Samordnad helhet av service för äldre i Mellersta Österbotten SHM/3239/2016

Samordnad helhet av service för äldre i Mellersta Österbotten SHM/3239/2016 Liisa Ahonen Förändringsagent för projektet Hemvård för äldre och närståendevård för alla ålderskategorier Samkommunens styrelse 5.11.2018 1

Innehållsförteckning Sammanfattning: Allmän beskrivning av servicestigen... 3 1. Inledning... 4 2. Bakgrundsfakta... 4 Äldre befolkning... 4 Befolkningens välfärd... 6 3. Strategiska principer inom vården och omsorgen... 8 4. Organisationsstrukturen inom vården och omsorgen... 10 5. Ordnande av service inom vård och omsorg... 11 6. Personal och ledning... 14 7. Vårdens och omsorgens datasystem i Soite... 15 8. Uppföljning, bedömning och utveckling... 17 9. Kommunikationsstrategi för befolkningen... 18 10. Avslutningsvis... 18 Bilaga: Klientbeskrivningar 2

Sammanfattning: Allmän beskrivning av servicestigen Tryggande av en så bra funktionsförmåga under åldrande som möjligt är den viktigaste förberedande åtgärden i ett landskap som har en åldrande befolkning. Av kommunerna krävs hinderfria och trygga boendeoch levnadsmiljöer och av den äldre själv krävs ett aktivt och deltagande levnadssätt Samkommunens allmänna servicerådgivning och elektroniska tjänster hjälper en klient att klara sig självständigt och stödjer hens egenvård. Också seniorpunkterna och hälsogranskningar för äldre stödjer hemmaboendet redan innan klientskapet inleds. Klienthandledning stödjer den äldre när hen behöver hjälp för att klara sig i vardagen. Man skräddarsyr den service för klienten som hen behöver - ofta räcker det i början med olika stödtjänster och/eller närståendevård. Närståendevårdarens ledigheter ordnas i huvudsak med hjälp av rehabiliterande intervallvård. Målet är att klienten klarar sig så självständigt som möjligt. Klienthandledningen ansvarar för bedömning av servicebehovet, för administrativa beslut och för klientplan inklusive uppföljning. Innan regelbunden hemvård påbörjas är klienten klient hos hemgångsteamet under en rehabiliterande bedömningsperiod. Under bedömningsperioden kartlägger man klientens funktionsförmåga och resurser utifrån vilka man bedömer hens servicebehov. Verksamhetsstyrningen anordnar den hemvård som klienten behöver i enlighet med klientplanen. Varje klient har en egen utnämd skötare och en rehabiliteringsplan vars genomförande man följer med. Varje klient har tillgång till en egen distansläkare 24/7. Digitala lösningar, t.ex. virtuella besök, läkemedelsrobotar osv., stödjer hemmaboendet i allt större utsträckning. I akuta situationer och/eller om behandlingen av en sjukdom kräver det har man tillgång till allmänmedicinsk avdelningsvård och vid behov avdelningsvård inom specialsjukvården. Vården främjar alltid rehabiliteringen och hemgångsdatumet fastställs genast när rehabiliteringsplanen görs upp. Utnyttjandet av kompetensen inom specialsjukvård och primärvård är mer integrerad än tidigare. Efter vård på avdelning eller som alternativ till avdelningsvård eller efter att funktionsförmågan annars försämrats, kan man ordna hemsjukhustjänster till hemmet eller en period av effektiverad hemrehabilitering för att göra det möjligt att fortsätta hemmaboendet. Om servicen som tillhandahålls hemma inte längre är tillräcklig för att göra hemmaboendet tryggt, ordnas dygnetruntvård antingen i en enhet inom effektiverat serviceboende eller inom familjevård. Behovet av dygnetruntvård bedöms under rehabiliterande intervallvård. En klient inom serviceboende omfattas av distansläkartjänster. Vården i livets slutskede kan beroende på klientens behov eller önskemål ske antingen hemma hos klienten eller i dygnetruntvård. 3

