Sammanträde med Primärvårdsstyrelsen den 24 maj 2016

Transkript

1 1 (3) Föredragningslista Sammanträde med Primärvårdsstyrelsen den 24 maj 2016 Plats: Kungshöjds konferens, Kaserntorget 11A, Göteborg. Tid: Kl Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Eventuella beslut om närvarorätt Eventuella beslut om yttranderätt Beslutsärenden 1. Motion av Eva Olofsson med flera (V) om rätt till heltid och deltid som en möjlighet (Bilaga a-c) Diarienummer PVV Föredragare HR-chef Ulrika Dahl Eriksson 2. Tillämpning av regionarkivets gallringsbeslut avseende skannade dokument (Bilaga a-b) Diarienummer PVV Föredragare kanslichef Hans Lilja 3. Tillämpning av regionarkivets gallringsbeslut avseende handlingar av ringa eller tillfällig betydelse (Bilaga a-b) Diarienummer PVV Föredragare kanslichef Hans Lilja 4. Ombyggnad av Närhälsan Guldvingen vårdcentral, Lidköping (Bilaga) Diarienummer PVV Föredragare primärvårdschef Rita Ponerup 5. Delegeringsärenden (Bilaga) Diarienummer PVV Anmälningsärenden (Bilaga) Diarienummer PVV Postadress: Närhälsan Kansli Lillhagsparken Hisings Backa Besöksadress: Lillhagsparken 6 Hisings Backa Telefon: Växel Webbplats: E-post: primarvarden@vgregion.se

2 Föredragningslista från Primärvårdsstyrelsen, (3) Informationsärenden A. Övriga frågor B. Ärendeplan Status (Bilaga) Föredragare primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert C. Rapport från verksamheten Föredragare primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert D. Avsiktsförklaring om framtida andrahandsuthyrning av delar av lokaler på Malmgatan 36, Skara. Föredragare primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert E. Avsiktsförklaring avseende lokaler för Närhälsan Munkedal vårdcentral Föredragare primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert F. Riktlinjer från ägaren till primärvårdsstyrelsen om vårdvalsverksamhet i egen regi (Bilaga a-b) Föredragare ordförande Ann-Sofie Alm G. Ekonomisk rapportering (Bilaga a utskickas 18 maj) Föredragning ekonomichef Per Nyström H. Rapport om arbete med intern kontroll 2016 (Bilaga) Diarienummer PVV Föredragare kanslichef Hans Lilja I. Närhälsans affärsplan Föredragare utvecklingschef Kristina Bonander J. Information om web-tidbokning Föredragare IT-chef Benny Johansson K. Patientsäkerhetsberättelsen 2015 (Bilaga a-b) Föredragare samordnande chefläkare Karin Rignér L. Kompetensförsörjningsplan Föredragare HR-strateg Ingela Kempe M. Information HR Tema lön Föredragare HR-strateg Carin Eriksson N. Rapport från presidiet

3 Föredragningslista från Primärvårdsstyrelsen, (3) Ann-Sofie Alm Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt ( )

4 Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer PVV HR-avdelningen Handläggare: Ulrika Dahl Eriksson Telefon: E-post: ulrika.e.eriksson@vgregion.se Till Primärvårdsstyrelsen Motion av Eva Olofsson med flera (V) om rätt till heltid och deltid som en möjlighet Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Primärvårdsstyrelsen godkänner förvaltningens förslag till remissyttrande daterat , och lämnar det till regionstyrelsen som sitt eget. 2. Primärvårdsstyrelsen förklarar protokollet avseende detta ärende för omedelbart justerat. Sammanfattning av ärendet En motion har inkommit från Eva Olofsson med flera (V) om rätt till heltid och deltid som en möjlighet. Primärvårdsstyrelsen har beretts möjlighet att lämna synpunkter. Remissyttrandet ska vara inlämnat till Regionstyrelsen senast den 31 maj Fördjupad beskrivning av ärendet Västra Götalandsregionens definition av ofrivillig deltidsanställning är att den anställde anmält till sin chef att denne önskar högre sysselsättningsgrad samt är beredd att byta arbetsplats. Närhälsan har rutiner för och följer upp antalet medarbetare med ofrivillig deltidsanställning. Antalet har minskat de senaste åren och rapporterades i årsredovisning 2015 till fyra personer. Det är framför allt det ökade behovet av arbetskraft som har medfört att antalet ofrivilliga deltider har minskat. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Ulrika Dahl Eriksson HR-chef Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

5 Västra Götalandsregionen 2 (2) Bilaga Förslag remissyttrande motion av Eva Olofsson med flera (V) om rätt till heltid och deltid som en möjlighet. Motion av Eva Olofsson med flera (V) om rätt till heltid och deltid som en möjlighet. Beslutet skickas till regionstyrelsen@vgregion.se. Diariet. Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

6 1 (1) Förslag till remissyttrande Datum Diarienummer PVV Ert diarienummer RS Motion av Eva Olofsson med flera (V) om rätt till heltid och deltid som en möjlighet Sammanfattning Närhälsan har få medarbetare med ofrivillig deltid. Verksamhetens behov ska avgöra möjlighet till icke lagstadgad deltid. Rutiner finns för att följa upp ofrivillig deltidsanställning. Ofrivillig deltidsanställning Västra Götalandsregionens definition av ofrivillig deltidsanställning är att den anställde anmält till sin chef att denne önskar högre sysselsättningsgrad samt är beredd att byta arbetsplats. Närhälsan har rutiner för och följer upp antalet medarbetare med ofrivillig deltidsanställning. Antalet har minskat de senaste åren och rapporterades i årsredovisning 2015 till fyra personer. Det är framför allt det ökade behovet av arbetskraft som har medfört att antalet ofrivilliga deltider har minskat. Det är inte ovanligt att medarbetare med heltidstjänst arbetar deltid efter överenskommelse med chef. Det är dock verksamhetens behov som ytterst avgör den möjligheten. Likväl måste verksamheten kunna bära sina personalkostnader varför det i något fall inte har gått att tillgodose önskemålet om högre sysselsättningsgrad. Ann-Sofie Alm Ordförande Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

7

8

9

10 Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer PVV Kansliavdelningen Handläggare: Johanna Rolfson Telefon: E-post: johanna.rolfson@vgregion.se Till Primärvårdsstyrelsen Tillämpning av Arkivnämndens gallringsbeslut om gallring av pappershandlingar efter skanning Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Primärvårdsstyrelsen beslutar om tillämpning av Arkivnämndens beslut, 393/15 73 om gallring av pappershandlingar efter skanning. 2. Primärvårdsstyrelsen beslutar att allmänna handlingar som har skannats, får gallras vid inaktualitet, det vill säga efter kontroll att den skannade versionen är likalydande med ursprungshandlingen och efter att originalhandlingarna inte längre behöver sparas av annan anledning. 3. Primärvårdsstyrelsen beslutar att tillämpa beslutet om gallring efter skanning för handlingar som har inkommit till myndigheten eller upprättats vid myndigheten från och med den 1 januari Primärvårdsstyrelsen beslutar att följande handlingar ska undantas från beslutet om gallring av pappershandlingar efter skanning; avtal, överenskommelser, kontrakt med underskrift och äganderättshandlingar. Sammanfattning av ärendet Pappershandlingar skannas i allt större omfattning for att hanteras och arkiveras digitalt. Att hantera både digitala och analoga versioner innebär onödigt arbete och därför har Arkivnämnden fattat beslut om gallring av pappershandlingar efter skanning. Det åligger respektive nämnd/styrelse att dokumentera tillämpningen av det beslutet samt fatta beslut om vilka handlingar som trots den digitala hanteringen även i fortsättningen ska arkiveras i pappersform, t.ex. där namnteckningen har en juridisk betydelse. Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

