Sammanträde med Primärvårdsstyrelsen den 16 december 2016

1 (2) Föredragningslista Sammanträde med Primärvårdsstyrelsen den 16 december 2016 Plats: Elite Park Aveny Hotel, Kungsportsavenyn 36-38, Göteborg. Tid: Kl 09.30-14.30 Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Eventuella beslut om närvarorätt Eventuella beslut om yttranderätt Beslutsärenden 1. Fastställande av föredragningslistan 2. Nya lokaler för Närhälsan Furulund vårdcentral (Bilaga) Diarienummer PVV 2016-01040 Föredragare primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert 3. Ombyggnad av Närhälsan Guldvingen vårdcentral, Lidköping (Bilaga) Diarienummer PVV 2016-00462 Föredragare primärvårdschef Rita Ponerup 4. Inriktning på utbildningstjänster i Närhälsan (Bilaga) Diarienummer PVV 2016-01070 Föredragare primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert 5. Begäran om återföring av avkastningskrav på grund av krav i Krav- och kvalitetsboken Rehab 2017 Diarienummer PVV 2016-01071 Föredragare ordförande Ann-Sofie Alm 6. Redovisning av delegeringsbeslut (Bilaga) Diarienummer PVV 2016-00232 7. Anmälningsärenden (Bilaga) Diarienummer PVV 2016-00232 Postadress: Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6 422 50 Hisings Backa Besöksadress: Lillhagsparken 6 Hisings Backa Telefon: Växel 010-435 80 00 Webbplats: www.narhalsan.se E-post: primarvarden@vgregion.se

Föredragningslista från Primärvårdsstyrelsen, 2016-12-16 2 (2) Informationsärenden A. Ärendeplan Status (Bilaga) Föredragare primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert B. Rapport från verksamheten Föredragare primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert C. Reviderad detaljbudget 2017 Föredragare ekonomichef Per Nyström D. Ekonomisk rapportering Föredragare ekonomichef Per Nyström E. Rapport från presidiet - Studiebesök 2017 F. Nya förändrade styrdokument Inköpspolicy (Bilaga a-b) Föredragare planeringschef Brita Wirblad G. Regelverk i Krav- och kvalitetsboken 2017 för kvälls- och helgöppna mottagningar Föredragare kanslichef Hans Lilja Ann-Sofie Alm Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt ( www.vasttrafik.se )

Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2016-11-21 Diarienummer PVV 2016-01040 Primärvårdsområde V4 Handläggare: Gudny Sveinsdottir Telefon: 0707-980436 E-post: gudny.sveinsdottir@vgregion.se Nya lokaler för Närhälsan Furulund vårdcentral Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Primärvårdsstyrelsen ger primärvårdsdirektören i uppdrag att driva lokalprojektet Nya lokaler för Närhälsan Furulund vårdcentral i Furulunds centrum tillsammans med Västfastigheter. Sammanfattning av ärendet Vårdcentralen är idag inhyrd i ett äldrecentrum i Furulund som är beläget i Partille kommun. Lokalen är alltför liten och inte ändamålsenlig för nuvarande verksamhet. Trångboddheten hindrar samlokalisering av vårdcentral och BVC som är lokaliserad i närliggande Öjersjö. Befolkningen i närområdet beräknas öka betydligt på grund av omfattande nybyggnation vilket medför behov av ökad yta för att fler ska kunna lista sig på vårdcentralen. Fördjupad beskrivning av ärendet Närhälsan Furulund vårdcentral har i dagsläget inte tillräcklig lokalyta för att kunna bedriva en bra vårdverksamhet för de cirka 6 000 invånare som är listade på vårdcentralen. Ytan är cirka 250 kvm och därmed klart underdimensionerad. Lokalens utformning är inte heller optimal vilket är negativt för både patienter och för den fysiska arbetsmiljön för medarbetarna. Varken integritet eller sekretess kan upprätthållas på ett bra sätt. Risk finns att patienter listar om sig till annan enhet och det är svårt att bibehålla och nyrekrytera medarbetare. De närmaste åren byggs dessutom fler bostäder i närområdet och vårdcentralens mål är att kunna lista cirka 8 000 invånare vilket förutsätter att lokalen kan utvidgas. Den BVC som tillhör Närhälsan Furulund vårdcentral är i dag lokaliserad i egna små lokaler i Öjersjö. Närhälsan deltog i ett lokalprojekt tillsammans med fastighetsägaren, kommunala Partillebo där man undersökte möjligheten av att lösa lokalproblemet genom en om och tillbyggnad av nuvarande lokal. Detta projekt lades ner under sensommaren då inblandade parter var överens om att kostnaderna för en sådan byggnation blev orimligt höga. Sedan dess har Partillebo haft kontakter med Partille kommun som informerat om att det kommer att skapas ett nytt centrum med skola, äldreomsorg och med cirka Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växel 010-435 80 00

