sid 1 av 13 Plats och tid Rådhussalen, klockan 09:00 11:00 Beslutande: Per-Ola Mattsson Ordförande (S) Annika Westerlund Vice Ordförande (S) Magnus Sandgren, t.o.m. del Ledamot (M) av 6 Anders Karlsson Ledamot (S) Tommy Strannemalm Ledamot (SD) Anders Englesson Ledamot (MP) Ola Persson Ledamot (C) Tyrone Svärdh Ledamot (L) Personalrepresentanter: Roger Bengtsson Övriga: Utses att justera: Daniel Wäppling, VD Ulrika Hägvall Lundberg, vice VD Erik Bergman, nämndsekreterare Annika Westerlund Paragrafer: 1 10 Justeringsdatum: Sekreterare Ordförande Justerande Erik Bergman Per-Ola Mattsson Annika Westerlund
sid 2 av 13 Innehållsförteckning 1 Fastställande av dagordning...3 2 Val av justerare...4 3 Nya rutiner för bolagens dokumenthantering samt rapportering till Stadsvapnet 2017/2821...5 4 Svar på uppföljande revision av bolagens protokoll 2017/3026...7 5 Preliminärt resultat 2017...8 6 Koncernbidrag...9 7 Aktieägartillskott Kreativum i Blekinge AB...10 8 Redovisning av protokoll från föregående sammanträde 2017/3437...11 9 Ny bolagsordning för Kreativum i Blekinge AB 2018/427...12 10 Offert på utredning om al fastighetsverksamhet 2017/4174...13
sid 3 av 13 1 Fastställande av dagordning :s beslut att lägga till punkten 10. Utredning av fastighetsorganisationen att därmed fastställa dagordningen
sid 4 av 13 2 Val av justerare :s beslut att utse Annika Westerlund att justera protokollet
sid 5 av 13 3 Nya rutiner för bolagens dokumenthantering samt rapportering till Stadsvapnet 2017/2821 :s beslut att uppdra bolagen att utveckla protokollen så att de lever upp till kraven att innehålla sammanfattningar och angivande av beslutsunderlag att respektive bolagsstyrelsen uppdras inkomma med utförliga tertialrapporter till Stadsvapnet att bjuda in bolagens sekreterare till utbildning Under 2016 genomförde PwC, på uppdrag av lekmannarevisorerna i respektive bolag, en granskning av beslutsunderlag och protokoll i den ala bolagskoncernen. Revisionen instämde i de slutsatser som PwC drog och underströk särskilt vikten av att bolagen följer ägardirektiven, i detta fall avseende beslutsunderlag och protokoll. Ernst & Young (EY) har genomfört en uppföljande granskning med i huvudsak samma utfall. Stadsvapnet beslutade 2017-02-27 8 om svar på revisionsrapporten, där det framgår att ett arbete initieras inom Stadsvapnet för att säkerställa samtliga bolags dokumenthantering så att den utförs på ett ändamålsenligt och transparent sätt. Däri ingår en korrekt hantering av protokoll och därtill hörande handlingar. Bolagen föreslås nu få uppdraget att skriva protokoll på ett sätt som motsvarar revisionens krav. Det innebär att protokollen ska innehålla: - Tydliga att-satser - Ändamålsenliga sammanfattningar - Angivande av beslutsunderlag. Protokollen ska inte vara beroende av och uppbyggda på ett system med generell hänvisning till bilagor. Protokollet ska i så stor utsträckning som möjligt kunna förstås utan att beslutsunderlaget finns tillgängligt. Vidare ska bolagsstyrelserna, i syfte att förbättra rapporteringen till Stadsvapnet och i förlängningen till styrelsen, till Stadsvapnet översända utförliga tertialrapporter där styrelsen avrapporterar aktuella frågor och beslut som fattats i styrelsen under tertialet. Till Stadsvapnet inkommande tertialrapporter bedöms av VD som sedan skriver en egen VD-rapport. Rapporten ska innehålla: - Bedömning av inkomna bolagsrapporter och analys av desamma - Framtidsbedömningar - Strategiska frågor - Prognoser - Samlad budget
sid 6 av 13 - Skatteoptimering - Uppföljning mot fullmäktiges mål VD:s rapport ligger sedan till grund för en rapport Stadsvapnets styrelse sammanställer och skickar till styrelsen för kännedom. Bolagens sekreterare bjuds in till utbildning för att säkerställa rutinernas genomförande, bolagens hantering och offentlighet- och sekretess, protokoll med mera. Genom förevarande beslut säkerställs bolagens dokumenthantering så att den är ändamålsenlig och transparent i förhållande till ägarna. Nämndsekreterare Erik Bergmans tjänsteskrivelse, 2018-01-14 Beslutet skickas till Karlshamns Hamn AB Karlshamnsbostäder AB Karlshamn Energi AB Karlshamnsfastigheter AB Kreativum i Blekinge AB Kommunstyrelsen
