TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum 2017-09-19 Sida 1 (1) Diarienr AN 2017/00171-1.6.2 Sociala nämndernas förvaltning Eva Sahlén Gunilla Westberg Kopia till Kommunstyrelsen Äldrenämnden Tillsyn av socialtjänsten i Västerås stad Förslag till beslut Äldrenämnden beslutar att anta yttrande som sitt eget och överlämnar det till kommunstyrelsen. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Ärendebeskrivning Individ- och familjenämnden har såväl 2011 som 2014 fått kritik för hanteringen av den sociala barn och ungdomsvården. IVO:s tillsyn har hittills varit koncentrerad på individärenden men på senare tid har det uttryckts en ambition att bredda tillsynen att ha en systemansats i tillsynen. Med anledning av det besökte IVO Västerås den 15 juni för ett dialogmöte. IVO vill nu följa upp den dialogen med ett antal frågeställningar och har därför begärt ett gemensamt yttrande från individ- och familjenämnden, äldrenämnden och nämnden för personer med funktionsnedsättning.
1 2017-09-18 Individ- och familjenämnden Nämnden för personer med funktionsnedsättning Äldrenämnden Yttrande till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) i ärende med dnr 8.5-16766/2017-10 Bakgrund Individ och familjenämnden har såväl 2011 (av Socialstyrelsen) som 2014 fått kritik för hanteringen av den sociala barn och ungdomsvården. Kritiken har rört i stort sett samma områden: Utredningar av om nämnden behöver ingripa för skydd och/eller stöd till ett barn har i för hög omfattning dragit ut på tiden Barn har inte alltid i tillräckligt stor utsträckning fått möjlighet att föra fram sina åsikter Nämnden har inte alltid agerat till stöd och skydd för barn i tillräcklig utsträckning Nämnden har inte alltid inlett utredning av vad som, genom ansökan, anmälan eller på annat sätt, kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden Förhandsbedömningar, dvs. bedömning av om utredning ska inledas eller inte, har inte gjorts inom den lagstadgade tiden 14 dagar Nämnden har inte alltid upprättat genomförandeplaner när barn och unga placerats i familjehem 2014 innehöll IVO:s beslut också föreläggande om vite med 1 000 000 kr. Det föreläggandet togs bort efter en uppföljande tillsyn i början av 2015 då väsentliga förbättringar kunde konstateras. Att den positiva utvecklingen inte fortsatte berodde på den stora inströmningen av ensamkommande flyktingbarn under sommaren och hösten 2015. Det innebar en oerhört stor belastning på barn och ungdomsvården och även om mottagandet organiserades i en egen enhet innebar det ytterligare konkurrens om en redan mycket svårrekryterad yrkesgrupp - socialsekreterare. Efter en uppföljande tillsyn beslutade IVO, i juni 2016, om ett nytt föreläggande om vite. Detta överklagades inte av nämnden och IVO ansökte, i december 2016, hos Förvaltningsrätten om utdömande av vitet. Förvaltningsrätten avslog IVO:s ansökan i juni 2017. IVO har inte överklagat domstolens beslut. Postadress Västerås stad Sociala nämndernas förvaltning 721 87 Västerås IVO:s tillsyn har hittills varit koncentrerad på individärenden. På senare tid har det dock uttryckts en ambition om att bredda tillsynen att ha något som IVO beskriver som en systemansats i tillsynen. Det kan också nämnas att IVO i denna tillsyn till viss del samarbetat med Arbetsmiljöverket, ett samarbete som är nytt i Telefon direkt 021-392232 Kontaktcenter 021-39 00 00 Organisationsnr: 212000-2080 Webbplats www.vasteras.se E-post kontaktcenter@vasteras.se
VÄSTERÅS STAD 2 tillsynssammanhang. För detta har IVO valt ut två kommuner, Linköping och Västerås, där de granskat olika kommunala dokument såsom årsberättelser, dokument som nämnderna avgett till IVO samt annan dokumentation/uppgifter som de ansett vara relevanta. IVO har i denna del inte samrått med kommunen i urvalet av dokument. Tillsynen har också utökats till att omfatta hela socialtjänsten i staden dvs. de tre ansvariga nämnderna Individ- och Familjenämnden, Nämnden för personer med funktionsnedsättning och Äldrenämnden. Den 15 juni besökte IVO Västerås för ett dialogmöte där, förutom förvaltningschef, biträdande förvaltningschef, myndighetschef och några strateger, kommunstyrelsens ordförande samt ordförandena för de berörda nämnderna närvarade. IVO genomförde mötet utifrån några förutskickade frågeställningar. IVO vill nu följa upp den dialogen med ett antal nya frågeställningar och har därför begärt ett gemensamt yttrande av individ- och familjenämnden, nämnden för personer med funktionsnedsättning, äldrenämnden samt kommunstyrelsen. De tre sociala nämnderna avger yttrandet till kommunstyrelsen som därefter avger yttrandet till IVO. Frågor och svar 1. Vid mötet berättade ni om en omorganisation inom socialtjänsten som ska träda i kraft i januari 2018. Kan ni beskriva den mer i detalj? Vilken analys ligger bakom denna omorganisation? Svar: Kommunstyrelsen beslutade 2017-03-29 att utreda och föreslå en delning av sociala nämndernas förvaltning i en del för individ- och familjeomsorg och en för övrig omsorg. Utredningen skulle också beröra individ- och familjeverksamheten i Västerås stads Vård och Omsorgs (VVO) organisation. Myndighetsutövningen för individ- och familjenämnden flyttade från Vård och Omsorg (tidigare proaros) till Sociala nämndernas förvaltning (SNF) från 2013. I huvudsak har förändringen varit bra men individ- och familjeomsorgen har fortsatt haft problem, problem som fanns även innan överförandet. Kommunstyrelsen beskriver motiven för förändringen som att individ- och familjenämnden bör kunna få en mer tydlig linje från nämnd till handläggare och därmed öka kontrollen över ärendeflödet. Att samla individ- och familjeomsorgen bedöms ge ökad möjlighet till fokus och helhetssyn på individ- och familjenämndens uppdrag och öka stödet till berörda chefer. Utredningen ska genomföras skyndsamt under 2017 så att en ny samlad individ- och familjeförvaltning kan starta vid årsskiftet 2017/2018. Utredningen pågår för närvarande, rapport och beslut i ärendet kommer att behandlas av kommunstyrelsen under hösten.