1. Inledning Planen om en samordnad helhet av service för äldre baserar sig på Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun Soites plan för ordnande av välfärdstjänster och ingår i den kommande landskapsstrategin. Planen har beretts i samarbete mellan förändringsagenten för spetsprojektet Hemvård för äldre och närståendevård för alla ålderskategorier och cheferna och personalen inom Vårdens och omsorgens verksamhetsområde. I beredningsprocessen deltog också bland annat personer från frivilligorganisationer och personer från klientrådet för äldre. Verksamheten inom vården och omsorgen baserar sig förutom på lagstiftningens normer också på kvalitetsrekommendationen för att trygga ett bra åldrande, regeringens spetsprojekt Hemvård för äldre utvecklas och närståendevården för alla ålderskategorier förbättras samt på det nationella utvecklingsprogrammet för närståendevård, på det nationella minnesprogrammet och utvecklingsprogrammet för att förbättra äldres boende. 2. Bakgrundsfakta Mellersta Österbottens landskap består av åtta egentliga medlemskommuner. Det sammanlagda invånarantalet i medlemskommunrna var 31.12.2017 68 780. Från 1.1.2017 har kommunerna i landskapet integrerat alla social- och hälsovårdstjänster i landskapets i social- och hälsovårdssamkommun Soite. Till Soite hör som medlemmar dessutom Kronoby kommun som hör till landskapet Österbotten och för vilken Soite producerar alla social- och hälsovårdstjänster samt Reisjärvi kommun som hör till Norra Österbotten som är partiell medlem i fråga om specialsjukvårds- och specialomsorgstjänster. Samkommunen har dessutom avtalsbaserat och annat samarbete med 14 andra närliggande kommuner/städer. Den här planen gäller tjänsterna för invånare i kommunerna inom Mellersta Österbotten. Hittills har Soite producerat tjänster enligt lika principer också för Kronoby som hör till landskapet Österbotten. Efter landskapsreformen är det landskapet Österbotten som ansvarar för produktionen av tjänster för Kronoby. Äldre befolkning Invånarantalet i Mellersta Österbotten har vuxit jämnt under en lång tid. Tillväxten har främst skett i landskapscentret Karleby. I kommunerna i Lestijokidalen och Perho älvdal minskar befolkningen i alla åldersgrupper förutom i åldersgruppen över 65-åringar. År 2040 bor det ungefär 4 400 fler över 75-åringar i Mellersta Österbotten än i slutet av år 2017. När det gäller att ordna tjänster är det centrala att samtidigt som den äldre befolkningen växer, minskar antalet personer i arbetsför ålder, både proportionellt och absolut. Redan nu har man brist på arbetskraft inom många branscher. 4

Befolkningsprognos över 75-åringar 2017-2040 12000 10000 8000 8923 10120 10657 10884 6000 4000 2000 6474 7012 0 2017 2020 2025 2030 2035 2040 Figur 1. 75 år fyllda personer i Mellersta Österbotten enligt befolkningsprognos. Källa: Statistikcentralen Tabell 1. Kommunernas befolkning 31.12.2017 och andelen över 75-åringar samt befolkningsprognoser och antalet över 75-åringar kommunvist och regionvist. Källa: Statistikcentralen Kommun befolkni ngen 2017 över 75- åring ar 2017 andelen över 75- åringar av befolkni ngen 2017 befolkningspr ognos 2020 över 75- årin gar 2020 andelen över 75- åringar av befolkni ngen 2020 befolkningspr ognos 2025 över 75- årin gar 2025 andelen över 75- åringar av befolkni ngen 2020 befolkningspr ognos 2030 över 75- årin gar 2030 andelen över 75- åringar av befolkni ngen 2020 Halso 1171 178 15.2 1096 188 17.2 1020 205 20.1 964 218 22.6 Kannus 5520 508 9.2 5445 549 10.1 5330 691 13.0 5259 804 15.3 Kaustby 4309 429 10.0 4263 474 11.1 4263 568 13.3 4246 638 15.0 Karleby 47723 4199 8.8 48625 4606 9.5 49600 6000 12.1 50312 6816 13.5 Lestijärvi 789 103 13.1 777 98 12.6 757 128 16.9 746 144 19.3 Perho 2860 268 9.4 2760 277 10.0 2662 374 14.0 2576 390 15.1 Toholamp i 3192 361 11.3 3229 402 12.4 3141 486 15.5 3065 522 17.0 Vetil 3216 428 13.3 3176 418 13.2 3079 498 16.2 2982 588 19.7 Sammanl 1012 agt 68780 6474 9.4 69371 7012 10.1 69852 8950 12.8 70150 0 14.4 Karleby 47723 4199 8.8 48625 4606 9.5 49600 6000 12.1 50312 6816 13.5 Perho älvdal 11556 1303 11.3 11295 1357 12.0 11024 1645 14.9 10768 1834 17.0 Lestijokida len 9501 972 10.2 9451 1049 11.1 9228 1305 14.1 9070 1470 16.2 Sammanla gt 68780 6474 9.4 69371 7012 10.1 69852 8950 12.8 70150 1012 0 14.4 Antalet äldre ökar proportionellt mest i de mer urbana kommunerna i landskapet, Karleby, Kannus och Kaustby. 5