sid 7 av 13 4 Svar på uppföljande revision av bolagens protokoll 2017/3026 :s beslut att avge yttrande till revisionen Karlshamns s revisorer har, 2017-12-11, inkommit med rapport som uppföljning på tidigare revisionsrapport om bolagens protokoll m.m. Revisionen menar, sammanfattningsvis, att alltför lite har hänt sedan föregående granskning, att bolagen inte följer ägardirektiven och att avvägningen mellan offentlighet och affärssekretess inte adresserats i tillräcklig omfattning. Det är olyckligt att Stadsvapnets svar på revisionens rapporter, den första är inkommen 2016-04-19, har dröjt och Stadsvapnet medger att frågan inte har prioriterats i tillräcklig omfattning. Nu har dock beslut och åtgärder vidtagits i de frågor som revisionen adresserar. Under hösten har en arbetsgrupp tagit sig an frågan om bolagens dokumenthantering och återrapportering till Stadsvapnet med anledning av revisionens rapporter. Stadsvapnet har i beslut 2017-12-04 51 antagit förslag om upphävande av fullmäktiges beslut om gemensamma protokollsmallar m.m. för de ala bolagen (2017/4004). Vidare har Stadsvapnet i beslut 3 uppdragit dotterbolagen att utveckla protokollen så att de lever upp till revisionens krav samt förstärkt rapporteringen till ägaren. Fullständigt svar på revisionens frågor, bedömningar och rekommendationer anges i bilagt yttrande. Nämndsekreterare Erik Bergmans tjänsteskrivelse, 2018-01-14 Yttrande Svar på uppföljande revision av bolagens protokoll, 2018-01-14 Uppföljning av bolagens protokoll, inkommen 2017-12-11 Revisionsrapport 2017 Uppföljning bolagens protokoll, november 2017 Beslutet skickas till Revisionen
sid 8 av 13 5 Preliminärt resultat 2017 :s beslut att fastställa de preliminära resultaten att medge ordförande och VD att göra smärre justeringar av materialet Vice VD Ulrika Hägvall Lundberg redovisar skatteoptimering 2017. Skatteoptimering, 2018-01-28
sid 9 av 13 6 Koncernbidrag :s beslut att fastställa de preliminära koncernbidragen att medge ordförande och VD att göra smärre justeringar av materialet Vice VD Ulrika Hägvall Lundberg redovisar koncernbidrag 2017. Värdeöverföring, 2018-01-28
sid 10 av 13 7 Aktieägartillskott Kreativum i Blekinge AB :s beslut att ge Kreativum ett villkorat aktieägartillskott om 1 200 tkr Stadsvapnet förvärvade, på uppdrag av fullmäktige, innan årsskiftet Kreativum i Blekinge AB. Kreativum gör för 2017 ett negativt resultat och medel behöver tillskjutas för att resultatet ska kunna sättas till noll. Kreativum har sedan tidigare beviljats ett lån från Stadsvapnet om 2 000 tkr som genom detta aktieägartillskott kan minskas till 800 tkr. Beslutet skickas till Ekonomiavdelningen Kreativum i Blekinge AB
sid 11 av 13 8 Redovisning av protokoll från föregående sammanträde 2017/3437 :s beslut att redovisningen läggs till handlingarna Protokoll från sammanträdena 2017-12-04 och 2017-12-18 redovisas. Nämndsekreterare Erik Bergmans tjänsteskrivelse, 2018-01-14 Protokoll 2017-12-04 Protokoll 2017-12-18
sid 12 av 13 9 Ny bolagsordning för Kreativum i Blekinge AB 2018/427 :s beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att fullmäktige beslutar att fastställa ny bolagsordning för Kreativum i Blekinge AB Med anledning av att en förvärvat Kreativum i Blekinge AB har en ny bolagsordning tagits fram. Bolagsordningen överensstämmer med de krav som ställs på ett alt företags bolagsordning i allagen. VD Daniel Wäpplings tjänsteskrivelse, 2018-01-26 Bolagsordning för Kreativum i Blekinge AB Beslutet skickas till Kommunfullmäktige
sid 13 av 13 10 Offert på utredning om al fastighetsverksamhet 2017/4174 :s beslut att ge VD rätt att beställa rubricerad utredning till en maximal kostnad om 250 tkr VD har haft kontakt med EY om utredningen om ens fastighetsverksamhet. VD redovisar olika alternativ på hur utredningen kan specificeras utifrån att ens fastigheter nu är organiserade i en, i Karlshamnsbostäder och i Karlshamnsfastigheter. VD Daniel Wäpplings tjänsteskrivelse, Beslutet skickas till VD Daniel Wäppling