Uppföljning av Frösunda vård- och omsorgsboende år 2017

SID 1 (11) Uppföljning av Frösunda vård- och omsorgsboende år 2017 Bakgrund Verksamheten på Frösunda vård- och omsorgsboende drivs av Attendo Care i egenregi. Frösunda har 40 lägenheter uppdelade på fyra våningar. Verksamheten har inriktningarna omvårdnads-boende och boende för personer med demenssjukdom. Omvårdnadsboendet har två våningar med elva boende vardera, totalt 22 boende. Boendet för personer med demenssjukdom har två våningar med 9 boende vardera, totalt 18 boende. Vid uppföljningstillfället bor 23 solnabor på Frösunda. Staben för kvalitetsutveckling genomför årliga uppföljningar av verksamheten. År 2017 gjordes en avtalsuppföljning som omfattade granskning och genomgång av 11 kriterier; ledning och organisation, personal, samverkan, kvalitetsutveckling, ledningssystem, social dokumentation, självbestämmande, integritet, bemötande, aktiviteter och fritidsintressen samt säkerhet. Verksamheten har fått svara på en enkät som innehöll frågor kring de ovanbeskrivna kriterierna. Uppföljningen ska återge en så heltäckande bild som möjligt av verksamhetens följsamhet mot avtal därför har enkätsvaren kompletterats med följande: Uppföljning av utvecklingsplan för 2017 Observation av måltidssituationen Granskning av verksamheternas arbete med fokusområdena Samtal med personal Granskning av socialdokumentation Granskning av verksamhetens arbete med att säkerställa insatserna nattetid Brukarundersökningens resultat 2017 Uppföljningsbesöket var föranmält och genomfördes den 20 november. Rutiner för introduktion av nyanställda, extern samverkan, mottagande av ny boende, för hot och våld samt utbildningsplan för 2017 har begärts in och granskats. Personaltäthet har räknats utifrån de uppgifter som verksamheten har lämnat in. Verksamhetschefen har tagit del av rapporten och fått möjlighet att rätta till eventuella faktafel. SOLNA STAD info@solna.se Organisationsnummer 171 86 Solna Telefon 08-734 20 00 212000-0183 Besöksadress Stadshusgången 2 Fax 08-83 64 63 www.solna.se annika.wiechel@solna.se

SID 2 (11) Uppföljningsresultat Redovisningen nedan baserar sig på enkätsvar, redovisade åtgärder enligt utvecklingsplan, verksamhetens inrapportering av fokusområden, dialog med verksamhetschef, personal och boende, måltidsobservation samt granskning av den sociala journalen. Ledning och organisation Verksamheten har en tydlig ledningsstruktur med tydlig ansvarsfördelning. Verksamhetschefen har till sin hjälp en samordnare som ansvarar för att säkerställa bemanningen. Sjuksköterskor har arbetsledaransvar för sina respektive plan. Tydlig ansvarsbeskrivning finns. Sjuksköterskorna arbetar vardagar till kl. 21:15 och helger till 19:00. Övrig tid ansvarar mobila teamet för hälso- och sjukvården på boendet. Arbetsterapeut och fysioterapeut finns en dag i veckan i verksamheten. Vid chefens frånvaro kvällar och helger är alltid tjänstgörande sjuksköterska som har ansvar för den dagliga driften. Övrig tid är det mobila teamet som har arbetsledaransvaret. Verksamheten har sett över schemat under 2017 och i samband med ändringen omplacerades 5 omvårdnadspersonal på andra verksamheter inom Attendo. Personal och utbildning Bemanning Enligt avtal ska vård- och omsorgsbemanningen inklusive operativ arbetsledning vara minst 0,85. Vidare ska det finnas legitimerade sjuksköterska på plats årets alla dagar mellan 07 21. Enligt inlämnat täthetsschema har Frösunda en minimibemanning på 0,77. Dessutom arbetar sjuksköterskan till kl. 19 på helger. All personal har en tillsvidareanställning. 85 % av omsorgspersonal har undersköterskekompetens. En omvårdnadspersonal har demensspecialistutbildning. Det finns en tydlig checklista för introduktion av nyanställda. I dags läget följs inte den nyanställdes introduktionen upp enligt rutin. Verksamhetschefen avser att se över checklistan då den innehåller många punkter som man inte hinner gå igenom på två dagar. Det finns dokumentationsombud, kostombud, palliativ ombud, aktivitetsombud samt miljö och hygienombud med särskilt ansvar för att stödja sina kollegor samt utföra egenkontroller av respektive ansvarsområde. Verksamheten har sett över mötesstrukturen och anordnar regelbundna träffar med de olika ombuden i verksamheten för att ge dem stöd i deras specifika uppdrag. Verksamheten har inte upprättat kompetensutvecklingsplan för varje medarbetare. Vid medarbetarsamtal upprättas en individuell kompetensutvecklingsplan för de medarbetare