Datum 2016-11-21 2 (2) Diarienummer PVV 2016-01040 800-1000 lägenheter. Det kommer att vara flera fastighetsägare inblandade i dessa planer. Kommunen ser Närhälsan Furulund vårdcentral som en viktig del i detta centrum. I dagsläget tror man att planarbetet för området kommer att vinna laga kraft hösten 2017 och en ny fastighet klar runt 2019. I det nya omtaget kan man få in både vårdcentral och BVC. Partillebo kan i övergången tills nybygget är klart erbjuda en paviljonglösning om 320 kvm att docka på där befintlig vårdcentral finns. Denna kan stå lokalanpassad med inflytt i början av 2017. Denna lösning gäller då för cirka 3 år och löser vårdcentralens lokalproblem i mellanperioden. Finansiering Verksamhetsprogram och övrigt planeringsunderlag utarbetas. Därefter gör fastighetsägaren en kostnadskalkyl och förslag till nytt hyresavtal. När detta är framtaget kan Närhälsan fatta beslut enligt delegationsordningen om förslaget ska genomföras. Beredning Tillsammans med medarbetare och ledning för vårdcentralen/området arbetar planeringsledare från Närhälsans lokal- och miljöenhet och projektledare från Västfastigheter fram ett planeringsunderlag. Primärvårdschefen för verksamhetsområdet förankrar förslaget för beredning i områdets samverkansgrupp tillika skyddskommitté. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Förvaltningschef Gudny Sveinsdottir Primärvårdschef Beslutet skickas till Diariet.

Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2016-11-02 Diarienummer PVV 2016-00462 Primärvårdsområde V8 Handläggare: Rita Ponerup Telefon: 070-9520645 E-post: rita.ponerup@vgregion.se Till Primärvårdsstyrelsen Ombyggnad av Närhälsan Guldvingen vårdcentral, Lidköping Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Primärvårdsstyrelsen beslutar att tillstyrka ombyggnad av Närhälsan Guldvingen vårdcentral, Lidköping. Sammanfattning av ärendet Närhälsan Guldvingen har behov av en ombyggnad samt att öka sin lokalyta. Detta då vårdcentralen har fått tilläggsuppdraget att bedriva första linjens barn- och ungdomspsykiatri vilket innebär ett ökat lokalbehov. Dessutom har vårdcentralen ett stort behov av en ombyggnad för att få en bättre logistik för sina besökare samt skapa en bättre arbetsmiljö och säkerhet för medarbetarna. Fördjupad beskrivning av ärendet Vårdcentralen har fått tilläggsuppdraget att bedriva första linjens barn- och ungdomspsykiatri vilket innebär ett ökat lokalbehov för att inrymma denna verksamhet. Initialt kommer 4,0 tjänster att tillsättas med psykologer och socionom. Verksamheten kommer att bedrivas på tre nivåer: - Gruppverksamhet som riktar sig till föräldrar för vilket det krävs minst ett större grupprum. - Familjearbete som kräver grupprum/samtalsrum. - Arbete på individnivå som kräver bra samtalsrum. Utöver detta behövs fyra expeditioner samt att vi måste förbereda oss på en ev. utökning av verksamheten över tid. Väntrummet ska vara anpassat till målgruppen och ge ett vänligt och lugnt intryck. Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växel 010-435 80 00

Datum 2016-11-02 2 (2) Diarienummer PVV 2016-00462 Vårdcentralen har idag en reception som ligger långt in i lokalen vilket medför att patienterna måste gå tillbaka mot kön för att ta sig till vårdcentralen. Idag finns ett mycket litet personalrum på vårdcentralen och ett större lunchrum i entréplan. Sistnämnda ligger ut mot korridoren där mycket folk rör sig. Det finns också ett behov av fler läkarexpeditioner. Genom ombyggnaden frigörs det stora lunchrummet till första linjens barn- och ungdomspsykiatrins ombyggnad. Vi får av kommunen tillgång till ett personalrum som ligger avskilt och då endast nås av Närhälsans personal. Det innebär att det lilla personalrummet kan användas till rum för medicinska sekreterarna. Det i sin tur frigör rum till läkarexpeditioner. Receptionen och BVC flyttas fram vilket innebär en bättre logistik. Finansiering Närhälsan har fått ett 10-årigt kontrakt med Lidköpings kommun avseende ombyggnad av vårdcentralen med en hyra 1030 kr/kvadratmeter (inklusive el och ombyggnadskostnader). För Närhälsan Guldvingen vårdcentral beräknas hyresökningen till 650-700 tkr/år vilket ryms inom befintlig budget. Verksamheten första linjens barn- och ungdomspsykiatri är anslagsfinansierad och täcker samtliga kostnader inklusive fastighetskostnaden på 400 000:-/ år för de närmsta två åren. Vi räknar med att detta är en långsiktig satsning av en prioriterad verksamhet som kommer att permanentas och finnas på fler platser inom regionen. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Rita Ponerup Primärvårdschef Beslutet skickas till Diariet.

Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2016-11-24 Diarienummer PVV 2016-01070 HR-avdelningen Handläggare: Ulrika Dahl Eriksson Telefon: 070-673 53 11 E-post: ulrika.e.eriksson@vgregion.se Till Primärvårdsstyrelsen Inriktning på utbildningstjänster i Närhälsan Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Primärvårdsstyreslen beslutar om att utbildningsplatsernas inriktning på de sex utbildningstjänsterna, som finansieras via personalutskottet, ska vara distriktssköterska. Sammanfattning av ärendet Primärvårdsstyrelsen ska fatta beslut om inriktningen på sex utbildningstjänster finansierade genom personalutskottet i Västra Götalandsregionen. Med hänsyn tagen till förvaltningens kompetensförsörjningsplaner föreslås att platserna går till distriktssköterskeplatser. Fördjupning av ärendet Västra Götalandsregionen har under flera år avsatt resurser för att öka antalet specialistutbildade sjuksköterskor inom bristyrken. Tillsvidareanställda grundutbildade sköterskor har erbjudits studier, i första hand på halvfart på så kallade utbildningsbefattningar. Utbildningarna söks i det reguljära utbildningssystemet på regionens högskolor. De senaste åren har Närhälsan satsat på distriktssköterskeutbildning och platserna har i första hand fördelats till de geografiska ytterområdena där kompetensförsörjningen är svårast. Inför 2017 har personalutskottet avsatt 75 mkr för specialistutbildningar. Utbildningsplatserna fördelas till förvaltningarna som utför hälso- och sjukvård genom andel sjuksköterskor i förhållande i det totala antalet anställda sköterskor i regionen. Nytt inför 2017 är att personalutskottet beslutar om hälften av utbildningsplatsernas inriktning och respektive styrelse beslutar om hälften, exklusive barnmorskeplatserna. Närhälsan har erhållit tio platser för barnmorskeutbildning (helfart). Sex platser har personalutskottet tagit beslut om, Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växel 010-435 80 00

Datum 2016-11-24 2 (2) Diarienummer PVV 2016-01070 och då är beslutet inriktning distriktssköterska. Ytterligare sex platser har erhållits vilka primärvårdsstyrelsen ska ta beslut om. De inriktningar som primärvårdsstyrelsen kan välja mellan är barn och ungdom, psykiatri, vård av äldre, barnmorska samt distriktssköterska. Med hänsyn tagen till de kompetensutvecklingsplaner som förvaltningen tar fram så anser förvaltningen att de resterande platserna även de ska vara distriktssköterskeplatser. Beredning Samverkan har skett med Vårdförbundet 2016-12-12. Ärendet är diskuterat i förvaltningsledningen 2016-11-15. Beslutet skickas till Koncernstab HR, gunilla.length-persson@vgregion.se. Diariet.

Sida 1 av 4 Redovisning av delegeringsbeslut Datum 2016-12-06/CK Diarienummer PVV 2016-00232 Redovisning av delegeringsbeslut 2016-10-09-2016-12-01 till primärvårdsstyrelsens sammanträde den 16 december 2016 Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Primärvårdsstyrelsen godkänner redovisningen av delegeringsbeslut. Sammanfattning Primärvårdsstyrelsen har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och förvaltningschef, med möjlighet till vidaredelegation, i enlighet med primärvårdsstyrelsens delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till primärvårdsstyrelsen. Ärende Diarienummer Disciplinär påföljd i form av skriftlig varning enligt AB 11 PVV 2016-01045 Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växeln 010-435 80 00

Anställning av personal tillsvidare oktober 2016 Lediga Totalt Totalt antal Titel Ref nr Enhet platser anställda ansökningar Psykolog 2016/4321 Lysekil vårdcentral 1 1 6 Distriktssköterska 2016/4657 Majorna vårdcentral 1 1 14 BVC-sjuksköterskor 2016/5206 Biskopsgården vårdcentral 2 1 4 Fysioterapeut/Sjukgymnast 2016/5385 Primärvårdsrehab, Borås 2 1 5 Sjuksköterska till BVC 2016/5431 Gamlestadstorget vårdcentral 1 1 9 Sjuksköterska 2016/5441 Ekmanska vårdcentral 1 1 42 Sjuksköterska 2016/5443 Ekmanska vårdcentral 1 1 18 Fysioterapeut/Sjukgymnast 2016/5466 Primärvårdsrehab, Borås 1 1 6 Fysioterapeut/Sjukgymnast med neurokompetens 2016/5477 Sävedalen rehabmottagning 1 1 26 Undersköterska till projekt på vårdcentral 2016/5531 Björkekärr vårdcentral 1 1 13 Medicinsk sekreterare 2016/5552 Skogslyckan vårdcentral 1 1 16 Distriktssköterska 2016/5600 Landvetter vårdcentral 1 1 9 Psykolog 2016/5609 Gamlestadstorget vårdcentral 1 1 5 Fysioterapeut/sjukgymnast 2016/5660 Gibraltar rehabmottagning 1 1 26 Psykolog/Psykoterapeut med KBT-kompetens 2016/5668 Gibraltargatan vårdcentral 1 1 7 Undersköterska 2016/5686 Götene vårdcentral 1 1 4 Undersköterska 2016/5696 Tidan vårdcentral 1 1 63 Fysioterapeut/Sjukgymnast 2016/5713 Stenungsund rehabmottagning 1 1 17 Undersköterska Lab och Receptionsarbete 2016/5722 Kärra vårdcentral 1 1 93 Medicinsk sekreterare 2016/5733 Bäckefors vårdcentral 1 1 4 Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växeln 010-435 80 00

