PROTOKOLL styrelsemöte SAK Lördag 25 november 2017 kl. 09.00 16.00 Plats: SMO, Malmgårdsvägen 63 Närvarande: Frånvarande: Freshta Dost Bengt Ekman Suppleant 1 Anders Fänge Kajsa Johansson Peder Jonsson Ordförande Hans Linde (från 12) Shirin Persson Lotta Sjöström Becker Björn-Åke Törnblom Dag Klackenberg Dessutom närv: Klas Bjurström Handl strat. ledning (protokoll) Andreas Stefansson Generalsekreterare Dr Shah Mahmood Finance Director (endast 9-10) Mari Engquist Valberedning 1. Mötets öppnande. Beslutsförhet. Ordförande Peder Jonsson öppnade mötet och hälsade alla välkomna. Styrelsen konstaterades vara beslutsför. 2. Val av justerare att utse Freshta Dost att tillsammans med ordföranden justera protokollet. 3. Fastställande av föredragningslista Under övriga frågor lades även en rapport från rekryteringskommittén för ny GS. 4. Föregående protokoll att med tillägget fastställa föredragningslistan. att lägga protokoll FS 2017-10-21/22 till handlingarna. 5. Säkerhetssituation GS Andreas Stefansson informerade om säkerhetsutvecklingen i Afghanistan. - Viss nedgång i konfliktaktivitet noteras inför vintern, men inte i samma utsträckning som förr om åren. - Politisk mobilisering på gång inför det annonserade parlamentsvalet 2018. - Afghanistan klassificeras av FN numera som ett land i konflikt, inte post-konflikt. - SAKs arbete inom Citizens Charter, bland annat i konsortium med Agha Khan, påverkas av att oppositionsgrupper i Kunduz nu kräver att CC stoppas i 83 byar. 1
6. Generalsekreterarens rapport Utöver att svara på frågor om innehållet i GS-rapporten redogjorde Andreas Stefansson bland annat för - Uppmärksammandet av den nya strategiska planen samt 35-årsfirandet av SAKs arbete i Afghanistan. - Tredjepartsmonitorering; utkast på kontrakt föreligger med två leverantörer - TEMP: ny upphandling initierad och kommer att riktas till ett 15-tal universitet bland annat i Indien. - I ljuset av #meetoo har SAKs regelverk och möjligheter att anmäla överträdelser setts över - Ärendet om skatt för utländsk personal; efter möten med finansministeriet finns förhoppningar om att afghanska myndigheter kan komma till ett avgörande inom överskådlig framtid. 7. Rapport styrelseresa Peder Jonsson, Shirin Persson och Anders Fänge redogjorde för intryck från sin styrelseresa till Afghanistan. Konstaterades bland annat att - Aktiviteten hos Lokalföreningen i Kabul låg och det finns anledning att överväga om den antingen ska avvecklas eller ges särskilt stöd framöver, eventuellt genom SAKs enhet för stöd till civilsamhället. - Det är uppenbart att SAK möter svårigheter i att förbättra arbetsmiljön och förutsättningarna för kvinnor att arbeta i organisationen i Afghanistan, t ex genom bättre gehör för rapporterade fall av trakasserier på arbetsplatsen. Shirin Persson rapporterade om hur personal har vänt sig till henne för stöd som uppenbarligen inte ges på platsen. 8. Rapport lokalföreningarna och FU Många aktiviteter planerade för den närmaste tiden, framförallt relaterade till julmarknader och föreläsningar i Stockholm och Göteborg. 9. 9 month BFU Dr Shah Mahmood föredrog budgetuppföljningen till och med september, samt redogjorde för de budgetlinjer som avviker mer än 10% från budget. Budgeten är överlag fortsatt lågt utnyttjad, med variationer på mellan 41-96% bland programmen, ofta relaterat till förseningar orsakade av dålig säkerhet eller vakanta tjänster. Många aktiviteter är planerade att genomföras under det sista kvartalet. Utnyttjandet var särskilt lågt inom landsbygdsutveckling, bland annat beroende på att SAK fick tre provinskluster för Citizens Charter istället för det önskade två. Presentationen avsåg både budgetuppföljningen och årets andra reviderade budget och bifogas protokollet. att godkänna 9 månaders budgetuppföljning 2017 10. Revised budget II Dr Shah Mahmood presenterade förslaget till årets andra reviderade budget, vilken uppgår till 343,5 MSEK, en ökning med 10,6 MSEK jämfört med den första reviderade budgeten. Ökningen ligger främst inom hälsovårdsarbetet. att godkänna den andra reviderade budgeten för 2017 enligt förslag. 2
