Schemaläggning av ramppersonal på Landvetter flygplats

LiU-ITN-TEK-G--14/075--SE Schemaläggning av ramppersonal på Landvetter flygplats Sofia Persson Olsmyr 2014-09-03 Department of Science and Technology Linköping University SE-601 74 Norrköping, Sweden Institutionen för teknik och naturvetenskap Linköpings universitet 601 74 Norrköping

LiU-ITN-TEK-G--14/075--SE Schemaläggning av ramppersonal på Landvetter flygplats Examensarbete utfört i Logistik vid Tekniska högskolan vid Linköpings universitet Sofia Persson Olsmyr Handledare Anna Fredriksson Examinator Anna Fredriksson Norrköping 2014-09-03

Upphovsrätt Detta dokument hålls tillgängligt på Internet eller dess framtida ersättare under en längre tid från publiceringsdatum under förutsättning att inga extraordinära omständigheter uppstår. Tillgång till dokumentet innebär tillstånd för var och en att läsa, ladda ner, skriva ut enstaka kopior för enskilt bruk och att använda det oförändrat för ickekommersiell forskning och för undervisning. Överföring av upphovsrätten vid en senare tidpunkt kan inte upphäva detta tillstånd. All annan användning av dokumentet kräver upphovsmannens medgivande. För att garantera äktheten, säkerheten och tillgängligheten finns det lösningar av teknisk och administrativ art. Upphovsmannens ideella rätt innefattar rätt att bli nämnd som upphovsman i den omfattning som god sed kräver vid användning av dokumentet på ovan beskrivna sätt samt skydd mot att dokumentet ändras eller presenteras i sådan form eller i sådant sammanhang som är kränkande för upphovsmannens litterära eller konstnärliga anseende eller egenart. För ytterligare information om Linköping University Electronic Press se förlagets hemsida http://www.ep.liu.se/ Copyright The publishers will keep this document online on the Internet - or its possible replacement - for a considerable time from the date of publication barring exceptional circumstances. The online availability of the document implies a permanent permission for anyone to read, to download, to print out single copies for your own use and to use it unchanged for any non-commercial research and educational purpose. Subsequent transfers of copyright cannot revoke this permission. All other uses of the document are conditional on the consent of the copyright owner. The publisher has taken technical and administrative measures to assure authenticity, security and accessibility. According to intellectual property law the author has the right to be mentioned when his/her work is accessed as described above and to be protected against infringement. For additional information about the Linköping University Electronic Press and its procedures for publication and for assurance of document integrity, please refer to its WWW home page: http://www.ep.liu.se/ Sofia Persson Olsmyr

Schemaläggning av ramppersonal på Aviator, Göteborg Landvetter Airport

Sammanfattning Schemaläggning är en utmaning för de flesta företag och så även hos ground handling bolaget Aviator på Göteborg Landvetter Airport. Flygbranschen är en komplex bransch som påverkas av konjunkturer och efterfrågan. Branschen präglas av hård konkurrens och för Aviator är personalkostnaden den dyraste posten vilket gör schemaläggningen viktig, men svår. De upplever problem med sin schemaläggning som läggs på längre sikte i fyra veckors perioder, främst tidsåtgången det tar att schemalägga. Tidsåtgången beror på många olika faktorer som skall tas i hänsyn, så kallade input. Examensarbetet har utförts på uppdrag av Aviator, Göteborg Landvetter Airport, främst Mathias Johansson som är stationschef och schemaläggare. Syftet är att kartlägga processen av vilka input de använder sig av och hitta svagheter och styrkor i deras schemaläggning. Den metod som använts vid undersökningen av problemet har huvudsakligen varit litteraturstudier, observationer och en intervju. Det har resulterat i en processkartläggning av schemaläggningen och en SWOT-analys som identifierar svagheterna och styrkorna. Resultatet är en rekommendation till företaget om hur de skall gå tillväga för att få en mer tidseffektiv schemaläggning samt reducera kostnader och slöseri. Några av de förslagna förbättringarna är att genomföra ett system som samlar all data på ett ställa, anställa en person som enbart jobbar med schemaläggningen, se över sina processer oftare samt eventuellt börja använda sig av bemanningsföretag för att kunna hänga med i de olika konjunkturerna. 1

Innehållsförteckning Figurbeteckning... 4 1. Inledning... 5 1.1 Airport ground handling... 5 1.2 Logistik... 6 1.3 Problemformulering... 7 1.4 Syfte och mål... 8 1.5 Frågeställningar... 8 1.6 Avgränsningar... 8 1.7 Struktur... 9 2 Metod... 10 2.1 Systemsynsätt... 11 2.2 Metod för datainsamling... 11 2.2.1 Kvalitativ och kvantitativ data... 13 2.3 Intervjumetodik... 13 2.4 Litteraturstudier... 14 2.5 Observation... 14 2.6 Metod för analys... 15 2.7 Källkritik... 15 3 Teoretisk referensram... 16 3.1 Schemaläggning... 16 3.1.1 Vad gör man?... 17 3.1.2 Schemaläggningsprogram... 19 3.1.3 Input... 20 3.2 Processförbättring... 26 3.2.1 Processkartläggning... 28 3.2.2 SWOT analys... 28 4 Flygbranschen... 30 4.1 Historia... 30 4.2 Flygbranschen idag... 32 4.3 Företagsbeskrivning Aviator... 33 5 Aviator, Göteborg Landvetter Airport... 35 5.1 Schemaläggning... 35 5.1.1 Schemaläggning... 36 5.1.1 Nuvarande schema... 38 5.1.2 Schemaläggningsprogram... 39 5.1.3 Input... 40 5.2 Kartläggning... 44 5.2.1 Processkartläggning... 44 6 Analys... 48 6.1 Identifiera problemområden... 48 6.1.2 Hur ser schemaläggningsprocessen ut idag?... 48 6.1.3 Vad har schemaläggningen för styrkor respektive svagheter?... 49 6.1.4 Vilka input skall man ta hänsyn till vid schemaläggning av ramppersonal?... 52 7 Diskussion och slutsatser... 54 7.1 Diskussion kring teoretisk referensram... 54 7.2 Metodkritik... 54 7.3 Sammanfattande diskussion... 55 2

