Extern utvärderade Lisette Edin Kvalitetskoordinator Ole Karlsson Åbo Akademi Domkyrkotorg 3 20500 ÅBO Åbo Akademis Studentkårs svar till Enkäten till Studentkåren från Åbo Akademi den 22 oktober 2011 Åbo Akademis Studentkår tackar för möjligheten att få delta i uppföljningen av Åbo Akademis organisationsreform. Tyvärr är dessa frågor alltför viktiga för att endast behandlas i svar på max 200 400 tecken. Studentkåren ställer också mycket gärna upp på intervjuer på samma sätt som enhetscheferna och andra. Även om vissa enskilda studentrepresentanter i institutionsråd har intervjuas kan studentkåren troligen ge ytterligare information som kan belysa problematiken. SAMARBETET MED UNIVERSITETSLEDNINGEN 1) Vilka är formerna för samarbetet mellan studentkåren och universitetsledningen (styrelsen och högsta ledningen) I enlighet med Universitetslagens (558/2009) 46 fastställer Rektor studentkårens stadgar och den årliga kåravgiften. Det finns inga andra formella samarbetsformer som skulle finnas stadgade i någon form av tvingande bestämmelse. Studentkåren träffar Rektorn och förvaltningsdirektören på rektorsluncher regelbundet under terminerna. Studentkåren håller kontakt med de två medlemmar av Åbo Akademis styrelse som är studerande och valda av studentkårens fullmäktige. Ingen annan kontakt med styrelsen finns. Studentkåren träffar även sporadiskt första prorektorn som ansvarar för utbildningsfrågorna. Viktigaste samarbetsformen: den månatliga lunchen med Rektor och förvaltningsdirektören Annan samarbetsform: de regelbundna träffarna med akademistyrelsens studentrepresentanter Annan samarbetsform: sporadiska träffar med prorektorn ansvarig för utbildningsfrågor
2) Har formerna för samarbetet med högsta ledningen ändrat sedan organisationsreformen 1.1.2010 De beredningsmöten för akademistyrelsemötena som fanns under den gamla organisationsmodellen där de tre representerade grupperna (professorer, personal och studerande) träffades med de föredragande före mötet för att diskutera ärenden har uteblivit. Detta har inneburit en försämrad informationsgång. Trots att Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) skall följas i all universitetets verksamhet verkar det råda en ovetskap om offentligheten vid Åbo Akademi. Sedan organisationsreformen har det överlag blivit svårare att få information om ärenden som behandlas av Åbo Akademis styrelse. 3) Hur skulle studentkåren bedöma samarbetsklimatet med högsta ledningen Med Åbo Akademis styrelse har studentkåren ingen kontakt alls (annat än via de två studentrepresentanterna). Med Rektor och första prorektor har studentkåren bra kontakt. Kansler och studentkåren har inte träffats sedan organisationsreformen. 4) Har studentkåren önskemål om utvecklingen av samarbetet? Ur studentkårens synvinkel är det ett problem att det inte finns några officiella former av samarbete mellan universitetsledningen och studentkåren. Med den nuvarande rektorn och förvaltningsdirektören fungerar samarbetet bra men det finns ingenting som garanterar att detta skulle vara självklart efter ett eventuellt personbyte. Studentkåren önskar en större öppenhet i beredningen och beslutsfattandet i Åbo Akademis styrelse. I fråga om centralförvaltningen önskar studentkåren att den bättre skulle involveras i vissa av de inofficiella arbetsgrupperna som finns, i den mån de behandlar frågor som gäller studenterna. 5) Vilka är formerna för samarbetet mellan studentkåren och centralförvaltningen (ansvarsområdena) Studentkåren träffar förvaltningsdirektören regelbundet i samband med rektorsluncharna samt ibland även på enskilda träffar gällande specifika ärenden. Studentkåren möter även direktören för
