Sid () Digital salstentamen Jonas Lindholm Rektor Ansvarig organisatorisk enhet Org.kod: 70 Namn: Universitetspedagogik och lärandestöd Projekttid Start: 08-0-0 Avslut: 00-- IT-projekt Ja Nej Projektwebb https://www.aurora.umu.se/om-universitetet/universitetsgemensamma-projekt/digitalsalstentamen/ Granskad IT-chef (vid IT-projekt) Styrgrupp/uppdragsgivare Planeringsenheten Universitetsdirektör Version.0
Sid () Versionshistorik Revidering av projektets syfte, tid, uppföljningsbara projektmål, budget, finansiering, byte av uppdragsgivare ska ske av rektorsmötet eller universitetsstyrelsen, instansen ska vara densamma som beslutade om projektplanen första gången. Förändringar utöver ovan nämnda, som byte av projektledare, ändrat genomförande samt milstolpar meddelar uppdragsgivaren skriftligt planeringsenheten som därmed äger rätten att lägga in den reviderade projektplan i diariet. Se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: 00-7-0 för mer information kring ändringshanteringen. I de fall projektplanen kommer att innebära förändringar för personal, ska projektplanen samverkas med de fackliga organisationerna. Version Datum Fastställd av Utförda ändringar.0 XXXX-XX-XX Rektor Rektor fastställer version.0 av projektplanen.. XXXX-XX-XX Rektor
Sid () Innehåll Innehåll... Direktiv.... Syfte... Beskrivning.... Omfattning..... Redogörelse för förankring i kärnverksamheten.... Bakgrund... 6. Projektmål... 6. Avgränsning... 7 Organisation... 7. Beskrivning av ansvar... 7.. Uppföljning... 8. Bemanning... 9..... 9.. Styrgrupp... 9..... 0.. Projektgrupp... 0.. Referensgrupp... 0 Genomförande.... Tidplan.... Beslutspunkter.... Etapper.... Resurser.... Beskriv kortfattat hur fördelningen av arbetet planeras inom projektet...... Delprojekt A..... Delprojekt B... 6 Ekonomi... 6. Ekonomihantering... 6. Budget projektkostnader... 6 6. Ansvarig projektekonom... 6 6. Projektkonton... 6 7 Kalkyl över framtida kostnader... 7
Sid () 8 Risk- och sårbarhetsanalys... 7 8. Riskbedömning... 8 9 Kommunikationsplan... 9 Målgrupper... 9 Avgränsningar... 9 9. Förankring genom följande aktiviteter.... Öppna projektmöten... Fakultetens ordinarie Prefektmöten... Webbsida... Infographics... 0 Bilagor...
Sid () Direktiv Direktivet beslutades av Rektor 07--0. Beslutet har dnr: FS..-0-7.. Syfte Projektet ska upphandla och implementera en universitetsgemensam tjänst för digital salstentamen i syfte att erbjuda en digitaliserad process för salstentamina vid Umeå universitet för studenter och anställda. Projektet ska ta fram en kravspecifikation för upphandling av IT-stöd som uppfyller verksamhetens krav på nytta- och användarvänlighet. Projektet ska utreda finansieringsmodell för tillkommande kostnader såsom kostnader för ev. ombyggnationer, merkostnader för tentamensservice och eventuella lånedatorer eller annan lösning nödvändig fysisk infrastruktur för ändamålet. Beskrivning. Omfattning Projektet omfattar att digitalisera processen för salstentamina vid Umeå universitet samt införande av ett IT-stöd för det ändamålet. Projektet omfattar även att utreda finansieringsmodell för tillkommande kostnader såsom kostnader för ev. ombyggnationer, merkostnader på tentamensservice och eventuella lånedatorer eller annan lösning. Bild Bilden illustrerar projektets omfattning genom att översiktligt visa processen för salstentamina, visa att IT-stödet behöver stödja hela processen samt att framgång är beroende av infrastruktur, styrning och kommunikation samt stöd och support. Projektet delas in i tre delar, delarna beskrivs i detalj i avsnitt. Styrning och kommunikation Införande och utbildning Processförändring, Infrastruktur och Finansieringsmodeller.. Redogörelse för förankring i kärnverksamheten Digital salstentamen är av Rektor utsett till ett prioriterat område, baserat på kärnverksamhetens behov av utveckling och förbättring för möjligheter till digital examination. Kärnverksamheten var
