2017 års patientsäkerhetsberättelse och plan för 2018 för Nytida Davsjö AB, Fristad HVB Datum och ansvarig för innehållet 2018-02-14 Andreas Hosio, verksamhetschef Mallen är anpassad av Nytida AB utifrån Sveriges Kommuner och Landstings mall Kvalitetsavdelningen 2017-01-10
Innehållsförteckning Sammanfattning Övergripande mål och strategier Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Struktur för uppföljning/utvärdering Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Uppföljning genom egenkontroll Samverkan för att förebygga vårdskador Riskanalys Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Hantering av klagomål och synpunkter Sammanställning och analys Samverkan med patienter och närstående Resultat Övergripande mål och strategier för kommande år Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 Patientsäkerhetsberättelsen ska beskriva verksamhetens patientsäkerhetsarbete under föregående kalenderår, vilka åtgärder som vidtagits för att öka patientsäkerheten och vilka resultat som uppnåtts. 2/13
Sammanfattning Nytida bedriver vård och omsorg i särskilt boende samt daglig verksamhet. De personer som bor och vistas på verksamheterna har biståndsbeslut enligt Socialtjänstlagen (SoL) och den övervägande delen av insatser är enligt SoL och LSS. Där Nytida har ansvar att bedriva hälso- och sjukvård ska årligen en patientsäkerhetsberättelse upprättas. Fristads hem för vård och boende (HVB) vänder sig till barn och unga i åldern 13-18 år och som har en psykosocial problematik och neuropsykiatrisk funktionsnedsättning. Åldersspannet på den yngsta respektive äldsta inskrivna får ej överstiga fem år. Det är den unges behov som styr och behandlingen sker individuellt med grund i struktur, rutiner och trygghet. Fristad HVB har en egen sjuksköterska som finns på plats en gång i veckan. Den unge är knuten till närmsta vårdcentral och kan vid behov ha kontakt med BUP (barn och ungdomspsykiatrin). Under 2017 har varje inskriven ungdom fått ett eget medicinskåp samt en egen HSLpärm (hälso- och sjukvård). Vidbehovsläkemedel såsom receptfria värktabletter, nässpray och hostmedicin har skrivits in på läkemedelslistan för varje enskild ungdom. Hälso- och sjukvårdsdokumentationen (HSL) har börjat utformas av sjuksköterskan. Utifrån kvalitetstillsynen så finns det många förbättringsområden som avser hälso- och sjukvård, med tyngdpunkt på dokumentation. Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Qualimax är företagets ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Företagets ledning fastställer kvalitets- miljö och arbetsmiljöpolicy, övergripande mål, beskriver roller och ansvar, säkrar resurser och kompetens samt följer upp och utvärderar målen. Företaget ger direktiv och säkerställer så att ledningssystemet för varje verksamhet är ändamålsenligt, med mål, organisation, rutiner, metoder och vård- och omsorgsprocesser som säkerställer kvaliteten. En trygg och säker hälso- och sjukvård erhålls genom ett systematiskt kvalitetsarbete i hälso- och sjukvården. Nytida har satt upp mål och strategier som ett led i arbetet: Arbeta med att alla har kunskap om rapporteringsskyldigheten kring händelser, vårdskada Arbeta för att alla boende ska ha en korrekt omvårdnadsdokumentation Säkerställ att alla boende har en risk- och preventionsbedömning när de flyttar in, över tid och minst var 6e månad. 3/13
Alla boende där man finner en risk ska ha en omvårdnadsplan upprättad och den ska följas och kontinuerligt följas upp och revideras Säkerställ att alla boende får en bra sista tid i livet Säkerställa och effektivisera samverkan i vårdprocessen för den boende genom tydlig mötesstruktur och bra teamarbete mellan alla yrkeskategorier. Säkerställ att de boende som är i behov av inkontinensskydd har ett korrekt utprovat och ordinerat skydd av en sjuksköterska med förskrivning Arbeta aktivt och konsekvent med personlig kompetensutveckling av alla medarbetare och frigöra den samlade kompetensen hos befintlig person Arbeta för en säker läkemedels- och