TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum 2018-04-26 Sida 1 (2) Diarienr NF 2018/00048-1.6.2 Sociala nämndernas förvaltning Helena Vesterlund Epost: helena.vesterlund@vasteras.se Kopia till Aros Stödgrupp AB Nämnden för personer med funktionsnedsättning Uppföljning av Aros Stödgrupp, leverantör av boendestöd, SoL, enligt LOV Förslag till beslut Godkänna uppföljningsrapporten med de krav på åtgärder som framgår av den. Senaste den 23 juni 2018 ska kompetenskraven för tillförordnad verksamhetschef och boendestödjare var uppfyllda. Skriftlig bekräftelse och redovisning av kompetensen för dessa personer, skickas till beställaren senast den 23 juni 2018. Skriftlig handlingsplan som redovisar hur bristerna i rapportering av utförda egenkontroller samt bristerna i följsamhet till Regler för ersättning av utförda insatser i ordinärt boende ska åtgärdas, skickas in senast den 15 augusti 2018. Muntlig redogörelse av utföraren för handlingsplanen vid nämndens för personer med funktionsnedsättning sammanträde den 26 september 2018. Ärendebeskrivning Aros Stödgrupp är leverantör enligt lag om valfrihetssystem, LOV, av Boendestöd enligt Socialtjänstlagen, SoL sedan 2015-04-10. Under april 2018 genomförde tjänstemän från Sociala nämndernas förvaltning uppföljning av kontrakt. Samtal genomfördes med tillförordnad verksamhetschef och styrelseledamot/boendestödjare. Samtal genomfördes med verksamhetschef och personal på en arbetsplatsträff. Inför uppföljningen har utförarens egen rapport, kompetensförteckning, rutin för upprättande och uppföljning av genomförandeplan, rutin för avvikelsehantering, rutin för egenkontroll, utförd egenkontroll under de senaste 12 månaderna begärts in. Förvaltningens egen kontroll inför uppföljningen har omfattat ekonomisk ställning, rapportering av avvikelser Sol/LSS och följsamhet till Regler för ersättning av utförda insatser i ordinärt boende boendestöd.
VÄSTERÅS STAD Datum 2018-04-26 Diarienr NF 2018/00048-1.6.2 Sida 2 (2) 16 områden granskades och bedömdes vid uppföljningen. För 13 av dem bedömdes att leverantören följer kontrakt varav ett med förbättringsmöjligheter. Vidare utveckling av det området bedöms kunna ske i dialog mellan beställare och utförare. För tre områden, kompetensförteckning, egenkontroller under de senaste tolv månaderna och följsamhet till regler för ersättning bedömdes leverantören inte följa kontrakt. Den inskickade kompetensförteckningen visar att det finns brister i kompetens för tillförordnad verksamhetschef som saknar utbildning enligt kompetenskrav. Tillförordnad verksamhetschef arbetar även som boendestödjare utan adekvat utbildning vilket även gäller för två vikarier. Dessa personer uppfyller inte kompetenskraven enligt villkoren i kontraktet. Vidare har utföraren inte skickad in utförda egenkontroller under de senaste 12 månaderna enligt begäran. Förvaltningen ser också brister i följsamhet till Regler för ersättning av utförda insatser i ordinärt boende boendestöd. Utföraren har många efterregistreringar av utförd tid vilket, enligt utföraren, beror på att rapporteringssystemet fungerar dåligt och att personal har svårt att lära sig rapportera. Enligt kontraktsvillkoren har leverantören fullt ansvar för att det finns IT-stöd som fungerar med Västerås stads verksamhetssystem och ansvarar också för att personal har kompetens att rapportera i systemet. Förvaltningens förslag på åtgärd är att utföraren säkerställer att kompetenskraven för eventuell tillförordnad verksamhetschef och boendestödjare uppfylls och skriftligen redovisar detta till beställaren senast den 23 juni 2018. Utföraren ska redovisa handlingsplan som beskriver de åtgärder som gjorts för att rätta till bristerna i redovisning av utförda egenkontroller samt bristerna i följsamhet till Regler för ersättning av utförda insatser i ordinärt boende boendestöd och skriftligen redovisa den till beställaren senast den 15 augusti 2018. Handlingsplanen redovisas muntligt av utföraren på nämndens sammanträde den 26 september 2018.
Uppföljningsrapport med bedömningsöversikt Uppföljning av: Aros Stödgrupp AB Dnr: NF 2018/00048-1.6.2 Beskrivning av verksamheten: Aros Stödgrupp AB är leverantör av Boendestöd, SoL, enligt LOV. Datum: 2018-04-23 1. Ekonomisk ställning F-skatt, arbetsgivaravgifter, momsregistrering och eventuella skulder hos Kronofogdemyndigheten är kontrollerade. