Utbildningsmodulen Manual för att registrera utbildningar
Bakgrund Varför? Utbildningsmodulen (UTBM) används för att rapportera utbildningar och utbildningsdeltagare till RF. SF-stödet som Svenska skolidrottsförbundet (SSIF) får av RF och SDF-bidraget som SSIF ger till distrikten beräknas bland annat utifrån antal utbildningar hållna i distrikten och korrekt registrerade i UTBM. Det är därför mycket viktigt att distrikten på ett korrekt sätt registrerar alla utbildningar som genomförs i UTBM. Enbart de kurser som rapporterats in på ett korrekt sätt i UTBM kommer att utgöra underlag för beräkning av SF-stöd och SDF-bidrag. Hur du gör detta beskrivs i denna manual. Vad? UTBM är både ett rapporteringsverktyg och ett hjälpmedel inför utbildningen. Genom att lägga upp kursen i UTBM i god tid innan kursen, och innan kursinbjudan skickas ut, kan man använda UTBM i anmälningsprocessen och skapa en webblänk via vilken deltagarna kan anmäla sig själva. På så sätt får man all nödvändig information om deltagarna direkt in i UTBM. Vem? Det är utbildningsansvariga i varje distrikt som ansvarar för att genomförda kurser rapporteras i UTBM. Om distriktet saknar en utbildningsansvarig är det ordförande som har ansvaret. För att säkerställa att den ansvarige får all relevant information om kursen är det bra om man i distriktet sätter upp en rutin för de certifierade utbildarna så att de meddelar när en kurs är genomförd och ska rapporteras. För att komma åt UTBM i distriktet behöver den ansvarige ha rollen Superadministratör utbildning på distriktets Idrottonlinesida. 2
Översikt steg för steg Nedan visas en översikt av de steg som behöver göras för att registrera en kurs i UTBM. Varje steg beskrivs i denna manual. För att en utbildning ska generera SDF-bidrag för ert SDF och SF-bidrag för Svenska skolidrottsförbundet måste de steg som är markerade med * fullföljas. Steg 1 Skapa arrangemang* Steg 2 Lägg in tillfällen* Steg 3 Skapa webblänk Steg 4 Lägg till anmälda* Steg 5 Rapportera närvaro och slutrapportera kursen* 3
Steg 1 Skapa arrangemang UTBM hittar du under fliken Fler högst upp när du har loggat in på distriktets Idrottonlinesida. När du kommer in på UTBM klickar du på fliken Arrangemang. 4
Steg 1 Skapa arrangemang (2) Klicka på Skapa och välj det alternativ som passar bäst. Konferenser/forum - Denna verksamhetsform ska användas vid konferenser eller större arrangemang, t ex. forum av olika slag. (Ej obligatorisk rapportering i UTBM.) Kurs - Denna verksamhetsform gäller för de bidragsberättigade kurserna som vi har inom Skolidrottsförbundet när de hålls av en utbildare som är certifierad på Unga leder unga-materialet. (Obligatorisk rapportering i UTBM.) Läger - Denna verksamhetsform gäller för läger som saknar utbildningsinslag. (Ej obligatorisk rapportering i UTBM.) Möten - Denna verksamhetsform används för mindre möten, t ex arbetsgruppsmöten eller liknande. (Ej obligatorisk rapportering i UTBM.) Utbildningsläger Denna verksamhetsform används för läger som innehåller någon av Skolidrottsförbundets kurser som hålls av en utbildare som är certifierad i Unga leder unga-materialet, t ex Regionsläger. Observera att det är kurstimmarna och inte de totala lägertimmarna som ska registreras! (Obligatorisk rapportering i UTBM.) 5
Steg 1 Skapa arrangemang (3) Fyll i relevanta uppgifter. De uppgifter som är obligatoriska för alla typer av arrangemang är på denna sida markerade med. Om du fyller i detta efter att kursen har genomförts behöver enbart obligatoriska uppgifter fyllas i. Om du ska skapa en länk för anmälan är det bra att fylla i alla fält som du har information om. Klicka på spara när du är klar. 6
