makes it easier, faster and more fun! www.viqma.se
VIQMA System - Komplett Ledningssystem på webben Precis som ett fotbollslag har 11 spelare så har även VIQMA System 11 moduler. Modulerna kompletterar varandra och samspelar. På så sätt bildar de tillsammans ett komplett ledningssystem. Moduler 1. Dokument 2. Lagar/Krav 3. Aspekter 4. Kompetens 5. Leverantör 6. Avvikelser 7. Projekt 8. Systematiska uppgifter 9. Undersökningar 10. Förbättringar 11. Mål/Mät Är uppbyggt enligt Krav från ISO-standarder Tankesätt från LEAN-Produktion "Metoder och arbetsätt är inbyggda i systemet" 1
Personlig startsida På startsidan ser användaren vad som är aktuellt och prioriterat. Lagar/Krav Skapa en digital lista av de lagar och krav som ni berörs av. VIQMA System bevakar sedan Er laglista och aviserar Er så snart en förändring sker. Det kan vara allt från allmän information till personliga aktiviteter. Dokument Dokumenthanteringen skapar ordning och struktur bland Era rutiner, blanketter och instruktioner. Laglistan innehåller förordningar, föreskrifter, myndighetskrav och kommunala föreskrifter. Aspekter Registrera de risker och möjligheter som finns i verksamheten samt vad de har för påverkan. En bedömningsmodell för sannolikhet och konsekvens hjälper Er sedan att prioritera vad som är väsentligt att arbeta med. Genom den digitala dokumentstyrningen uppfylls flera grundkrav i de olika ISOstandarderna med automatik. Dokumenthanteringen är grundmodulen och flera smarta kopplingar finns till andra moduler i systemet. Aspektmodulen uppfyller kraven för hantering av miljöaspekter och arbetsmiljörisker. Den kan även användas för riskbedömning av maskiner m.m. 2
Kompetens Visar vilka kompetenser som finns i företaget och vad har Ni för olika ansvar och befogenheter. Med automatik skapas olika matriser som t.ex. befattningsmatris och kompetensbristmatris. Avvikelser Avvikelsemodulen används för att och dokumentera oförutsedda händelser som Ni bör reagera på. T.ex. reklamationer, leverantörsproblem, interna kvalitetsbrister och arbetsolyckor. Här kan Ni även skapa utbildningsplaner och utvärdera utförda utbildningar. Aspektmodulen ger ett bra underlag för medarbetarsamtal och anställningar. Leverantör Används för att värdera och bedöma betydande leverantörer. Skicka med en enkel knapptryckning, ett webbformulär med frågor till leverantören. Genom att arbeta med PDCA metoden lär Ni er av tidigare misstag och får en tydlig uppföljning. Projekt Projektstyrning på ett enkelt sätt med A3 metoden. Detta innebär att Ni snabbt får en tydlig överblick oavsett om projektet är stort eller litet. I leverantörsmodulen visas en sammanställning av leverantörens svar, när certifikat går och leverantörsstatistik. Projektet kan bytas ner på aktivitetsnivå med olika ansvariga personer. Ni kan även göra Er interbedömning här och skapa åtgärdersplaner. 3
Systematiska uppgifter Få systematik på uppgifter som ska genomföras. Dvs. planera Era återkommande aktiviteter. T.ex. revisioner, möten, brandskyddsronder, service och besiktningar, avtal, medarbetarsamtal, leverantörsbedömningar och möten. Förbättringar I förbättringsmodulen tar Ni hand om förslag och idéer som dyker upp i Er verksamhet. Genom att aktivera idéer skapas förbättringsaktiviteter med plan för fortsatt arbete. En överskådlig årsplan skapas utifrån registrerade uppgifter. När det är dags för att utföra uppgiften får Ni automatiskt en påminnelse via mail. Undersökningar Skapa egna webbaserade undersökningar. Mottagaren svarar via ett webbformulär och resultatet sammanställs direkt i tabeller och grafer. Kan användas både som förslagslåda och som metodik för förbättringsgrupper Mål/Mät Arbeta målinriktat och bryt ner målen i delmål och aktiviteter. Följ upp nyckeltal och statistik som Ni kan registrera antingen års-, månads- eller veckovis. Ni kan skapa hur många undersökningar Ni vill och för olika ändamål. Vanligt förekommande är kund- och medarbetarundersökning. Det är enkelt att göra jämförelser mellan olika år. Välj ut vilka grafer och mål som ska visas på startsidan. 4
Certifiering Vill ni certifiera Er inom kvalitetet, miljö eller arbetsmiljö (t.ex. ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001)? Eller behöver Ni modernisera Ert befintliga ledningssystem och få tillgång till all dokumentation på ett samma ställe? Vi kan hjälpa Er genom att erbjuda: Ett webbaserats ledningssystem som är uppbyggt för att klara kraven i de olika ISO standarderna. Plan för genomförande som hjälper Er att enkelt komma igång med en certifieringsprocess. Planen utgår helt och hållet från var Ni står idag och Ert behov av stöd. Färdiga mallpaket för kvalitet, miljö och arbetsmiljö, som kan anpassas efter Er verksamhet. Detta gör att själva arbetet fram till en Certifieringsrevision snabbas upp. Kvalitet- miljö- och arbetsmiljötjänster där vi stöder Er i certifieringsarbetet och fungerar som en extra resurs. Certifieringsnätverk för företag. Medlemmarna får lägre revisionskostnader och mindre revisionstid. Kravet för att ingå i vårt certifieringsnätverk är att man använder webbapplikationen VIQMA System. 5
Företaget VIQMA System AB startade i april 2010, och har sedan dess utvecklat en egen webbapplikation. VIQMA står för Verksamhets Integrerad Qvalitet Miljö och Arbetsmiljö. Webbapplikationen VIQMA System bygger på kraven i ISO-standarderna för kvalitet, miljö och arbetsmiljö och utifrån tankesätten i LEAN. VIQMA System skapades från en ide om att modernisera, effektivisera och förenkla det arbete som vi såg att företag slet med. Ett modernt sätt att arbeta med Ledningssystem idag är att anpassa systemet efter företaget och inte tvärsom. Oftast krånglar man till saker mer än vad som behövs. Vi arbetar ständigt med utveckling för att effektivisera och förenkla för våra kunder. Vi har nöjda kunder som utvecklas och får goda vitsord från revisorer. Vision Skapa nöjda människor i verksamheter som vidareutvecklas och genererar tillväxt i samhället. Affärside VIQMA System AB erbjuder tjänster och system för verksamhetsutveckling, som engagerar och stödjer verksamheter att utvecklas på ett resurseffektivt och enkelt sätt. Viktoria & Lena Har sedan år 2007 jobbat som kvalitet- och miljökonsulter. De har erfarenhet av att införa och underhålla ledningssystem och använder sig ofta av Lean Produktion tankar och metoder. Båda är utbildade systemvetare på Högskolan Dalarna, fast med olika inriktningar. Viktoria mer mot juridik och kvalitet och Lena mot programmering. Viktoria och Lena är även utbildade Internrevisorer på SP. Ryss Viktoria Nyman Certifieringsansvarig/Konsult 070-676 23 11 viktoria@viqma.se Lena Harkén Systemansvarig/Konsult 070-2612263 lena@viqma.se 6