Mötesprotokoll Datum: 2011-01-26 Tid: 17:15 Plats: P36 Närvarande: Erik Helander, Emilia Björe-Dahl, Petra Lange, Kristina Lam, Linda Gunnarsson, Nina Petrén, Tobias Gefors, Markus Engren, Andréas Göransson, Jacob Gunnefur, Cecilia Björsell, Helena Eriksson, Anna Persson 1. Mötets öppnande Erik Helander förklarade mötet öppnat. 2. Val av mötesordförande Erik Helander valdes till mötesordförande. 3. Val av sekreterare Petra Lange valdes till sekreterare. 4. Val av justeringsperson Kristina Lam valdes till justeringsperson. 5. Adjungeringar Anna Persson, revisor, adjungerades. 6. Fastställande av dagordningen Dagordningen fastställdes i sin helhet. 7. Rapporter och meddelanden Erik Helander, Ordförande Har varit på nämndmöte, haft möte angående organisationsnummer för MPiRE, haft möte med FM angående flyktplanen, haft lunchmöte med Emilia, haft utvecklingssamtal med styretmedlemmar samt deltagit i valpubm. Emilia Björe-Dahl, Vice Ordförande Har förberett inför Vintermötet, varit på nämndmöte och haft utvecklingssamtal med styrelsemedlemmar. Har haft möte med Erik, haft möte angående organisationsnummer för MPiRE, haft möte angående flyktplanen, haft lunchmöte med PubM och anordnat valpubm. Petra Lange, Sekreterare Har haft möte med AktU där framtida aktiviteter diskuterades. AktU ordnade Bokbytardag förra onsdagen. Nästa aktivitet kommer att äga rum den 26 februari.
Har haft möte med ansvarig på Tornet angående M-aktivas. Har skickat ut ett Save-the-date-mail till alla inbjudna. Har fått materialprover på årets mojäng. För en fortsatt diskussion och ska ta beslut om en beställning ska ske eller ej. Deltog i valpubm förra veckan och haft utvecklingssamtal. Sitter i Combitoret denna vecka. Kristina Lam, Kassör Har varit på nämndmöte, möte angående organisationsnummer till MPiRE samt möte angående flyktplanen. Har haft möte angående sponsorfakturor och haft möte om Embassadens ekonomi. Nina Petrén, MaFö Har varit på TvärMafU, där de gick igenom vad som händer i vår. Haft utvecklingsmedlem med en utskottsmedlem. Nu på onsdag ges det information om köttbullemissionering. Linda Gunnarsson, Näringslivsansvarig Har varit på valpubm, haft möte angående flyktplanen, haft möte med Academic Work om framtida samarbete samt har sammanställt och jämfört förra årets sponsorbokföring tillsammans med Kristina. Efter diskussion är Case-gruppen är inte längre ett utskott. Jacob Gunnefur, InfoChef Har gjort en teaser-bild till M-aktivas och tryckt affischer till vintermötet. Tobias Gefors, Webbansvarig Har haft möte med utskott och uppdaterat hemsidan. Cecilia Björsell, Internationellt Ansvarig Har varit på utvecklingssamtal, haft möte angående den internationella hemsidan, som såg bra ut. Har haft informationslunch om utomlandsstudier samt fixat en logotyp till Lacux, som ska sätta upp runt om på universitetet. Markus Engren, Intendent Har tillsammans med Kakisarna arbetat med Embassaden och har bytt ett bord i Stålkulan. Väskorna befinner sig ute på havet, kommer sista veckan i februari. M- bilen har fått nytt batteri. Andréas Göransson, Alumniansvarig Har haft möte med utskottet, fått sponsor till tidningen samt försökt få tag på Erik Torstensson angående föreläsning.