Befolkningens välfärd Demografisk försörjningskvot Befolkningens försörjningskvot har försvagats år för år och är nu 71,1 % i Mellersta Österbotten. När det gäller Perho påverkas försörjningskvotens svaghet också av hög nativitet. Försörjningskvoten är i alla kommuner lägre än i hela landet i medeltal. Hela landet Mellersta Österbotten (RP 15/2017 rd) Halso Kannus Kaustby Karleby Lestijärvi Perho Toholampi Vetil Figur 2. Demografisk försörjningskvot i Mellersta Österbotten 2016. Källa: Sotkanet Låginkomsttagare Beskrivande för situationen för invånarna i kommunerna i Mellersta Österbotten är att kommunerna ligger klart under genomsnittet i landet när det gäller beskattningsbara inkomster per invånare samt mängden skatteinkomster i kommunerna. De invånare som har de lägsta inkomsterna bor i älvdalarnas små landsorter Halso, Lestijärvi och Perho. De låga inkomsterna betonas ännu mera hos personer i pensionsåldern. Låga inkomster utgör också ett hinder för användning av privat service. Hela landet Mellersta Österbotten (RP 15/2017 rd) Halso Kannus Kaustby Karleby Lestijärvi Perho Toholampi Vetil Figur 3. Kommunernas allmänna låginkomstgrad 2016. Källa: Sotkanet 6

Sjukfrekvens Thl:s sjukfrekvens består av sju sjukdomsgrupper: cancer, kransartärsjukdom, sjukdomar i hjärnans blodkärl, sjukdomar i rörelseorganen, psykiska problem, olyckor och demens. Sjukfrekvensindexet är den viktade summan av delindexen för sjukdomsgrupperna. Enligt den senaste mätningen har sjukfrekvensindexet stigit i kommunerna. Sjukfrekvensen är under landets genomsnitt endast i Kaustby. Hela landet Halso Kannus Kaustby Karleby Lestijärvi Perho Toholampi Vetil Figur 4. Det åldersdifferentierade sjukfrekvensindexet 2013-2015 i kommunerna i området. Källa: Sotkanet Demensindexet är mycket lågt speciellt i Kannus och Toholampi (65), vilket tyder på att det i dessa kommuner finns minnessjuka personer som inte är i vård och som kommer till vård i ett för sent skede. Minnessjukdomar Minnessjukdomarna ökar i Finland till följd av att befolkningen åldras. Man har uppskattat att man om några årtionden kommer att ha fyra gånger så många minnessjuka personer i Finland som i nuläget om man inte sätter tillräckligt mycket resurser på förebyggande åtgärder. Man bedömer att det bor ungefär 1 500 personer i Mellersta Österbotten med en medelsvår eller svår minnessjukdom och nästan lika många personer som har en progredierande minnessjukdom i ett lindrigt skede. Behovet av service hos minnessjuka förväntas öka betydligt i takt med att befolkningen åldras. Tabell 2. Uppskattat antal minnessjuka personer i Mellersta Österbotten 2017-2035. Källa: Muistiluotsi/Minneslots Mellersta Österbotten 2017 2025 2035 Personer i arbetsför ålder; medelsvår/svår 75 72 72 minnessjukdom Över 65-åringar; medelsvår/svår minnessjukdom 1534 1842 2379 Lindrig minnessjukdom 1052 1124 1144 Sammanlagt 2661 3038 3595 Behovsstandardiserade kostnader inom hälso- och sjukvård och äldreomsorg 2016 THL för statistik över kommunernas behovsstandardiserade hälso- och sjukvårds- och äldreomsorgskostnader. Utifrån en undersökning har man för varje kommun beräknat en servicebehovskoefficient per 7