7.3.1 Hur ser schemaläggningsprocessen ut idag?... 56 7.3.2 Vad har schemaläggningen för styrkor respektive svagheter?... 56 7.3.3 Vilka input skall man ta hänsyn till vid schemaläggning av ramppersonal?... 57 7.4 Slutsats... 58 7.5 Rekommendationer till fortsatt arbete... 59 Referenser... 61 3

Figurbeteckning Figur 1. Systemsynsätt i form av en trattmodell.... 11 Figur 2. Processplanmodell... 12 Figur 4. Exempel på hur en SWOT analysmodell kan se ut.... 29 Figur 5. Antal passagerare på svenska flygplatser med chartertrafik 1970 2013. (Transportstryelsen, 2014)... 31 Figur 6. Diagram av flyget och turismen mätt i löner och vinster i % BNP. (IATA Economics, 2013)... 32 Figur 7. Ovan ses ett exempel på en typvecka för resursallokering. (Mathias Johansson, 2014)... 39 Figur 8. Processplanmodell som visar olika delar som ingår vid processen av schemaläggningen på Aviator, GOT.... 45 Figur 9. Processkartläggning över Aviator, Göteborg Landvetter Airports schemaläggning av ramppersonal.... 45 Figur 10. Printscreen över arbetsbelastningen av en typdag, skapat i Excel. (Mathias Johansson, 2014)... 46 Figur 11. SWOT analys av Aviators, GOT schemaläggning.... 49 Figur 12 Processkartläggning över Aviator, Göteborg Landvetter Airports schemaläggning av ramppersonal.... 56 4

1. Inledning Flygtrafiken är en viktig del av samhället, som används flitigt av både företag och privatpersoner för att förflytta sig mellan platser men är även en stor arbetsplats för många och är därmed en central del av världens infrastruktur. Vid detta examensarbete skall processen av schemaläggningen av ramppersonal hos Aviator Göteborg Landvetter Airport undersökas. Företaget tillhandahåller med marktjänster på flygplatser och ramppersonalen har som uppgift att bland annat hanterar bagage. Flygindustrin är en komplex bransch som påverkas mycket av konjunkturer och dess efterfrågan vilket även påverkar schemaläggningen. Flygbranschen präglas idag av hård konkurrens vilket påverkar företagen och där med i förlängningen även schemaläggningen. Den största kostnaden Aviator, Göteborg Landvetter Airport har är personalkostnad vilket gör schemaläggningen viktig, men svår. Det är därför grundläggande med vilken input som används och vad som gör med den informationen man har. Det kan vara svårt att veta vad man ska ta hänsyn till vid schemaläggning och vilken input bör användas. Det finns många överväganden med utmaningen av bemanningsplanering men det kan vara svårt att planera i en bransch där det finns stor efterfrågan men hög osäkerhet. De flesta företag vill minimera kostnaderna för tilldelade arbetare och maximera servicenivåer. (Clausen, 2011) Det gäller att fastställa lämplig kapacitet utefter prognos vilket ger en viss osäkerhet då prognoserna inte är hundraprocentiga. Denna komplexa schemaläggning med osäkerhet i efterfrågan finns inom de flesta branscher där arbetsbelastningen varierar och osäkerhet i uppskattningen förekommer. (Mabert, 1979) (Stolletz, 2010) Flygbolag har sedan tidigare lagt ner mycket resurser på att planera sin flygbesättning medan martjänstebolagens schemaläggning inte har fått lika mycket uppmärksamhet, detta då den personalen oftast är billigare i drift (Ernst, Jiang, Krishnamoorthy, & Sier, 2004). Med dagens prismedvetenhet och ansträngda arbetsförhållanden och ökade kostnader med mera finns behovet av att effektivisera och se över martjänstebolagens schemaläggning. (Clausen, 2011) Ground handling bolaget Aviator på Göteborg Landvetter Airport har en önskan om att tiden det tar att lägga och planera arbetskraft skall reduceras och blir smidigare. För att öka effektiviteten skall schemaläggningen steg för steg ses över för att undersöka vilka negativa respektive positiva aspekter det finns med den, detta för att i förlängningen eventuellt kunna reducera tiden det tar att lägga schemat. Genom att kolla på processen vid schemaläggningen samt kartlägga den kan tidstjuvar i processen av schemaläggningen uppdagas. Rapporten skall förhoppningsvis underlätta kommande schemaläggning i framtiden för Aviator, Göteborg Landvetter Airport. 1.1 Airport ground handling Ground handling bolag på flygplatser är de som har hand om markservicen, de utför uppgifter på flygplatsen, vid eller runt flygplan och servar dem innan och efter 5

avgång. Tillexempel utför de arbeten som att tanka flygplanen, avisa, flygplansstädning, ge strömförsörjning och catering. De har även hand om bagagehanteringen samt bemannar incheckningsdiskar och har hand om transport av passagerare till och från flygplanen. De utför både terminal och rampuppgifter. (Clausen, 2011) Ground handling bolag tillhandahåller alltså med tjänster som flygplatser och flygbolag använder och anlitar sig av. En av de främsta funktionerna på en flygplats är ramptjänster som är en del av ground handling bolag. I och med att de hanterar alla tjänster på rampen (airside) skulle man kunna hårddra det hela och påstå att en flygplats inte hade fungerat utan de tjänsterna. (Schmidberger, Bals, & Jahns, 2009) Det finns stränga krav angående tillträde för marktjänster på flygplatser då det måste finnas kapacitet, utrymme och uppfylla säkerheten samt andra lagar gällande tillexempel miljö etc. Antalet leverantörer av marktjänster som tillhandahåller bagagehantering, ramptjänster och påfyllning av bränsle och olja med mera har tidigare begränsats men är idag fri konkurrens på. (Regeringskansliet, Näringsdepartementet, 1993) Tidigare var många flygplatser statligt ägda men så är det inte idag och det är vanligt att det finns flera olika ground handling bolag på en och samma flygplats som utför sina tjänster. Företagen kan erbjuda sina tjänster och det kan innebära att ett flygbolag kan ha flera olika bolag som utför olika tjänster åt dem för olika syften, och självklart är det en pris och upphandlingsfråga också. Ett ground handling bolag kanske utför exempelvis incheckningen medan ett annat tankar och sköter avisning. (Clausen, 2011) Exempel på ground handling bolag i Sverige är: Menzies, SGS (SAS Ground Services) och Nordic Aero, numera Aviator, vilket även är det företag examenarbetet utfärdas för. (Swedavia, 2011) Företagen tillhandahåller många tjänster och det krävs stor planering för att få allt att fungera, och dessutom hinna med under tidspress då det finns tidtabeller att följa som är relativt tajta. Inte minst gäller det även att ha personal till alla uppgifter som skall utföras och planera den personalen så man har rätt bemanning på rätt plats. I och med att ground handling bolag utför tjänster som transport av bagage, passagerare och gods m.fl. kan det klassas som en logistiktjänst. (Schmidberger, Bals, & Jahns, 2009) 1.2 Logistik Logistik är läran om effektiva flöden, skapa tidsnytta och samtidigt tänka på kostnader. Logistik omfattar både planering och förflyttning. (Oskarsson, Aronsson, & Ekdahl, 2006) (Johnsson & Mattsson, 2012) Inom flygbranschen, som innefattar transport, är det mesta logistik då det handlar om förflyttningar av allt från trafik, gods och människor samt ge service och vara kunderna till lag. (Rondinelli & Berry, 2000) Man vill effektivisera resursanvändningen, flödet och få det att fungera optimalt och då även schemaläggningen. På flygplatser sker ständiga logistiska problem som måste lösas. När plan landar skall bagage hanteras, flygplan skall tankas och rengöras och allt detta utfärdas av markpersonal och den personalen måste schemaläggas (Clausen, 2011). Inom ground 6