11 Datum (2) Diarienummer PVV Fördjupad beskrivning av ärendet Såvida inte annat är föreskrivet i lag eller förordning, krävs gallringsbeslut för att få gallra handlingar. För myndigheter inom Västra Götalandsregionen är beslutanderätten genom arkivreglementet delegerad till Regionarkivet. När man skannar en handling som kommit in till eller upprättats vid en myndighet skapas en digital kopia av handlingen. Den inskannade elektroniska kopian är den handling som myndigheten kommer att hantera i den dagliga elektroniska dokumenthanteringen. För att få göra sig av med originalhandlingen och endast bevara det digitala exemplaret (kopian) av handlingen krävs ett beslut om gallring. För att kunna gallra pappershandlingen krävs dessutom att den inte behövs för att garantera äktheten. För att kunna gallra pappersoriginalet och endast bevara det skannade exemplaret krävs vidare att det senare framställs på ett sätt som säkerställer ett elektroniskt bevarande. Ett mediebyte medför alltid någon form av informationsförlust framför allt beträffande möjligheten att bedöma handlingarnas autenticitet. Vissa pappershandlingar undantas därför från beslut om gallring efter skanning. Från beslut om gallring efter skanning föreslås pappershandlingar där underskrift har en juridisk betydelse undantas: Avtal, överenskommelser och kontrakt med underskrift. Äganderättshandlingar. Handlingar som behövs för att styrka ett legalt förhållande. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Hans Lilja Kanslichef Bilaga 1. Regionarkivets beslut om gallring av pappershandlingar efter skanning 393/ Beslutet skickas till Diariet. Regionarkivet.

12

13 Västra Götalandsregionen 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer PVV Enhet Kansliavdelningen Handläggare: Johanna Rolfson Telefon: E-post: johanna.rolfson@vgregion.se Till Primärvårdsstyrelsen Tillämpning av Arkivnämndens gallringsbeslut om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Primärvårdsstyrelsen beslutar om tillämpning av Arkivnämndens beslut, 394/15 73, om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. 2. Primärvårdsstyrelsen beslutar att tillämpa beslutet vid myndigheten från och med den 1 januari Primärvårdsstyrelsen beslutar att handlingar som anges i detta tjänsteutlåtande får gallras vid inaktualitet. Sammanfattning av ärendet Gallring får ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättsskipning, förvaltning och forskning. Handlingar som har tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att de har ersatts av nya handlingar, får gallras under förutsättning av överföringen skett utan, eller med ringa, förlust av betydelsebärande uppgifter, sammanställnings- och sökmöjligheter, samt möjligheten att fastställa informationens autenticitet. Ytterligare en förutsättning är att de ursprungliga handlingarna inte längre har någon funktion. Fördjupad beskrivning av ärendet Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad har fattat beslut om långtgående riktlinjer för arkivvården vid regionens myndigheter/förvaltningar kompletterat av gallringsbeslut. För att vissa beslut som berör arkivvården ska bli giltiga ska de fattas av respektive styrelse eller nämnd. Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

14 Datum (3) Diarienummer PVV Såvida inte annat är föreskrivet i lag eller förordning, krävs gallringsbeslut för att gallring av allmänna handlingar ska få ske. För myndigheter inom Västra Götalandsregionen är beslutanderätten delegerad till Regionarkivet, genom arkivreglementet. Beslutet omfattar handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller funktion är av tillfällig eller ringa betydelse för myndigheten. Detta under förutsättning att gallringen inte åsidosätter allmänhetens rätt till insyn och att handlingarna bedöms sakna värde för rättsskipning, förvaltning och forskning. 1) Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. Gallringen får inte leda till att informationsvärdet hos akter minskar. 2) Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelande av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3) Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om även i övrigt är av ringa betydelse. 4) Reklam och inkomna kurs- eller konferensinbjudningar. 5) Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 6) Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar samt utskrifter av ringa betydelse från databaser som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att förstå ett ärendes beredning och beslut, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 7) Mottagnings- och delgivningsbeslut under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärendet sakuppgift. 8) Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. 9) Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte längre behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 10) Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. 11) Cookie- eller tempfiler samt webbläsarnas historikfiler. Beslutet omfattar handlingar som är av tillfällig betydelse efter att de ersatts av nya handlingar i samband med överföring av information till nya databärare, under förutsättning att överföringen skett utan eller med endast ringa förlust avseende betydelsebärande uppgifter, sammanställnings- och sökmöjligheter, samt möjligheter att fastställa informationens autenticitet.

15 Datum (3) Diarienummer PVV ) Handlingar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, t.ex. e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare under förutsättning att överföringen medfört ringa förlust och inte är autenticerade genom elektroniska signaturer eller motsvarande eller att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2) Handlingar som upprättas och sprids i elektroniskt i informationssyfte under förutsättning att handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, t.ex. genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. 3) Handlingar som är felaktiga eller inaktuella under förutsättning att ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. De rättade/uppdaterade handlingarna får gallras under förutsättning att uppgifterna är av tillfälligt intresse. 4) Handlingar som inkommit till myndigheten i ej autenticerad form och om en autenticerad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede under förutsättning att handlingen ej påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller handläggning. 5) Handling som inkommit till myndigheten i form av SMS, MMS, meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenteras i en tjänsteanteckning som tillförts ärendet. 6) Felaktiga uppgifter i upptagningar för automatiserad behandling av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förutsättning att rättning har skett. 7) Handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål samt upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Hans Lilja Kanslichef Bilaga 1. Regionarkivets beslut om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse 394/ Beslutet skickas till Regionarkivet

16

17 Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer PVV Primärvårdsområde V8 Handläggare: Rita Ponerup Telefon: E-post: rita.ponerup@vgregion.se Till Primärvårdsstyrelsen Ombyggnad av Närhälsan Guldvingen vårdcentral, Lidköping Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Primärvårdsstyrelsen beslutar att tillstyrka ombyggnad av Närhälsan Guldvingen vårdcentral, Lidköping. Sammanfattning av ärendet Närhälsan Guldvingen vårdcentral har ett stort behov av en ombyggnad för att få en bättre logistik för sina besökare samt skapa en bättre arbetsmiljö och säkerhet för medarbetarna. Ombyggnaden är dessutom en förutsättning för att barnmorskemottagningen ska kunna flytta in sin verksamhet på Närhälsan Guldvingen vårdcentral och i och med det lämna lokalerna på Närhälsan Ågårdsskogen vårdcentral, som i sin tur har behov av fler rum. Fördjupad beskrivning av ärendet (om det behövs) Vårdcentralen har idag en reception som ligger långt in i lokalen vilket medför att patienterna måste gå tillbaka mot kön för att ta sig till vårdcentralen. Idag finns ett mycket litet personalrum på vårdcentralen och ett större lunchrum i entréplan. Sistnämnda ligger ut mot korridoren där mycket folk rör sig. Det finns också ett behov av fler läkarexpeditioner. Genom ombyggnaden frigörs det stora personalrummet till barnmorskemottagningens ombyggnad. Ett annat rum fås av kommunen som ligger avskilt och endast nås av Närhälsans personal. I och med det kan en ombyggnad göras av det lilla personalutrymmet och där flytta in Närhälsans medicinska sekreterare. I och med det frigörs rum till läkarexpeditioner. Receptionen och BVC flyttas fram vilket innebär en bättre logistik. Närhälsan Ågårdsskogen vårdcentral i Lidköping är trångbodda och har behov av fler rum. En förutsättning för deras ombyggnad är att barnmorskemottagningen flyttar ut. Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

18 Datum (2) Diarienummer PVV Finansiering Närhälsan har fått ett 10-årigt kontrakt med Lidköpings kommun avseende ombyggnad av vårdcentralen och koncentration av barnmorskemottagningen till en plats, med en hyra 1030 kr/kvadratmeter (inklusive el och ombyggnadskostnader). För Närhälsan Guldvingen vårdcentral beräknas hyresökningen till tkr/år vilket ryms inom befintlig budget. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Rita Ponerup Primärvårdschef Beslutet skickas till Diariet.

