1(11) Plats och tid Kommunhuset, Plenisalen, kl. 10.30 Beslutande Ledamöter Se bilagd förteckning Ersättare Erkki Vuorijärvi (GL), ej tjänstgörande Ulla Werdin (GL), ej tjänstgörande Madeleine Hautamäki (C), ej tjänstgörande Vivianne Pettersson (M), ej tjänstgörande Martin Eklund (S), ej tjänstgörande Kerstin Skogdalen (S), ej tjänstgörande Torbjörn Ström, revisor Övriga närvarande Hans Karlsson, kommunchef Mathias Brandt, kommunsekreterare Justerare Justeringens plats och tid Omedelbar Underskrifter Sekreterare Paragrafer 106-110 Mathias Brandt Ordförande Annahelena Jernberg Justerare Emil Gustafsson (GL) Lars-Göran Zetterlund (C) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum då anslaget sätts upp då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Mathias Brandt
2(11) Beslutande Tjänstgörande ersättare Anne Horneman S Allan Myrtenkvist S Tomas Lönn Birger Antonsson S Annahelena Jernberg, ordf. S Christina Johansson M Göran Strömqvist M Emil Gustafsson GL Hans-Otto Pohlman GL Torbjörn Jansson HOB Lars-Göran Zetterlund C Stefan Backius V
3(11) 106 Yttrande över revisionsberättelse för 2013 Fullmäktiges presidium har gett Kommunstyrelsen möjlighet att lämna ett yttrande med anledning av att revisorerna i revisionsberättelsen för 2013 riktat anmärkning mot kommunstyrelsen. Anmärkningen beror enligt revisionen på bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll samt otillräcklig beredning av ärenden. Kommunstyrelsen kan till att börja med konstatera att ett skifte i majoritet har skett under det år som revisionen avser. Kommunstyrelsen har konstaterat att samtliga resultatmål som är antagna för verksamhetsåret 2013 är många till antalet och inte mätbara på sätt att några tydliga indikatorer inte tagits fram fullt ut. Kommunstyrelsens ordförande har under år 2014 bjudit in till en utbildningsdag i kommun- och landstingsdatabasen Kolada som drivs av Rådet för främjande av kommunala analyser (RKA) som är en ideell förening med svenska staten och Sveriges Kommuner och Landsting som medlemmar. Utbildningen vände sig till både politiker och tjänstemän för att öka medvetenheten om målstyrningen i kommunen och vilka nyckeltal som finns att tillgå i Kolada. Utbildningen har resulterat i att det är beslutat att respektive nämnd/styrelse årligen ska anta högst två resultatmål och att det till varje resultatmål ska kompletteras med ett antal indikatorer ur Kolada med nuvarande värde och målvärde för att kunna mäta målet. De samma gäller för kommunfullmäktiges inriktningsmål för kommande mandatperiod som denna period har varit omfattande och kommer att bli svåra att mäta då tydliga indikatorer saknas. Under år 2013 har kommunstyrelsen antagit en internkontrollplan som bygger på de utåtriktade processerna. I kommunens riktlinje till verksamhets- och ekonomistyrningspolicy framgår det att kommunens nämnder/styrelser årligen ska anta en risk och väsentlighetsplan som en del i det interna kontrollarbetet. Denna plan ska ligga till grund när kommunstyrelsen ska anta sin internkontrollplan för kommande år. Kommunförvaltningen anser att förvaltningen ska få uppdraget att senast i november månad 2014 redovisa en risk och väsentlighetsplan för kommunstyrelsens viktigaste processer i samband med att kommunstyrelsen ska ta internkontrollplanen för verksamhetsåret 2015.
