PATIENTNÄMNDENS VERKSAMHETSBERÄTTELSE för perioden jan-aug 2018

PATIENTNÄMNDENS VERKSAMHETSBERÄTTELSE för perioden jan-aug 2018 1

Innehållsförteckning Förord... 3 Inledning... 3 Redovisning av mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet... 4 Redovisning av mål: En drivande utvecklingsaktör... 5 Redovisning av mål: Attraktiv arbetsgivare... 5 Hälsofrämjande arbetsplatser... 5 Den framtida kompetensförsörjningen ska säkras... 6 Utveckling av anställningsvolym och arbetad tid... 7 Redovisning av mål: En långsiktigt stark ekonomi... 7 Miljöredovisning... 9 Uppföljning av arbetet med intern kontroll... 9 Uppföljning av arbetet med krishantering och SRSA... 10 Bilaga... 10 2

Förord Nämndsordförande Ann Touré Förvaltningschef Anne-Marie Scholander Inledning Patientnämndens uppdrag regleras av Lag (2017:372) om stöd vid klagomål mot hälso- och sjukvården samt Regionfullmäktiges reglemente. I uppdraget ingår även att utse stödpersoner för tvångsvårdade enligt lag om psykiatrisk tvångsvård (1991:1128) lag om rättspsykiatrisk tvångsvård (1991:1129) och smittskyddslag (2004:168). Patientnämndens uppdrag omfattar den hälso- och sjukvård samt tandvård som är offentligt finansierad. Genom avtal med Skånes kommuner, utom Malmö stad, omfattas även nämndens uppdrag av kommunal hälso- och sjukvård och den allmänna omvårdnad som ges i samband med sådan. Innehållet i uppdraget är att: stödja patienter att föra fram klagomål till vårdgivare och följa upp att klagomålen blir besvarade om patienten är ett barn ska patientnämnden särskilt beakta barnets bästa främja kontakterna mellan patienter och vårdpersonal patientnämnden ska bidra till kvalitetsutveckling, hög patientsäkerhet och till att verksamheterna inom hälso- och sjukvården anpassas efter patienternas behov och förutsättningar genom att årligen analysera inkomna klagomål och synpunkter uppmärksamma landstinget eller kommunen på riskområden och hinder för utveckling av vården informera allmänheten, hälso- och sjukvårdspersonalen och andra berörda om sin verksamhet tillhandahålla eller hjälpa patienter att få den information patienterna behöver för att kunna ta till vara sina intressen i hälso- och sjukvården och hjälpa patienter att vända sig till rätt myndighet tillgodose tvångsvårdade patienters behov av stödperson samverka med Inspektionen för vård och omsorg (IVO) och uppmärksamma dessa på förhållanden av relevans för myndighetens skyldigheter att fullgöra sitt uppdrag enligt patientsäkerhetslagen (2010:659) Året som gått viktiga händelser Ett nytt klagomålssystem har börjat gälla fr.o.m. 1 januari i år. Dels har en helt ny lag införts, Lag (2017:372) om stöd vid klagomål mot hälso- och sjukvården, som reglerar patientnämndernas uppdrag. Dels har vårdgivarna fått en lagstadgad skyldighet att ta emot klagomål mot och synpunkter på den egna verksamheten genom en komplettering som införts i den befintliga Patientsäkerhetslagen (2010:659). Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har enligt samma lag fått förändrade skyldigheter att hantera klagomål och är inte längre första instans för klagomål mot hälso- och sjukvården. 3