invånare som beskriver behovet av service bland invånare och relaterar det kommunvisa behovet till landets medeltal. De nettoutgifter kommunen använder för service ställs i relation till klienternas servicebehov. I förhållande till servicebehovet är kostnaderna höga i alla kommuner. Halso, Kannus och Kaustby klarar sig bäst i denna jämförelse. Årliga variationer är stora särskilt i små kommuner. Hela landet Mellersta Österbotten (RP 15/2017 rd) Halso Kannus Kaustby Karleby Lestijärvi Perho Toholampi Vetil Figur 5. Behovsstandardiserade kostnader inom hälso- och sjukvård och äldreomsorg, index 2016 Källa: Sotkanet 3. Strategiska principer inom vården och omsorgen Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun har fastställt som sin mission: Välfärd och hälsa - nära människan. Visionen är Den mest välfungerande social- och hälsovården i Finland - vi förnyar modigt tillsammans. Värden som gäller Soites verksamhet är: Individen i centrum, Värdesättande bemötande, Öppenhet, Delaktighet, Ansvarsfullhet, Likvärdighet I Soites plan för ordnande av välfärdstjänster 2017-2018 fastställdes gemensamma strategiska principer för alla verksamhetsfält. Dessa styr ordnandet av tjänster. Utgångspunkten är integration inom social- och hälsovården med individen i centrum. Tyngdpunkter i verksamheten i alla tjänster är att främja välfärd och hälsa och boende och liv hemma. Figuren nedan beskriver helheten av service för äldre. Allt viktigare i hela samhället är att trygga förutsättningarna för att människor får åldras med så bra hälsa och funktionsförmåga som möjligt i sin egen livsmiljö. Detta förutsätter både eget arbete av kommunerna för att främja välfärd och hälsa och att de äldre arbetar självständigt för att upprätthålla sin funktionsförmåga. I Soites egen verksamhet är de tjänster som är riktade till alla äldre, t.ex. hembesök som främjar välfärd, hälsopunkter och klienthandledning, sådana att man med dem kan hjälpa de äldre att klara sig i sin egen livsmiljö. När servicebehovet ökar, minskar antalet klienter, servicen blir mer intensiv och också klientspecifika kostnader ökar. Man behöver klient- och servicehandledning under hela serviceprocessen samt konsultationer över verksamhetsfältens gränser. 8

Figur 6. Strategiska principer inom vården och omsorgen I regel ordnas vårds- och omsorgstjänster i klientens hem eller nära hem- och boendemiljön. I varje kommun finns en enhet för effektiverat serviceboende. Nära klienten finns också tjänster som möjliggörs av ny teknologi. Dessa kan också innefatta tjänster som förutsätter specialkompetens. Krävande tjänster och tjänster som kräver specialkompetens inom flera sektorer kompletterar grundtjänsterna. Dessa ordnas centraliserat, men tjänster kan också ordnas hemma hos klienten, till exempel hemsjukhuset, effektiverad hemrehabilitering, geriatriska tjänster osv. 9

