Verksamhetshetsberättelse Närvårdssamverkan Södra Älvsborg 2016

Verksamhetshetsberättelse Närvårdssamverkan Södra Älvsborg 2016

ÅRSRAPPORT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE Dnr: 2016/SKF004 Handläggare: Nina Brandström Beslutat datum 2017-01-27 Verksamhetsberättelse Sakkod: 2 Verksamhetsberättelse Närvårdssamverkan Södra Älvsborg 2016 Innehåll 1. Inledning... 3 2. Viktiga händelser under året... 3 3. Mål och måluppfyllelse Närvårdssamverkan 2016... 3 3.1. Delregionalt politiskt samråd... 3 3.2. Styrgrupp Närvård... 3 3.3. Närvårdskontor... 4 3.4. Ekonomi... 4 3.5. Lokala ledningsgrupper... 5 3.5.1. Närvårdsområde Bollebygd... 5 3.5.2. Närvårdsområde Borås... 5 3.5.3. Närvårdsområde Herrljunga... 5 3.5.4. Närvårdsområde Mark... 5 3.5.5. Närvårdsområde Svenljunga... 5 3.5.6. Närvårdsområde Tranemo... 5 3.5.7. Närvårdsområde Ulricehamn... 5 3.5.8. Närvårdsområde Vårgårda... 6 3.6. Uppdragsgrupper... 6 3.6.1. Uppdragsgrupp Barn och unga vuxna... 6 3.6.2. Uppdragsgrupp Psykisk hälsa... 6 3.6.3. Uppdragsgrupp Äldre... 6 3.7. Projekt... 6 3.7.1. Projekt Tidiga insatser för ökad skolnärvaro... 6 3.7.2. Projekt Närsjukvård Sjuhärad... 7 3.7.3. Projekt Samsjuklighet... 7 3.8. Övergripande processer... 8 3.8.1. In- och utskrivning i hemsjukvården... 8 3.8.2. Samordnad vård- och omsorgsplanering... 8 3.8.3. SIP... 8 3.8.4. Videovårdsplanering... 8 4. Utmaningar för nästa år... 9 Verksamhetsberättelse 2016 Närvårdssamverkan Södra Älvsborg Sid 2 (9)

1. Inledning Närvårdssamverkan Södra Älvsborg ursprungliga avtal gällde för åren 2011-2014. Den utvärdering som gjordes 2014 visade behov av omstrukturering. Planering för en ny samverkansstruktur påbörjades våren 2015. Den något sent påbörjad planeringen och den utdragna beslutsprocessen innebar att avtalet behövde förlängas, vilket gjordes med interimslösningar i valda delar av det ursprungliga avtalet. Den utdragna beslutsprocessen, i kombination med oklara besked, skapade osäkerhet om vad som förväntades av de olika lednings- och arbetsgrupperna och ledde till att närvårdssamverkansarbetet tappade fart. Osäkerheten ledde också till en ökad personalomsättning på Närvårdskansliet vilket resulterade i bristande kontinuitet i den övergripande sammanhållande funktion som är Närvårdskontorets ansvar. Närvårdssamverkan Södra Älvsborg 2016-2018 gäller fr.o.m. 2016-04-01. Den nya samverkansformen har färre mellannivåer av kontakt- och beslutsvägar vilket innebär en effektivare styrning och arbetsform. Närvårdskontoret finns fr.o.m. 2016-04-01 lokaliserat fysiskt i Borås och arbetsgivaransvaret för Närvårdskontorets anställda har lämnats över från region (Alingsås lasarett) till kommun (Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund). 2. Viktiga händelser under året Under 2016 har Närvårdsamverkan Södra Älvsborg funnit sin form. En verksamhetsplan för kommande år har under hösten tagits fram av Delregionala politiska samrådet. Områden som haft betydelse för Närvårdssamverkansarbetet under året har varit: 1. Utbildning i Genombrottsmodellen, som en del i VGRs projekt om Jämlik strokevård. 2. Implementering av Mobil närsjukvård i fyra områden. 3. Implementering av ny IT-tjänst för Samordnad vård- och omsorgsplanering. 4. Implementering rutin för elektronisk kommunikation för In- och utskrivning i hemsjukvård. 5. Start av projekt Samsjuklighet. 6. Nominering av personer till regional Strategisk beredningsgrupp. 