Klagomålshantering är en viktig förutsättning för att uppmärksamma och förebygga vårdskador. Sedan årsskifte är Patientnämnderna ansvariga för att årligen analysera inkomna klagomål och synpunkter i syfte att uppmärksamma vården på riskområden eller hinder för utveckling av vården. Patientnämnden Skåne har genomfört två analyser. Den ena påbörjades under hösten rörande psykisk ohälsa och som rapporterats till vården i februari. Den andra analysen gällande inkomna klagomål och synpunkter rörande kvinnosjukvård och förlossningsvård presenterades för vården i juni. Patientnämnden överlämnar analyserna till Regionfullmäktige. Ledamöterna i Patientnämndens presidium har genomfört enskilda dialogmöte med presidierna inom sjukvårdsnämnden Skånevård Kryh och Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN) för att informera om Patientnämndens verksamhet och om de samlade iakttagelser som gjorts avseende klagomål och synpunkter som inkommit till Patientnämnden. Dialogen med övriga nämnder fortsätter under året. Ledamöterna i Patientnämndernas presidier för regionerna Skåne, Blekinge, Halland, Kronberg och Kalmar träffas årligen för en gemensam konferens för information och erfarenhetsutbyte. Under våren stod Region Skånes Patientnämnd värd för årets konferens. Kansliet har under första halvåret genomfört ett flertal informationstillfällen till såväl allmänheten som till valda yrkesgrupper inom vården, för att öka kännedomen om Patientnämndens verksamhet. De informationstillfällena, som även nämndens ledamöter deltagit i, har varit vid Seniormässan i Malmö samt vid lasaretten Landskrona och Ystad. Antal registrerade patientärenden har under perioden uppgått till 4 112 ärenden vilket är en ökning +3,5 procent jämfört med samma period föregående år. Utöver patientärenden tillkommer i genomsnitt ca 150 ärenden per månad där invånarna önskat få allmän information om hälso- och sjukvården. Medborgarna har kunnat erbjudas samma höga tillgänglighet trots ett ökat inflöde av ärenden. Dialogen med vården har påbörjats i syftet att säkerställa att patientklagomålen tas om hand på ett systematiskt sätt så att dessa kan bidra till förbättringar i vården. Varje månad återrapporterar Patientnämndens kansli avidentifierade sammanfattningar av avslutade ärenden till verksamhetscheferna och chefsläkarna. Syftet är att underlaget kan användas som en del i vårdens kvalitets- och förbättringsarbete. Kansliet har arbetat med att kvalitetsutveckla de interna rutinerna för en effektiv och säker patientärendehantering. Förberedelser inför den nya Dataskyddslagen (GDPR) har skett för att säkra upp att Patientnämnden följer lagen vad gäller korrekt hantering av personuppgifter. Redovisning av mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Patientnämndens kansli har en fortsatt hög tillgänglighet för enskilda medborgare som önskar kontakt för att framföra synpunkter och klagomål eller få svar på frågor gällande deras rättigheter i hälso- och sjukvården. 4

