Kallelse till Höstmöte i Torslanda Golfklubb Måndag 26 november 2018 klockan 18.00 Kulturhuset Vingen Amhults Torg 7, Torslanda 1
Höstmöte i Torslanda Golfklubb Måndag den 26 november 2018 klockan 18.00 Plats: Kulturhuset Vingen, Amhults Torg 7, Torslanda Föredragningslista 1. Mötets öppnande 2. Val av ordförande samt sekreterare för mötet 3. Upprop och fastställande av röstlängd för mötet 4. Fråga om mötet har utlysts i enlighet med 16 i stadgarna *) 5. Val av två protokolljusterare, tillika rösträknare, som jämte ordföranden justerar protokollet. 6. Fastställande av föredragningslista 7. Fastställande av verksamhetsplan och budget för det kommande verksamhetsåret 8. Fastställande av medlemsavgifter och övriga avgifter 9. Fastställande av spelrättsbestämmelser för innehavare av spelrättsbevis 10. Förslag som väckts av styrelsen eller röstberättigad medlem minst 28 dagar före mötet. 11. Övriga frågor 12. Höstmötet avslutas. *) 16 Medlemsmöte, tidpunkt, kallelse Varje år hålls två Ordinarie medlemsmöten, det ena före april månads utgång (Vårmöte) och det andra före november månads utgång (Höstmöte) samt i förekommande fall Extra Medlemsmöte enlig 20. Styrelsen bestämmer tidpunkt och plats för Medlemsmöte. Kallelse jämte preliminär föredragningslista för Medlemsmöte översändes till medlemmarna senast 14 dagar före mötet eller kungöres inom samma tid av Styrelsen på golfklubbens hemsida, samt genom anslag på klubbens anslagstavla. Årsredovisning samt eventuellt andra för Vårmötet relevanta handlingar. 2
Verksamhetsplan för Torslanda Golfklubb 2019 Verksamheten översiktligt Torslanda Golfklubb har som ändamål att klubbens medlemmar kan utöva golfspel på Torslanda Golfbana. Anläggningen vid Torslanda Golfbana består av olika delar: En 18-hålsbana för etablerade golfspelare, en korthålsbana med åtta hål av pay-and-play-modell, en drivingrange, klubbhus, byggnad för personal och verkstad samt en maskinhall. Drift och underhåll av hela anläggningen görs via ett av golfklubben helägt dotterbolag, Torslanda Golf AB, som arrenderar marken där anläggningen är belägen av Göteborgs kommun. Golfklubben betalar i sin tur en nyttjanderättsavgift till Torslanda Golf AB. Målsättning 2019 Vår övergripande målsättning är att kunna erbjuda klubbens medlemmar en utmärkt anläggning med en hög servicenivå samt att säkerställa att klubben har en stabil ekonomi och bedriver en allmänt välskött verksamhet. Ekonomi För 2018 prognosticeras ett mindre underskott (ca -100 tkr) ställt mot ett budgeterat överskott (300 tkr). Förklaringen till detta är att vi på Vårmötet 2018 beslöt om en vision som siktar mot långsiktig kvalitetshöjning av banan. Detta i sin tur har medfört att vi har ökat antalet personaltimmar som har lagts på banunderhåll. Vi bibehåller ambitionen med fortsatt kvalitetshöjning av banan och för 2019 har vi lagt en kostnadsbudget på ungefär samma nivå som vi har i utfall för 2018. Satsningar 2019 i övningsområden och bana Framtagning av masterplan De senaste åren har vi inom klubben diskuterat ett flertal förändringsförslag av banan för att bland annat få bort en del säkerhetsrisker samt för att få en effektivare och mer balanserad bansträckning. Vi har emellertid inte på egen hand lyckats samlas kring en framtida lösning som vi är säkra på kommer att ge oss en bättre och mer långsiktig bana. Därför har vi anlitat en välkänd och etablerad banarkitekt, Pierre Fulke, för att ta fram en masterplan för hur vi kan utveckla banan och våra övningsområden under de kommande åren. Denna masterplan kommer att bli färdig i tid för vårmötet och därefter genomföras i den takt som vår plånbok tillåter. Kostnaden för framtagning av masterplan uppgår till ca 200 tkr. Hål 10 Byggnation av nya bostadshus