4(11) Som ett led att säkerställa att det finns system och rutiner för att upprätta en god intern kontroll inom kommunstyrelsen har kommunförvaltningen köpt in ett nytt diariesystem, Public 360, från årsskiftet 2013/2014 som implementerats för samtliga nämnder som utgår från ett digitalt ärendeflöde. Public 360 erbjuder möjlighet att knyta hela ärendehanteringen till ett och samma system, och fler funktioner och användare kommer kontinuerligt att kopplas till detta. Systemet är det IT-verktyg som kommunstyrelsen kan använda sig av för att exempelvis skapa checklistor så att kommunstyrelsens kan få en signal när handingar som ska inkomma enligt gällande ägardirektiv uteblir. Enligt den ursprungligt lagda planen ska ärendehanteringssystemet vara fullt utbyggt i slutet av 2015. Kommunförvaltningen håller på att se över IT-stöd för processhantering tillsammans med bildnings- och omsorgsförvaltningen. Kommunen behöver få ett verktyg som stödjer bland annat processerna målstyrning och intern kontroll. Idag genomför kommunen, via ekonomiberedningen, dialogträffar med berörda nämnder, bolag, förbund som en del i att uppfylla kommunstyrelsens uppsiktplikt. Från och med dialogträff 2 innevarande år kommer kravet på det skriftiga materialet att tas bort och istället kommer framtagna synpunkter under dialogen dokumenteras och delges hela kommunstyrelsen. Detta gör att kommunstyrelsens ledamöter får till sig informationen för att kunna ta sitt ansvar för uppsikten. Då det gäller bristande beredning av ärenden, uppfattar Kommunstyrelsen att revisionen åsyftar budget för 2014. Det är riktigt att samtliga nämnder gick med underskott i förhållande till budget. För Kommunstyrelsens del kan frågan om ekonomin besvaras ganska enkelt. Dels utföll en större pensionsutbetalning som inte kunde förutses under året, dels valde Kommunstyrelsen att göra en större avskrivning med det positiva resultat som uppvisades. Detta beslut togs ytterst av Kommunfullmäktige. Med hänsyn till ovanstående har den nuvarande kommunstyrelsen, från prognosen i delårsrapporten 2013, förbättrat resultatet för helåret. Utan ovanstående poster, varav avskrivningen alltså var ett aktivt val, beslutat av fullmäktige, hade budgeterat resultat för Kommunstyrelsen överträffats med ca 4,5 mkr. Då det gäller ramarna för Bildnings- och Omsorgsnämnden, är ramarna framarbetade brett genom budgetberedningen, där samtliga partier har tillträde. Kommunstyrelsen bedömde då och bedömer i allt väsentligt fortfarande att de ramar som sattes var relevanta. Samtidigt är Kommunstyrelsen medvetna om att händelser inträffat inom driftnämndernas områden som fördyrat verksamheten. Vid det tillfälle då ramarna sattes,
5(11) kunde detta dock inte förutses. Därför motsätter sig Kommunstyrelsen att beredningen ska ha varit bristande. --- Under Kommunstyrelsens behandling av ärendet yrkar Lars-Göran Zetterlund (C) att nuvarande majoritet ska ändras till nuvarande Kommunstyrelse vilket bifalls. Korrigeringen sker i protokollet. Stefan Backius (V) ställer fråga gällande ekonomiberedningens arbetssätt vilken besvaras av ordförande Annahelena Jernberg (S), samt om budgetramar 2013, vilken besvaras av ordförande Annahelena Jernberg (S). Stefan Backius (V) yrkar att sista stycket stryks. Christina Johansson (M) yttrar sig utan att yrka. Ordförande Annahelena Jernberg (S) ställer bifall mot avslag på förvaltningens förslag med Lars-Göran Zetterlunds (C) yrkande vilket bifalls. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsens yttrande fastställs i enlighet med ovan. Exp till Revisorerna
