Projektplan W-dagen 2015 Författare: Victoria Eriksson Russo, Emelie Johansson Datum godkänd: 2014-08-20 1(11)
Innehållsförteckning Projektbeskrivning...3 Syfte...3 MålochVisioner...3 Kommitté...4 Urvalsprocessen...4 Kommittéstruktur...4 Samarbetenutanförkommittén...4 Förberedelserochefterarbete...5 Möten...5 Teambuildings...5 Efterarbete...5 Avslut...5 Tidsplan...6 Bilagor...8 Kommittéstruktur...8 2(11)
Projektbeskrivning W-dagen är W-sektionens årliga arbetsmarknadsdag. Dagen äger rum i februari och ordnas av och för studenter på civilingenjörsprogrammet i miljö- och vattenteknik vid Uppsala Universitet. Under dagen hålls en arbetsmarknadsmässa samt föredrag från företag och inspirationsföreläsare. W-veckan är en eventvecka med fokus på arbetslivsanknytning och inspiration. Veckan innehåller lunchföredrag samt kvällsevent och avslutas med en sittning på nation för studenter, alumner och medverkande företag. Hållbarhet och miljöfokus ska genomsyra alla aktiviteter under veckan. Det huvudsakliga eventet under W-veckan är W-dagen. Ansvariga för genomförandet av projektet är W-dagspresidiet (hädanefter kallat presidiet) beståendes av W-dagsansvarig, Vice W-dagsansvarig tillika ekonomiskt ansvarig samt Företagsansvarig. Till sin hjälp tillsätter presidiet en W-dagskommitté (hädanefter kallat kommittén). Denna projektplan avser W-veckan som äger rum 2-7 februari 2015, och W-dagen den 6 februari 2015. Syfte Syftet med W-dagen är att ge studenterna möjlighet att komma i kontakt med framtida potentiella arbetsgivare samt att ge företag tillfälle att marknadsföra sig mot miljö- och vattenteknikstudenter. W-dagen är även en dag där studenterna får möjlighet att träffa gamla W:are, så kallade alumner, och andra personer med anknytning till programmet. På så sätt fås kontakter samt inspiration till tänkbara arbeten efter avslutad utbildning. Syftet med W-veckan är att erbjuda sociala och roliga evenemang för studenterna som är tänkta att ge inspiration samt bidra till sammanhållningen på programmet. Evenemangen ska ha koppling till hållbarhet och miljö. MålochVisioner W-dagen och W-veckan är redan uppskattade event av studenterna på programmet och det är därför viktigt att inte bryta ett vinnande koncept. Samtidigt vill årets presidie våga utmana gamla mönster och sätta en personlig prägel på veckan. Den främsta visionen med årets W-vecka och W-dag är att genomföra projektet med stor hållbarhetsprägel. Målet för inköp och sponsring av livsmedel är 100% ekologiskt, med svenskt, närproducerat och vegetariskt i så stor utsträckning som möjligt. Ett annat mål är att begränsa användandet av engångsartiklar. 3(11)
Kommitté Urvalsprocessen För att välja kommittén ska presidiet utlysa de aktuella posterna som sedan kan sökas av intresserade studenter på W-programmet. Ansökningar görs genom att skriva ett motiveringsbrev till presidiet. Efter sista ansökningsdag kommer presidiet att hålla kortare intervjuer med de sökande för att slutligen välja en kommitté. Kommittéstruktur Bilden nedan visar den övergripande kommittéstrukturen. De olika posterna i kommittén har arbetsuppgifter efter vad som står i dokumentet kommittéstruktur (se bilaga). Samarbetenutanförkommittén Presidiet, främst projektledaren, ansvarar för att upprätthålla en god, kontinuerlig kontakt med W-sektionens styrelse. Detta för att alla parter ska vara medvetna om arbetsprocessen, beslut, viktiga datum och förväntningar. Sektionens alumnansvarig ska, enligt styrdokument, samarbeta med W-dagskommittén för att bjuda in alumner och eventuellt anordna speciella aktiviteter med/för alumner under W-dagen. Detta sker främst i samråd med PR-ansvarig. Sektionens miljögrupp ska rådfrågas och delta i W-dagens arbete i den mån miljögruppen vill och W-dagen finner lämpligt. Miljögruppen kommer främst att samarbeta med personen som innehar posten logistik- och miljö för att se till att W- dagens miljömål uppnås. 4(11)