handling bolag har logistik blivit allt viktigare att se över för att minimera kostnaderna, effektivisera flöden för att hänga med i konkurrensen. (Schmidberger, Bals, & Jahns, 2009) Fler och fler företag strävar efter effektivare flöden inom sina företag, det strävas efter optimala lösningar. När man talar om logistik är kundservice och leveransservice två viktiga och centrala begrepp. Utan fungerande scheman kan arbeten inte utföras ordentligt och kunden blir inte nöjd och man har därmed inte uppfyllt tillräckligt hög kundservice. Genom god planering av personal kan god leveransservice upprätthållas vilket ökar intäkterna till företaget och kunderna väljer förhoppningsvis att stanna och inte välja ett konkurrerande företag. Planering är alltså en viktig del i ground handling bolag för att arbeten skall kunna utföras i rätt tid och på rätt sätt. (Gustavsson, 2010) 1.3 Problemformulering De flesta flygplatser arbetar kontinuerligt med verksamheten 24 timmar per dygn, sju dagar i veckan. Under denna tid skall personal tillsättas och planeras. Planering involverar ett flertal anställda, med varierande arbetsuppgifter och många olika begränsningar. Som tidigare nämnts är schemaläggning allt annat än problemfritt och är många gånger ett invecklat problem. Det är mycket som skall tas hänsyn till och tas i beaktning, vilka ofta är motstridiga krav. Exempel på motstridiga krav kan vara avtal, lagstiftningar och rätt kompetens på rätt plats. Vid processen av schemaläggning gäller det för företagen att tidsplanerna sin personal så det finns tillräckligt med personal med rätt kompetens på rätt plats för att tillgodose den efterfrågan som finns av de tjänster som företaget erbjuder. Vid organisationer som för närvarande använder sig av manuell planering finns besparingar att göra. Det gäller att utefter detta hitta optimala lösningar som skall minimera kostnaderna men samtidigt möta de anställdas krav. (A.T Ernst, H Jiang, M Krishnamoorthy, 2004) På Aviator, Göteborg Landvetter finns ett behov av att undersöka deras schemaläggning av ramppersonal. Detta då det är något som ständigt kommer upp till diskussion kring om det finns förbättringar att göra, framför allt tidsreducera processen vid schemaläggning. Schemaläggningen som den ser ut idag anses av företaget vara för tidskrävande då allt sker manuellt i Excel och det finns många input och aspekter att ta hänsyn till vid schemaläggningen. Inputen är en viktig och avgörande del i processen för att få ihop ett schema, dessa skall därför undersökas för att se vad man ska ta hänsyn till vid schemaläggning. Problemet för företaget är att smidigt och tidseffektivt kunna lägga fungerande scheman. Det är i dag ett problem att det tar för mycket tid att pussla ihop fungerande scheman då det tar tid att samla och ta hänsyn till alla input. Trots att schemaläggning är väldigt invecklat sker det ofta manuellt, och så även på Aviator. I dag sker all schemaläggning manuellt i dataprogrammet Excel där stationschef, Mathias Johansson, är schemaläggare och lägger ner X antal timmar på det varje månad. Detta är ett tidskrävande moment där även fel kan inträffa på grund av den mänskliga faktorn. 7

Aviator, Göteborg Landvetter har fem anställda koordinatorer som sköter dagsschemana på daglig basis och Mathias Johansson som lägger schemat på längre sikt i fyra veckors perioder. Det är schemat som läggs på längre sikt som företaget anser det finnas problem vid och som skall undersökas var eventuella begränsningar ligger samt vilka input de har och hur de använder sig utav dem. Genom att göra en processkartläggning kartläggs företagets process vid schemaläggning och på så sätt kan tidskrävande moment samt slöseri uppdagas och undersökas om de går att reduceras eller tids effektiviseras. Via en SWOT-analys skall även företagets svagheter och styrkor uppdagas samt vad de har för hot och möjligheter. 1.4 Syfte och mål Syftet med examensarbetet är att kartlägga processen av vilka input de använder sig av, vid den långsiktiga delen av schemaläggningen av ramppersonal på Aviator, Göteborg Landvetter Airport. Detta för att hitta svagheter och styrkor i sättet de lägger schemat på i nuläget en SWOT-analys. Genom en processkartläggning uppdagas vilka input som bör tas hänsyn till vid schemaläggning, vilket kan vara svårt att veta. Fokus i rapporten och examensarbete kommer ligga på processförbättring samt vilka input företaget använder. Målet med examensarbetet är att undersöka svagheterna och styrkorna i dagens schemaläggning av ramppersonalen på Aviator, Göteborg Landvetter Airport. Detta för att kunna presentera förslag på förbättringar av schemaläggningen som i förlängningen kan gynna företaget. Den nya schemaläggningen skall vara mer tidseffektiv, vilket i sin tur kan reducerar kostnader och slöseri i så stor mån som möjligt. Målet är att Aviator skall få en beskrivning av hur de i framtiden kan förbättra och tidseffektivisera sin schemaläggning. Alltså är uppgiften att kartlägga processen av schemaläggningen med all dess input för att hitta eventuella flaskhalsar i företagets schemaläggning vilket kan resultera i en rådgivning till förändringar vid framtida schemaläggning. 1.5 Frågeställningar Hur ser schemaläggningsprocessen ut idag? Vad har schemaläggningen för styrkor respektive svagheter? Vilka input skall man ta hänsyn till vid schemaläggning av ramppersonal? 1.6 Avgränsningar Denna rapport inriktar sig till Aviator på Göteborg Landvetter Airport. Undersökningen av schemaläggning kommer endast att göras och ta hänsyn till ramppersonalen hos Aviator på Göteborg Landvetter Airport. Schemaläggningen för övrig ramppersonal i Norden hos Aviator kommer ej tas i beaktning. Det som kommer undersökas i examensarbetet är schemaläggningen av ramppersonal som sker i fyraveckorsperioder, alltså schemaläggningen på längre sikt och inte schemaläggning på dagsbasis. Detta då det är schemaläggningen på lång sikt som företaget anser det finnas problem. Fokus ligga på data som erhållits från Aviator och hur processen av data innehållandes information till deras input i deras schemaläggning kan effektiviseras. 8

