller som finns på myndighetens datorer. Det innebär också att avtalslicenser betalas endast för de upphovsrättsligt skyddade datorprogram som används i myndighetens verksamhet, dvs. BTH säkerställer att vi inte har kostnader för licenser som inte används. BTH har saknat en fastställd policy för anskaffning och hantering av programvarulicenser. Hanteringen av och ansvaret för programvarulicenser har dessutom varit decentraliserad, dvs. funnits både hos IT-avdelningen och hos sektioner och enheter. Sektioner och enheter hanterar en omfattande andel programvarulicenser, och har skapat egna rutiner för inköp, registrering, distribution och inventering. Skiljelinjen mellan gemensam programvara och sektions-/enhetsspecifik har varit otydlig. Av dessa anledningen har det inte varit möjligt att säkerställa att programvarulicenser inte överutnyttjas eller att otillåtna installationer inte sker på BTH. Det har även funnits ett uttalat önskemål från verksamhetens sida att hanteringen av programvarulicenser bör centraliseras, dels för att förenkla administrationen för de enskilda sektionerna och enheterna, dels för att få en samlad bild av inköpta licenser för att kunna samutnyttja dessa mellan sektioner och enheter. Förutsättningarna för att genomföra en centralisering och säkerställa en betryggande hantering av programvarulicenser är att samtliga avtalslicenser registreras i ett centralt register, samt att inventering av installerad programvara på högskolans datorutrustning möjliggörs. Uppdragsgivare: IT-chef Projektledare: Ida Francke Projektstart datum: 2011-01-13 Projektavslut datum: 2011-06-30 Måluppfyllelse Målet att implementera en plattform för att centralt kunna registrera samtliga avtalslicenser på BTH och inventera programvara på all BTH-ägd datorutrustning har uppfyllts. Vi har driftsatt ett system för licensregistrering och inventering av programvara som heter Snow License Manager. Detta system ger också möjlighet till regelbunden analys och rapportering av över- eller underlicensiering till utsedda personer i verksamheten. Vi har, tillsammans med IT-samordnare och andra intressenter från BTHs verksamhet, tagit fram och dokumenterat processer som krävs för licenshantering (beställning och inköp av mjukvara/licenser, registrering av licenser, inventering av installerad mjukvara, analys och rapportering angående under- och överlicensiering). Vi har informerat all personal på BTH om dessa processer via e-post, webb och samtal med verksamhetsansvariga på sektioner och enheter. Projektet har också tagit fram ett förslag till regelverk för användning av programvara vid BTH. Sålunda är målen för projektet uppfyllda. IT-avdelningen Blekinge Tekniska Högskola
Kvarstående punkter I projektplanen finns dock några återstående aktiviteter som inte har utförts till fullo: Installerad programvara inventerad Per den 30 juni 2011 har vi inventerat 1036 datorer via Snow License Manager. Enligt våra IP-tabeller finns det ytterligare ca 500-600 BTH-ägda datorer som inte har inventerats. Majoriteten av dessa finns på COM (ca 180 st), på COMlabs (ca 200 st), Openlabs (ca 50 st) och på ING (ca 80 st). På IT-avd finns det ca 40 datorer som inte inventerats, huvudsakligen servrar. Enligt förslagna Regler för användning av programvara vid Blekinge Tekniska Högskola åligger ansvaret för att alla datorer inventeras verksamhetsansvarig och verkställs i de flesta fall av ITsamordnare/licenssamordnare på berörd sektion/enhet. IT-avdelningen har inte heller installerat inventeringsklienter på Debian-servrar då de Linux-paket som tillhandahållits från Snow Software inte har fungerat tillfredsställande. I detta sammanhang bör också nämnas att vi f n har köpt in licenser för att inventera 1200 datorer i Snow. Om fler datorer än så ska inventeras, finns behov av ytterligare licenser. Över-/underlicensiering korrigerad För att kunna korrigera framför allt underlicensiering behöver samtliga inköpta avtalslicenser registreras. Detta är ett omfattande arbete och kräver insatser från ett antal personer på BTH. I en del fall kan även krävas medverkan från datoranvändaren själv. Enligt licensberäkningen den 30 juni 2011 finns 497 underlicensierade applikationer på BTH. Fördelningen per organisation ser ut som följer: ING 173 COM 152 FOR 140 (varav IT-avd 33 st) MAM 101 DSN 63 STUDENTS 43 HAL 41 BIB 41 EXR 21 (Anledningen till att antalet underlicensierade applikationer per organisation överstiger totalt antal är att samma applikation kan vara underlicensierad på flera organisationer och räknas då in under fler en organisation.) Underlicensiering kan ha flera orsaker: 1. Licens är inköpt men inte registrerad i det centrala registret. 2. Programvaran kräver inte licens (är freeware eller gratis i utbildningsmiljö el dyl.), men är kategoriserad som licenskrävande i systemet. 3. Fel version av programvaran är installerad, dvs. licens saknas för den version som är installerad. IT-avdelningen Blekinge Tekniska Högskola
