Innehållsförteckning Frivillig Det här är Frivillig s. 3 Hur behandlas personuppgifter i Frivillig... s. 4 Hur respektive roll får behörighet och loggar in. s. 5 Vad respektive roll kan göra i Frivillig.. s. 6 Startsidan. s. 7 Dina meddelanden..s. 8 Så här använder du Frivillig som förtroendevald/kretsanställd. s. 9 Så här hittar du till kretssidan... s. 10 Verksamheter- Översikt... s. 11 Användare- Översikt...s. 12 Lägg till verksamhet och frivilligledare. s. 13 Godkänn verksamhet. s. 14 Rapportera och signera Kretsrapporten.. s. 15 Så här använder du Frivillig som frivilligledare.. s. 16 Skapa verksamhet. s. 17 Lägg till verksamhetstillfällen s. 18 Lägg till text på verksamhetstillfällen.. s. 19 Lägg till och ta bort frivilliga på verksamhet.. s. 20 Godkänn en frivillig på verksamhet. s. 21 Rapportera och stäng tillfälle... s. 22 Ändra tid eller ställ in verksamhetstillfälle... s. 23 Ändra eller lägg till frivilligledare s. 24 Dela direktlänk till verksamhet.. s. 25 Så här använder du Frivillig som frivillig i en verksamhet.. s. 26 Anmäl dig till ett verksamhetstillfälle s. 27 Rapportera ditt deltagande på ett verksamhetstillfälle.. s. 28 Översikt över ditt deltagande.s. 29 För mer stöd s. 30
Det här är Frivillig Frivillig är ett digitalt verktyg för planering, rapportering och uppföljning av våra verksamheter lokalt. Visionen är att Frivillig ska vara ett stöd i planering, schemaläggning och hantering av verksamheten och dess frivilliga, och samtidigt i realtid kunna visa vilka verksamheter som bedrivs, hur många frivilligtimmar som läggs ner och hur många människor vi når runt om i landet. Allt detta generas sedan automatiskt till Kretsrapporten, i samma verktyg, där kretsarna årligen rapporterar sitt fantastiska arbete. Frivillig kan användas på dator, i surfplatta och mobil. Frivillig, och denna manual, är både till för dig som är förtroendevald, kretsanställd, frivilligledare och frivillig. Gå direkt till verktyget här: www.redcross.se/frivillig 3
Hur behandlas personuppgifter i Frivillig? Som användare i Frivillig behöver du ange personnummer, tillfälligt personnummer eller LMA-nummer. Det är viktigt och relevant för oss att vi alltid har aktuella kontaktuppgifter till dig för att kunna kommunicera med dig. I samband med det behöver vi uppfylla dataskyddslagstiftningens (GDPR) krav på att hålla dina uppgifter korrekta och uppdaterade. Ditt personnummer används således för att uppdatera dina uppgifter genom att dessa kontrolleras mot folkbokföringsregistret. På så sätt undviker vi felaktiga uppgifter och vi kan nå dig med vår information. Förtroendevalda, kretsanställda och frivilligledare i din krets kan endast se din födelsedata - inte dina fyra sista siffror. Lägger du in frivilliga och frivilligledare manuellt i Frivillig kom då ihåg att informera personen om hur personuppgifter behandlas. Här kan du läsa mer om hur Svenska Röda Korset behandlar personuppgifter https://www.redcross.se/om-oss/personligintegritet/ 4
Hur respektive roll får behörighet och loggar in Förtroendevald/Kretsanställd 1. Ditt uppdrag och din epost behöver finnas upplagt i Redy. 2. Ett mail skickas till din epost med rätt behörighetslänk. Avsändare är noreply@verksamhet.redcross.se 3. Du följer länken i mailet som tar dig till Frivillig. 4. Du loggar in med dina befintliga Rednet-uppgifter eller med ditt Facebook-konto. 5. Du ombeds att komplettera din profil med dina personuppgifter. 6. Du har nu behörighet och loggar i fortsättningen in genom att direkt gå till www.redcross.se/frivillig och logga in med dina uppgifter. Frivilligledare och Frivilliga 1. Du går till www.redcross.se/frivillig 2. Du loggar in med dina befintliga Rednet-uppgifter eller med ditt Facebook-konto. 3. Du ombeds att komplettera din profil med dina personuppgifter. Du har nu skapat ett konto och loggar i fortsättningen in med dina uppgifter på www.redcross.se/frivillig Har du behörighet som förtroendevald/kretsanställd ser du din kretstillhörighet under vyn Din krets. Frivilligledare och frivilliga har inte vyn Din krets. Är du tillagd som frivilligledare på en verksamhet hittar du det under Dina verksamheter. Är du anmäld som frivillig i en verksamhet hittar du det under Din profil 5