Ingen jämförelse av schemaläggning med andra flygplatser inom företaget har gjorts då det anses skilja små marginaler i sättet de arbetar på. Sekretess skall respekteras då konkurrens inom verksamheten förekommer samt för att skydda de anställdas integritet. Namn på de anställda kommer förbli helt anonym och vid behov kommer namn ersättas med siffror eller andra fingerade namn. Avtal mellan Aviator och andra företag kommer avgränsas från rapporten. 1.7 Struktur Strukturen i rapporten presenteras med en inledning av examensarbetet där mål, syfte och metod beskrivs. En nulägesbeskrivning och analys av Aviators schemaläggning under delrapporten ges för att få en bild över hur schemaläggningen ser ut idag. Vilka för och nackdelar det finns med processen och insamlingen av input av den nuvarande schemaläggningen och vad man skulle kunna vidta för åtgärder för att effektivisera den. Genom en processkartläggning skall schemaläggningsprocessen identifieras och med hjälp av en SWOT-analys identifieras svagheterna och styrkorna med schemaläggningen. I rapporten ingår även en teoretisk referensram som behandlar de teorier som används i analysdelen. I analysdelen ingår det förslag på framtida förbättringar av schemaläggningen. Rapporten avslutar med en diskussion med fördelar och nackdelar samt skillnader på nuvarande schemat samt vilka åtgärder av förändringar företaget bör vidta. Där diskuteras även den valda referensramen, metoden och det ges en sammanfattande diskussion över syftet och det genomförda arbetet. I rapporten kan det förekomma förkortningar, där av listas de viktigaste förkortningarna med förklaring nedan för att underlätta läsandet. Team står för grupp Rapporten behandlar Aviator på Göteborg Landvetter Airport och ibland kan ordet Aviator skrivas trots att det enbart avser Aviator på Göteborg Landvetter Airport. GOT = Göteborg Landvetter Airport Turnaround = processen från det att ett flyg ankommer tills det ska lyfta igen. Skift = En start och stopptid under ett arbetspass förlagt under tillexempel ett dygn. Ramp = Region of aircraft movement and parking. Rampområdet är en del av flygplatsen där tillexempel flygplanen lastas och lossas. Säkerhetsklassat område och är det område på flygplatsen där flygplanen bland annat förflyttar sig och parkerar. Input = Information som man måste ta hänsyn till. Skift = Arbetstid fördelad på dagtid, kväll och natt. 9

2 Metod Examensarbetet avser att processförbättra schemaläggningen av ramppersonalen på Aviator. Under examensarbetet skall en nulägesanalys göras genom en processkartläggning och en SWOT-analys för att på så sätt hitta svagheter och styrkor i deras schemaläggningsprocess. För att kunna genomföra arbetet skall företagsbesök ske, litteraturstudier göras och insamling samt analys av data användas vid utförandet av examensarbetet. Under tiden skall även kunskap inom ämnet läsas på, speciellt processförbättring, information om flygbranschen, dess konkurrens och känslighet samt Excel. Detta för att få så mycket information, förståelse och kunskap som möjligt, samt trovärdighet i arbetet och kunna jämföra Aviators nuläge mot den teoretiska referensramen. På nästa sida presenteras metoder som använts för att genomföra arbetet. I början presenteras arbetsgången följt av mer detaljerad beskrivning av vilka metoder som används. 10

2.1 Systemsynsätt Vid utförandet av arbetet har jag utgått ifrån en trattmodell. Tanken med modellen är att från början jobba stort och övergripande för att få en bild av flygbranschen, ground handling bolaget Aviator. När den informationen och kunskapen samlats in påbörjades arbetet att kolla på processen av schemaläggningen mer detaljerat. Detta för att senare kunna övergå till en detaljerad nivå av vad som påverkar schemaläggningen, alltså vilken input företaget använder och hur de använder sig av den och var eventuella svagheter och styrkor i Aviators schemaläggning av ramppersonalen ligger. Tanken är att vid trattens spets, komma fram till en analys och diskussion som leder till ett resultat. Nedan ses en modell av beskriven trattmodell. Modellen är till för att leda och avgränsa processen genom hela arbetet. Detta för att hålla fokus på rätt saker. Som ni ser på bilden nedan börjar den brett och övergripande av examensarbetets ämne för att sedan smalna av och avgränsa samt fördjupa sig inom ämnet och given uppgift för att nå ett resultat. Figur 1. Systemsynsätt i form av en trattmodell. 2.2 Metod för datainsamling Vid besök hos företaget införskaffades mycket information om nuläget. Besöket gav en tydlig bild av hur företaget jobbar och dess situation men även om hur flygbranschen fungerar generellt. Där gavs observation av bagagehanteringen, rundvisning och förklaring av maskiner som de använder sig utav och biltur ute på rampen samt möjlighet att ställa frågor. Senare under dagen spenderades tid inne på kontoret för att observera och gå igenom Excel-dokument som används vid schemaläggning. Detta besök gjordes i januari. Vid senare besök i april gjorde 11

