Kommunrevisorerna granskar

Kommunrevisorerna granskar UMEÅ KOMMUN Övertagandet av Hemsjukvården 2014-03-13 ABCD

Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning... 3 1 Inledning... 5 1.1 Bakgrund... 5 1.2 Syfte... 5 1.3 Genomförande... 6 2 Förutsättningar... 6 2.1 Utgångspunkter... 6 3 Hemsjukvårdens övergripande organisation från 1/9 2013... 6 3.1 Organisation... 6 3.2 Bemanning... 7 3.3 Lokaler... 7 3.4 Samverkansforum... 7 4 Övertagande av ansvarsområden... 8 Granskning av övertagandet av hemsjukvården 2(9)

Sammanfattande bedömning På uppdrag av Umeå kommuns revisorer har KPMG fått i uppdrag att granska kommunens övertagande av hemsjukvården. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2013. Syftet med granskningen har främst varit att översiktligt identifiera eventuella problem i övertagandet av hemsjukvården och bedöma Socialnämndens organisation från 1 september 2013. Reformen finansierades genom en skatteväxling och reglerades via Avtal om övertagande av hälso- och sjukvård i ordinärt boende mellan Västerbottens läns landsting och kommunerna i Västerbottens län (december 2012). Ett Förtydligande kring rutiner och dokumentmallar, upprättades och beslutades i november 2013. En kontrolltidpunkt är satt till september 2014, då volymer och kostnader ska jämföras med växlingsunderlaget. Övertagandet omfattar hemsjukvård, hembesök samt rehabilitering, habilitering och hjälpmedel i ordinärt boende. Syftet med denna granskning är främst att identifiera eventuella problem vid övertagandet av hemsjukvården utifrån kommunens perspektiv. Alla aspekter har därför inte beaktas i denna granskning och vi har inte djupare analyserat de bakomliggande orsakerna till de upplevda problemen. De problem som framkommer under granskningen rör bl.a. följande: Kommunen anser att omdisponeringen från landstinget till kommunen inte baserades på korrekta underlag, dvs. uppgifterna om antal hemsjukvårdspatienter och rehabiliteringspatienter m.m. var missvisande. Volymen rehab-patienter ökade drastiskt. Behovet av hembesök för utprovning av hjälpmedel är stort. Utrymmet för planerade hjälpmedelsinsatser är mycket liten. Rehab-verksamheten fick ta över en lång väntelista från vissa hälsocentraler. Detta faktum har varit kostnadsdrivande och kommunen har överskridit sin budget för att anställa fler arbetsterapeuter. Informationsöverföring och samarbete kring vårdplanering från slutenvård till primärvård och kommun sker idag via ett IT-stöd för samordnad vårdplanering (Prator). Kommunen har dock uppmärksammat att verktyget endast fungerar för inskrivna patienter i hemsjukvård. Därmed fungerar verktyget inte för en stor del av verksamheten/ansvarområdet. För att den kommunala hälso- och sjukvården ska kunna bedrivas på ett patientsäkert sätt ska en samordnad individuell plan upprättas. I planen ska det bl.a. framgå vilka åtgärder som ska utföras och vem sjuksköterskan/arbetsterapeuten/sjukgymnasten i kommunen ska vända sig till vid förändring i patientens tillstånd. Planen ska även säkerställa samarbetet mellan landstinget och kommunen, så att patientens samlade behov tillgodoses och att påbörjade insatser kan fullföljas av övertagande part. Kommunen upplever att informationen från landstinget i de upprättade planerna är begränsad. Den begränsade informationen i de samordnade planerna, i kombination med en tydlig ökning av antalet patienter samt brister i IT-stödet för samordnad vårdplanering (Prator), Granskning av övertagandet av hemsjukvården 3(9)

har enligt kommunen resulterat i ett allt för begränsat informationsunderlag att förlita sig på när kommunen tagit över hemsjukvården. Kommunen har också upplevt problem kring logistiken för hjälpmedel, bl.a. avseende leveranssystem och leveranstider. Flera lokala förråd har inrättats för att möta akuta behov. Utifrån granskningens syfte gör vi följande bedömning: Under det knappa halvår som gått sedan växlingen har Umeå kommun arbetat med att skapa strukturer för arbetet och därigenom har medvetenheten om verksamheten och de krav som den ställer på organisationen ökat. För att det fortsätta arbetet ska fungera bra krävs en fortsatt dialog mellan kommunen och landstinget. Uppföljning och utvärdering av avtalet bör också ske regelbundet. Patienten/vårdtagaren/brukaren inom kommunernas vård och omsorg, ska få sina behov av rehabilitering tillgodosedda med god kvalitet och hög patientsäkerhet. Vi bedömer att det är väsentligt för kommunen att följa hur rehabiliteringen utvecklas efter övertagandet och utarbeta struktur och riktlinjer för hur arbetet ska bedrivas. Ett fortsatt förbättringsarbete behövs även kring informationsöverföring och samarbete kring vårdplanering. Granskning av övertagandet av hemsjukvården 4(9)