VÄSTERÅS STAD 3 De långsiktiga målen för kommunstyrelsens utredning är - att förbättra kvaliteten i verksamheten för klienternas bästa, - att öka tryggheten i handläggningen för nämnden, cheferna och handläggarna, - att förbättra arbetsmiljön samt öka trivsel och arbetsglädje för medarbetarna, - att säkra effektiva arbetsformer och en effektiv organisation. Vilken direkt eller indirekt betydelse kan omorganisationen få för de medarbetare som arbetar längst ut i linjen? Svar: Höstens utredning syftar till att lägga förslag på att samla den myndighetsutövande verksamheten från SNF och den öppenvård, boenden mm som finns organiserade i VVO i en gemensam individ- och familjeförvaltning. Det bör underlätta och leda till ett närmare samarbete mellan olika handläggare, behandlare mm runt enskilda klienter vilka har kontakt med olika individ- och familjeverksamheter. Ambitionen är att öka kvaliteten på det sociala arbetet. Det faktiska utvecklingsarbetet påbörjas när förvaltningen bildas. På vilket sätt gynnar denna omorganisation brukarna? Svar: Kommunstyrelsens ambition med organisationsförändringen är att öka tryggheten i handläggningen och därmed trygga kvaliteten i verksamheten för klienternas bästa. Organisationsförändringen ses som ett första steg att skapa förutsättningar för att den nya förvaltningen under 2018 får fortsätta utveckla arbetsformer, styrsystem, kompetens, organisationskultur, ledarskap mm. Utvecklingsarbetet ska vara en del av strävan efter Västerås stads värdegrund Alltid bästa möjliga möte. 2. Socialtjänsten i Västerås har under flera år inte klarat av att uppfylla lagstiftarens alla krav när det gäller handläggning av ärenden som rör barn och unga. Vid mötet uppgav ni att ni inte kommit tillrätta med bristerna och därför undrar IVO följande: När räknar ni med att kunna uppfylla lagstiftarens krav? Svar: Den enskilt största orsaken till att nämnden inte kunnat uppfylla lagstiftarens krav är de senaste årens stora brist på socionomer. Det är en omständighet som inte kan kontrolleras av nämnden eller av någon annan kommun överhuvudtaget. Ambitionen är att vara en attraktiv arbetsgivare och behålla medarbetare men konkurrensen om socionomer är knivskarp, inte bara för Västerås stad. Med anledning av det är det inte möjligt att ange en tidpunkt. Utifrån de åtgärder som vidtagits, kombinerat med att ett förbättrat rekryteringsläge kan skönjas, är det dock rimligt att anta att läget kommer att succesivt förbättras under den närmaste tiden.
VÄSTERÅS STAD 4 Som IVO väl känner till har nämnden under de senaste åren arbetat hårt med att komma tillrätta med de brister i handläggningen som uppmärksammats av IVO. Olika åtgärder har vidtagits vilka också redovisats till IVO. De åtgärder som vidtagits sedan 2014 är: interna utbildningar avseende myndighetsutövning och handläggning riktat mot den sociala barn- och ungdomsvården utbildning avseende tjänstemannaansvar för all myndighetsutövning utbildning och information om Lex Sarah utbildningsdag för arbetsledare 160901 med utgångspunkt i de brister IVO konstaterat beslut om förstärkt arbetsledning till den sociala barn och ungdomsvården med fyra tjänster, från ca 10 socialsekreterare/team 2013 till ca 7 socialsekreterare/team 2016 beslut om förstärkt bemanning som tyvärr inte gått att helt verkställa pga bristen på socionomer. Kontinuerlig rekrytering pågår. lönesatsningar särskilt riktade till socialtjänstens myndighetsutövning åren 2014, 2015, 2016 och 2017 strukturerad egenkontroll (vilken visar i stort sett samma brister som IVO:s tillsyn) uppbyggnad av ledningssystem innehållande processer och rutiner mindre enheter i syfte att möjliggöra ett närmare ledarskap traineeprogram för nyanställda socionomer 2015 och 2017 förbättrad introduktion av nyanställda utökad användning av jurister, stadens egna och advokatfirmor, för att avlasta arbetsledarna vid förhandlingar vid Förvaltningsdomstolarna (i Uppsala bl.a.) ökning från en till två skolsamordnare (specialpedagoger) för uppföljning av placerade barns skolgång. HVB-samordnare som är behjälpliga vid anlitande av hem för vård eller boende (HVB), t ex avtalsskrivning, ökas från en till två tjänster under 2017 utökning av det administrativa stödet till socialsekreterarna med två tjänster socionomkonsulter från bemanningsföretag har anlitats efter noggrann bedömning av kompetens ny befattning har inrättats som biträdande socialsekreterare för de som saknar socionomexamen men har annan adekvat högskoleexamen. De ansvarar inte för ärenden/utredningar men bistår med vissa åtgärder samt dokumentation. gemensam planeringsdag, 160907, för samtliga verksamma inom den sociala barn och ungdomsvårdens myndighetsutövning i syfte att få medarbetarnas förslag på egna åtgärder, några av dessa återfinns bland de planerade åtgärderna som presenteras nedan. föreläsning om barns delaktighet av föreningen Maskrosbarn 160907 översyn av processen vid överlämning mellan enheter ambassadörskap bland medarbetarna i hela förvaltningen för att stärka attraktionen som arbetsgivare inriktning med två handläggare i varje utredning som rör barn och ungdom för att säkerställa kontinuiteten i kontakten med barnen
