Rutiner för lokal registerkoordinator i HAKIR 2013:2 Frida Bartonek Kvalitetsutvecklare, Södersjukhuset AB
HAKIR BAKGRUND Avgörande för att HAKIR som register ska fungera jämsides den kliniska verksamheten är att det är väl integrerat i varje verksamhet. Det är också viktigt att täckningsgraden är hög, vilket i princip betyder att registret behöver omfatta tillräckligt många av patienterna och att det som registreras stämmer, och matas in på samma sätt. För att på ett bra sätt integrera HAKIR med den egna verksamheten är det bra att ha genomtänkta rutiner för de olika momenten i registreringen, som är anpassade till den egna verksamheten. Det brukar också vara bra att lägga ner en del tid på att diskutera och utforma de egna rutinerna i god tid innan registreringsstart. Det här är en beskrivning av hur man vid varje verksamhet kan arbeta med rutiner och logistik, både inför registreringsstart (gärna tillsammans med checklistan) och sedan när registrering sker kontinuerligt. Förslag på rutiner och logistik beskrivs i detalj under två rubriker; inför registreringsstart och vid kontinuerlig registrering. Alla dokument som hänvisas till i texten finns för nedladdning alternativt kan efterfrågas via www.hakir.se och central registerkoordinator. 2
INNEHÅLL Sida INFÖR REGISTRERINGSSTART...4-12 1. Struktur..4 2. Hemsida..4 3. Checklista..4 4. Nationell mätmanual...5 5. Datastruktur och säkerhet. 5 6. Patientinformation 5 7. Registerplattform.... 6-7 7:1 Manual 7:2 E-tjänstekort 7:3 Inloggning (med instruktion) 8. Enkäter......8-11 8:1 Webbenkät (med instruktion) 8:1:1 Dator 8:1:2 AnvändarID och lösenord till webbenkät 8:1:3 Instruktion för AnvändarID 8:1:4 Instruktion för Computorapport lösenord 8:2 Pappersenkät 9. Nya användare.11 10. Praktiska förberedelser. 11-12 VID KONTINUERLIG REGISTRERING... 13-17 1. Enkäter postoperativt. 13-17 1:1 Valideringsrapport (med instruktion) 1:2 Rapport för sms respektive pappersenkätuppföljning 1:2:1 Instruktion för att hämta Computorapport och ändra format för sms 1:2:2 Instruktion för att hämta Computorapport med adresser till pappersenkäter 2. Rutiner på Rehabenheten 17 3. Läs mer..17 Kontaktuppgifter 18 3
INFÖR REGISTRERINGSSTART 1: Struktur HAKIR är ett webbaserat, nationellt kvalitetsregister till vilket information samlas in, på grundrespektive utökad nivå, som i stora drag rör diagnos, undersökningar, operation, behandling, uppföljning och eventuell förekomst av komplikationer. Patienterna ombeds besvara enkäter pre- och postoperativt som innehåller frågor som rör symtom, funktion i hand/arm och nöjdhet med operationsresultat och bemötande. Samtliga sju handkirurgiska kliniker i Sverige deltar i arbetet med HAKIR och hittills har sex av sju kliniker hunnit börja registrera. Södersjukhuset AB är centralt personuppgiftsansvarig. Registerhållare är Marianne Arner, som också är verksamhetschef vid Handkirurgkliniken vid Södersjukhuset. Registercentrum Syd (RC Syd), som är ett Nationellt kompetenscentrum för kvalitetsregister, administrerar den server och registerplattform (3C) där data lagras och registreras. Frida Bartonek är central registerkoordinator och vid varje registrerande klinik finns en eller flera lokala koordinatorer. Registret är uppbyggt i enlighet med rekommendationer från Sveriges kommuner och landsting (SKL) och bestämmelserna i Patientdatalagen (SFS 2008:355). Patientdatalagen säger bland annat att registrering i kvalitetsregister alltid måste vara frivillig och att en påbörjad registrering ska avbrytas och/eller tidigare registrerad data utplånas, i de fall patienten så begär. Personuppgifterna omfattas vidare av Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) och behandlas på samma sätt som journaluppgifter. De data som matas in krypteras, inloggning till 3C sker med s.k. E-tjänstekort och engångslösenord administreras till de patienter som fyller i enkäterna på webben. 