Varför ska man veta om en handling är allmän? Demokrati, allmänhetens insynsrätt Effektivt arbetssätt Säkerhet vid utlämnande och annan hantering
Reglerande lagar Tryckfrihetsförordningen (TF) 2 kap Offentlighets och sekretesslagen (OSL)
Handling Information lagrad på lagringsmedium som går att ta del av gång på gång Allmän Förvaras hos myndigheten inkommen eller upprättad Ej allmän Privat post och meddelanden till politiker och fackliga förtroendemän Utkast, koncept Bibliotek, prenumeration m m Teknisk bearbetning/tagning
Allmän handling Förvaras hos myndigheten inkommen eller upprättad Offentlig Offentlighet är grundregel Sekretesskyddad Sekretess är undantag som regleras i offentlighets och sekretesslagen OSL
Handling Information lagrad på lagringsmedium som går att ta del av gång på gång Allmän Förvaras hos myndigheten inkommen eller upprättad Inkommen Extern avsändare Myndigheten är rätt mottagare Information är möjlig att uppfatta Ej allmän Privat post och meddelanden till politiker och fackliga förtroendemän Utkast, koncept Bibliotek, prenumeration m m Teknisk bearbetning/tagning
När blir inkommen handlingen allmän? Så fort handlingen finns tillgänglig på myndigheten fysiskt eller digitalt och myndigheten kan ta del av innehållet När behörig tjänsteman tagit emot handlingen på annan plats än myndigheten Anbud och tävlingsskrifter vid öppningstidpunkt
Myndighetens skyldighet Myndigheten måste kolla alla möjliga ingångar för handlingar varje dag som myndigheten har öppet för att veta om det kommit in några allmänna handlingar. Myndigheten måste registrera eller på annat sätt göra de inkomna allmänna handlingarna sökbara så snart de kommit in..
Tips - hantering av inkommande handlingar Tydlig ansvarsfördelning och dokumenterade rutiner för mottagande av handlingar via post, e-post, fax, över disk, sociala medier, e-tjänster Fullmakter för öppning av personadresserad post Genomtänkta e-postadresser Lathund över sekretessområden Lathund för vad som normalt registreras En aktuell och verksamhetsanpassad dokumenthanteringsplan
Tips - Fullmakt Jag godkänner att post som adresseras till mig (namnet först) öppnas av den person som handhar postöppning på myndigheten. Jag godkänner också att därtill utsedd person vid min frånvaro får öppna min e-post. Namn Jag vill inte att post som adresseras till mig (namnet först) öppnas. Jag vill inte heller att min e-post öppnas vid min frånvaro. Samtidigt tar jag på mig ansvaret att se till att min post inte blir liggande oöppnad vid min frånvaro och att tjänstepost som ska diarieföras omgående överlämnas till registrator. Namn
Handling Information lagrad på lagringsmedium som går att ta del av gång på gång Allmän Förvaras hos myndigheten inkommen eller upprättad Inkommen Extern avsändare Myndigheten är rätt mottagare Information är möjlig att uppfatta Upprättad Expedierad, till extern Avslutat ärende Justerat protokoll Färdigställd Register, journal, databas Arkiverad Ej allmän Privat post och meddelanden till politiker och fackliga förtroendemän Utkast, koncept Bibliotek, prenumeration m m Teknisk bearbetning/tagning
Hantering av upprättade handlingar Myndigheten måste registrera eller på annat sätt göra de hos myndigheten skapade handlingarna sökbara så snart de upprättats (blivit allmänna handlingar) Handläggaren ansvarar för att handlingar som upprättas blir diarieförda eller ordnade i annat förutbestämt system.
