AVTALSPARTER I upphandling Fordon 2013 - Köp av minibussar / UH-2013-419 har nedanstående parter träffat följande avtal: UPPHANDLANDE MYNDGIHET Ludvika kommun genom gemensam nämnd för upphandling / 212000-2270 LEVERANTÖR Gösta Samuelsson Bil AB / 556021-1624 1.0 KOMMERSIELLA VILLKOR 1.1 OMFATTNING Fordon - köp av minibussar Avropsberättigade myndigheter benämns fortsättningsvis beställare. Volymuppgifter baseras på tillgänglig statistik och uppskattning samt kan komma att såväl över- som underskridas. Leverantören ska leverera det faktiska behovet. 1.1.1 Avropsberättigade myndigheter Följande myndigheter är avropsberättigade på avtalet: Beställare Organisations -nummer Borlänge kommun 21 20 00 2239 Falu kommun 21 20 00 2221 Gagnef kommun 21 20 00 2155 Ludvika kommun 21 20 00 2270 Säters kommun 21 20 00 2247 Västerbergsslagens utbildningscentrum 22 20 00 0802 1.2 AVTALSTID Detta avtal gäller från och med avtalets undertecknande till och med 2014-10-31 med möjlighet till förlängning till och med 2017-10-31 med ett år i taget från UpphandlingsCenters sida med oförändrade villkor. UpphandlingsCenter meddelar leverantören senast tre månader innan avtalets slutdatum om förlängningsmöjligheten kommer att nyttjas. 1.3 AVROP Avrop görs av utsedd kontaktperson för beställaren eller av den leverantör vilken beställaren har avtal med för finansiella tjänster - leasing. 1.4 FORDON Avtalade fordon ska finnas för avrop. 1.4.1 Garantier Erbjudna fordon ska minst ha 2 års nybilsgaranti utan milbegränsning. 3 års vagnskadegaranti utan milbegränsning. 7 års rostskyddsgaranti. Vid garantireparation ska lånebil tillhandahållas utan kostnad. Lånebil ska finnas tillgänglig vardagar, ordinarie arbetstid kl. 07.00-17.00. Vid utbytta reservdelar vid garantireparation ska ett års garanti gälla frånutbytesdatum.
1.4.2 Service Serviceavtal ska som option kunna tecknas mellan beställaren och leverantören. Beställarens har i avtal för finansiella tjänster möjlighet att leasa fordon upp till 60 månader med en körsträcka upp till 6 000 mil/år. Serviceavtal ska kunna tecknas till samma förutsättningar. 1.5 LEVERANSBESTÄMMELSER Leverans av vara ska ske i överensstämmelse med bifogad specifikation och i anbudet lämnade uppgifter. 1.5.1 Leveransvillkor Leverans av fordon ska ske enligt Incoterms, DDP (fritt levererat/lossat) till beställarens adress. 1.5.2 Leveranstid Renault Trafic Passenger 2,0dci 115 T27, ca 4-26 veckor. Renault Grand Scenic dci 110 SS Exception, ca 1-21 veckor. 1.5.3 Demonstration Vid leverans eller annan överenskommen tidpunkt ska leverantör kostnadsfritt ansvara för erforderlig instruktion och genomgång av bilen/bilarna med brukarna. Instruktionsbok samt övrig information på svenska ska medfölja bilen. 1.5.4 Leveransförsening och vite Om leverantören inte kan hålla avtalad leveranstid ska leverantören utan dröjsmål skriftligen meddela beställaren detta samt ange orsak till förseningen och uppge den tidpunkt då leverans beräknas ske. Vid leveransförsening, i förhållande till den vid beställningstillfället utlovade leveranstiden eller angiven normal leveranstid, har beställaren rätt till vite. Vite ska utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod med 2 % av fordonets totala värde, samt att leverantören ska tillhandahålla och bekosta likvärdigt ersättningsfordon inklusive försäkring under leveransförseningsperioden. 1.6 ERSÄTTNING Leverantören har rätt till ersättning av Beställaren för levererade varor och tjänster enligt mellan parterna avtalat pris. Angivna priser är netto i svenska kronor (SEK) och inkludera samtliga åtaganden enligt detta förfrågningsunderlag. 1.6.1 Kampanjerbjudande Vid kampanjerbjudande eller motsvarande då ett fordon tillfälligt erbjuds till ett lägre pris än vad som avtalats, ska det lägre priset erbjudas. 1.6.2 Rabattsatser Rabattsats på övrig tillvalsutrustning är fast under avtalsperioden. 