ytterligare en observation för att kartlägga processen vid schemaläggningen steg för steg. Vid den observationen skedde samtidigt en intervju för att få så mycket information som möjligt och svar på frågor. Efter den observationen och intervjun kunde varje steg i processen kartläggas för att sedan kunna göra en processkartläggning. Mer om de två observationerna läses i kapitel 2.6 i rapporten. Filer innehållandes ett typexempel av en fyraveckorsperiodschemaläggning, resursfiler och avtal har skickats av Mathias Johansson (stationschef) på Aviator. Filerna är tänkta att vara till stöd vid analys av schemaläggningen och genomförandet av arbetet. Genom analys av filerna fås en djupare förståelse för schemaläggningen för att sedan kunna föra en diskussion kring den och dess process för att bli en slutlig produkt. God kontakt har funnits med företaget och de har ställt upp på både besök och att svara på frågor i den mån de kunnat och haft tid. För att få en bild av hur de gick till väga vid processen av schemaläggningen skapades en processplanmodell som fylldes på med hjälp av Mathias information som jag sedan kunde arbeta utifrån. Den var till för att avgränsa mig själv så arbetet inte svävade ut allt för mycket utan förblev begränsat till sitt ämne. Nedan ses den tomma processplanmodellen. Ifylld processplanmodell återfinns i kapitel 5.2.1. Figur 2. Processplanmodell 12

2.2.1 Kvalitativ och kvantitativ data Vid examensarbeten och andra större undersökningar brukar man ha som metod att använda sig av kvalitativ och kvantitativ data vilket även använts i detta arbete. Vid kvalitativ metod används oftast inte statistiska eller numeriska värden för att nå ett resultat. Analys och datainsamling kan ske samtidigt och slutsatser kan dras från personliga erfarenheter. Datainsamling kan ske genom tillexempel intervjuer och observationer. Kvalitativ forskning hjälper oss förstå hur det ser ut i verkligheten. (Forsberg & Wengström, 2008) (Ryen, 2004) Kvantitativ metod skall vara reproducerbar, alltså kunna upprepas av andra forskare på exakt samma sätt genom att enbart ha läst rapporten och följa den steg för steg för att sedan uppnå samma resultat. Vid kvantitativ metod har forskaren en uppfattning om vilket resultat som kommer uppstå och testar detta. Man försöker se samband, förutsäga och förklara. Datainsamling sker via mätmetoder, provtagningar, frågeformulär, skalor och experiment för att kunna göra en statistisk bearbetning. (Forsberg & Wengström, 2008) Att kombinera dessa två kan anses bra då det ger en helhetslösning som tar med både kostnadsdelen och den sociala, verkliga faktorn. I detta examensarbete kommer främst kvalitativ data vara det som används men till viss del även kvantitativ i form av data av nuvarande scheman. För att få så trovärdigt resultat som möjligt måste mätmetoden ha hög reliabilitet och validitet. (Forsberg & Wengström, 2008) 2.3 Intervjumetodik För att kunna få en annan vinkel samt en tydlig bild av processen och nuläget av schemaläggningen skall schemaläggare intervjuas. Detta för att kunna analysera, dra slutsatser och beslut. Vid en intervju kan man få mycket information som annars kan förbli okänd då man vid en intervju kan använda sig av utfrågning och följdfrågor. Intervjun är till för att ge en inblick i verksamheten och sättet de arbetar på. Intervjun skall ske vid besök på företaget då även en observation av schemaläggningen skall genomföras. (Lantz, 2013) För att genomföra en intervju på ett professionellt sätt och för att kunna få ut så mycket som möjligt av intervjun har en litteraturstudie gjorts. Vid formning av en intervju är det viktigt att först fundera på problemformulering. Avgränsa problemet, precisera frågeställningen och tydliggör frågorna och ifrågasätta vad syftet med intervjun är. En intervju skiljer sig från ett vanligt samtal då ett samtal inte alltid har ett syfte. Vad är oviktigt och vad är intressant att fråga om? Vilken intervjuform skall man använda sig av och hur skall genomförandet av intervjun gå till? Det är viktigt att tänka på hur frågorna formuleras och ställs då fokus ligger på intervjuarens yttranden. (Lantz, 2013) Det är även viktigt att tänka på att välja en person eller flera personer som man tror kommer kunna berätta mycket och delge information. Vid intervju av flera personer är det bra om det är personer som kan berätta olika saker för att få en bredd på informationen man samlar in, även gruppintervjuer kan göras om man anser det ge mer information om ämnet. (Hedin, 2011) Det gäller att vara väl förberedd inför en intervju. Intervjuaren bör vara insatt i vad man vill ha reda på och ställa frågorna på ett korrekt sätt så de uppfattas korrekt av den som blir intervjuad. (Hedin, 2011) Genom neutrala frågor ökar man reliabiliteten 13

och validiteten. Under intervjun skall man även låta den som blir intervjuad att få berätta och gör det på sitt sätt. Intervjuaren skall alltså hålla låg profil och inte leda intervjuaren åt något håll utan lyssna. Meningen med en intervju är att den som blir intervjuad skall dela med sig av sin kunskap och den som intervjuar skall få tillgång av dennes kunskap. Som intervjuare skall man dock inte vara för godtrogen utan ifrågasätta den informationen som ges för att få fördjupade kunskaper. (Ryen, 2004) 2.4 Litteraturstudier Litteraturstudien omfattar böcker, kurslitteratur och tidsskriftartiklar. Litteraturstudier har gjorts genom att hitta fakta och information för att få kunskap inom angivet ämne. Litteratur har valts efter relevans till ämnet, speciellt inom process vid schemaläggningsområdet. För att få så ny forskning som möjligt är vetenskapliga artiklar i regel bättre än tryckt litteratur. Detta då tryckt litteratur oftast inte innehåller förstahandsinformation utan innehåller information och diskussioner utifrån andras forskning. Med vetenskaplig litteratur menas även att de oftast har använts av systematisk, objektivt och kritiskt tänkande (Forsberg & Wengström, 2008). Trots det innebär det inte att tryckt litteratur behöver innehålla information av mindre värde och användning för detta examensarbete. I en litteraturstudie strävar man dock efter förstahandsinformation med ny forskning. (Byrman, 2010) Genom litteraturstudier från flera vetenskapliga artiklar säkerställa den information man får fram, man får ett underlag som styrker slutsatser som dras. Informationen kan tillexempel användas som stöd för de åtgärder man rekommenderar ett företag. Man har då stöd av sin litteratur, som skall vara av god kvalité för de åtgärder man rekommenderar. (MIK-rummet, 2014) (Forsberg & Wengström, 2008) APA är det referenssystem som valts, då den anses lämpad vid akademiskt skrivande. 2.5 Observation Vid en observation följer man med och observerar vad som händer och görs på plats. Det brukar vara oordnat och man antecknar vart efter och ställer frågor om så behövs. Det blir som en intervju fast ostrukturerad. (Hedin, 2011) För att kunna få en klar bild av företaget Aviator och dess organisation samt för att få en bild av processen av schemaläggning har två observationer gjorts. I samband med dem har även en intervju hållits, detta för att kunna få en bild av nuläget. En längre observation gjordes först i januari 2014. Då gjordes en introduktion i hur företaget jobbar, både operativt och administrativt. Rundvandring på plattan, visning av maskiner och bagagehantering etc. gjordes. Även den administrativa delen och hur schemaläggningen i Excel gick till demonstrerades. Efter den observationen fanns en klarare bild över hur företaget jobbar och en bild av hur flygbranschen i stort fungerar. Ytterligare en observation skedde i april 2014. Detta var cirka fyra veckor efter examensarbetet hade startat. Observation samt intervju behövde då ske för att få en djupare och tydligare bild av processen av schemaläggningen. Intervju kring processen steg för steg av schemaläggning skedde samt ytterligare frågor och funderingar som fanns besvarades. 14