19 Sida 1 av 3 Anmälan av delegeringsbeslut Datum /CK Diarienummer PVV Anmälan av delegeringsbeslut till Primärvårdsstyrelsens sammanträde den 24 maj 2016 Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Primärvårdsstyrelsen godkänner redovisningen av delegeringsbeslut. Ärendet Följande beslut som fattats med stöd av delegering anmäls. Ärende Diarienummer Delegeringsprotokoll Beslut om att ta emot en gåva från ASTAföreningen till Närhälsan Fristad vårdcentral PVV Hyresavtal Närhälsan Kungssten vårdcentral och Zethos AB, PVV Knipplagatan 2, Göteborg Hyresavtal Närhälsan Opaltorget vårdcentral och Förvaltning AB PVV avseende vårdcentral och BVC, Önnered Hyresavtal p-platser för parkeringstillstånd vid Närhälsan PVV Krokslätts vårdcentral mellan Närhälsan och Hemsö Vårdfastigheter AB Hyreskontrakt mellan Hemsö Vårdfastigheter AB och Närhälsan PVV angående Närhälsan Rehabmottagning, Tärnavägen 6 Tilläggsavtal 2 till hyresavtal mellan Skövde PVV kommun och Närhälsan VGR avseende lokal i fastigheten Närlunda 4:66, Skövde Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växeln

20 Anställning av personal tillsvidare mars-april 2016 Titel Ref nr Enhet Anställda Anställningens omfattning Anställningsform Antal ansökningar Antal lediga befattningar Distriktssköterska 2016/1282 Ljungskile vårdcentral 2 Heltid Tillsvidareanställning 2 1 Distriktssköterska/Sjuksköterska 2016/1435 Ulricehamn vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 5 1 Medicinsk sekreterare med LITAkompetens 2016/1442 Uddevalla Jourcentral 1 Deltid Tillsvidareanställning 1 1 Distriktssköterska med diabeteskompetens 2016/1471 Majorna vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 4 1 Fysioterapeut/Sjukgymnast 2016/1526 Kungshamn rehabmottagning 1 Heltid Visstidsanställning kortare än 3 månader 2 1 Psykolog 2016/1590 Kungshöjd vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 5 1 Distriktssköterska 2016/1624 Krokslätt vårdcentral 1 Heltid/Deltid Tillsvidareanställning 8 1 BVC-sköterska 2016/1627 Krokslätt vårdcentral 2 Heltid Tillsvidareanställning 11 1 Medicinsk sekreterare 2016/1645 Mölnlycke vårdcentral 2 Heltid Tillsvidareanställning 7 1 Sjuksköterska 2016/1661 Boda Vårdcentral 2 Heltid Tillsvidareanställning 2 1 Sjuksköterska/ distriktssjuksköterska 2016/1700 Björkekärr vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 5 1 Distriktssköterska med diabeteskompetens 2016/1709 Sylte vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 2 2 Administratör 2016/1741 Krokslätt vårdcentral 1 Heltid/Deltid Tillsvidareanställning Trollhättan Arbetsterapeut 2016/1752 rehabmottagning 1 Heltid Tillsvidareanställning 10 1 Hembesökssköterska 2016/1756 Frölunda vårdcentral 1 Heltid/Deltid Tillsvidareanställning 7 1 Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växeln

21 Datum Undersköterska 2016/1780 Frölunda vårdcentral 2 Heltid Tillsvidareanställning 88 1 Distriktssköterska/Sjuksköterska 100% 2016/1826 Kärra vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 13 1 Distriktssköterska/Sjuksköterska 2016/1835 Tranemo vårdcentral 1 Heltid/Deltid Tillsvidareanställning 1 1 Distriktssköterska 2016/1918 Skogslyckan vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 14 1 Distriktssköterska/ leg Sjuksköterska 2016/1927 Kungssten vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 11 1 Fysioterapeut/Sjukgymnast 2016/1938 Ängabo Rehabmottagning 1 Heltid Tillsvidareanställning 1 1 Undersköterska 2016/1978 Trandared Vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 3 1 Sjuksköterska/Distriktssköterska 2016/1996 Sylte vårdcentral 2 Heltid Tillsvidareanställning 14 1 Fysioterapeut/sjukgymnast 2016/2030 Skaraborg 1 Heltid Tillsvidareanställning 4 2 Sjuksköterska 2016/2053 Hjällbo vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 1 1 Fysioterapeut/Sjukgymnast 2016/2079 Backa rehabmottagning 2 Heltid Tillsvidareanställning 26 1 Undersköterska 2016/2147 Alingsås Jourcentral 1 Deltid Visstidsanställning längre än 6 månader 22 2 Distriktssköterska 2016/2165 Heimdal Vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 4 1 Biskopsgården Medicinsk sekreterare 2016/2204 vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 4 1 Medicinsk sekreterare/lita 2016/2273 Tanumshede vårdcentral 1 Heltid Tillsvidareanställning 2 1 Distriktssköterska BVC 2016/2497 Dals-Ed vårdcentral 1 Deltid Tillsvidareanställning 4 1 Distriktssköterska/Sjuksköterska 2016/2510 Trandared Vårdcentral 2 Heltid Tillsvidareanställning 5 1 Undersköterska 2016/2521 Boda Vårdcentral 1 Heltid Handlingar erhålls på begäran från någon av styrelsens sekreterare. Visstidsanställning längre än 6 månader 30 1

22 Kansliavdelningen Hans Lilja, ANMÄLNINGSÄRENDEN Primärvårdsstyrelsen Anmälda vid styrelsemöte Diarienummer PVV Till styrelsen inkomna skrivelser Inkomna skrivelser Dnr Från Östra HSN, Protokoll 30 Ansökan om utträde ur kontrakt att bedriva vårdverksamhet inom VG Primärvård för Närhälsan Skara vårdcentral PVV Från RF, Protokoll 52 Riktlinjer från ägaren till primärvårdsstyrelsen om vårdvalsverksamhet i egen regi PVV Från RS, Protokoll 91 VGR s regelverk för enskilds direktåtkomst till journaluppgifter via säkra e-tjänster PVV Från Revisionskollegiet, Protokoll 40 Granskning Informationsöverföring mellan vårdnivåer PVV Från Närhälsan, Beslutsprotokoll om nyetablering eller avveckling av utbudspunkt, distriktssköterskemottagning i Dals-Rostock och Åsensbruk PVV Från RF, Protokoll 55 Motion av Annika Tännström (M) om utbildning om upptäckt och åtgärd vid brott mot barn PVV Från RF, Protokoll 59 Motion av Ann-Christine Andersson (S) om att inrätta ett kompetenscentrum för äldrefrågor PVV Från Södra HSN, Protokoll 36 Begäran om utträde ur kontrakt att bedriva vårdverksamhet inom VG Primärvård mellan Närhälsan Viskafors vårdcentral och Södra hälso- och sjukvårdsnämnden PVV Från Västra HSN, Protokoll 66 Svar på ansökan om godkännande av joursamverkan i angränsade jourområde PVV Från RS, Protokoll 92 Svar på skrivelse från primärvårdsstyrelsen om tvistehantering Krav- och kvalitetsboken PVV Från Revisionskollegiet, Missiv Primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring PVV Från RF, Protokoll 45 Revisionsberättelsen för 2015 års verksamhet PVV Från RF, Protokoll 46 Bokslutsdispositioner 2015 PVV

23 Kansliavdelningen Hans Lilja, ANMÄLNINGSÄRENDEN Primärvårdsstyrelsen Anmälda vid styrelsemöte Diarienummer PVV Från RF, Protokoll 47 Årsredovisning 2015 VGR PVV Från RF, Protokoll 48 Riktlinjer vid användning av e-post PVV Från RF, Protokoll 51 Policy för IS/IT i Västra Götalandsregionen PVV Från RF, Protokoll 68 Ledamot och vice ordförande i primärvårdsstyrelsen PVV Från HSS, Protokoll 33 Användning av statsbidraget kring psykisk ohälsa 2016 PVV Från Östra HSN, Skrivelse om utveckling av närsjukvårdscentrum i Mariestad PVV Från RS, Protokoll 123 Riktlinjer för strålsäkerhet i VGR PVV Från RS, Remiss Rese- och mötespolicy samt riktlinje för VGR PVV Samtliga handlingar och skrivelser kan erhållas via diariet, tfn eller styrelsens sekreterare. Handlingar erhålls på begäran från någon av styrelsens sekreterare.

