Utvecklingsarbete vid ÅA. Kvalitetsledningssystem

Transkript

1 Utvecklingsarbete vid ÅA Kvalitetsledningssystem

2 Avsikten med arbetet Receptet till den delikata maträtten vilka ingredienser, vilka arbetsredskap, vem håller i vilket redskap, hur garanterar man att det blir gott också nästa gång Beskriva universitetets målsättningar, organisation, resurser, verksamhetens beståndsdelar, metoder för uppföljning Beskrivning av systemet, inte kontroll av kvaliteten på t.ex. forskarens senaste rapport kontroll av verksamheten utförs medvetet och omedvetet redan nu: UVM, externa finansiärer, samarbetspartners, arbetsgivare, studerande

3 Kvalitetsledningssystem Ett dokumenterat kvalitetsledningssystem är: en systematisk verksamhetsmodell för att uppsätta och uppnå målsättningar ett verktyg för att leda och utveckla organisationen, dess personal, processer, samarbetspartners och resurser ett sätt att dela med sig av fungerande verksamhetssätt, erfarenheter och information ett verktyg med vars hjälp man lättare kan köra in nya personer i organisationen en del organisationens gemensamma minne: en beskrivning över hur man kommit överens om att verka vid behov certifierbart Källa: Thomas Grandell, Cerion Oy

4 Utgångspunkter Externa orsaker till satsning på systematisering och dokumentering av verksamheten UVM:s tilldelning av medel på basis av kvalitet Enheter för högkvalitativ utbildning Kvalitetsuniversitet inom vuxenutbildningen Betydelse vid utseendet av spetsenheter inom forskning? Utvärderingsrådets auditering ekonomiska konsekvenser för universiteten oklara Möjligheter att få projektfinansiering från UVM och Utvärderingsrådet Samarbetet med andra universitet (ex. joint degrees, studentutbyte) Marknadsföringen av ÅA (konkurrens om studerandena)

5 Utgångspunkter (forts) Interna orsaker till satsning på systematisering och dokumentering av verksamheten bättre information (alla målgrupper) bättre översikt (alla målgrupper men främst ledningen på olika nivåer) underlättar planering och ledarskap ökad delaktighet strategiskt beslutsfattande baserat på fakta minskade risker för organisationen

6 Målsättningar för arbetet På lång sikt Öka intresset bland personal och studerande för att utveckla universitetet Förbättra möjligheterna att delta i utvecklingsarbetet kvalitetskultur ger en inspirerande arbetsmiljö och därigenom bättre konkurrenskraft På kort sikt Bygga upp en struktur som bevisar att vi uppnår universitetslagens stipuleringar (hög, internat. kvalitet) delmål I: Positiv bedömning i auditeringen delmål II: Enheter vid ÅA får kvalitetsenhetsstatus inom utbildningen för perioden

7 Varför börja nu? Bolognaprocessen betonar högskolornas interna kvalitetssäkring Mötet i Bergen 2005 godkände gemensamma kriterier för den nationella kvalitetssäkringen (se Konsekvens: Finland införde ett system med externa utvärderingar av högskolornas kvalitetsledningssystem (=auditering) Godkänd auditering berättigar till ett certifikat ÅA skall auditeras HÖSTEN 2009

8 ÅA:s modell Kvalitetsenheten föreslår en modell för kvalitetsledningssystemet som bygger på modellen ISO 9001:2000 används av bl.a. KuY och SYH Ger en grundstruktur för utvecklingsarbetet även om den inte följs till 100 % Beslut om att strikt uppfylla standardens krav och eftersträva certifiering fattas av styrelsen.