2: Hemsida Den mesta av informationen och de allra flesta dokument som behövs före registreringsstart och även sedan när registrering sker kontinuerligt, finns på hemsidan: www.hakir.se. För att främja samarbetet kring HAKIR - med till exempel utbyte av idéer och rutiner, finns här också adresser och telefonnummer till varje kliniks kontaktpersoner för HAKIR. 3: Checklista Innan HAKIR införs på en klinik måste vissa krav uppfyllas och rutiner finnas och i syfte att underlätta detta arbete finns en checklista, som listar alla nödvändiga förutsättningar både vad gäller 4
organisation och logistik och för de lagrum som reglerar arbetet med kvalitetsregister. Checklistan ska fyllas i vid respektive klinik innan registrering påbörjas. 4: Nationell mätmanual HAKIR mätmanual är en nationell manual för rörelse- och styrkemätning av armbåge, underarm och hand som är sammanställd 2010 av Rehabenheterna på handkirurgklinikerna i Göteborg, Linköping, Malmö, Stockholm, Umeå, Uppsala och Örebro. Syftet med upprättandet av mätmanualen är att åstadkomma en så hög reliabilitet som möjligt vid funktionsmätningarna i HAKIR, samt försöka skapa en svensk standard för statustagande. Mätmanualen behövs där funktionsmätningarna sker och ofta är det bra att ha en rumsbunden manual som alltid finns att tillgå. Lämna också gärna en mätmanual till nya användare av registret. Manualen finns att ladda ner på hemsidan, i tre olika versioner som är anpassade till olika läs- och utskriftsformat. 5: Datastruktur och säkerhet En del data måste sparas på andra platser än i 3C och via webbenkäten, t ex AnvändarID och lösenord, adresser till postop enkäter, mobilnummer för sms etc. För att ingen obehörig ska få tillgång till de data behöver sättet man väljer att spara sina data på vara tillräckligt säkert: Ha en egen inloggning till själva datorn ifall du sparar data där ifall du handskas med sådana uppgifter Strukturera dina mappar på datorn på ett bra sätt, så att du enkelt kan leta dig bakåt bland data Ta backup på dina datafiler Alla pappersformulär ska sparas (backup), förvara dem inlåsta och ordna dem så att du hittar Låt inte Användar-ID och lösenord till webbenkäten ligga framme, oanvända som använda Begränsa antalet personer som har inloggningar till 3C till minsta möjliga Riskera inte att obehöriga får tillgång till din inloggning, t ex genom att spara det på datorn Logga ut genom att ta ut e-tjänstekortet ur kortläsaren när du lämnar datorn 6: Patientinformation Varje patient måste inom rimlig tid informeras om HAKIR, vad registreringen innebär samt få vetskap om sina rättigheter och möjlighet att tacka nej till att delta. Hur informationen lämnas skiljer sig lite beroende på hur man väljer att jobba med HAKIR så den måste anpassas för varje verksamhet. 5
Informationen lämnas med fördel på flera sätt, för att säkerställa att ingen patient missas, förslagsvis genom en patientinformationsbroschyr, försättsblad till enkät, planscher och de kallelser som skickas till patienten, t ex operations-, Rehab och mottagningskallelse. På hemsidan finns en patientinformationsbroschyr för respektive registrerande klinik. Ifall din klinik inte finns med så finns det en färdig patientinformationsbroschyr (utformad i enlighet med Patientdatalagen och anpassad att fungera med webbenkäten) utan kontaktuppgifter att ladda ner - lägg till de egna kontaktuppgifterna (kräver Adobe Acrobat) och skicka till central registerkoordinator så läggs den ut på hemsidan. Glöm inte att trycka den i tid. Det finns också en plansch