Vad respektive roll kan göra i Frivillig Förtroendevalda/ Kretsanställda Frivilligledare Frivilliga Lägga in verksamhet Lägga in verksamhet Nej Godkänna verksamhet Nej Nej Lägga in verksamhetstillfällen Lägga in verksamhetstillfällen Nej Lägga in frivilligledare och frivilliga manuellt på verksamhet Lägga in frivilligledare och frivilliga manuellt på verksamhet Godkänna frivilliga på verksamhet Godkänna frivilliga på verksamhet Nej Anmäla sig själv till verksamhetstillfällen Anmäla sig själv till verksamhetstillfällen Anmäla sig själv till verksamhetstillfällen Nej Rapportera sitt deltagande på verksamhetstillfälle Rapportera någon annans deltagande på verksamhetstillfälle Rapportera sitt deltagande på verksamhetstillfälle Rapportera någon annans deltagande på verksamhetstillfälle Rapportera sitt deltagande på verksamhetstillfälle Nej Se analys av verksamheten Se analys av verksamheten Se analys av verksamheten Se kretsens samtliga verksamheter och analys av dem Se översikt över sitt egna deltagande och engagemang Nej Se översikt över sitt egna deltagande och engagemang Nej Se översikt över sitt egna deltagande och engagemang Se, rapportera och skicka in Kretsrapporten Nej Nej 6
Här kan du filtrera på de verksamheter som finns i Frivillig. Startsidan Meddelanden Här hittar du alla dina aviseringar. Kommande tillfällen Här ser du kommande tillfällen på verksamheter runt om i hela landet. Låt dig inspireras och glädjas av det fantastiska arbete som görs! Meny Här loggar du in och hittar din profil, dina verksamheter och din krets. 7
Dina meddelanden Under dina meddelanden hittar du alla meddelanden som rör ditt engagemang. Om du är förtroendevald kan du t.ex. få meddelande om att du behöver granska en verksamhet. Är du frivilligledare kan du t.ex. få meddelanden om att du behöver granska och godkänna frivilliga som anmält sig till verksamheten. Är du frivillig i en verksamhet kan du t.ex. få meddelanden om att ett verksamhetstillfälle har startat, passerat eller ställts in. Alla meddelanden som kräver en handling skickas även till din e-post. Under din profil i menyvalet kan du välja om meddelanden även skickas till din epost. Du kan dock inte välja bort att meddelanden som kräver en handling eller informerar om inställt tillfälle inte skickas till din epost. 8
9
Förtroendevald/Kretsanställd Så här hittar du till kretssidan Klicka först på menyn och sedan på ert kretsnamn Det här är er kretssida. Här visas översikten av er senaste kretsrapport. I den vänstra kolumnen hittar ni bland annat rapporter, verksamheter och användare. Kretsrapporten hittar du här. 10
Förtroendevald/Kretsanställd Verksamheter- Översikt Under fliken Verksamheter hittar kretsen alla sina verksamheter. Här kan ni godkänna verksamhet, lägga till fler och avsluta verksamhet.. 11
Förtroendevald/Kretsanställd Användare - Översikt Översikt Aktiva Inaktiva Blockerade Förtroendevalda och kretsanställda Här ser du alla frivilliga, frivilligledare, förtroendevalda och kretsanställda med ett uppdrag i kretsen som skapat en användare. Funktion under utveckling. Funktion under utveckling. Här ser du personer som blivit blockerade från era verksamheter. Här ser ni de förtroendevalda och kretsanställda som finns i Redy och som därmed har hämtats till Frivillig. De personer som saknar e-post i Redy har inte fått någon automatisk inbjudan och behörighet till Frivillig. 12
Förtroendevald/Kretsanställd Lägg till verksamheter och frivilligledare Sök och lägg till en person som redan finns i Frivillig eller skapa en profil manuellt åt personen. Saknar du uppgifter till frivilligledaren kan du ange dig själv som frivilligledare så länge. 13
Förtroendevald/Kretsanställd Godkänn en verksamhet Under Godkänn hittar förtroendevalda/ kretsanställda verksamheter som behöver godkännas eller kompletteras. Klicka på verksamheten och välj sedan om den ska godkännas eller nekas. 14
Förtroendevald/Kretsanställd Rapportera och signera Kretsrapporten Varje år görs en årlig Kretsrapport som rapporteras och signeras i Frivillig. Om kretsen använt Frivillig i det löpande arbetet har verksamheterna och dess rapportering automatiskt lästs in i Kretsrapporten. Om er Kretsrapport inte är påbörjad visas knappen Börja rapportera. När ni har påbörjat rapporteringen kommer knappen ändras till Fortsätt. När alla obligatoriska frågor i Kretsrapporten är ifyllda kommer ni kunna klicka på knappen Skicka in. Ps. Mer stöd i hur ni rapporterar Kretsrapporten finns i en separat manual. 15
16
Frivilligledare Skapa verksamhet Stäm av med förtroendevalda/ kretsanställda i din krets att verksamheten inte redan har skapats. Här lägger du till dig själv eller någon annan som frivilligledare. Du kan lägga till villkor som gäller för just denna verksamhet, t.ex. att det krävs utdrag ur belastningsregister. 17