Steg 2 Tillfällen När arrangemanget är sparat kommer det upp fler flikar i toppen av fönstret. Klicka på Tillfälle och fyll i datum, klockslag, plats och antal utbildningstimmar. En utbildningstimme är 45 minuter. Klicka därefter på Lägg till så kommer tillfället upp i den nedre fältet i fönstret. Om arrangemanget består av flera tillfällen så skapas ett tillfälle för varje träff. Ett arrangemang som pågår under en helg eller annan sammanhängande period ses som ett tillfälle. Hålls dock en kurs t ex en timme varje torsdag i åtta veckor ska åtta tillfällen skapas. 7
Steg 3 Skapa webblänk Det här steget (steg 3) är bara för dig som har gjort steg 1 och 2 i god tid innan arrangemanget och vill använda UTBM för att ta emot anmälningar. Klicka på Webb. Bocka i Tillåt extern webbpublicering och om du vill ha ett sista datum för hur länge deltagare ska kunna anmäla sig via länken så klicka i Tillåt extern webbanmälan t.o.m. och fyll i datumet. Klicka sedan på Spara. När valen har sparats kommer en webbadress upp i fältet för webbpublicering. Denna kan du kopiera och sprida tillsammans med inbjudan till kursen. För att se hur anmälningssidan kommer att se ut kan du kopiera länken och klistra in den i din webbläsare. Ibland kan det ta en stund (upp till ca 20 min) för sidan att uppdateras/skapas så om den inte kommer upp direkt så vänta och prova igen lite senare. 8
Steg 3 Skapa webblänk (2) När vi provar länken i detta skede ser websidan ut såhär: Till höger finns den information som du la in på den första fliken Information. Den vänstra delen kan fyllas på med en egen beskrivning av arrangemanget. Där är bra att samla all information som deltagaren behöver för att kunna anmäla sig till kursen. På följande sidor beskrivs hur du fyller i den vänstra sidan och andra val som deltagaren kan göra i samband med anmälan. 9
Steg 3 Skapa webblänk (3) Klicka på fliken Information och skrolla sedan ner till fältet Ingress långt ner på sidan. I Ingressfältet skriver du i den text du vill att deltagarna ska se när de kommer till anmälningssidan. 10
Steg 3 Skapa webblänk (4) Om arrangemanget kommer att vara med övernattning och om du vill ha in information om allergier eller övriga önskemål kring maten i samband med anmälan klickar du på Allmän information och väljer Kost och/eller Boende. 11
Steg 3 Skapa webblänk (5) Kryssa i de val du vill ha svar på och tryck Spara. (Alla funktioner som finns i systemet är inte färdigutvecklade ännu men ta för vana att fylla i det du önskar få svar på i anmälan så kommer de funktioner som är klara med och de andra kommer med allt eftersom de utvecklas.) 12
Steg 3 Skapa webblänk (6) Kryssa i de val du vill ha svar på och tryck Spara. (Alla funktioner som finns i systemet är inte färdigutvecklade ännu men ta för vana att fylla i det du önskar få svar på i anmälan så kommer de funktioner som är klara med och de andra kommer med allt eftersom de utvecklas.) 13
Steg 3 Skapa webblänk (7) Gå nu tillbaka till fliken Webb och klicka på Nya webbanmälan. Då öppnas webbsidan för anmälningar där din nya text från ingressfältet nu finns med. Behöver du ändra texten går du tillbaka till ingresstexten och justerar den och klickar sedan på Webb och Nya webbanmälan igen så uppdateras webbsidan. 14
Steg 3 Skapa webblänk (8) Så här ser webbsidan för anmälningar ut nu. Du kan alltid prova att anmäla dig själv genom att klicka på Anmäl dig här. Då kan du kontrollera vilka val deltagarna får göra i samband med anmälan. 15
