Utredningsrapport. - Att systematiskt och fortlöpande utveckla samt säkra kvaliteten i svenska Taekwondoförbundet. Fastställd av styrelsen

Transkript

1 Utredningsrapport - Att systematiskt och fortlöpande utveckla samt säkra kvaliteten i svenska Taekwondoförbundet. Fastställd av styrelsen

2 Utredningsrapport Den 8 oktober beslutade styrelsen att tillsätta en utredning för bättre och säkrare samordning av tävlingar, domare, arrangörer, funktionärer, IT-system mm inom Svenska Taekwondoförbundets tävlingsverksamhet. Utredningen har pågått under ca 8 veckors tid och har utvisat att det i stora delar saknas skriftliga riktlinjer och rutiner för olika aktiviteter inom tävlingsverksamheten. Rapporten beskriver utmaningarna och ger en lägesbild över pågående arbete. Den anger inriktning och avgränsningar för det fortsatta arbetet och pekar ut viktiga områden att löpande arbeta med. Rapporten är ett underlag för fortsatt arbete. Denna utredning ligger till grund att planera åtgärder i verksamheten för att förhindra att liknande händelser uppkommer igen. Åtgärdsförslag Förbundet behöver kvalitétssäkra verksamheten genom att systematiskt och fortlöpande utveckla samt säkra kvaliteten i svenska Taekwondoförbundet genom att införa ett ledningssystem. Ett första steg är att definiera nya mål genom att konkretisera arbetet utifrån; behov, krav och utmaningar som finns, samt vilka svårigheter vi kan möta i framtiden. Svenska Taekwondoförbundet och dess syfte? Syftet med förbundet är att samla människor med gemensamt intresse för Taekwondo i en organiserad form. Att utifrån styrning, struktur, samspel och verksamhetsuppföljning skapa förutsättningar utifrån föreningarnas behov och mål att kunna utveckla sig samt att bevaka föreningarnas intressen i allt som rör vår idrott, Taekwondo. En central organisation för att skapa mervärden för sina medlemmar. Förbundet representeras av 4 distrikt(regioner) som ska fungera som en förlängd arm ut till föreningarna och dess medlemmar. Med uppdraget att stödja, företräda och leda distriktets idrott. Övergripande mål Svenska Taekwondoförbundet bör med sund ekonomi och rimligt risktagande driva verksamheten och utveckla idrotten Taekwondo utifrån ett systematiskt kvalitetsarbete. Kvalitet och resultat Kvalitetssäkring innebär att ett systematiskt kvalitetsarbete måste bedrivas som säkrar kvaliteten på de objekt som kvalitetssäkras. Sid 2

3 Med kvalitetssäkring menas i grund och botten att förbundet har tagit fram, dokumenterat och följer processer för sitt arbete samt tagit fram och använder olika verktyg till stöd i detta arbete. Förbundet måste arbeta med utvecklingsinsatser som utifrån ett helhetsperspektiv som inriktar sig på styrning och verksamhetsuppföljning, effektivitet och kvalitativa resultat. Att systematiskt och fortlöpande utveckla samt säkra kvaliteten i svenska Taekwondoförbundet genom att införa ett ledningssystem. På grundval av resultaten från analyser och utredning ska de åtgärder vidtas som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet. Detta kan innebära att nuvarande processer och rutiner omarbetas. Att planera verksamheten och upprätta mål. Skapa rutiner för systematisk verksamhetsplanering och målarbete på olika nivåer och områden. Att organisera kvalitetsarbetet. Rutiner för ansvarsfördelning i det systematiska kvalitetsarbetet. Kartläggning och beskrivning av processer, aktiviteter och rutiner. Dokumentera kvalitetsarbetet. Rutiner för hur arbetet utifrån systemet ska dokumenteras. Rutiner för en årlig verksamhetsberättelse. Uppföljning av processer och rutiner. Ledningssystem (förbundsstruktur och processer) Ett ledningssystem ska vara en avbild av verksamheten inom förbundet. I detta ska man finna allt som berör den verksamhet som bedrivs. En gyllene regel är att allt som inte är dokumenterat finns inte. Alla specificerande dokument måste finnas samlade i en databas Sid 3