Tips - hantering av upprättade handlingar Öppna ärenden så fort det finns ett uppdrag Instruktion till handläggare Enkelt att digitalt flytta handling till diarium/rätt förvaringsplats Lathund över sekretessområden Lathund för vad som normalt registreras En aktuell och verksamhetsanpassad dokumenthanteringsplan
Vilka handlingar är inte allmänna? (arbetsmaterial) Handlingar som myndigheten skapat i pågående ärenden som inte expedierats (blir allmänna när ärende avslutas) Handlingar som skapas under handläggning och som inte tillför nya sakuppgifter (utkast, koncept, föredragningspromemoria, mallar, referensmaterial som det inte hänvisas till) och som varken expedieras eller arkiveras Prenumerationer, bibliotek, allmänna databaser
Den som begär att få en handling utlämnad TF : Ska göra det hos den myndighet som förvarar handlingen TF 2:14 Har rätt att vara anonym TF 2:14 Behöver inte ange syfte TF 2:14 Kan begära att få TF 2:12 ta del av allmän handling en kopia på en allmän handling muntlig uppgift ur allmän handling Har rätt att avbilda, eller skriva av handlingen TF 2:12
Myndigheten ska: Lämna ut allmän, offentlig handling snabbt, gratis och på stället TF 2:12 Muntligen lämna offentliga uppgifter ur allmänna handlingar till enskilda OSL 6:4 Lämna ut offentliga uppgifter som den förfogar till andra myndigheter OSL 6:5 Lämna ut kopior på de handlingar sökande får ta del av gratis eller mot fastställd avgift/taxa TF 2:13
Myndigheten behöver inte Lämna ut handlingar om det finns betydande hinder (ömtålig, utlånad, används av myndigheten) TF 2:12 Lämna ut kopior på digitala handlingar än som utskrift TF 2:13
Pröva om handlingen ska lämnas ut Pröva om den begärda handlingen är allmän och offentlig TF 2:14 I första hand görs prövningen av den som förvarar handlingen OSL 6:3 Vid tvekan eller nekande prövar myndigheten (ofta delegering) OSL 6:3 Om vissa delar av handlingen är hemliga ska övriga delar lämnas ut som kopia eller avskrift, där det hemliga utelämnats TF 2:12
Tips - Dokumenterade rutiner för utlämnande Rutin för prövning av utlämnande vid ev sekretess Vem lämnar ut? Vid osäkerhet, vem kollar man med? Gör skade-/menprövning Lämna ut under överseende/neka Formellt beslut om nekande Fullföljd
Tips lathund för prövning Läs igenom, finns något skyddsintresse? Sök fram tillämplig paragraf och stycke Kolla att sekretesstiden inte gått ut Utgå ifrån skaderekvisitet och gör en skade-/menprövning Vid behov, kolla mottagare och syfte Kolla ev sekretessbrytande regler för möjligt utlämnande Mall för avslagsbeslut
Om handling inte lämnas ut Skäl: handlingen är inte allmän Regleras i TF 2:6-7 eller hemlig Regleras i OSL Informera sökanden om rätten att få ett beslut av myndigheten OSL 6:3 Beslutet att inte lämna ut en handling ska lämnas skriftligt, motiverat och åtföljt av en besvärshänvisning FVL 21
Allmän handling Förvaras hos myndigheten inkommen eller upprättad Offentlig Offentlighet är grundregel Sekretesskyddad Sekretess är undantag som regleras i offentlighets och sekretesslagen OSL
Sekretessbedömning och övrig hantering Grundregel offentlighet, obegränsad insyn 2 kap 1 TF (tryckfrihetsförordningen) Undantag från insyn/sekretess 2 kap 2 TF med hänvisning till OSL (offentlighets- och sekretesslagen)
Grundläggande krav vid sekretess Krav på registrering (om inte undantagsregler finns) Skydd mot obehörig insyn Skade-/menbedömning vid utlämnande Skyndsamhet vid bedömning Utlämnande/beslut om nekande samt besvärshänvisning
När måste man avgöra om en handling innehåller sekretessreglerade/-skyddade uppgifter? Så fort en handling blir allmän, måste man bedöma om den innehåller sekretessreglerade uppgifter, för att kunna vidta rätt åtgärder vid hantering av handlingen, såsom registrering, ev sekretessmarkering och val av lämplig förvaring (generell bedömning) Vid en begäran om utlämnande måste man bedöma om uppgiften är sekretesskyddad (ny bedömning i varje enskilt fall)
Sekretesskyddade uppgifter i skola och förskola Prov 17:4 Förskola 23:1 Ungdomsskola 23:2 Skolbarnomsorg 23:3 Specialpedagogisk stödverksamhet 23:4 Vuxenskola 23:5 Skolhälsovård 25:1
Prov 17:4 Rakt skaderekvisit Prov (ej resultat) är med stöd av denna sekretesskyddade till dess de genomförts Uppgift som ingår i eller utgör underlag för kunskapsprov under skolans överinseende
