Transfereringar handledning och rutinbeskrivning I universitetets verksamhet förekommer att Göteborgs universitet (GU) är mottagare av medel som ska vidareförmedlas till en part utanför universitetet. Forskningssamarbeten där flera parter ansöker om medel och där en av parterna är koordinator av samarbetet och därför mottagare av medlen är ett typexempel på detta. Att avgöra huruvida medel kan eller ska transfereras vidare eller om förflyttningen av medel istället utgör köp av en vara eller tjänst kan vara svårbedömt. I denna handledning ges viss vägledning i dessa fall. Definition och villkor för transferering En transferering är en överföring av medel med tre eller flera parter inblandade; givaren/givarna, förmedlaren och mottagaren/mottagarna, dvs: Part 1. Finansieringskällan, t ex ett forskningsråd, företag eller en stiftelse Part 2. Förmedlande organisation, t ex GU Part 3. Mottagaren, t ex ett annat universitet, en student eller ett företag Överföringen ska göras utan något krav på motprestation. Om det finns ett krav på motprestation (varor eller tjänster erhålls i gengäld) är det istället en kostnad för köp av tjänst eller vara och inte en transferering. Villkor för mottagande eller att givaren eller den förmedlande organisationen ställer krav på en redovisning där mottagaren redovisar hur bidraget har använts, är per definition ingen motprestation. Det ska alltid framgå av avtal om medel får transfereras. Medel får transfereras endast om det framgår av avtal, regleringsbrev eller proposition. Transfereringar av medel får inte göras innan GU har erhållit medlen. Utbetalning sker i nära anslutning till det att bidraget ska användas av mottagaren. Vilka medel får transfereras Den vanligaste transfereringen är den när bidragsmedel som erhållits från externa finansiärer transfereras vidare. Till transfererade bidrag räknas även utbetalning av stipendier. Stipendier får aldrig finansieras med anslagsmedel, utan endast med bidragsmedel från externa finansiärer. Observera dock att vissa externa finansiärer förbjuder att deras medel används till stipendier, exempelvis. Sida 1 av 14
Det finns vissa specifika områden där det är tillåtet att transferera vidare GUs anslagsmedel och det gäller endast om det framgår av regleringsbrev samt är förenligt med anslagets ändamål och de villkor som gäller för anslaget. Om detta är uppfyllt och GU betalar ut medel från vårt anslag till en annan myndighet ska GU upplysa den mottagande myndigheten om de villkor som gäller för bidraget och bestämma en lämplig utbetalningsplan. Varför är det viktigt att det blir rätt? Medel som transfereras vidare till en tredje part kommer inte att utgöra en intäkt vid GU, till skillnad från om medlen används för köp av vara eller tjänst. En felaktig hantering av medlen resulterar i en felaktig redovisning, eftersom GUs intäkter ser ut att vara lägre/högre än vad de egentligen varit. Alla transaktioner inom GU kräver någon typ av underlag. För att överhuvudtaget ha möjlighet att transferera medel till annan part krävs ett underlag som visar att universitetet ska/får transferera en viss summa till en viss part. Detta underlag utgörs vanligen av avtalet med finansiären (eventuellt tillsammans med ett godkännande i efterhand). Vad avgör om det är en transferering eller inte? När GU är mottagare av medel bör utgångspunkten vara att GU erhållit dessa medel till GU:s verksamhet, dvs för att bedriva utbildning och forskning och att de utgör en intäkt för GU. En finansiär lämnar bidrag baserat på uppgifterna i bidragsansökan. Om GU i en ansökan inte tydliggör för finansiären att man avser att transferera medel till en tredje part eftersom även denne ska vara bidragsmottagare, så har finansiären avsett att GU ska vara ensam bidragsmottagare. En överföring av medel till tredje part ska i så fall göras genom ett köp av aktuell tjänst. För att medel ska kunna transfereras vidare till annan part måste det således finnas stöd för det i avtalet mellan finansiären och GU. Saknas stöd för transferering är överföringen av medel köp av tjänst eller vara. Ett avtal med en forskningsfinansiär består ofta av en ansökan (inklusive bland annat en projektbeskrivning och en bidragskalkyl) och ett beslut från finansiären om att ansökan beviljats. Beslutet består vanligtvis även av villkor från finansiären. Om det framgår av ansökan att GU är huvudsökande och samarbetspartnern är medsökande, samt om det framgår hur bidraget ska fördelas mellan de sökande är detta stöd för att de beviljade medlen kan transfereras. Om det däremot framgår av ansökan att GU ska samarbeta med andra namngivna parter men inte hur mycket av bidraget som ska användas för att täcka parternas kostnader eller på vilket sätt, ska ett godkännande från finansiären inhämtas i efterhand, innan medel får transfereras. Sida 2 av 14