VÄSTERÅS STAD 5 samsynsmöten mellan enheterna för att få mer lika bedömningar lokal handlingsplan framtagen utifrån den nationella samordnaren för den sociala barn och ungdomsvården, Cecilia Gréves, kommunbesök och SKL:s plan för den sociala barn och ungdomsvården sociala insatsgrupper har startats vilket kan komma att avlasta den myndighetsutövande verksamheten workshops med den samlade arbetsledningen som lett fram till en handlingsplan om vad som behöver göras för att få till stånd ett gemensamt förhållningssätt utifrån stadens värdegrund Alltid bästa möjliga möte förstärkning av fältande socialsekreterare från två till sex tjänster (rekrytering pågår) Hur sker prioriteringarna under tiden? Görs riskanalyser? Svar: Prioriteringarna görs av enhetschef och teamledare som också gör nya skyddsbedömningar i ärenden som inte prioriterats. För att säkerställa en systematik i detta har en särskild teamledare avsatts för detta arbete fr.o.m. hösten 2017 Behövs det ytterligare åtgärder som ni ännu inte har redovisat/identifierat för att komma tillrätta med bristerna? Svar: De åtgärder vi inte redovisat fullt ut är de som handlar om att attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avsluta medarbetare. De framgår av bifogad strategi för HR-arbetet inom nämndens område. Det är möjligt att det kan finnas ytterligare adekvata åtgärder som i en framtid kan identifieras. 3. Vid mötet diskuterades Västerås nya styrsystem som implementerades under 2016. Vilka svagheter/fallgropar känner ni till med det valda styrsystemet och hur uppmärksammar/motverkar ni eventuella risker? Svar: Kommunfullmäktige beslutade under 2015 om och införde från 2016 en ny styrmodell balanserad styrning - för stadens alla styrelser och nämnder. Alla dessa har därefter arbetat med att implementera modellen. En första redovisning av styrkorten har gjorts i samband med redovisning av verksamhet och bokslut för 2016.
VÄSTERÅS STAD 6 Stadens revisorer har nyligen genomfört en granskning av målstyrningen och styrmodellen (revisionsrapport 2017:2, juni). Granskningen har bl.a. omfattat individ- och familjenämnden och några utvalda enheter såsom ekonomiskt bistånd och familjerätt. Revisorernas sammanvägda bedömning är att styrelser och nämnder har kommit en bra bit i implementeringen av den nya styrmodellen. Revisorerna konstaterar att det finns ett ramverk för styrningen men att det återstår ett arbete innan styrmodellen är implementerad på samtliga nivåer i hela organisationen. Gemensamma mallar och ökad enhetlighet i dokumentationen behöver utvecklas, bedömningen av måluppfyllelsen behöver tyddliggöras mm. Revisorerna rekommenderar kommunstyrelsen att utveckla en enhetlig hantering av planerings- och uppföljningsrutinerna utifrån beslutat systemstöd, att säkerställa tidsramarna för rapportering av analys och måluppfyllelse, att fortsätta integrera internkontrollperspektivet i planering och uppföljning samt tydliggöra riktlinjer för bedömningen av måluppfyllelsen. Revisorernas synpunkter rörande individ- och familjenämnden och därmed sociala nämndernas förvaltnings arbete är likartade de för staden som helhet. De konstaterar att nämnden deltagit i arbetet och att styrmodellen är implementerad i nämnden och organisationen efter det första året men att det i likhet med övriga staden återstår ett fortsatt utvecklingsarbete. Revisionsrapporten ska behandlas av individ- och familjenämnden i oktober. Frågeställningen från IVO är, till skillnad från revisorernas utgångspunkt för sin uppföljning, negativt formulerad. Förvaltningen väljer också en annan utgångspunkt, att se möjligheter och utmaningar istället för svagheter/fallgropar när det gäller den nya styrmodellen. Det är positivt att nämnderna har samma övergripande mål som övriga staden och att det totalt sett är färre mål och indikatorer att följa upp. Det möjliggör ökat fokus och tydlighet för verksamheterna. Förvaltningen har på nämndernas uppdrag försökt formulera styrkorten så att de ska vara möjliga att förstå, implementera och följa upp. Alla tre nämnderna har efter det första årets erfarenheter beslutat om smärre justeringar i någon indikator eller styrtal då de t.ex. visat sig vara svåra att följa upp eller att göra nationella jämförelser med. Umaningen för nämnderna bedöms vara desamma som revisorerna lyft fram i sin rapport. Staden har under sommaren upphandlat ett digitalt beslutsstödssystem. Implementeringen av det börjar i höst. Sociala nämndernas förvaltning kommer att vara bland de första att börja använda systemet. Förvaltningen bedömer att det kommer innebära ett stort stöd till chefer på alla nivåer