24 Sida 1(1) Tjänsteutlåtande Ärendeplan 2016 Datum /24 (pågående) Primärvårdsstyrelsen/ Styrelsen beställd primärvård Camilla Karlsson/Hans Lilja Möte/Ärende Planerat möte Styrelse PVV/PVB Handläggare NOTERING/ ev. Dnr Sammanslagning av två utbudspunkter i 30 juni PVB Monika Bondesson Lidköping (BMM/UM på VC Guldvingen) Remiss Rese- och mötespolicy samt 30 juni PVB/PVV Ulrika Dahl Eriksson riktlinjer för VGR Delårsrapport augusti 22 september PVV/PVB Per Nyström Vårdöverenskommelser oktober PVB Per Nyström Handlingsplan med anledning av 21 oktober PVV/PVB Peter Almgren m fl revisionsrapport Samverkan mellan kommunen och regionen kring barn med behov av samordnade insatser Information om miljöarbetet 21 oktober PVV/PVB Anders Egeskog och Brita Wirblad Rapport demokratitorg 21 oktober PVB Monica Bondesson Intern kontrollplan november PVV/PVB Hans Lilja Detaljbudget november PVV/PVB Per Nyström Information från e-hälsostrategiska enheten 18 november PVV/PV B Benny Johansson Hälsofrämjandepaketet Inte fastställt PVV/PVB Karin Rignér Per Nyström/ NärAnalys rapportverktyg för chefer Inte fastställt PVV Lena Andersson Information om arbete med arkivvården Inte fastställt PVB Hans Lilja Kartläggning av samverkan med vården utifrån perspektivet samordnad rehabilitering (inkl primärvård och delar av psykiatrin i centrala Göteborg) Inte fastställt PVV Karin Rignér/ Magdalena Edström/ Ulf Svensson Revisionsrapport primärvårdsstyrelsens processer för informationsöverföring Inte fastställt PVV Karin Rignér minuter Från möte Från presidiemötet Närhälsan Kansliavdelningen

25

26

27

28

29

30

31

32

33 1 (4) Datum: Diarienummer: RS Till Regionstyrelsen Riktlinjer från ägaren till primärvårdsstyrelsen om vårdvalsverksamhet i egen regi Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige besluta: 1. Att riktlinjerna från ägaren till primärvårdsstyrelsen om vårdvalsverksamhet i egen regi fastställs att gälla längst t.o.m. utgången av år Att bemyndiga primärvårdsstyrelsen att genomföra nödvändiga förändringar för att uppfylla dessa ägarriktlinjer. 3. Att uppdra åt regionstyrelsen att precisera på vilket sätt Primärvårdsstyrelsen, genom undantag från regiongemensamma styrdokument, kan verka under mer konkurrensneutrala förutsättningar. 4. Upphäva RF beslut om avveckling senast Uppdraget till regionstyrelsen om att utarbeta ägardirektiv samt marknadsoch etableringsstrategi för den egna primärvårdsverksamheten är fullgjort. Under förutsättning av beslut i Regionfullmäktige föreslås Regionstyrelsen besluta för egen del: 6. Att ge regiondirektören i uppdrag att precisera på vilket sätt Primärvårdsstyrelsen, genom undantag från regiongemensamma styrdokument, kan verka under mer konkurrensneutrala förutsättningar. 7. Hemställa att primärvårdsstyrelsen fastställer marknads- och etableringsstrategi i enlighet med ägarens riktlinjer. Beskrivning av ärendet Regionfullmäktige beslutade i november 2015 att uppdra till regionstyrelsen att utarbeta ägardirektiv samt marknads- och etableringsstrategi för den egna primärvårdsverksamheten. Förslaget till ägardirektiv ska underställas regionfullmäktige för beslut. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

34 Datum Diarienummer RS (4) I detta ärende föreslås riktlinjer från ägaren till primärvårdsstyrelsen om den vårdvalsverksamhet som bedrivs i egen regi. Riktlinjerna föreslås gälla för såväl nuvarande två vårdval som för eventuellt tillkommande. Vidare föreslås att primärvårdsstyrelsen utarbetar en marknads- och etableringsstrategi samt vilka utgångspunkter som ska gälla för detta. Med ägare avses regionfullmäktige och regionstyrelsen i de fall RS utfärdar riktlinjer mm på uppdrag av regionfullmäktige. Fördjupad beskrivning av ärendet Primärvårdsstyrelsens verksamhet, Närhälsan, bedriver vårdvalsverksamhet inom primärvård och rehabilitering i regionens egen regi. Vårdvalsverksamheten styrs av fastställda förfrågningsunderlag som i Västra Götaland benämns Krav och kvalitetsbok. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen (inte primärvårdsstyrelsen) är ansvarig för att det finns minst en vårdcentral inom varje kommun i Västra Götaland. Ägaren av vårdvalsverksamhet i egen regi kan, förutom det som uttrycks i budget och andra styrdokument, även utfärda riktlinjer kring vissa specifika frågor. I beredningen av ärendet har sådana frågeställningar som inte besvaras i primärvårdsstyrelsens reglemente och som kräver ägarens förtydligande varit en utgångspunkt. Riktlinjerna föreslås gäller längst t.o.m. utgången av år En av utgångspunkterna för förslaget till riktlinjer är den inriktning som regionfullmäktige fastställt (RF ). Primärvårdsstyrelsen skall, som en följd av beslutet, omstrukturera Närhälsan så att de enheter styrelsen bedömer inte har långsiktiga förutsättningar att uppfylla riktlinjerna från ägaren avvecklas. Ägaren har sammanställt de befintliga regelverk som gäller vid utträde ur vårdvalsystem (bilaga 1) samt en beskrivning av regelverket angående förändringar av befintliga vårdvalsområden (bilaga 2). Under beredningen av dessa riktlinjer har resonemang ur dokumentet Konkurrensmässiga villkor för Folktandvården och Primärvården ( ) också beaktats i syfte att öka primärvårdsstyrelsens handlingsfrihet och därmed på mer jämlika villkor kunna konkurrera med verksamheter som ägs och drivs av privata vårdgivare. Regiondirektören föreslås få i uppdrag att precisera på vilket sätt primärvårdsstyrelsen kan undantas från vissa bestämmelser som försämrar konkurrenskraften. Dessutom föreslås Primärvårdsstyrelsen få mandat att förändra utbudsstrukturen i syfte att uppnå vad som anges i detta dokument. Förslag till riktlinjer från ägaren till primärvårdsstyrelsen om vårdvalsverksamhet i egen regi: Primärvårdsstyrelsen ansvarar för att verksamheten präglas av god medicinsk kvalitet, hög tillgänglighet, gott bemötande.