på Lysevägen är planerade att starta kring årsskiftet och vi måste ha en plan för hur säkerhetsfrågan skall lösas. Huvudspåret just nu är att skapa en större damm utmed vänstersidan av fairway på hål 10 och att flytta greenen ett stycke till höger. Detta skulle lösa säkerhetsfrågan mot de nya bostadshusen men även ge oss en nödvändig ökning av våra vattenreserver. Innan slutgiltigt beslut tas om att initiera dessa arbeten för 2019 genomförs en slutlig avstämning med Pierre Fulke. Orange tee Vi kommer att införa tees för en kortare bana (orange tee, runt 4000 m). Till att börja med kommer dessa tees enbart att bestå av markeringar i fairway. Träningsanläggning för året runt bruk I mer än ett år har en grupp inom juniorverksamheten arbetat med projektering av en träningsanläggning för åretruntbruk med studio, ett litet kontor och en toalett. Lokalen inklusive toaletten skall vara anpassad för funktionsnedsatta. Anläggningen skall vara tillgänglig året runt och därmed skulle vi få möjlighet till fysträning, putt- och slagspelsträning på klubben även vintertid. Den nya anläggningen är tänkt att ligga i anslutning till drivingrangen. I projektet ingår också förbättringar på driving range. 3
Projektgruppen avser att genomföra projektet under 2019, vilket också är ett krav för att Arvfondens pengar ska falla ut. Anläggningen är kostnadsberäknad till 3.8 mkr och det arbetas nu med att få fram en komplett finansiering (se separat redovisning). I skrivande stund har vi säkrat ett bidrag från Allmänna Arvsfonden på drygt 2 mkr, ett bidrag från Riksidrottsförbundet på 400 tkr och ett bidrag från Göteborgs kommun på 600 tkr. Ytterligare bidrag från privatpersoner och företag ligger på 63 tkr. Vi räknar med att kunna utföra eget arbete (av ideella och anställda) värt ca 400 tkr. I nuläget är alltså 3,5 av den kalkylerade totalkostnaden på 3,8 mkr säkrade. Arbetsgruppen jobbar vidare och har sökta bidrag på ytterligare 1,2 mkr där man inväntar svar. Uppdaterad information om hur projektet fortlöper går att läsa på klubbens hemsida. http://www.torslandagk.se/se/klubben/nyhetsarkiv/var-med-och-investera-i-vara-ungdomar. Driftskostnaderna för anläggningen matchade mot minskade utgifter för träning på HGC och liknande samt ökade intäkter från drivingrange gör att anläggningen inte bara blir självfinansierad utan kommer sannolikt att generera ett överskott. Fastighet Genom vår livaktiga och engagerade fastighetskommitté utförs en mycket stor del av det löpande fastighetsunderhållet av ideella krafter. Tack vare deras insatser håller vi vår anläggning i gott skick samtidigt som klubben kan göra signifikanta kostnadsbesparingar. Stort tack från oss alla på klubben för era insatser! Under 2019 kommer fastighetskommittén att fokusera sitt arbete på följande områden: - Fortsätta att installera elektroniska lås (app-styrda) - Rusta upp och renovera byggnaden vid drivingrangen - Upprustningar kring bagförrådet och altanerna på innergården - Förbättringsarbeten runt kansli och garage/förråd - Markförbättringar kring parkeringsplatserna och tillfartsvägen Organisation Under 2018 har vi i kansli/reception varit en heltidsanställd och två deltidsanställda. På banan har vi varit tre heltidsanställda och fyra säsongsanställda. Vi planerar att ha samma bemanning under nästa år. Som arbetsgivare är vi skyldiga att bedriva ett systematisk och spårbart arbetsmiljöarbete. För att underlätta detta arbete har vi inskaffat ett IT-system som ger oss såväl processtöd som dokumentationsstöd. Under 2019 kommer vi att införa ett arbetssätt som baseras på dessa processer. Medlemsenkäten 2017 började vi genomföra kontinuerliga medlemsundersökningar. Dessa undersökningar ger en bra bild av medlemmarnas syn på