7. Medverkan i länssamverkansarbetet om äldre och psykisk hälsa. 8. Nominering av personer till regional grupp Vårdsamverkan Västra Götaland (VVG). 9. Utbildning i samordnad individuell plan (SIP) 10. Fortsatta utbildningssessioner om läkemedel och äldre - Lär Ut. 3. Mål och måluppfyllelse Närvårdssamverkan 2016 Verksamhetsplan för Närvårdssamverkan för 2016 är inte formulerad. Måluppfyllelse kan därför inte bedömas. 3.1. Delregionalt politiskt samråd Det Delregionala politiska samrådet har under året haft fyra av fyra planerade möten. 3.2. Styrgrupp Närvård Styrgrupp Närvård har under året haft sju av åtta planerade möten. Ingående ordförande, från kommunen, lämnade över ordförandeskapet, till regionen vid årets andra möte i mars. Motsvarande byte gjordes för vice ordförande. Ordförandeskapet gäller för två år. Verksamhetsberättelse 2016 Närvårdssamverkan Södra Älvsborg Sid 3 (9)

3.3. Närvårdskontor Verksamhetsområdet Närvårdskontor (f.d. Närvårdskansli) beskrivs utifrån perspektiven Kund, Medarbetare, Huvudprocesser. Kund Närvårdskontorets kunder är Delregionalt politiskt samråd, Presidium, Styrgrupp närvård, AU Styrgrupp närvård, Lokala ledningsgrupper, Uppdragsgrupp Äldre, Uppdragsgrupp Psykisk hälsa, Uppdragsgrupp Barn och unga vuxna och Delregional arbetsgrupp SVPL. Det övergripande uppdraget för Närvårdskontoret är att vara ett administrativt stöd för Kunden. Resultat: Stor personalomsättning i samband med verksamhetsövergången, i kombination med reducering av antal tjänster på kontoret, har påverkat kvaliteten på det administrativa stödet under 2015-2016. Medarbetare Medarbetare är de personer som arbetar på Närvårdskontoret, med tjänster som koordinator 1,0 åa och samordnare för SVPL 1,0 åa. Resultat: Kontoret har under 2016 haft två medarbetare: en vikarierande koordinator och en samordnare för samordnad vård och omsorgsplanering (SVPL). Samordnarens tjänst utökades från 0,9 åa till 1,0 åa i samband med verksamhetsövergången 2016-04-01. Vikarierande koordinator slutade sin tjänst 2016-08-31. Ingen ersättare tillsattes fram tills att ordinarie koordinator skulle återkomma från föräldraledighet om fem månader eftersom tiden ansågs för kort för att på ett bra sätt hinna annonsera, tillsätta och introducera ny vikarie. Samordnaren ansvarade under denna period också för koordinators uppgifter. Under 2016 nyttjades för perioden: januari mars 1,9 åa april augusti 2,0 åa september december 1,0 åa Huvudprocesser Huvudprocesser innefattar administrativt stöd i form av att koordinera, stödja, omvärldsbevaka, bereda och följa upp samverkan. Resultat: Närvårdskansliets medarbetare har i varierande grad varit involverade i samtliga processer. 3.4. Ekonomi Budgetram beräknas per antalet invånare 31 december föregående år, i ingående kommuner. Kostnaden är 5,06 kr/kommuninvånare. Motsvande summa belastas regionen. Det innebär en budgetram på ca 2,2 mkr/år. Summan ska täcka kostnader som motiveras av drift för Närvårdskontoret och Närvårdssamverkans gemensamma aktiviteter. Närvårdssamverkan har 2016 haft kostnader för tjänsteköp från Närhälsan, motsvarande 25 %. Tjänsten innefattar kompetens inom området samordnad vård- och omsorgsplanering, till införandet av ny IT-tjänst. Utvecklingsprojekt som finansieras med separata medel räknas inte in i budgetramen. Resultat: Det ekonomiska utfallet för 2016 visar överskott. Överskottet orsakas av att Närvårdskontoret haft en, i stället för två, medarbetare under årets fyra sista månader. Budget i detalj redovisas under Boråsregionen, Sjuhärads kommunalförbund. Verksamhetsberättelse 2016 Närvårdssamverkan Södra Älvsborg Sid 4 (9)