att ladda ner. 7: Registerplattform Den webbplats där HAKIR-data matas in heter 3C (Comporto, Computo, Comedius). Du hittar till sidan via www.hakir.se och rubriken Personalinformation och Till register ( ), eller genom att skriva: https://www.comporto.nko.se/ i din webbläsare. I Comporto registreras data och från Computo hämtas den ut i form av s.k. rapporter. Data registreras i s.k. formulär och det hör i regel ett formulär till varje registreringstillfälle. De kliniker som registrerar i 3C har komplett och ständig tillgång till sina egna data och kan när som helst hämta ut den i form av Computorapporter. Det är tyvärr en lite krånglig process och dessutom svårt att samköra de olika formulären, och det finns därför ett separat program där vi skapar utdatarapporter till alla verksamheter, personal och patienter. Du kan läsa mer om det i andra dokument. Också adresser och mobilnummer för postoperativa enkät- och sms-utskick är också Computorapporter, vilka beskrivs noga här. 7:1 Manual Till varje ny användare finns en manual som beskriver hur Comporto fungerar. Det finns också manualer för hur några av formulären fylls i och rutiner kring inklusion- och exklusionskriterier på www.hakir.se. 7:2 E-tjänstekort För att logga in i 3C behöver du ett elektroniskt tjänstekort (kallas ibland Smartcard), som du får av ditt landsting/sjukhus. Att logga in med E-tjänstekort är en sorts elektronisk identifiering som krävs när tjänster som kräver s.k. stark autentisering används, till vilka uppgifter i ett kvalitetsregister hör. Vanliga lösenord anses i de fallen inte vara tillräckligt säkra. För att kunna logga in med E-tjänstekort krävs att ditt tangentbord har en kortläsare, alternativt en extern kortläsare har kopplats till datorn, och att rätt program har installerats i datorn. Alla landsting i 6
Sverige har beslutat sig för att börja använda e-tjänstekort för att logga in i journalsystem etc. och de allra flesta har påbörjat processen. E-tjänstekortet är alltså ett verktyg för säker inloggning, men det finns ingen koppling mellan E- tjänstekort och HAKIR/3C. Första gången du loggar in till registret behöver du därför först behörighet till själva registerplattformen, och det får du genom central registerkoordinator i form av en engångskod. Du registrerar ditt E-tjänstekort i 3C med hjälp av engångskoden och loggar därefter in med identifieringskoden som hör till E-tjänstekortet (med E-tjänstekortet följer två sexsiffriga koder, en för underskrift och en för identifiering). Ansök om behörighet till 3C via central registerkoordinator och ordna E-tjänstekort via din verksamhet i god tid innan registreringsstart. Om en person med inloggning slutar jobba med HAKIR, eller av annat skäl inte ska ha tillgång till registret, måste varje klinik meddela detta till Penny Lindgren på RC Syd. Listor över samtliga användare (vid varje klinik) kan också fås av Penny, för kontroll av konton där giltighetstiden ska förlängas. 7:3 Inloggning Det finns en testversion av 3C som man kan få inloggning till ifall man vill bekanta sig med miljön innan registreringsstart. Vid varje klinik som registrerar i HAKIR ska de användare som registrerar ha inloggning till ett s.k. läs och skrivkonto. En person vara ansvarig för administreringen av Användar-ID och lösenord till webbenkäten, och behöver därför två konton i 3C: ett läs- och skrivkonto och ett läs-konto. Behörighetsblankett lämnas ut av central registerkoordinator. Tänk på att du som har två konton måste registrera båda dessa konton till ditt E-tjänstekort. Och tänk också på att bara ansöka om inloggning till de som behöver använda registret, att vikarier får tidsbegränsade inloggningar och att personer som slutar också får