UH-2012-151 1.0 PARTER OCH OMBUD Upphandlingscenter, org.nr. 222000-2527, nedan kallad Beställaren och NN, nedan kallad Leverantören har träffat förevarande ramavtal. 1.1 BESTÄLLAREN Upphandlingscenter c/o Norrköpings kommun 601 81 Norrköping 1.1.1 Beställarens kontaktperson avseende avtalsfrågor 1.1.2 Beställarens kontaktperson avseende fastighetsfrågor Kontaktperson avseende fastighetsfrågor för Enebyhallen, Hagagymnasiet hallen, Navestadhallen, Hagebyhallen och Rambodalshallen är XXXX XXXX. Kontaktperson avseende fastighetsfrågor för Borgsmohallen, Ektorpshallen och Teknishallen är XXXX XXXX. Ovanstående kontaktpersoner kan under avtalstiden komma att bytas ut mot andra kontaktpersoner för ovan nämnda objekt. 1.1.3 Avropande myndighet Avrop från detta ramavtal görs av Norrköpings kommun, nedan benämnd Avropande myndighet. 1.2 LEVERANTÖREN 1.2.1 Leverantörens kontaktperson 2.0 OMFATTNING Detta ramavtal omfattar avrop av tillsyn av 8 stycken gymnastikhallar i Norrköpings kommun. Avrop görs enligt bilaga Åtgärdsschema och i övrigt enligt vad som framgår nedan. På grund av eventuella metod-, struktur- eller organisatoriska förändringar kan inte Avropande myndighet förbinda sig att beställa angivna volymer, utan Leverantören är skyldig att leverera det verkliga behovet vare sig det över- eller understiger angivna volymer. 3.0 AVTALSTID Avtalstiden är två (2) år. Ramavtalet beräknas träda i kraft 2013-05-01 och gälla till och med 2015-04-30 med rätt för Beställaren att förlänga ramavtalet med ett (1) + ett (1) år till och med 2016-04-30 och därefter till 2017-04-30. Påbörjat uppdrag som ingåtts med den Avropande myndigheten inom ramen för detta ramavtal ska dock fullföljas om annat inte överenskommes med den Avropande myndigheten. Sid 1(8)
4.0 HANDLINGARS INBÖRDES FÖRHÅLLANDE Handlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning. A. Skriftliga ändringar och tillägg till detta ramavtal, som undertecknats av parterna. B. Detta ramavtal. C. Förfrågningsunderlag daterat 2012-10-08. D. Leverantörens anbud. 5.0 TILLSYNS- OCH SKÖTSELUPPDRAG Norrköpings kommun förfogar över 8 stycken gymnastikhallar (se punkten 5.1) vardagar mellan klockan 16.00 och 22.00 samt lördagar, söndagar och helgdagar mellan klockan 08.00 och 19.00. Under denna tid (uthyrningstiden) hyr kommunen ut dessa gymnastikhallar med tillhörande omklädningsrum och redskapsförråd till föreningsliv, i första hand till gymnastik- och idrottsföreningar, i andra hand till privatpersoner och företag. Leverantörens uppdrag består av att genomföra daglig tillsyn och skötsel av dessa gymnastikhallar i enlighet med de krav som ställs i bilaga Åtgärdsschema och enligt nedanstående krav. 5.1 UPPDRAGSOBJEKT Uppdrag enligt detta ramavtal avser följande uppräknade objekt: Enebyhallen, adress: Taborgsbergsvägen 83, 602 12 Norrköping Hagagymnasiet hallen, adress: Hagagatan 36, 602 15 Norrköping Borgsmohallen, adress: Dalviksgatan 73, 603 80 Norrköping Ektorpshallen, adress: Trestegsgatan 2, 603 73 Norrköping Teknishallen, adress: Fotbollsgatan 10 och 12, 603 37 Norrköping Navestadhallen, adress: Spelmansgatan 2, 603 66 Norrköping Hagebyhallen, adress: Bäraregatan 4, 603 60 Norrköping Rambodalshallen, adress: Rambogatan 248, 603 71 Norrköping För mer information om respektive uppdragsobjekt, se bilagd/a ritning/ar för respektive uppdragsobjekt (Bilagor: Enebyhallen, Hagagymnasiets hall med källare (planritning), Borgsmohallen (nedre del), Borgsmohallen (läktare), Ektorpshallen (nedre del), Ektorpshallen (övre del), Teknishallen, Navestadhallen (bottenplan), Navestadhallen (övre del), Hagebyhallen (bottenplan), Hagebyhallen (övre plan), Rambodalshallen.) 