4. Organisationsstrukturen inom vården och omsorgen Vårdens och omsorgens verksamhet har organiserats enligt strategiska principer. Vårdens och omsorgens verksamhetsområde består av fem serviceområden. Serviceområdena indelas beroende på funktionernas omfattning i 2-19 ansvarsområden. I administrationen fungerar dessutom en tillsynschef som ansvarar för tillsynen av egna och köptjänstenheter i enlighet med en tillsynsplan. En klinisk expert ansvarar för uppgifter förknippade med välbefinnande i arbetet samt personalens kunnande. Specialiteternas öppna tjänster innefattar effektiverad hemrehabilitering, hemsjukhuset samt geriatriska och palliativa polikliniken. 10

5. Ordnande av service inom vård och omsorg Målet är att klienten kan bo i sitt trygga och hinderfria hem med hjälp av stödtjänster och hemvård så länge som det är möjligt humant och inom ramen för resurserna. I varje enhet inom vården och omsorgen baserar sig vården och servicen på en individuell, resursorienterad klientplan. I tabellen nedan finns strategin för ordnande av Vård- och omsorgstjänster. Den baserar sig på gemensamma principer gällande välfärdstjänster inom Soite. Främjande av välfärd och hälsa Mål Åtgärder Mätare/målnivå En äldre kommuninvånare Dialog med FinnSote lever ett sådant kommunledning och Kommunens självständigt liv i sin kommuninvånare. välfärdsberättelse hemkommun som hen vill. Äldrerådsverksamhet och klientråd. Samarbete med välfärdskoordinator Förebyggande och tidigt stöd Att man i första hand bor hemma och klarar sig i vardagen Servicehandledning En trygg boendemiljö 94 % av över 75-åringarna bor hemma före slutet av år 2020 Egenvård Identifiering av förändringar i en klients hälsotillstånd och funktionsförmåga Ett levnadssätt som är bra för hjärnhälsan En aktiv och deltagande kommuninvånare Förebyggande hembesök hos 80- åringar Hälsorådgivning och hälsoundersökningar för 67- och 75-åringar Evenemang om motion och näring för allmänheten Motions- och kostrådgivning (handböcker) Gruppverksamhet Vänverksamhet Man ger regelbundet aktuell information om tjänster Besökens täckning 100 % Vaccineringstäckning Antalet evenemang Nätsidor och printade handböcker är à jour Självbedömning och egenvård Elektronisk hälsoundersökning, tidsbeställning, egenvård Digitala tjänster är i bruk och man har gett handledning i dem (eseniorer) Kraft i åren -grupper, andra kamratstödsgrupper 11

Självständigt upprätthållande av funktionsförmågan Bedömnings-, handlednings- och rådgivningsbesök Motionsrådgivning Gymverksamhet Kamratstöd En fungerande trafik för uträttande av ärenden Kyyticentralen/respons Självbestämmanderätten förverkligas Klienten deltar i att göra upp hens klientplan Klientrespons Närkompetens Att klara sig hemma i vardagen Dokumentation av vårdtestamente Tjänster som tillhandahålls hemma i enlighet med enhetliga kriterier Antalet gjorda vårdtestamenten RAI-mätarna i bruk på alla serviceområden Virtuella tjänster omfattas av 50 klienter - på basis av klienthandledningens bedömning av servicebehov: - stödtjänster 12 % av över 75-åringarna omfattas av stödtjänster En bedömningsperiod ordnas av hemgångsteamet innan regelbunden hemvård påbörjas. Hemvård 24/7 enligt klientplanen 13 % av över 75-åringar omfattas av regelbunden hemvård Klientplaner har gjorts upp till 100 % Klienter inom hemvård och serviceboende har tillgång till distansläkartjänster 24/7 Nattpatrullverksamhet fungerar i alla kommuner år 2020 Ett fungerande ccenter för närstående- och familjevård Antalet familje- och närståendevårdsplatser utökas genom verksamhet som överskrider verksamhetsfältens gränser 6 % av över 75-åringarna omfattas av närståendevård Familjevårdens klientantal växer med 5 personer/år 1 % av över 75-åringarna är i intervallvård Kombinering av boende och tjänster enligt individuellt behov Under rehabiliterande intervallvård bedömer man klientens optimala vårdbehov innan servicebeslut fattas. 12