sin behörighet avslutad. Alla behörigheter har olika långa giltighetstider och det är Penny Lindegren vid RC Syd (pl@rcsyd.se) som har hand om administreringen och som alltså ser vilka datumen är (står även på brevet man får med inloggningen). Kontona förlängs inte automatiskt utan avaktiveras och blir obrukbara när de går ut. Du kan maila Penny och begära att få listan för din klinik så kan du ha koll själv. Om ni säger till Penny innan de går ut så förlänger hon dem. Instruktion för registrering av E-tjänstekort i 3C: 11. Du behöver både lösenordet som hör till ditt e-tjänstekort och lösenordet till 3C. 12. Inaktivera funktionen blockering av popup-fönster via Verktygsfältet i ditt Explorerfönster 13. Skriv in inloggningsuppgifterna du har fått från RC Syd i fälten för användarnamn och lösenord 7
14. Klicka på logga in 15. Sätt i ditt e-tjänstekort och vänta tills lampan lyser på tangentbordet och NetID-symbolen längst ner till höger under Explorer-fönstret syns 16. Skrolla längst ner på sidan och klicka på Starta registrering 17. Fortsätt enligt instruktionerna som följer: knappa in koden för identifiering som hör till ditt e- tjänstekort etc. 18. När du är klar kommer du tillbaka till förstasidan och en grön text som bekräftar att ditt e- tjänstekort är registrerat 19. När du loggar in efter detta, tryck direkt på Logga in med Smartcard utan att skriva in något lösenord och använd den sexsiffriga koden som hör till e-tjänstekortet 8: Enkäter Patienterna ombeds fylla i en enkät, som består av två delar, preoperativt samt 3 och 12 månader postoperativt. Den första delen innehåller frågor som rör självupplevda symtom och nöjdhet med operationsresultat och bemötande och som patienten själv skattar på s.k. VAS-skalor. I den andra enkäten rör frågorna eventuell funktionsnedsättning och heter QuickDASH. Enkäterna bör i möjligaste mån användas i sitt webbaserade format, men de finns också på papper. Generellt för registreringen i HAKIR gäller att eftersträva ett så litet bortfall som möjligt, som inte kan förklaras med något exklusionskriterium. Enkäterna bjuder på lite mer av en utmaning när det gäller att integrera dem i verksamheten och det är samtidigt knepigt att på ett tillförlitligt sätt mäta bortfallet. Enkätregistreringen kräver därför lite extra uppmärksamhet vad gäller utformningen av rutiner men framförallt kring uppföljningen av dem. 8:1 Webbenkät Webbenkäten är en elektronisk översättning av framförallt de båda enkäterna i sina pappersversioner men också av formuläret HAKIR 001 Patientinformation (som finns i 3C). De data som registreras via webbenkäten sparas via en separat server och personuppgifter respektive enkätresultat skickas av säkerhetsskäl i både skilda och krypterade filer. Det finns ingen direkt koppling av data mellan webbenkäten och 3C. Tillgång till webbenkäten finns via www.hakir.se och länken Fyll i enkäten här. Patientinformation som beskriver hur webbenkäten fylls i finns också på hemsidan. 8
Instruktion för personal och patient Enkät lämnas inte och ingen registrering sker i 3C: Patienter som tackar nej till registrering, har reservnummer, utländskt personnummer eller skyddad ID. Enkät lämnas inte men registrering sker i 3C: Barn under 16 år, patienter som ska operera båda händerna, har opererat samma eller andra handen inom 12 månader eller av andra skäl inte kan fylla i enkäten - men kan registreras i HAKIR 002 Grundformulär operation - registreras bara med personnummer, sjukhus, inte fått enkät samt relevant exklusionskriterium i HAKIR 001 Patientinformationsformulär. Webbenkät fylls i och registrering i 3C sker: Det vanliga är att patienten direkt vid operationsplanering får en klisterlapp med Användar-ID och