VÄSTERÅS STAD 7 och andra stödfunktioner och därmed förbättra rapporteringen till nämnderna och möjligheten att dra slutsatser och analysera resultat. Hur jobbar ni systematiskt med Västerås värdegrund? Svar: Kommunfullmäktige beslutade om stadens värdegrund hösten 2015. Sociala nämndernas förvaltning har under 2016 genomfört en gemensam inspirations- och utbildningsdag för alla medarbetare om värdegrunden. Stadsdirektören var inledare av dagen som följdes av föreläsning och gruppdiskussioner. Därefter har enheterna arbetat med värdegrunden på arbetsplatsträffar mm utifrån sina respektive uppdrag och ansvar för målgrupper. Förvaltningen har valt att koppla värdegrundsarbetet till övrigt arbete med ledar- och medarbetarskap och i arbetet att utgöra en attraktiv arbetsgivare. Det har samlats i en HR-strategi benämnd ARUBA Attrahera, Rekrytera, Utveckla, Behålla, Avsluta. Värdegrunden utgör ett viktigt perspektiv i HR-strategin. För varje del i strategin har förvaltningen tagit fram åtgärder och rutiner dokumenterade i det interna ledningssystemet för att stärka helheten. En viktig del har varit att utse s.k. ambassadörer på varje enhet. Personer som utgör positiva förebilder och företrädare för arbetet, arbetsplatsen, förvaltningen och staden. Att inte bara omfattas av utan även tillämpa stadens värdegrund i det dagliga arbetet blir då en självklarhet. Större delen av förvaltningens enheter möter enskilda i behov av nämndernas tjänster och medarbetarna kommer i situationer som kräver olika etiska överväganden. Enheterna arbetar därför kontinuerligt på arbetsplatsträffar, planeringsdagar mm med diskussioner som rör etiska aspekter i arbetet och därmed värdegrunden. Det är ett arbete som inte kan göras vid enstaka tillfällen utan kontinuerligt. Hur planerar ni framåt vad gäller att få en uppföljning där socialtjänstens alla olika styrsignaler ingår? (t ex uppföljning av styrkort, följekort, handlingsplaner, egenkontroller, brukarundersökningar? ) Svar: De tre nämnderna och SNF har idag rollen av beställarfunktion och då är uppföljning en mycket viktig del i arbetet. Uppföljningar görs med olika metoder och av ekonomi, statistik, avtal för beställd och upphandlad verksamhet, genom brukarenkäter/intervjuer/revisioner etc. samt uppföljningar av specifik verksamhet. Nämnderna har utifrån tidigare mål och styrsystem fastställt en flerårig plan för de uppföljningar som ska göras under kommande år. Förvaltningen arbetar f.n. med att ta fram underlag till en ny uppföljningsplan för respektive nämnd med utgångspunkt från den nya styrmodellen. Utgångspunkten blir då styr- och följekorten. Uppföljning av styrkorten och följekorten görs månadsvis, tertialvis och årsvis lite beroende på hur nämndernas indikatorer och styrtal är
VÄSTERÅS STAD 8 utformade. Förutom de uppgifter i styrkorten och följekorten som omfattar förvaltningens eget arbete och som kan följas upp genom statistik och ekonomirapporteringar genomför förvaltningen träffar med utförarna för att årligen följa upp deras resultat. Handlingsplaner oavsett de är beslutade av kommunfullmäktige/ kommunstyrelsen eller en av nämnderna - följs upp utifrån handlingsplanens innehåll. De kan rapporteras antingen till berörd nämnd eller i samband med årsredovisning av nämndens samlade verksamhet och ekonomi. Synpunkter och klagomål, avvikelser inom den kommunala hälso- och sjukvården samt Lex Sara anmälningar rapporteras två gånger per år till respektive nämnd. Förvaltningen har tillsatt särskilda medarbetare med uppdrag att utveckla förvaltningens kvalitetsledningssystem avseende det myndighetsutövande arbetet. Under 2015 tog förvaltningen fram en 3-årig plan för det kvalitetsarbetet där en utveckling av egenkontroller ingick. Verksamheterna är positiva till att genomföra egenkontroller och har utvecklat metoderna. Resultatet av egenkontrollerna rapporteras en gång per år till respektive nämnd. Därutöver har förvaltningen även vidareutvecklat arbetet med internkontroller utifrån de av nämnderna årligen fastställda internkontrollplanerna. Nämnderna och förvaltningen har en mångårig erfarenhet av att genomföra brukarundersökningar. Tidigare genomfördes de oftast av staden, numera används de nationella brukarundersökningar som genomförs av Socialstyrelsen resp. Sveriges kommuner och landsting. Detta för att få en jämförelse med andra kommuner. Även andra typer uppföljningar av enskilda som tar del av nämndernas verksamheter har gjorts som brukarrevisioner, fokusgrupper, observationer men även mer strukturerade jämförelser av verksamheter eller insatser. Det nya beslutsstödssystemet möjliggör att uppgifter från olika system som ekonomi, personal, verksamhetssystem kommer att kunna sammanställas och underlätta för chefer och andra vid uppföljning av styrkorten och analys av verksamheter. Nämnderna sammanställer årliga verksamhetsberättelser och bokslut. I dessa finns summeringar och slutsatser av bl.a. de uppföljningar som gjorts under året. 4. Vid mötet diskuterades att det är enhetschef/teamledare som föredrar ärenden för Individ- och familjenämnden och att socialsekreterarna inte är med. Vad är anledningen till att socialsekreterarna inte föredrar sina egna ärenden inför nämnden? Svar: Det är teamledare och enhetschef som föredrar enskilda ärenden för Individ- och familjenämndens arbetsutskott. Myndighetschef närvarar vid
