Sveriges Universitets- 2017-02-28 och högskoleförbund REV1 Minnesanteckningar från möte i SUHF:s expertgrupp för studieadministrativa frågor Mötet ägde rum den 27 januari 2017 på SUHF:s kansli, Stockholm. Närvarande ledamöter/adjungerade: Joakim Malmström, Cilla Häggkvist, Christopher Sönnerbrandt, Amanda Söderberg, Magnus Mörck, Linda Gerén, Tina Murray, Peder Tjäderborn. Tarmo Haavisto deltog via länk. Frånvarande ledamöter/adjungerade: Viveka Sahlberg, Susanne Wadsborn-Taube, Brita Lundh och Tina Josefson. Övriga deltagare: Mauritz Danielsson, Ladok-konsortiet (punkt 4) 1. Godkännande av dagordningen Dagordningen fastställdes. 2. Minnesanteckningar från föregående möte Inga synpunkter framfördes på minnesanteckningarna från mötet den 6 december. 3. Meddelanden och information Linda meddelade att SUHF sedan den 1 januari har en ny styrelse och en ny generalsekreterare, Anders Söderholm. Linda informerade om UKÄ:s bedömning av anmälan mot Stockholms universitet gällande obligatoriskt upprop, se http://www.uka.se/om-oss/publikationer-- beslut/tillsynsbeslut/tillsynsbeslut/2016-11-29-mojligt-att-inte-narvara-vid-upprop.html. Expertgruppen konstaterar att UKÄ:s bedömning gör att många lärosäten måste ändra sin hantering vad gäller antagning av reserv till kurs eller utbildning. Joakim rapporterade från förvaltningschefernas nätverksmöte i förra veckan. Anders Söderholm deltog i mötet. Vid mötet uppmärksammades Expertgruppens arbete, särskilt genomgången av SUHF:s rekommendationer inom det studieadministrativa området. Expertgruppen föreslog att Anders Söderholm bjuds in till ett kommande möte med Expertgruppen för diskussion om gruppens uppdrag, mm. Joakim tog upp konferensen Tillträde till högskolan hur vill vi att det framtida systemet ska se ut? som genomfördes den 15 december 2016. Innehållet och genomförandet var bra och många positiva kommentarer har kommit in efteråt. Linda meddelade att UHR har skickat ut agendan till mötet den 20-21 mars i Wien i Bolognaarbetsgrupp WG 2, om implementering. Linda fick i uppdrag att vidarebefordra agendan till Expertgruppen så att den som vill kan skicka kommentarer som UHR kan ta med till mötet. 1 (3)
Linda tog också upp en remiss från UHR av förslag till ändring i föreskrifterna om bilagan till examensbevis. SUHF har för avsikt att i sitt yttrande endast hänvisa till medlemslärosätenas svar. Expertgruppen ansåg detta vara rimligt då förslaget har karaktär av administrativ städning. 4. Ladok 3 Mauritz Danielsson lämnade en lägesrapport från Ladok 3-projektet. Överlag anser Mauritz att projektet går bra. Mauritz tog upp frågan om hur systemet ska hantera skyddsvärda personer. Troligtvis behövs juridisk hjälp för att hantera frågan. Frågan tas upp igen vid nästa möte. Mauritz presentation bifogas minnesanteckningarna. 5. Vidare undersökning om problem med tillgodoräknande efter utbytesstudier Linda berättade att den enkätundersökning som SUHF genomfört på Expertgruppens inrådan visar att endast ett fåtal studenter har haft problem med tillgodoräknande efter utbytesstudier. Frågan som ställdes till lärosätena var om de under de fem sista åren har haft några fall med studenter som har fullföljt det som står i deras Learning Agreement, har ansökt om tillgodoräknande och sedan inte fått allt tillgodoräknat. Sammanställningen är ännu inte helt klar. Linda fick i uppdrag att göra klart sammanställningen och skicka den till SUHF:s expertgrupp för internationaliseringsfrågor. Även Forum för internationalisering bör få ta del av sammanställningen. 6. Temamöte om doktorander Expertgruppen beslutade vid sitt möte i december 2016 att låta det inbokade expertgruppsmötet den 14 juni 2017 vara ett temamöte kring doktorander. Till planeringen för detta utsågs Christopher, Tina M., Cilla, Joakim och Linda. Expertgruppen lämnade några förslag till planeringsgruppen som kommer att träffas den 21 februari 7. Studieavgifter UKÄ har publicerat en kartläggning av studieavgifter, se http://www.uka.se/omoss/publikationer--beslut/rapporter/rapporter/2017-01-19-avgifter-och-snarig-byrakratihinder-for-utlandska-studenter.html. Expertgruppen menade att kartläggningen är väl genomförd och ett bra underlag inför workshopen om studieavgifter, se punkt 8. 8. WS om studieavgifter Christopher berättade att Internationaliseringsgruppen har fortsatt diskussionen om en workshop om studieavgifter. En planeringsgrupp har satts ihop av Joakim, Cilla, Christopher från Expertgruppen och Eva Malmström Jonsson, Per Nilsson och Tina M. från Internationaliseringsgruppen. Även Linda deltar i paneringen. Ett första planeringsmöte äger rum den 21 februari. Workshop tas upp igen vid Expertgruppens möte den 24 mars. Vid det laget är troligen direktiven för utredningen av internationalisering inom högskolan klara. 9. Bedömning av reell kompetens Susanne kunde inte delta varför punkten tas upp vid ett senare möte. I samband med detta berättade Tina M. att KTH troligen kommer att få ett uppdrag vad gäller bedömning av reell kompetens för Ericsson-anställda som drabbas av de nu aktuella neddragningarna. 2 (3)