6(11) 107 Feriepraktikplats sommaren 2014 Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut 2013-09-03 149 Kommunstyrelsens beslut 2013-10-22 193 Kommunstyrelsens beslut 2013-11-26 235 Kommunfullmäktiges beslut 2013-12-10 316 Kommunfullmäktiges beslut 2014-04-08 60 Kommunfullmäktiges beslut 2014-04-08 61 Ärendet Enligt kommunfullmäktiges beslut 2014-04-08 har omsorgsnämnden tagit över kommunens ansvar för arbetsmarknad och därmed ansvaret för kommunens feriepraktikplatser. Utifrån kommunstyrelsens fastställda målsättning för verksamhetsåret 2014 att alla som söker feriepraktikplats i kommunen ska få det kommer nuvarande medel inte att räcka till. Målet lyder: 31 augusti har alla ungdomar, skrivna i kommunen, i år 9 och åk 1 gymnasiet som ansökt om feriepraktik erhållit det. Kommunstyrelsen fick 2013-10-22 en slutrapport av utfallet för år 2013 som visade att 52 stycken ungdomar erhöll en feriepraktikplats. Rapporten visade på att endast 18 av de 81 sökande inte kunde erbjudas ett feriearbete. Det innebar att måluppfyllelsen blev 75 procent där målvärdet var 100 procent. Ekonomi Idag har omsorgsnämnden en budget på 147 000 kronor avsatt för feriejobb och för att kunna få en hög måluppfyllelse behöver nämnden ytterligare 150 000 kronor. Under år 2013 kostade verksamheten 190 000 kronor. Kommunfullmäktige har 2013-12-10 fastställt 2014 års budget där det framgår att en prioritering på tillväxtsatsning ska göras med 1,1 miljoner kronor. Kommunförvaltningen kan konstatera att en ytterligare satsning på feriejobb går i linje med fullmäktiges beslut om tillväxtsatsning. Kommunförvaltningen föreslår att omsorgsnämnden tilläggsbudgeteras med 150 000 kronor för verksamhetsåret 2014 och att medlen finansieras via kommunstyrelsens beslutade budgetram för år 2014. Folkhälsa Målet med feriepraktiken är att ungdomar ska få arbetslivserfarenhet och möjlighet att knyta kontakter på arbetsmarknaden samtidigt som de får en första inblick i arbetslivet. Miljö Kommunförvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.
7(11) Förvaltningens förslag till beslut - Omsorgsnämndens budgetram för verksamhetsåret 2014 utökas med 150 000 kronor. - Kommunstyrelsens budgetram för verksamhetsåret 2014 minskas med 150 000 kronor. --- Under kommunstyrelsens behandling av ärendet ställer Emil Gustafsson (GL) fråga gällande antalet sökande, vilken besvaras av kommunchef Hans Karlsson och Christina Johansson (M). Stefan Backius (V) ställer fråga gällande var feriearbeten kan erbjudas, vilken besvaras av Christina Johansson (M). Ordförande Annahelena Jernberg (S) ställer bifall mot avslag på förvaltningens förslag vilket bifalls. Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige - Omsorgsnämndens budgetram för verksamhetsåret 2014 utökas med 150 000 kronor. - Kommunstyrelsens budgetram för verksamhetsåret 2014 minskas med 150 000 kronor.
8(11) 108 Studie- och yrkesvägledare Beslutsunderlag Kommunfullmäktiges beslut 2013-12-10 316 Kommunfullmäktiges beslut 2014-04-08 60 Kommunfullmäktiges beslut 2014-04-08 61 Ärendet Enligt kommunfullmäktiges beslut 2014-04-08 har omsorgsnämnden tagit över kommunens ansvar för arbetsmarknad. Omsorgsförvaltningen har påbörjat sitt arbete och en analys har resulterat i att kommunens arbetsmarknadsenhet ser ett behov av att förstärka med en studie- och yrkesvägledare (SYV) på 50 procents tjänst från och med hösten 2014. Tjänsten kommer att leda till en bättre måluppfyllelse. Ekonomi Kommunfullmäktige har på sammanträde 2013-12-10 fastställt 2014 års budget, där det framgår att en prioritering på tillväxtsatsningar ska göras med 1,1 miljoner kronor. Tillsättningen av en SYV på arbetsmarknadsenheten är en tillväxtsatsning, till vilken kommunförvaltningen föreslår att omsorgsnämnden tilläggsbudgeteras med 138 000 kronor för verksamhetsåret 2014. Dessutom föreslår förvaltningen att medlen finansieras via kommunstyrelsens beslutade budgetram för år 2014. I och med att denna förändring är av långsiktig karaktär föreslår förvaltningen att förändringen även påverkar budgetramen för verksamhetsåret 2015 genom den strategisatsning som föreslås antas. Folkhälsa Hjälp till egenförsörjning via studier eller arbete bedöms påverka folkhälsan positivt av många orsaker. Miljö Kommunförvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Förvaltningens förslag till beslut - Omsorgsnämndens budgetram för verksamhetsåret 2014 utökas med 138 000 kronor. - Kommunstyrelsens budgetram för verksamhetsåret 2014 minskas med 138 000 kronor. - Omsorgsnämndens budgetram för verksamhetsåret 2015 utökas med 276 000 kronor.