1.7 PRISJUSTERING 1.7.1 Fordon Priserna för avtalade fordon och utrustning är fasta till och med 2014-04-30. Aktuella datum 1 januari Någon av parterna har efter detta datum rätt att begära att priserna ändras. Begäran ska tillställas den andra parten skriftligen och sådan begäran kan ske högst en gång per 12-månadsperiod. Som utgångspunkt/referenspris för prisändring anges generalagentens/motsvarande officiella riktpris gällande för varje fordon, årsmodell och lägst de rabattnivåer som lämnas vid anbudstillfället ska ligga till grund för prissättning. 31 mars Parterna ska komma överens om de villkor som ska gälla för respektive nästkommande fastprisperiod. Villkoren skall vara bestämda senast den 31 mars och motsvarande datum efterföljande avtalsår för nästkommande avtalsår. 2(7)
1 maj Eventuellt nytt pris träder i kraft. För att nya priser ska träda i kraft ska parterna träffa skriftlig överenskommelse om detta. Kan inte överenskommelse om nya priser träffas, har part rätt att frånträda avtalet avseende den aktuella tjänsten. Avtalet ska då sägas upp skriftligen, det upphör tidigast fyra månader efter uppsägningsdatum. Under uppsägningstiden gäller den senast träffade prisöverenskommelsen. Retroaktiv prisförändring kan ej ske. 1.7.2 Service Priserna för avtalade service är fasta till och med 2014-04-30. Aktuella datum för prisjustering 1 januari Någon av parterna har efter detta datum rätt att begära att priserna ändras. Begäran ska tillställas den andra parten skriftligen och sådan begäran kan ske högst en gång per 12-månadsperiod. Som utgångspunkt för prisändring används Konsumentprisindex KPI (1980=100), fastställda tal med basmånad maj 2013. Som högst får pris justeras med upp till åttio procent av förändringen av KPI. 31 mars Parterna ska komma överens om de villkor som ska gälla för respektive nästkommande fastprisperiod. Villkoren skall vara bestämda senast den 31 mars och motsvarande datum efterföljande avtalsår för nästkommande avtalsår. 1 maj Eventuellt nytt pris träder i kraft. För att nya priser ska träda i kraft ska parterna träffa skriftlig överenskommelse om detta. Kan inte överenskommelse om nya priser träffas, har part rätt att frånträda avtalet avseende den aktuella tjänsten. Avtalet ska då sägas upp skriftligen, det upphör tidigast fyra månader efter uppsägningsdatum. Under uppsägningstiden gäller den senast träffade prisöverenskommelsen. Retroaktiv prisförändring kan ej ske. 1.8 PRODUKTFÖRÄNDRING Om avtalade fordon utgår ur leverantörens modellprogram, förändas i konstruktion, utförande, material eller sammansättning ska detta i förväg meddelas beställaren och kan leda till förnyad prövning av avtalets giltighet. I det fall leverantören önskar ändra fordon, ska dessa förhandlas och överenskommas mellan parterna. Ersättningen ska vara i samma prisläge som gällande avtal, dvs. generalagentens/motsvarande officiella riktpris och rabattnivåer som lämnas vid anbudstillfället ska ligga till grund för prissättning och ska som lägst gälla vid samtliga avrop för avtalade fordon. Överenskommelse och godkännande av bägge parter, ska träffas före införande av förändrade eller nya fordon. Kan inte överenskommelse träffas, har part rätt att frånträda avtalet. Avtalet ska då sägas upp skriftligen, det upphör tidigast fyra månader efter uppsägningsdatum. Under uppsägningstiden gäller den senast träffade prisöverenskommelsen. 1.9 MOMS Moms tillkommer på samtliga priser. 1.10 FÖLJESEDLAR Beställarens namn + referenskod, leveransadress samt beställningsnummer ska anges på följehandlingar. 3(7)