SID 3 (11) som bedöms behöva utvecklas i ett eller flera områden. I dessa fall följer verksamhetschef kontinuerligt upp planen. Utbildningsplanen har följts till stor del. På grund av byte av larmsystem och lönesystem har vissa utbildningar inte kunnat erbjudas enligt plan. Den årliga brandutbildningen fick flyttas fram i tid. All personal har deltagit i webbutbildningar såsom Demens ABC och Demens ABC+, livsmedelshygien och nationella värdegrund inom äldreomsorg. Ca 85 % av nyanställda har undersköterskeutbildning. Verksamhetens mötesstruktur har utformats för att främja personalen och boendes delaktiga i kvalitets- och verksamhetsfrågor. Synpunkter från de boende fångas på boenderåd och förs vidare till våningsmöten där förslag till förbättringsåtgärder tas fram. Åtgärderna följs upp på kvalitetsråd och återkopplas till alla på APT. Det är inte obligatoriskt att delta i arbetsplatsträffarna men alla som vill, får delta. Enligt verksamhetschef kommer våningsmötena att vara obligatoriska för berörda medarbetare fr.o.m. 2018. Kvalitetsutvecklarens kommentar Verksamheten ska omgående inkomma med en åtgärdsplan för att säkerställa att bemanningskravet uppfylls. Verksamheten ska upprätta en individuellkompetensplan för varje medarbetare för att säkerställa att all medarbetare har den kompetens som behövs för att klara av uppdraget. Samverkan Verksamheten har rutin för samverkan och identifierat flera interna och externa samarbetspartners. Överrapportering mellan yrkeskategorierna fungerar väl. Information mellan hälso- och sjukvårdspersonal och omvårdnadspersonal sker via verksamhetssystemet Safe doc, muntliga rapporter samt teammöten. Personalen känner att det finns förutsättningar att ta del av muntlig och skriftlig rapport vid varje arbetspass. Verksamheten har i stor utsträckning kunnat delta på möten och utbildningar som beställaren har bjudit in till. Kvalitetsutvecklarens kommentar: Rutin för samverkan finns men behöver kompletteras för att tydliggöra när och hur samverkan med överförmyndarenheten ska ske.