5.2 OMDIRIGERING AV TILLSYNSUPPDRAGET TILL ANDRA OBJEKT Avropande myndighet ska med kort varsel kunna omdirigera Leverantörens personal till andra objekt än de som nämns i punkten 5.1, i de fall Avropande myndigheten har akut behov av att genomföra tillsynsuppdrag på någon annan gymnastikhall i Norrköpings kommun. Avropande myndighetens omdirigeringar kan endast ske inom den beskrivna uthyrningstiden. En omdirigering innebär att Leverantörens personal, på uppdrag av Avropande myndigheten, istället för att genomföra alla sina ordinarie åtgärder enligt bilaga Åtgärdsschema på de objekt som beskrivs i punkten 5.1, genomför en eller flera åtgärder temporärt på någon annan gymnastikhall i Norrköpings kommun. Uppskattningsvis sker sådana omdirigeringar upp till fem (5) gånger per år. Leverantören ska utföra sitt uppdrag i enlighet med detta ramavtal även i de fall den blir omdirigerad till att utföra uppdraget på något annat objekt än i punkten 5.1. 6.0 BEGRÄNSAT UPPDRAG UNDER VISSA PERIODER Samtliga objekt enligt punkten 5.1 har stängt midsommarafton, midsommardagen, julafton, juldagen, nyårsafton och nyårsdagen. Leverantören ska således inte Sid 2(8)
vidtaga några åtgärder alls, som framgår av bilaga Åtgärdsschema, på objekten under dessa dagar på året. Uppdraget enligt detta ramavtal ska av Leverantören utföras endast under nedan specificerade veckor för respektive uppdragsobjekt. Den resterande tiden genomförs inget tillsyns- och skötseluppdrag. Borgsmohallen, Ektorpshallen, Hagebyhallen och Navestadhallen: Leverantören genomför uppdraget från och med vecka 1 till och med vecka 52. Under vecka 25 till och med vecka 30 ska Leverantören genomföra uppdraget i respektive objekts samtliga utrymmen förutom i gymnastikhallen, det vill säga i den hall i objektet som idrottsaktiviteter företas. Teknishallen: Leverantören genomför uppdraget från och med vecka 1 till och med vecka 24 samt från och med vecka 31 till och med vecka 52. Enebyhallen: Leverantören genomför uppdraget från och med vecka 1 till och med vecka 17 samt från och med vecka 36 till och med vecka 52. Hagagymnasiet hallen: Leverantören genomför uppdraget från och med vecka 1 till och med vecka 17 samt från och med vecka 36 till och med vecka 52. Rambodalshallen: Leverantören genomför uppdraget från och med vecka 1 till och med vecka 17 samt från och med vecka 36 till och med vecka 52. 7.0 ARBETSSÄTT Utförandet av åtgärderna i bilaga Åtgärdsschema ska av Leverantören anpassas efter de i förväg schemalagda aktiviteterna men inom ramen för angivna tider i bilagan. Leverantören kommer vid avtalsstart att få tillgång till en digital schema, som finns på Internet via programmet Interbook, av den Avropande myndigheten. Av schemat kommer det att framgå vilka aktiviteter som är bokade vid vilken tidpunkt och i vilket uppdragsobjekt. Genom tillgången till det digitala schemat kan Leverantören ständigt och i god tid hålla sig uppdaterad om inbokade idrottsaktiviteter för respektive uppdragsobjekt. Leverantören ska ha uppsökande kontakter med idrottsledare under tiden den genomför ronderingen i respektive gymnastikhall och planera sin rondering på det viset att kontakt tas med alla idrottsledare. Före och efter en idrottsaktivitet ska Leverantören se till att lokalerna är i god ordning och brukbara för nästföljande hyresgäst. Påträffade obehöriga personer på ifrågavarande objekt ska av Leverantören omedelbart avvisas. För detta kan Leverantören i undantagsfall och vid besvärliga situationer ta hjälp av Norrköpings kommuns upphandlade väktare. Även övrig kontroll av allmänt upptäckande karaktär