SAMMANTRÄDESPROTOKOLL nr 29 Sida 1 Plats och tid ande Motala Convention Center, Motala Fredagen den 7 december kl. 9.00 12.00 Anna Johansson Lars Ekström Stefan Höög Mattias Schwerdt Ove Bäck Sören Norrby Mjölby kommun Region Östergötland Vadstena kommun Arbetsförmedlingen, deltog t.o.m. 9 Försäkringskassan Ödeshögs kommun Boxholms kommun Utses att justera Justeringens plats och tid Motala 2018-12-11 Paragrafer Sekreterare Ordförande Justerande Madeleine Öberg Anna Johansson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. sinstans Samordningsförbundet Västra Östergötland Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Datum för anslags nedtagande Samordningsförbundets kansli, Bispmotalagatan 9C, Motala Namn Utdragsbestyrkan 1
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL nr 29 Sidan 2 Övriga närvarande Margit Berggren Silvheden Annette Ohlsson Irene Karlsson Vadstena kommun, ersättare Region Östergötland, ersättare Mjölby kommun, ersättare Frånvarande Anna Ydrevik Per Engdahl Johan Kollberg Ann-Marie Flink Annelie Liljedahl Nils-Ingvar Graan Försäkringskassan, ordinarie Arbetsförmedlingen, ersättare Ödeshögs kommun, ersättare Boxholms kommun, ordinarie Motala kommun, ordinarie Motala kommun, ersättare Tjänstgörande tjänstemän Madeleine Öberg Jakob Rönnqvist Förbundschef Samordnare/förbundsansvarig Utdragsbestyrkan
1 Mötet öppnas Ordförande Anna Johansson öppnar dagens möte. 2 Föreslagen dagordning godkänns. 3 Val av justerare Styrelsen väljer att justera dagens protokoll. 4 Föregående protokoll Genomgång av föregående protokoll. Styrelsen godkänner lämnad information och lägger protokollet till handlingarna. 5 Uppföljning av budgetprognosen för 2018 Prognosen för 2018 visar på en kostnadsnivå som innebär att tillgängliga egna medel inte kommer att förbrukas, vilket innebär att det finns utrymme att ta dom i anspråk för verksamhet 2019 istället. Styrelsen godkänner lämnad rapport kring uppföljning av budgetprognosen. 6 Preliminär budget för 2019 Ett preliminärt besked har lämnats av Försäkringskassan angående tilldelning av medel från staten, som ger budgetförutsättningarna för nästa verksamhetsår. Kostnadsbilden för de insatser som det finns gällande avtal och planering kring ligger på 17 mkr, vilket täcks av motsvarande intäkter från huvudmännen och ligger i linje med tidigare antagen verksamhetsplan för 2019. När bokslut 2018 är upprättat finns förutsättningar för den tillträdande styrelsen att fatta beslut om en utökad budgetram, då egna medel kan tas i anspråk. Styrelsen godkänner den preliminära budgeten för 2019. 7 Genomgång och uppföljning av avtal En sammanställning av samtliga avtal presenteras och i vilka delar revideringar har gjorts under det gångna verksamhetsåret. Aktuell verksamhetsplan sträcker sig t.o.m. verksamhetsåret 2019, vilket innebär att arbetet med en ny verksamhetsplan påbörjas redan under våren. Avtalen kring förstegsverksamheterna har identifierats som ett område där huvudmännen behöver ta ställning till
implementering, vilket gör att de behöver sägas upp i god tid för att ge tidsutrymme för den processen. Styrelsen säger upp samtliga avtal som berör förstegsverksamheterna från årsskiftet 2019-12-31, uppsägning skickas till parterna under december 2018. 8 Attest- och behörighetsförändringar Gällande attest- och behörighetsinstruktion antogs av styrelsen 2015-01-18. Behörighet för utanordning sker alltid av två i förening. De personer som idag har denna behörighet är Anna Johansson, Madeleine Öberg och Jakob Rönnqvist Madeleine Öberg har för avsikt att avsluta sin anställning på Samordningsförbundet 2019-02-28 vilket innebär att styrelsen redan nu bör utse ytterligare en person som erhåller motsvarande behörighet. Christian Nyenger som är anställd som samordnare/verksamhetsutvecklare föreslår erhålla denna behörighet. Styrelsen beslutar att Christian Nyenger erhåller behörighet i enlighet med gällande attest- och utanordningsinstruktion för utanordning två i förening från och med 2019-01-01 och tillsvidare. Gällande behörighet för Madeleine Öberg ska upphöra från och med 2019-03-01. 9 Uppföljning av strategier för Digitaliseringscenter Vid styrelsens sammanträde 2018-09-28 godkändes en strategi som bygger på utveckling av föreningssamverkan i kommunerna i västra länsdelen för att skapa arbetstillfällen och bygga nätverk med Digitaliseringscenters kompetens och resurser. Styrelsen får vid dagens sammanträde en muntlig rapport från Madeleine Öberg kring vad som gjorts under de två månader som gått. Styrelsen godkänner lämnad rapport. 10 Internkontrollplan Styrelsen tar del av internkontrollplanen i sin helhet, med noteringar kring de delar som varit aktuella sedan föregående möte. Styrelsen godkänner lämnad rapport kring internkontrollplan. 11 Datum för styrelsemöten 2019 Förslag på datum för styrelsemöten 2019 presenteras.
Styrelsen fastställer följande datum för sammanträden 2019. 2019-01-11 2019-03-28 Kl.9.00 10.00 Nuvarande styrelsen behandlar bokslut 2018. Kl.10.00 börjar ordinarie styrelsemöte. 2019-04-25 2019-05-24 2019-08-30 2019-09-27 2019-10-25 2018-11-29 Start 9.00 vid samtliga tillfällen, 12 Kännedomsärende - Vid chefsgruppens träff 2018-09-28 framfördes önskemål om att avgående förbundschef skulle göra en sammanställning kring de framgångsfaktorer som identifierats i samordningsförbundets arbete. Avsikten är att använda det som en reflektion kring fortsatt arbete. Styrelsen erhåller sammanställningen för kännedom. - Förbundschefen informerar om den dialog som pågår med Boxholms kommun, kring hälsoguider. Styrelsen noterar lämnad information. 13 Övriga frågor Ordförande tackar avgående förbundschef Madeleine Öberg och den avgående styrelsen. Mötet avslutas med gemensam lunch.