1 Inledning 1.1 Bakgrund Vi har av Umeå kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens övertagande av hemsjukvården. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2013. Från 1 september 2013 har kommunen ansvar för hemsjukvården som tidigare hört till Västerbottens läns landsting. Tröskelprincipen gäller, dvs. den som inte kan ta sig till hälsocentralen får hälso- och sjukvård i hemmet. Även ansvaret för hembesök hos personer som inte är inskrivna i hemsjukvården ingår i kommunens uppdrag (planerade och oplanerade hembesök). Ansvaret gäller alla tider på dygnet hos personer som är över 18 år och som bor i sitt eget hem. Det är hälsocentralen som bedömer om det finns behov av hemsjukvård. För den som har hemsjukvård innebär detta att personen fortsättningsvis får sin vård och omsorg från kommunens distriktssköterskor, undersköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster. Förändringen innebär att det är kommunens arbetsterapeut och sjukgymnast som ansvarar för de rehabiliteringsinsatser som sker i hemmet och de hjälpmedel som behöver förskrivas. Läkarinsatser utgår alltid från landstinget. Målet för det förändrade huvudmannaskapet är att verksamheten även i fortsättningen skall vara tillgänglig, säker, effektiv, kunskapsbaserad, likvärdig, jämlik och brukar och patientfokuserad. Personen skall stå i centrum och verksamheten planeras så att den skapar mervärde för personen och parallella organisationer skall så långt det är möjligt undvikas. 1.2 Syfte Syftet med granskningen är främst att identifiera eventuella problem i övertagandet av hemsjukvården och översiktligt bedöma Socialnämndens organisation från 1 september 2013. Granskningen ska belysa följande områden: Innehåll och gränsdragning i den verksamhet som överförts. Hur verksamheten har organiserats. Rutiner för dokumentation och IT-stöd som stödjer kommunens verksamhet. Personalfrågor Lokalfrågor Former för samarbete med hälsocentraler. Hur verksamheten ska följas upp och utvärderas. Granskning av övertagandet av hemsjukvården 5(9)

1.3 Genomförande Granskningen har genomförts av Monica Rådestad, certifierad kommunal revisor. Helen Sundström Hetta har deltagit i granskningen genom sin roll som kundansvarig. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier kring kommunens övertagande av hemsjukvården, avtal, överenskommelser, styrdokument och anvisningar etc. Vi har genomfört intervjuer med kommunens socialdirektör och med Medicinskt Ansvarig för Rehabilitering (MAR) i kommunen. 2 Förutsättningar 2.1 Utgångspunkter Granskningen har genomförts på en övergripande nivå. Syftet har främst varit att översiktligt bedöma Socialnämndens organisation från 1 september 2013 och identifiera eventuella problem i övertagandet av hemsjukvården utifrån kommunens perspektiv. Alla aspekter har därför inte beaktas i denna granskning och vi har inte djupare analyserat de bakomliggande orsakerna till de upplevda problemen. 3 Hemsjukvårdens övergripande organisation från 1/9 2013 3.1 Organisation Våren 2012 påbörjades arbetet med att ta fram en värdegrund för hemsjukvården tillsammans med de fackliga organisationerna. Det inledande arbetet resulterade i tre områden som hemsjukvården bör fokusera på för att utveckla arbetssättet: hälsofrämjande och rehabiliterande arbete, personcentrerat arbete och ett teambaserat arbete. Dessa fokusområden har enligt kommunen, tillsammans med övriga styrdokument varit styrande när bemanning fastställts och organisation och arbetssätt formats. Planeringsarbetet har pågått på såväl länsövergripande som lokal nivå, bl.a. inom kommunens arbetsgrupp och referensgrupp. Arbetsgruppen har bestått av representanter från vård- och omsorgsverksamheternas olika delar och haft i uppdraget att arbeta med lokalfrågor, utrustning, organisation och bemanning. Referensgruppen har bestått av verksamhetschefer samt representanter från de privata hemtjänstutförarna och de fackliga organisationerna. Den formella samverkan har skett i den fackliga samverkansgruppen, FSG. Medarbetare som ska arbeta i hemsjukvården har bjudits in till planeringsdagar för att bidra med kompetens och erfarenheter i arbetet med att forma organisationen. För att klara den stora volymen verksamhet har kommunen bemannat upp utöver tilldelade medel. Granskning av övertagandet av hemsjukvården 6(9)