9(11) - Kommunstyrelsens budgetram för verksamhetsåret 2015 minskas med 276 000 kronor. --- Under Kommunstyrelsens behandling av ärendet ställer Stefan Backius (V) fråga gällande profil på tjänsten vilken besvaras av kommunchef Hans Karlsson. Stefan Backius (V) ställer fråga gällande budgetmedel mellan Bildningsnämnden och Omsorgsnämnden vilken besvaras av kommunchef Hans Karlsson. Lars-Göran Zetterlund (C) ställer klargörande fråga gällande tjänsten vilken besvaras av kommunchef Hans Karlsson. Christina Johansson (M) yttrar sig utan att yrka. Ordförande Annahelena Jernberg (S) ställer bifall mot avslag på förvaltningens förslag vilket bifalls. Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige - Omsorgsnämndens budgetram för verksamhetsåret 2014 utökas med 138 000 kronor. - Kommunstyrelsens budgetram för verksamhetsåret 2014 minskas med 138 000 kronor. - Omsorgsnämndens budgetram för verksamhetsåret 2015 utökas med 276 000 kronor. - Kommunstyrelsens budgetram för verksamhetsåret 2015 minskas med 276 000 kronor. Stefan Backius (V) reserverar sig mot beslutet med följande motivering: Under behandling av ärendet framkom muntligen att detta handlar om att överflytta en SYV-resurs från bildningsnämnden till omsorgsnämnden. Detta är en mycket olycklig åtgärd då alla SYV-resurser som finns i dagsläget behövs i grund- och gymnasieskola. Då detta inte framgår i underlaget tvingas jag reservera mig mot beslutet.
10(11) 109 Delgivningsärenden A) BOAB: Styrelseprotokoll 2014-05-13 B) BKT: Protokoll 2014-05-23 C) Polismyndigheten: Tillståndsbevis Lions Club för vårmarknad; tillståndsbevis LO för utdelning av material inför europaval; tillståndsbevis Fackförbund i samverkan för utdelning av material inför europaval; tillståndsbevis Vänsterpartiet 1 majfirande D) Förvaltningsberättelse för stiftelsen Hanssonska donationen E) Förvaltningsberättelse för stiftelsen Makarna Larssons donation
11(11) F) Förvaltningsberättelse för stiftelsen Ingrid Ahlströms kulturfond G) BRT: protokoll 2014-04-30; protokoll 2014-05-09 H) Hällefors Värme AB: stämmoprotokoll 2014-04-25; protokoll konstituerande styrelsemöte 2014-04-25 I) Svartälvstrorps Förvaltnings AB : stämmoprotokoll 2014-04-09 J) Hopajola: Årsredovisning 2013 K) Nora kommun: protokollutdrag KS 2014-04-16 57, förslag till samverkan mellan kommunerna i norra Örebro län. L) Val- och demokratinämnden: svar på revisorernas övergripande granskning. M) Hällefors folkhögskola: verksamhetsberättelse 2013 110 Delegeringsärenden A) KSO Annahelena Jernberg: Undertecknanden av start- och avslutsrapporter. B) Kommunchef Hans Karlsson, beslut om lön