Helena Eriksson, Festmaskinist Har haft möte om flyktplanen, planerar nu KÖN och har satt upp affischer. 8. Uppföljning av föregående möte Föregående protokoll lades till handlingarna. 9. Byte firmanamn Något protokoll där beslut om namnändring har inte hittats. Styret fattade således ett officiellt beslut att byta namn på firman med organisationsnummer 822002-3215 från Maskinsektionen på Tekniska högskolan till Maskinteknologsektionen vid Linköpings universitet. 10. Ekonomisk information Gällande föregående års bokföring har det upptäckts ett par felaktigheter. Det gäller ett mindre antal fakturor från verksamhetsåret 2009/2010 som överförts till verksamhetsåret 2010/2011 i form av interimsfordringar. Då dessa pengar inkommit har de av misstag bokförts som sponsintäkter för verksamhetsåret 2010/2011. Detta belopp är totalt 109 015 kr. Då detta åtgärdas medför detta att föregående års sponsintäkter ändras från att vara 391 839 kr till att istället vara 282 824 kr. Detta medför således också att föregående års resultat korrigeras från 138 540 kr till 29 525 kr. Dessa felaktigheter har gjort att årets Styre inte arbetat efter rätt förutsättningar. Det bör dock inte medföra några större problem och Styret kommer nu fortsättningsvis göra sitt yttersta för att detta ska ha så liten påverkan som möjligt. Det är mycket svinn i Embassaden. Det har nu kört en testvecka och resultatet är att det fattas ungefär 50 % av intäkterna från godiset. Kakisarna kommer testa olika metoder för att få reda på var pengarna försvinner. Det diskuteras att även minska antal tidningar, ta bort ketchup och andra gratissaker. 11. Diskussionsforum Det beslutades att bjuda de 40 första på diskussionsforumet på Jochen och dricka. Jacob är ansvarig för mackorna och Markus fixar lokal och saft. Frågorna som ska diskuteras är huruvida Case-gruppen ska finnas, om sektionen vill ha en företagsmässa, reglemente och budget för MPiRE. Jacob är ansvarig för att sammanställa informationen om punkterna på ett informativt sätt.
12. Styrets maillista Förslag på att ta bort heltidsadjungerade från maillistan lades. Beslut att godta förslaget fattades. Gefors fixar så att de är borttagna från och med imorgon lunch samt meddelar de berörda. Om det är något som är av deras intresse så är Jacob ansvarig att se till att de heltidsadjungerade tar del av informationen. 13. Övriga frågor 13.1 Reglemente och budget för nästa år En workshop angående nästa års reglemente och budget ska hållas. Datum sattes till söndagen den 26 februari. Alla ansvarar för sina egna delar (post och utskott). För att ge kassören ett bra underlag och en bra översikt ska alla se över sina budgetar. Resultatet ska redovisas i detalj och skickas till Kristina senast den 19 februari. Emilia lägger upp en mall i dropboxen. 13.2 NSI Nöjd student index För att NSI ska vara giltigt så måste svarsfrekvensen vara över 50 %. Förra året var svarsfrekvensen 46 % på LiU. Därför har LiU skapat en tävling, där deltagar- och prispengar delas ut. Beslut fattades att Styret ska hjälpa till och marknadsföra denna undersökning. För pengarna som inkasseras köps det tårta till MTS-studenter. Marknadsföringen påbörjas 16-17 februari genom hemsidan, mail, facebook och information på föreläsningar. Cecilia ansvarar för att planera schema. Marknadsföring sker även vecka 11. 13.3 Förköp för sektionsaktiva Förslag lades att sektionsaktiva ska få förköp till Le Mans. Beslutet ligger på nya FM, men förslaget ansågs intressant och rimligt. 13.4 Informationsskifte FM har diskuterat hur synd det är att det inte finns mer samarbete mellan föreningarna och att det vore roligt om man gjorde någonting mer bra av stormötet. Till exempel vore det istället mer givande om Styret och FM sitter i ett klassrum och pratar. Det ska tittas närmare på vad man vill föra vidare och vad som är viktigast för de nya att veta. Som traditionen säger är det upp till tillträdande ordförande att arrangera detta, och detta är en diskussion som kommer föras vidare med denna. 14. Nästa möte Torsdag 2012-02-02 kl. 12:15 15. Mötets avslutande Erik Helander förklarade mötet avslutat.
Petra Lange, Sekreterare Erik Helander, Ordförande Kristina Lam, Justeringsperson