SID 4 (11) Ledningssystem Kvalitets- och utvecklingsarbete Verksamheten genomför egenkontroller i en rad olika områden, däribland social dokumentation och basala hygienrutiner, livsmedelshygien, brand och läkemedel. Dataloggar kontrolleras varje månad för att uppmärksamma obehöriga inloggningar. Rutiner All personal har ett eget mailkonto dit information och minnesanteckningar skickas för påläsning. Verksamhetschef kommer under 2018 att begära läskvitto för att försäkra sig om att medarbetaren har tagit del av informationen. Personal vet var rutinerna finns och får information om de nya rutinerna på APT, våningsmöten. Verksamheten har uppdaterat alla sina rutiner och reviderat rutiner för läkemedelshantering, nyckelhantering och in- utflytt. Riskanalys och egenkontroller Verksamheten har en aktivitetsplan för egenkontroller. Under 2017 har riskanalyser gjorts med anledning av omorganisation, ändring i schemat samt byte av larmsystem. Utredning av avvikelser Det finns en tydlig rutin för avvikelserapportering. Enligt personal är verksamhetschefen noga med att informera om avvikelserna och vidtagna åtgärder på de olika mötesformer. Antalet avvikelser har ökat men verksamhetschefen tycker att det finns ett mörkertal då personalen helst undviker att skriva avvikelse av lojalitetsskäl. Personalen får skriftlig information om lex Sarah bestämmelserna i samband med introduktion, på APT samt vid det årliga medarbetarsamtalet. Dessa åtgärder förefaller vara otillräckliga då personalens kunskap om vad som faller under bestämmelserna om lex Sarah visade sig vara bristfällig. Fram till uppföljningstillfället har verksamheten inte anmält någon lex Sarah till beställarens nämnd. Kvalitetsutvecklarens kommentar: Verksamheten behöver säkerställa att alla medarbetare känner till bestämmelserna i lex Sarah. Synpunkter och klagomål Det finns en tydlig rutin för synpunkts- och klagomålshantering. Blankett avsedd för klagomål och synpunkter finns på enheterna. Den nyinflyttade får information om rutinen i samband med inflytt och vid vårdplaneringen. De boende har möjlighet att framföra sina synpunkter muntligt till personalen, muntligt och skriftligt till verksamhetschefen samt vid Boråd. De boende som kvalitetsutvecklaren samtalade med har inte behövt lämna några synpunkter och klagomål till verksamhetschefen

SID 5 (11) då de känner att de kan direkt ta det med personalen. Verksamhetschefen skickar ut avsedd blankett för synpunkter och klagomål till anhöriga ihop med veckobreven. Enligt brukarundersökning vet 73 % vart de ska vända sig med synpunkter och klagomål. Personalen känner en viss osäkerhet kring hur muntligt framförda klagomål och synpunkter ska hanteras. De personal som kvalitetsutvecklaren samtalade med uppger att de får information om inkomna klagomål och avvikelser. De känner sig delaktiga i avvikelsehanteringsprocessen dvs. analyserar orsak och verkan samt föreslår förbättringsåtgärder. De får återkoppling om hur avvikelserna och synpunkterna har hanterats. Kvalitetsutvecklarens kommentar: Verksamheten behöver upprätta en rutin för hur muntligt framförda klagomål ska hanteras. Social dokumentation Rutiner Samordnaren har under 2017 ansvarat för att kvalitetssäkra innehållet i den sociala dokumentationen. Under 2018 kommer dokumentationsstödjarna på varje våning att ansvara för egenkontrollen. Upprättande av genomförandeplan sker med hjälp av en mall. Verksamheten använder Safe doc för dokumentation. Enligt rutin ska all personalen dokumentera och ta del av senaste anteckningarna i samband med skiftbyte. Enligt verksamheten framgår det av loggkontrollerna om en medarbetare inte har varit aktiv i att ta del av anteckningarna. I dessa fall påtalas detta för medarbetaren. En aktuell genomförandeplan skrivs ut och finns i boendes pärm. Genomförandeplaner, bemötandeplaner och löpande anteckningar Fem genomförandeplaner samt tillhörande anteckningar granskades. Samtliga genomförandeplanerna var uppdaterade. Uppdatering görs alltid tillsammans med den enskilde. Det framgår också tydligt vad den enskilde önskar göra på sin egentid och vid utevistelse. Det erbjuds aktivitet enligt den enskildes önskemål. Egentid erbjuds och verksamhetschefen beviljar extra tid för att möjliggöra genomförandet. Av genomförandeplanen framgår det tydligt om den enskilde använder larm, har GPS eller har rörelselarm. I intervju med de boende framkommer att de får den hjälp de behöver. Dock händer det att den enskilde behöver vägleda vikarien i hur hjälpen ska ges. Detta förekommer dock inte så ofta då det råder hög personalkontinuitet på våningen. Ett av verksamhetens fokusområde är att följa upp den enskildes upprättade bemötandeplan. Verksamheten har arbetat fram ett strukturerat arbetssätt för att ta fram bemötandeplaner utifrån BPSD registrering och ser till att planen följa upp. Enligt egenkontrollsrapporten som lämnas in till staben för kvalitetsutveckling, har uppföljningarna skett i varierande grad på de olika enheterna. Under sommaren uteblev uppföljning av bemötandeplanen då ordinariepersonal inte tjänstgjorde.