Båda gångerna har observationerna skett på plats på Aviator, Göteborg Landvetter Airport. Ett ytterligare besök var preliminärt inplanerat men de frågor som behövde besvaras samt en sista avstämning skedde då istället via mail. 2.6 Metod för analys Analys av nuläget skall utföras med hjälp av en SWOT-analys som skall bidra till information angående fördelar och nackdelar med processen av schemaläggningen och metod till förslag av effektivisering av schemaläggningen. Vid analysen kommer Aviators nuläge ställas mot den teoretiska referensramen. Diskussion kring analysen skall leda fram till förslag på framtida åtgärder vid schemaläggning. Vid analysen och diskussionen skall för och nackdelar med det nuvarande schemat presenteras. Rapporten och dess analys och diskussions del kommer fungera som underlag för företaget och dess framtida schemaläggning. 2.7 Källkritik Alla källor skall granskas kritiskt och vara relevanta till rapportens område. Detta för att säkerställa att informationen som används är korrekt och trovärdig. Fakta skall tas från litteratur, professionella samt serösa hemsidor och artiklar. Helst skall två eller flera källor finnas inom de olika områdena för att säkerställa informationen. Varje källa har en författare eller skribent bakom sig som vill förmedla något och genom källkritik kan man undersöka om källan är trovärdig eller ej. För att säkerställa det kan man ställa sig frågor som (Skolverket, 2013): Vilket budskap har källan? Är källan en förstahandskälla? Vem står bakom källan? Är källan äkta? Genom att ställa dessa frågor får man högre reliabilitet och validitet vilket är mycket viktigt för ett rättvist resultat. (Forsberg & Wengström, 2008) 15

3 Teoretisk referensram I detta kapitel diskuteras den teori som rapporten innehåll baseras på. Detta för att få en förståelse för den bakomliggande teorin till det som diskuteras och förklaras i rapporten. 3.1 Schemaläggning Schemaläggning är komplext och ett pussel att lägga för de flesta företag, verksamheter och organisationer. Vid schemaläggning fördelar man aktiviteter och resurser under en viss tid. Det utgör en viktig grund för företag och därför gäller det att ha fungerande scheman. För att få ihop ett bra schema krävs mycket tid och arbete för att få allt att fungera så bra som möjligt både ur arbetsgivare och arbetstagarens perspektiv. För att kunna planera personal måste man först veta vad företaget vill uppnå och hur man ska nå dit. Man måste även veta efterfrågan och vilken tillgång samt kapacitet företaget har. (Wideqvist, 2004) Det finns många olika sätt att konstruera ett schema på och det existerar inget korrekt sätt att lägga scheman på. Ett och samma schema är oftast inte lämpligt till flera olika arbetsplatser. All schemaläggning är individuell till varje företag eller avdelning inom företagen. Varje arbetsplats har olika saker att ta hänsyn till, så kallade inputs, och olika parametrar som spelar roll vilket gör schemaläggning väldigt komplext att lägga. Alla företag har olika behov och det gäller att schemaläggningen läggs och anpassas till det specifika företaget. (Wideqvist, 2004) (Pined, 2012) Vid schemaläggning är det viktigt att få en överblick över personal och bemanning. Ett effektivt schema kan få företag att få en bättre organiserad verksamhet och bättre framtida planering. Har man en överblick av schemat är det enklare att effektivisera sin verksamhet. Arbetstiden är något som berör alla med ett arbete, där både lagar, avtal, sömn, privatliv och andra aspekter påverkar. (Wideqvist, 2004) Schemaläggningen kan ha olika syften men oftast är målet att nå en effektivare fungerande verksamhet och tillgodose efterfrågan på sina tjänster. Att schemalägga är ett visst beslutstagande man gör som spelar en viktig roll. Viktigt för företaget kan även vara att hålla en positiv arbetsanda och samordna grupper på ett bra sätt. Att schemalägga på ett effektivt sätt kan vara en viktig del till att behålla marknadsandelar och minimera kostnader. Precis som inom personalplanering av besättning inom transport vill man eliminera långa viloperioder, få högre utnyttjande och minska kostnaderna. (Pined, 2012) (Ernst, Jiang, Krishnamoorthy, & Sier, 2004) Det är viktigt för företagen att schemaläggningen är enkel och går snabbt att lägga. Genom att använda sig av enbart papper och penna kan man enkelt lägga ett schema men Excel är ett ypperligt verktyg för schemaläggning då programmet även kan kalkylera automatiskt. Det kan dock vara svårt att underhålla och ta mycket tid, därför använder sig många numera av schemaprogram som man betalar för, som finns både online och nedladdningsbart. (Visma, 2012) Många företag använder sig idag utav bemanningsföretag, främst på grund av dess flexibilitet. Att använda sig av bemanningsföretag innebär att man hyr personal för att utföra ett visst arbete. Naturligtvis gäller samma anställningsvillkor men skillnaden är 16