Patientnämnden har arbetat med att utveckla kontakten med medborgarna för att sprida kunskap om Patientnämndens roll. Detta har skett regelbundet vid olika möten och informationskampanjer. Det har skett genom direkt riktad information till allmänheten där såväl nämndens ledamöter som medarbetare på Patientnämndens kansli medverkat. En stor del av informationen om Patientnämndens verksamhet har även riktats till vårdpersonal, vårdchefer och studerande inom vården. Syftet har varit att göra Patientnämndens verksamhet känd så att vårdpersonal kan bistå patienterna och närstående när dessa önskar lämna synpunkter, rikta klagomål eller få stöd i att tillvarata sina rättigheter. Kansliet uppfyller kravet på att tillgodose tvångsvårdade patienters behov av stödperson. Det finns 52 registrerade stödpersoner varav 35 av dem har en eller flera pågående uppdrag. Nya förordnanden har tecknats under perioden för 24 patienter. Den genomsnittliga tiden från att en ansökan om stödperson inkommit till att en patient tilldelats en stödperson har uppgått till i genomsnitt 2,3 dagar. Produktion Antal registrerade patientärenden har under perioden uppgått till 4 112 ärenden vilket är en ökning med +3,5 procent jämfört med motsvarande period föregående år. Utöver patientärenden tillkommer i genomsnitt ca 150 ärenden per månad där invånarna önskat få allmän information om hälso- och sjukvården. Redovisning av mål: En drivande utvecklingsaktör Patientnämndens uppdrag regleras fr.o.m. i år av en ny lag (2017:372) Lag om stöd vid klagomål mot hälso- och sjukvården. I lagen framgår att patientnämnderna ska bidra till kvalitetsutveckling, hög patientsäkerhet och till att verksamheterna inom hälso- och sjukvården anpassas efter patienternas behov och förutsättningar genom att årligen analysera inkomna klagomål och synpunkter. Vidare anges att patientnämnderna ska uppmärksamma landstinget eller kommunen på riskområden och hinder för utveckling av vården. Det innebär att patientnämnderna ges en mer drivande roll som utvecklingsaktör än tidigare genom att tillvarata och sprida patienter och närståendes erfarenheter till vården. Under våren har en analys av inkomna synpunkter av kvinnosjukvård och förlossningsvård gjorts. Resultatet har sammanställts i en rapport. Ett nytt analysarbete avseende inkomna klagomål rörande vårdcentraler har påbörjats och en rapport ska presenterat för Patientnämnden i november. Redovisning av mål: Attraktiv arbetsgivare Region Skåne ska vara en attraktiv arbetsgivare där verksamhet och goda resultat alltid står i fokus. Det innebär bland annat att erbjuda hälsofrämjande arbetsplatser, bra möjligheter till utveckling för medarbetarna och ett ledarskap som tar ansvar. Region Skåne ska erbjuda utvecklande och stimulerande arbete i god arbetsmiljö. Region Skåne ska vara en arbetsgivare som upprätthåller ett lyssnande, närvarande ledarskap och aktivt arbetar för att skapa jämställda arbetsplatser. Hälsofrämjande arbetsplatser En god och hälsofrämjande arbetsmiljö är en förutsättning för Region Skånes attraktivitet som arbetsgivare, och då även för en väl fungerande kompetensförsörjning. 5

Sjukfrånvaro i timmar Sjukfrånvaron i timmar av arbetad tid har ökat med 3,77 %, från 2,25 % av arbetad tid år 2017 till 6,03 % av arbetad tid år 2018. Sjukfrånvaro 2018 1801-1807 2017 1701-1707 Skillnad 2018 mot 2017 Total sjukfrånvarotid 6,0 % 2,3 % 3,8 % Summa tid med långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer) 39,0 % 0,0 % 39,0 % Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 6,0 % 2,3 % 3,7 % Summa sjukfrånvarotid för män 6,1 % 2,2 % 3,9 % Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30-49 år 4,9 % 1,9 % 3,0 % Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 7,6 % 2,5 % 5,1 % Tabell sjukfrånvaro procent av arbetad tid Sjukfrånvaro kalenderdagar per medarbetare Sjukfrånvaron utifrån kalenderdagar per medarbetare har ökat med 8,38 dagar per medarbetare, från 3,82 år 2017 till 12,19 år 2018. Ökningen av sjukfrånvaron ses i intervallet samtliga intervall mellan 1-59 dagar. Ökningen ses i samma utsträckning hos kvinnor och män. 2018 1801-1807 2017 1701-1707 Differens 2017-2018 Kvinnor 12,19 3,90 8,30 Män 12,20 3,52 8,68 Totalt 12,19 3,82 8,38 Tabell sjukfrånvaro kalenderdagar per medarbetare Ökningen av sjukfrånvaron beror på att flera personer, såväl män som kvinnor, haft flera långvariga infektioner under våren. Dessutom har, under perioden, medarbetare haft långvarig konvalescens efter planerade operationer. Fördelas dessa sjukdagar på de få medarbetare, som är anställda inom Patientnämndens kansli, blir ökningen kraftig. Samtliga medarbetare är åter i full tjänstgöring. Under 2018 har Patientnämnden gjort insatser för att minska sjukfrånvaron utöver SAM: Vid regelbundna APT och veckomöten finns arbetsmiljöfrågorna med som en stående punkt på dagordningen. Previa har anlitats för genomgång av flertalet nyanställdas arbetsplatser. Nödvändig praktisk utrustning har ersatts eller köps in för att stärka och/eller bibehålla en god fysisk arbetsmiljö. Anpassning av arbetsuppgifter har gjorts i förekommande fall för att förebygga stress. Översyn av arbetsrutiner pågår regelbundet i syfte att effektivisera men även för att underlätta handläggningen. Medarbetarundersökning genomförs årligen, utefter dess resultat arbetar sedan chef och medarbetare gemensamt för att förbättra arbetsmiljön. Handlingsplan sätts gemensamt upp och arbetas med under året. Denna följs sedan upp innan ny undersökning påbörjas. Tidiga insatser görs vid behov där medarbetare och chef arbetar fram en handlingsplan för att arbeta hälsofrämjande och för att förebygga en längre sjukskrivning. Den framtida kompetensförsörjningen ska säkras Kompetensförsörjningen är en av välfärdens stora utmaningar, i såväl Region Skåne som övriga landet. Bara genom att vara en attraktiv arbetsgivare kan Region Skåne möta upp invånarnas behov, 6