Förberedelserochefterarbete Möten Under projektets gång kommer möten att hållas kontinuerligt inom kommittén. Möten kommer oftast hållas mellan mindre grupper i kommittén, men för att alla ska känna sig delaktiga, uppdaterade samt få chansen att lära känna varandra kommer även möten att ske med hela kommittén. Lunchmöten kommer att vara den främsta mötesformen, och dessa ska strävas efter att hållas på en fix dag. Det är viktigt med variation, så möten kommer så långt som anses praktiskt hållas på olika ställen. Rörande kommittémöten skickas en dagordning ut senast två dagar innan, anteckningar förs under mötet och en sammanfattning skickas ut efteråt. Teambuildings För att få en bra sammanhållning inom hela W-dagskommittén ska presidiet bjuda in till flera teambuildings, TB:s, under projekttiden. TB:s ska hållas allt eftersom kommittén växer under projektets gång. Syftet med TB:arna är att ha kul tillsammans och att lära känna alla inom kommittén så att kommunikationen och arbetet inom gruppen kan bli så bra som möjligt. En TB kan vara allt ifrån att äta middag tillsammans till en heldagsaktivitet. Efterarbete Efter W-dagen och W-veckans avslutande återstår visst arbete. Projektledare ska se till att projektet utvärderas både av kommittén och av besökarna till W-dagen samt W-veckan. Svaren sammanställs sedan så att sådant som eventuellt fungerat sämre, eller tvärtom upplevts som väldigt positiva kan lyftas fram till det kommande presidiet. Sammanställningen ska också redovisas för sektionsstyrelsen under våren. Företagsansvarig har till uppgift att skicka ut tackbrev till alla deltagande företag och föreläsare samt ge dem chans att tycka till om medverkandet. Vice projektledare har till uppgift att färdigställa projektets bokslut och redovisa det på ett av sektionens styrelsemöten där det också ska godkännas. Detta ska ske innan vårens ordinarie stormöte om möjligt. Alla kvitton av utlagda pengar ska återbetalas. Presidiet och gruppchefer ska även skriva personliga testamenten kontinuerligt under projektets gång vilka färdigställs efter projektets slut. I testamentena beskrivs allt det arbete som skett, med kommentarer och tips, i syfte att hjälpa nästa års kommitté. Avslut Som avslut på projektet kommer en tackfest att hållas för kommitté och volontärer. Detta event är till för att tacka de personer som varit med och möjliggjort W-veckan med arbetskraft, tid och engagemang samt ge ett roligt avslut på projektet. Tackfesten kan exempelvis vara en middag på Geocentrum eller en bowlingkväll. Pengar för att finansiera tackeventet kommer att finnas med i budgeten för W-veckan. 5(11)
Tidsplan Här följer en övergripande tidsplan med viktiga deadlines för arbetet som presidiet och kommittén kommer att utföra inför W-dagen och eventveckan. Tidsplanen ska användas för att strukturera arbetet, inte glömma bort viktiga moment och göra projektet så stressfritt som möjligt för kommittén. Presidiet ansvarar för att kommittén är medvetna om relevanta tidsmoment. Presidiet samt gruppcheferna kommer dessutom att skriva postspecifika tidsplaner. Innan sommaren Påbörja arbetet. Bestämma datum för W-dagen och gasquen (Preliminärt 13/2 och 14/2-2015) Maila Conny Larsson och Ingemar Messing (programansvariga) för att presentera planerna inför W-dagen. Skriva och få kommittéstruktur godkänd Innan terminsstart ht-14 Läsa utvärderingar Precisera posternas arbetsuppgifter (inför söket) Maila schemaläggarna för att få schemafritt Preliminärboka nation, Geocentrum samt EBC Söka gruppchefsposterna (I första nyhetsbrevet) Skriva individuella tidsplaner för hela presidiet (31 juli) Få projektplanen godkänd av W:s styrelse (Första styrelsemötet) September Boka lokaler permanent (2 sep) Sökstopp gruppchefer (6 sep) Söka kommittén (7 sep) Tillsätta gruppchefer (senast 11 sep) TB och uppstart med gruppchefer Sökstopp kommittén (20 sep) Tillsätta kommittén (senast 25 sep) TB och uppstart med kommitté (prel 27 eller 28 sep) Gruppchefers tidsplaner inlämnade till presidiet (26 sep) Intresseanmälan till alumner skickas ut (slutet sep) Oktober Pris och paketerbjudanden företag/föreläsare klara (första veckan okt) Ringutbildning (första eller andra veckan okt) Börja kontakta företagen (13 okt) Boka lokal (gasque) (mitten av okt) Institutionssponsring klart (slutet av okt) Gasqueanmälan för alumner (så fort lokal är bestämd) 6(11)