Sid 6 () delaktig i förstudien som ledde fram till detta projekt och kvarstår som centrala aktörer i projektet genom representation i såväl styrgrupp, referensgrupp samt kravställare i upphandlingen.. Bakgrund Utbildningsstrategiska rådet etablerade 0 en arbetsgrupp, med uppgift att diskutera erfarenheter och framtida utmaningar med digital examination, för att sedan kunna lyfta frågor vidare till annat forum eller beslutsnivå. Motivet var att universitetet befann sig i ett läge där mycket hände tämligen snabbt inom området digital salstentamen och det efterfrågades ett samlat grepp för denna fråga. Arbetsgruppens uppdrag från utbildningsstrategiska rådet upphörde juli 06. Den ersattes med en universitetsgemensam referensgrupp med bred representation och fick uppdraget att fortsätta bevaka och diskutera digital salstentamen, detta beslutades vid utbildningsstrategiska rådets planeringsdagar den 0 juni 06. Under perioden 0-07 genomförs flera lokalt initierade pilotförsök med digital salstentamen och Rektor beslutade i Juni 06 bland annat att Universitetspedagogik och lärandestöd skulle samordna och utvärdera dessa lokala projekt samt att Östra paviljongen skulle anpassas för att stödja genomförandet av digital salstentamen. I april 07 lämnade Utbildningsstrategiska rådets referensgrupp för digital salstentamen ifrån sig en skrivelse till Rektor med förslag till beslut gällande digital salstentamen vid Umeå universitet. I Umeå universitets verksamhetsplan 08 står följande: Digital salstentamen har införts på bred front i våra nordiska grannländer och är ett prioriterat område på flera lärosäten i landet. Under ett par års tid har försök genomförts och utvärdering visar att det finns en stark vilja hos både studenter och lärare att övergå till digital salstentamen. För att Umeå universitet ska kunna gå över till digital hantering av salstentamen krävs en väl underbyggd upphandling av adekvat system. Inköp av lånedatorer och en plan för hanteringen av dessa. Vidare behövs ett införandeprojekt med utbildningsinsatser för lärare, administratörer och tentamensvakter, samt eventuella justeringar av östra paviljongen. Projektets ekonomi bör följa samma delning som andra system inom e-lärandeobjektet, d.v.s. separat budget till teknisk drift/underhåll och verksamhetsnära delar så som support och utbildning. År 08 prioriteras arbetet med att fortsätta utveckla områden som gör Umeå universitet redo att erbjuda samtliga studenter möjligheten att genomföra salstentamen digitalt.. Projektmål Effektmål för detta projekt är: Umeå universitet erbjuder en digital tjänst för salstentamen Undervisande personal vid Umeå universitet får adekvat stöd och utbildning i att skapa, genomföra och bedöma digital salstentamen Andelen digitalt genomförd salstentamina 0 är minst 0% av totalt antal skrivande Produktmål för detta projekt är:
Sid 7 () Nr. Mål. En ny tjänst för digital salstentamen som stödjer hela tentamensprocessen. Genomförd översyn av regelverk kring salstentamen. Utbildningspaket till kärnverksamheten. IT-stöd överlämnat till förvaltningsorganisationen för E-lärande. Avgränsning Projektet omfattar inte: anpassningar av lokaler för digital salstentamen inköp av lånedatorer digital examination utanför kontexten salstentamina på Campus Umeå Organisation. Beskrivning av ansvar Organisatoriskt ansvar Universitetspedagogik och lärandestöd har huvudansvaret för projektets genomförande. ns ansvar n är den som ger uppdraget och är beställare av arbetet. fastställer projektets syfte och inriktning utser representanter i styrgruppen utser projektledare anger projektledarens befogenheter och ansvar anger projektets tids- och resursramar och ser till att erforderliga resurser ställs till projektets förfogande säkerställer att resurser finns vid projektets avslut till drift- och förvaltning. Styrgruppens ansvar Styrgruppen har ansvaret för projektets planering, kontroll och styrning då det gäller resurser och sakinnehåll. Den ska pröva och godkänna de planer som utarbetas av projektledaren och projektgruppen. Den ska verka för att projektet genomförs på ett effektivt sätt och i enlighet med uppdragsgivarens intentioner. Styrgruppen sammanträder -ggr/termin.