3.2 Bemanning Åtta arbetsterapeuter och fyra distriktssköterskor valde att gå över inledningsvis (med villkor enligt personalöverenskommelsen i avtalet). När det gäller sjukgymnastik skatteväxlades 0,8 tjänster för kommunen totalt. Nuvarande bemanning som anställts genom intern/extern rekrytering: - Distriktssköterska/sjuksköterska: 32,75 årsarbetare - Arbetsterapeut: 11,4 årsarbetare - Sjukgymnast: 4 årsarbetare - Undersköterska: 7,74 årsarbetare Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) svarar för att det finns kontaktrutiner med läkare eller annan hälso- och sjukvårdspersonal. Läkaren har det övergripande ansvaret för enskildas vård och behandling. I samband med övertagandet inrättade kommunen för första gången en tjänst som Medicinskt Ansvarig för Rehabilitering (MAR). Uppdraget styrs av samma reglering som styr MAS-uppdraget. Arbetet innebär att ansvara för tillsyn och kvalitetsutveckling av rehabilitering och habilitering 1. 3.3 Lokaler Arbetsgrupperna har sina hemvister/utgångspunkter i fyra geografiska områden: Haga äldrecenter Aktrisens äldrecenter Dragonens äldrecenter Röbäcksdalen Filialer finns även på äldreboenden i Holmsund, Hörnefors och Sävar. 3.4 Samverkansforum Samverkansmöten sker varje månad med samtliga hälsocentraler, avancerad hemsjukvård (AHS) och psykiatrin. Under en period möttes man varannan vecka. Samverkan sker även genom att verksamhetschef, MAS och MAR besöker varje hälsocentral en gång per år. Det samverkas också med avdelningar och mottagningar på Norrlands Universitetssjukhus (NUS). Möten med företrädare för informatikenheten 2 inom VLL sker också regelbundet. 1 Rehabilitering och habilitering avser samordnade insatser som bidrar till att en person med förvärvad respektive medfödd funktionsnedsättning återvinner respektive utvecklar bästa möjliga funktionsförmåga. 2 Informatikenheten Västerbotten stödjer verksamheterna med lösningar kring resursplanering etc. Granskning av övertagandet av hemsjukvården 7(9)