4 med egen identitet. Detta blir då tillgängligt och kan läsas, granskas, följas upp och om så är nödvändigt skrivas ut. Förbundets verksamhet utgår från en huvudprocess eller ett antal "kärnprocesser", till detta kommer ett flertal stödprocesser. Huvudprocess En ledningsprocess fastställer principen att all verksamhet ska planeras, genomföras, utvärderas och vid behov förbättras i ett aldrig avstannande kretslopp. En ledningsprocess förverkligas av förtroendevalda och medarbetare på alla nivåer. Till sin hjälp bör de ha dokument i ledningssystemet. Dokumenten kan vara övergripande rutiner eller detaljerade instruktioner. De kan vara tvingande, dvs. styrande, eller enbart stödjande. SVENSKA TAEKWONDOFÖRBUNDET Organisation Styrdokument Styrande dokument Förtroendemannaled Styrelsen - Styrelsearbetet Arbetsutskott - Arbetsuppgifter Projektgrupper - Arbetsgrupper, kommittéer - Utbildningar - Tävlingar - Landslag - m.m. Sektion Kongress/årsstämma Valberedning Revisorer Verksamhetsidé Vision, värdegrund Stadgar Reglementen Policies Arbetsordning styrelse Valberedning Inriktning (kongress/årsstämma) Verksamhetsplan Budget Ledningsprocess Planeringsprocess - Planera - Genomföra - Uppföljning - Utvärdera - Förbättra Sid 4

5 SVENSKA TAEKWONDOFÖRBUNDET Organisation Styrdokument Styrande dokument Tjänstemannaled - Personal Kansli Besöksadress Postadress Telefon Organisation - Generalsekreterare - övrig personal Instruktion till GS Arbetsordning personal Befattningsbeskrivningar Ärendehantering Ledningsprocess Planeringsprocess - Planera - Genomföra - Uppföljning - Utvärdera - Förbättra Processområden Samverkan, Tillgänglighet och information, Förbundsstämma och styrelsens ansvar, Personal, Marknadsföring, Utbildningar, Evenemang och Landslagssatsning. Identifierade processområden 1. Samverkan Samverkan inom den egna organisationen, distrikt och andra idrottsorganisationer(rf, SISU, SOK, Etc), sponsorer, myndigheter, osv. Övergripande rutiner samt rutiner för berörda verksamhetsområden. 2. Tillgänglighet och information Erbjuda en lättillgänglig information. Lämna upplysningar, vägledning, råd och annan information med rutiner för att uppfylla tillgänglighet, hänvisningar. Webbsida och andra sociala medier, broschyrer, telefonrutiner, e-post, synpunkter, etc. 3. Förbundsstämma och styrelsens ansvar Organisationens högsta organ (förbundsstämma eller kongress) sammankallas med bestämda intervaller och i samband med detta ger mötet ekonomiska ramar och inriktning för kommande period. Ansvarig för genomförandet mellan dessa sammankomster är förbundsstyrelsen. Sid 5

6 Vid dessa möten beslutas också om stadgar och andra för verksamheten gemensamma angelägenheter. Likaså tillsätts revisorer som har att för "medlemmarnas" del granska förbundsstyrelsens förvaltning av sitt uppdrag under perioden. "Medlemmarna" är organisationens bas i form av föreningar. Dessa är inte personligt representerade utan via ombud. Gemensamt är att här beslutas om inriktningar och mål som gäller hela organisationsstrukturen. Förbundsstyrelsen är ansvarig för att hela organisationen går i takt och att den inriktning och de mål som blir satta når ut i organisationen. Förbundsstyrelsen är ansvarig för att verksamhetsplan upprättas. Förbundsstyrelsen upprättar utifrån årsmötet inriktning för kommande års verksamhet. I planen beskrivs vad som skall göras under året, medel tilldelas och mål sätts. Utifrån begränsade resurser göra prioriteringar och om behov finns påvisa förbättringsbehov och ställa krav. Då det finns en operativ nivå i form av tjänstemän upprättar dessa en operativ plan för ifrågavarande period. Denna går mera i detalj in på hur verksamheten ska utföras. 4. Personal Säkerställa personalens kompetens och lämplighet. Rutiner för anställning, introduktion, utvecklingssamtal, fortlöpande information om rutiner och förändringar av rutiner. Kompetensbeskrivningar för skilda yrkesgrupper och befattningar. Kompetensutveckling, utbildningar, fortbildning, handledning. Säkerställa att personalen arbetar i enlighet med angivna processer och rutiner och medverkar i förbundets kvalitetsarbete. Fördelning av arbetsuppgifterna som ingår i arbetet med att utifrån ledningssystemet systematiskt och fortlöpande säkra och utveckla kvaliteten. 5. Marknadsföring Marknadsföring och reklam? Från idé till lansering av en marknadsplan eller marknadsföringskampanj. Fokus på Regioner - Taekwondo på lokal nivå, där den levande Taekwondoverksamheten finns. 6. Utbildningar Nuvarande utbildningar - göra en utvärdering. - Hur ser det ut? - Nuvarande behov? - Fler utbildningsområden? Sid 6

