Habiliterings- och hjälpmedelsförvaltningen TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1(1) H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Ing-Britt Johansson Ledningskansli +46155245783 2013-04-10 HH-HOH13-061-1 Ä R E N D E G Å N G M Ö T E S D A T U M Nämnden för habilitering och utbildning 2013-04-29 Patientsäkerhetsberättelse för Habilitering och Hjälpmedel 2012 Förslag till beslut Nämnden godkänner patientsäkerhetsberättelsen och överlämnar den till Landstingsstyrelsen. Sammanfattning Patientsäkerhetsberättelsen beskriver hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits inom verksamheterna Habiliteringsverksamheten och Hjälpmedelscentralen samt vilka åtgärder som vidtagits för ökad patientsäkerhet. Den innefattar hur uppföljning sker genom egenkontroll och avvikelsehantering samt på vilket sätt samverkan sker med brukare, närstående och med andra aktörer kring brukaren. Bakgrund Enligt Patientsäkerhetslagen, SFS 2010:659 ska vårdgivaren upprätta en Patientsäkerhetsberättelse för föregående verksamhetsår senast den första mars varje år. Ärendets beredning Ärendet har beretts av Ledningskansliet Habilitering och Hjälpmedel i samverkan med Verksamhetschefer. Beslutsunderlag Patientsäkerhetsberättelse för Habilitering och Hjälpmedel, År 2012 Beslutet expedieras till Landstingsstyrelsen Chefläkare, landstingets ledningsstab Förvaltningschef HH Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\hh\2013\hu nämnd\(3) 29 april\4 Patientsäkerhetsberättelse 2012\HH-HOH13-061-1 SID 1(1) Patientsäkerhetsberättelse för Habilitering och Hjälpmedel 2012 210326_3_0.docx Utskriftsdatum: 2013-04-10 16:51
Dnr: HH-HOH13-061 VOHJS13-026 Patientsäkerhetsberättelse för Habilitering och Hjälpmedel År 2012 Datum och ansvarig för innehållet 2013-03-01 Ing-Britt Johansson utvecklingssamordnare 1
Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 4 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 4 Uppföljning genom egenkontroll 5 Samverkan för att förebygga vårdskador 5 Riskanalys 6 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 6 Hantering av klagomål och synpunkter 7 Samverkan med patienter och närstående 7 Sammanställning och analys 7 Resultat 7 Övergripande mål och strategier för kommande år 7 Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 2
Sammanfattning Inom Habiliteringsverksamheten har arbetet med att utveckla rutiner inom patientsäkerhetsområdet haft ett särskilt fokus under 2012. Arbetet har inriktats på genomgång av journalarkiv, rutiner för hantering av sekretesshandlingar och andra dokument samt förbättrat arbete med avvikelsehantering. Kvalitetssäkring av de administrativa rutinerna och framtagning av vårdstatistik pågår. Rutiner för arkivering av journalhandlingar har gåtts igenom, arkivredogörare och arkivsamordnare har utsetts och utbildats. Avvikelsehanteringen har uppmärksammats, både när det gäller registrering och uppföljning med förbättringsåtgärder. Andelen medarbetare som fått utbildning i att registrera avvikelser har ökat under året och fler avvikelser har registrerats jämfört med 2011. Genom registrerade avvikelser och klagomål inkomna på annat sätt, uppmärksammas behov av förbättringsarbete. Synpunkter och klagomål direkt från brukare och närstående kan framföras, i det direkta mötet, vid anonym utvärdering av habiliteringsplanen, via brukarråd samt via Patientnämnden. Både idéer, synpunkter och klagomål tas emot i verksamhetens utvecklingsarbete. Ett omfattande arbete pågår för att kvalitetssäkra vårdadministrationen och uttag av statistik som underlag för att beskriva verksamheten. Förvaltningens internkontroll har också haft fokus på patientsäkerhet. Under 2012 har remissbekräftelse och angivande av ungefärlig väntetid, till brukare följts upp. Hjälpmedelscentralen har väl fungerande rutiner när det gäller avvikelsehantering. Brukare har möjlighet att lämna synpunkter via bland annat en väntrumsenkät. Brukarorganisationerna deltar i brukarråd vilket är ett forum där patientsäkerhetsfrågor kan diskuteras. Hjälpmedelscentralen har ändamålsenliga lokaler för olika typer av funktionsnedsättningar och inga risker för vårdskador har identifierats under året. 3
Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Delaktighet, tillgänglighet, kvalitetssäkrade och effektiva processer är målet för verksamheten. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Förvaltningschefen har det övergripande ansvaret för patientsäkerhetsarbetet inom förvaltningens verksamheter. Verksamhetschefen har sitt ansvar för respektive verksamhet. Inom Habiliteringsverksamheten innehas det medicinska ledningsansvaret av en barnneurolog. Inom verksamheterna finns enhetschefer med ett delegerat ansvar för det vardagliga arbetet på enheterna. I verksamheten finns även ett delegerat ansvar som arkiv- och avvikelsesamordnare. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Det finns inga rapporterade vårdskador inrapporterade under 2012. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Habiliteringsverksamheten: Från och med 2012 har en sekreterare delegation att vara arkivansvarig. Det finns sedan tidigare en arkivredogörare per enhet. Under våren hölls en utbildning av landstingsarkivet för alla sekreterare och assistenter. Förbättringsarbete pågår bland annat med att skapa en dokumenthanteringsplan för Habiliteringsverksamheten. Sortering i journalarkiv har skett på flera enheter, förvaring har setts över och nya säkra dokumentskåp har införskaffats. Ytterligare arbete återstår på några enheter och i verksamhetens centralarkiv. Under hösten tillsattes en arbetsgrupp i syfte att förenkla de administrativa rutinerna och få en säker rapportering. Statistiken behöver kvalitetssäkras, hanteringen förenklas och uppgiften läggas på rätt funktioner. Kartläggning över de administrativa processerna vid remiss, ärendekonferens, utredningar, habiliteringsinsatser och vid avgränsade specialiståtgärder, har påbörjats. Risker identifieras efter hand när arbetet löper på. Arbetsgruppen har tagit hjälp av andra med erfarenhet inom området och dialog förs med verksamhetsutvecklare för att fånga upp det som påverkas och är beroende av annat utvecklingsarbete. Ett par förändringar har genomförts: alla kallelser skapas nu i SYSteam Cross vårdadministration och är anpassade till de behov och krav som ställts. brukarens habiliteringsplan skrivs under rätt anteckningstyp och inte i 4
brevmallsform. Ytterligare förbättringsåtgärder återstår. från och med årsskiftet kommer registrering av återgivning från externa konsultpsykologer i vårdåtagandet att starta den behandling som vi erbjuder på detta möte. I och med denna förändring blir det möjligt att rapportera statistik på nationell nivå vad gäller behandlingsstart vid autism och autismliknande tillstånd. i syfte att kunna redovisa korrekta uppgifter kring tillgänglighet och att följa dess utveckling, avses rutinen ses över. Hjälpmedelscentralen: På Hjälpmedelscentralen har inga speciella åtgärder, utöver det sedvanliga arbetet med bland annat avvikelsehantering, vidtagits under året. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Habiliteringsverksamheten: Verksamheten registrerar i nationellt CPUP-register (Cerebral Pares uppföljnings program), där uppföljning sker för att minimera och motverka utveckling av felställningar i övre och nedre extremiteter på grund av tonusavvikelser. Förberedelse pågår för att kunna påbörja registrering i ett nystartat nationellt kvalitetsregister för habiliteringsinsatser, HABQ. Registret baseras på följsamhet till nationellt framtagna riktlinjer, så kallade Evidensbaserade Habiliterings Program. I samarbete med Öron- näsa- hals-kliniken (ÖNH) har en planering påbörjats för att registrera i nationellt kvalitetsregister för gravt hörselskadade. Verksamheten deltar i nyckeltalssamverkan, NYSAM, med fyra områden, Syncentraler, Hörselvård, Tolkcentraler och Habilitering. Jämförelser av verksamhetens nuvarande resultat jämfört med tidigare resultat, sker i delårs- och årsrapportering. Målgruppsundersökningar genomförs via; utvärdering av habiliteringsplaner, enkät till tolkanvändare och personer som erhållit hörselrehabilitering och habilitering. Granskning av journaler och annan dokumentation samt loggkontroller genomförs kontinuerligt Hjälpmedelscentralen: Hjälpmedelscentralen har väl fungerande rutiner för avvikelsehantering där olika system används för att kunna ta hand om avvikelser relaterade till brukares hjälpmedel från länets vårdgivare. Varje avvikelse hanteras för sig och anmälaren får skriftligt besked om att avvikelsen mottagits och sedan ett skriftligt besked på att avvikelsen hanterats och hur den åtgärdats. Avvikelserna gås igenom med berörd personal. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Habiliteringsverksamheten har under året tecknat en överenskommelse med vuxenpsykiatrin i Södra och Västra länsdelen. Överenskommelsen syftar till samverkan i brukarärenden, där kom- petens från båda verksamheterna be- 5
hövs för att tillgodose behovet av habilitering respektive psykiatrisk behandling. Hjälpmedelscentralen samverkar med sex andra landsting i hjälpmedelsfrågor, bland annat i upphandlingsfrågor. Ett gemensamt avvikelsehanteringssystem har tagits i bruk för att kunna registrera avvikelser gentemot hjälpmedels leverantörer. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Inga riskanalyser är genomförda 2012. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Avvikelser Habiliteringsverksamheten: Sammanställning av avvikelser, registrerade i Synergi 500 visade 2011, 38 rapporterade avvikelser, 2012 rapporterades 59 stycken. 44 avvikelser gäller våra egna enheter och 14 gäller en annan verksamhet/förvaltning. En avvikelse från annan verksamhet/förvaltning gäller remisshantering. 39 av årets avvikelser gäller kategorin patient och vårdrelaterat. De flesta, 29 stycken, gäller informationshantering, sex stycken gäller bemötande, tre stycken medicinsk omvårdnadsprocess och en gäller medicintekniska produkter. Kategori arbetsmiljö nio stycken och kategori klagomål tio stycken. Det stora antalet avvikelser vad gäller informationshantering har sin bakgrund i det arbete som pågår avseende journalarkiven. Inrapporterade avvikelser har lett till olika åtgärder såsom; enskilda samtal, förändrade rutiner, informationsinsatser samt samtal i grupp. Hjälpmedelscentralen: Sammanställning av avvikelser registrerade i Synergi 500 under 2012 visar totalt 183 inrapporterade avvikelser som Hjälpmedelscentralen ansvarar för. Den största andelen handlar om avvikelser gällande själva produkterna/ hjälpmedlen, 101 st. Inrapporterade avvikelser avser felaktiga leveranser samt undermålig funktionskontroll innan leverans. Åtgärder som vidtagits på grund av avvikelserna är informationsinsatser samt samtal enskilt eller i grupp. 6
Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Fem klagomål från Patientnämnden och ett ärende från Socialstyrelsen har hanterats inom Habiliteringsverksamheten. Ärendena har handlat om bemötande, väntetider, rutiner för remisshantering och samverkan. Samtliga ärenden har lett till förbättringar inom nämnda områden. Hjälpmedelscentralen har inga registrerade synpunkter från brukare eller närstående under året. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 På Hjälpmedelscentralen har brukare möjlighet att lämna synpunkter på verksamheten via en väntrumsenkät som finns tillgänglig i väntrummet. Brukarorganisationer bjuds in till brukarråd två gånger per år. Där har företrädarna för brukarna möjlighet att ta upp frågor av olika karaktär. Varje år skickas en brukarenkät ut till ca 900 brukare. Där finns möjlighet för brukaren att lämna synpunkter på verksamheten. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Se ovanstående. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Se ovanstående. Övergripande mål och strategier för kommande år Patientsäkerhet har fortsatt fokus under 2013. En föredragning från och diskussion med representanter från Hälso- och sjukvårdsförvaltningens Patientsäkerhetsenhet är inplanerat tillsammans med förvaltningens samlade ledning. En plan för det fortsatta patientsäkerhetsarbetet kommer därefter att tas fram. Fortsatt utveckling av avvikelsehanteringen är ett prioriterat område med syfte att öka benägenhet att registrera avvikelser, att bättre sammanställa och analysera dessa samt därefter vidta åtgärder. Slutföra gallring i arkiv. Slutföra påbörjad dokumenthanteringsplan. Genomföra fler brukarundersökningar. 7