SID 6 (11) Information om den enskildes kommunikativa förmåga och den enskildes delaktighet i upprättande av genomförandeplanen behöver förbättras. Löpnade anteckningarna innehöll information som i vissa fall inte var väsentlig, t.ex. om vilka som har besökt den enskilde och vilka aktiviteter den enskilde har deltagit i. Det förekommer värdeord såsom mycket, lite och arg i anteckningarna. Dokumentation av insatser som avviker från genomförandeplan görs men oklart om det görs tillräckligt regelbundet och systematiskt. Dokumentation om händelse av vikt saknade i vissa fall åtgärd och uppföljning. Det förekommer en del dokumentation av hälso- och sjukvårds karaktär i social dokumentation. Kvalitetsutvecklarens kommentar Kvalitetsutvecklarens bedömning är att innehållet i den sociala dokumentationen behöver utvecklas och förbättras så att dessa utgör ett kvalitativt underlag inför uppföljning och utvärdering av måluppfyllelsen. Verksamheten behöver säkerställa att bemötandeplaner är kända och följs av all personal. Kvalitetssäkra insatserna nattetid Som ett led i att kvalitetssäkra nattinsatser har varje boende tilldelats en kontaktman även nattetid. Den enskildes önskemål och hjälpbehov nattetid dokumenteras tydligt i genomförandeplanen. Verksamheten har inte tillgång till tidmätningssystemet Mobipen. Verksamhetschefen kommer under 2018 arbeta fram ett arbetssätt för att säkerställa att de boende får en individanpassas hjälp nattetid. Kvalitetsutvecklarens kommentar: Verksamheten behöver säkerställa att den enskilde får den hjälp hen behöver nattetid. Självbestämmande och integritet, anhörigstöd Varje boende har en utsedd kontaktman och vicekontaktman. Den boende får information om att det finns möjlighet att byta kontaktman. Vice kontaktman tar vid ansvaret när kontaktmannen inte tjänstgör. Tillgänglighet, delaktighet och kommunikation Verksamheten har en skriftlig, lokal rutin för mottagande av ny boende. Den boendes önskemål om kontakt med anhöriga dokumenteras i genomförandeplanen. Kontaktman kontaktar anhöriga minst en gång per månad om inget annat är överenskommet.

SID 7 (11) Information om tillfälliga förändringar sker muntligt och även skriftligt till de boende samt anhöriga. Verksamhetschefen skickar veckovis ut information om verksamhetsförändringar såsom personalbyte, ändring av meny eller om en viss aktivitet inte har kunnat genomföras. De boende som deltog vid samtal var nöjda med den information som personalen lämnar men önskade en förbättring när det gäller information om nya vikarier. Den senaste brukarundersökningen visar att 90 % av de svarande upplever att de får information om tillfälliga förändringar. Motsvarande resultat för 2016 var 38 %. 86 % av de boende upplever att personalen har tillräckligt med tid för att utföra arbete 73 % anger att de kan påverka vid vilka tider man kan få hjälp. Anhörigstöd Sjuksköterska upprättar en kommunikationsplan i samråd med anhöriga. Av planen framgår när anhöriga önskar blir kontaktad och om vilka frågor. Efterlevnadssamtal erbjuds. Verksamheten hänvisar till Solna stads anhörigkonsulent eller andra relevanta föreningar. Verksamheten anordnar 4 anhörigträffar per år. Verksamheten saknar skriftlig rutin för hur stöd till anhöriga ska utformas. Kvalitetsutvecklarens kommentar Lokal rutin för stöd till anhöriga i enlighet med Socialstyrelsens rekommendation, behöver tas fram. Verksamheten behöver kartlägga vilka stöd som anhöriga kan behöva för att vid behov kunna stödja dem enskilt eller i grupp. Bemötande, värdegrund Enligt brukarundersökningen är 100 % av de svarande nöjda med personalens bemötande. Innebörden av Attendos värdeord, kompetens, engagemang och omtanke har tidigare år diskuterats på APT men enligt personalen har detta inte skett under 2017. Tanken är att medarbetarna på respektive avdelning reflekterar två och två över hur veckan gått, vad som fungerat bra och vad som kan förbättras. Reflektionen antecknas i en reflektionsbok och följs upp i samband med omvårdnadsmöte med sjuksköterska och verksamhetschef. Vid varje våningsmöte tas reflektionsboken med och medarbetarna tar upp vad man reflekterat kring och en dialog förs om tankarna och eventuella åtgärder. Verksamheten planerar att under 2018 använda sig av Attendos värdekort för att få igång en diskussion om värdeorden. Vid varje APT får tre medarbetare dra vars ett kort ur värdeleken, värdeorden Engagemang Omtanke och Kompetens. De medarbetare som är med vid APT för en dialog om respektive värdekort. Mat och måltider Frösunda har mat och dryck som profil. Under 2017 har förbättring av måltidssituationen varit ett fokusområde. Som ett led i förbättringsarbetet övergick Frösunda i början av 2017 från att erbjuda två alternativ till ett. Detta för att minska konflikten kring valmöjligheten.