delegeringsprocess Följa basal hygien i vård och omsorg Målen för 2017 var följande: Mål: Att säkerställa att alla ungdomar, vid behov, får en risk och preventionsbedömning gjord i samband med inflytt. Metod: Rutin för att involvera SSK tidigt vid en inflytt. Strukturera upp uppföljningsmötena så att SSK kan närvara. Mål: Öka uppföljningsfrekvensen av riskbedömningen. Metod: Följa upp riskbedömningen med jämnare mellanrum för att kartlägga om fokus läggs på rätt områden. Mål: Att all personal skall genomgå webbutbildningen och att självskattning skall genomföras enligt rutin. Metod: Maila information till medarbetarna. Sätta självskattning som en punkt på dagordningen för APT. Mål: Att alla ungdomar skall ha korrekt omvårdnadsdokumentation. Metod: Kvalitetsansvarig Emil Libom, Verksamhetschef (VC) och Gruppchef (GC) går igenom tillsammans med SSK (Sjuksköterska). De bestämmer vem som gör vad. Mål: Att delegeringsutbildning sker kontinuerligt vid nyanställning. Metod: Prata med SSK om hur vi kan effektivisera delegeringsprocessen vid nyanställning. Mål: Att antalet läkemedelsavvikelser skall minska. Metod: Stående punkt på personalmöte där avvikelser och rutiner för läkemedelshantering gås igenom. 4/13
Mål: Att allvarliga avvikelser skall rapporteras vidare. Metod: Ökad diskussion mellan SSK och verksamhetschef kring allvarliga avvikelser. Samtliga mål för 2017 upplevs vara uppfyllda på ett tillfredsställande vis. Andelen läkemedelsavvikelser har ökat något men allvarlighetsgraden har minskat, något som tyder på att rapporteringsfrekvensen har ökat snarare än att antalet faktiska läkemedelsavvikelser har ökat. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Ansvarsfördelning för att säkerställa patientsäkerhetsarbetet VD har ett övergripande ansvar för styrning av företaget samt att kommunicera kvalitetspolicy och mål. Affärsområdeschef/sektorchef ansvarar för att följa upp varje regions kvalitetsarbete månadsvis. Regionchefen har ansvaret i regionen att kommunicera krav och rutiner samt att följa upp kvaliteten i varje enskild verksamhet och säkra verksamhetschefens kompetens. Verksamhetschefen ( 29) ansvarar för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet, god kvalitet och effektivitet. Verksamhetschefen har det löpande ansvaret för att verksamheten uppfyller ställda krav utifrån god och säker vård. Verksamhetschefen ansvarar för att legitimerad personal har rätt kompetens. Legitimerad personal följer kontinuerligt upp sitt dagliga arbete. Legitimerad personal ansvarar för att utföra risk- och preventionsbedömningar för respektive patient. De ansvarar också för att insatser av hälso- och sjukvård utförs och måluppfyllelse fortlöpande utvärderas. Vårdgivare (juridiskt bolag) är ansvarig för rapportering och utredning av vårdskada. På kvalitetsavdelningen har vårdgivaren utsedda personer som har uppdraget att upprätta och utvärderar riktlinjer för hälso- och sjukvården samt inneha anmälningsansvar för allvarlig vårdskada. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Alla medarbetare har kunskap om hur Nytidas rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivaren. Vid risk för vårdskada utreder vårdgivaren och lämnar vidare till anmälningsansvarig. 5/13
Kvalitetsrådet är verksamhetschefens forum där man systematiskt arbetar med ett ständigt förbättringsarbete och identifierar och bearbetar kvalitetsbrister inom verksamheten. Som underlag används avvikelserapporter, klagomål, synpunkter och förbättringsförslag. Erfarenheterna av det inträffande återförs till medarbetare, patient, närstående eller andra intressenter. Kvalitetsrådet beslutar om kvalitetshöjande åtgärder. För att undvika vårdskador, arbetar verksamheten aktivt med riskanalyser och handlingsplaner. Varje månad följs kvalite och patientsäkerhet i varje led i företaget och underlag för detta är tillgängliga kvalitetsdata. Verksamhetens arbete för struktur för uppföljning och utvärdering Fristad HVB hade under 2017 två kvalitetsråd enligt riktlinje. Kvalitetsrådet skall på sikt genomföras med VC, GC och ev kvalitetsombud från två enheter i Fristad samt kvalitetsansvarig. På dessa kvalitetsråd är planen att beslut skall tas om kvalitetshöjande beslut tas. På kvalitetsrådet ska fokus ligga på kvalitén i dokumentationen samt kunskapen kring våra rutiner för avvikelsehantering och förbättringsloggen. Under sen höst 2017 beslutade VC samt kvalitetsansvarig att ett omtag ska göras inför 2018. Kvalitetsråden är kvalitetsansvariges forum och denne kommer att vara sammankallande till ett möte per månad. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Vårdgivarens oberoende kvalitetsavdelning har under året reviderat och implementerat nya riktlinjer, rutiner, blanketter och checklistor angående patientsäkerhet. Dessutom har systematisk uppföljning av avvikelser genomförts och återkopplats till ansvariga för uppföljning av vidtagna åtgärder. Under året har patientsäkerhetsarbetet bedrivits genom ett aktivt arbete med att rapportera händelser och systematiskt följa upp dessa i ledningssystemet. Vi har en anställd sjuksköterska som har som uppdrag att vara medicinansvarig, dela dosetter, vara rådgivande, genomföra delegeringsutbildning och utfärda delegeringar. Sjuksköterskan har tillsammans med verksamhetschefen arbetat med att kartlägga och skapa lokala rutiner och övrig hälso- och sjukvårdsdokumentation. Sjuksköterskan har även fokuserat på att ta fram och sammanställa lokala rutiner. 6/13
Varje enskild ungdom har under 2017 fått eget medicinskåp och egen hälso- och sjukvårdspärm. All personal har genomgått delegeringsutbildning. Fristad HVB har arbetat för att rapportera händelser och följa upp dem enligt rutin i Q- maxit. Detta kommer att fortsätta vara ett fokusområde under 2018 då 2017 fortfarande var ett uppstartsår och även om nu kompetens i inrapporteringen bedöms vara av adekvat kvalitet så återstår arbete som kräver fokus och uppföljning. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontrollen ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att vårdgivaren ska kunna säkerställa verksamhetens kvalitet. Egenkontrollen genomförs två gånger om året, i maj och november. Fristad HVB fick i maj 2017 ett kvalitetsindex på 1,47 av 2,0 och i november 1,55 av 2,0. Frågorna i egenkontrollen besvaras av verksamhetschefen tillsammans med personalgruppen samt legitimerad personal. Frågorna besvaras i Q-maxit som är ITstödet för kvalitetsledningssystemet Qualimax. Egenkontrollen genomförs för att identifiera de förbättringsområden som finns i verksamheten. Dessa förbättringsområden arbetar sedan personalen med i förbättringsloggen. Under 2017 har inte MAS/kvalitetsutvecklaren genomfört kvalitetstillsyn på Fristad HVB. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Läkarsamverkan och samverkansöverenskommelse Fristad HVB har ingen överenskommelse för läkarsamverkan. Den unge har en ansvarig läkare i sin hemkommun och är under placeringstiden på Fristad HVB inskriven på lokal vårdcentral i Fristad. Om den unge har behov etableras en kontakt med BUP (barn och ungdomspsykiatrin) i Borås. Om en aktuell BUP-kontakt finns i hemkommunen arbetar vi för att denna skall kvarstå. Samverkan med uppdragsgivare Samverkan med uppdragsgivaren sker var 6:e till 8:e vecka under den unges placeringstid. Under dessa möten går vi igenom alla områden för den unge. Om klagomål eller händelser skulle inträffar återkopplar verksamhetschefen direkt till uppdragsgivaren Samverkan mellan yrkesgrupper runt patienten Om behovet av öppenvårdsinsatser skulle uppstå har vi en egen öppenvård vi i första hand vänder oss till. Den överenskommelsen sker i samverkan med uppdragsgivaren. 7/13
Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Riskanalys och handlingsplan upprättas när den unge flyttar in på Fristad HVB. Dessa revideras vid behov men minst två gånger per år. Genom att kontinuerligt följa upp risker och uppdatera handlingsplaner kan trygghet och säkerhet för den unge säkras. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 2011:9 5 kap. 4 Rapportering av händelser/ Avvikelser Vårdgivaren har i sitt ledningssystem processer och riktlinjer för rapporteringsskyldighet. Alla medarbetare på Fristad HVB har fått information om rapporteringsskyldighet samt skrivit under att de tagit del av den informationen. Fristad HVB använder sig av Q-maxit för att registrera avvikelser och all personal har fått utbildning i systemet. Varje registrerad avvikelse går att rapportera vidare om medarbetaren vill rapportera en risk eller en påtaglig risk för missförhållande. Om det finns behov av att arbeta vidare med en avvikelse för att en rutin behövs kan detta göras i förbättringsloggen. När en avvikelse registrerats skall verksamhetschefen följa upp den. Avvikelserna behandlas på lämpliga mötesforum såsom kvalitetsråd, gruppchefsmöte, personalmöte. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Vårdgivaren har i sitt ledningssystem processer och riktlinjer för synpunkter och klagomål. På Fristad HVB finns blanketten för klagomål och synpunkter lätt tillgängliga för de unga samt en brevlåda för att de unga ska kunna lämna synpunkter och klagomål helt anonymt. Inkomna synpunkter och klagomål registreras som en avvikelse i Q-maxit och handläggs vidare där. I allvarligare avvikelse rapporteras dessa vidare till överordnad chef. Återkoppling till berörd ungdom, uppdragsgivare och anhöriga sker av verksamhetschefen. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 8/13
Under 2017 inkom inga ärenden gällande synpunkter och klagomål på verksamheten Fristad HVB. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Samverkan med patient och närstående Verksamheten samverkar på olika sätt med såväl den enskilde samt närstående, om samtycke finns. Verksamheten arbetar med kontinuerliga boråd. Nytida har en kundombudsman. Kundombudsmannen tar emot synpunkter och klagomål från patienter och närstående och är oberoende. Hur engagerade närstående är i den unge kan se olika ut. Vi ställer oss positiva till att samverka med närstående om dessa är positiva för ungdomen. Redan vid ett studiebesök på Fristads HVB informeras den unge, närstående och uppdragsgivare om företagets kundombudsman. Riskanalyser, handlingsplaner och avvikelser skall återkopplas till berörda utan fördröjning. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 3 Antal avvikelser gällande hälso- och sjukvård tagna från Q-maxit. Resultat 2017 Område: Mål: Ge en säker och högkvalitativ hälsooch sjukvård som uppfyller de krav och mål enligt HSL Strukturmått: Dessa förutsättningar behövs för att vi ska nå vår målsättning Processmått: Processer och aktiviteter vi utfört för att nå vår målsättning Resultatmått: Andel (%) av rapporterade avvikelser som medfört vårdskada som tex fraktur, smitta, sår. Måluppfyllelse: Resultat kopplat till målet 9/13
Fall Att alla patienter ska ha en dokumenterad fallriskbedömning. På nyinflyttade boende ska bedömningen vara gjord inom tre dygn. Rutiner och riktlinjer för fallprevention Avvikelsehantering Kompetens hos hälsooch sjukvårdspersonal Ej aktuellt. 0 % Fallriskbedömning görs ej per automatik. Ett konstruktivt kvalitetsarbete för att förebygga fall och fallskador Basal hygien i vård och omsorg Att följa basal hygien i vård och omsorg enligt författningen, gällande Rutiner och riktlinjer för basal hygien i vård och omsorg Vi har handsprit utställt. Handskar skall användas vid matlagning. 0 % Handhygien sköts. Dock skall alla gå utbildningen under meddelandeblad och styrdokument Kompetens hos all personal Vi arbetar inte med omvårdnad. 2017. Handledning/utbildn ing Självskattning av följsamheten Rapporteringsskyldighet Att alla medarbetare känner till och kan Rutiner och riktlinjer för hantering av händelser. Vid nyanställning gås rapporteringsskyldigheten 0 % Genom att gå igenom rapportera händelser enligt rutiner och riktlinjer igenom. Varje ny medarbetare skriver på att de tagit del av rapporteringsskyldi gheten vid nyanställning ökar informationen. Rapporteringsskyldighete n gås sedan igenom enligt medvetenheten hos medarbetaren. Kontinuerlig HR-året, 1 ggr/år. upprepning är av vikt. Läkemedels- Att alla medarbetare: Korrekt Alla medarbetare skall gå Genom att ha en hantering och delegeringsprocessen kan överlämna läkemedel på ett säkert sätt delegeringsförfarande av leg personal delegeringsutbildning innan de blir delegerade. Vi har en SSK anställd SSK i verksamheten ökar uppföljningsfrekve En säker läkemedelshanteri ng Ett konstruktivt kvalitetsarbete kring läkemedelshanteringen som följer upp. Det finns 1 medicinskåp per ungdom. nsen. Genom att varje ungdom har 1 medicinskåp ökar 10/13