Frivilligledare Du går in på din verksamhet och klickar på knappen Lägg till tillfälle. Lägg till verksamhetstillfällen Om du klickar i knappen repetera kan du välja dag och tid som verksamhetstillfället ska repeteras. Tips är att skapa nytt tillfälle om verksamheten ska repeteras en annan dag eller tid. 18
Frivilligledare Lägg till text på verksamhetstillfällen Du kan lägga en informationstext/ namnge verksamhetstillfällen genom att klicka på ett tillfälle och därefter klicka på kugghjulet och välja Ändra beskrivning. 19
Frivilligledare Lägg till och ta bort frivilliga på verksamhet Om en frivillig inte har möjlighet att själv anmäla sig till verksamhet kan du manuellt lägga in den frivillige, på verksamhet eller på specifikt verksamhetstillfälle. Du kan lägga till frivilliga direkt på ett specifikt verksamhetstillfälle genom att klicka på specifikt datum eller lägga till frivilliga i verksamheten utan att anmäla dem till ett specifikt tillfälle. Klicka här för att ta bort frivilliga från verksamheten. Du söker först på personens namn. Finns inte personen i Frivillig kan du lägga till personen manuellt. Skulle personen sedan skapa ett eget konto på Frivillig så kopplas dessa två konton ihop med hjälp av personnumret. 20
Frivilligledare Godkänn en frivillig på verksamhet Om du inte själv lägger till frivilliga manuellt behöver du granska och godkänna de frivilliga som själva anmäler sig till verksamheten och verksamhetstillfällen. Här godkänner du den frivilliges deltagande i verksamheten. Du kan också neka. 21
Frivilligledare Rapportera och stäng tillfälle När verksamhetstillfället passerat behöver du slutrapportera och stänga tillfället. Knappen Deltog visar grönt när personen inte rapporterat sitt deltagande. Du kan rapportera åt personen genom att klicka på knappen som då istället visas i grått. Här anger du antalet deltagare som ni har mött/hjälpt i er verksamhet. Klicka sedan på Stäng tillfälle. Verksamhetstillfället är nu inrapporterat. Du kan också lägga till frivilliga som deltagit men inte själva anmält sig genom att klicka på Lägg till frivilliga. 22
Frivilligledare Ändra tid eller ställ in verksamhetstillfälle Här kan du ändra tid eller ställa in ett verksamhetstillfälle. Du kan endast ändra tid ifall det inte finns några frivilliga anmälda på tillfället. Om du ställer in ett tillfälle kan du välja att skicka ett meddelande om orsak till de frivilliga som anmält sig till tillfället 23
Frivilligledare Ändra eller lägg till frivilligledare Gå in på aktuell verksamhet och klicka på kugghjulet och därefter Redigera verksamhet. Ps. Här kan du också lägga till frivilliga, ladda upp omslagsbild eller avsluta verksamhet. Här ändrar du frivilligledare eller anger fler personer som frivilligledare. Finns inte personen i Frivillig skapar du en profil manuellt. 24
Frivilligledare Dela direktlänk till verksamhet För att frivilligledare och frivilliga ska hitta till rätt verksamhet i Frivillig kan du dela direktlänken till verksamheten. Den frivillige behöver följa länk och därefter skapa en profil, anmäla sig till verksamhet och slutligen bli godkänd. Varje verksamhet har en delaknapp som ger dig en direktlänk till verksamheten. Du kan kopiera och klistra in länken i mail, chattar och webbläsare. Du kan också dela direkt via Facebbok, Twitter, etc. 25
26
Frivillig i verksamhet Anmäl dig till ett verksamhetstillfälle 1. Om du är ny i verksamheten letar du upp rätt verksamhet i sökrutan. Har du deltagit tidigare hittar du dina verksamheter under Min profil i Menyn. 2. Du klickar på det verksamhetstillfälle du ämnar delta på 3. Du klickar på knappen anmäl 4. Om du är ny i verksamheten behöver frivilligledaren godkänna ditt deltagande. 27
Frivillig i verksamhet Rapportera ditt deltagande på ett verksamhetstillfälle 1. Klicka på menyn, därefter Min profil för att hitta dina verksamheter. 2. Klicka på det verksamhetstillfälle du avser att rapportera. 3. Klicka på knappen Rapportera. 4. Om verksamhetstillfället ännu inte passerat finns också en knapp Avanmäl som du använder när du anmält dig men inte längre kan delta. Klicka Meny och därefter på Min profil 28
Frivillig i verksamhet Översikt över ditt deltagande I menyn hittar du din profil som visar en översikt över ditt deltagande och de verksamheter du deltar i som frivillig eller leder som frivilligledare. 29
Kontakta Infoservice på 0771-19 95 00 eller maila info@redcross.se