erbjuda den bästa vården och servicen, och locka till sig och behålla den kompetens som är nödvändig för att klara den framtida verksamheten. Utveckling av anställningsvolym och arbetad tid Antal anställda Anställda AOH* Anställda AOH i förhållande till budgeterad anställda AOH Avvik jmf fg år Avvik jmf fg år Huvudgrupp AID 2018 % 2018 % Ledning/Administration 19 4 26,7 % 18,6 4,1 28,2% Medicinsk sekreterare Läkare Övrig Vård/Rehab/Social Sjuksköterska Undersköterska/Skötare Tandvårdsarbete Övrig personal Total 19 4 26,7 % 18,6 4,1 28,2% * Använd AOH: Använd tid för anställda omräknat till heltid (=anställda+mertid-frånvaro) Anställningsvolymen (Anställda AOH) har ökat med 28,2 % I förhållande till budgeterad personalvolym som uppgår antalet anställda AOH till 18,6 i förhållande till 17 budgeterade AOH. Antalet anställda inom Patientnämnden har ökat med 4 personer. Det beror dels på att två anställda vikarierat för medarbetare som är studieledig respektive föräldraledig och dels att Patientnämnden tilldelats statsbidrag för utöka med ytterligare två tjänster. De flesta medarbetare har lång erfarenhet av yrket som handläggare på Patientnämndens kansli. Samtliga medarbetare, inom förvaltningen, uppfyller kravet på heltidstjänster. Patientnämnden utlyser samtliga tjänster på heltid. I nuläget arbetar de flesta av Patientnämndens medarbetar heltid med undantag av en person som, efter eget önskemål, beviljats 10 procent tjänstledighet. Redovisning av mål: En långsiktigt stark ekonomi Ekonomiskt ingångsläge Regionbidraget år 2018 blev uppräknat med 2 % till 17,7 mkr, vilken är en ökning på 2,3 mkr. 7