forskning och utbildning sporadiskt samt är i rätt aktiv kontakt med studiebyrån och Lärcentret i olika enskilda ärenden. I Vasa deltar studentkåren på förvaltningens onsdagsmöten. Viktigaste samarbetsformen: möten med förvaltningsdirektören 6) Har formerna för samarbetet med centralförvaltningen ändrat sedan organisationsreformen 1.1.2010? Eftersom det relativt samtidigt skedde personbyten är det svårt att säga vad som påverkat vad. Studentkåren har mycket bra och direkt kontakt med förvaltningsdirektören. Däremot har det sedan organisationsreformen kommit klart färre begäranden om remissutlåtande från enheten för forskning och utbildning. 7) Hur skulle studentkåren bedöma samarbetsklimatet med centralförvaltningen? Samarbetsklimatet är bra, men det är ibland svårt att veta vem som ansvarar för vad. 8) Har studentkåren önskemål om utveckling av samarbetet? Inte andra än de som redan uttryckts ovan. SAMARBETET MED FAKULTETSOMRÅDEN OCH INSTITUTIONERNA 9) Vilka är formerna för samarbetet mellan studentkåren och fakultetsområdet (institutionerna och fakultetsförvaltningen) Inga direkta samarbetsformer. Studentkåren utser studentrepresentanterna i institutionsråden. Överlag är samarbetsformerna och samarbetets intensitet varierande. Då det förut fanns 7 fakulteter är institutionerna nu nästan dubbelt så många, vilket försvårar överblicken över vad som händer på institutionerna och gör det svårare att ha personliga kontakter med den relevanta förvaltningspersonalen på institutionerna. Svårigheterna för ÅAS att ha helhetssyn och veta vad som är på gång vid institutionerna försvårar också studentkårens uppgift att stöda studentrepresentanterna.
Processerna kring komplettering av institutionsråden då en studerandemedlem beviljas befrielse har blivit mera arbetskrävande och komplicerande eftersom förvaltningspersonalen vid institutionerna ofta inte känner till hur man blir befriad och vem som utser nya medlemmar. Detta tar sig konkret uttryck bland annat sålunda att det förekommit situationer där nya suppleanter inte tillsatts efter att rådsmedlemmar lämnat rådet. Studentkåren efterlyser också bättre utbildning för studentrepresentanterna om hur institutionsråden fungerar och vilka de interna rutinerna inom institutionen är. Institutionsrådshandlingarna skickas inte heller längre automatiskt till studentkåren på det sättet som (de flesta) fakulteter tidigare gjorde, utan de måste sökas fram på nätet (där dock alla inte lägger fram sina handlingar så att studentkåren skulle ha tillgång till dem). Också institutionsrådsmedlemmarna får oftast handlingarna först tre dagar före mötena, vilket försvårar deras deltagande då de inte på samma sätt har kontaktnätverk bland förvaltningen och institutionens personal som de anställda medlemmarna har, framför allt då mötestidtabellerna inte alltid tycks vara klara på förhand. På alla institutioner får inte suppleanterna möteshandlingarna, vilket ibland kan leda till att de måste delta i mötena utan handlingar och utan möjlighet att sätta sig in i frågorna på förhand. Vidare finns det ofta oklarheter i vilka ärenden som kommer att tas upp på institutionsrådsmötena; på vissa institutioner tas nästan ingenting upp i institutionsrådet, på andra behandlas i stort sett allt som kommer från centralförvaltningen. Det har också hänt att ärenden tas upp utan att ordentlig beredning skickats ut på förhand, vilket försätter studentmedlemmarna i en ojämlik position då de ofta inte har lika lång erfarenhet av akademiförvaltningen som de övriga medlemmarna, och följaktligen inte har samma insyn i hur olika frågor hänger ihop och med vad, utan behöver ha möjlighet att ta reda på saker före mötet. Trots att Universitetslagen stadgar att universiteten i skötseln av sina offentliga förvaltningsuppdrag skall följa förvaltningslagen (434/2003) följer alla Åbo Akademis organ inte alltid god förvaltningssed. Det har till exempel ordnats institutionsrådsmöten vid tidpunkter då studentrepresentanterna inte kan delta på grund av att mötet sammanfallit med allmänna tentamenstillfällen eller under sommaren då studenterna för det mesta förvärvsarbetar på andra orter. Slutligen har det också förekommit situationer där studenter som blivit tvungna att utebli från kontaktundervisning på grund av samtidiga institutionsrådsmöten har blivit hotade med underkännande i enskilda studiemoment på grund av frånvaro eller tvingats lämna in omfattande kompletterande arbeten för att undgå underkännande. Till god förvaltningssed hör också att förvaltningen inte organiseras så att det demokratiska beslutsfattandet i praktiken omöjliggörs. Mera eftertanke hos förvaltningspersonalen på institutionerna efterlyses.