Förskola och viss annan pedagogisk verksamhet 23:1 Uppgift om enskilds personliga förhållanden Omvänt skaderekvisit Sekretesstid 70 år Möjligt utlämnande till grundskola om man tillhör samma myndighet annars generalklausul
Elevhälsa ungdomsskola 23:2 Uppgift om enskildas personliga förhållanden i sådan elevhälsa som avser psykologisk, psykosocial eller specialpedagogisk insats Omvänt skaderekvisit Sekretesstid 70 år
23:2 Särskild elevstödjande verksamhet Uppgift om enskildas personliga förhållanden i särskild elevstödjande verksamhet Tillrättaförande av elev Skiljande av elev från studier Beslut i ovanstående ärenden är offentliga Rakt skaderekvisit Sekretesstid 70 år
23:2 Enskilds identitet och personliga förhållanden i övrigt Uppgift om enskilds identitet, adress och andra liknande uppgifter om enskilds personliga förhållanden Kvalificerat skaderekvisit (om det finns särskild anledning t ex hot) Sekretesstid 70 år
Fritidshem och annan pedagogisk verksamhet 23:3 Uppgift om enskilds personliga förhållanden som avser särskild elevstödjande verksamhet som avser psykologisk, psykosocial eller specialpedagogisk insats Omvänt skaderekvisit Annan uppgift om enskilds personliga förhållanden Rakt skaderekvisit Sekretesstid 70 år
Personliga förhållanden Kännedom sjukdomar, funktionshinder Kännedom om hemförhållanden eller andra sociala förhållanden Skyddad identitet, adresskydd Hotbild, trakasserier Ekonomiska förhållanden
Undervisning, studieresultat Uppgifter inom undervisningen om närvaro, studieresultat, schema m m är vanligen offentliga Betyg offentliga Offentliga om de endast rör studieprestationer Skriftliga omdömen Info vid utvecklingssamtal Betygsunderlag allmänna handlingar efter betygssättning, offentliga Individuell studieplan
Uppgifter i handlingar som uppstår i samband med undervisning, studieresultat Kan vara sekretesskyddade om de innehåller uppgifter om: Elevers sociala utveckling Hemförhållande Uppgifter om vidtagna stödåtgärder (oftast bakgrunden till åtgärderna)
10 kap - bryter sekretess Den som skyddas av sekretessen Om uppgiftsskyldighet följer av lag t ex SoL För tillsyn, revision, omprövning av beslut Vid misstanke om brott Generalklausulen Part i mål I vissa fall angivet i anslutning till paragrafen
Lagliga krav på registrering finns i OSL 5 kap 1-5, ArkL 5 Allmänna handlingar ska registreras omgående Absolut registreringskrav för sekretesskyddade handlingar undantag patientjournaler Offentliga handlingar kan göras sökbara/ordnas med andra metoder
Syfte med registrering Tillgodose allmänhetens insynsrätt Redovisa sekretesskyddade handlingar Skapa ordning och sökbarhet Dokumenthanteringsplan som komplement till diarium och andra register
Obligatoriska uppgifter i diarium Datum Ärende ID Ärendebeskrivning Till/från vem 1997-09-12 Dnr 97/237 Upphandling av dator Datorbluff AB
Ett eller flera diarier? Ett gemensamt diarium för hela skolförvaltningen Ett centralt diarium på skolkontoret egna smådiarier efter behov på olika enheter Elevdiarium
Dokumenthanteringsplan Redovisar var i organisationen ansvaret för en viss handling ligger Redovisar var och hur de handlingar som inte diarieförs förvaras Styr bevarande och gallring
KOMMUN MYNDIGHET FÖRSTA GILTIGHETSDATUM Serie, handlingar Diarieförda handlingar, skolkansliet Överföring till närarkiv Sorteringsordning Förvaringsplats Centralarkiv VERKSAMHET Gallring D-nr Registrator Vid årets slut 5 år Bevaras Anmärkning Diarieförda handlingar, rektorsområden Ledighetansökningar från elever, rektorsdelegation Ledighetansökningar från elever myndighetsbeslut Ansökan om förskoleplats Individuella utvecklingsplaner Åtgärdsprogram Register åtgärdsprogram D-nr Pärm Läsårsvis, p-nr D-nr Pärm, Årsvis p-nr Pärm, klassvis, alfabetiskt P-nr Diarieförs Pärm, kronologiskt Registrator respektive enhet Resp rektorsexpediti on Diarieförda handlingar på skolkansliet Placeringsass. Mentorernas arbetsrum, resp enhet Efter 1 år till skolkansliets närarkiv Bevaras - - Vid läsårsslut Elevakt - Efter avslutat skolgång Rektorsexpedit ion Bevaras Vid inaktualitet Vid inaktualitet Bevaras På rektorsområdena förvaras och diarieförs ärenden som enligt delegation eller verkställighet åligger rektor att handha. När barnet anvisats plats och placeringen är klar Vid avslutad skolgång OBS! Får ej innehålla sekretesskyddade uppgifter OBS! Kan innehålla sekretesskyddade uppgifter - Bevaras Offentligt