Specialkompetens Återhämtning och rehabilitering hemma efter sjukdom - socialt seniorboende - effektiverat serviceboende Hemsjukhustjänster i hela landskapet Effektiverad hemrehabilitering i hela landskapet 6 % av över 75-åringarna omfattas av effektiverat serviceboende Antalet klienter områdesvis Att en patient hamnar i dygnetruntvård inom ett år från att perioden slutat Rättidig vård och geriatrisk rehabilitering vid minnessjukdomar En geriatrikers, minneskoordinators och minnesskötares tjänster i hela landskapet Personer med en diagnostiserad minnessjukdom/uppskattat antal minnessjuka Antalet geriatriska klientplaner/klienter God vård i livets slutskede Vård och rehabilitering på avdelning i akut skede Palliativa poliklinikens läkar- och skötartjänster i hela landskapet En patients hemgång förutses. Datumet för hemgång fastställs redan vid ankomst till avdelning. Antalet klienter områdesvis Längden på och antalet vårdperioder FIM-mätare NEWS-poäng Sängläge börjar räknas som en betydande avvikelse och man ingriper i det med yrkesövergripande medel. Aktivitetsklocka används enligt individuella kriterier för patientgrupper som den lämpar sig för Aktivitetsklockans timantal i medeltal/patient som använder klockan Ett pilotförsök om ovannämnda mätare genomförs år 2019, och de tas sedan i bruk. Klientavgifterna som tas ut för tjänster fastställs enligt den gällande lagstiftningen och de beslut som samkommunens styrelse fattar. Ett nytt lagförslag om klientavgifter har lagts fram och har varit ute på remiss i kommunerna under sommaren 2018. 13

6. Personal och ledning Grundläggande utgångspunkter för att leda Soite är klientorientering, kompanjonskap, en människocentrerad organisationskultur samt att verksamheten är ekonomisk och resultatrik. Kärnfrågor i framgångsrik verksamhet är att man förutser förändringar, förnyar sig kontinuerligt och har en välmående personal. Mål Åtgärder Mätare/målnivå Yrkesövergripande och kunnig personal Ansvar för de yrkesövergripande behov klienter har: vård- och socialarbete, hemgång, geriatri, specialkompetens Fortbildning, kartläggning av kompetens och att man förutser utbildningsbehov Personal enligt yrkes- /kompetensgrupp Arbetsrotation Introduktionsutbildning Skyldigheten som gäller fortbildning har fullgjorts till 100 % Kompetenskartläggning med tre års mellanrum Personal allokeras enligt klientstrukturens behov God ledarskap och chefsarbete Upplevelsen av välbefinnande i arbetet förbättras När vakanser blir lediga bedömer man om den person som ska anställas är behörig och hur hen placeras Personalen rör sig enligt klienternas behov Man tar i bruk digitala lösningar Man ökar ledarskapskompetensen Man stärker dialogisk verksamhetskultur Utvecklingssamtal årligen och vid behov möten med chefen Personalen deltar i att utveckla och bedöma arbetet Genomfört antal Genomförd introduktionsutbildning och bedömning 100 % Antalet vakansändringar Genomförda besök/arbetsskift utanför den egna enheten Antalet klienter: VideoVisit, läkemedelsrobot Chefsutbildning Bedömningen av chefsarbete är över medeltalet i enkäten om välbefinnande i arbetet Antalet genomförda dialoger Utvecklingssamtal 100 % Fungerande mötes- och utvecklingspraxis 14

Arbetet organiseras tydligt Gemensamma spelregler Öppen växelverkan Antalet sjukfrånvaron minskar 3 dagar/personarbetsår/år Antalet samtal kring aktivt stöd Resultatet i enkäten gällande välbefinnande i arbetet är över genomsnittet 7. Vårdens och omsorgens datasystem i Soite Datahanteringen i Soite är en del av klient- och vårdarbetet, och följaktligen är datahantering en del av alla arbetstagarnas uppgifter. Till alla klient- och vårdprocesser hör mycket lagring, bearbetning och analysering av data. I samkommunen har alla verksamhetsområden i bruk enhetliga datasystem för datahantering. Soites utvecklingsenhet ansvarar för och upprätthåller helhetsarkitekturen i fråga om datahantering i enlighet med JHS-rekommendationerna. Nedan finns en preliminär beskrivning av helhetsarkitekturen. Figur 8. Preliminär plan gällande helhetsarkitekturen för Vård och omsorg 15