10. Rapporter från andra grupper Magnus rapporterade från SUHF:s nationella bedömningsgrupp för antagning (NBA). Ett nytt förslag till arbetsordning har tagits fram. En fråga som har blivit aktuell är att det är extremt viktigt att de rekommendationer NBA tar fram är rättssäkra. En anledning till att detta är så viktigt är att rekommendationerna följs mycket noggrant inom den virtuella organisationen (vo). Christopher och Tina M. rapporterade från Internationaliseringsgruppen. Internationaliseringsgruppen har identifierat ett antal frågor som man har lämnat över till Expertgruppen (exempelvis Migrationsverkets önskan om att veta sista datum för registrering). Frågan tas upp på mötet den 24 mars. Tina M. rapporterade från sina överläggningar med Migrationsverket och UHR. Ett exempel på framsteg man nått under dessa överläggningar är att doktorander nu bara behöver söka förlängning av uppehållstillstånd vartannat år. En undersökning visar att Migrationsverkets utredningar i flera fall har visat avsaknad av studieavsikt varvid den sökande inte beviljas uppehållstillstånd. Peder rapporterade från Högskoleprovsgruppens möte den 26 januari. Vad gäller riskhanteringen diskuterades framför allt avtalet med PostNord för transport av provet. Joakim berättade att vid mötet i Samverkansgruppen SUHF-UHR den 8 december diskuterades möjligheten att tillgängliggöra alla doktorandkurser via UHR. Frågan kommer att diskuteras vidare. Andra frågor som togs upp rörde Ladok 3 och högskoleprovet. 11. Kommande möten Mötestiden för våren 2017 är: - 24 mars kl 9:30 12:30-14 juni kl 9:30 12:30, tema Doktorander Till hösten föreslås tre möten, kl 9:30 12:30. Alla möten äger rum på SUHF:s kansli men ledamot som önskar kan delta via adobe connect. 12. Övriga frågor Inga övriga frågor. 3 (3)
STUDIEADMINISTRATIVA EXPERTGRUPPEN Stockholm 2017-01-27
Status produktionssättning
3 KUNGLIGA KONSTHÖGSKOLAN Matat in stora delar av historisk data Årsredovisning gjord Kämpat för att lära sig Ladokbegrepp och arbetssätt Fortfarande inte använt hela systemet Terminsstart pågår Har inte ännu skördat frukten av allt arbete!
4 KUNGLIGA MUSIKHÖGSKOLAN Klarat av urval, årsredovisning och terminsstart! Inga akuta fel hittade men en del som behövts hanteras Ca 100 användare inne i systemet
5 KMHS PRODUKTIONSSÄTTNING - VI HAR ÅSTADKOMMIT Dokumenterat produktionssättningsstegen med rutiner Identifierat roller och nyckelkompetenser Etablerat arbetssätt mellan lärosäte/produktionssättningsteam/drift/support Förbättrat dokumentation vad gäller lärosätenas förberedelser Integrationerna till UHR och CSN på plats - etablerat bra arbetssätt och kontaktvägar till UHR och CSN Identifierat vad som ska testas under verifieringsperioden Etablerat hur gamla Ladok hanteras i samband med produktionssättning
6 MALMÖ HÖGSKOLA Planerad produktionssättning 22-28/3 Verifieringstester pågår Utbildning påbörjas i februari
7 FORTSATT UTRULLNING Ett par mindre lärosäten i maj Högskolan i Gävle slutet juni Mälardalens högskola början juli Från slutet av september till början av december: 2-3 lärosäten varannan vecka Första halvåret 2018-13 lärosäten
Skyddsvärda personer
9 SKYDDSVÄRDA PERSONER Ansats att fortsätta använda alias som i nuvarande Ladok Skyddet innebär att originalpersonnummer göms bakom ett fingerat interimsnummer tillsammans med valfri namnuppgift Ny förutsättning att studenten är gemensam och har en id-nyckel i gemensam persontjänst (NyA) Alias vid ett lärosäte => Alias vid alla berörda lärosäten
10 SKYDDSVÄRDA PERSONER, SCENARIE 1 Personen antas för första gången Ingen hänsyn behöver tas till tidigare studier eller andra lärosäten, ett preliminärt alias i NyA sätts i Ladok Beslut tas om alias ska behållas eller ej i Ladok Alias kan vara olika mellan Ladok och NyA
11 SKYDDSVÄRDA PERSONER, SCENARIE 2 Personen antas vid nytt lärosäte och har tidigare studier vid annat/andra lärosäten utan alias Ett preliminärt alias i NyA sätts i Ladok och ersätter befintligt personnummer. Studentens preliminära behov i nutid styr, vilket slår på befintliga studier även om de ligger bakåt i tiden och genomförts på annat/andra lärosäten Studenten kan bara ha ett alias som kopplas till originalpersonnummer Alias kan vara olika mellan Ladok och NyA Beslut tas i samråd om alias ska behållas eller ej i Ladok
12 SKYDDSVÄRDA PERSONER, TVEKSAMT ALTERNATIV Personen antas vid nytt lärosäte och har tidigare studier vid annat/andra lärosäten utan alias Om det finns skäl att inte ersätta befintligt personnummer kan ett interimspersonnummer tilldelas studenten och Alias läggas på detta. Detta innebär att en separat identitet upprättas vilket medför att meriter och överföringar inte kan ske till NyA. Ett icke rekommenderat alternativ.
13 SKYDDSVÄRDA PERSONER, DYRT ALTERNATIV Möjlighet att tilldela olika alias för olika lärosäten eller bibehålla personnumret vid något/några lärosäten kopplade till samma identitet i gemensamma persontjänsten (NyA)