Bodens kommun Datum Revisorerna 2005-05-31 Referens För kännedom: Fullmäktiges presidium Partiernas gruppledare Kommunstyrelsen Näringslivsstyrelsen Näringslivsstyrelsens ansvarsutövande Revisionen träffade Näringslivsstyrelsens presidium och förvaltningsledning vid ett sammanträde den 9 maj 2005 där frågor diskuterades som bl a berörde styrelsens styrning och kontroll. Årets granskning av ansvarsutövandet är särskilt fokuserat på det frivilliga miljöarbete enligt kommunens Agenda 21-dokument, samt på hanteringen av allmänna handlingar. Revisionens intryck och synpunkter från dels denna träff, dels utförd undersökning sammanfattas i denna skrivelse. Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har biträtt revisionen i detta arbete. 1 Styrelsens interna miljöarbete Kommunfullmäktige antog 2000-03-07 ett program för kommunens frivilliga miljöarbete; Bodens lokala Agenda 21 Handlingsplan för ett långsiktigt hållbart Boden. I programmet finns ett antal punkter och mål till 2005 som berör Ns antingen direkt eller indirekt. Någon heltäckande miljöplan specifikt för näringslivsstyrelsen och förvaltningen har inte tagits fram. I den årliga verksamhetsberättelsen kommenteras dock miljöarbetet kortfattat. Styrelsen upplever det som svårt att göra en miljöplan för den typ av verksamhet som bedrivs, och dessutom saknas riktlinjer i kommunen om hur planen ska utformas och vad den bör innehålla. Ns har i stället arbetat utifrån kommunens övergripande program, och förvaltningen följde under nov 04 upp detta arbete. Uppföljningen visar att styrelsen/förvaltningen vidtagit åtgärder för antingen en allmän miljöförbättring i kommunen eller för att miljömässigt utveckla sin egen verksamhet i drygt 10 avseenden. Styrelsen upplever att de överlag har en verksamhet med låg miljöpåverkan. Styrelsen arbetar med Agenda 21-arbetet i den utsträckning som är möjligt utifrån det rimliga i målsättningen. Bredbandsutbyggnaden och varuhemsändning är olika ex på styrelsens Agenda 21-arbete. Fullmäktige valde nyligen en politisk grupp som kommer att ansvara för omarbetning av Agenda 21-dokumentet. I sammanhanget framförs synpunkter om att det finns alltför Postadress 961 86 Boden Telefon 0921-620 00 vx. med direktval Telefax E-post kommunen@boden.se Postgiro 6 00 52-8 Bankgiro 600-7181 753-4050
många styrdokument av denna karaktär (Ekokommun, Agenda 21, Drogpolitiskt program etc) som tröttar ut personal och ledare på ett otillfredsställande sätt.
För en nämnd som näringslivsstyrelsen vars verksamhet i relativt liten utsträckning är miljöpåverkande, och där utrymmet därmed är begränsat för miljöförbättrande åtgärder, är det förståeligt att miljöarbetet har en låg prioritet. I samband med den för kommunen nyligen beslutade uppföljningen av Agenda 21-arbetet rekommenderar vi därför styrelsen att väcka frågan om realismen i de mål som berör Ns och i förlängningen en eventuell förändring av målbilden. 2 Hanteringen av allmänna handlingar Vår granskning liksom diskussionerna vid träffen 9 maj visar på att Ns överlag har bra rutiner för hanteringen av allmänna handlingar. Även uppföljningen av ärendenas status i handläggningen är av god kvalitet. Det område som är oklart är politikernas hantering av inkommande e-post då förvaltningens rutiner inte omfattar politikernas hantering. Detta upplevs vara en gråzon som behöver förtydligas för att kanske på sikt få kommunövergripande rutiner för alla förvaltningar. Nämnas i sammanhanget kan att Justitieombudsmannen vid granskningar i kommuner har ansett att det inte är tillräckligt att endast använda funktionen autosvar i e-postsystemet vid frånvaro. För att leva upp till bl a offentlighetsprincipens krav bör åtgärden kompletteras med att en kollega får behörighet och möjlighet att öppna den elektroniska posten hos en frånvarande tjänsteman eller nämndledamot. JO diarienr 1624-2003. Det är vår uppfattning att Ns hantering av allmänna