35 Datum Diarienummer RS (4) Primärvårdsstyrelsen ansvarar för att Närhälsan ska vara en attraktiv arbetsgivare som kontinuerligt förbättrar sina resultat i medarbetarenkäten, minskar sjuktalen samt minskar sitt behov inhyrd personal. Primärvårdsstyrelsen ansvarar för att Närhälsan bedriver verksamhet av sådan omfattning och kvalitet att minst det egna kompetensförsörjningsbehovet av legitimationsyrken kan fullgöras. Samt medverkar till att andra delar av regionens utbildningsuppdrag kan fullgöras. Primärvårdsstyrelsen ansvarar för att det enligt KOK-boken fastställda forskningsuppdraget uppfylls. Primärvårdsstyrelsen ansvarar för att Närhälsans arbetssätt präglas av att decentralisera ansvar och befogenheter. Primärvårdsstyrelsen ansvarar för genomförandet av regionfullmäktiges beslut i respektive års budget om avkastningskrav alternativt utökat uppdrag utöver vad som anges i de förfrågningsunderlag som styr vårdåtagandet. Primärvårdsstyrelsen ska utarbeta en marknads- och etableringsstrategi för att utveckla befintlig verksamhet. Strategin ska utgå från dessa riktlinjer och i övrigt den inriktning som ägaren anger. Primärvårdsstyrelsen ska säkerställa att det minst en gång per år genomförs en värdering om var och en av de ingående enheterna har långsiktig ekonomisk balans och förmåga att på ett rimligt sätt möta ägarens krav vad gäller bemanning samt vårdkvalité. Om inte särskilda skäl finns för att fortsätta verksamheten ska en enhet som inte bedöms nå rimlig bärkraft avvecklas. Primärvårdsstyrelsen ansvarar för att Närhälsan vid avveckling av enhet inom vårdvalet agerar i enlighet med konkurrensneutralitet. Ägaren i form av ägarutskottets presidium och primärvårdsstyrelsen presidium skall mötas för dialog minst två gånger per år. Ägardialogens innehåll Den ägardialog som föreskrivs ovan innebär att ett möte ska hållas i februari och i första hand ha fokus på primärvårdsstyrelsens bedömning efter analys av enheternas långsiktiga prestationsförmåga. Det andra mötet ska hållas senast i september och ha fokus på dialog kring strategiska vägval inför kommande verksamhetsår och genomförandet av etablerings- och marknadsstrategin. Genom att prioritera kvalité före kvantitet kan Närhälsan över tid utveckla en särställning. Uppdraget är att konsolidera nuvarande verksamhet så att målen om

36 Datum Diarienummer RS (4) en god vårdkvalité, attraktiv arbetsgivare, ekonomisk bärkraft samt ansvaret att säkerställa FoU-uppdraget kan uppfyllas. Etablerings- och marknadsstrategin utarbetas av primärvårdsstyrelsen och fastställs av regionstyrelsen. Beredning Vid Ägarutskottets sammanträde den 10 december fanns förslag till tjänsteutlåtande. Ägarutskottet behandlade inte förslaget, utan diskuterade istället frågan som vägledning för fortsätt beredning. Ärendet remitterades till partierna för en politisk beredning. Föreliggande förslag är resultatet av denna beredning. Bilagor: Bilaga 1 Bilaga 2 Sammanställning av befintligt regelverk vid beslut om utträde ur vårdvalssystem Närmare beskrivning angående förändringar av befintliga vårdvalsområden Johnny Magnusson Moderaterna Helene Eliasson Socialdemokraterna Heikki Klaavuniemi Sverigedemokraterna Birgitta Losman Miljöpartiet Jonas Andersson Liberalerna Kristina Jonäng Centerpartiet Monica Selin Kristdemokraterna

37 1 (3) Datum Bilaga 1 till tjänsteutlåtande om riktlinjer från ägaren till Primärvårdsstyrelsen angående vårdvalsverksamhet Sammanställning av befintligt regelverk vid beslut om utträde ur vårdvalssystem Primärvårdsstyrelsen är en leverantör i Västra Götalandsregionens (VGR) valfrihetssystem och har att följa Krav- och kvalitetsboken (kok-boken) i såväl VG Primärvård som i Vårdval Rehab. Primärvårdsstyrelsen kan besluta om avveckling av vårdcentraler och rehabenheter i enlighet med sitt reglemente. Primärvårdsstyrelsen kan inte besluta om överlåtelser av kontrakt. Den leverantör som önskar delta i VGRs valfrihetssystem har att ansöka hos hälso- och sjukvårdsstyrelsen om att bli godkänd leverantör i VG Primärvård eller Vårdval Rehab. Om primärvårdsstyrelsen fattar beslut om avveckling av vårdcentraler eller rehabenheter gäller följande regelverk. 1. Uppsägning av kontrakt Vid primärvårdsstyrelsens beslut om att inte förlänga befintligt kontrakt ska enligt kontraktet i kok-boken (för såväl VG Primärvård som Vårdval Rehab) 4 skriftlig uppsägning ske till aktuell hälso- och sjukvårdsnämnd senast tolv månader före avtalsperiodens slut. För den händelse så inte sker löper en ny kontraktsperiod om ytterligare två år. Innan primärvårdsstyrelsen fattar beslut om uppsägning ska frågan förhandlas med de fackliga organisationerna enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet, MBL, alternativt enligt gällande samverkansavtal. 2. Ansökan om utträde ur kontrakt i förtid Vid primärvårdsstyrelsens beslut om att ansöka om utträde ur befintligt kontrakt ska enligt kontraktet i kok-boken (för såväl VG Primärvård som Vårdval Rehab) 12 ansökan inges till aktuell hälso- och sjukvårdsnämnd. Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar om och vid vilken tidpunkt verksamheten och kontraktet ska upphöra att gälla. Om primärvårdsstyrelsen vill lösa in kontraktet i förtid får primärvårdsstyrelsen i enlighet med 12 bära de kostnader som detta innebär. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

38 Datum (3) Innan primärvårdsstyrelsen fattar beslut om att ansöka om utträde ur kontrakt ska frågan förhandlas med de fackliga organisationerna enligt MBL, alternativt enligt gällande samverkansavtal. 3. Patienter vid vårdcentraler och rehabenheter Enligt principerna i VG Primärvård listas en nedlagd vårdcentrals patienter om på andra vårdcentraler inom VG Primärvård enligt närhetsprincipen om inte patienten själv väljer annan vårdcentral. Om en rehabenhet avvecklas så ska patienten upplysas om det fria vårdvalet och, om patienten inte vill göra ett eget val, hänvisas till den enhet som ligger närmast. Patienter kan därmed inte bli föremål för någon form av överlåtelse i vårdvalssystemen. 4. Utrustning och inventarier Primärvårdsstyrelsen har att besluta om hantering av utrustning och inventarier. Om en försäljning av utrustning och inventarier ska ske ska en utredning om marknadsvärde företas och försäljning ske till marknadsvärde. Detta förutsätter att VGR är ägare till utrustningen och att det inte är fråga om nyttjanderätter. Eventuellt över- eller underskott tillfaller primärvårdsstyrelsen. För datorer och annan informationsutrustning är det viktigt att informationssäkerheten beaktas. Information får inte komma obehöriga till del. 5. Hyresförhållanden Primärvårdsstyrelsen har som hyresgäst ansvaret för att hantera såväl interna som externa hyresavtal, men ska alltid vid förändringar konsultera fastighetsnämnden. Eventuella hyres-/avvecklingskostnader som uppkommer i samband med uppsägning av hyresavtal belastar primärvårdsstyrelsen. Övertagande av hyreskontrakt av annan hyresgäst förutsätter hyresvärdens godkännande. En leverantör som har blivit godkänd inom VG Primärvård/Vårdval Rehab kan tänkas vilja hyra samma lokal som en tidigare leverantör. Sådana frågor behandlas inte inom ramen för vårdvalssystemen.