7 7. Evenemang Styrelsen kommer fortsätta sitt arbete med att få till bättre och säkrare samordning av tävlingar, domare, arrangörer, funktionärer, IT-system mm. inom förbundets tävlingsverksamhet genom att bjuda in till dialog kring dessa frågor och se över utbildningsbehovet, genomförandet, checklistor, etc. Se över/komplettera/revidera nuvarande tävlingsreglemente Se över nuvarande Elitserie(svenska cuper och SM) Regionala tävlingar Koppat till evenemang finns i dagsläget en rad olika kommittéer(listas separat) 8. Landslagssatsning Målsättning Vara en lärande organisation Skapa ett team av oss Skapa en positiv atmosfär och möjligheter för tränare och utövare att kunna utvecklas och avancera till världstoppen. Utveckla oss som ledare och person Öppen dialog mellan tränare och klubbar Utbyte av erfarenhet via symposium, coach-/tränarforum Personlig utveckling av tränare/utövare, förbereda dom ännu bättre, skapa utbildningar och internationell erfarenhet Satsning på lokal nivå genom regionala idrottscentra(norr, Södra, Östra och Västra) Hitta intressanta generationer Att kunna förbereda lovande unga aktiva Teknik utveckling, lyfta nivån på träningen i klubbarna. Skapa förutsättningar för utövare att prövas-/testas internationellt Skapa förutsättningar för ett svenskt deltagande på varje EM Skapa förutsättningar för ett svenskt deltagande på varje VM Skapa förutsättningar för ett svenskt deltagande på varje OS Sid 7

8 Officiella riktlinjer inom förbundet Riktlinjer är ett sätt att sammanfatta vad vi och vårt förbund står för. Rätt utformade och rätt använda blir riktlinjerna en gemensam referenspunkt för alla medlemmar i förbundet. Man kan se riktlinjerna som en ryggrad, vilket håller samman förbundets medlemmar till ett fungerande förbund. Positiva effekter av bra riktlinjer - En genomarbetad och genomtänkt organisation och arbetssätt - Fasta referenspunkter, tydlighet som sparar tid och kraft - Trygghet för medlemmar - Tydligt vad som förväntas och vad Svensk Taekwondo står för - Vem som är ansvarig för vad - Bra och fungerande riktlinjer GER kvalitet - Skapar förutsättningar för att utveckla vår idrott - Stöd för våra föreningar och ledare Syfte - Stabilitet och flexibilitet - Att klara förändringar, oförutsedda händelser utan att tappa styrförmågan - Samarbete och kommunikation Inledande arbetsplan Ta fram förslag till framtida verksamhet och organisation Identifiera samt utreda de olika processerna i verksamheten Förslag på riktlinjer, ärendehantering, m m Se över nuvarande rutiner, checklistor, utveckla vidare Nuvarande reglementen, uppdateringar, formulär, protokoll, uppföljning Regionsstyrelser, aktivt deltagande i förbundsstyrelsens arbete Satsning på regionerna Regionscentra Inventering av all utrustning, Kompletteringar, inköp, nya behov, handhavande, magasinering, ansvar, service, etc? Utbildningar - Tävlingar, domare, system, arrangörer, etc Sid 8