Slutrapport IT-stödet AIVO webbverktyg

Transkript

1 Slutrapport IT-stödet AIVO webbverktyg Arbetets syfte har varit att förbättra rutinerna kring beställning av måltider och livsmedel från kost- och städservice. Delprojektet har finansierats av statliga medel för att stödja kommunen i arbetet med att utveckla vården och omsorgen av äldre personer. Maricel Alvarez Höst 2008 Annelie Jonesund Vår 2009

2 Innehållsförteckning Sidan Sammanfattning 3 Bakgrund 3 Syfte 3 Metod 3 Genomförda aktiviteter 3 Ekonomi 4 Måluppfyllelse 5 Projektutvärdering 5 Utvärdering 5 2

3 Sammanfattning Avsikten med införande av AIVO webbvertyg var att skapa en tydligare struktur i beställningsförfarandet samt förenkla processen. Aivo webbvertyg vänder sig till samtliga beställare av måltider och livsmedel från kost- och städservice inom Socialförvaltningen, Samrehab och SÄS, Skene. Inköpet av modullen AIVO webbverktyg bekostades med statliga stimulansmedel. Marks Kommuns IT-enhet installerade och distribuera applikationen till samtliga beställare. Bakgrund Beställningsförfarandet av måltider och livsmedel har varit en omständlig procedur med papperslistor och fax. Behovet att underlätta för samtliga beställare (socialförvaltningen och SÄS, Skene) av måltider och livsmedel samt skapa en tydlig struktur genom hela processen har visat sig nödvändigt. Syfte Delprojektet har till syfte att kvalitetssäkra beställningsförfarandet genom att skapa en tydligare struktur samt att förenkla beställningsprocessen. Mål Delmål 1 är att insatallera och distribuera applikationen till berörda parter innan den 31/ Delmål 2 är att 100 % av beställningarna från berörda beställare ska hanteras via webbverktyget innan den 31/ Metod Delprojektet delades in i två uppdrag som arbetades parallellt med: Del 1: Anskaffning, installation och distribution av applikationen. Del 2: Implementering, med utbildning till användarna, systemadministration och implementering av själva verktyget i vardagen. Genomförda aktivitetet Studiebesök Delprjektet har gjort ett studiebesök i Tynnereds stadsdel under tidig vår Uppstart av administration Oranisation kring systemansvar och planering av utbildningsinsatser till personal. Inköp Efter en kravspecifikation inköptes AIVO webbverktyg. 3

4 Installation IT-enheten installerade och distrubierade applikationen till samtaliga beställare. Processen skedde etappvis; Intern access: flik i socialförvaltningens och samrehabs portal. Extern access: Åtkomst för SÄS, Skene, via en internetadress kopplad till ett antal IP-adresser hos de olika avdelningar Behörighet Behörigheter till programvaran tilldelas av systemförvaltaren av AIVO Utbildning 11 enheter inom ÄO har genom 28 omvårdnadspersonal fått 1 timmas introduktion i webbverktyget. Utbildad personal har sedan undervisat sina kolegor. Ekonomi Engångs kostnad Kostnad/ år Benämning Förklaring Kommentar Inköp av applikationen inkl utbildning rabbat AIVO % 7500 Licenser Support- och underhållavtal 3000 Beställarenheter 20 AIVO2000 beställning beställarenheten Support- och underhållsavtal per enhet/år Komplettering av beställarenheten under år 2008 per st Suppoert-och underhållsavtal per enhet/år Utbildning 2 dagars i avtal från och med IT förberedelseinstall Systemtekniker á 400 ation/installation/ kr/timme konfigurering /enh et 500/enh et SUMMA: min x 2 4

5 Målyppfyllelse Delmål 1, att anskaffa, installera och distrubiera applikationen innan den 31/ är uppnått. Delmål 2, att 100 % av användarna användersig av webbverktyget fullt ut innan den 31/ är inte helt uppfyllt. SÄS, Skene med aktuella avdelningar är klara Samrehab är klara Omsorgens verksamheter är inte klara, 3 st. 8 av de 11 verksamheterna inom ÄO är klara De tre verksamheterna inom ÄO som inte är klara beställer bara den färdliglagade huvudrätten, övrig mat inhandlas från grossisten. Möjligheten då man beställer huvudmålet via nätet är att man ser dagens rätter och man har möjlighet till aktiva val i motsats till de stående beställningarna. Köket accepterar fortfarande beställningar via fax och man har sett att några verksamheter fallit tillbaka i det gamla systemet. Då man planerar att utbilda de sista beställarenheterna under våren 2010 kommer således möjligheten att beställa via fax försvinna. Projektutvärdering Delprojektet har, i den första fasen hållt tidsplanen utan några avvikelser. Del 2, som ännu inte är helt klar, avviker från tidsplanen. Under projekets gång har Samrehabs enhet på Kinnaborg gått över till Socialförvaltningen och äldreomsorgen. Samrehab är därför inte längre en beställare i systemet. Utvärdering En utvärdering av webbverktyget kommer att göras under våren Det är av största vikt att verktyget blir en naturlig del av personalens arbetet då man möjliggör en levande och aktiva val kring måltiden. 5