4 Övertagande av ansvarsområden Av intervjuerna framgår att rutinerna kring verksamheten Hälso- och sjukvård i Hemmet (HSiH), vilket inkluderar inskrivna i hemsjukvård (mestadels äldre personer) och re- /habilitering som kräver hembesök, i dagsläget fungerar relativt bra. Insatserna är dock beroende av god samverkan med slutenvårdskliniker, öppenvårdsmottagningar, primärvård och vissa specialenheter (t.ex. särskild stöd och service). Verksamheten har dragits med problem. Enligt kommunen fanns det vid övertagandet t.ex. ingen fullständig statistik över verksamheten (planerad/oplanerad), vilket ledde till problem inför övertagandet och i början av övertagandet. Enligt kommunen baserades inte omdisponeringen från landstinget till kommunen på korrekta underlag, dvs. uppgifterna om antal hemsjukvårdspatienter och rehabiliteringspatienter, dess vårdtyngd, antal akuta patienter som kunde bli aktuell för hemsjukvården var missvisande. Främst var det oklarheter gällande rehab-patienter. Volymen patienter ökade drastiskt, behovet var avsevärt större och motsvarade inte underlagen för omdisponeringen från landstinget. Detta faktum har varit kostnadsdrivande och kommunen har överskridit sin budget för att bl.a. anställa fler arbetsterapeuter. Tjänsten Medicinskt Ansvarig för Rehabilitering (MAR) inrättades i kommunen i samband med övertagandet av hemsjukvården. Kommunens arbetsterapeuter och sjukgymnaster ansvarar för de rehabiliteringsinsatser som kräver hembesök för personer från 18 år, inklusive förskrivning av hjälpmedel och bostadsanpassningar. Av våra intervjuer framgår att antalet patienter i vissa fall har fördubblats efter övertagandet. Behovet av hembesök för utprovning av hjälpmedel är också stort. Kommunen utgår från de nationella riktlinjerna för prioriteringsordning och i dagsläget hinner kommunen i huvudsak enbart med prioritering 1, dvs. utrymmet för planerade rehabiliteringsinsatser är mycket liten. Ett problem som enligt kommunen kvarstår är att Rehab-verksamheten fick ta över en lång väntelista från vissa hälsocentraler. Kommunen har fortfarande inte hunnit beta av väntelistan fullt ut. Informationsöverföring Enligt avtalet var landstinget och kommunen överens om att påskynda arbetet med befintliga systemstöd. Tjänsten Nationella Patientöversikten (NPÖ) var inte i drift vid överföringen vilket minskade möjligheten för kommunerna att eftersöka information i landstingets journalsystem. Drygt en månad efter verksamhetsstart började NPÖ fungera för kommunen. Enligt kommunen fungerar dock inte NPÖ tillfredsställande, pga. landstingets signeringsfrist på två veckor, vilket gör att de journalanteckningar som blir läsbara redan hunnit bli inaktuella, t.ex. läkemedelslistor. Informationsöverföring och samarbete kring vårdplanering från slutenvård till primärvård och kommun sker idag via ett IT-stöd för samordnad vårdplanering (Prator). Kommunen har dock uppmärksammat att verktyget endast fungerar för inskrivna patienter i hemsjukvård. Därmed fungerar verktyget inte för en stor del av verksamheten, dvs. ca 90 % av ansvarområdet för arbetsterapeuter gällande rehabilitering och för sjukgymnaster ca 50 % av ärendena. Enligt kommunen utgör detta ett stort problem både ur patientsäkerhetsperspektiv och avseende planering av insatser för paramedicinare, dvs. den del av sjuk- Granskning av övertagandet av hemsjukvården 8(9)

vården som arbetar med behandlingar som inte räknas som rent medicinska, t.ex. arbetsterapeuter och sjukgymnaster 3. Samordnad planering För att den kommunala hälso- och sjukvården ska kunna bedrivas på ett patientsäkert sätt ska en samordnad individuell plan (SIP 4 ) upprättas. I planen ska det bl.a. framgå vilka åtgärder som ska utföras och vem sjuksköterskan/arbetsterapeuten/sjukgymnasten i kommunen ska vända sig till vid förändring i patientens tillstånd. Planen ska även säkerställa samarbetet mellan landstinget och kommunen, så att patientens samlade behov tillgodoses och att påbörjade insatser kan fullföljas av övertagande part. Kommunen upplever att informationen från landstinget i de upprättade planerna är begränsad. Den begränsade informationen i SIP i kombination med en tydlig ökning av antalet patienter samt brister i IT-stödet för samordnad vårdplanering (Prator) och NPÖ, har enligt kommunen resulterat i ett allt för begränsat informationsunderlag att förlita sig på när kommunen tagit över hemsjukvården. Logistiken kring hjälpmedel Kommunen har upplevt problem kring logistiken för hjälpmedel, bl.a. avseende leveranssystem och leveranstider på ca fem dygn från förrådet i Skellefteå. Flera lokala förråd har inrättats för att möta akuta behov. Uppföljning En kontrolltidpunkt är satt till september 2014, då volymer och kostnader ska jämföras med växlingsunderlaget. Avvikelserapportering och anmälan enligt Lex Maria Vid granskningstillfället har det rapporterats 44 avvikelser från HSiH, av vilka de flesta rör läkemedel och brist i utförande. En anmälan enligt Lex Maria härrör från verksamheten. Anmälan rör en person som fått en annan persons läkemedel av en ansvarig undersköterska med delegering. KPMG, dag som ovan Monica Rådestad Certifierad kommunal revisor Helen Sundström Hetta Certifierad kommunal revisor/kundansvarig 3 Av intervjuerna framgår att detta är ett regionalt problem och att Umeå kommuns Prator-ansvariga har funnit en lösning som nu håller på att utvecklas. 4 När en person har behov av insatser från både kommun och landsting ska de två huvudmännen i enlighet med aktuell lagstiftning, gemensamt och tillsammans med den enskilde, planera de insatser som behövs. Granskning av övertagandet av hemsjukvården 9(9)