att det är hos bemanningsföretaget som personen är anställd hos och ej det företag som använder sig utav arbetskraften. På så sätt är inte företaget låst till personalen utan kan använda den efter behov. (Olofsdotter, 2008) Det är viktigt att ta hänsyn till de anställdas önskemål då det annars kan skapa otrivsel och problem. Det är en viktig förutsättning för många anställda att få schemat att fungera med sitt privatliv. Schemat måste för en del anställda samspela med fritiden som kan innehålla skola, familjeliv eller annat jobb. Som arbetsgivare och schemaläggare gäller det att ge utrymme för de anställda att vara med och utforma schemat och hur arbetstiden förläggs. Detta genom att de åtminstone får ge önskemål om hur de vill jobba eller när de vill vara lediga då det inte är möjligt att alla anställda skall eller kan vara delaktiga vid utformandet av schemat. (Widqvist, 2004) 3.1.1 Vad gör man? Att konstruera ett schema kräver förberedelse men man har även ansvar och en hel del krav. Det finns mycket att ta hänsyn till vid schemaläggningen och många olika principer att följa. Förutom personalens önskemål så är det efterfrågan samt tillgång på den bemanning som finns som styr, men även avtal och lagar. Alla företag har sina olika avtal med anställda men det finns regelverk som gäller för alla företag i Sverige. Den anställdas rättigheter får inte överskridas och man får ej överskrida mer än vad arbetstidslagarna tillåter. (Wideqvist, 2004) Vid schemaläggning lägger man arbetstiden för antingen sig själv eller anställda. Utifrån den efterfrågan och behov av personal lägger man den arbetskraft som behövs. Vid utvecklandet av ett schema bör man först bestämma hur många anställda som behövs (Ernst, Jiang, Krishnamoorthy, & Sier, 2004). Det gäller att bemanna rätt och vid rätt tidpunkt. Det finns många olika sätt att lägga scheman på och man får anpassa sättet man lägger schemat och vilket verktyg man väljer att använda sig av utefter vad som passar de anställda samt verksamheten. (Kommunal, 2007) Förutom olika sätt och program att använda sig av vid schemaläggning finns även olika former och typer av scheman, så som rullande, års schema, säsongs anpassat eller temporärt med flera. (Björklund, 1990) Innan man börjar lägga schemat bör man fundera på vad det finns för krav, vilka input man har samt vad verksamheten behöver och hur man vill lägga schemat. Man kan titta på hur andra företag har lagt sina scheman för att få inspiration till vilket om något program man vill använda sig av. De flesta program och modeller är väldigt flexibla. (Kommunal, 2007)Vid val av sätt att lägga schema får man ta hänsyn till vilka input det givna företaget har samt att de flesta företag vill hushålla med sina resurser och följa någon form av budget. (Mer om input och vad det innebär läses nedan i kapitel 3.1.2.) Det gäller att försöka hitta någon slags balans som tillgodoser alla begränsningar och önskemål någorlunda bra, då det är sällan alla kan tillgodoses. Desto fler individuella önskemål och krav samt olika tider på dygnet som skall bemannas med X antal olika personer och dessutom hushålla med resurserna, desto mer komplicerat blir det. (Björklund, 1990) Om man enbart skulle lägga schema för måndag till fredag 07-16 för en person hade det räck att skriva in det i en kalender. Skall man dock schemalägga för flera personer under olika tider på dygnet, alltså skift, blir det mer komplicerat och ett schema är då 17

nödvändigt. Schemat behövs för att man skall kunna få en överblick över bemanningen för de dagarna som är planerade och för att de anställda skall kunna se sina arbetstider. Det är inte så enkelt att hitta en lämplig nivå på bemanning som täcker alla arbetstider samt uppfyller de krav och önskemål som finns. (Björklund, 1990) För att hitta en lämplig nivå på bemanning får man göra en prognos, en uppskattning av antalet anställda som behövs, en kapacitetsplanering. Kapacitetsplanering innebär att kunna bestämma och förutse den efterfrågan som kommer ske framöver för att kunna producera eller utföra de tjänster som efterfrågas. Man får försöka hitta en balans i vad som efterfrågas mot tillgänglig kapacitet. Vid kapacitetsplanering vill man möta marknaden så kostnadsekonomiskt som möjligt. Långsiktig kapacitetsplanering innefattar produkt och tjänsteutbud. (Wang, 2001) Långsiktig kapacitetsplanering är viktig för företag då det kan påverka konkurrenskraften vad gäller kostnader, leveranstid, pålitlighet och flexibilitet. Vid kapacitetsbestämning måste man bestämma när och med hur mycket de kommer förändras. Det baseras oftast på prognoser utifrån historisk data som då blir input till prognosen (Wang, 2001). (Olhager, Rudberg, & Wikner, 2001) Oförutsedda händelser är viktigt att ha med i beräkningarna och måste existera utrymme för i schemat. En viss flexibilitet måste finnas om någon blir sjuk, tvingas eller behöver ta ledigt, något oförutsett i privatlivet sker eller att företaget måste överbemanna på grund av ökad efterfrågan eller annan anledning. Av denna anledning bör man ej detaljplanera och låsa arbetstiderna som om de vore skrivna i sten. Schemat bör klara av både en ökad bemanning samt viss frånvaro av personal. En fördel är att schemat är lagt på så sätt att inte hela schemat måste göras om vid en mindre avvikelse, tillexempel att någon måste vara ledig. Att ha utrymme för personalen att kunna byta pass, i den mån det är möjligt utan att schemat påverkas, anses vara fördelaktigt. Detta då de kan planera sitt privatliv och ledighet. Önskvärt är dock att schemat inte skall ändras efter att det är lagt men det är viktigt att ha med i planeringen vid schemaläggningen att ändringar kan komma ske och då måste det finnas utrymme för det. (Björklund, 1990) Exempel på tillvägagångssätt vid schemaläggning av check-in agenter, som tillhör marktjänst är att personalen börjar planeras i tid. Utefter den förväntade tidtabellen av flighter som skall gå cirka ett halvår senare planerar man personalbehovet. I regel brukar schemat släppas senast 14 dagar innan arbetet skall utfärdas. Allt bygger på efterfrågan och tillgänglighet av personal. Vid schemaläggningen måste lagar, avtal och andra input följas. På grund av förändringar kan sedan omplanering ske en till två dagar innan utsatt dag. Det kan ske tillfälliga förändringar på grund av förseningar, inställda flyg eller oförutsedda händelser. Vid dess ändringar måste självklart regler fortfarande följas men det gäller att det finns en viss flexibilitet i schemat för sådana händelser, vilket inte är helt ovanligt att det sker inom flygbranschen. Samma principer gäller för ramppersonalen och dess schemaläggning. (Stolletz, 2010) Att förbättra det nuvarande schemat och utnyttja den befintliga personalen optimalt kan leda till bättre servicenivå och kvalité. Ett optimerat schema kan ge mer robusthet och rättvisa och därmed tillfredställelse till personalen. Att planera manuellt kan vara väldigt svårt då man skall tillgodose många input. Detta kan även vara svårt för 18