9 ÅA:s modell (forts) Modellen föreslås innehålla följande centrala beståndsdelar Kvalitetspolicy (arbetsversion som bilaga) Organisation för kvalitetsarbetet Kvalitetshandbok Handböcker om verksamheten Processbeskrivningar Interna auditeringar Studerandenas roll i systemet

10 Strukturen för kvalitetsarbetet vid Åbo Akademi Åbo Akademis styrelse Rektor Planering Förvaltningsämbetet Förvaltningsdirektör Sektorchef Första prorektor Ledningsgrupp Kvalitetsnämnd Kvalitetskoordinator Projektplanerare (2007) Projektplanerare ( ) Fakultet Fakultetsråd Dekanus Fristående institution Direktion Föreståndare Prodekanus Arbetsgrupp för uppföljning och utveckling Ansvarsperson Arbetsgrupp för uppföljning och utveckling Studentkåren Kontaktgrupp mellan studentmedlemmarna

11 Arbetet vid enheten Prodekanus ansvarar för kvalitetsfrågor vid fakulteten, en utnämnd ansvarsperson vid de fristående institutionerna Bildar tillsammans en ledningsgrupp för kvalitetsarbetet vid universitetet Stöds vid enheten av en arbetsgrupp. Arbetsgruppen kan permanentas. Arbetsgruppens uppdrag är under 2007 att framställa ett utkast till en handbok om verksamheten

12 Handböcker Kvalitetshandboken skall utgöra styrdokumentet redovisar för systemets uppbyggnad redovisar för innehållet i universitetets verksamhetsmodell Enheternas handböcker om verksamheten underställda kvalitetshandboken beskriver fakulteternas, de fristående institutionernas och förvaltningsområdenas verksamhet Ämnen, laboratorier eller enheter inom frist. inst. eller förvaltningsområde kan framställa en egen handbok underställda respektive fakultets, frist. institutions eller förvaltningsområdes handbok

13 Struktur för styrdokument vid Åbo Akademi Nivå 1 Kvalitetshandbok Nivå 2 Fristående institution Handbok om verksamheten - kvalitet Fakultet Handbok om verksamheten -kvalitet Förvaltningsområde Handbok om verksamheten -kvalitet Nivå 3 Enhet Ämne Laboratorium Enhet t.ex. Arbetsforum

14 Enheternas handböcker: innehåll 1. Inledning precisering av handboken (ges i kval.handbok) 2. Enhetens styrningsmekanismer 1. Organisation och förvaltningsmodell 2. Strategisk styrning uppgift, värderingar, kunder och kundbehov, SWOTanalys, vision, strategiska målsättningar, verksamhetsprogram, verksamhets- och ekonomiplan 3. Kvalitativ styrning kvalitetssäkringen - avsikt, planering, genomförande

15 2. Enhetens styrningsmekanismer (forts) 4. Operativ styrning resultatavtal med rektor, interna resultatavtal, indikatorer för uppföljning, kommunikationssystem 5. Planering och utveckling av verksamhet och ekonomi årsklocka för verksamheten 3. Hantering av resurser 1. Personal 2. Studerande 3. Finansiering 4. Utrymmen och utrustning 5. Miljö

16 4. Kärnverksamhet 5. Stödfunktioner 6. Metoder för utvärdering, uppföljning och utveckling metoder, dokumentering

17 Tidsplan 2007 Jan: Arbetsgrupper vid enheterna utses Feb: Första version av kvalitetshandbok presenteras för ÅA-styrelsen Feb: Ledningsgruppen (LUPP) sammanträder för att diskutera arbetsprocessen Feb: Arbetsgrupperna inleder sitt arbete med handboken Mars: LUPP sammanträder för diskutera arbetsgruppernas lägesrapport Mars: Arbetet med kvalitetshandboken fortgår April-Maj: LUPP sammanträder för att diskutera arbetsgruppernas lägesrapport 1 juni: Arbetsgrupperna lämnar in lägesrapport till första prorektor Juni: lägesrapporten analyseras och rapporteras till ledningen September: Seminarium/workshops ordnas för att svara på behov Hösten: LUPP sammanträder för att behandla aktuella frågor December: Arbetsgruppens förslag till centrala delar färdiga för fortsatt behandling i enheterna 2008 Utvecklingsarbetet fortsätter vid enheterna Handboken publiceras på enhetens webbsida när enhetens beslutsfattande organ godkänt den Därefter uppdateras den fortgående då behov uppkommer, prodekanus/ansvarspersonen ansvarar för handboken Kvalitetshandboken kompletteras utgående från enheternas handböcker Publiceras på nätet när ÅA-styrelsen godkänt den Kvalitetsenheten stöder processen under hela tidsperioden