Redovisning av transferering Huvudregeln när det gäller transfereringar är att erhållna medel för transferering och lämnade bidrag ska redovisas i resultaträkningen (kontoklass 7). Ett undantag från denna regel är vid ren vidareförmedling av medel från en icke statlig givare till en icke statlig mottagare (se avsnitt 2. Redovisning över balanskonto). 1. Redovisning som transferering Då givaren eller mottagaren är en statlig myndighet eller då utbetalningen av bidraget ej är en ren vidareförmedling redovisas det lämnade bidraget som en transferering. Transfereringar bokförs i kontoklass 7 och samlas under en egen rubrik i resultaträkningen. För att undvika resultatpåverkan från transfereringsavsnittet ska kontoklass 7 alltid ha saldo noll. Bokföringen av utbetalningen sker som ett lämnat bidrag i debet i kontogrupp 77-79 med mottagaren som motpart. Samtidigt bokförs, i en omföring, från vem de transfererade medlen kommer (hur de finansieras). Detta görs i kredit på ett konto i kontogrupp 73-74, erhållna medel för transfereringar, och debet på ett transfereringskonto i kontoklass 3. Omföringen ska ha samma motpart och finansiär som den ursprungliga inbetalningen. Omföringen bokförs samtidigt som utbetalningen av transfereringen, senast vid månadsskiftet för aktuell period. Då kontoklass 7 ska ha saldo noll ska en avstämning av detta saldo göras både löpande (månadsvis) och inför bokslut. 1.1 Hur konteras en transferering? Anta att GU ska transferera en summa som redan har intäktsförts på ett konto i kontoklass 3. Utbetalningen av transfereringen från GU till mottagaren bokförs på något av följande konton: 77* debet, bidrag till offentlig sektor 78* debet, bidrag till internationella organisationer 79* debet, bidrag till övriga, stipendier Motparten = den som är mottagare av utbetalningen, motparten ska börja på L* Finansiering via omföring bokförs på några av följande konton: 301110, Grundutbildningsanslag för transferering (vid transferering av anslag) 3598, transferering medel från statlig finansiär 3698, transferering medel från övrig offentlig sektor Sida 3 av 14
3798, transferering medel från ej statliga finansiärer Motpart = samma motpart som vid bokföring av intäkten, motparten ska börja på K* (om medel från anslag transfereras blir motparten ANSLAG) 7311, Anslag för finansiering av transferering (används sällan) 7351, Bidrag från myndighet för finansiering av transferering 74*, medel från kommun, näringsliv, övriga för finansiering av transferering Motpart = ursprunglig motpart till intäkten som ska transfereras, motparten ska börja på K* (om medel från anslag transfereras blir motparten ANSLAG) Vid bokföring av transferering ska blanketten Redovisning av transferering fyllas i och bifogas i Agresso som underlag till verifikationen för själva utbetalningen. Undantag gäller för stipendier där blanketten inte behöver fyllas i. 2. Redovisning över balanskonto I de fall där varken bidragsgivaren eller bidragsmottagaren är en statlig myndighet och GU:s hantering av bidraget är en ren vidareförmedling ska både inbetalningen av bidraget och utbetalningen till mottagaren redovisas på ett balanskonto. Bokföring av transfereringar från icke statlig myndighet till icke statlig myndighet sköts centralt av ekonomienheten (gäller ej stipendier, se avsnitt 5 Stipendier). I samband med utbetalning av transfereringen, fyll i blanketten Transferering icke stat till icke stat samt blanketten Utbetalningsblankett i avsaknad av extern faktura och skicka blanketterna till ekonomisupporten för bokföring. OBS utbetalning av transfereringen ska konteras av institutionen själv på konto 2732 i debet och med mottagaren som L-motpart. (Se exempel i punkt 4.4). 3. Återbetalning av bidragsmedel Då ett bidrag som GU tidigare har transfererat till en mottagare har återbetalats till GU (helt eller delvis) ska transfereringen backas hela vägen, även omföringen av finansieringen, med samma konton och motparter som användes vid den ursprungliga transfereringen. Detta gäller även om utbetalningen och återbetalningen inträffar under olika år. Vid händelse att GU betalar tillbaka bidragsmedel från statlig myndighet (avser inte statligt affärsverk) ska återbetalningen ske med samma rutin som vid transfereringar. Utbetalningen ska ske från konto 7719 med mottagarens L-motpart. Finansieringen ska ske med konto 3529 i debet och konto 7358 i kredit. Båda med ursprunglig. Sida 4 av 14