1.11 FAKTURA OCH FAKTURAHANTERING Myndighet/bolag Referens/Att: Postadress Borlänge kommun Box 309 737 26 FAGERSTA Borlänge kommun Falu kommun Fakturaenheten, 791 29 FALUN Falu kommun Box 812 Gagnefs kommun Ansvar 119? 785 80 GAGNEF Gagnefs kommun Ludvika kommun Box 184 771 24 LUDVIKA Ludvika kommun Säters kommun Box 7 783 21 SÄTER Säters kommun Västerbergsslagen Utbildningscentrum Fakturorna måste märkas med en referenskod i fältet Er referens som beställaren uppger vid beställning. Uppges ingen referenskod får inte beställningen verkställas. Gäller samtliga fakturor oberoende hantering. Fakturorna ska innehålla: - fakturanummer - fakturadatum - fakturabelopp - momsbelopp - kostnadsställe - referenskod - bankgironummer och/alt plusgironummer - organisationsnummer/vat-nummer 1.12 ELEKTRONISK HANDEL Beställarna är i olika faser i sina e-handels- och fakturaprocesser. Ett första steg i utveckling mot e-handel är införande av e-fakturor. Val av lösning bestäms av respektive kommun. Ett gemensamt grundkrav är att leverantören på anmodan av respektive kommun: ska kunna skicka prislista (t.ex. Excel eller Pricat) ska kunna ta emot en beställning elektroniskt (t.ex. e-post eller EDI-order) ska kunna skicka en elektronisk faktura enligt SFTI standard (det finns portallösningar kostnadsfritt) 1.13 BETALNINGSVILLKOR För betalning av faktura gäller 30 dagars betalningstid från rättvisande fakturas ankomstdag. Om förfallodagen infaller på en lördag eller helgdag erlägger beställaren betalning på närmast följande bankdag. Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns inte. Dröjsmålsränta accepteras enligt räntelagen. Om eventuell försenad betalning kan härledas till felaktig eller ofullständig faktura accepteras inte dröjsmålsränta. I det fall faktura överlämnas till finansbolag ska villkoren i avtalet mellan parterna gälla även för dem. 1.14 STATISTIK Statistik med uppgifter över levererade tjänst, volym och belopp per beställare ska efter anmodan, inom 10 arbetsdagar, kostnadsfritt sändas till UpphandlingsCenter samt respektive beställare. Statistik ska levereras i digitalt redigerbart format typ Microsoft Excel-format eller likvärdigt. 1.15 FÖRSÄKRING Leverantören ska under hela avtalstiden upprätthålla gällande företagsförsäkring och ansvarsförsäkring anpassad för det aktuella avtalsområde samt på anmodan kunna uppvisa bevis på betalade försäkringsavgifter. Om leverantören inte tecknat försäkring eller betalat avgift för försäkring är detta grund för omedelbar hävning av avtal. 1.16 REFERENSGRUPP - AVTALSUPPFÖLJNING För att säkerställa samarbetet mellan beställare och leverantör inrättas en referensgrupp med representanter från varje beställare och leverantör, även 4(7)
avtalets kontaktperson från UpphandlingsCenter ska delta. Gruppen ska träffas första gången inom sex månader från avtalsstart och därefter minst en gång per år. UpphandlingsCenter är sammankallande och kallelse ska gå ut minst 30 dagar före träffen som ska ske i samarbete med UpphandlingsCenter, Ludvika kommun. Centrala punkter för gruppens arbete ska bland annat vara: Uppföljning Kvalificeringsvillkor 1 Avtalsvillkor Statistik genomgång av redovisad statistik Reklamationer Beställarsynpunkter Leverantörssynpunkter Övrigt Administrativa rationaliseringar, Utveckling och samarbete, Information och utbildning Miljö. Leverantören bekostar själv sina resor och traktamenten för att träffa beställare. Kallelse till referensgruppens första träff kommer att skickas ut i samband med avtalstecknandet. 1.17 LAGAR/FÖRORDNINGAR/FÖRESKRIFTER Leverantören ansvarar för att all relevant lagstiftning efterlevs. 1.18 VARUMÄRKE OCH IMMATERIELL RÄTT Hänvisning till beställaren i reklam, marknadsföring eller på annat sätt får inte göras av leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan beställarens i förväg inhämtade skriftliga medgivande. Leverantören ska i förväg samråda med beställaren avseende informationsmaterial som ska publiceras. 1.19 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan UpphandlingsCenters skriftliga medgivande. 