Sid 8 () Styrgruppen: tolkar uppdraget/direktiven för arbetet beslutar i administrativa frågor av större vikt, till exempel budget och tidsplaner följer och stödjer projektarbetet och projektledaren värderar och diskuterar de förslag som projektgruppen utarbetar informerar uppdragsgivaren om projektets resultat delegerar ansvar, befogenheter och ställer krav tar ställning till slutrapporten och överlämnar den till uppdragsgivaren för beslut. ns ansvar n är direkt underställd styrgruppen och ansvarar för att projektet drivs och genomförs enligt angivna direktiv, mål, budget och tidsplaner. n sköter arbetsledning och samordning. Huvuduppgiften är att ansvara för planering och styrning av tilldelade resurser så att projektuppdragets mål uppnås. Exempel på andra uppgifter: upprättar projektplan, alternativt gör styrgruppen det föreslår eller utser projektmedlemmar, alternativt gör uppdragsgivaren det leder och samordnar arbetet i projektet, informerar och motiverar rapporterar till styrgrupp och intressenter adjungerad föredragande på styrgruppens sammanträden sammankallar till och leder projektmöten rapporterar större avvikelser samt föreslår korrigeringar vidtar lämpliga åtgärder vid störningar i projektet svarar för dokumentation av projektet... Uppföljning Generell uppföljning Planeringsenheten ansvarar för uppföljning av projektet årligen, i februari månad. ns och styrgruppens uppföljning Det åligger respektive projekts uppdragsgivare och eventuell styrgrupp att i dialoger med projektledare och vid interna mötesfora inom projekten mer specifikt följa upp genomförandet av projektet. n ska vid dessa möten ge projekten ytterligare anvisningar och direktiv. Om projektet inte klarar av att nå uppsatta mål har uppdragsgivaren och eventuell styrgrupp ett särskilt ansvar att vidta åtgärder så att detta kan ske. t Om projektet innehåller IT ska alltid IT-chefen involveras. I de fall där studenter berörs av projektet bör det övervägas om de även ska finnas med i projektorganisationen. För ytterligare information om uppföljningsprocessen se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: 00-7-0 och www.fokus.umu.se
Sid 9 (). Bemanning.. Namn Heidi Hansson Funktion/motsv Vicerektor med särskilt ansvar för utbildning på grund- och avancerad nivå Telefon 090-786 6 9.. Styrgrupp Projektet har en styrgrupp Ja Nej Namn Org.enhet/motsv Funktion/motsv Heidi Hansson Universitetsledningen Ordförande Eva Svedmark UPL Lena Bohlin Universitetsservice Therese Söderlund IT-enheten Richard Olsson Lokalförsörjningsenheten Ann-Catrine Eriksson Utbildningsledare Hum Nils Eriksson Utbildningsledare Sam Fredrik Georgsson Utbildningsledare Tek-Nat Birgitta Wilhelmsson Utbildningsledare LH Per Lindström Utbildningsledare Medfak Studentkårerna Studentrepresentant
Sid 0 () Studentkårerna Studentrepresentant.. Namn Jonas Lindholm E-post Jonas.lindholm@umu.se Telefon 090-786 6 Umu-id Joli096.. Projektgrupp Projektet har en projektgrupp Ja Nej Namn Org.enhet/motsv Ansvar Claire Englund UPL Delprojektledare A Camilla Jägerving Isaksson Universitetsservice Delprojektledare B Mats Johansson Lokalförsörjningsenheten Samordnare Lokalfrågor Mattias Wallmark IT-enheten Samordnare IT-frågor Lovisa Björk Tentamensservice Samordnare Tentamensservice.. Referensgrupp Projektet har en referensgrupp Ja Nej Projektet kommer initiera referensgrupper med specifika syften som omfattar de aktörer som berörs av projektets aktiviteter. Det finns scenarion där projektet behöver skicka ut lösningsförslag på remiss