handlingar i stor utsträckning lever upp till de krav som kan ställas, och att den i stora stycken även får betraktas vara mycket väl ordnad. Åtgärder för att leva upp till kraven även vid hantering av e-post för såväl anställda som politiker bör dock vidtas i enlighet med det nämnda utlåtandet från JO. 3 Arbetsmiljö En psykosocial genomgång har precis genomförts vid förvaltningen. Ledarens förmåga att sätta fokus på arbetsmiljön, klimatet och stämningen uppfattas vara särskilt viktigt. På förvaltningens intranät finns förvaltningens alla rutiner, vilket upplevs skapa trygghet för personalen. Vår bedömning är att styrelsen har fungerande system och rutiner för arbetsmiljöarbetet. 4 Ekonomi Styrelsen uppvisar för 2004 ett överskott på 1,1 mnkr netto. De olika verksamheterna uppvisar dock relativt sett stora budgetavvikelser. Differenserna i styrelsens ekonomi består av bl a en missad ombudgetering. Kritik framförs från förvaltningschefen angående budgetprocessen i kommunen som i alltför utsträckning bygger på fjolårets budget med en viss uppräkning. Det sägs också finna en attityd till budgetprocessen som bygger
på att man kan gå med underskott eller överskott och få dem reglerade i efterhand. Alla nämnder upplevs inte ha inställningen att målet är en ekonomi i balans. Vi ser positivt på styrelsens ekonomiska styrning och utveckling även om vi efterlyser en högre träffsäkerhet mellan budget och utfall för de enskilda verksamheterna. 5 Uppföljning Styrelsens internbudgetarbete Vid fjolårets granskning av nämndernas ansvarsutövande fokuserade revisionen särskilt på internbudgetarbetet. Granskningen visade för Ns på i huvudsak bra rutiner och arbetsprocesser med internbudgeten. Vidare bedömdes det som positivt att styrelsen arbetar utifrån tvååriga handlingsplaner baserade på kommunens utvecklingsplan. Internbudgetdokumentet, eller den strategiska planen för 2005-2007, är utarbetat enligt modellen för balanserad styrning, och innehåller både de perspektiv kommunen valt att arbeta efter på en strategisk nivå samt konkreta mål inom respektive perspektiv. Målen kommer under 2006 att utvecklas ytterligare och förtydligas för att den strategiska planen ska blir riktigt effektfull. Dialogen mellan styrelsen och förvaltningen har varit bra och politikerna tycker att delaktigheten har varit bra. Utkastet har också kommunicerats med näringslivets företrädare innan den slutligt antagits i styrelsen. Vi ser positivt på styrelsens arbete med internbudget och strategisk plan, och kommer i vårt fortsatta granskningsarbete att följa planens vidare utveckling. 6 Uppföljning - Förstudien av tillväxtarbetet Med tanke på att granskningen överlämnats så nyligt har styrelsen inga speciella kommentarer att lämna angående resultatet. 7 Övriga frågor Utvecklingsbehov Etablera Lärcentrum full ut. Mål och strategier i näringslivsarbetet. Utvecklingsråd (ligger på kommunstyrelsens bord för avgörande) Hemsidorna bör uppdateras. Kommunens samlade utvecklingsplan bör utvärderas och revideras.
Intern kontroll Styrelsen har god kontroll på verksamheten. Det är ytterst sällan några överraskningar uppstår för styrelsen. Detta dels tack vare att förvaltningschefen skickar en skriftlig chefsrapport för att hålla styrelsen löpande underrättad om verksamheten mellan styrelsens sammanträden. Näringslivsklimatet i kommunen har i Svenskt näringslivs årliga undersökning rankats på en samlad 120:e plats för 2005, vilket är en förbättring med 64 platser jämfört med 2004. Avslutningsvis är det vår uppfattning att styrelsens arbete följer en bra struktur och baseras på i huvudsak väl fungerande rutiner. Vi förutsätter dock att näringslivsstyrelsen kommer att agera inom de områden som vi berört ovan, och vi avser att inom ramen för vår årliga granskning av verksamheterna följa näringslivsstyrelsens utvecklingsarbete. För revisorerna i Bodens kommun Stellan Lundberg v ordförande Per-Olov Planting revisor