10) Har formerna för samarbetet ändrat sedan organisationsreformen 1.1.2010? Tyvärr har kontakten mellan studentkåren och fakulteterna/institutionerna alltid varit ganska liten. I och med ökningen av antalet resultatenheter har dock kontakten försvårats ytterligare. Neutral. 11) Hur skulle studentkåren bedöma samarbetsklimatet? 12) Har studentkåren önskemål om utvecklingen av samarbetet? Inga andra än de som uttryckts ovan (punkt 9). 13) Har organisationsreformen ändrat studerandes påverkningsmöjligheter på universitetsnivå? Styrelsen har blivit mindre, antalet studerande bland styrelsemedlemmarna färre, och följaktligen mindre överblick över akademin som helhet bland studentrepresentanterna. Mera hemlighetsmakeri i styrelsens arbete, vilket också hindrar framför allt studenternas påverkningsmöjligheter. 14) Har organisationsreformen ändrat studerandes påverkningsmöjligheter på resultatenhetsnivån? Mycket makt hos prefekten (alltså mindre hos institutionsrådet) och inofficiella arbetsgrupper av vilka det finns många vid vissa institutioner. Studenterna är inte med i dessa beredande organ som har mycket makt fast de inte är beslutande. Detta stärks av det att det vid ÅA inte i tillräcklig utsträckning tas beslut på ledningsnivå i viktiga ärenden, utan tjänstemännen i sina inofficiella arbetsgrupper utan insyn skapar en praxis som man sedan följer. I den mån studenterna involveras i inofficiella grupper händer det att dessa utsetts utan att studentkåren vet om det, vilket omöjliggör för studentkåren att stödja dem i deras arbete och också försvårar studentkårens möjligheter att hålla sig uppdaterad. Arbetsfördelningen är fortfarande oklar och förvaltningskulturen skulle behöva förtydliganden. Vasa tycks fortfarande utgöra sin egen värld och det finns ofta ingen enhetlig praxis i Åbo och
Vasa, trots att ett av målen med organisationsreformen sades vara att förenhetliga och förena Åbo Akademi. Ingen utbildning har ordnats för studentrepresentanter fast två år redan förflutit sedan ändringen. Prefekterna och de föredragande borde också få mera utbildning gällande god förvaltning, offentlighetslagstiftningen och akademins eget regelverk. 15) Har organisationsreformen ändrat studerandes påverkningsmöjligheter på ämnesnivån? Inga ämnesrådslag som skulle ge möjlighet till diskussion mellan studerande och personal. Det finns frivilliga inofficiella organ på vissa ämnen men inte på alla. Vanligen finns diskussionsforumen på de ämnen där problemen inte är som störst. Det bästa vore beslutande organ som studerande skulle vara med i. 16) Har studentkåren önskemål om utveckling av studerandes påverkningsmöjligheter? Bättre info till enheterna om hur studentrepresentanterna väljs. Bättre info riktad till studerande från ämnespersonalen. Ämnesrådslag eller andra obligatoriska mötesforum inom ämnen mellan studerande och personal som protokollförs. Färre inofficiella förberedande grupper inom ÅA. Beslut i viktiga ärenden från ÅA-styrelsen, Rektor eller förvaltningen i stället för förvaltningspraxis förbättrar studenternas rättskydd och möjligheter att besluta i sina egna ärenden. Besvärsanvisningarna bör vara tydligt utsatta i alla beslut. 17) Har organisationsreformen påverkat studerandena på något annat sätt? Studenterna har börjat ses som kunder snarare än en del av universitetssamfundet på vissa ämnen. Svårare att förstå organisationen och därmed sämre påverkningsmöjligheter för en enskild studerande.
Åbo den 4 november 2011 Zacharias Aarnio styrelseordförande Riina Lappalainen generalsekreterare