Sid () till en viss användargrupp, eller scenarion där projektet behöver inhämta ett studentperspektiv på en specifik fråga. Projektet sammankallar dessa referensgrupper vid behov och bedöms inte ha några särskilda personberoenden som i förväg behöver utpekas. Bild Exempel på referensgrupper: En grupp studieadministratörer, en grupp studenter, en grupp undervisande personal med vana att examinera med salstentamina, en grupp tentavakter. Genomförande. Tidplan Projektet startar när budget och projektplan beslutats. Beslutspunkter nedan (BP) avser milstolpar där beslut krävs av Rektor eller Styrgrupp. Projektet beräknas avslutas 00--.. Beslutspunkter BP Beskrivning Datum BP Rektor fastställer projektplanen 08-0-7 BP Styrgruppen beslutar att gå vidare med upphandling 09-0- BP Rektor beslutar om regelverksändringar för salstentamina inkl handläggningsordning 09-09-0 BP Styrgruppen beslutar att implementera upphandlad tjänst 09-09- BP Styrgruppen beslutar att lansera Digital salstentamen 09-- BP6 Rektor fastställer slutrapporten. Etapper Projektet har en övergripande tidslinje att förhålla sig till, se bild. Projektet är indelat i tre etapper och två delprojekt, se bild. Delprojekten finns beskrivna mer detaljerat i avsnitt.6.
Sid () Bild Bild. Resurser Funktion Namn Timmar Jonas Lindholm 0% Delprojektledare A Claire Englund 0% Delprojektledare B Camilla Jägerving Isaksson 0% Resurs Mattias Wallmark - Resurs Lovisa Björk -
Sid () Resurs Mats Johansson -. Beskriv kortfattat hur fördelningen av arbetet planeras inom projektet. Projektet avgränsas med etapper och beslutspunkter för ingående aktiviteter. Detaljerade aktivitetsplaner för respektive delprojekt upprättas utanför denna projektplan och dokumentansvarig är respektive delprojektledare. Fördelningen av arbetet innebär vissa aktiviteter såsom omvärldsbevakning och framtagande av riskoch sårbarhetsanalys genomförs av deltagarna i projektgruppen tillsammans med projektledaren och att det därefter genomförs aktiviteter inom projektets två delprojekt. Projektets etablerade mötesformer är organiserade enligt följande: Styrgrupp Projektledargrupp Projektgrupp - ordinarie möten per termin. Veckovis avstämningsmöten vid etapp-start och -slut, annars varannan vecka. 0min per möte. Månadsvis avstämningsmöte. 60min per möte... Delprojekt A Delprojektledare A leder och ansvarar för testverksamhet, behovs- och kravinsamling, upphandling samt utbildningsinsatserna. Delprojektet har beroenden till andra enheter vid universitetet för genomförandet av vissa aktiviteter och tar ansvar för att initiera dessa. Urval av representation i testverksamheten kan tillämpas om projektet bedömer det är nödvändigt eller infrastrukturen kräver det. Så bred representation som möjligt är önskvärd i alla avseenden. Testverksamhet / Behovs- och kravinsamling För att säkerställa att projektet förankras tillfredställande i kärnverksamheten kommer en serie olika aktiviteter genomföras såsom workshops, direkt dialog med studierektorer, institutionsbesök och öppna seminarier. Viktigt är också att hela organisationen får utrymme att bidra till delprojektets mål. Upphandling Upphandlingen av IT-stöd genomförs enligt lagar och regler som styr denna typ av aktivitet. Arbetet består till stor del i att framställa en tydlig och korrekt kravspecifikation som representerar verksamhetens behov i största möjliga mån. Utbildningsinsatser Projektet ansvarar för att ta fram och genomföra utbildningsinsatser riktade till alla användarroller i processen för tentamina vid Umeå universitet. Aktiviteten kan anta olika former beroende på vilka utbildningsbehov som identifierats i testverksamheten tidigare under projekttiden.