18 Processbeskrivningar Handböcker skall ge en allmän beskrivning av enheternas verksamhetsmodell enligt linjeorganisation Hur interaktionen mellan enheterna samt enhetens verksamhet mer konkret skall beskrivas blir förr eller senare aktuell För att redogöra för den gränsöverskridande verksamheten och konkretisera bl.a. ansvar och arbetsrutiner i verksamheten utnyttjas processbeskrivning

19 Processbeskrivningar (forts.) Metoden indelas i fyra etapper Processkarta Delprocesser Flödesscheman Beskrivningar av enskilda aktiviteter här redogörs kort för hur arbetet genomförs för en mer informativ presentation se: beskrivningsarbetet genomförs med hjälp av programmet Microsoft Visio

20 Steg 1: Processkarta Fastställa organisationens kärnverksamhet och stödfunktioner Kärnverksamhet 1 Kärnverksamhet 2 Kärnverksamhet 3 Stödfunktion 1 Stödfunktion 2 Stödfunktion 3 Kärnverksamhet (huvudprocess) -Med kärnverksamhet avses den verksamhet där organisationens specialkunnande skapar ett mervärde för en utomstående beställare. Stödfunktion -Med stödfunktion avses en funktion organisationen behöver för att kunna genomföra sin kärnverksamhet på ett så framgångsrikt sätt som möjligt.

21 Steg 2: Delprocesser Fastställa de centrala beståndsdelarna för en process T.ex. Kärnverksamhet Ex. studieplaneringsprocessen delades in i följande steg 1. Studieutbud & årsplanering 2. Rekrytering & vägledning 3. Ansökan & antagning 4. Inskrivning av årsanmälan 5. Studier under läsåret 6. Utexaminering & slutbetyg 7. Fortbildning & komplettering

22 Steg 3: Flödesschema Beskriva hur en process framskrider vid enheten samt vilka organ eller personer som är involverade Fakultetsråd Aktivitet Dekanus Aktivitet Fakultetsdir. Aktivitet Ämnesråd Aktivitet Ämnesansv. Aktivitet

23 Steg 4: Aktivitetsbeskrivning Beskriv varje aktivitet med följande rubriker 1. Målsättning 2. Definitioner (centrala begrepp) 3. Tillämpningsområde 4. Ansvar 5. Beskrivning av verksamheten från förutsättningar till resultat 6. Tidtabell 7. Dokumentering 8. Bilagor/hänvisningar

24 Tidsplan DNL krävde extra personresurser vilket förändrade omständigheterna för kvalitetsenhetens projekt - dec: nystart på projektet att beskriva förvaltningsområdenas processer övergång till processtyrd organisation förutsätter styrelsens beslut - våren: beskrivning av förvaltningsområdenas processer - våren: utbildning i processbeskrivning vid enheterna - hösten: beskrivning av befintliga processer påbörjas våren: handböckerna och processbeskrivningar samordnas

25 Övrigt utvecklingsarbete beror på framställningarna i ÅA:s nya strategi projektplanerare skall se på studerandens roll i kvalitetssystemet

26 Tidsplan jan: Öppet seminarium om kvalitet jan-feb: Allmän info om kvalitetsarbetet vid enheterna feb: Kontaktgrupp för studerande påbörjar sin verksamhet feb: Kvalitetsnämnden sammanträder, dess roll i systemet utreds feb-mars: Virtuell kurs i kvalitetssäkringens grunder startas på webben mars: Genomgång av ÅA:s nämnder, kommittéer och kommissioner våren: Broschyr om studerandenas roll i kvalitetssystemet utarbetas våren: Översikt av universitetets ledningssystem påbörjas hösten: Redogörelse om universitetets ledningssystem färdigställs 2008 våren: Utbildning i intern auditering inleds hösten: Interna auditeringar påbörjas 2009 våren: Finslipning av kvalitetsledningssystemet fortsätter hösten: Auditering av ÅA:s kvalitetsledningssystem kvalitetsarbetet utvecklas i enlighet med ÅA:s långsiktiga målsättningar

27 Mer information ENQA European Association for Quality Assurance in Higher Education Rådet för utvärdering av högskolorna Auditeringshandboken Åbo Akademis webbsidor om kvalitetssäkring