VÄSTERÅS STAD 9 arbetsutskottets sammanträde och är föredragande i individ och familjenämnden i individärenden. För att kunna leda sin enhet är det av vikt att enhetscheferna tar del av de diskussioner som förs i enskilda ärenden. Teamledarna vägleder ca 7 10 socialsekreterare var och läser också igenom samtliga beslutsunderlag och förslag till beslut innan de lämnas för beslut av arbetsutskottet. Teamledarna är väl insatta i de ärenden där beslut ska fattas. Om det är situationer där det kan antas uppkomma detaljfrågor i ärenden är det inget som hindrar att handläggande socialsekreterare närvarar vid sammanträdet. En viktig detalj är dock att inte åsidosätta rättssäkerheten, dvs att besluten ska fattas utifrån de skriftliga beslutsunderlagen som är kommunicerade med den ärendet gäller. Ett annat skäl är att det i Västerås arbetar ca 150 medarbetare inom den sociala barn- och ungdomsvårdens myndighetsutövning, vid arbetsutskottets sammanträden behandlas ca 30 ärenden från flera olika socialkontor. Det är nästan omöjligt att på förhand ge exakta tidsangivelser för när de olika ärendena behandlas eftersom diskussioner kan uppstå. Om socialsekreterarna själva skulle vara föredragande skulle det innebära att arbetsdagen blev splittrad och ineffektiv med onödig väntan på att det egna ärendet ska behandlas, vilket inte är önskvärt utifrån den arbetsbelastning som finns. Vid nyanställningar deltar socialsekreterarna som en del i introduktionen. Inom äldrenämndens område behandlas ytterst få ärenden på individnivå, varken i arbetsutskott eller nämnd, då biståndshandläggarna har så gott som full delegation. Det är också få individärenden som behandlas av nämnden för personer med funktionsnedsättnings arbetsutskott och nämnd. När ett sådant ärende behandlas är det enhetschef eller teamledare, som ibland har med biståndshandläggaren, som föredrar ärendet för utskottet eller nämnden. Avslutande kommentar Fokus för IVO:s tillsyn på den samlade socialtjänsten i Västerås stad har under de senaste åren varit den sociala barn och ungdomsvården. Viss tillsyn har gjorts inom de två andra sociala nämndernas ansvarsområden. Kommentaren nedan rör främst de delar som har varit fokus för IVO:s tillsyn, den sociala barn och ungdomsvården, och förvaltningens åtgärder för att komma till rätta med bristerna. Sociala nämndernas förvaltning har under flera år aktivt arbetat med två dominerande utmaningar med utgångspunkt från förvaltningens myndighetsutövande verksamhet. Dessa två har varit att stärka kvaliteten i den myndighetutövande verksamheten och att skapa goda arbetsvillkor för alla medarbetare trots stora utmaningar att rekrytera och besätta tjänster med personer med rätt utbildning och kompetens. Utmaningar vi delar med i stort sett alla kommuner.
VÄSTERÅS STAD 10 Förvaltningen har sedan flera år tillbaka tillsatt särskilda tjänster med uppdrag att utbilda och stödja chefer och medarbetare, bistå med rutiner samt följa upp det systematiska kvalitetsarbetet för den myndighetsutövande verksamheten. Att utveckla egenkontroller har då varit ett viktigt inslag. Ambitionen är att skapa ett öppet och tillitsfullt arbetsklimat som bygger på att medarbetare vågar signalera egna misstag och brister som en del i kvalitetsutvecklingen. Det kräver ett medvetet förhållningssätt från chefer och andra nyckelpersoner, där bl.a. stadens värdegrund är en röd tråd. Vi har börjat se resultat av det förhållningssättet. Flera av enheterna, för alla tre nämnderna, har arbetat aktivt med att själva utveckla egenkontrollerna och dessa uppfattas som viktiga och meningsfulla. Vi har börjat se fler egeninitierade avvikelserapporter för alla tre nämndernas myndighetsutövande enheter vilket är mycket positivt. Samtidigt konstaterar vi att medarbetare gett uttryck för oro och av att fara illa av IVO:s kritik av den sociala barn och ungdomsvården och den mediauppmärksamhet den inneburit. Det är oroväckande om det skulle medföra att arbetet med egensignalering av brister skulle riskera att avstanna av de anledningarna. Vi behöver därför ta med de perspektiven i det fortsatta kvalitetsarbetet. Den andra utmaningen är att besätta socionomtjänster och då särskilt inom den sociala barn- och ungdomsvården. Där har förvaltningen under senare år arbetat aktivt med stöd av den framtagna HR-strategin. Ambitionen är att göra arbetet i den myndighetsutövande verksamheten mer attraktivt samt skapa en god arbetsmiljö för att behålla medarbetarna. Ett viktigt inslag är att befintliga medarbetare blir ambassadörer för arbetet och arbetsplatsen. Att vända den negativa bild, som inte minst speglas upp i media, av den sociala barn och ungdomsvården är ett långsiktigt arbete. De myndighetsutövande verksamheterna inom individ- och familjenämnden har resurser för socialsekretertjänster, svårigheterna är att tillsätta desamma med personer med rätt kompetens och erfarenhet då utbudet av sökande fortfarande är för litet. Det senaste halvåret har vi kunnat skönja ett lite bättre rekryteringssituation samt en lägre personalomsättning jämfört med föregående år. Västerås stad genomför årliga medarbetarundersökningar. Den senaste, från hösten 2016, gav ett organisationsindex på 68 för hela Sociala nämndernas förvaltning, genomsnittet för staden uppgick till 66. Index för medarbetarnas syn på det samlade ledarskapet i SNF uppgick till 73, genomsnittet för staden låg på 65. Förvaltningen drar av detta slutsatsen att trots de utmaningar vi haft, och fortfarande har, är på rätt väg. Förändringarna och utvecklingsarbetet kommer att ta tid, en del av utmaningarna beror av omvärldsfaktorer som en kommun inte helt kan styra över. Det innebär att det inte går att ange exakt tidpunkt för när kvalitet och bemanning är sådan att det inte längre kan finnas skäl att rikta någon form av kritik (eller egeninitierad sådan) mot verksamheten.