November Övergripande kostnadsförslag arbetsgrupperna (1 nov) Preliminär budget (datum bestäms av styrelsen) Alla föredragshållare och företag klara (29 nov) Mat- och kaffespons klart Volontärsök (slutet nov) December Alla avtal till företagen och föredragshållare utskickade (2 dec) Tillsätta volontärer Företagssponsring färdig (12 dec) Layout och tryck klart (5 dec) Materiallistor till logistik och miljö in från grupperna (5 dec) Januari Slutgiltig budget (Första styrelsemötet) Slutgiltig matbeställning Affischer och reklam på hemsidan upp Februari Slutgiltiga förberedelser Invigning av W-veckan (2 feb) W-Dagen (6 feb) Våren efter W-dagen och W-veckan Uppgifterna under rubriken Efterarbete ska genomföras 7(11)
Bilagor Kommittéstruktur W-dagskommittén 2015 W-dagskommittén 2015 kommer att bestå av 14 personer, fördelade på 3 arbetsgrupper och ett presidie. Nedan följer arbetsgruppernas utformning samt postbeskrivningar. Företagsgruppen Poster: Företagsansvarig (Gruppchef) Företagskontakt (2 poster) Inspiration och aktivitet (2 poster) Företagsansvarig (Gruppchef) Ansvarig för företagsgruppen med uppgift att strukturera och genomföra gruppens arbete innan och under W-veckan och W-dagen 2015. Tillsatt av W-sektionen på stormötet VT14. Sitter även i W-dagspresidiet och har arbetsuppgifter enligt sektionens styrdokument. Företagskontakt (2 poster) Aktivt samarbeta med företagsansvarig och övriga i kommittén samt medverka på regelbundna möten med dessa. Tillsammans med företagsansvarig välja ut och kontakta relevanta företag och föredragshållare för W-dagen samt inspirationsföreläsare till eventveckan. I samråd med företagsgruppen och ekonomiskt ansvarig ta fram en prislista och avtalsmall för företag, föredragshållare och inspirationsföreläsare samt tillsammans med företagsansvarig förmedla samarbetsavtal med dessa. Inspiration och aktivitet (2 poster) Aktivt samarbeta med företagsansvarig och övriga i kommittén samt medverka på regelbundna möten med dessa. Tillsammans med övriga i företagsgruppen och presidiet, välja ut lämpliga företag och föredragshållare. Ansvara för kontakten med inspirations- och specialföredragshållare samt aktivitetsanordnare. Tillsammans med kommittén planera aktiviteter under eventveckan, samt ansvara för genomförandet av dessa. I samråd med företagsgruppen och ekonomiskt ansvarig ta fram en prislista och avtalsmall för företag, föredragshållare och inspirationsföreläsare samt tillsammans med företagsansvarig förmedla samarbetsavtal med dessa. Jobba för sponsring till specialföredragen. 8(11)
Fest- och matgruppen Poster: Fest-och matansvarig (Gruppchef) Matsamordnare (2 poster) Gasquekoordinator (1 post) Logistik- och miljöansvarig (1 post) Fest- och matansvarig (Gruppchef) Ansvarig för fest-och matgruppen med uppgift att strukturera och genomföra gruppens arbete innan och under W-veckan och W-dagen 2015. Aktivt samarbeta med presidiet och kommittén samt medverka på regelbundna möten med dessa. Tillsammans med projektledare och vice projektledare tillika ekonomiskt ansvarig välja ut en arbetsgrupp för att kunna planera och genomföra tilldelade uppgifter inför och under både W-veckan och W-dagen 2015. Tillsammans med ekonomiskt ansvarig ta fram budgetförslag för gruppens aktiviteter. Bistå matsamordnare med att ordna mat och dryck under W-veckan och till W- dagen. Bistå gasquekoordinatorn med att planera underhållning inför gasquen, göra bordsplacering samt ordna spex. Söka sponsorer till mat och dryck. Matsamordnare (2 poster) Aktivt samarbeta med fest- och matansvarig och övriga i kommittén