lösenord fäst på patientinformationens baksida. Personalen noterar samtidigt och på motsvarande klisterlapp (med samma Användar-ID 1) patientens personnummer. Patienten fyller i enkäten direkt på webben där kontaktuppgifter först anges på en sida som kallas Webb-PIF (webbaserat patientinformationsformulär) och sedan klickar man sig vidare till enkäterna, där Användar-ID och lösenord fylls i, följt av enkätfrågorna. Personalen registrerar personnummer, sjukhus, ifylld enkät/inte samt ev. exklusionskriterier och Användar-ID 1-3 i HAKIR 001 Patientinformationsformulär i 3C. 8:1:1 Dator Det är som sagt vanligt att man vid respektive klinik har en dator på mottagningen där patienten, direkt efter besök som lett till operationsplanering, fyller i webbenkäten. Fördelarna med att ha en dator direkt på mottagningen är många, men det är upp till respektive klinik att skapa rutiner som passar den egna verksamheten bäst. Webbenkäten kan av tekniska skäl i dagsläget inte fyllas i på surfplatta. I och med att en dator installeras görs det egna nätverket åtkomligt och för att undvika detta kan datorn låsas så att bara enkäterna via www.hakir.se går att använda. Det finns olika typer av mjukvarulösningar och den lokala IT-avdelningen kan säkert hjälpa till med detta. 8:1:2 AnvändarID och lösenord till webbenkät För att kunna skicka in en ifylld webbenkät behöver varje patient få en inloggning i form av ett (engångs-) Användar-ID och lösenord. En unik serie AnvändarID och lösenord skapas för varje klinik innan registreringsstart. AnvändarID skickas över ett säkert e-mailprogram av central registerkoordinator och till den användare som är 9
ansvarig för inloggningarna (har behörighet till läs-konto). Lösenorden hämtas som Computorapport av användaren, som sedan passar ihop rätt Användar-ID med rätt lösenord på en etikettmall (finns på hemsidan) och skrivs ut på klisterlappar. Central registerkoordinator hjälper till med detta när det är dags! Hur och när Användar-ID och lösenord lämnas till patienten skiljer sig lite åt mellan de olika klinikerna men lämnas oftast på patientinformationsbroschyrens baksida, så att patienten samtidigt och direkt av vårdpersonalen kan få grundläggande information om HAKIR. 8:1:3 Instruktion för Användar-ID 1. Skapa en genomtänkt mappstruktur på din dator 2. Ladda ner Tom mall AnvändarID och lösenord (Word) från hemsidan 3. Testa att skriva ut mallen på ark med matchande klisteretiketter (som har två kolumner och åtta rader, 10,5 cm breda resp. 3,7 cm höga). 4. Justera kolumn- och radbredd/höjd om de inte stämmer, såhär: Marginaler: 0.01cm, Column width: 8.5, 1.98, 10.5 för 3 kolumner Row height: 3.7c m för alla (8 rader) Cell: texten i mitten 5. Spara en kopia av din rättade och tomma mall 5. Kontakta central registerkoordinator för att få Användar-ID 6. Klistra in dina Användar-ID i mallens mittenkolumn 7. Dela upp serien med AnvändarID och lösenord om kortare sifferserier så går det lättare att jobba med dokumenten 8. Spara bilden Bild till Användar-ID och lösenordsmapp (finns på hemsidan) i samma mapp som du har sparat Användar-ID och senare lösenordsdokumentet annars syns inte personnummerbilden 9. Ta backup 10. Förvara både datafiler och pappersversioner så att obehöriga inte får tillgång till dem 8:1:4 Instruktion för Computorapport lösenord Du får en serie Användar-ID som vanligen är rätt lång och genom att sedan ange Användar-ID sekvens i 3C ber du systemet att de generera det första AnvändarID:t och lösenordet; för varje patient och som hör till den sekvensen. Du hämtar med fördel kortare sekvenser åt gången. OBS: detta kan endast göras av personer med en s.k. läsbehörighet. 1. Registrera ditt e-tjänstekort med båda dina konton ifall du inte redan har gjort det 10