Dokumenttyp HANDLINGSPLAN 1(8) Rev 2017-07-18 Soc nämndernas förvaltning Publicerad 2017-03-31 HR- strategisk handlingsplan, Sociala nämndernas förvaltning 2017-2018 Attrahera Aktivitet Mål Hur När Ansvarig Uppföljning EVP/arbetsgivarerbjudande Ta fram ett EVP för att tydligt och äkta kunna beskriva vad SNF har att erbjuda som arbetsgivare Målgruppsanalyser (erfaren och oerfaren) Konkurrensanalys APT-analys av data HT17 HT17 Klar HR- konsult PC Ambassadörsprogram Skapa ett ambassadörsprogram med fokus på medarbetarperspektivet och alltid bästa möjliga möte. Detta för att vidare inspirera och lyfta det goda exemplet internt och externt för SNF. Skapa olika workshops. Ex. Sociala medier workshop, storytelling. Ta vara på idéerna kreativiteten från APT:erna. VT17 och framåt HR- konsult PC Tipsrekryteringbiobiljetter HT 2017 Socionom-mingel Uppdatera och tänka nytt utifrån ett kandidatperspektiv gällande websidan/ socionomsidan Ett för kandidaterna givande innehåll på Socionomsidan Se över struktur och innehåll VT17 HR- konsult PC
Dokumenttyp HANDLINGSPLAN 2(8) Rev 2017-07-18 Soc nämndernas förvaltning Publicerad 2017-03-31 Uppföljning av annonsering Att få bättre kunskap om vilket resultat våra annonser ger på exempelvis sociala medier. Ta fram statistik Analysera statistik Dra slutsats av statistik - enligt följekort IFN VT17 och framåt HR- konsult PC Styrkort Få mål och styrkort samt följekort att hänga ihop med ARUBA Titta på befintliga styrkort Sätt indikatorer i följekorten Ev. uppdatera styrkort för SNF VT 17 Klart PC PC/ FC EB-kommunikation/budskap i olika aktiviteter. Att vi kommunicerar samma budskap i: Traineeprogram Aspirantprogram (teamledare) Introduktion Introfilm visas för trainee, aspirant och introduktion. Ambassadörerna berättar för trainee, aspirant och introduktion. HT17 HR- konsult Komm.strateg Material till SNF- avvakta!! Att få klart rollups, kläder, nyckelband mm till SNF. Samla in erfarenheter från genomförda mässor/montrar Uppföljning av beställning från Kommunikationscent er. VT17 HR- konsult Komm.strateg Samordna mässor: t.ex. framtidsmässan, gymnasiemässan. Att SNF s ambassadörer ska vara delaktiga på relevanta mässor och övriga aktiviteter. Skapa delaktighet hos ambassadörerna via samarbetsytan HT17 HR- konsult
Dokumenttyp HANDLINGSPLAN 3(8) Rev 2017-07-18 Soc nämndernas förvaltning Publicerad 2017-03-31 Rekrytera Aktivitet Mål Hur När Ansvarig Uppföljning Mottagande av VFU (praktikanter) från högskolor ex MDH - Samordna introduktionsträffar 2 ggr/ period Fånga medarbetare tidigt Samordning inom verksamheten Utred möjlighet att sammankoppla med Traineeprogrammet Regelbundet EC/MC MC/PC/Ny resurs Utvecklingsledare Mottagande av studentmedarbetare - Samordna introduktionsträffar (ihop med praktikanter enl ovan) Fånga medarbetare tidigt Per enhet Vid behov EC/MC MC/PC/ Ny resurs Utvecklingsledare Traineeprogram för nyutexaminerade socionomer Stabilitet Framgent koppla ihop med VFU? Start februari 2017 MC/ PC MC/PC, utvärderas VT 2018 Målgruppsanpassa rekryteringsprocessen Att minska trösklarna rekryteringsproc ess och arbeta med kandidatperspek tivet. Följa upp rekryteringsprocess via chefsforum och kandidatforum. HT17 HR- konsult PC
Dokumenttyp HANDLINGSPLAN 4(8) Rev 2017-07-18 Soc nämndernas förvaltning Publicerad 2017-03-31 Utveckla Aktivitet Mål Hur När Ansvarig Uppföljning Mentorer och mentorsgrupper Stärka stödet i yrkesrollen för våra nyanställda Mentor för nyanställda Mentorsgrupper tar vid efter introduktionstillfällena VT 2018 MC/PC Ny resurs Utvecklingsledare MC/ PC Interna karriärvägar Få medarbetare att stanna längre, och även ta steget till teamledare, chef. Undersöka möjligheten att vända perspektivet, ledarskap för medarbetare. Kan de sen tänka sig att ta steget till att bli chef? Chefstraineeprogram? VT18 PC Ny resurs Utvecklingsledare FC/MC/ PC Internt aspirantprogram för medarbetare med intresse och potential som blivande teamledare Samordna och följa upp det nya introduktionsprogrammet Ett givande introprogram Samordna och följa upp det gemensamma introduktionsprogramm et för nyanställda. HT17 PC PC