Resultat Resultatsammanställning (miljoner kronor, mkr) Utfall Utfall Budget Budgetavvikelse motpart 1-3 2017-08-31 2018-08-31 2018-08-31 Mkr Procent Regionbidrag 10267 11800 11800 0 0% Patient/trafikantavgifter 0 0 0 0 0% Försäljning av verksamhet 0 0 0 0 0% Försäljning av varor och tjänster 0 283 133 150-113% Specialdestinerade statsbidrag 0 0 0 0 0% Bidrag och övr intäkter 0 0 0 0 0% Verksamhetens intäkter 10267 12083 11933 150 1,26% Lönekostnader -4695-5910 -6679 769 12% Arbetsgivaravg o pensioner -1937-2514 -2881 367 13% Övriga personalkostnader -112-177 -174-3 -2% Kostnader för inhyrd personal 0 0 0 0 0% Köp av verksamhet -16-6 -32 26 82% Material och tjänster -1-2 -1-1 -136% Läkemedel 0 0 0 0 0% Fastighetskostnader -1252-1103 -1099-4 0% Lämnade bidrag 0 0 0 0 0% Övriga omkostnader -805-756 -992 236 24% Verksamhetens kostnader -8818-10468 -11858 1390-11,72% Avskrivningar 0 0 0 0 0% Verksamhetens nettokostnader 1449 1615 75 1540-2055,19% Resultat före finansiella poster 1449 1615 75 1540-2055,19% Finansiella intäkter 1 0 0 0 0% Finansiella kostnader 0-1 -1 0 0% Finansnetto 1 1-1 0 0,00% Resultat efter finansiella poster 1450 1616 74 1542-2085,69% RESULTAT 1450 1616 74 1542-2085,69% Personalkostnad och kostnad för inhyrd personal Patientnämnden har inte haft någon inhyrd personal. Fyra tjänster har blivit tillsatta under våren 2018. Av dessa har en medarbetare ersatts i samband med pensionsavgång och en vikarie har anställts för att ersätta en föräldraledig medarbetare. Dessutom har verksamhetens utökats med ytterligare två anställda som finansieras av tilldelat statsbidrag. Åtgärder för att sänka kostnadsutveckling samt för ekonomi i balans Området är inte relevant för Patientnämndens verksamhet. Nyckeltal Antal registrerade patientärenden har uppgått till 4 112, vilket är en ökning med +3,5 procent jämfört med samma period föregående år. Utöver registrerade patientärenden tillkommer ca 150 ärenden per månad där invånarna önskat få allmän information om hälso- och sjukvården. Investeringar Uppföljning av byggnadsinvesteringar/trafikinvesteringar/externa förhyrningar Området är inte relevant för Patientnämndens verksamhet. Uppföljning av utrustningsinvesteringar Området är inte relevant för Patientnämndens verksamhet. 8

Miljöredovisning Relevanta miljönyckeltal för Patientnämnden omfattar områdena tjänsteresor och avfall. Uppföljning av arbetet med intern kontroll Det primära syftet med den interna kontrollen i Region Skåne är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen, samt andra för organisationen relevanta mål, uppfylls. En väl fungerande intern kontroll är en viktig förutsättning för efterlevnad till lagens krav på god ekonomisk hushållning. Internkontrollplanen för 2018 har tagits fram av Patientnämnden vid ordinarie möte i december 2017 där riskbedömningen genomfördes i en workshop. Förvaltningschefen är kontrollutförare och kontrollmomenten sker regelbundet i samband med nämndens sammanträden där förvaltningschefen redovisar händelser och eventuella avvikelser i verksamheteten. Motsvarande information lämnar förvaltningschefen till medarbetarna i samband med arbetsplatsträffarna eller vid andra mötestillfällen. Patientnämndens uppföljning av den interna kontrollplanen har gjorts i samband med Patientnämndens sammanträde i september där beslut tagits om verksamhetsberättelsen för perioden jan-aug 2018. Plan för intern kontroll P U Nämnd/Förvaltning/Styrelse/Bolag : Patientnämndens Kansli 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas! År 2018 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklingsaktör 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet. 13-16: Direkt åtgärd krävs - minimera! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-3: Inget agerande krävs - acceptera! Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. a) Attesthantering inkl. behörigheter Området granskat. Ingen avvikelse. b) Skattelagstiftning c) Fakturahantering Reseräkning och representation. Sex stickprov har granskats och tre stickprov har anmärkning/avvikelse på representation. Kundfakturering och dagskassa. Området granskat. Ingen avvikelse. Uppföljning och prognoser vilka innehåller handlingsplaner d) Uppföljning av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjning g) Upphandling och inköp Inte akutellt för förvaltningen. h) Verkställighet beslut GSF kontroller utförda 9

Uppföljning av arbetet med krishantering och SRSA Patientnämnden arbetar utifrån de regler som gäller för Region Skåne avseende Dataskyddslagen (GDPR) och IT säkerhet. Vi har föregående år genomfört en riskanalys kring området hot och våld. Riskerna för hot och våld inom Patientnämndens område är liten men måste beaktas. En rutin för patient/anhörigmöte för att förebygga hot och våld finns framtagen. Bilaga 10