2. På 3C s inloggningssida ska du välja "Computo" i rullgardinen 3. Tryck "logga in med SmartCard" och knappa in din kod 4. Eftersom du nu har registrerat två konton på ditt smartcard kommer du till en sida där du måste välja konto. Välj _LÄS-kontot och klicka "logga in med vald användare". 5. Nu ska du komma till en sida med rullgardinslister. Välj register "HAKIR - Inloggning" och rapporten Inloggningsuppgifter och tryck på Generera rapport. 6. Ange mellan vilka värden du vill hämta AnvändarID och lösenord och tryck "Generera rapport". Tänk på att de är numrerade med tre AnvändarID per lösenord och att du inte tar lösenord som redan är använda 7. Klipp in lösenorden i dokumentet med Användar-ID. Var noga med att rutorna inte förskjuts (att justera textstorleken brukar räcka), kopierar dubbletter samt att rätt Användar-ID i mittenkolumnen kopplas ihop med rätt AnvändarID och lösenord i högerkolumnen 8:2 Pappersenkät Exklusionskriterier för enkät är desamma som för webbenkäten, se instruktionen ovan. När patienten får en pappersenkät bör det följa med ett försättsblad med information om HAKIR, enkäterna och kontaktuppgifter. Det är bra att instruera patienten i hur enkäterna fylls i; med kryss på VAS-linjerna t ex. och även ifall hon/han kan fylla i den direkt på mottagningen. Personalen registrerar personnummer, sjukhus, namn, enkäten ifylld/inte och adress i HAKIR 001 Patientinformationsformulär i 3C. Resultaten från pappersenkäterna måste föras över till 3C för hand, till skillnad från webbenkäten vars resultat automatiskt krypteras och skickas över webben. VAS-linjerna mäts och registreras som hela tal och i millimeter (inte centimeter och utan decimal) och det är därför viktigt att de är exakt 100 mm långa. Förut registrerade vi resultatet med en decimal, vilket visade sig inte fungera med utdatarapporten och därför ändrades. De kryss som patienten har placerat på de respektive linjerna mäts ut och anges; 0-1 - 2-3 ( ) 10-11 - 12 osv, upp till 100 (mm). Ange det värde som är närmast kryssets placering. Ifall svaret är angivet på ett felaktigt sätt (med text, siffror, med kryss långt ifrån linjen etc.) hoppa över frågan helt. 9: Nya användare Det är bra att lämna ett introduktionsmaterial för nyanställda eller nya användare, som förslagsvis kan innehålla introduktionstexten för HAKIR hämtad ur den Blå boken, behörighetsblankett till 3C, mätmanualen, relevanta rutinbeskrivningar, Comporto manualen, HAKIR struktur och instruktionen för hur man registrerar sitt e-tjänstekort. 11
10: Praktiska förberedelser Bortsett från checklistan och det övergripande organisations- och rutinarbetet kan det vara bra att ha en lista över enklare praktiska förberedelser som också kan behövas, till exempel: Patientinformation 1. Broschyr 2. Plansch 3. Kallelser 4. Annat? Etikettmall (Word) 1. För adresser till patienter som ska få pappersenkäter postoperativt 2. För AnvändarID och lösenord Klisteretiketter (som passar med Word-mallerna) 1. Med patientens namn och adress (3 kolumner, 8 rader) 2. Med adressen dit enkäten ska returneras (samma som ovan) 3. För AnvändarID och lösenord (2 kolumner, 8 rader) Svarskuvert med svarsporto (behövs i mindre antal även preoperativt) Enkäter 1. VAS-linjerna 100 mm 2. Kopiera dubbelsidigt 3. Försättsblad till pappersenkäter 4. Förkortat patientinformationsformulär till pappersenkäterna Nedskrivna rutiner inklusion- och exklusionskriterier mm. 1. Mottagning 2. Operation 3. Rehab 4. Annat? Pärmar för arkivering av formulär 1. Mottagning, operation och Rehab 2. Annat? 12