4. Licensen är allokerad på fel organisation i licensregistret, därför ser det ut som att licens saknas för installationen. 5. Licens saknas. Underlicensieringen hanteras av respektive licenssamordnare på sektion/enhet enligt framtagen rutin. IT-avdelningen ansvarar för underlicensiering på organisationerna FOR, IT-avd och för STUDENTS, samt för de datorer som hamnar längst upp i organisationsträdet (BTH), vilket främst är servrar o dyl. Gruppering av datorer Ytterligare en kvarstående aktivitet är att lägga in en systemvariabel på befintliga datorer som administreras av IT-avdelningen, för att kunna gruppera dem i organisatoriskt i systemet. Detta beräknas ta ca 1-2 dagar i anspråk och har inte prioriterats i projektet. Organisation Projektorganisationen har fungerat bra och i stort sett alla sektioner och enheter har varit representerade vid våra projektmöten. I de flesta fall har det varit IT-samordnare som har deltagit, men även andra personer från verksamheten har bidragit vid framtagande av nya gemensamma processer och arbetsrutiner, samt vid formuleringen av regelverk för programanvändning och licenshantering. Vi har medvetet valt strategin att involvera många som möjligt från verksamheten, då det sågs som en potentiell risk att färdiga processer inte följs om man inte också deltar i själva framtagandet. Tidplan/Resursåtgång Tid Tidplanen har följts och projektet är klart på utsatt tid. Beräknad tidsåtgång för hela projektgruppen (inom IT-avdelningen) var 400 h. Budget Projektbudgeten har hållits, se Projektspecifikation_A. (R:\Projekt\Pågående\Licenshantering) Risker/hinder Den största risken, som också identifierades tidigt i projektet, har varit att inventeringsklienter inte installeras på all BTH-ägd datorutrustning. Om inte en majoritet av datorerna inventeras regelbundet förlorar man möjligheten till en samlad översikt av BTHs totala licensefterlevnad, både vad gäller under- och överlicensiering. Det försvårar även samordning av licensinköp och upprätthållandet av en BTH-gemensam licenspool i syfte att hålla nere totala kostnader för inköp av programvara och licenser. Projektet har försökt undvika detta genom att informera personer i ledande befattning och verksamhetsansvariga om vikten av inventering. Vi har även arbetat tillsammans med IT-samordnare för att föra ut information till all personal om projektets mål, och syftet med inventering av installerad programvara. I det stora hela har detta tagits emot väl och majoriteten av personalen har IT-avdelningen Blekinge Tekniska Högskola
inte ifrågasatt syftet med inventeringen eller betydelsen av att följa gällande regler, (möjligen med undantag för INGs ledning). Dokumentation På R:\Service Delivery\System\Licenshantering finns följande dokumentation: Systemdokumentation för Snow License Manager Paket med inventeringsklienter för Windows/Mac/Linux Processkarta för licenshantering Rutiner för Registrering av licens och Uppföljning av underlicensiering Allmän information gällande användning av programvara och licensunderhåll finns på: http://www.bth.se/it/verksamhet.nsf/sidor/program-och-licenshantering Föreslaget regelverk för användning av programvara har överlämnats till högskoledirektör Margaretha Lewenhagen som vidarebefordrar för rektorsbeslut. Föreslaget regelverk är publicerat på länken ovan. Implementering Ansvaret för att verksamheten bedrivs i enlighet med beslutat regelverk vilar respektive verksamhetsansvariga (sektions-/enhetschefer eller motsvarande). Verksamhetsansvariga ansvarar även för att anställda inom den egna sektionen/enheten har nödvändiga kunskaper om gällande regler för användning av programvara. Verksamhetsansvariga utser en licenssamordnare för respektive sektion/enhet/avdelning som har i uppdrag att samordna inköp av programvara och licenser, regelmässigt inventera och följa upp licensiering av installerad programvara, samt föreslå åtgärder vid över- och underlicensiering. IT-avdelningen ansvarar för underhåll av BTHs centrala licensregister och tillhandahåller verktyg för inventering av installerad programvara. För löpande underhåll av systemet, samt distribution av inventeringsklient ansvarar teknikområdesansvarig för DAP. För drift av serverplattform och databaser ansvarar teknikområdesansvarig för server. Uppdateringar av systemet beslutas i IT-avd CAB (Change Advisory Board). För registrering och underhåll av licensavtal ansvarar 1st line. Licenssamordnare på IT -avdelningen ansvarar för: o Övergripande avtal gällande standardutbudet av programvara. o Årlig avstämning av BTHs eventuella under-/överlicensiering tillsammans med övriga licenssamordnare på sektioner/enheter. o Att åtgärda underlicensiering för organisationerna FOR och STUDENTS. o Att tillgängliggöra och uppdatera information gällande processer och rutiner kring BTHs programvaru- och licenshantering. IT-avdelningen Blekinge Tekniska Högskola