hur klubben fungerar och de ger styrelsen en bra input till vad vi bör prioritera. Baserat på 2017 s enkätresultat beslöt vi att under 2018 satsa på två områden: greenernas kvalitet och medlemmarnas tillgänglighet till banan. Och det är glädjande att se att det är just i dessa två områden som nöjdheten har förbättrats mest i årets mätningar. Baserat på årets enkätsvar kommer vi under 2019 ha speciellt fokus på att förbättra följande område: Information till medlemmarna (nyhetsbrev, hemsida, Facebook) Vision 50/50 Under våren 2018 ansökte vi om och antogs till att delta i SGF s klubbutvecklingsprogram Vision 50/50. Programmet bygger på forskning och fakta samt syftar till att utveckla golfen utifrån ett jämställdhetsperspektiv och säkerställa att vi har en atmosfär där alla känner sig välkomna och inkluderade. Under året som gått har vi genom en medlemsenkät och genom spaningar på klubben gjort en nulägesanalys av hur det står till på Torslanda GK. Glädjande nog har vi inte funnit några allvarliga brister men icke desto mindre har vi i likhet med de flesta golfklubbar en ojämn könsfördelning med 68% män och 32% kvinnor vilket vi kommer att jobba för att förändra. Under vintern kommer vi att göra en aktivitetsplan baserad på det som framkommit under nulägesanalysen och sedan under 2019 arbeta med att genomföra planen. Mer information om programmet hittar du på https://golf.se/utbildning/golfens-jamstalldhetsarbete/ 4
Projekt X Den röda tråden SGF har initierat ett program med syfte att skapa framgångsrika vägar för barn och ungdomar att utvecklas och långsiktigt stanna kvar inom golfen. Åtta klubbar i Västsverige med en erkänt bred och livaktig juniorverksamhet har inbjudits att delta i programmet. Torslanda GK är en av dessa klubbar och vi har tackat ja till att delta i detta 3-åriga program. Våra mål med programmet är att: - Anpassa vårt träningsupplägglägg för att bättre kunna utveckla våra ungdomars spelförmåga. - Stötta våra juniorer så att det blir en självklarhet att de blir kvar inom golfen och inom klubben. - Det gäller såväl pojkar som flickor. Klubbaktiviteter För att hålla nere medlemsavgifterna sker en stor del av arbetet i klubben på ideell basis. Många av klubbens medlemmar har valt att engagera sig inom någon av klubbens olika kommittéer, vilket är mycket positivt och av stor vikt för klubbens utveckling. Styrelsen önskar att ännu fler medlemmar vill engagera sig i klubbens verksamhet. Tack vare en engagerad ledarorganisation med en bra mix av föräldrar och äldre juniorer har Torslanda GK etablerat en unikt livaktig ungdomsverksamhet. Detta har resulterat i att vi nu har en bred bas av golfspelande pojkar och flickor, framförallt i de yngre åldrarna. Klubbens satsning på barn och ungdomar fortsätter. Aktiviteten med skolorna i Torslanda där mellanstadieelever har fått pröva på golf vid flera tillfällen är tänkt att fortsätta. Spelarutveckling Erfarenheten visar att folk tycker det är roligare att fortsätta med golf när man blir bättre, så under 2019 kommer vi att erbjuda: - träningstillfällen till alla oavsett handicapnivå - speciell träning för dem som ligger i intervallet 37-54 - träning året runt - regelutbildningar för de nya regler som träder i kraft 2019, utöver de som finns på nätet Tävlingar Tävlingsverksamhet är en viktig del i en idrottsförening. Men för att kunna anordna tävlingar måste vi ha ideella krafter som hjälper till. Under 2019 kommer vi att anordna: - tävlingar som tillgodoser olika färdigheter och önskemål - tävlingsledarutbildning - några GGF-tävlingar för att göra reklam för Torslanda GK Klubbutveckling - vi kommer att anordna sociala aktiviteter utöver tävlingar - trivselkommittén skall komma igång under 2019 - nya medlemmar i klubben skall känna sig välkomna och omhändertagna så därför kommer nya medlemmar att kontaktas både genom brev och personlig kontakt Klubbsamarbeten och GGF medverkan PLUSsamarbetet med Ale GK, Stora Lundby GK och Lerjedalen GK kommer fortsätta 2019. Klubben medverkade i distriktets seriesystem inom Dam-, Herr- och Juniorklasserna under 2018 och avser göra det även 2019. Klubben är representerad på möten och utbildningar som genomförs av GGF. Styrelsen Torslanda GK 5