samt medverka på regelbundna möten med dessa. Ansvara för planering och beslut kring beställning, tillagning och servering av mat och dryck (frukost, lunch, fika) under hela W-veckan. Tillsammans med fest- och matansvarig söka sponsorer av mat och dryck. Sköta transporten av matvaror under hela W-veckan. Fungera som arbetsledare under W-veckan vid servering av mat och dryck. Gasquekoordinator (1 post) Aktivt samarbeta med fest- och matansvarig och övriga i kommittén samt medverka på regelbundna möten med dessa. Sköta nationskontakten samt planera gasquen i fråga om mat, tema och underhållning. Detta involverar även att utse sång och toast samt gör bordsplacering. Allt detta tillsammans med fest- och matansvarig. Ansvara för kommitténs spex till gasquen med hjälp från fest- och matgruppen. Arbeta med PR-ansvarig för informationsspridning samt eventuellt tryck av gasquehäfte. Medverka vid försäljningen av biljetter till gasquen. 9(11)
Logistik- och miljö (1 post) Aktivt samarbeta med fest- och matansvarig och övriga i kommittén samt medverka på regelbundna möten med dessa. Planera sopsortering och städning för W-veckan och tillsammans med övriga i kommittén genomföra denna. Ansvara för logistik under W-veckan, såsom material, transport, lokalbokning etc. Undersöka behov av eventuell utrustning till W-dagskommittén och ansvara för att denna finns tillgänglig. Ansvara för att W-veckan genomförs med stort hållbarhetsfokus med hjälp av sektionens miljögrupp. PR-gruppen Poster: PR- och rekryteringsansvarig (Gruppchef) Grafisk design (1 post) PR- och rekryteringsansvarig (Gruppchef) - Namnrevidering kan vara aktuellt Ansvarig för PR-gruppen med uppgift att strukturera och genomföra gruppens arbete innan och under W-veckan och W-dagen 2015. Aktivt samarbeta med presidiet och kommittén samt medverka på regelbundna möten med dessa. Tillsammans med projektledare och vice projektledare tillika ekonomiskt ansvarig välja ut en grafisk designer för att kunna planera och genomföra tilldelade uppgifter inför och under både W-veckan och W-dagen 2015. Ansvara för att sprida informationen om W-veckan, W-dagen, alumnaktiviteter och avslutande gasque till W-studenter, alumner, samtliga programsamordnare och studievägledare vid W-programmet samt andra berörda personer. I samarbete med informationsansvarig för sektionen uppdatera sektionens hemsida. Ska lägga upp aktuell information på den befintliga facebooksidan samt sprida information via sektionens nyhetsbrev. Samarbeta med sektionens alumnansvarig för att bjuda in alumner till W-veckan, W-dagen och gasquen. Bistå den grafiska designern med hjälp att designa och trycka aktuellt material. Söka eventuella sponsorer för PR-verksamheten. Tillsammans med ekonomiskt ansvarig ta fram budgetförslag för gruppens aktiviteter. I samråd med företagsgruppen och sektionens informationsansvarige undersöka vad som är möjligt att erbjuda företag gällande marknadsföring. Tillsammans med övriga arbetsgrupper och i samråd med presidiet bestämma antalet volontärer och deras arbetsuppgifter samt tillsätta dessa. 10(11)
Grafisk design (1 post) Aktivt samarbeta med PR-ansvarig och övriga i kommittén samt medverka på regelbundna möten med dessa. På bästa sätt sprida informationen om W-dagen och eventveckan till W-studenter, alumner och andra berörda genom olika medier såsom W-sektionens hemsida, nyhetsbrev och Facebook samt via tryckprodukter. Designa, utforma och trycka affischer och ev. banderoller och flygblad samt övrigt material som kan bli aktuellt. Tillsammans med PR-ansvarig ta fram den grafiska profilen för W-dagen genom att producera tryckprodukter såsom affischer, banderoller, flygblad, sånghäfte, programblad och inbjudan. Tillsammans med PR-ansvarig söka eventuell sponsring för tryckprodukter. För alla medlemmar i kommittén gäller att man ska hjälpa varandra, arbete över grupperna uppskattas mycket. Postbeskrivningarna beskriver enbart vad som minst ska göras 11(11)