Miljöenheten Göteborgs universitet 2012-06-14 Underlag för beslut om projektanslag AVVIKELSER OCH AVVIKELSEHANTERING Göteborgs universitet är certifierat enligt ISO 14001. Inom denna finns krav för att hantera så kallade avvikelser. Avvikelser är frånsteg från lag- eller standardkrav eller egna rutiner som upprättats inom miljöledningssystemet. Det kan även vara rena förbättringsförslag. Avvikelser uppkommer i samband med interna och externa miljörevisioner men kan även komma från verksamheten. Såhär ser kravet ut i ISO 14001 som gäller avvikelser: 4.5.3 Avvikelse, korrigerande och förebyggande åtgärder Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för att hantera inträffade eller tänkbara avvikelser och för att vidta korrigerande och förebyggande åtgärder. Rutinerna skall ange krav för att: a) identifiera och korrigera avvikelser och vidta åtgärder för att mildra deras miljöpåverkan; b) undersöka avvikelser, identifiera vad som har orsakat avvikelserna och vidta åtgärder för att förhindra att avvikelserna upprepas; c) utvärdera behov av åtgärder för att förhindra avvikelser och vidta lämpliga åtgärder för att förhindra att avvikelserna inträffar; d) dokumentera resultaten av korrigerande och förebyggande åtgärder; e) granska effekten av korrigerande och förebyggande åtgärder; Varje åtgärd skall vara ändamålsenlig i förhållande till problemens storlek och den miljöpåverkan som har uppstått. Organisationen skall säkerställa att varje nödvändig förändring av dokumentationen av miljöledningssystemet görs. För att behålla miljöcertifikatet genomgår GU årligen externa miljörevisioner av certifieringsorganet SP. Mindre avvikelser som uppkommer under miljörevisionerna ska åtgärdas och beskrivning av hur detta ska göras rapporteras till SP inom sex veckor från det att avvikelserna utfärdats. En mindre avvikelse som inte åtgärdas kan komma att uppgraderas till en större avvikelse. Om denna inte åtgärdas på av SP godkänt sätt kan det leda till att certifikatet upphör. AKTUELL SITUATION GÄLLANDE STOR AVVIKELSE GU har under flera år haft diskussioner med SP om hur avvikelser eller förbättringsförslag som kommer från verksamheten hanteras vid universitetet. Problemet är att mycket få förbättringsförslag dokumenteras och hanteras systematiskt. Utdrag ur avvikelse från april 2012:
Avvikelserapporteringen på GU är bristfällig. Det rapporteras över lag mycket få avvikelser. Några enstaka rapporteras på vissa fakulteter, men på institutionsnivå rapporteras få eller inga Om det finns ett lättillgängligt och allmänt känt verktyg för att rapportera in förbättringsförslag (inklusive avvikelser, incidenter, mm.) så kan många förbättringsidéer bli verklighet genom att bli föremål för analys och beslut om åtgärder Bristande avvikelserapportering skrevs som en mindre avvikelse vid förra revison. Det har även skrivits avvikelser på detta vid tidigare revisioner samt nämnts i flera rapporter GU har besvarat detta med att vi planerar ett gemensamt system för incidenthantering dit avvikelser och förbättringsförslag kan rapporteras in. Detta har dock inte kommit till stånd. Vid revisionen i april 2012 uppgraderades detta till en stor avvikelse. Anledning till att detta är en större avvikelse är att - avvikelsen är återkommande - personalens medvetenhet om egna rutiner är bristfällig - egna rutiner följs ej - standardkrav följs ej. GU:s tidigare hantering av avvikelsen har varit att undersöka möjligheter för ett gemensamt incidenthanteringssystem där händelser gällande säkerhet, arbetsmiljö och miljö kan rapporteras. Projektmedel för detta söktes för innevarande år men ansökan avslogs. Revisorerna på SP ser detta som en möjlig lösning men godtar inte ett löfte om att titta närmare på detta för eventuell implementering 2013 utan vill se ett påskrivet beslut. Ett beslut för projektmedel till ett gemensamt incidenthanteringssystem är alltså avgörande för att GU får behålla sitt miljöcertifikat. Komplettering behöver inrapporteras till SP omgående för att GU ska erhålla åtgärdsaccept för den externa miljörevisionen i april 2012. Se bilaga med stor avvikelse, åtgärdstext samt kompletteringskrav från SP. Eddi Omrcen 2012-06-14 Miljöchef Göteborgs universitet
SAMMANSTÄLLNING ÖVER AVVIKELSER OCH ÅTGÄRDER Företag Datum Sida Göteborgs Universitet 2012-06-19 1(4) Revisionsdatum 2012-04-19..2012-04-20 Typ av revision: SS-EN ISO 14001:2004: Uppföljande revision EMAS, EG Förordning nr 1221/2009: Uppföljande revision SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post Detta dokument får endast återges i sin helhet, om inte SP i förväg skriftligen SP Box 857 501 15 Borås Västeråsen Brinellgatan 4 504 62 Borås 010-516 50 00 033-13 55 02 info@sp.se godkänt annat.