Sid ().. Delprojekt B Delprojektledare B leder och ansvarar för översyn av regelverk, utredning om finansieringsmodell för tillkommande kostnader, tekniska integration samt processkartläggning. Delprojektet har beroenden till andra enheter vid universitetet för genomförandet av vissa aktiviteter och tar ansvar för att initiera dessa. Översyn av regelverk En aktivitet som omfattar att ta vid där den tidigare arbetsgruppen avslutade arbetet med en reviderad upplaga av dokument Regler och riktlinjer för salstentamen Dnr: FS..-78- och Handläggningsordning för salstentamen Dnr: FS..-78- och säkerställa att de är uppdaterade, förankrade och säkerställer nödvändiga förändringar för att möjliggöra digital salstentamina vid Umeå universitet. Utredning om finansieringsmodell för tillkommande kostnader Aktiviteten omfattar flera delar. Eventuella merkostnader för Universitetsservice till följd av införande av digital salstentamen behöver utredas och om så krävs, föreslå en ny prissättning som skall passera prissättningsrådet. Kostnader för eventuella ombyggnationer av lokaler för att möjliggöra digital salstentamen skall också omfattas av förslaget på finansieringsmodell. Även kostnader för lånedatorer eller annan lösning skall utredas och inkluderas i denna aktivitet. Tekniska integrationer Det IT-stöd som upphandlas behöver integreras med befintlig och framtida IT-arkitektur för att förenkla processen digital salstentamina. Aktiviteten omfattar inloggning med UMU-id, hämtning av tentamenstillfällen samt anmälda studenter från LADOK, resultatrapportering till LADOK samt eventuellt integrationer mot UMUs lärplattformar.
Sid () Processkartläggning Hela processen för salstentamina skall undersökas och digitaliseras. Om möjligt ska aktiviteten även åstadkomma en mer kostnadseffektiv process med hög kvalité till kärnverksamheten. 6 Ekonomi 6. Ekonomihantering Godkända kostnader Godkända projektkostnader är kostnader som direkt går att hänföra till projektet, d.v.s. tillkommande kostnader som inte existerade innan projektet startade. Stödverksamhetens kostnader Fr.o.m. 0-0-0 omfattar alla nya beslut om interna universitetsgemensamma satsningar (rektorsbeslut dnr 0/7, 0--7) samtliga kostnader, d.v.s. även medel för stödverksamhetens kostnader. Detta innebär att beviljade medel för universitetsgemensamma projekt ska täcka kostnader för både projektets kärnverksamhet och dess stödverksamhet på samtliga tre nivåer. Medfinansiering av kostnader för stödverksamhet utgår därmed inte för universitetsgemensamma projekt. Särskilt projektkonto Ett universitetsgemensamt projekts kostnader och intäkter ska redovisas på ett för projektet särskilt projektkonto inom den organisatoriska enhet som ansvarar för projektet. n meddelar snarast efter att projektplanen beslutats, upplagt projektkonto till uppföljningsansvarig vid planeringsenheten samt till projektekonom. Planeringsenheten uppdaterar projektplanen med information om aktuellt projektkonto. Fakturor som ska belasta ett projekt attesteras och betalattesteras i ansvarig organisatorisk enhets ordinarie fakturaflöde. Lönekostnader ska konteras med aktuellt projektkonto i personalsystemet. Kostnader och intäkter ska bokföras löpande enligt fastställda rutiner. Utbetalningar tertialvis Beviljade medel enligt av rektor beslutad budget kommer att överföras till aktuellt projektkonto månadsvis och kostnader redovisas och följas upp i samband med årlig uppföljning. Ev. kvarvarande medel efter det att projektet avslutas återförs till central nivå. Planeringsenheten ansvarar för utbetalning. Saldo mellan åren Eventuellt saldo som är bokfört på projektkontot per december överförs till nästa budgetår så länge projektet pågår. Projektavslut Beviljat belopp får ej överskridas. Om ett projekts kostnader av någon anledning blir högre än beviljade medel får ansvarig organisatorisk enhet bära den överskjutande kostnaden. Om ett projekts kostnader av någon anledning blir lägre än beviljade medel får ansvarig organisatorisk enhet inte förfoga över den positiva differensen.