SID 8 (11) Verksamheten har fräschat upp matsalen med bl.a. nya dukar och porslin. Regelbundna måltidsobservation sker och återkoppling sker till personalen. De boendes synpunkter om matens smak fångas upp och framförs till samordnaren som är ansvarig för beställning av mat. Verksamhetschefen närvarar vid Måltidsråd som erbjuds en gång i månaden. De boende svarar på frågan om hur maten smakar via en Happy or notmaskin. Sjuksköterskor, verksamhetschef deltar regelbundet vid måltider. Menyer eller recept revideras i fall de boende inte är nöjda. Personalen ledsagar de boende som vill äta ute på restaurang. Det framkom i samtal med boende att de är nöjda med maten och tycker att maten har blivit godare. Det har dock hänt att en boende som inte tycker om lever inte hade erbjudits något annat alternativ utan fått äta enbart potatismos och sås till lunch. Enligt verksamhetschef ska det erbjudas annat alternativ när den boende inte tycker om maten. I avtalsuppföljnigen ingår att observera måltidssituationen på en våning. På den våningen tillämpades karottservering. De boende som behövde hjälp med maten fick hjälp av en personal. Omsorgsmåltid tillämpades. Det fanns flera sorter dryck att välja mellan. Efterrätt och kaffe serverades efter avslutad lunch. Personal satt med vid måltiden och hade ett naturligt umgänge med de boende. Förkläde användes vid tillagning av maten. Sammanfattningsvis upplevdes måltidssituationen som en trevlig och avslappnad stund och det rådde ett gott samspel mellan personal och de boende. Egenkontroll av livsmedelshygienrutiner sker enligt rutin. Enligt brukarundersökningen tycker 85 % att maten smakar bra jämfört med 67 % årets innan samt att 85 % upplever att måltiderna är en trevlig stund jämfört med 58 % år 2016. Kvalitetsutvecklarens kommentar Verksamheten ska informera medarbetarna om att alternativ rätt ska erbjudas i de fall en boende inte tycker om dagens rätt. Aktiviteter och utevistelser Verksamheten har en aktivitetsvärdinna på heltid som är anställd med stöd av stimulansmedel från staten. Aktivitetsvärdinnan träffar den nyinflyttade för att fånga upp dennes önskemål och intressen om aktiviteter. Önskemålen dokumenteras i genomförandeplanen. Hon anordnar samtliga aktiviteter som erbjuds under vardagar. I samtal med boende framkommer att de är nöjda med aktivitetsutbuden. Promenader och utflykter till shoppingcenter erbjuds.