ska utföras för uppdragsobjektets säkerhet. Leverantörens personal ska föra sina iakttagelser under uppdraget i en rapport. Kraven på rapport framgår av punkten 9.0 nedan. Förberedelse och avslut vid matcher i hallarna med framtagande av material ska ingå i detta uppdrag utan särskild ersättning, exempelvis framtagande av ljudanläggning och tidtagarutrustning. Behov av byte av lyskällor ska noteras och rapporteras till felanmälan, se punkt 8.0 nedan. Lyskällor som går att nå från golv ska dock vid behov bytas av Leverantören omgående. Leverantören ska även vid behov fylla på med toalettpapper på toaletter i respektive gymnastikhall. Självkostnadspris för lyskällor och toalettpapper för respektive gymnastikhall faktureras separat till Avropande myndigheten och ingår således inte i Leverantörens offererade anbudspris. Leverantören ska se till att samtliga omklädningsrum som Avropande myndighet disponerar under uthyrningstiden ska vara grovstädade 1 innan den ordinarie städningen påbörjas, som sköts av en Städentreprenör. 1 Med grovstädning avses bortplockning av skräp, kvarglömt material och dylikt från golv, omklädningsrum eller andra tillhörande ytor. Sid 3(8)
8.0 FELANMÄLAN All felanmälan som Leverantören är skyldig att göra enligt bilaga Åtgärdsschema ska göras till respektive gymnastikhalls ansvarige förvaltningsentreprenör. Förvaltningsentreprenörens kontaktuppgifter finns uppsatta vid respektive gymnastikhalls entré. 9.0 KRAV PÅ RAPPORT Leverantören ska varje dag via e-post översända en skriftlig rapport i Microsoft Word/Excel fil eller kompatibelt per uppdragsobjekt till följande kontaktpersoner/adresser: respektive kontaktperson avseende fastighetsfrågor hos Beställaren, se punkten 1.1.2 ovan för deras kontaktuppgifter, bokning.fritid@norrkoping.se, samt varje gymnastikhalls förvaltningsentreprenör, vars kontaktuppgifter finns uppsatta vid respektive gymnastikhalls entré. Av rapporten ska det framgå: namn på uppdragsobjektet, samtliga åtgärder (benämnda Åtgärd 1, Åtgärd 2, ) som har vidtagits enligt bilaga Åtgärdsschema under det senaste dygnet, vilka idrottsledare som Leverantörens personal har varit i kontaktat med, namn på Leverantörens personal som utfört respektive åtgärd, datum och klockslag för respektive utförd åtgärd, en kort beskrivning av påträffade skadegörelser alternativt fel på idrottsutrustningen och fastigheten samt en kort beskrivning av andra missförhållanden eller av andra personer icke genomförda åtgärder. 10.0 TIDSPLAN Den tidsplan som ligger till grund för avrop ska följas av Leverantören. Ändrad tidsplan ska skriftligen godkännas av behöriga företrädare för Beställaren. Leverantören har rätt till tidsförlängning om denne försenas på grund av förhållanden som han inte vållat och vars effekt han inte rimligen kunnat undanröja och/eller förutse. Part ska utan dröjsmål underrätta motparten sedan han fått kännedom om förhållande som kan medföra ändring av tidsplanen för uppdragets genomförande. Leverantören ska utan dröjsmål efter det att han kunnat beräkna erforderlig tidsförlängning skriftligen underrätta behörig kontaktperson avseende fastighetsfrågor hos Beställaren härom. 11.0 RIKTLINJER OCH FÖRHÅLLNINGSSÄTT Leverantören ska genomföra uppdraget fackmässigt och med omsorg. Levererade tjänster ska vara i full överensstämmelse med detta avtal och i bilagan Åtgärdsschema uppställda obligatoriska krav samt i anbudet lämnande uppgifter. Leverantören ska utan dröjsmål till Beställaren anmäla behov av arbete, som inte ingår i uppdraget, liksom behov av nya eller ändrade direktiv. Leverantören ska under arbetets gång hålla behörig kontaktperson avseende fastighetsfrågor hos Beställaren underrättad om hur arbetet fortskrider. Leverantören får inte av annan än Beställarens kontaktperson avseende fastighetsfrågor för uppdraget mottaga eller inhämta direktiv för arbetets genomförande i vidare utsträckning än vad Beställaren bestämmer. Leverantören ska för uppdragets genomförande samarbeta med andra som Avropande myndighet anlitat. Utförda uppdrag ska fortlöpande dokumenteras av Leverantören. Sid 4(8)