39 Datum (3) 6. Personalfrågor Om en vårdcentral/rehabenhet läggs ner och personalen inte övergår till annan huvudman uppstår en övertalighet som får hanteras i enlighet med den omställningsprocess som finns i VGR. I korthet gäller följande ordning. 1. Förflyttning inom anställningsavtalets ram 2. Omplacering till annat arbete 3. Uppsägning på grund av arbetsbrist 4. Företräde till ny anställning i VGR Om en vårdcentral/rehabenhet inte längre ska drivas av VGR utan istället drivas av annan huvudman kan det bli fråga om en verksamhetsövergång enligt lagen om anställningsskydd, LAS. Bedömning om det är verksamhetsövergång får göras i varje enskilt fall. En verksamhetsövergång enligt LAS innebär bl.a. följande. Anställningsavtalen övergår automatiskt till den nya huvudmannen Medarbetare kan tacka nej till detta och har då kvar sin anställning i VGR Eventuella omställnings-/avvecklingskostnader som uppkommer i samband med en omställningsprocess belastar primärvårdsstyrelsen.

40 1 (1) Datum Bilaga 2 till tjänsteutlåtande om riktlinjer från ägaren till Primärvårdsstyrelsen angående vårdvalsverksamhet Närmare beskrivning angående förändringar av befintliga vårdvalsområden Uppbyggnad vårdcentralernas upptagningsområde Resultatet av vårdvalsområdena grundar sig på en automatiserad GIS-analys som hanteras lika för alla vårdcentraler i regionen. Varje vårdcentral tilldelas ett vårdvalsområde som breder ut sig runt varje vårdcentral till dess att det blir kortare väg för medborgaren till en annan vårdcentral. Förändring av befintliga vårdvalsområden Förändring av befintliga vårdvalsområden utförs när en vårdcentral avslutar ett kontrakt (efter att ha sagt upp kontraktet eller beviljats förtida upphörande av kontrakt) eller en ny verksamhet påbörjas. Listning vid avslut av kontrakt Om kontrakt med en vårdcentral upphör kommer en ny analys göras och omkringliggande vårdcentraler får ett större vårdvalsområde. De patienter som då finns listade där kommer som ett första steg, för att alltid kunna ha en tillgänglig vårdkontakt, att flyttas till den vårdcentral som ligger närmast medborgarens folkbokföringsadress. Medborgaren kommer också att få ett förklarande brev och uppmanas att göra sitt vårdval på den vårdcentral han/hon så önskar. Listning vid nytt kontrakt Om en ny godkänd vårdcentral tillkommer, kommer omkringliggande vårdcentraler att få ett mindre geografiskt område (i enlighet med GIS-analysen). Medborgarnas aktiva val står emellertid fast på de vårdcentraler de redan valt och ingen automatisk överlistning sker till nystartade vårdcentraler. Listning vid avslut av kontrakt och vid nytt kontrakt dagen efter på samma adress Om en vårdcentral har avslutat ett kontrakt och det dagen därpå på samma adress startar en ny vårdcentral (efter att ha blivit godkänd leverantör i VG Primärvård och efter att t.ex. ha införskaffat hyreskontrakt på samma adress) sker listning på så sätt att medborgare som är folkbokförda inom det område som tilldelas den tillkommande vårdcentralen listas på denna och medborgare som är folkbokförda närmare en annan vårdcentral listas automatiskt på denna. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

41 Sida 1 av 2 Dokumenttyp: Rapport styrelsen Datum Diarienummer PVV Staben Handläggare: Hans Lilja Telefon: E-post: hans.lilja@vgregion.se Arbete med Intern kontroll Närhälsan ) Inledning Primärvårdsstyrelsen fastställde plan för intern kontroll I dokumentet redovisas styrelsens kontrollmiljö, modell för arbetet med interrn kontroll samt åtgärder för att säkerställa att kontrollmiljön är ändamålsenligt och funktionell, egenkontrollen. Uppföljning av planen ska ske en gång per år i samband med årsredovisningen till styrelsen. Arbetet med plan för intern kontroll 2017 ska påbörjas i samband med arbetet med detaljbudget och baseras på en riskanalys av styrelsen. Detta dokument redovisar resultetet av genomförda granskningsåtgärder i plan 2016, åtgärder för att förbättra den interna kontrollen samt underlag för arbetet med intern kontrollplan ) Granskningåtgärder i intern kontrollplan I planen anges fem granskningsområden som valts ut genom riskanalys. Granskning av dessa har nu genomförts och resultatet redovisas tillsammans med rekommenderade åtgärder. Granskningens syfte Om granskningen visar på väsentliga brister i kontrollåtgärder ska en åtgärdsplan tas fram för att komma tillrätta med bristerna. Åtgärderna bör om möjligt integreras i den löpande operativa verksamheten. Metoder Granskningen genomförts genom att gå igenom dokumentation i protokoll, rapporter, händelseanalyser samt avvikelsesystem med mera. I vissa fall har även intervjuer gjorts. Resultat av granskningen i plan för intern kontroll redovisas i separat rapport i bilaga 1.

42 Dokumenttyp: Rapport styrelsen Datum Diarienummer PVV Sida 2 av 2 3) Exempel på åtgärder Kompetensgruppen för intern kontroll har i uppdrag att bidra i arbetet med att skapa en god säkerhets- och kontrollkultur. Åtgärder för att förbättra verksamheten ingår som en naturlig del i det operativa arbetet. Följande utgör några exempel på åtgärder som har genomförts eller planerats under i syfte att upptäcka,åtgärda och förebygga risker. Årshjul för chefer Infördes 2015 och syftar till att underlätta för chefer att planera åtgärder under året och som checklista för rapporteringstider och möten. Stickprovskontroll av kontrollmoment Som en del av utveckling av egenkontrollen i den operativa verksamheten genomför respektive avdelning utifrån en riskbedömning stickprovskontroller av kontrollens följsamhet och funktion. I vissa fall har konstaterats behov av förbättringar. Revidering av ledningssystem Arbetet med att se över nuvarande ledningssystem har påbörjats. En samordning sker med det koncernövergipande ledningsystsemet som håller på att tas fram. Följsamhet till styrdokument Rutin för läkemedelshantering inom hälso- och sjukvård i Västra Götalandsregionen Resultatet från 2014 års uppföljning av läkemedelshantering har medfört åtgärder under Bland annat har en riktlinje för lokal läkemedelshantering tagits fram som stöd för chefer. 4) Underlag för plan för intern kontroll 2017 Styrelsen ska fatta beslut om plan för intern kontroll 2017 i samband med detaljbudget. Planen ska innehålla de kontrollområden som styrelsen vill ha en särskild uppsikt över utifrån en risk- och väsentlighetsanalys. I bilaga 2 finns en förteckning innehållande ett urval av de politiska styrdokument och till viss del lagstiftningen som ingår i styrelsens uppsikt av den interna kontrollen och hur dessa omhändertas och återrapporteras av Närhälsan. Förteckningen syftar till att utgöra underlag för att upptäcka brister i den interna kontrollen. Förteckningen utgör således ett första arbetsunderlag för styrelsens delaktighet i arbetet med plan för intern kontroll 2017.