3.5. Lokala ledningsgrupper 3.5.1. Närvårdsområde Bollebygd Närvårdsområde Bollebygd har haft problem med bristande närvaro på möten, både i ledningsgruppen och i arbetsgrupperna. Något möte har ställts in. Gemensam handlings-/ verksamhetsplan finns framtagen. Arbetet pågår tillfredställande i arbetsgrupperna. Ledningsgruppen har haft videomöte (Lync/Skype) för att kunna färdigställa och matcha verksamhets-/handlingsplanerna med den regionala handlingsplanen. Verksamhets- /handlingsplanen finns publicerad på Bollebygds plats på Närvårdssamverkans hemsida. Resultat redovisas av gruppledare/teamledare för området för ledningsgruppen en gång per år. Från början hade vi olika teman vid varje möte, men har numer allt på agendan varje gång. Arbetet fungerar bra med engagemang och god vilja till samverkan. 3.5.2. Närvårdsområde Borås Grupperna träffas regelbundet. Handlingsplan är framtagen, arbete pågår. Borås stad planerar att se över hur grupper och arbete ska organiseras. Det pågår gemensamma diskussioner med slutenvård och primärvård med syfte att uppnå lika vård för medborgaren. Många processer pågår. 3.5.3. Närvårdsområde Herrljunga Ingen uppgift. 3.5.4. Närvårdsområde Mark Det är problem med återkommande dålig närvaro i Lokala ledningsgruppen och i specifika grupper. Det dagliga arbetet, kontakt med SÄS och Primärvård fungerar bra, men jämfört med föregående år är det i år något sämre. Planering pågår för nya tag, ökad tydlighet samt ersättare för frånvarande deltagare på möten. Det pågår en bra dialog med Västbus och samarbetet fungerar bra. Lokal ledning och styrning är svårare. 3.5.5. Närvårdsområde Svenljunga Lokala ledningsgruppen fungerar bra. Utifrån den lokala handlingsplanen lägger Svenljunga fokus på området psykisk ohälsa parallellt med jämlik strokevård. Planer finns på att anställa ett hemtagningsteam som i sitt arbetssätt kommer att ha med träning efter stroke. Funderingar finns på att också ha med andra målgrupper. Det är bra representation i den lokala ledningsgruppen, man uppfattar arbetet roligt och kommer därför gärna på möten. Området med Barn- och unga vuxna har tagit fart. Det är bra samverkan med SÄS. 3.5.6. Närvårdsområde Tranemo Det är problem med dålig närvaro i den lokala ledningsgruppen. Flera möten har ställts in under året. Av arbetsgrupperna är det bara en som är aktiv. Den dagliga samverkan ute i verksamheten fungerar bra mellan Närhälsan och kommunen, medan arbetet med vårdplanering mellan slutenvården och kommunen behöver arbetas vidare på. Samverkan i Västbus rullar på. Planering för omtag finns, med förslag till verksamhetsplan för 2017. 3.5.7. Närvårdsområde Ulricehamn Arbetet i den lokala styrgruppen har fungerat varierat under året. Första halvåret fanns det flera vakanser på tjänsterna i både i kommun och primärvård vilket gjorde att gruppens arbete drog ut på tiden. Under hösten 2016 såg det helt annorlunda ut då tjänster var besatta och det var mycket hög delaktighet. I gruppen äldre har man arbetat vidare med samverkan och handlingsplanen. Prioritering av områden har skett lokalt. Barn och unga gruppen har arbetat vidare. Gruppen psykisk ohälsa är omgrupperad. Den lokala styrgruppen har bland annat gått igenom handlingsplan psykisk ohälsa, uppdaterat oss på respektive verksamhets läge samt introducerat det personliga ombudet. Mycket positivt ses delaktigheten från SÄS. Verksamhetsberättelse 2016 Närvårdssamverkan Södra Älvsborg Sid 5 (9)