Medicinsk sekreterare 2016/5776 Sylte vårdcentral 2 2 13 Psykologer 2016/5777 Vårdcentralen Södra Torget 3 1 3 Kurator 2016/5786 Vårdcentralen Södra Torget 1 1 12 Enhetschef 2016/5791 Primärvårdsrehab, Borås 2 1 24 Enhetschef 2016/5797 Alingsås Rehabmottagning 1 1 8 Psykolog med KBT-kompetens 2016/5836 Floda vårdcentral 1 1 4 Kanslist 2016/5892 Brämaregården vårdcentralen 1 1 66 Medicinsk sekreterare 2016/5910 Vårdcentralen Sandared 1 1 11 Distriktssköterska 2016/5916 Olskroken vårdcentral 1 1 1 Distriktssköterska/Sjuksköterska 2016/5936 Lerum vårdcentral 1 3 12 Fysioterapeut/Sjukgymnast 2016/5941 Uddevalla rehabmottagning 1 1 3 Distriktssköterska med diabeteskompetens 2016/5942 Sylte vårdcentral 1 1 4 Fysioterapeut/Sjukgymnast 2016/5943 Kungshamn rehabmottagning 1 1 1 Distriktssköterskor/Sjuksköterskor 2016/5949 Nossebro Vårdcentral 2 1 4 Specialist i allmänmedicin med prestationslön 2016/5954 Nordmanna vårdcentral 1 1 1 Medicinsk sekreterare 2016/6018 Göta Älvdalen Jourcentral 1 1 4 Kanslist vårdadministration 2016/6022 Källstorp vårdcentral 1 1 8 Medicinsk sekreterare 2016/6038 Hjo vårdcentral 2 1 3 Medicinsk sekreterare 2016/6056 Torpavallen vårdcentral 1 1 19 Kurator 2016/6060 Dalaberg vårdcentral 1 1 8 Psykolog 2016/6089 Tuve vårdcentral 1 1 10 Fysioterapeut/Sjukgymnast 2016/6106 Eriksberg rehabmottagning 2 1 50 Medicinsk sekreterare 2016/6108 Slottsskogen vårdcentral 1 1 9 Arbetsterapeut 2016/6123 Uddevalla rehabmottagning 2 2 3 Distriktssköterska 2016/6133 Stenstorp vårdcentral 1 1 3 Kurator 2016/6146 Gamlestadstorget vårdcentral 1 1 21

Fysioterapeut/Sjukgymnast 2016/6154 Strömstad rehabmottagning 1 1 10 Fysioterapeut/Sjukgymnast 2016/6155 Tanumshede rehabmottagning 1 1 3 Psykolog 2016/6210 Torpavallen vårdcentral 1 1 13 Psykiatrisjuksköterska 2016/6224 Lerum vårdcentral 1 1 1 Psykiatrisjuksköterska 2016/6256 Mölnlycke vårdcentral 1 1 2 Fysioterapeut/sjukgymnast 2016/6303 Sörhaga rehabmottagning 1 1 1 Sjuksköterska på Jourcentral 2016/6328 Kungshöjd jourcentral 1 1 12 Underläkare 2016/6377 Björkekärr vårdcentral 1 1 49 Distriktssköterska 2016/6419 Vårdcentralen Södra Torget 1 2 7 Kanslist vårdadministration 2016/6435 Ulricehamn vårdcentral 1 1 73 Fysioterapeut/Sjukgymnast 2016/6445 Torslanda rehabmottagning 1 1 32 Sjuksköterska 2016/6448 Kungshöjd vårdcentral 1 1 24 Sjuksköterska/Distriktssköterska 2016/6512 Nordmanna vårdcentral 1 1 6 Distriktssköterska BVC 2016/6535 Lerum vårdcentral 1 1 1 Handlingar erhålls på begäran från styrelsens sekreterare.