11. Arbetsmiljöpolicy SMO Den föreslagna arbetsmiljöpolicyn för SMO är en utveckling av den hittillsvarande, där den största förändringen är förtydligade mål baserade på en arbetsmiljöenkät bland personalen. att godkänna förslaget till arbetsmiljöpolicy för SMO 12. Rapport handbok Afghanistan Björn-Åke Törnblom presenterade arbetsgruppens projektplan för handboken. Målet är att kunna lansera handboken till julhandeln 2018. att godkänna huvudinnehållet i projektplanen även om detaljer ännu saknas. att Dag Klackenberg, Shirin Persson och Peder Jonsson utgör projektets styrgrupp att godkänna att bokprojektet troligtvis genererar kostnad på ca 250 000 kr som måste täckas av de reservationer styrelsen den 18 mars 2017 beslutade om i budgeten för 2017 och 2018. Vid samma tillfälle beslutades också att arbete, redovisning, distribution och andra kostnader som uppkommer till följd av beslutet, och som inte täcks av budgeten, ska belasta kommunikationsenhetens budget för föreningsarbete och således kommer att innebära neddragningar av andra insatser inom området att undersöka förutsättningarna för att söka bidrag från Postkodlotteriet och andra möjliga källor för att minska underskottet. att styrelsen tillåter att projektet utnyttjar hela utrymmet i den kalkylerade risken (370.000 kr) vilket skapar ytterligare 50.000 kr till projektets förfogande (för tex arvoden till externa skribenter) att frågan om SAKs momsfrihet och ställning som ideell organisation inte får äventyras av bokutgivningen/försäljningen. GS uppdras att utreda och föreslå lösning. 13. Kommunikation av ny Strategisk Plan GS presenterade översiktligt den kommunikationsplan som tagits fram för den strategiska planen. Styrelsen önskade bjuda in SAKs kommunikationschef Krister Holm till styrelsemötet i februari för en fördjupad presentation. Presentationen bifogas protokollet. Styrelsen diskuterade i detta sammanhang också ett eventuellt behov av att uppdatera SAKs Policy. Styrelsen uppmanades att var och en läsa igenom policyn för att rekapitulera. att Anders Fänge och Andreas Stefansson gör en första översyn av vilket behov som finns av att revidera Policyn och kommer tillbaka med förslag till hantering till styrelsens möte i februari. 14. SAK om 5-10år Kajsa Johansson presenterade översiktligt sitt förslag till uppdragsbeskrivning. att godkänna förslaget till uppdragsbeskrivning att Kajsa Johanssons summering av förslag till omedelbara åtgärder till förbättringar ska skickas till styrelsen för kännedom 3
15. Styrelsens inflytande över A-nytt Anders Fänge begärde vid föregående styrelsemöte ärendet till dagordningen. Peder Jonsson summerade de senaste årens styrelsebeslut avseende A-nytt. Anders Fänge efterlyste bättre möjligheter för styrelsen att påverka innehållet i A-nytt, till exempel genom att styrelsen är representerade i redaktionsrådet. En utvärdering av A-nytt, i förhållande till det uppdrag som styrelsen gett redaktionen, kommer att presenteras under våren. att återkomma till frågan i mars, när utvärderingen av A-nytt föreligger och kan utgöra underlag för bedömning av eventuellt behov av tydligare styrning från styrelsen. 16. Återkoppling/utvärdering bokmässan Andreas Stefansson sammanfattade erfarenheterna från årets Bok- och Biblioteksmässan i Göteborg. Evenemanget är Göteborg LKs som har stått för alla praktiska arrangemang. Den ekonomiska insatsen utöver arbetstid är ca 51 000 kr. Presentationen bifogas protokollet. 17. Övriga frågor Ändring av arbetsordning SAK har uppmärksammat att enligt Skatteverkets regelverk kan personer som inte är anställda, tex styrelseledamöter, inte få traktamente vid resor. SAK har tidigare betalat traktamente till styrelsen vid utlandsresor. Denna möjlighet tas bort och ersätts av ersättning för rimliga faktiska kostnader mot kvitto. enligt förslag, med tillägg av rimliga, att godkänna ny formulering i arbetsordningen. Rekryteringskommittén Peder Jonsson slutrapporterade rekryteringskommitténs arbete genom att meddela att avtal är skrivet med Andreas Stefansson på 5 år. Kontraktet innebär inga substantiella förändringar jämfört med tidigare GS-kontrakt, däremot är alla villkor mm sammanförda i ett dokument. 18. Nästa styrelsemöte Punkter på agendan vid styrelsemötet 3 februari GS-rapport Uppföljning FS och ÅM-beslut 2017 Plan B Utvärdering SG Insamling Kommunikationen av ny SP Eventuell extern gäst 19. Mötet avslutades 4
Mötessekreterare: Klas Bjurström Handläggare Strategisk Ledning, Mötessekreterare Justeras: Peder Jonsson Ordförande Freshta Dost Ledamot Bilagor: - Reflektioner Bokmässan & Kommunikation av ny Strategisk Plan - Budget follow-up & II revised budget - Godkänd arbetsordning för styrelsen 5