12.0 LEVERANTÖRENS PERSONAL Vid varje avrop ska den personal som ska medverka i uppdraget vara namngiven och Leverantören ska tillse att denna personal har tillräcklig kompetens så att uppdraget kan utföras på överenskommet sätt. Uppdraget ska utföras i enlighet med detta ramavtal. Inträffar omständighet vilken innebär att Leverantörens i uppdrag deltagande personal ej kan fortsätta sitt arbete, som exempelvis att personalen slutar sin anställning, sjukskrivs eller inkallas till militärtjänst, ska Leverantören när denne får kännedom om detta omedelbart föreslå lämpliga åtgärder för att undvika försening eller annan olägenhet för Avropande myndighet. Leverantörens personal ska agera pålitligt-, förtroendeingivande-, och på ett adekvat sätt kunna bemöta de personer som kommer i kontakt med personalen i de olika situationer som kan bli aktuella. Vid utförandet av uppdrag enligt detta ramavtal ska Leverantörens personal genom sitt fordon och sin enhetliga klädsel tydligt observeras. Personalen ska även synligt bära en ID-bricka. När Leverantörens personal utför arbete i Norrköpings kommuns lokaler, ska sådan personal iaktta de föreskrifter som kommunens personal ska iaktta nämligen, av kommunen och/eller enligt myndighets bestämmande utfärdade föreskrifter. 12.1 PERSONALENS KUNSKAP Leverantörens personal ska ha kunskap om de olika idrottsaktiviteterna som kan tänkas förekomma och hur de utövas samt vilken slags idrottsutrustning som behövs för respektive idrottsaktivitet. Personalen ska behärska det svenska språket och kunna hantera och förstå de vanligaste typerna av Avropande myndighets larminstallationer och inpasseringssystem. Beställerans kontaktpersoner avseende fastighetsfrågor kommer dock vid avtalsstart att visa för Leverantörens personal hur larmsystemet och inpasseringssystemet i respektive uppdragsobjekt, enligt punkten 5.1, i grundläggande drag fungerar. 12.2 ERSÄTTANDE PERSONAL Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan personal vilken Avropande myndighet anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken Avropande myndighet anser sig ha samarbetssvårigheter. Leverantören är även skyldig att se till att det finns kompetenta ersättare om Leverantörens personal måste bytas ut. Ersättare ska godkännas av behörig företrädare för Beställaren. Leverantören ska om möjligt tillse att ny (ersättande) personal arbetar parallellt med avgående personal och svarar alltid för merkostnad och/eller försening till följd av ovan angivna omständigheter. Detta inkluderar exempelvis tid för utbildning och för att sätta in ny personal i det aktuella uppdraget. 12.3 PERSONALENS KONTAKTUPPGIFTER Leverantören ska vid avtalsstart anslå i respektive uppdragsobjekts entré/er kontaktuppgifter till Leverantörens personal. 13.0 UNDERLEVERANTÖR Leverantören får inte, utan skriftligt godkännande i förväg från Beställaren, anlita underleverantör eller annan än egen i avtalet angiven personal för genomförande av hela eller delar av tjänsten. Beställaren har rätt att vid bedömning av en underleverantör få skriftlig information motsvarande den som erhållits om Leverantörens och dennes personal. Leverantören ansvarar för av underleverantör utfört arbete som för eget arbete. Sid 5(8)