SAMMANSTÄLLNING ÖVER AVVIKELSER OCH ÅTGÄRDER Företag Datum Sida Göteborgs Universitet 2012-06-19 2(4) Revisionsdatum 2012-04-19..2012-04-20 AvvikelseId: BN1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.3] EMAS, EG Förordning nr 1221/2009[Bilaga III] Klassning: Större Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Övergripande för GU. Se tidigare avvikelse GB4. Avvikelserapporteringen på GU är bristfällig. Det rapporteras över lag mycket få avvikelser. Några enstaka rapporteras på vissa fakulteter, men på institutionsnivå rapporteras få eller inga. Vid interna och externa revisioner rapporteras avvikelser på exempelvis brister i kemikaliehantering, oförmåga att använda kemikaliedatabasen KLARA, bristfällig märkning av brukslösningar och slask, okunskap om vilka rutiner som gäller för vad som får hällas ut i avloppen m.m. Andra avvikelser som borde rapporters är bristande resurser (tid) för miljöansvariga för miljöarbetet, flera olika blanketter för samma sak, otydlighet vad gäller förvaring av farliga (primärt dödskallemärkta) kemikalier m.m. Under revisionen har dessutom ofta uppkommit resonemang om hur man kan förbättra ledningssystemet eller verksamheten, men ofta har det stannat vid diskussioner. Det finns exempelvis önskemål i verksamheten på Sahlgrenska om att få "mer hjälp" av Miljöenheten. Det finns på flera fakulteter och institutioner olika önskemål och idéer som behöver komma fram och med fördel kan rapporteras som förbättringsförslag. Om det finns ett lättillgängligt och allmänt känt verktyg för att rapportera in förbättringsförslag (inklusive avvikelser, incidenter, mm.) så kan många förbättringsidéer bli verklighet genom att bli föremål för analys och beslut om åtgärder. Bristande avvikelserapportering skrevs som en mindre avvikelse vid förra revison. Det har även skrivits avvikelser på detta vid tidigare revisioner samt nämnts i flera rapporter. GU går miste om ett viktigt verktyg i sitt förbättringsarbete. Detta är en större avvikelse för att - avvikelsen är återkommande - personalens medvetenhet om egna rutiner är bristfällig - egna rutiner följs ej - standardkrav följs ej.