optimerade system men de kan däremot testa olika scenarier och snabbt upptäcka om vissa lösningar är genomförbara eller ej, vilket kan spara tid av planeringsarbetet som därmed kan läggas på annat och ge mervärde för företaget. Detta innebär att databaserade planeringssystem kan spara tid åt de som planerar sina scheman manuellt dock kan de systemen ha svårt att hantera mycket olika input, framförallt om inputen är föränderliga. (Clausen, 2011) 3.1.2 Schemaläggningsprogram Vid konstruerandet av ett schema finns det många olika metoder, modeller och program att använda och få stöd av. Exempel på program som man kan använda sig av är Frida, Pallet, Medvin och Time Care. Dessa program är även konstruerade så att personalen kan få vara med och påverka schemaläggningen. Genom att låta personalen vara med och påverka kan det leda till positiva effekter så som att det blir lättare att bemanna pass. Programmen fungerar så att personalen får skriva ner sina önskemål som sedan programmet tar hänsyn till. Programmet ser till att vara flexibelt vilket är en fördel. (Kommunal, 2007) Olika schemaläggningsprogram har numera använts av kommunal verksamhet de senaste 10 åren men har de senaste åren även börjat användas inom näringslivet. (Widqvist, 2004) Schemaläggningsprogram som finns att tillgå och köpa som tjänst både online och nedladdningsbart kan vara till hjälp att schemalägga de anställa på företaget. Detta kan göra schemaläggningen smartare, enklare och ge en överblick och tydlighet över företagets anställda och schemaläggning. Trots kostnaden det medför att använda sig av tjänsten kan det i förlängningen bli mer ekonomiskt då de utför arbetet åt en och det kan underlätta och effektivisera schemaläggningen. (TimeZynk, 2014) Nackdel kan dock vara att de ej är lika insatta i branschen och kan ha svårt med input som förändras. Scheman kan naturligtvis också läggas enbart med papper och penna. Det vanligaste schemaläggnings program som används av de flesta företag är dock Excel (Kommunal, 2007), och är även det program som Aviator använder sig av. Mer om Excel läses i nästa stycke. 3.1.2.1 Excel Excel är ett kalkyleringsprogram där man kan skapa tabeller, beräkna och analysera data där de numeriska beräkningarna görs automatiskt. Programmet kan även skapa diagram och snygga layouter. Excel är ett bra och användbart program vid schemaläggning och används av många företag för att schemalägga deras personal. (Microsoft Office Excel, 2014) Programmet gör det enkelt att se tider, tidsredovisning samt se tjänstgöringsgraden, hur många timmar som arbetas, skift och pass. Programmet kan även lätt göra ett Gantt-schema samt diagram över schemaläggningen. I Excel är det lätt att mata in och ändra data som programmet sedan automatiskt kalkylerar om, om så behövs. (Curtis D, 2007) Excel är bra då man kan bygga lösningar där arbete kan effektiviseras. Vill man arbeta mer flexibelt och inte har något bra system för planeringen av schemaläggningen är Excel ett ypperligt verktyg att använda sig utav. (Björklund, 1990) 19

Fördelen med att använda datoriserat program istället för papper och penna är att räknearbete sker automatiskt med hjälp av dataprogram. Tider kan dock behöva skrivas om till timmar och hundradelar för att det skall kunna räknas av programmen men när det är gjort summeras arbetstiderna snabbt. En annan fördel är också att det blir lättare att ändra tiderna och beräkna om, utifall det behövs. I och med det sparar man tid och man kan ta fram olika alternativ och förslag. Än idag finns det dock inga program som kan hantera komplex schemaläggning och olika konsekvenser av olika alternativ. (Björklund, 1990) Nackdelen med Excel är att man måste mata in allt manuellt. All information och data måste för hand manuellt matas in, vilket tar både lång tid och fel kan uppstå. Dels på grund av förändringar som kan ske och begränsningar i form av input som måste tas hänsyn till. 3.1.3 Input Vid tjänstgöringsschema vid flygplatser krävs viss information från olika data för att kunna lägga schema. Denna information blir då input till schemaläggningen. Med input tills schemaläggningen menas fakta och begränsningar som behövs till processen för schemaläggning som slutligen blir output, alltså ett färdigt schema. Input -> process -> output. Data som använd som input från flygbolagen är deras flighttider och denna får de från deras planeringsavdelningar. Annan information som används som indata som tillexempel personaltillgång etc. brukar vara internt utvecklade inom företaget. Daglig uppdatering av tidtabeller brukar ske, samt flyginformation via system. (Dowling, Krishnamoorthy, Mackenzie, & Sier, 1997) Input eller indata är information, regler eller annan data man använder sig av för att schemalägga något. Vid schemaläggning har man X antal input att ta hänsyn till och det innehåller information man måste ta hänsyn till vid schemaläggning för att få schemat att gå ihop. De olika inputen kan dock ha olika prioriteringsgrad och av naturliga skäl bestäms vissa saker före andra, vilket automatiskt ger dem olika prioriteringsgrad. Man kan tillexempel göra en planeringstidslinje för att se i vilken ordning inputen kommer, alltså vilken prioritering de har. Tillexempel kommer troligtvis storleken på arbetskraften bestämmas före vilka personer som skall arbeta. Sedan måste även inputen tas i olika ordning av den anledningen att informationen blir tillgänglig under olika tider och givet efter att annan information getts. Desto närmre datumet då schemat skall släppas desto större blir detaljeringsnivån på inputen och de problem som skall lösas. Generellt så blir planeringsperioden mindre och mindre desto närmare man kommer deadline för schemat. Vanligtvis har man en intensiv planeringsperiod under en viss tid. (Clausen, 2011) 20