4. Exempel 4.1 Bidrag från statlig myndighet till statlig myndighet GU får medel från t ex för förmedling till Lunds Universitet, intäkten från har redan bokförts på ett konto i kontoklass 3. Utbetalningen 7711 Bidrag till statliga myndigheter Ansvar Verksamhet L-motpart Lunds Universitet L-motpart Lunds Universitet Finansieringen 3598 Transferering, finansiering med statlig finansiär 7351 Bidrag från myndigheter för finansiering av transferering Sida 5 av 14
4.2 Bidrag från icke statlig myndighet till statlig myndighet GU får medel från t ex Kungliga Vetenskapsakademin för förmedling till KTH. Intäkten från Kungliga Vetenskapsakademin har redan bokförts på ett konto i kontoklass 3. Utbetalningen 7711 Bidrag till statliga myndigheter Ansvar Verksamhet L-motpart KTH L-motpart KTH Finansieringen 3798 Transferering från övriga, Kungliga Vetenskapsakademin Kungliga Vetenskapsakademin 7415 Medel från övriga för finansiering av transferering Kungliga Vetenskapsakademin Kungliga Vetenskapsakademin Sida 6 av 14
4.3 Bidrag från statlig myndighet till icke statlig myndighet GU får medel från t ex FORMAS för förmedling till Chalmers tekniska högskola (ägs av statlig stiftelse men ej statlig myndighet). Intäkten från FORMAS har redan bokförts på ett konto i kontoklass 3. Utbetalningen 7741 Bidrag till övrig statlig sektor Ansvar Verksamhet L-motpart Chalmers L-motpart Chalmers Finansieringen 3598 Transferering, finansiering med statlig finansiär FORMAS FORMAS 7351 Bidrag från myndigheter för finansiering av transferering FORMAS FORMAS Sida 7 av 14
4.4 Bidrag från icke statlig myndighet till icke statlig myndighet Om GU erhåller bidrag från Riksbankens Jubileumsfond (statlig stiftelse men ej statlig myndighet) som ska vidareförmedlas till Chalmers tekniska högskola betraktas ej transaktionerna som transfereringar eftersom ingen av parterna är statliga myndigheter. Transaktionerna redovisas endast över balansräkningen. Exempel: GU erhåller 100 000 kr bidrag från Riksbankens Jubileumsfond (statlig stiftelse men ej statlig myndighet). 50 000 kr ska enligt avtalet transfereras till Chalmers tekniska högskola. 1. Bidraget bokförs på intäktskonto 3612 i kredit med 100 000 kr (av institutionen) 2. Institutionen fyller i blanketten Transferering icke stat till icke stat samt blanketten Utbetalningsblankett i avsaknad av extern faktura och skickar blanketterna till ekonomisupporten för bokföring. 3. Utbetalningen av transfereringen bokförs på konto 2732 i debet med 50 000 kr och med mottagaren som L-motpart (av institutionen) 4. Beloppet som har transfererats flyttas från intäktskontot till balanskontot (50 000 kr) med konto 3612 i debet och konto 2732 i kredit (av Ekonomienheten) Bokföring av transfereringar från icke statlig myndighet till icke statlig myndighet sköts centralt av ekonomienheten (gäller ej stipendier, se avsnitt 5 Stipendier). OBS utbetalning av transfereringen ska hanteras och bokföras av institutionen själv på konto 2732 i debet. I samband med utbetalning, fyll i blanketten Transferering icke stat till icke stat och skicka till ekonomisupporten för bokföring - 4040@gu.se. Sida 8 av 14
4.5 Utbetalning av bidragsmedel via transferering sker senare än inkomståret GU erhåller bidrag från 2018 som betalas ut till KTH via transferering 2019. Intäkten från har redan bokförts på ett konto i kontoklass 3. År 2018 finansiering samt periodisering 3598 Transferering, finansiering med statlig finansiär 7351 Bidrag från myndigheter för finansiering av transferering 7359 Periodisering bidrag från myndigheter för transferering 2731 Oförmedlade statliga bidrag År 2019 vändning av periodisering samt utbetalning 7359 Periodisering bidrag från myndigheter för transferering 2731 Oförmedlade statliga bidrag 7711 Bidrag till statliga myndigheter Ansvar Verksamhet L-motpart KTH L-motpart KTH Sida 9 av 14
5. Stipendier Med stipendium avses ett bidrag, gåva, till en fysisk person som utgår för mottagarens utbildning. Det ska således föreligga en gåvoavsikt hos utgivaren och det får inte vara fråga om ersättning för en prestation eller ett arbete. Stipendiemottagaren erhåller en förmån på utgivarens bekostnad. Under dessa förutsättningar är stipendier skattefria enligt inkomstskattelagen (1999:1229) 8 kap 5. Om universitetet erhållit bidrag för utbetalning av stipendium så hanteras dessa enligt tidigare exempel, beroende på vem som är finansiär. Stipendier får inte finansieras med anslag. 5.1 Bidrag från icke-statlig finansiär, utbetalas samma år som inkomståret. GU får medel från Cancerfonden, utbetalas till privatperson som stipendium. Intäkten från Cancerfonden har redan bokförts på ett konto i kontoklass 3. Utbetalningen 7931 Stipendier Ansvar Verksamhet L-motpart Privatperson L-motpart Privatperson Finansieringen 3798 Transferering, finansiering från övriga Cancerfonden Cancerfonden 7415 Medel från övriga för finansiering av transferering Cancerfonden Cancerfonden Sida 10 av 14