43 Sida 1 av 8 BILAGA 1 Dokumenttyp: Rapport Datum / version Diarienummer PVV Staben Handläggare: Hans Lilja Telefon: E-post: hans.lilja@vgregion.se Rapport Plan för intern kontroll ) Inledning Primrävårdsstyrelsen styrelsen fastställde plan för intern kontroll Planen redovisar åtgärder för att säkerställa att kontrollmiljön är ändamålsenlig och funktionell. Av planen ska framgå vad i den interna kontrollen som ska granskas under året grundat på riskanalys. Detta dokument redovisar resultetet av genomförda granskningar i plan samt rekommenderade åtgärder. 2) Genomförande Granskningens syfte Om granskningen visar på väsentliga brister i kontrollåtgärder ska en åtgärdsplan tas fram för att komma tillrätta med bristerna. Åtgärderna bör om möjligt integreras i den löpande operativa verksamheten. Primärvårdsdirektören har ytterst ansvar för genomförandet av granskningar i planen samt åtgärder vid brister i kontrollmiljön och säkerhetskulturen. Samordning av ansvar och beredning av granskning samt åtgärder sker i stabschefsgruppen. Behov av ekonomiska medel samt övriga resurser för granskning och åtgärder avsätts i detaljbudget. Granskningsansvariga Ansvariga för att granskningen genomförs är berörda stabschefer. Granskningsarbetet har genomförst av; - Anders Larsson IT-avdelningen - Carina Söderlund, chefsläkaravdelningen - Hans Lilja, kansliavdelningen Metoder Närhälsan geografi mottagning Postadress, postnummer postort, växeln

44 Datum Diarienummer PVV , PVB Sida 2 av 8 Granskningen genomförts genom att gå igenom dokumentation i protokoll, rapporter, händelseanalyser samt avvikelsesystem med mera. 3) Resultat av granskningen / kontrollområde a) Riktlinjer och rutiner för remisshantering följs inte Metod För att få en uppfattning om brister i följsamhet till riktlinjer och lokala rutiner för remisshanteringen har sökbarhet i MedControl använts enligt nedan angivna val. Perioden omfattar registrerade händelser av anställd inom Närhälsan under Typ av händelse = Organisation/regler/resurser Journalhandling/dokumentation Remiss Orsak till händelse = Procedurer/rutiner/riktlinjer Ej följt befintliga rutiner/riktlinjer Ingen inventering har genomförts när det gäller i vilken omfattning det finns dokumenterade lokala rutiner på respektive enheter, enligt SOFS 2004:11. Resultat Det ger 97 registrerade händelser i MedControl där remiss är angivet som typ av händelse och 443 registrerade händelser där ej följt befintliga rutiner/riktlinjer angivits som orsak. Bedömning Vid granskning av händelserna framkommer brister i remisshanteringen gällande samtliga delar av remissflödet, så väl inkommande som utgående remisser dock med tyngdpunkt på flödet av utgående remisser. Det är mycket svårt att få en helhetsbild över omfattningen av det faktiska antalet händelser som har bäring på brister i remisshantering. Orsaken bedöms vara att händelser där remiss anges återfinns inom så gott som alla orsaksområden i MedControl vilket gör att det är omöjligt att få en helhetsbild. Konstateras dock att händelser där remisser utgör en del av ett händelseförlopp är fortsatt ett betydande riskområde och utgör betydligt fler ärenden än vad som framkommit genom de ovan angivna valen för sökningen i MedControl. Rekommenderade åtgärder Asynja- VISPH (AV), det nu införda journalsystemet i Närhälsan ger ökade möjligheter att arbeta med säkra rutiner. Det rekommenderas att en modell för

45 Datum Diarienummer PVV , PVB Sida 3 av 8 säkrare remisshantering i AV och en modell för lokal rutin avseende hur/vem som bevakar de olika delarna av remissflödet tas fram av chefläkaravdelningen, granskas i medicinska rådet och fastställs i förvaltningsledningen. Därefter sker implementering av modellen genom att chefläkare/utvecklingsledare besöker Närhälsans enheter. För att göra det möjligt att följa utvecklingen av antal händelser som rör remisshantering föreslås ett standardiserat sätt att registrera dessa i MedControl. b) Medicinska riktlinjer och rutiner följs inte i samband med en vårdåtgärd Metod Antal registrerade händelser i MedControl av anställd inom Närhälsan under 2015 har filtrerats enligt följande: Vårdskada inträffat och där orsak till händelsen är angivet ej följt befintliga rutiner/riktlinjer Vårdskada har kunnat inträffa och där orsak till händelsen är angivet ej följt befintliga rutiner/riktlinjer Patientnämndens statistik har inte kunnat användas som kontrollmoment. Resultat Antal registrerade händelser utgör 194 st. där angiven orsak är ej följt befintliga rutiner och vårdskada inträffat eller kunnat inträffa. Bedömning Vid genomgång av händelserna framkommer några områden mer frekvent, dessa är remisshantering, prover/provsvar/ej tagna/mm samt område läkemedel. Samtliga ärenden där vårdskada inträffat och orsak ej följt befintliga rutiner/riktlinjer har granskats, dvs. 22 av de 194. Inom denna grupp är variationen stor. Ex. ej följt REK-listan, brister vid vårdens övergångar gällande läkemedel, läkemedel mot depression förskrivet utan besök. Framkommer att det är brister i rutiner ex vid angivelse av avvikande provsvar och en del händelser rör rutiner på sjukhusen. Det är svårt att få någon vägledning över de områden som är kritiska. Sammantaget framgår att remisser, prover och läkemedel är områden som utgör riskområden som medför eller kunnat medföra vårdskada. Däremot är det

46 Datum Diarienummer PVV , PVB Sida 4 av 8 svårt att dra slutsatsen att händelsen beror på ej följt befintliga rutiner även om det är angivet. Rekommenderade åtgärder Den valda metoden innebar svårigheter att dra några slutsatser av kontrollmomentet för att rekommendera åtgärder. För att uppnå syftet med kontrollmomentet föreslås en mer djupgående analys av berörda ärenden inom respektive område läkemedel och prover. Remisshantering lämnas då det blir ett område för riktade insatser under c) Avvikelse rapporteras eller utreds inte i MedControl Metod Antal registrerade ärenden och ej avslutade ärenden har skett via uppföljning i MedControl, avancerat sök. Resultat Antalet registrerade händelser av anställd inom Närhälsan har minskat från 4053 till 3350 mellan 2014 och Antal registrerade händelser/årsarbetare har minskat från 0,8 till 0,6. Ej avslutade ärenden från 2013 och 2014 är 276 respektive 522. Av registrerade händelser jan-juni 2015 är det 506 som ej var avslutade januari Enligt rekommendation för en bra hantering gällande återkoppling och lärande bör ärenden avslutas inom 4 mån, undantag IVO-ärenden. Bedömning Framgår att utvecklingen av riskområde avvikelsehantering i MedControl går i negativ riktning, registrerade händelser har minskat såväl i antal som i förhållande till antal årsarbetare mellan 2014 och Utvecklingen av ej avsluta ärenden är svårvärderad, då den informationen har tagits fram för respektive helår första gången januari Det kan finnas ett samband mellan viljan att registrera händelser och avsaknad av återkoppling på registrerade händelser vilket även resultatet från Patientsäkerhetskulturmätingen 2015 visar på. Rekommenderade åtgärder För att öka registreringen av inträffade händelser och risk för händelse rekommenderas att ärenden avslutas inom 4 månader, undantaget IVOärenden. - jobba bort ryggsäcken dvs avsluta gamla ärendena, i första hand från 2013 och 2014 som inte är avslutade