Kompletterande information kring finansiering av vinterträningsanläggning Projektet total kostnad uppgår till 3,8 miljoner kronor Kostnadsberäkning är baserad på offerter från leverantörer Finansieringdel säkrad Allmänna arvsfonden 2 037 000 Bidrag Riksidrottförbundet 400 000 Bidrag Göteborgs kommun 600 000 Bidrag företag och privatpersoner 63 000 Möjlig ytterligare finansiering Eget arbete 400 000 Sökta bidrag/väntar svar 1 200 000 Driftskostnaden för anläggningen beräknas till ca 30 TKR per år, men beror i stor utsträckning på nyttjandegraden. Genom att belägga nyttjande med avgifter finansierar vi driftskostnaden. Som referens kan nämnas att vi under vinter 2018-19 har sammanlagda avgifter till 56 juniorer på 120 TKR. Planen är att uppföra byggnaden under 2019, så att all vinterträning 2019-20 förläggs till hemmaplan. Lokalen kommer att kunna användas av klubbens samtliga medlemmar. Allmänna Arvsfonden har dock villkorat sitt bidrag, där de förutsätter att majoriteten av nyttjandet sker med eller tillsammans med klubbens ungdomar. Bidraget från Allmänna Arvsfonden är villkorat så att byggnaden måste uppföras senast under 2019. 6
Resultaträkning Utfall Budget Prognos Budget 2017 2018 2018 2019 Medlemsavgifter 6515 7060 6930 7050 Övriga intäkter klubb 1065 1130 1100 1000 Greenfee-intäkter 1141 950 950 1000 Driving-range 494 450 420 450 Reklam o sponsring 369 370 432 400 Övriga ersättn & intäkter 277 250 345 300 SUMMA INTÄKTER 9861 10210 10177 10200 Utfall Budget Prognos Budget 2017 2018 2018 2019 Avgifter SGF, GFF 283 280 286 290 Kommittéer 1077 1180 1055 1025 Arrende, hyra 599 620 609 630 Lokal och Fastighetskostnader 662 650 610 590 Bankostnader 791 1100 975 1030 Maskin & fordonskostnader 987 1000 1025 1025 Administration 506 550 525 525 Marknadsföring 25 25 39 25 Revision 75 70 70 75 Övriga kostnader 237 200 240 225 S:a övriga externa kostnader 5242 5675 5434 5440 S:a personalkostnader 3302 3600 4150 3950 S:a avskrivningar 720 600 650 650 S:a finansiella intäkter 0 0 0 0 S:a finansiella kostnader 57 35 50 40 SUMMA KOSTNADER 921 9910 10284 10080 RESULTAT 540 300-107 120 7
Investeringsbudget 2019 Förändring av hål 10, netto 400 Masterplan för hela anläggningen 200 Nya skyltar 150 Villavagn banpersonal i säsong 200 Pumpar på banan 100 Biobäddar på banan 50 Spolplatta 75 Förbättring av dammar 150 ---------------------------------------------------- Totalt 1325 Förslag medlemsformer & avgifter 2019 Medlemsform Avgift Avgift Förändring Villkor 2018 2019 i % Senior 5 900 6 250 6% Spelrätt. Range-kort med 10 hinkar ingår. Senior prova på 3 800 4 250 12% Ej spelrätt. Senior kupongmedlem 3 500 3 500 0% Spelrätt, 8 rundor. Vardagsmedlem 4 800 4 850 1% Spelrätt, vardagar 10-15, ord. greenfee övriga tider, max 100. Junior 0-10 år 1 000 1 000 0% Ej krav på spelrätt Junior 11-18 år 1 800 1 850 3% Ej krav på spelrätt Junior 19-21 år 2 600 2 650 2% Ej krav på spelrätt Studerande 2 800 2 850 2% Heltidsstudier, ej krav på spelrätt Passiv senior 800 850 6% Passiv junior 400 450 13% Familjemedlemskap 12 950 13 500 4% Max två seniorer Plusmedlemskap 300 300 0% Status 161031 Status 171031 Status 181020 Budget 2019 Senior 869 874 864 860 Kupong 252 231 199 200 Prova på 105 128 150 100 Vardag 12 15 12 12 Studerande 29 42 46 40 Juniorer 0-10 år 26 29 19 20 Juniorer 11-18 år 152 167 173 175 Juniorer 19-21 år 40 55 45 40 Passiva 240 285 283 283 Övriga 58 40 54 55 1783 1866 1877 1820 Varav plusmedlemmar 160 219 265 250 8