3.5.8. Närvårdsområde Vårgårda Den lokala ledningsgruppen i Vårgårda har under året haft väldigt svårt att få till möten. Ledningsgruppen hade under 2015 beslutat att pröva att enbart ha två stycken ledningsgruppsmöten under 2016, ett under våren där uppdragen till arbetsgrupperna beslutas och sedan ett möte under hösten där arbetet följs upp. Båda mötena fick tyvärr ställas in på grund av för lågt deltagande. Detta har naturligtvis även fått konsekvenser för arbetsgrupperna som fått arbeta på själva efter bästa förmåga. Nu finns det inplanerade möten för 2017 för den lokala ledningsgruppen så nu måste en förändring till 2017 ske. Den lokala Barn och unga gruppen har arbetat på efter bästa förmåga och har träffats fyra gånger under året. Ordförande för uppdragsgrupp Barn och unga vuxna var inbjuden till gruppens decembers möte men på grund av lågt deltagande flyttades det mötet fram till februari 2017. Arbetsgruppen för psykisk ohälsa har under året bland annat anordnat en psykiatrins dag tillsammans med närvårdsområde Herrljunga. Det har under 2016 inte funnits någon lokal arbetsgrupp för äldre inom närvårdsområdet Vårgårda utan arbetsgruppen har istället ersatts av Vårgårdas deltagande i Nio punkts-gruppen där Alingsås lasarett och Alingsås, Herrljunga och Lerums kommun ingår. Eventuellt kommer en lokal arbetsgrupp äldre att skapas under 2017 och Vårgårdas deltagande i Nio punktsgruppen att avslutas i sådant fall. 3.6. Uppdragsgrupper 3.6.1. Uppdragsgrupp Barn och unga vuxna Uppdragsgruppen Barn och unga vuxna i utsatt situation skapades under våren 2016 utifrån det tidigare Utvecklingsrådet Barn och unga vuxna i utsatt situation. Gruppen har arbetat efter uppdraget i beslutad handlingsplan för 2016. Gruppen har haft 6 möten under 2016 varav ett tillsammans med ordförande från Lokala arbetsgrupper Barn och unga. För vidare utvärdering hänvisas till handlingsplan på Närvårdssamverkans hemsida. 3.6.2. Uppdragsgrupp Psykisk hälsa Uppdragsgrupp psykisk hälsa har inte haft några uppdrag under 2016. 3.6.3. Uppdragsgrupp Äldre Uppdragsgrupp äldre har inte haft några uppdrag under 2016 men har för Styrgrupp närvård presenterat tidigare års arbete, som underlag för fortsatta uppdrag. 3.7. Projekt 3.7.1. Projekt Tidiga insatser för ökad skolnärvaro Projektgruppen har inte kommit så långt som de hoppats. Det har varit oväntade motgångar. Fel på skolornas elektroniska frånvaroregistreringssystem och svårighet att få deltagande skolor att medverka i den omfattning som projektet behövt, har bidragit till att arbetet försenats. Utmaningar för nästa år blir att trots motgångar fortsätta projektet i enlighet med projektplanen. Projektplan och resultat finns presenterad på Närvårdssamverkans hemsida. Verksamhetsberättelse 2016 Närvårdssamverkan Södra Älvsborg Sid 6 (9)