De viktigaste gemensamma datasystemen i samkommunen kan klassificeras t.ex. på följande sätt: Tjänster för hantering av klientrelationer Tietos Effica - social- och hälsovårdens klientdatasystem Lifecare Tietos verksamhetsstyrningssystem Bedömningssystemet RAI för bedömning av klientens funktionsförmåga (LTC, HC, Screener) Chainanalytics Serena Software SBM för köhantering inom långtidsvård (PA-SAS) och intervallvård (jaksohoito-sas) samt PTA-SAS för bedömning av servicebehov. Effector-systemet för hantering av köpta tjänster, servicesedlar och utdelning av vårdmaterial Stöd och rapportering för ledning Exreport, ledningens datasystem (klientuppgifter, personaluppgifter, ekonomiska uppgifter) Kuntamaisema- och Numerus-systemen, planering, ledning och uppföljning av och rapportering om ekonomin Effector Utbetalningstjänster Effica-fakturering Effector Vård- och servicekedjor QPR, för beskrivning och modellering av vård- och serviceprocesser Bakgrunds- och stödsystem Unit4-ekonomihantering HR-personalförvaltning Populus-resefakturor Moveon-systemet för reservering av vikarier HaiPro-systemet för rapportering om negativa händelser Qpro-Soite-responssystem Titania-systemet för planering av arbetsskift 16

8. Uppföljning, bedömning och utveckling Tillsyn Vårdens och omsorgens verksamhetsområde inom samkommunen Soite ansvarar för tillsyn och styrning av de tjänster den ordnar, i enlighet med målen i den lagstiftning som styr tillsyn. Tillsyn riktas på samma sätt till både offentliga och privata serviceproducenter. Varje serviceproducent ska ha en plan för egenkontroll med hjälp av vilken man försäkrar sig om att verksamheten är ändamålsenlig, om kvaliteten hos den service som produceras samt om klientsäkerhet. Inom Vårdens och omsorgens verksamhetsområde gör man tillsynsbesök enligt de mål och fokusområden som antecknats i en årlig tillsynsplan. Tillsynschefen ansvarar för tillsynsbesöken. I fortsättningen ska landskapet enligt förslaget till lag om ordnande av social- och hälsovård ha ett program för egenkontroll med hjälp av vilket landskapet utövar tillsyn över både sin verksamhet och serviceproduktionen. Regionförvaltningsverken och Valvira upphör och i stället grundas Statens tillstånds- och tillsynsmyndighet Luova. Kostnader Samkommunens ekonomiska mål är att ha kontroll över ökningen av social- och hälsovårdsutgifter och att stävja kostnadsökningen. Målet är att balansera landskapets kostnadsnivå så att den motsvarar den kommande finansieringsbasen. När det gäller vård och omsorg är målet att sänka kostnaderna per invånare under medeltalet i landet. I fråga om behovsstandardiserade kostnader inom hälso- och sjukvård och äldreomsorg är målet indextalet 100 (senaste statistiken från THL 2016: 111). Integrerade serviceprocesser inom socialvården och hälso- och sjukvården samt kostnadsmedveten ledning på alla nivåer i verksamheten skapar förutsättningar för att ha kontroll över kostnadsökningen. Inom verksamhetsområdet Vården och omsorgen fortsätter man att göra servicestrukturen lättare och att i enlighet med strategin rikta ledigblivna vakanser till produktion av service som tillhandahålls hemma. En betydande faktor som sänker kostnadsnivån är en minskning av sjukfrånvaron bland personalen. Man strävar efter detta bland annat genom samtal kring tidigt stöd, genom att stärka ledarskapskompetensen och genom arbetsenhetsspecifika åtgärder. För att servicens kvalitet, verkningsfullhet, kostnader och effektivitet kan följas upp och bedömas behövs tillförlitliga uppgifter som analyserats. Som grund för informationsproduktionen finns gemensamma riksomfattande mätare och indikatorer. Soite använder Kuntamaisema-systemet för att följa upp ekonomin och för att jämföra enheternas uppgifter. Uppföljning av ekonomin genomförs månatligen, och i delårsrapporter görs en mer omfattande bedömning av verksamheten och ekonomin. Servicestrukturen ska fortsättningsvis göras lättare och urvalet av öppenvårdstjänster ska utvidgas, för att resurserna ska räcka till också i framtiden för det växande antalet klienter. Om servicestrukturen till exempel förblir på nuvarande nivå, växer kostnaderna endast inom effektiverat serviceboende med ca 12 miljoner euro före år 2030. 17