14.0 KRAV PÅ FORDON Leverantörens personal ska vid genomförandet av uppdrag enligt detta ramavtal endast använda fordon med förnybart bränsle. 15.0 ERSÄTTNING Ersättningen framgår av Prisbilagan. Ersättningen ska vara fast under perioden 2013-05-01 2014-04-30. Ersättningen är exklusive mervärdesskatt i svenska kronor (SEK) och inkluderar samtliga kostnader, förutom kostnaden för lyskällor och toalettpapper, för åtaganden enligt detta ramavtal och tillhörande handlingar. I ersättningen inkluderas bland annat löne- och lönebikostnader, skatter och sociala avgifter. Restids-, rese- och traktamentskostnader utgår ej. 15.1 JUSTERING AV ERSÄTTNING För avtalsår två (2) och vid en eventuell förlängning av avtalet justeras ersättningen med 100 % av AKI (arbetskostnadsindex för arbetare, preliminärt index, SNI 2007: kolumn N). Justeringen av ersättningen baseras på förändringen mellan indextalen december 2012 (basmånad) och december 2013 (jämförelsemånad), samt därefter med årsvis förskjutning. En skriftlig begäran om justering av ersättningen ska vara Beställaren tillhanda senast två (2) månader innan den justerade ersättningen beräknas träda i kraft. I händelse av att index för AKI inte finns att tillgå från Statistiska centralbyrån (SCB) kommer det index som Sveriges kommuner och landsting (SKL), rekommenderar Beställare som ersättningsindex att tillämpas. Retroaktiv prisjustering får inte förekomma. 16.0 FAKTURA OCH FAKTURAUNDERLAG Fakturering sker månadsvis i efterskott. Faktura utställs på och sändes till avropande enhet. Av fakturan ska framgå F-skattenummer, organisations- och momsregistreringsnummer, datum och pris för utfört specificerat arbete per uppdragsobjekt. Av fakturor för lyskällor och toalettpapper ska det framgå självkostnadspriser och följesedlar på inköpt material. Vid eventuella felaktigheter reklameras fakturan för åtgärd. Betalning sker 30 dagar efter mottagen och godkänd faktura. Fakturan ska skickas till: Norrköpings kommun Fakturaskanningen, Refkod 040100 601 69 Norrköping. Vid försenad betalning har Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt gällande räntelag. Slutfaktura ska vara Norrköpings kommun (Lokalförsörjningen) tillhanda senast tre månader efter slutfört uppdrag. Senare framställt krav medför inte rätt till ersättning. 16.1 ADMINISTRATIVA AVGIFTER Faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras inte. 17.0 MÖTEN Avropande myndighet äger rätt att påkalla möten med anledning av uppdrag. Dessa möten ska hållas hos Avropande myndigheten. Mötena protokollförs och justeras i den omfattning som parterna kommer överens om. 18.0 INFÖR UPPDRAGETS UPPHÖRANDE Inför uppdragets upphörande vid ramavtalets slut ska Leverantören återlämna till den Avropande myndigheten sådant som denne har erhållit från den Avropande myndigheten under ramavtalets tid, såsom larmkoder, nycklar/taggar, dokumentation och dylikt. Sid 6(8)
19.0 SEKRETESS Leverantör förbinder sig i och med träffandet av detta ramavtal att inte röja hos Avropande myndighet förekommande sekretessbelagd uppgift enligt offentlighetsoch sekretesslagen eller uppgift som utgör företagshemlighet enligt lagen om skydd för företagshemligheter, vare sig det sker muntligen, genom att handling lämnas ut eller det sker på annat sätt, samt att inte utnyttja sådan uppgift och att med sin personal träffa avtal om samma tystnadsplikt. Leverantören får inte under avtalstiden utöva verksamhet som kan rubba förtroendet till honom i något som gäller det avtalade uppdraget. Hänvisning till uppdrag eller i övrigt till Avropande myndighet i reklam eller marknadsföring får ej göras av Leverantören eller dennes underleverantörer utan myndighetens skriftliga medgivande. Leverantören svarar för att dennes anställda iakttager ovanstående bestämmelser. 