3.7.2. Projekt Närsjukvård Sjuhärad Händelser av betydelse Driftsättning av närsjukvårdsteamet (höst 2015) Genomförande av fyra piloter för mobila vårdcentralläkare Närvårdssamverkans styrgrupp blev projektets styrgrupp Utvecklingsinsatser med hjälp av tjänstedesign för att lösa återkommande problemställningar Gemensamma arbetsdagar för strategisk och operativ nivå Mål och måluppfyllelse Regional uppföljningsmetod inte klar. Kommer först 2017. Vi har testat olika arbetssätt för mobila vårdcentralläkare. Antal vårddygn för patienter inskriven i närsjukvårdsteamet har minskat enligt förväntningar. Dialog i samverkan är ingen kvickfix. Vi har kommit igång bra under året och är medveten om viktigheten att fortsätta i samma spår. Utmaningar för 2017 Komma överens om gemensamma arbetssätt i hela Sjuhärad Gemensamt resursutnyttjande Resursteam undersköterska Ökad trygghet för personalen i alla vårdnivåer Eskalera problem till rätt nivå/mandat Komplex vård i hemmet ökar Förståelse varför andra tar de besluten man tar För mer information se Närvårdssamverkans hemsida. 3.7.3. Projekt Samsjuklighet Arbetet i Närvårdssamverkan har präglats av ett gott samarbete. I flera kommuner finns insatser som lyfter målgruppen behov. De flesta närvårdsområden handlägger frågan under rubriken psykisk ohälsa i Närvårdssamverkan. Eftersom varje kommun har hittat sitt sätt att arbeta och intresset för att diskutera frågan och behov av stöd upplevs som litet, är det svårt att nå fram med frågan. Det finns heller inget Case managerarbete någonstans i området som har behov av samordning. Att fortsätta arbetet i de kommuner som vill utveckla samverkan och där hitta naturliga samverkanspunkter och arbetssätt som underlättar samverkan och sätter patienten/ klienten i fokus. En tanke är att undersöka möjligheten att samverka och ge gemensam information med det projekt som arbetar med att utveckla arbetet med SIP för psykospatienter. Eftersom många med allvarlig psykisk ohälsa och missbruk har/riskerar att få psykossjukdom. En samverkan skulle innebära vinster för verksamheterna eftersom man skulle minska på antalet projekt som är ute och informerar med samverkan som mål och ge verksamheterna arbetsro. En annan fördel skulle vara att personal skulle bli trygg i ett och samma arbetssätt oavsett om patienten har enbart psykossjukdom eller samsjuklighet. Utmaningar för nästa år blir att nå ut till chefer som curlar för arbetet med samsjuklighet och SIP är viktigt. Hitta fler samverkanspunkter som underlättar för gruppen att få rätt vård och behandling. Att fortsätta följa arbetet på regions- och riksnivå. Verksamhetsberättelse 2016 Närvårdssamverkan Södra Älvsborg Sid 7 (9)

3.8. Övergripande processer 3.8.1. In- och utskrivning i hemsjukvården Rutin för elektronisk informationsöverföring vid in och utskrivning i hemsjukvård infördes i Södra Älvsborg våren 2015. Under 2016 lades också SÄS öppenvårdsmottagningar till som deltagande part. Rutin och arbetssätt har under året justerats och uppdaterats. Alla kommuner och flertalet vårdcentraler använder rutinen. Utmaningar nästa år är att öka följsamheten till rutinen. 3.8.2. Samordnad vård- och omsorgsplanering I Delregionala arbetsgruppen SVPLs (DRAG) Verksamhetsplan för 2016 finns tre punkter. Den första är Öka följsamhet till Samordnad vård- och omsorgsplanering. Under året har egengranskning, som ligger till grund för förbättring och ökad följsamhet, varierat. Borås stad, Mark, Ulricehamn, Vårgårda har inte egengranskat 2016. Bollebygd, Herrljunga, Närhälsan, Svenljunga, SÄS och Tranemo har egengranskat utifrån tidigare framtagna kvalitetsindikatorer, helt eller anpassat. Resultatet redovisas i vardera lokala organisationen. Den andra punkten i