Sida 1 av 2 Anmälningsärenden Datum 2016-12-06 Diarienummer PVV 2016-00232 Anmälningsärenden till primärvårdsstyrelsens sammanträde den 16 december 2016 Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Primärvårdsstyrelsen har tagit del av anmälningsärendena. Sammanfattning Förteckning har upprättats över inkomna anmälningsärenden till primärvårdsstyrelsen.

Sida 2 av 2 Anmälningsärenden Datum 2016-12-06 Diarienummer PVV 2016-00232 Från Inkommen skrivelse Diarienummer Styrelsen för Södra Älvsborgs sjukhus Protokoll 66 Förbättrad måluppfyllelse för prehospital vård i det östra upptagningsområdet, diarienummer SÄS 2016-00114 PVV 2016-01024 Regionstyrelsen Protokoll 289 Övergripande principer för parkeringsverksamheter, Diarienummer RS 2016-04740 PVV 2016-01036-1 Regionstyrelsen Protokoll 268 Svar på granskningsrapporten Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering till regionfullmäktige, diarienummer RS 2016-06421 PVV 2016-01048-1 Handlingar erhålls på begäran från styrelsens sekreterare.

Sida 1(1) Tjänsteutlåtande Ärendeplan 2016-2017 Datum 2016-11-25 (pågående) Primärvårdsstyrelsen/ Styrelsen beställd primärvård Camilla Karlsson/Hans Lilja Möte/Ärende Planerat möte Styrelse PVV/PVB Handläggare NOTERING/ ev. Dnr Hälsofrämjandepaketet Inte fastställt PVV/PVB Karin Rignér Per Nyström/ NärAnalys rapportverktyg för chefer Inte fastställt PVV Lena Andersson Information om arbete med arkivvården Inte fastställt PVB Hans Lilja Kartläggning av samverkan med vården utifrån perspektivet samordnad rehabilitering (inkl primärvård och delar av psykiatrin i centrala Göteborg) Inte fastställt PVV Karin Rignér/ Magdalena Edström/ Ulf Svensson Beställning av dietistenhet Inte fastställt PVB Karin Rignér Handlingsplan Miljö 17 mars 2017 PVB/PVV Brita Wirblad Familjecentral i Munkebäck 2 februari PVB Monika Bondesson + ev. Susanne Samuelsson Motion av Karin Engdahl (S) Få fler att vilja arbeta heltid Motion om kompetensutveckling och ökad attraktionskraft för regionen genom möten Uppföljning handlingsplan för samverkan mellan kommunen och regionen kring barn med behov av samordnade insatser Uppföljning av resultaten av de planerade åtgärderna för primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring 2 februari PVV Ulrika Dahl Eriksson 2 februari PVV Lena Lundberg Från möte 2015-05-21 Från presidiemötet 2015-03-06 Oktober 2017 PVV Peter Almgren Från mötet 2016-10-21 November 2017 PVV Rita Ponerup Från mötet 2016-11-18 Närhälsan Kansliavdelningen

Beslutad av: Regionstyrelsen, 2016-09-27 Diarienummer: RS-2016-03129 Giltighet: från 2017-01-01 till 2021-12-31 Riktlinje Inköp Riktlinjen gäller för: Västra Götalandsregionen Innehållsansvar: Koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi och inköp Barium-id: Dokumentet ersätter: Riktlinjer för tillämpning av inköpspolicyn i Västra Götalandsregionen. RS 593-2010

2 Innehåll Sammanfattning... 3 Begrepp... 4 Inköp... 4 Upphandling... 4 Avrop... 4 Inköpsfunktion... 4 Ansvar och organisation... 4 Inköpsprocessen... 4 Hållbarhet... 5 Behov av varor och tjänster... 6 Beställningar och avrop... 6 Direktupphandling... 7 Leverantörs- och avtalsrelationer... 7 Uppföljning... 8 Styrande dokument... 8

3 Sammanfattning Regionfullmäktige fastställde den 11 oktober 2016 en inköpspolicy för Västra Götalandsregionen. Policyn omfattar alla Västra Götalandsregionens samtliga nämnder, styrelser och majoritetsägda bolag. Riktlinjer för tillämpning av inköpspolicyn riktar sig till Västra Götalandsregionens samtliga nämnder, styrelser och majoritetsägda bolag. Riktlinjen ska utifrån inköpspolicyn förtydliga och ge vägledning kring hur anställda och förtroendevalda inom Västra Götalandsregionen ska agera i inköpsfrågor som omfattas av lagen om offentlig upphandling (LOU), både internt och externt. I dessa riktlinjer ingår även riktlinjer för direktupphandling enligt 15 kap 3 LOU. Det övergripande inköpsmålet är ett effektivt och hållbart nyttjande av resurser vid varje inköp.