SAMMANSTÄLLNING ÖVER AVVIKELSER OCH ÅTGÄRDER Företag Datum Sida Göteborgs Universitet 2012-06-19 3(4) Revisionsdatum 2012-04-19..2012-04-20 Åtgärd ver. 1: 2012-05-31 Avvikelsens orsak och utbredning är: Avvikelsen omfattar hela universitetet och beror på: 1. Att det inte finns något strukturerat system för hantering av avvikelser, och 2: Att det råder brist på förståelse i verksamheten för varför rapportering av avvikelser ska ske, när man lätt kan hantera problemen snabbt och på plats där de dyker upp. Korrigerande och förebyggande åtgärd är: Miljöchefen har i kommunikation med förvaltningschefen och säkerhetschefen påtalat vikten av att ha ett gemensamt avvikelse- och incidenthanteringssystem vid GU och projektansökan om inköp, utveckling och införande av ett sådant system är klar och lämnas till projektkontoret som ska ta ställning till ansökan innan semestrarna. Förvaltningschefen har preliminärt godkänt projektplanen och formellt beslut väntas tas i juni 2012 men projektansökan måste följa den gängse ordinarie beslutsgången för att vara föremål för ett prioriterat projekt att sjösättas 2013. Projektet involverar förutom utbildning av systemet en omfattande informationsinsats i syfte att lyfta vikten av korrekt incident- och avvikelsehantering. Avvikelser och förbättringsförslag hanteras ständigt och kontinuerligt på miljöenheten och på alla nivåer, kanske främst på enskilda institutioner, på laboratorier och i verkstäder där problemen eller möjligheterna till förbättringar uppstår. Det finns dock en brist på förståelse i verksamheten för varför rapportering av avvikelser ska ske, när man lätt kan hantera problemen snabbt och på plats där de dyker upp. Miljöenheten kommer att prioritera information om detta i samtliga de kanaler enheten har till sitt förfogande: - Avvikelser och hantering av dessa som en stående punkt på miljöenhetens interna möten som äger rum var fjortonde dag. - Avvikelser och hantering av dessa som en stående punkt i nyhetsbladet Grönheter - Avvikelser och hantering av dessa som en stående punkt på miljösamordnarnas råd som samlar miljösamordnare på fakultetsnivå samt miljöenheten vid tre tillfällen varje termin. Nästa råd äger rum den 13 juni. - I samband med omorganisationen kommer nya miljörepresentanter/ miljösamordnare att utbildas. Utbildning planeras till oktober 2012. Under utbildningen kommer information om vikten av avvikelsehantering att särskilt prioriteras. Miljösamordnarnas råd har i en workshop under våren 2012 arbetat med gemensamma frågeställningar bl a om ett utökat stöd till fakulteterna från miljöenhetens sida. Där framkom också behov av stöd att hantera avvikelser från revisioner och avvikelser som uppmärksammas i det vardagliga arbetet. I samband med GUs omorganisation kommer nu resultatet från workshopen att omsättas i en plan för förbättrat stöd från miljöenheten till institutionerna.
SAMMANSTÄLLNING ÖVER AVVIKELSER OCH ÅTGÄRDER Företag Datum Sida Göteborgs Universitet 2012-06-19 4(4) Revisionsdatum 2012-04-19..2012-04-20 Bif. fil: Kommentar till kund: Status: Kompletteras Hej. Tack! V.g. komplettera med resultat av beslut juni 2012. Vh BN Företagets interna anteckningar: Ansvarig person: Klart senast: Status: Påbörjad Ullika Lundgren, Eddi Omrcen
Projekt Projektledare Upprättad Godkänd GU-gemensamt riskanalys- och incidenthanteringssystem 0 Leif Bouvin 0 2012-06-04 0 PROJEKTBUDGET Flerårig Nr Projektfas Start Stopp Resursförbrukning Belopp Kommentar 1 Förbereda Personalkostnad 75 600 Kostnad för externa konsulter 60 000 Övriga kostnader Summa 135 600 2 Genomföra Personalkostnad 305 550 Kostnad för externa konsulter 490 000 Övriga kostnader 260 000 Summa 1 055 550 3 Avsluta Personalkostnad 61 950 Kostnad för externa konsulter 80 000 Övriga kostnader 180 000 Summa 321 950 Budget per projektfas Förbereda 135 600 Genomföra 1 055 550 Avsluta 321 950 Totalt 1 513 100 Budget per år 2013 1 165 087 2014 348 013 2015 0 2016 0 2017 0 Totalt 1 513 100 2012-06-19 1(2)
PROJEKTBUDGET Flerårig Fältkommentarer Fält Projekt Projektledare Upprättad Upprättad (fält 2) Godkänd Godkänd (fält 2) Start Stopp Resursförbrukning Belopp Kommentar Från Grunduppgifter Från Grunduppgifter Från Grunduppgifter Från Grunduppgifter Från Grunduppgifter Från Grunduppgifter Fyll i den ungefärliga planeringen här. Fyll i den ungefärliga planeringen här. Projektets utgifter delas upp i personal-, konsult- och övriga kostnader. Fyll din bedömning av kostnaderna för respektive resursslag i varje projektfas. Utrymme för övrig information t ex vad som ingår i övriga kostnader. 2012-06-19 2(2)