säkerheten vid hantering av läkemedel. Dokumentation En tillräcklig, väsentlig Rutiner och riktlinjer för SSK har påbörjat arbetet Målet är i stora och korrekt dokumentation hur man dokumenterar Handledning/utbildning med rutiner och riktlinjer för att implementera dessa i verksamheten. delar uppfyllt. Fungerande lokala rutiner finns och Egenkontroll två ggr/år Egenkontrollen genomförs. Handledning och utbildning i brister som framkommer hanteras Loggkontroller dokumentation har vi en kvalitetsansvarig som utför. rutinmässigt. Munhälsa Alla boende ska erbjudas en god munvård Följa rutiner och riktlinjer för risk- och preventionsbedömning Inga särskilda vidtagna processer. 0 % Ungdomarna går till folktandvården och behöver de hjälp med tandborstning så får de det. Samarbete och intern Ett ökat samarbete och en säkerställd intern Rutiner och riktlinjer för arbetssätt och Rutiner för överlämning samt hur vi kontaktar 0 % Rutin för kontakt med SSK, jour osv kommunikation informationsöverföring informationsöverföring SSK, jour m.fl. Löpande diskussion på APT finns. Inför 2018 så bedöms vi ligga tillräckligt långt framme för att på ett seriöst vis kunna involvera SSK och andra vårdgivare redan i ett proaktivt skede. 11/13
Patientsäkerhetsplan 2018 för verksamheten Fristad HVB Företagets systematiska kvalitetsarbete består under året av flera aktiviteter där varje verksamhet som bedriver hälso- och sjukvård följer dem. Nytidas versamheter ska under 2017 aktivt arbeta med patientsäkerhet, med utgångspunkt i: Vårdgivarens områden för ökad patientsäkerhet Risk och preventionsbedömningar alla boende ska ha en risk och preventionsbedömning gjord i samband med inflytt och över tid Konstruktivt kvalitetsarbete utifrån riskbedömning per boende Basala hygienrutiner All personal ska följa basal hygien i vård och omsorg Dokumentation Alla boende ska ha en korrekt omvårdnadsdokumentation Läkemedel- och delegeringsprocessen Det ska vara en säker läkemedels- och delegeringsprocess Minska läkemedelsavvikelser Verksamhetens mål för 2018 och metod för att uppnå målen Mål: Att säkerställa att alla ungdomar, vid behov, får en risk och preventionsbedömning gjord i samband med inflytt. Metod: Att kartlägga hur informationsflödet till SSK inför inflytt ser ut så att denne har adekvat underlag för att kunna agera proaktivt. Mål: Öka uppföljningsfrekvensen av riskbedömningen. Metod: Bibehålla och bevaka den täta uppföljningsfrekvensen. Att öka förståelsen genom bl a fallbeskrivningar för personal på APT. Mål: Att de basala hygienrutinerna efterlevs och inte glöms bort. Metod: Förtydligande hygienföreskrifter vid t ex kök, handfat, kontor och jourrum. Mål: Att alla ungdomar skall ha korrekt omvårdnadsdokumentation. Metod: Kvalitetsansvarig Emil Libom, VC och GC går igenom tillsammans med SSK. De bestämmer vem som gör vad. Mål: Att delegeringsutbildning sker kontinuerligt vid nyanställning samt följs upp enligt lag. Metod: SSK kommer under 2018 att ha vissa sjukvårds-, psykiatri- och läkemedelsteman i samband med veckomöten. Mål: Att antalet läkemedelsavvikelser skall minska. Metod: Stående punkt på personalmöte där avvikelser och rutiner för läkemedelshantering gås igenom. 12/13
Rapportering av händelser Vårdskada Tydligare uppföljning av VC och SSK. Mål: Att allvarliga avvikelser skall rapporteras vidare. Metod: Ökad diskussion mellan SSK och verksamhetschef kring allvarliga avvikelser. 13/13