KONTINUERLIG REGISTRERING 1: Enkäter postoperativt De formulär där något har registrerats fel i HAKIR 001 Patientinformation hamnar på en s.k. valideringslista, som måste rättas innan listan med mobilnummer och adresser till de patienter som ska få enkätuppföljning kan hämtas. Felen består oftast av att det antingen saknas en ifylld webbenkät (= det finns inget mobilnummer) fastän det finns registrerade användar-id eller att det inte finns någon adress för de patienter som har fyllt i en pappersenkät. Det kan också bero på att det finns fel i t ex personnumret. Efter att hämtat sms och adresslistan är hämtad skickas sedan ett sms till de patienter som fyllde i en webbenkät före operation som dels påminner om att enkäten ska fyllas i men också innehåller användar-id nummer 2 och ett nytt lösenord. Till de patienter som fyllde i en pappersenkät före operation skickar vi en pappersenkät. Både valideringslistan (1:1) och listan med mobilnummer och adresser (1:2) hämtas från Computo. Valideringslistan blir längre för varje felaktig registrering och minskar i takt med att den rättas. Sms och adressrapporten innehåller mobilnummer till de patienter som fyllt i en webbenkät eller adress till de patienter som fyllt i en pappersenkät och som opererades för 3 alt. 12 månader sedan. Rapporten uppdateras ifall du gör ändringar i valideringslistan men eftersom den bara listar de patienter som opererats 3 respektive 12 månader bakåt i tiden så går det inte att hämta varken äldre eller framtida rapporter. 1:1 Valideringsrapport Valideringsrapporten är uppdelad i två delar; Patienter som saknar adress för pappersenkät och Patienter som saknar mobilnummer (PIF) för webbenkät. Hur ofta rapporten behöver hämtas och rättas beror på av hur många fel det blir, vilket i sin tur brukar bero på hur väl de lokala rutinerna fungerar, men den står såklart även i proportion till hur många patienter som registreras totalt. Rätta valideringsrapporten innan du hämtar sms eller adressrapporten, om du inte är helt säker på att den inte innehåller några patienter för den aktuella månaden. Instruktion för att hämta Computorapport 1. Logga in i Computo (rapporten fungerar med både läs- och skrivkontot och läskontot) 2. Välj register HAKIR 001 Patientinformation och rapporten Validering av kontaktinformation och klicka på Generera rapport. 3. I de fall namn/adress saknas läggs det till i HAKIR 001 Patientinformationsformulär. 4. Saknas mobilnummer registreras dessa patienter om till att istället få pappersenkät. Ta bort Användar-ID 2 och 3 och lägg till namn/adress. 13
1:2 Rapport för sms respektive pappersenkätuppföljning Både mobilnummer och adresser finns i samma Computorapport, men är uppdelade här nedan för att beskrivningen ska bli enklare. I rapporten kommer du också hitta summan av antalet sms och adresser per månad, som du behöver för att rapporen för täckningsgraden ska bli komplett. Du hittar mer information om hur du gör i Computomanualen. 1:2:1 Instruktion för att hämta Computorapport och ändra format för sms 1. Logga in i Computo med ditt läskonto 2. Välj register HAKIR 001 Patientinformation och rapporten Adresser och Mobilnummer 3 och 12-månadersenkät och klicka på Generera rapport. Rapporten innehåller separata listor för 3 respektive 12-månadersuppföljning men även adresser för pappersenkätuppföljning, följande beskrivning gäller bara sms-uppföljning. 3. Klicka på länken Alla kontaktdata i textfil under 3-månadersuppföljningen och välj spara t ex som: CSV_år_månad_3/12mån.csv. Stäng dokumentet. Gör likadant med 12- månadersuppföljningen som du hittar om du scrollar lite längre ner i rapporten. 4. Du har nu hämtat två.csv-dokument med mobilnummer för 3 respektive 12- månadersuppföljning, som du måste ändra format på (ett i taget) för att kunna använda. För att ändra format gör du såhär: 5. Öppna ett helt nytt (tomt) Exceldokument. Det här är det dokument som du kommer ladda upp på sms-hemsidan senare. 6. Spara dokumentet så att du kan skilja det från det första, t ex som: TEXT_år_månad_3/12mån_skickat/inteskickat.csv 7. Öppna ditt nya, tomma Exceldokument (Excelvers. 2002) som du döpte till TEXT ( ) och välj: Data Importera externa data Importera data. (I Excelvers. 2007: Data Från text). 8. Välj filformatet Textfiler hitta din fil och klicka på Öppna (I Excelvers. 2007: Importera) 14