Sid 6 () 6. Budget projektkostnader Kommentarer till budgeten: Inköp av testavtal med leverantör Inspera AS kunde ej avskrivas på flera år utan belastar driftskostnader extern för 08. Prognosen gällande fördelning av interna och externa driftskostnader kommer med stor sannolikhet behöva justeras enligt fastställd rutin. 6. Ansvarig projektekonom Projektekonom E-post Lena Folkesson lena.folkesson@umu.se Telefon 090 786 9 79 6. Projektkonton Projektkonton för Projektkonto (nr) Projektkonto (benämning) V-het (nr) Kontotyp Budgeterad finansiering
Sid 7 () 7000 Digital salstentamen 70 Universitetsgemensamt Inst/motsv finansiering Extern finansiering X XXX XXX TOTAL XX XXX XXX 7 Kalkyl över framtida kostnader Osäkerheten i kalkylen bedöms vara hög: En orsak är den internt pågående omorganiseringen av IT vid Umeå universitet samt att projektet ännu inte kan förutsäga hur utfallet av upphandlingen blir. Därtill blir kalkylen mer korrekt om den omfattar även de kostnader som ligger utanför projektets avgränsningar, såsom lokalkostnader, finansiering av lånedatorer etc. Göteborgs universitet som är en liknande organisation i storlek som Umeå universitet har idag avslutat sitt införandeprojekt gällande digital salstentamen. De är idag är i ordinarie förvaltning och har redovisat följande kostnader: Baslicenskostnad för upphandlad tjänst: 00tkr/år Användarlicenser: 0-00tkr/år Lånedatorer: 00tkr/år Lönekostnader:, heltidstjänst/år (för förvaltning, användarstöd, IT etc) Då Umeå universitet har liknande förutsättningar är det rimligt att anta att kostnaderna för ordinarie förvaltning kommer överensstämma med Göteborgs universitets kostnader. Dock bör detta revideras löpande under projektets gång. 8 Risk- och sårbarhetsanalys n har till uppgift att inför varje styrgruppsmöte uppdatera riskanalysen och för styrgruppen informera om risknivåer och riskhantering. Genom proaktivitet bemöts projektrisker. Genomförd analys utgör Bilaga till projektplanen, vilken ligger till grund för bild nedan.
Sid 8 () 8. Riskbedömning Bild
Sid 9 () 9 Kommunikationsplan Kommunikationsplanen beskriver de informationsinsatser som skall utföras i samband med projektet digital salstentamen. Målet för informationsinsatserna är att ge information till eventuella intressenter om projektets syfte, bakgrund och progression. Samt att kartlägga pågående process i projektet så att synpunkter kan tas tillvara för att uppnå projektets mål. Målgrupper Målgrupperna för projektet är studenter, undervisande personal, prefekter/chefer, uppdragsgivare, administrativa samordnare samt universitetsledning och allmänheten. Eftersom Digital salstentamen är ett universitetsgemensamt projekt berörs nästan alla av projektet och bör därför inkluderas i begreppet målgrupper. Avgränsningar Information om upphandlingsregler. Detta sköts av upphandlingsenheten och ligger inte inom projektet att ge svar om. Målgrupp Kommunikationsmål Aktivitet/kanal Tid Ansvarig Studenter Veta: Vad det innebär ur studentperspektiv Känna: Förtroende för att det kommer att bli en effektiv och bra lösning Informationsblad s.k infographics via studentkårerna, webb samt av institutionen som genomför tentamina digitalt Göra: Genomföra tentamen digitalt vid Umeå universitet
Sid 0 () Undervisande personal Veta: Vad det innebär ur lärarperspektiv Känna: Förtroende för att det kommer att bli en effektiv och bra lösning Informationsblad s.k infographics via Nyheter för anställda, information på webb samt vid utbildningstillfällen. Möjlighet att prova på under pilotverksamhet. Göra: Planera och bedöma tentamen digitalt vid Umeå universitet Prefekter/chefer Veta: Vad det innebär för skillnad mot analog salstentamen Informationsblad s.k infographics via Chefsnytt och information på webb. Känna: Förtroende för att det kommer att bli en effektiv och bra lösning Göra: Uppmuntra övergång till digital salstentamen Veta: Status i projektet Känna: Förtroende för att projektet når uppsatta mål inom budget Avstämning med Styrgrupp/
Sid () Administrativ personal (studieadministratörer, tentavakter, studievägledare etc) Veta: Vad projektet omfattar Känna: Förtroende för att det kommer att bli en effektiv och bra lösning Informationsblad s.k infographics via Nyheter för anställda och information på webb. Göra: Uppmuntra övergång till digital salstentamen Universitetsledning och allmänheten Veta: Att projektet genomförs vid Umeå universitet Information på webb. Månadsvis uppdatering på projektblogg med generell inriktning. Känna: Att Umeå universitet är ett modernt och effektivt universitet 9. Förankring genom följande aktiviteter. Öppna projektmöten Teman som kommer lyftas för diskussion är t ex Hur vill du att det ska fungera - Vilka problem finns idag? - Hur görs allt idag? - Finns några andra perspektiv? - Vad ska projektet tänka på i samband med införandet? - Hur ser processen ut idag? Datainsamling görs och dokumenteras för senare analys.