Steg 4 Anmälda Det finns två sätt att anmäla deltagare till utbildningen. Deltagaren kan anmäla sig själv via webblänken eller så kan kursadministratören lägga till deltagarna i UTBM. Nedan beskrivs de två alternativen. Administratören lägger till deltagaren Klicka på fliken Anmälda. Skriv in deltagarens fullständiga personnummer i det gula fältet och klicka sedan på den gröna bocken. 16
Steg 4 Anmälda (2) Om rätt personnummer har fyllts i kommer deltagarens namn och adress att komma upp automatiskt. Bocka i rutan Antagen och om personen är en ledare på kursen ska även rutan Ledare bockas i. Det är alltså inte bara kursdeltagare utan även ledare som måste registreras i UTBM. Om inga ledare finns registrerade (som beskrivs ovan) så kommer kursen inte att generera något bidrag för vare sig SF eller SDF. Klicka sedan på Spara. 17
Steg 4 Anmälda (3) Fortsätt sedan att lägga in alla deltagare på det sätt som beskrivs på föregående bild. De inlagda deltagarna visas i det övre fältet av fönstret. Du kan också se uppe på fliken Anmälda hur många deltagare som är anmälda. Kontrollera att alla kursdeltagare och ledare har blivit antagna (beskrivs på föregående bild) genom att titta efter den gröna bocken i den vänstra kolumnen. Säkerställ också att alla ledare har fått en bock i kolumnen Ledare näst längst till höger. 18
Steg 4 Anmälda (4) Deltagarna anmäler sig själva vi webblänk När någon har anmält sig till kursen via webblänken syns det på arrangemangssidan genom att en lila symbol kommer upp längst ut till höger. Du behöver då gå in på arrangemanget och godkänna deltagaren. Den här symbolen betyder att någon har anmält sig via webblänken och att administratören behöver gå in och godkänna deltagaren. 19
Steg 4 Anmälda (5) På fliken Anmälda ser du i det övre fältet namnen på de personer som anmält sig själva. När du markerar ett namn kommer personnumret upp i den rosa rutan i det nedre fältet. Klicka på den gröna bocken för att kontrollera personnumret och bocka sedan i rutan Antagen (och rutan Ledare om personen ska vara ledare på kursen). Tryck sedan på Spara och upprepa därefter detta steg på alla webbanmälda deltagare. 20
Efter att kursen är genomförd är det dags att rapportera närvaro. Detta görs i ett antal steg under fliken Närvaro. 1. Ange vilka deltagare som har blivit godkända på kursen. För att bli godkänd ska man ha 100 % närvaro. Har en deltagare missat något tillfälle pga. av sjukdom eller liknande kan deltagaren bli godkänd om han/hon getts tillfälle att tillgodogöra sig det han/hon missat på annat sätt och visat att han/hon gjort detta. 2. Ange närvaro på respektive deltagare. Om du har skapat flera tillfällen under fliken Tillfällen kommer varje tillfälle att ha en egen kolumn för att fylla i närvaro. Vill du ändra antalet kolumner för närvaro så gör du alltså detta under fliken Tillfällen. 3. Kontrollera att rutan Ledare är ifylld på kursledarna. 4. Spara närvaro. Steg 5 Närvaro 4 3 2 1 21
Steg 5 Närvaro (2) För att bekräfta att uppgifterna om närvaron är korrekt klickar du på Stäm av närvaro. Bocka i att du godkänner närvaron för arrangemanget och klicka Godkänn. 22
Steg 5 Närvaro (3) Det sista steget innan rapporteringen är klar är att ändra status på arrangemanget. Klicka på Status planerad så att en lista med alternativ faller ned. Välj Slutrapporterad. Därefter kan du stänga ned det fönster du jobbat i så sparas den nya statusen automatiskt. 23
Rapporteringsdeadline Gör klart kursrapporteringen direkt efter genomförd kurs. Den 31 december varje år läser RF av det som lagts in i UTBM så kurserna behöver registreras i god tid innan dess. Kurser som inte registrerats i tid och därmed inte genererar SF-stöd kommer inte att generera SDF-bidrag heller. Kontakta utbildningsansvarig på Svenska skolidrottsförbundet om du har frågor! www.skolidrott.se 24