9. Vid Textimportguiden - Steg 1 av 3, välj Filursprung: 28591 Västeuropeiska (ISO) och klicka på Nästa 10. Vid Textimportguiden steg 2 av 3, välj Avgränsare: Tabb och klicka på Nästa 15
11. Vid Textimportguiden steg 3 av 3, markera alla kolumner i Förhandsgranskning och välj Kolumndataformat: Text och klicka på Slutför 12. Tryck OK och importera data på detta kalkylblad. Du har nu skapat en textversion av ditt första.csv-dokument. Gör om steg 5-12 med ditt andra.csv-dokument (du har ett för 3- månadersuppföljning och ett för 12). 13. Gå till webbsidan för sms (du får länken via central registerkoordinator) 14. Klicka på Bläddra och hitta ditt första.textdokument. 15. Klicka på Öppna, kontrollera att det stämmer och klicka på Skicka. 16. Gör om steg 14-15 med ditt andra.textdokument. 1:2:2 Instruktion för att hämta Computorapport med adresser till pappersenkäter 1. Logga in i Computo (rapporten fungerar med både läs- och skrivkontot och läskontot) 2. Välj register HAKIR 001 Patientinformation och rapporten Lista av patienter att skicka 3 månaders enkät (brev) (alt. 12) och klicka på Generera rapport. 3. Kopiera och klistra in adresserna i etikettmallen (Word) och justera vid behov textstorlek och stavfel. Var noga med att inte kopiera dubbletter. Det går lättast med etikettmallen lite förminskad och genom att kopiera få rutor åt gången. 4. Spara och skriv ut på klisteretiketter som med AnvändarID och lösenord fast andra mått: 24 klisteretiketter/ark och varje etikett ska vara 70 x 36 mm. 5. Skicka enkät inkl. försättsblad och svarskuvert (men utan HAKIR 001). 16
2: Rutiner på Rehabenheten Rutiner för funktionsuppföljning behövs ifall någon av de utökade diagnoserna registreras med funktionsuppföljning. Varje klinik anpassar rutinerna kring funktionsmätningarna till det som fungerar bäst vid den egna verksamheten och vem som ur det perspektivet är mest lämpad att utföra mätningarna (och när) kan därför vara olika. Använd den Nationella Mätmanualen! Det måste också finnas en rutin för till vem, hur och när patienterna ska kallas till den postoperativa uppföljningen. Det finns idag inget som styr hur långt före operation en funktionsmätning kan ske men det är önskvärt att det inte sker alltför långt före. Vid 3-månadersuppföljningen bör mätningen ske +/- två veckor före respektive efter operationsdatumet (-3 mån) och 12-månadersuppföljningen +/- tre veckor efter operationsdatumet (-12 mån). Alla rutiner som finns vid Södersjukhuset finns tillgängliga för övriga kliniker att använda, kontakta Rehabenheten vid intresse. 3. Läs mer HAKIR www.hakir.se Kvalitetsregister vid SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) www.kvalitetsregister.se Kompetenscentrum http://web.rcsyd.se Lagar och författningar www.riksdagen.se 17
Kontaktuppgifter Registerhållare Marianne Arner, Verksamhetschef VO Handkirurgi Södersjukhuset AB Tel: 08-616 20 31 Central registerkoordinator Frida Bartonek, Leg. Sjuksköterska/Kvalitetsutvecklare Södersjukhuset AB Sjukhusbacken 10 118 83 Stockholm Tel: 08-616 20 13, 070-160 73 67 Mail: frida.bartonek@sodersjukhuset.se Rehabenheten SÖS Annika Elmstedt, Leg. Sjukgymnast/Enhetsledare Rehabenheten Södersjukhuset AB Tel: 08-616 43 95 18