Motioner till Torslanda GK:s Höstmöte 2018 Motion nr 1. Yrkande om att vi 2019 återgår till att starta på hål 1 udda veckor och på hål 10 jämna veckor. Bakgrund: För några år sedan beslutades om att vi skulle starta på hål 1 udda veckor och på hål 10 jämna veckor. Syftet var att få ett jämnare slitage, att få mer variation för de som vill spela 9 hål. Då de båda slingorna skiljer sig ganska mycket i sin karaktär och svårighetsgrad. Hål 1 9 får betecknas som något lättare än hål 10 18. Vi har även kategorigolf några dagar i veckan och då är det en fördel om man kan variera vilka hål som spelas. I somras fattade styrelsen beslut om att ändra denna ordning och alltid starta på hål 1. Beslut på styrelsemöte 21/5-18: På inrådan av vår nya banchef kommer vi framöver ha start från hål 1 varje vecka.bedömning är att banan slitage inte påverkas. Enligt gängse normer är det tillåtet att gå ut från hål 10 om hålet innan är tomt.för att möjliggöra att kategorigolf kan ha start på hål 10 kommer kansli att se över hur bokningar för 9-håls spel kan göras. Yrkande: Jag yrkar att vi 2019 återgår till att starta på hål 1 udda veckor och på hål 10 jämna veckor. Torslanda 2018-10-18 Christer Bengtsson Styrelsens svar: Enligt vår banchef är det en fördel att vi i nuläget bibehåller start från hål 1. Det underlättar arbetet på banan och är tidsbesparande för personalen. Att använda start från omväxlande 1 och 10 är heller inte motiverat av slitageskäl. Torslanda GK har kontrakterat Pierre Fulke och Adam Mednick för syftet att utarbeta en s.k. masterplan för vår anläggning. Vi har under flera år haft diskussioner om vilken hålsträckning banan skall ha, hur vi skall förbättra träningsområden, säkerhetsaspekter för kringliggande fastigheter samt inte minst lösa problemen med vår driving range. Vi behöver en helhetssyn för att komma till rätta med dessa punkter.förslaget från Pierre och Adam kommer med stor sannolikhet innebära att nuvarande bansträckning görs om vilket har direkt bärighet på motionens yrkande. Styrelsen föreslår därför att motionen avstyrks. Motion nr 2. Yrkande om att bestämmelsen om ombyggnadsavgift 2750:- tas bort. Bakgrund: Ombyggnaden av de gamla greenerna 2012 finansierades genom att medlemmarna betalade 2500:- i ombyggnadsavgift för sina aktiva spelrätter. Vilande spelrätter och betalade inte med någon avgift. Dessa skulle erlägga 2750:- vid aktivering. Nu har de vilande spelrätterna som seniorerna hade makulerats. Det finns dock ett antal vilande spelrätter som juniorer har. Styrelsen ombeds redovisa antalet på mötet. Dessa skall erlägga en ombyggnadsavgift på 2750:- vid aktivering 9
Bestämmelse enligt hemsidan: Överlåtelse till junior Överlåter ni spelrätten till en junior, betraktas den som vilande eftersom juniormedlemskap inte kräver någon spelrätt. Dessa spelrätter debiteras med 2.750kr då spelrätten överlåts till en senior eller då junioren tar steget upp till senior (det år junioren fyller 22år). Detta innebär att en junior enligt ovan skall utöver att betala ett seniormedlemskap även skall erlägga 2750:- för en ombyggnad som gjordes 2012. Alternativt att en junior som idag är 10 år skall år 2030, då han fyller 22 år, erlägga 2750:- Yrkande: Jag yrkar att bestämmelsen om ombyggnadsavgift 2750:- tas bort. Då det finns risk att juniormedlemmen inte stannar kvar hor Torslanda GK då det blir för hög kostnad för vederbörande och det kan inte vara i klubbens intresse. Torslanda 2018-10-18 Christer Bengtsson Styrelsens svar: Styrelsen föreslår att motionen bifalles. 10