Kartlägg, registrera & administrera behandling av personuppgifter

Transkript

1 Kartlägg, registrera & administrera behandling av personuppgifter

2 Så här tänker vi Vi vill göra regelefterlevnaden till en enkel och naturlig del av ert arbete Därför måste alla fokusera på dataskyddsfrågor Vi är idag betydligt mer digitala i allt vi gör. Och vi är mästare på att samla på oss personuppgifter genom interaktioner med vår omvärld. All denna data kan innebära ett stort värde för organisationer, om den hanteras rätt. Ju mer insatt du är i hur data ska hanteras, desto större möjligheter har du att använda den. I takt med att datainsamlingen har ökat, så har även medvetenheten hos allmänheten blivit större. Kraven på organisationers datainsamling och hantering ökar. Den stora datainsamlingen sätter den personliga integriteten på spel om den inte hanteras korrekt. Detta blir extra märkbart när det inte finns en enhetlig framarbetad överenskommelse för hur data ska hanteras för att gynna både organisation och individ. Osäkerheten bromsar i sin tur digitaliseringen och tillväxten i samhället. Det är med grund i detta som vi ser de juridiska förändringarna som skett inom dataskyddsområdet. Med EU:s Dataskyddsförordning ställs stora krav på alla organisationers insamling av personuppgifter och datahantering. Lagstiftningen har hunnit ikapp och ställer krav Den 25 maj 2018 träder EU:s Dataskyddsförordning (GDPR) i kraft. Den ställer krav på att organisationer har kontroll och tar ansvar för sin datainsamling och hantering. Gör man inte det blir det kostsamt. Förordningen innehåller bestämmelser om sanktionsavgifter på upp till 20 miljoner euro eller 4 % av den globala omsättningen. Den mediala uppmärksamheten och risk för varumärkesskador kommer också att öka för de som agerar fel och inte värnar om den personliga integriteten. Det är här som vi på Draftit Privacy kommer in i bilden. Vårt mål är inte att stressa dig med skrämselpropaganda, vi vill istället vara en trygg punkt för din organisation.

3 Ett verktyg för att skapa en överskådlig registerförteckning i enlighet med GDPR Kartlägg & administrera behandling av personuppgifter Med verktyget Privacy Records får du en smart webbaserad lösning som hjälper dig att kartlägga och administrera en registerförteckning, allt i enlighet med GDPR. Organisationer är enligt artikel 30 i GDPR skyldiga att systematiskt dokumentera sina behandlingar av personuppgifter. Detta görs genom en så kallad registerförteckning, vilket förenklat är en dokumentation över de register som ni för. Registerförteckning på ett enkelt, lättillgängligt och skalbart vis Att skapa en översikt över vilka behandlingar av personuppgifter som finns i organisationen utgör basen i arbetet med att uppfylla GDPR. Även om registerförteckningar kan bli omfattande, så har vi arbetat mycket med att göra ett lättarbetat och pedagogiskt gränssnitt. Verktyget är dessutom responsivt, vilket gör att det anpassar sig efter enheten som du använder. Ingen data lagras lokalt på din dator, Registreringar Bedömningar & Kommentarer Översikter Rapporter Användartyper Aktiviteter & Påminnelser

4 Funktioner i Privacy Records Registreringar Du registrerar enkelt dina behandlingar genom olika fördefinierade formulär. Formulären är utformade på så sätt att de hjälper dig ta hänsyn till de frågor som är centrala i lagen. Registreringarna kan innehålla data som exempelvis personuppgiftsansvariga, biträden, dokument, ändamål, gallringsdatum, nyckelegenskaper, kategorier, känsliga personuppgifter och samtycke. Du har även möjlighet att anpassa befintliga formulär, samt skapa egna varianter genom en lättnavigerad formulärredigerare. Bedömningar & Kommentarer I anslutning till dina registrerade behandlingar kan du skriva kommentarer samt statusmarkera och sätta risknivåer. Det gör att du lätt kan hitta det du söker efter och identifiera samt följa upp risker. Översikter Du kan se verktyget som en digital samlingspunkt med förteckning över alla era behandlingar. Informationen blir lätt att överblicka och kan dessutom exporteras. Allt som matas in i systemet kan visas i olika vyer. Vi har tagit fram en tabellbaserad vy som kan anpassas med olika avancerade filtreringsalternativ. Allt innehåll är sökbart. Du kan tydligt se risknivåer och status för dina olika registreringar, samt sortera på aktiviteter. Rapporter Utöver den detaljerade tabellöversikten har du även möjlighet att skapa sammanställningar och utdrag ur din förteckning genom olika rapporter. De grafiska och textbaserade rapporterna kan också exporteras till Excel- och PDF-filer.

5 Funktioner i Privacy Records Användartyper Du kan skapa unika inloggningsprofiler med olika behörighetsnivåer för exempelvis administratörer, dataskyddsombud och intressenter. Användarna kan sedan knytas till behandlingar och aktiviteter, få åtkomst till formulär samt påminnas genom e-postutskick. På så sätt får du kontroll och översikt över all kommunikation som rör din förteckning. Aktiviteter & Påminnelser Verktyget har ett inbyggt aktivitets- och påminnelsesystem som gör det enkelt för dig och inblandade nyckelpersoner att hålla koll på viktiga ärenden. Du kan skapa påminnelser och aktiviteter för precis vad som helst. Många kunder använder systemet för att påminna om exempelvis gallring och revidering av behandlingar. Påminnelser kan kopplas mot behandlingar, personer och dokument. Alltid i Draftit Privacys tjänster Molnbaserat Responsivt Fri support Dedikerad kontakt

6 Framtiden? Vi ser fram emot att vara en del av ert framgångsrika dataskyddsarbete Verktyg och digitaliserad kompetens Vi brinner för att göra regelefterlevnaden till en enkel och naturlig del av organisationers arbete. I takt med digitaliseringens framfart har fokus på den personliga integriteten ökat. Organisationer måste verka för att skydda och hantera känsliga uppgifter korrekt. Vid ett lyckat dataskyddsarbete byggs inte bara förtroende, organisationen får även helt andra möjligheter att använda data som en konkurrensfördel. Med våra skalbara produkter säkrar och effektiviserar ni ert dataskyddsarbete i enlighet med GDPR & svensk kompletterande lagstiftning. Allt vi gör baseras på en noga framarbetad standard Att ha tillgång till pålitliga verktyg och kompetent personal är en förutsättning för att lyckas med sitt dataskyddsarbete. Alla våra produkter, hur de fungerar och hjälper dig, är framtagna efter en noga framarbetad standard för dataskyddsarbete. Vi kallar den för DBPP Draftit Best Practice Privacy. Standarden är framtagen tillsammans med några av de främsta experterna på dataskydds- och integritetsfrågor inom EU. Glöm inte våra andra produkter & verktyg som hjälper dig med dataskyddsarbetet Privacy Expert är en virtuell expert fylld med interaktiva juridiska handböcker, dokument och frågeservice som hjälper dig med dataskyddslagstiftningen Privacy Evaluation hjälper dig att genom GAP-analys utvärdera ert nuläge och regelefterlevnad. Baserat på resultaten i kartläggningen får ni sedan förslag på hur brister kan åtgärdas. Privacy E-learning hjälper dig att på ett effektivt sätt utbilda och kompetenssäkra medarbetarna i olika dataskyddsfrågor.