SID 9 (11) Enligt brukarundersökning 2017 har de boendes nöjdhet med aktiviteterna ökat från 47 % till 89 %. Frösunda har lyckats förbättra resultatet gällande möjlighet till utevistelse från 42 % till 77 %. Säkerhet Tystnadsplikt och sekretess Verksamheten har rutin för tystnadsplikt och sekretess. All personal skriver under denna när de har läst information om tystnadsplikt och sekretess. Personalen känner till vad inre och yttre sekretess innebär. Verksamheten utför kontinuerliga loggkontroller. Timanställda och inhyrd personal får behörighet enbart för just den aktuella arbetsdagen. Nyckelhantering Det sker månatliga kontroll av hantering av nycklar. Personalen signerar varje gång en nyckel tas ut ur medicinskåpet. Privata medel Verksamheten hanterar i undantagsfall privata medel. Sjuksköterska ansvarar för att hantera pengar som lämnas av anhöriga. Det finns rutin för hantering av privata medel och varje uttag och insättning hanteras enligt rutin. Trygghetslarm Samtliga lägenheter är försedda med trygghetslarm. Frösunda moderniserade larmsystemet i början av 2017. Information om trygghetslarm och skyddsåtgärder dokumenteras i den sociala dokumentationen dock under olika rubriker vilket kan försvåra spårbarheten. Det görs alltid en individuell bedömning av vilken typ av trygghetslarm som skulle på bästa sätt främja den enskildes trygghet. Kvalitetsutvecklarens kommentar Verksamheten behöver upprätta en rutin för var och hur larm och begränsningsåtgärder ska dokumenteras och följas upp samt säkerställa att den enskildes önskemål vid varje tillfälle ska efterfrågas och respekteras.

SID 10 (11) Brukarundersökningens resultat Område Andel positiva svar för Frösunda enligt ÖJ 2016 Andel positiva svar för Frösunda enligt ÖJ 2017 Bemötande 91 100 91 Trygghet 90 100 85 Förtroende för 82 93 82 personal Besväras sällan 44 40 41 av ensamhet Möjlighet till utevistelse 42 77 61 Genomsnitt positiva svar för Solna enligt ÖJ 2017 Individuell uppföljning 2017 1 Redovisas ej Tillräckligt med tid 57 86 75 Måltidssituation 58 85 68 Möjlighet att 59 73 64 påverka vilka tider man får hjälp Sammantaget nöjdhet 84 100 83 1 Under 2017 har genomförts två individuppföljningar på Frösunda vilket ger ett otillräckligt underlag för att möjliggöra en jämförelse med resultatet från brukarundersökningen.

SID 11 (11) Sammanfattande bedömning Frösunda är en väl fungerande verksamhet där 100 % av de boende är nöjda med personalens bemötande, är nöjda med boendet och känner sig trygga. Det har skett en förbättring i samtliga områden enligt senaste brukarundersökning. Verksamheten arbetar systematiskt med att förbättra verksamheten där samtliga förändringsåtgärder utgår från brukarnas behov och önskemål. Kvarstående förbättringsområden utifrån uppföljning Verksamheten ska: Vidta åtgärder för att säkerställa att Solna stads bemanningskrav enligt gällande avtal uppfylls. Upprätta en individuellkompetensplan för varje medarbetare för att säkerställa att all medarbetare har den kompetens som behövs för att klara av uppdraget. Förbättra medarbetarnas kunskap om bestämmelserna i lex Sarah. Säkerställa att den enskilde får den hjälp hen behöver nattetid. Upprätta en rutin för hur och var larm och begränsningsåtgärder ska dokumenteras och hur dessa följs upp Upprätta rutin för hur och när samverkan med överförmyndarenheten ska ske. Utveckla innehållet i den sociala dokumentationen Säkerställa att bemötandeplaner upprätts och följs av all personal Ta fram en skriftlig rutin för stöd till anhöriga Säkerställa att den enskilde blir erbjuden en alternativ maträtt i de fall denna tackar nej till dagens rätt. Upprätta en rutin för hur muntligt framförda klagomål ska hanteras. Verksamheten ska revidera sin utvecklingsplan utifrån denna uppföljningsrapport. Utvecklingsplanen samt ett nytt täthetsschema ska vara Omvårdnadsförvaltningen tillhanda senast den 15 februari 2018. Mona Zakeri Kvalitetsutvecklare