Dokumenttyp HANDLINGSPLAN 5(8) Rev 2017-07-18 Soc nämndernas förvaltning Publicerad 2017-03-31 Behålla Aktivitet Mål Hur När Ansvarig Uppföljning Arbete med organisatorisk och social arbetsmiljö i forskningsprojekt (STAMINA) under 2017-2018 Minska sjukfrånvaron Medarbetarengagemang Verksamhetsutveckling Workshop och uppföljningar Skapa förutsättningar inom enheterna att arbeta vidare med medarbetarförslagen Pågår VT17-HT18 MC/EC MC/ PC, HT17, HT18 HME HRI Arbetsmiljöutbildning för nya chefer, teamledare och skyddsombud Uppdatering i AM finns för vana chefer Kunskap om arbetsgivarnas arbetsmiljöansvar Genomföra Västerås stads AM-utbildning grund eller AMutbildningen för vana chefer Regelbundet MC/ EC PC KIA- tillbud, olycksfall och skyddsronder, följa upp användandet av systemet Förebygga ohälsa och olycksfall Statistik vid samverkan Enligt SAM årshjul SNF FC/MC/EC PC Systematiskt arbetsmiljöarbete enligt årshjul genom bl.a. skyddsrond, årlig revision, teman på APT ex kränkande särbehandling, rutiner vid hot och våld. Genom systematiskt arbetsmiljöarbete förebygga ohälsa och olycksfall Uppföljning via årlig revision Enl SAM årshjul SNF FC/EC PC HME Ledarindex Stressindex Medarbetarundersökning Verksamhetsutveckling Medarbetarengagemang Arbete med Medarbetarunders. resultat och HP Årligen (klar mars 2017) FC/EC FC/ PC HME
Dokumenttyp HANDLINGSPLAN 6(8) Rev 2017-07-18 Soc nämndernas förvaltning Publicerad 2017-03-31 Medarbetarskap Stärka medarbetardelaktighet och medarbetarengagemang Start Workshop vid Chefsforum Augusti 2017 FC/ MC/ EC FC HME Löneöversynsprocessen Kvalitetssäker löneprocess Stötta chefer i löneprocessen 2017, 2018 PC FC/MC/ PC Workshop för samverkan Ökad samverkan mellan fack och arbetsgivare Fack respektive arbetsgivare varvar med ansvar för tema vid träffen. 2 ggr/år FC/PC PC Ledarutveckling Stärka ledarskapet Utbildning i Kommunikativt ledarskap Workshop- lära av varandras goda exempel HT 17 Komm.strateg FC Ledarindex Kartlägga chefers förutsättningar Stärka förutsättningarna för ett hållbart ledarskap EC ingår i fokusgrupp för arbete med chefers förutsättningar inom Västerås stad VT17 och framåt FC/MC PC ingår i styrgrupp i Västerås stad Ledarindex Se över enheternas storlek Rätt antal medarbetare per chef. Vad som är rätt varierar och ser olika ut för olika verksamheter. Bör maximalt vara 25-30 st. Förändringsarbete med delaktighet från medarbetare 2017 FC/MC/ EC/ PC FC/MC/PC HME Ledarindex
Dokumenttyp HANDLINGSPLAN 7(8) Rev 2017-07-18 Soc nämndernas förvaltning Publicerad 2017-03-31 Riktade insatser för att arbeta med och följa upp korttidssjukfrånvaro och stressrelaterad problematik; Förebygga ohälsa Minskad sjukfrånvaro Insatser på organisatorisk nivå med koppling till Stamina Insatser på gruppnivå Individuella insatser 2017-2018 Vid behov Vid behov EC PC Sjukfrånvarostatistik Följa stadens rehabiliteringsprocess Utreda förkortad arbetsdag/ 6-timmars arbetsdag Återfå arbetsförmåga och möjliggöra återgång i arbete Finns förutsättningar för kortare arbetstid? Rutiner följs Pågår EC HT17 MC/PC MC/PC
Dokumenttyp HANDLINGSPLAN 8(8) Rev 2017-07-18 Soc nämndernas förvaltning Publicerad 2017-03-31 Avsluta Aktivitet Mål Hur När Ansvarig Uppföljning Avslutningssamtal Få en förståelse för varför medarbetare slutar och vad SNF kan förbättra. Med nytt underlag kunna arbeta proaktivt för att behålla befintlig personal. HR-konsult genomför avslutningssamtal. HR-konsult sammanställer avslutningssamtal och gör analys halvårsvis From VT17 HR-konsult PC Ta fram aktiviteter/ metoder för hur vi följer upp de som slutar Öka andelen återvändare Ta fram aktiviteter för hur vi håller kontakt med de som slutar HT 17 HR- konsult PC