4 Begrepp Inköp - används i detta dokument som ett samlingsbegrepp för alla upphandlingar och avrop. Upphandling - med offentlig upphandling menas de åtgärder som Västra Götalandsregionen genomför för att ingå ett avtal avseende varor och tjänster eller byggentreprenader med en extern leverantör. Med upphandling avses även direktupphandling. Avrop ett avrop av en vara eller en tjänst från ett upphandlat avtal. Inköpsfunktion i enlighet med beslutad inköpspolicy ansvarar fastighetsnämnden för upphandling av fastighetsförvaltning och byggande. Västtrafiks styrelse ansvarar för trafik och trafikrelaterade tjänster. Hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och sjukvårdsstyrelsen ansvarar för vårdavtal med externa vårdgivare inom sitt uppdrag och sin budget samt avtal om insatser som främjar hälsa. Regionstyrelsen ansvarar för upphandling av alla övriga varor och tjänster. Fastighetsnämnden och Västtrafik AB har egna inköpsorganisationer. Regionstyrelsen, hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och sjukvårdsstyrelsen får sitt tjänstemannastöd från koncernkontoret, koncerninköp. I detta dokument används samlingsbegreppet inköpsfunktioner och det avser då alla tre enheterna. Ansvar och organisation I enlighet med inköpspolicyn ska all upphandling utgå från ett regiongemensamt perspektiv eftersom den kan ha en påverkan även utanför egen förvaltning. Helhetssyn och VGR:s gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse. Inköpsfunktionerna ska användas för att säkerställa den juridiska kompetensen och affärsmässigheten vid inköp. Enligt inköpspolicyn ansvarar inköpsfunktionerna för att genomföra all upphandling. Nämnder och styrelser ansvarar för att verksamheten avropar från upphandlade avtal. Styrelser och nämnder initierar upphandling som genomförs och handläggs av inköpsfunktionerna. Nämnder och styrelser definierar krav och inriktning i upphandlingar och kan välja att delta vid uppföljning av kvalitet och leveranser. Regionstyrelsen ansvarar för att styra och följa upp inköpsprocessen inom Västra Götalandsregionen. Inköpsprocessen Inköpsprocessen beskriver hur avrop och upphandling inom VGR ska gå till. Koncernkontoret, avdelningen för koncerninköp har ansvar för att rutiner och instruktioner upprättas och finns tillgängliga för alla medarbetare.

5 VGR:s inköpsprocess är verksamhetsstyrd, vilket innebär att behov och krav definieras av verksamheten samt att inköpsstrategier arbetas fram i nära samarbete med verksamhetsrepresentanter. Det kan finnas frågor som väcks under inköpsprocessen som inte är direkt hänförd till själva inköpsprocessen utan mer av verksamhets- eller av principiell karaktär, som t ex då en upphandling leder till ett förändrat arbetssätt. Sådana frågor ska hanteras av andra beslutsforum inom VGR. Alla aktörer utsedda i inköpsprocessen har ett regiongemensamt uppdrag och bidrar med sin speciella verksamhetskunskap. Det kan innebära att medarbetare i sin roll kan komma att medverka till beslut som är bra för VGR som helhet men som på kort sikt kan påverka den egna förvaltningen negativt. Respektive verksamhet ansvarar för den egna personalens kostnader i inköpsprocessen. Vid större och mer komplexa upphandlingar som genomförs i form av ett större verksamhetsprojekt med egen styrgrupp, kan den ordinarie inköpsstyrgruppen i undantagsfall ersättas med den styrgrupp som utsetts i projektet. I styrgruppen ska det då ingå inköpskompetens som är avstämd med gällande inköpsfunktion. När upphandlingen är klar överlämnas avtalsförvaltning till ordinarie styrgrupp. Hållbarhet Enligt inköpspolicyn ska VGR:s inköp främja ekonomisk, social och miljömässig hållbarhet. Som vägledning för hållbarhetsaspekten vid inköp ska: VGR:s miljöprogram med tillhörande miljömål beaktas i inköpsprocessen för att ge förutsättningar att uppnå minsta möjliga miljöpåverkan Relevanta sociala och etiska krav ställs genom att Uppförandekod för leverantörer tillämpas vid all upphandlingsverksamhet. Principerna kring hållbar utveckling och globalt ansvarstagande, i Västra Götaland 2020 - strategi för tillväxt och utveckling (VG 2020) ska beaktas. VGR ska också vara öppen för och driva innovativa upphandlingar med bl.a. miljöfokus. Principerna i Policyn för VGR:s arbete med de mänskliga rättigheterna ska beaktas vid all upphandlingsverksamhet. Överenskommelsen mellan Västra Götalandsregionen och den sociala ekonomin och Handlingsplan för Beredningen för överenskommelsen mellan Västra Götalandsregionen och den sociala ekonomin beaktas i inköpsprocessen när så är möjligt. Transportinfrastruktursupphandlingar ska bidra till regional och nationell utveckling samt vara ett föredöme när det gäller kvalitet och hållbarhet.