5.2 Bidrag från statlig finansiär, utbetalning senare än inkomståret GU får medel från Universitets och Högskolerådet (UHR) 2018 för utbetalning till privatperson som stipendium 2019. År 2018 finansiering samt periodisering 3598 Transferering, finansiering med statlig finansiär 7351 Bidrag från myndigheter för finansiering av transferering UHR UHR UHR UHR 7359 Periodisering bidrag från myndigheter för transferering 2731 Oförmedlade statliga bidrag UHR UHR UHR UHR År 2019 vändning av periodisering samt utbetalning 7359 Periodisering bidrag från myndigheter för transferering 2731 Oförmedlade statliga bidrag UHR UHR UHR UHR 7931 - Stipendier Ansvar Verksamhet L-motpart privatperson L-motpart privatperson Sida 11 av 14
6. Vanliga finansiärer/mottagare och vilka konton som ska användas Statliga stiftelser, t ex Chalmers och Riksbankens Jubileumsfond Utbetalning till ovanstående sker på konto 7741 Finansiering av transferering från ovanstående sker med konto 3698 samt 7415 Ideella stiftelser, t ex Cancerfonden Finansiering av transferering från ovanstående sker med konto 3798 samt 7415 Lista på statliga myndigheter finns att ladda ner via ESV - https://sromyndigheter.esv.se/ Lista på statliga stiftelser - http://www.offentliglistan.se/statligastiftelser.php?lista=alla Lista på statliga bolag - http://www.offentliglistan.se/statligabolag.php?lista=alla Sida 12 av 14
7. Konton för transfereringar Kontoklass 3 3529 Återbetalning bidrag statliga 3598 Transferering, finansiering med statlig finansiär 3698 Transferering, finansiering från övrig offentlig sektor (statliga företag, kommun, landsting och region) 3798 Transferering, finansiering från övriga, ej statlig el offentlig sektor som finansiär Kontoklass 7 73 Erhållna medel från statsbudget 7311 Anslag för finansiering av transferering 7351 Bidrag från myndighet för finansiering av transferering 7358 Återbetalning av bidrag från statliga myndigheter 7359 Periodisering av bidrag från myndighet för finansiering av transferering 74 Erhållna medel för finansiering av transferering 7411 Medel från kommun och landsting för finansiering av transferering 7412 Medel från näringsliv för finansiering av transferering 7413 Medel från statliga bolag för finansiering av transferering 7414 Medel från internationella givare för finansiering av transferering 7415 Medel från övriga för finansiering av transferering 7416 Medel från eu-institutioner för finansiering av transferering 7419 Periodisering övriga erhållna medel för transferering 77 Lämnade bidrag till offentlig sektor 7711 Bidrag till statliga myndigheter 7719 Återbetalning av bidrag från statliga myndigheter 7731 Bidrag till statliga bolag för konsumtion 7741 Bidrag till övrig statlig sektor 7751 Bidrag till kommuner för konsumtion 7752 Bidrag till kommuner för investering Sida 13 av 14
78 Lämnade bidrag till internationella organisationer 7821 Bidrag till andra eu länder för konsumtion 7822 Bidrag till andra eu-länd för investering 7831 Bidrag till övriga länder och internationella organisationer för konsumtion 7832 Bidrag till övriga länder och internationella organisationer för investering 7833 Bidrag till övriga länder och internationella organisationer förmedling varor 7834 Bidrag till övriga länder och internationella organisationer förmedling tjänster 79 Lämnade bidrag till övriga och periodisering 7911 Bidrag till övriga organisationer och ideella föreningar för konsumtion 7912 Bidrag till övriga organisationer och ideella föreningar för investering 7921 Bidrag till privata företag och privatägda ekonomiska föreningar för konsumtion 7922 Bidrag till privata företag och privatägda ekonomiska föreningar för investering 793 Lämnade bidrag, stipendier till enskild person 7931 Stipendier Särskilda s-koder kopplade till transfereringar 7992 Periodisering lämnade bidrag till hushållssektorn 7993 Periodisering lämnade bidrag till företagssektorn 7994 Periodisering lämnade bidrag till kommunsektorn, landsting 7995 Periodisering lämnade bidrag utlandet 7998 Periodisering inomstatliga transfer Sida 14 av 14