DRAGs Verksamhetsplan är Medverka vid införande av ny ITtjänst för samordnad vård- och omsorgsplanering. I slutet av året implementerades den nya IT-tjänsten SAMSA. Inför implementeringen har DRAG, med stort engagemang, deltagit i arbetet med att utforma IT-tjänsten, förberett för implementering, utbildat utbildare och användare samt utformat strukturer för support. Mål och måluppfyllelse för implementering av SAMSA är uppnådd. Utmaningar för nästa år är optionsarbete som kommer att förbättra IT-tjänsten ytterligare. För mer information om DRAG och SAMSA se Närvårdssamverkans hemsida. Den tredje punkten i DRAGs Verksamhetsplan är Öka primärvårdens aktiva deltagande vid samordnad vård- och omsorgsplanering. I början av året gjordes, som underlag för fortsatta åtgärder, en granskning av 100 patientärenden. Resultatet visade att vårdcentralen borde medverkat aktivt i minst 5 % av dessa. Ett förslag på beslutsstöd har därefter utformats. Syftet är att underlätta för sjukhuset att i den elektroniska kallelsen till vårdplanering tydliggöra patientens behov så att primärvården lättare kan bedöma vikten av aktiv närvaro. Nästa steg är att finjustera, och därefter testa, beslutsstödet. Målet är alltså inte uppnått. Utmaningar för nästa år blir att fullfölja arbetet så att målet kan uppnås. 3.8.3. SIP Mål och måluppfyllelse för SIP är inte formulerat. Omfattning av kunskap och användande av SIP är oklart. Utmaningar för nästa år är att implementera SIP så att det blir ett självklart arbetssätt i den lokala organisationen samt att medverka i regionens arbete med Trygg och säker utskrivning utifrån SOU 2015:20, där SIP är tänkt att användas vid utskrivning från sluten vård. 3.8.4. Videovårdsplanering Först ut med videovårdplanering i Södra Älvsborg var Alingsås lasarett hösten 2015, därefter startade SÄS Borås i december 2015 och SÄS Skene startade i april 2016. Mål och måluppfyllelse finns inte formulerad men under 2016 har antalet videovårdplaneringar ökat till 25 %. Utmaningar för nästa år är att implementera videovårdplanering på de enheter som ännu inte är delaktiga, förfina och förankra metoden hos övriga. Mer information finns på Närvårdssamverkans hemsida. Verksamhetsberättelse 2016 Närvårdssamverkan Södra Älvsborg Sid 8 (9)

4. Utmaningar för nästa år 1. Att synkronisera och implementera delregional närvårdssamverkan med regionala och nationella arbeten och riktlinjer såsom: Trygg och effektiv utskrivning från slutenvård SOU 2015:20 Hälso- och sjukvårdavtalet i Västra Götaland Det goda livet. Handlingsplan för de mest sjuka äldre 2016-2018 Överenskommelse... kring personer med psykisk funktionsnedsättning och personer med missbruk (underavtal till Hälso- och sjukvårdsavtalet) Länsgemensam handlingsplan för psykisk hälsa Breddinförande Mobil närvård Utökning Närsjukvårdsteam Vårdsamverkan Västra Götaland (VVG) SAMSA optionsarbete 2. Att höja kompetensen hos vårdgivarna, för att kunna ge den enskilde en god vård, såsom Samordnad vård- och omsorgsplanering Äldre och läkemedel Lär Ut SIP Samordnad individuell plan Jämlik Strokevård utbildning Spridningskonferens för och med Närvårdssamverkan Södra Älvsborg 3. Att fullfölja påbörjade projekt och arbeten såsom Projekt Samsjuklighet Projekt Tidiga insatser för ökad skolnärvaro Konsolidering Mobil närvård där detta tidigare implementerats Verksamhetsberättelse 2016 Närvårdssamverkan Södra Älvsborg Sid 9 (9)