6 Behov av varor och tjänster Inköpsfunktionerna samordnar information om volymbehov av varor och tjänster inom sina specifika ansvarsområden. Verksamheterna ansvarar för att i enlighet med inköpsprocessen adressera sina behov till respektive inköpsfunktion. Inköpsfunktionerna fattar beslut och verkställer styrelser och nämnders beslut om upphandling, efter att behovsanalys är gjord. VGR perspektiv går före enskild verksamhets intresse och koncernperspektiv ska alltid vara styrande vid kostnadsberäkning som utgör underlag för beslut. De tre inköpsfunktionerna ansvarar för att upphandling sker i enlighet med de regelverk som styr VGR i olika situationer. Beställningar och avrop Inköpsfunktionen ansvarar för att kommunicera vilka upphandlade avtal som finns, så att verksamheterna på bästa sätt kan avropa de varor och tjänster de har behov av. Frågor kring upphandlade avtal och produkter, avsaknad av avtal eller behov av stöd vid beställning besvaras av ansvarig inköpsfunktion. Avtal med externa leverantörer ska kontinuerligt samlas i en regional sökbar avtalsdatabas. Koncernkontoret, avdelningen för koncerninköp ansvarar för att detta följs. Vid avrop eller VGR intern beställning av vara eller tjänst ansvarar verksamheten för att söka information om befintliga avtal, se flödesschema. Flödesschema vid beställning Om det råder oklarheter om ett verksamhetsbehov finns i det upphandlade sortimentet eller inte, kontaktas respektive inköpsfunktion.

7 Verksamheterna ansvarar för god planering av sina inköp och att kommunicera dessa med berörd inköpsfunktion. God framförhållning är ett krav för att ge rätt förutsättningar för att kunna tillgodose behov i rätt tid, särskilt i de fall där ny upphandling eller förnyad konkurrensutsättning måste genomföras. Vara eller tjänst beställs enligt fastställda rutiner och via anvisade beställningssystem. Saknas ett elektroniskt beställningssystem för någon vara eller tjänst ska ansvarig inköpsfunktion bistå med tydlig beställningsinstruktion och stödja verksamheten i att köp sker på rätt sätt enligt de rutiner som finns. Verksamheterna ansvarar för att beslutade riktlinjer och rutiner för inköp är tydliggjorda och följs i den egna organisationen, till exempel genom program för egenkontroll. I samband med avrop är det verksamhetens ansvar att se till att delegeringsordningen följs och att alla avrop beslutas och attesteras av behörig person. Detta gäller oavsett om beställningen sker via elektroniskt beställningssystem eller via direktkontakt med leverantör. Direktupphandling En direktupphandling får användas om det som ska upphandlas uppgår till högst 28 procent av det relevanta tröskelvärdet för varor och tjänster (för 2016 uppgår direktupphandlingsgränsen till 534 890 kr). Direktupphandling kan även tillämpas när det är möjligt att tillämpa ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering och i de fall då det finns synnerliga skäl. En upphandling får inte delas upp i syfte att kringgå bestämmelserna om beloppsgränsen (se 15 kap 3a LOU). Direktupphandlingar ska genomföras av inköpsfunktionerna. De kontrollerar att värdet av direktupphandlingar av samma slag inom VGR fortfarande möjliggör en direktupphandling. Kontraktets värde ska beräknas exklusive mervärdesskatt och för avtalets hela löptid. Även alla eventuella optioner och förlängningsklausuler som finns i avtalet ska räknas med som om de kommer att utnyttjas. Konkurrensutsättning ska alltid göras när det är möjligt. Överstiger upphandlingens värde 100 000 kr ska upphandlingen dokumenteras enligt särskild rutin i ledningshandbok för inköp. I dokumentationen ska skäl och annat av betydelse antecknas (se 15 kap 18 LOU). Leverantörs- och avtalsrelationer Inköpsfunktionerna samordnar VGR:s avtalsrelationer och uppföljningen av dessa i frågor som rör priser, viten och övriga avtalsvillkor.