Sid () Frågorna skickas ut i förväg och används i diskussionen. Två öppna projektmöten per år planeras in i förväg. Fakultetens ordinarie Prefektmöten Delta med information vid respektive fakultets Prefektmöten om projektet blir inbjudet. Webbsida Projektet ska kontinuerligt lägga ut information på en hemsida som är tillgänglig för allmänheten. Infographics Enkla informationsbroschyrer kommer att tas fram för målgrupperna. Då IT-stödet är helt nytt, väntas de flesta sakna kännedom om användningen och processerna. Tydlig information som är enkel att ta till sig behövs för att skapa förtroende. Producera enkla instruktionsfilmer som komplement till text/bildbaserad kommunikation. 0 Bilagor Bilaga : Risk & sårbarhetsanalys
Sid () Bilaga : Risk & sårbarhetsanalys, version.0 (uppdaterad 08-0-0) Risk Sannolikhet Konsekvens Risknivå (S*K) Åtgärder för riskminimering Åtgärder vid realitet Ansvarig R. Utbildningsverksamheten ges inte möjlighet att uttrycka sina behov Låg (<6) Medel (6 ) Hög (>) Se kommunikationsplan. Använda flera olika arbetssätt för att möjliggöra deltagande. Komplettera egen behovsinsamling med motsv. från andra svenska lärosäten. R. Kostnader för integrationer överstiger budget Låg (<6) Medel (6 ) Hög (>) Beställa separat utredning för att identifiera integrationskostnader. Omfördela budget, medfinansiera från annat håll alternativt utöka projektets budget R. Nyckelkompetenser redan hårt belastade med andra arbetsuppgifter Låg (<6) Medel (6 ) Hög (>) Planera resursbehov i projektet i god tid, använda tidslinjen projektet skapat. Hävda vikten av prioritering för universitetsgemensamma projekt i dialog med berörda parter R. Upphandlingen misslyckas Låg (<6) Medel (6 ) Hög (>) Följa etablerad process för upphandling. Nyttja Förnya upphandlingsunderlaget
Sid () upphandlingsenhetens stödfunktion. och initiera ny upphandling. R. Otillräcklig planering av projektets genomförande Låg (<6) Medel (6 ) Hög (>) Tydlig projektplan tillsammans med övriga planeringsstöd vidareutvecklas Revidera hela projektets tidsplan och detaljplanering R6. Otydliga avgränsningar i projektets omfattning Låg (<6) Medel (6 ) Hög (>) Förankra avgränsningar i styrgrupp samt kommunikation med intressenter. Hänvisa till projektplanens avsnitt om avgränsningar revidera avgränsningar vid behov R7. Stöld av lånedatorer Låg (<6) Medel (6 ) Hög (>) Projektets 0 lånedatorer förvaras i låst utrymme i en låst förvaringsvagn. Projektet kan slutföras utan lånedatorerna, alternativt omprioritera budget och ersätta. R8. Långvarig sjukdom / bortfall av deltagare i projektledningsgruppen Låg (<6) Medel (6 ) Hög (>) Ett väl dokumenterat arbetssätt som inte är personberoende. Viktigt att använda projektets samarbetsyta. Extra resurser avsätts för att snabbt ersätta den funktion som förlorats.