1.20 UNDERLEVERANTÖR För underleverantör gäller samma villkor och krav som för leverantören. Det är leverantörens skyldighet att upplysa/informera underleverantören vilka villkor som gäller. Underleverantörer service: Gösta Samuelsson Bil i Ludvika AB, 556945-9323 Rolf Ericson Bil i Dalarna AB, 556597-9209 1.21 OMFÖRHANDLING Part får begära omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om ändrade förhållanden som gör att bestämmelsen väsentligt motverkar avtalets syfte. Begäran om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldigheten att fullgöra berörd avtalsförbindelse. 1.22 FEL OCH BRIST Skulle leverantören brista i fullgörandet av avtalad vara/tjänst, eller skulle tjänsten väsentligt försenas eller utebli, har beställaren rätt att ersätta varan/tjänsten från annan leverantör. Leverantören ska ersätta beställaren för uppkomna merkostnader som skadan eller felet orsakat. 1.23 SKADA Leverantören är ansvarig gentemot beställaren för skador som leverantören orsakat. Leverantören ska omgående meddela beställaren om sådan skada 1 De upphandlande myndigheterna och Skatteverket säkrar genom kontroller att alla som utför uppdrag på detta ramavtal är seriösa och bl.a. sköter sina redovisningar och betalningar av skatter och avgifter. 5(7)
inträffat. Leverantören ska svara för de merkostnader/skadestånd som beställaren kan kräva. 1.24 HÄVNING / SKATTEKONTROLL Part får häva ingånget avtal om motparten inte fullgör sina åtaganden och avtalsbrottet är av väsentlig betydelse. Beställaren har rätt att häva avtalet, utan att motparten kan ställa krav på ersättning, om: om leverantören försätts i konkurs, likvidation eller kommer på sådant obestånd att han inte kan förväntas fullgöra sina åligganden om leverantören har misskött inbetalning av skatter och sociala avgifter om leverantören köps upp eller att ägarförhållanden väsentligt förändras om leverantören bryter mot annan del av avtalet och det kan anses vara av vikt för beställaren att bestämmelsen efterlevs. Hävs avtalet enligt ovan, är leverantören ersättningsskyldig för den skada (kostnadsökning m.m.) som avtalsbrottet förorsakat. 1.25 ÖVRIGA VILLKOR/ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG TILL AVTAL Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för beställare och leverantör. 1.26 FORCE MAJEURE Part är befriad från fullgörande av sina åtaganden enligt detta avtal, om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll såsom krig, naturkatastrof, myndighetsbestämmelse, lag eller liknande och som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets ingående och vars följder parten inte skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Så snart hindret upphör ska åtagandet fullgöras på avtalat sätt. Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan medföra att denna bestämmelse ska tillämpas. Till förtydligande är parterna överens om att strejk eller lockout hos part samt blixtnedslag, översvämning eller eldsvåda i leverantörens driftlokaler inte utgör force majeure. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid händelsens upphörande. 1.27 TVIST Tvist med anledning av avtalet mellan beställare och leverantören ska, om parterna inte kommer överens, avgöras av allmän domstol vid beställarens hemort, med tillämpning av svensk rätt. 1.28 HANDLINGARNAS INBÖRDES RANGORDNING Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om dessa handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de i följande ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till avtal 2. avtal med bilagor 3. eventuellt kompletterat förfrågningsunderlag 4. förfrågningsunderlag med bilagor 5. eventuellt förtydligande av anbud 6. anbud med bilagor 1.29 UNDERSKRIFTER Avtalet kommer att bli upprättat i två likalydande exemplar. Efter påskrift tar parterna var sitt. För beställaren För leverantören 2013-12- 2013-12- 6(7)
Thomas Karlsson Upphandlingschef Gösta Samuelsson VD Bilaga: Prisbilaga 7(7)