20.0 ARBETSGIVARANSVAR Leverantören förbinder sig att under avtalsperioden fullgöra sina skyldigheter avseende skatter och socialförsäkringsavgifter och inneha giltig F eller FA skattsedel. Leverantören garanterar att dess eventuella underleverantörer uppfyller motsvarande krav. Leverantören är skyldig att inte vidta åtgärd, som kan antas medföra åsidosättande av lag eller annars strider mot vad som är allmänt godtaget inom Leverantörens kollektivavtalsområde, samt avkräva samma utfästelse av den som Leverantören eventuellt avser att anlita i fullgörandet av detta avtal. Skulle Leverantören brista i fullgörandet av detta åtagande får Beställaren häva ramavtalet. 21.0 VITE VID LEVERANSFÖRSENING Leverantören ska vid leveransförsening, för varje dag som förseningen varar per uppdragsobjekt utge vite med 10 000 SEK till Norrköpings kommun (Lokalförsörjningen). Vitet utgår under högst 2 veckor. När leveransförsening varat i 3 veckor äger Beställaren rätt att häva. Har Leverantören rätt till tidsförlängning är han i motsvarande mån befriad från skyldighet att erlägga vite. 22.0 FÖRSÄKRINGAR För att säkerställa att Leverantören kan fullgöra sitt ansvar ska för hela avtalsperioden tecknas och vidmakthållas ett fullgott försäkringsskydd enligt gängse svenska försäkringsvillkor som inkluderar ansvarsförsäkring. Självrisk för försäkringar får uppgå till högst två basbelopp. Leverantören svarar för självrisk vid skada. Bevis om att försäkring tecknats ska överlämnas till Beställaren senast vid avtalsstart. Försummar Leverantören detta har Beställaren rätt att på Leverantörens bekostnad teckna sådan försäkring. 23.0 FORCE MAJEURE Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta ramavtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet (befrielsegrund), som ligger utanför parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphört ska förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom befrielsegrund ska anses eldsvåda, krig, mobilisering, eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft, avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har sin grund som avses i denna punkt. Förbehållet om avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses som befrielsegrund om part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt. Sid 7(8)
För att uppnå befrielse enligt ovan ska part utan dröjsmål skriftligen meddela den andra parten härom. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid befrielsegrundens upphörande. Part ska vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det praktiskt kan ske. 24.0 ÖVERLÅTELSE AV RAMAVTAL Leverantören får inte överlåta detta ramavtal på annan utan Beställarens skriftliga medgivande. 25.0 HÄVNING AV RAMAVTAL Beställaren äger rätt att häva detta ramavtal om Leverantören eller dennes underleverantörer i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt ramavtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. Beställaren äger rätt att häva ramavtalet med omedelbar verkan av skäl som framgår av 10 kap. 1-2 Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Hävning ska vara skriftlig. Det som ovan stipuleras om avtal gäller även ifråga om avrop. 26.0 TVIST Tvist ska avgöras i svensk allmän domstol, tingsrätten där Beställaren har sin hemvist. Detta ramavtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. den [Datum] För Beställaren För Leverantören Organisation Namn titel Sid 8(8)