8 Verksamheten kan ha kontakter med leverantörer för omvärldsbevakning. Exempel på omvärldsbevakning kan t ex vara att inhämta information om produktnyheter, produkters egenskaper och kvalitet. Ett gott samarbete med avtalade leverantörer är en förutsättning för bästa effekt av upphandlingen. Verksamheten, inköpsfunktionerna och leverantören ska ha en god dialog om leverantörens prestationer under avtalsperioden. En direkt dialog mellan verksamheten och avtalad leverantör kan också ske i samband med avrop. Uppföljning Koncernkontoret, avdelningen för koncerninköp är VGR:s centrala inköpsfunktion som ansvarar för utveckling och tillsyn av inköpsprocessen. Koncerninköp följer upp efterlevnaden av denna riktlinje. I syfte att möjliggöra regional uppföljning ska anvisade system för beställning och uppföljning användas. Uppföljning av leverantörer genomförs av inköpsfunktionerna, i många fall i samarbete med verksamheten, i syfte att säkerställa efterlevnad av ställda krav. Alla nämnder och styrelser ansvarar för process- och avtalstrohet inom sin organisation. Styrande dokument Västra Götalandsregionens miljöprogram Uppförandekod RF 22 april 2008 med tillägg RF 24 september 2013 Policy för Västra Götalandsregionens arbete med de mänskliga rättigheterna. RF 8,9 juni 2015 Västra Götaland 2020 Strategi för tillväxt och utveckling 2014-2020 Överenskommelsen mellan Västra Götalandsregionen och den sociala ekonomin Handlingsplan för Beredningen för överenskommelsen mellan Västra Götalandsregionen och den sociala ekonomin Överenskommelse om samverkansformer för den offentligt finansierade hälso- och sjukvården, läkemedelsindustrin, den medicintekniska industrin och laboratorietekniska industrin. RS 1711-2013 Principer och riktlinjer för reklam, sponsring mm RS 2010-01-19 Västra Götalandsregionens budget

Beslutad av: Regionfullmäktige, 2016 10 10 11, 171 Diarienummer: RS 2016 03129 Giltighet: från 2017 01 01 till 2021 12 31 Policy Inköp Policyn gäller för: Västra Götalandsregionen Innehållsansvar: Koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi och inköp Barium id: Dokumentet ersätter: Inköpspolicy

2 Innehåll Sammanfattning... 3 Följande gäller för alla inköp... 4 Ansvar för upphandling... 4 Ansvar för avrop... 4 Begrepp... 4 Inköp... 4 Upphandling... 4 Avrop... 5

3 Sammanfattning Inköpspolicyn riktar sig till Västra Götalandsregionens samtliga nämnder, styrelser och i tillämpliga delar Västra Götalandsregionens majoritetsägda bolag. Policyn omfattar alla inköp som görs för Västra Götalandsregionens räkning enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Det övergripande inköpsmålet är ett effektivt och hållbart nyttjande av resurser vid varje inköp. Till denna inköpspolicy finns riktlinjer som förtydligar och ger vägledning kring hur anställda och förtroendevalda inom Västra Götalandsregionen ska agera i inköpsfrågor.

4 Följande gäller för alla inköp Inköpspolicyn ska säkerställa att alla som handhar någon form av inköp för Västra Götalandsregionen har samma grundsyn. Det övergripande inköpsmålet är ett effektivt och hållbart nyttjande av resurser vid varje inköp. Det uppnås genom att alla inköp: sker enligt gällande lagstiftning och Västra Götalandsregionens riktlinjer. främjar ekonomisk, social och miljömässig hållbarhet. har som utgångspunkt att de är regiongemensamma, eftersom de kan ha en påverkan även utanför egen förvaltning. Helhetssyn och Västra Götalandsregionens gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse. stödjer genomförandet av andra måldokument och policyer som regionfullmäktige beslutar om Ansvar för upphandling Regionstyrelsen ansvarar för att styra och följa upp inköpsprocessen inom Västra Götalandsregionen. Beslutanderätten för upphandling regleras i reglementen eller ägardirektiv till samtliga nämnder, styrelser och bolagsstyrelser. Regionstyrelsen ansvarar för all upphandling av varor och tjänster som inte ryms inom Fastighetsnämndens, hälsooch sjukvårdsnämndernas, hälso och sjukvårdsstyrelsens eller Västtrafiks styrelses ansvar. Fastighetsnämnden ansvarar för upphandling och har avtalsansvaret för fastighetsförvaltning och byggande. Västtrafiks styrelse ansvarar för upphandling och avtalsansvar för trafik och trafikrelaterade tjänster. Hälso och sjukvårdsnämnderna och hälso och sjukvårdsstyrelsen ansvarar för vårdavtal med externa vårdgivare inom sitt uppdrag och sin budget samt för avtal om insatser som främjar hälsa. Ansvar för avrop Alla nämnder och styrelser ska avropa från upphandlade avtal. Beslutanderätten för avrop regleras i styrelsers och nämnders delegeringsordning. Begrepp Inköp används i detta dokument som ett samlingsbegrepp för alla upphandlingar och avrop. Upphandling med offentlig upphandling menas de åtgärder som Västra Götalandsregionen genomför för att ingå ett avtal avseende varor och tjänster eller byggentreprenader med en extern leverantör. Med upphandling avses här även direktupphandling.

5 Avrop ett avrop av en vara eller en tjänst från ett upphandlat avtal.