9. Kommunikationsstrategi för befolkningen I kommunikationen följer Soite en separat utarbetad kommunikationsstrategi och kommunikationsplan Grunduppgiften för kommunikationen i Soite är att erbjuda invånarna i området information om samkommunens verksamhet, tjänster, planer och mål samt att för sin del främja hälsa och välfärd. Soite kommunicerar öppet, tillförlitligt och snabbt och baserar sin kommunikation på fakta och beslut. Man kommunicerar rättidigt och tillförlitligt om aktuella ärenden. Grundtanken är att samkommunen berättar aktivt och först om sina angelägenheter. I kommunikationen ska man alltid tänka på den målgrupp meddelandet är avsett för. Kommunikationen ska vara enkel och konkret. Kommunikationen utgår från klientens/mottagarens behov och sker på ett tydligt och förståeligt allmänspråk eller lättläst språk så att också en person som inte känner Soites organisation, skedena i beslutsfattningen eller kan fackspråk förstår meddelandet. Kommunikationsmaterialet är tydligt och utgår från mottagarens behov. I kommunikationen är man regionalt, språkligt och politiskt jämlik. I kommunikationen beaktar man riktlinjerna i Soites språkprogram. Genom att använda flera kommunikationskanaler når man bäst dem som använder samkommunens tjänster samt medlemskommunerna och andra samarbetspartners och nätverk. De kanaler som huvudsakligen används för kommunikation utåt är Soites webbsidor, kanalerna inom sociala medier, tryckt material (tidningar, broschyrer, tidningsannonser/reklam), informationsmöten/presskonferenser, tillkännagivanden från kommuner/regioner. Dessutom erbjuder vi medierna aktivt tips och meddelanden utifrån vilka medierna kommunicerar om Soites verksamhet och tjänster. I kommunikation som är riktad till seniorer betonas vikten av tryckt kommunikationsmaterial samt möten med klienter. Det har producerats rikligt med tryckta broschyrer riktade till seniorer om olika tjänster, och dessa delas ut till klienter på Soites verksamhetsställen och vid kundservicesituationer. Seniorer är också aktiva användare av elektroniska tjänster. Soite erbjuder information om sin verksamhet och sina tjänster på sina webbsidor. Man har startat eseniorer-verksamhet för seniorer inom vilken man hjälper seniorer att använda nätsidor och elektroniska tjänster. På nätsidorna har man beaktat synskadade genom att erbjuda möjlighet att lyssna på innehållet på webbsidorna med en Read Speaker-funktion. Vid behov kan man också förstora texten på webbsidorna. 10. Avslutningsvis En senior är en människa med sina egna behov - så som vilken annan medborgare som helst! Åldrande är hela samhällets gemensamma sak Seniorer är en resurs i samhället, i sin grupp (t.ex. i sitt boendeområde eller inom frivillig verksamhet) och i sin närmaste krets Målet är att man i första hand bor hemma och har en trygg vardag En människa har i första hand själv ansvar för att bevara och upprätthålla sin funktionsförmåga När en senior behöver stöd och hjälp för att klra sig, får hen lätt och utan dröjsmål de social- och hälsovårdstjänster hen behöver Servicestrukturreformer är nödvändiga 18