BEGÄRAN 2017-06-21 Dnr 8.5-16766/2017-10 1(2) Avdelning mitt Ann-Charlotta Brandett ann-charlotta.brandett@ivo.se Västerås stad Kommunstyrelsen Individ- och familjenämnden Nämnden för personer med funktionsnedsättning Äldrenämnden 721 87 Västerås Begäran om yttrande Den 15 juni 2017 möttes vi i en dialog kring socialtjänsten i sin helhet, där utgångspunkten var det diskussionsunderlag ni fick ta del av innan mötet. Dialogen var ett avstamp i vår gemensamma strävan om att utveckla kommunens och socialtjänstens verksamhet på ett sätt som bidrar till en bättre omsorg för den enskilde. Vi vill nu följa upp dialogen med ett antal frågeställningar. 1. Vid mötet berättade ni om en omorganisation inom socialtjänsten som ska träda i kraft januari 2018. Kan ni beskriva den mer i detalj? Vilken analys ligger bakom denna omorganisation? Vilken direkt eller indirekt betydelse kan omorganisationen få för de medarbetare som arbetar längst ut i linjen? På vilket sätt gynnar denna omorganisation brukarna? 2. Socialtjänsten i Västerås har under flera år inte klarat av att uppfylla lagstiftarens alla krav när det gäller handläggning av ärenden som rör barn och unga. Vid mötet uppgav ni att ni inte kommit tillrätta med bristerna och därför undrar IVO följande: När räknar ni med att kunna uppfylla lagstiftarens krav? Hur sker prioriteringarna under tiden? Görs riskanalyser? Behövs det ytterligare åtgärder som ni ännu inte har redovisat/identifierat för att komma tillrätta med bristerna? 3. Vid mötet diskuterades Västerås nya styrsystem som implementerades under 2016. Vilka svagheter/fallgropar känner ni till med det valda styrsystemet och hur uppmärksammar/motverkar ni eventuella risker? Hur jobbar ni systematiskt med Västerås värdegrund? Hur planerar ni framåt vad gäller att få en uppföljning där socialtjänstens alla olika styrsignaler ingår? (t.ex. uppföljning Tg6 2013 v 2.5 Inspektionen för vård och omsorg Box 423 701 48 Örebro Telefon 010-788 50 00 registrator.mitt@ivo.se www.ivo.se Fax 010-788 56 46 Org nr 202100-6537
Inspektionen för vård och omsorg 2017-06-21 Dnr 8.5-16766/2017-10 2(2) av styrkort, följekort, handlingsplaner, egenkontroller, brukarundersökningar) 4. Vid mötet diskuterades att det är enhetschef/teamledare som föredrar ärenden för Individ- och familjenämnden och att socialsekreterarna inte är med. Vad är anledningen till att socialsekreterarna inte föredrar sina egna ärenden inför nämnden? Hur säkerställer ni att information inte tappas på vägen från socialsekreterare-teamledare-enhetschef-nämnd? Ser det likadant ut i de andra nämnderna? Vi vill ha ett gemensamt svar från följande nämnder senast den 30 oktober 2017: Kommunstyrelsen Individ- och familjenämnden Nämnden för personer med funktionsnedsättning Äldrenämnden Ni har också möjlighet att yttra er över inspektionsprotokollet från mötet samt över diskussionsunderlaget, om ni har ytterligare synpunkter kring detta. Svarstiden är satt för att ni ska ha god tid för intern reflektion och dialog. Det svar som ni redovisar kommer vi att följa upp med en ny dialog under hösten 2017. Ni ska ha kommit in med det som Inspektionen för vård och omsorg (IVO) begär senast 1 oktober 2017. Vid kontakt med IVO i detta ärende bör diarienummer 8.5-16766/2017 anges. Ann-Charlotta Brandett Bilaga: Inspektionsprotokoll från dialogmöte 15 juni 2017
Från: Sahlén, Eva Skickat: den 30 juni 2017 15:26 Till: Axelsson, Emma Ämne: VB: Begäran om yttrande m.m. Bifogade filer: Begäran om yttrande.pdf Uppföljningsflagga: Flagga: Följ upp Har meddelandeflagga Från: Ann-Charlotta Brandett [mailto:ann-charlotta.brandett@ivo.se] Skickat: den 22 juni 2017 15:14 Till: Sahlén, Eva Ämne: Begäran om yttrande m.m. Hej, Tack för ett bra möte förra veckan. Jag skickar över protokoll från mötet samt en begäran om yttrande/svar på frågor. Vi vill att ni svarar senast 1 oktober 2017. Ha en trevlig sommar! Med vänliga hälsningar Ann-Charlotta Brandett Inspektör Direkt: 010-788 54 78 Telefonväxel: 010-788 50 00 Inspektionen för vård och omsorg (IVO) Box 45184 104 30 Stockholm Besöksadress: Olaigatan 15, Örebro www.ivo.se