47 Datum Diarienummer PVV , PVB Sida 5 av 8 - därefter avsluta ärenden från 2015 undantaget IVO-ärenden. - målsättning att vara i balans vid utgången av 2016, chefläkaravdelningens utvecklingsledare tar en aktiv roll. Måltalet en registrerad avvikelse/årsarbetare är inget bra mått, måluppfyllelsen kan vara 100 % (1,0/årsarbetare) genom att Närhälsans medarbetare enbart registrerar händelser som inträffat hos andra. Dvs man ser inga avvikelser/händelser i den egna verksamheten. Fortsättningsvis föreslås att förvaltningen följer andelen registrerade händelser av anställd inom Närhälsan och där orsaksutredningen sker inom vår egen förvaltning. d) Beslut som fattas på olika nivåer i Närhälsan följs inte Inledning Granskningen omfattar beslut som tas av Primärvårdsdirektör i samråd med förvaltningsledningen och där beslutet förutsätter följsamhet till beslutet av chefer på enhetsnivå. Bakgrunden är att i riskanalysarbetet med intern kontrollplan rankades en dålig följsamhet till fattade beslut som en mycket hög riskfaktor för att nå mål. De konsekvenser som angavs var bland annat, bristande styrning och uppföljning samt risk för att bryta mot lagar och författningar samt mål och riktlinjer. Metod Granskningen har genomförts genom en genomgång av förvaltningsledningens protokoll från september 2015 till februari Orsaker till att beslutet inte genomförts eller problem vid genomförande undersöks via intervjuer med enhetschef och primärvårdschef. Granskningen har inte omfattat en kartläggning av huruvida besluten genomförts eller inte på samtliga enheter då svaren från ett mindre urval förutsätts varar representativa. Undersökningens syfte har heller inte varit att utlämna enskilda enheter utan att hitta åtgärder för att utveckla beslutsprocessen. Resultat Det visade sig att under perioden fattades få beslut enligt den definition som valts ut för granskning. Det stora flertalet beslut var fastställande av riktlinjer och rutiner vilkas följsamhet är mycket svåra att följa upp utan en mer djupgående analys. Denna fråga är också med i granskning ovan avseende riktlinjer för remisshantering.

48 Datum Diarienummer PVV , PVB Sida 6 av 8 Bedömning Nedan anges några tänkbara anledningar till att beslut inte genomförs eller uppnått förväntat resultat. Verksamheten är inte förberedd på införandet. Hänsyn har inte tagits till enheternas enskilda förutsättningar eller för att ge tid att för att genomföra beslutet. Besluten ger inte alltid utrymme för nödvändiga anpassningar till lokala förhållanden. Beredningen har inte i tillräcklig hög grad involverad berörda verksamheter i förarbeten och förankringsprocess. Brister i samband med kommunikation av beslutet har gjort att besluten inte uppfattats eller förståtts. Chef saknar stödresurser vid genomförande av beslut som är komplexa eller kräver särskilda åtgärder. Enheter med sämre ekonomi kan få svårare att genomföra vissa beslut Rekommenderade åtgärder Utveckla Närhälsans ledningssystem utifrån en tydlig ledningsprocess som omfattar stegen Planering-Beredning-Beslut-Uppföljning-Förbättring. I beslutet och i den mån det är möjlig, sätta mål- eller styrtal som möjliggör uppföljning av beslut. I beslut ska ingå hur beslutet ska kommuniceras samt hur och när resultatet ska följas upp. Som en del i förbättringsarbete ska omprövning kunna göras av beslut som visat sig bristfälliga. Se till att representanter för berörda verksamheter blir involverade i god tid samt ge tid för förankring för att kunna ta hänsyn till lokala förutsättningar. Underlätta för chefer att finna information om fattade beslut samt styrdokument. I planeringsarbetet bedöma vilka resurser som kan behövas som stöd för chefer vid genomförande av beslut. Samordna införande så att inte flera förändringar riskerar att genomförs samtidigt i tid.

49 Datum Diarienummer PVV , PVB Sida 7 av 8 Använd fokusgrupper i ökad utsräckning som en del i planerings- och förankringsarbete. Fortsätt och utveckla APT-information från förvaltningsledningen e) Driftstörningar IT och telefonisystem samt bristande ITsupport påverkar patientverksamheten Resultat Avvikelser registrerade i MedControl har gåtts igenom. Det finns ett hundratal avvikelser som behandlar IT-avvikelser. Ett flertal av dessa avser driftsavbrott av olika slag. En stor grupp av driftstörningar beror på de äldre journalsystemens brister i de nyare tekniska miljöerna. Det kan konstateras att det funnits risker för brister i patientsäkerheten. Störningar inom telefonisystemen förekommer. Generellt sett är utsattheten med IP-telefoni större än med tidigare använd telefoniteknik. Bedömning De gamla journalsystem som använts inom Närhälsan har blivit alltmer sårbara och relativt sett än mer föråldrade allteftersom utvecklingen av de grundläggande tekniska miljöerna fortskridit. Övergången till ett modernt och gemensamt vårdinformationssystem kommer att minska driftstörningar som uppkommer beroende på förekomsten av gamla system i nyare miljöer. I samband med uppgradering av de grundläggande tekniska miljöerna skapas nya möjligheter att avtala om högre grundsäkerhet och kortare åtgärdstider. Störningar inom telefonisystemen är ytterst allvarliga för Närhälsans verksamheter i allmänhet och 1177 Vårdguiden på telefon i synnerhet. Den försämrade robustheten inom telefonin är ett resultat av en regionalt beslutad övergång till IP-telefoni. Mobiltelefoni kan i viss mån användas som reservlösning, men den denna teknik kan generellt inte användas tillsammans med de telefonilösningar som Närhälsan använder. Även mobilnäten drabbas ibland av driftstörningar. Arbetet när det gäller driftsavbrott måste inriktas på två områden: Dels att utforma miljöer så att avbrotten undviks, vilket i huvudsak är en uppgift för VGR IT. Närhälsans roll är att medverka till och träffa överenskommelser med en rimlig avvägning mellan robusta system, åtgärdstider och kostnader.

50 Datum Diarienummer PVV , PVB Sida 8 av 8 Närhälsans uppgift är också att tillse att reservrutiner/kontinuitetsplaner finns, är kända, användbara och tillräckliga. Rekommenderade åtgärder Övergången till modernt gemensamt vårdinformationssystem slutförs under Riskanalys och värdering av olika enheters utsatthet och behov när det gäller nätverksåtkomst görs. Denna värdering ska även omfatta reservel. Möjligheterna till förbättrade åtgärdstider vid driftsstörningar undersöks. Kontroll av förekomsten av och kvaliteten på reservrutiner och kontinuitetsplaner på Närhälsans enheter ska göras.

51 Sida 1 av 13 Bilaga 2 Rapport styrelse Datum/version Diarienummer PVV Stab Handläggare: Hans Lilja Telefon: E-post: hans.lilja@vgregion.se Förteckning över styrande dokument samt lagar och författningar m m. Syfte Detta dokument syftar till att ge en översikt av de lagar, författningar, samt regionfullmäktiges styrdokument, visioner och policyer inom Västra Götalandsregionen. Syftet är i första hand att underlätta för styrelserna att utifrån kommunallagen ta ansvar för den intern kontrollen och riskhantering. Observera att förteckningen är under utarbetande och kommer att uppdateras kontinuerligt i arbetet med plan för intern kontroll Omfattning och avgränsningar Lag och författning utgår från riksdagen respektive regeringen och utgör ett urval från regelverken som bedöms vara av betydelse för styrelsens ansvar enligt kommunallagen. Regionfullmäktiges styrdokument utgår från de som beslutas av RF Styrdokument kan även beslutats av Regionstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Överenskommelser och avtal ingår i det fall de beslutas av styrelserna. Ledningssystemet Arbete pågår inom Närhälsan för att utveckla nuvarande ledningssystem som en del i det koncernövergripande ledningssystemet. Länk till VGR pågående arbete med ledningssystem; Länk till förrteckning över regionfullmäktiges styrande dokument; Närhälsan geografi mottagning Postadress, postnummer postort, växeln

52 Dokumentstruktur (beslutat av Regionfullmäktige)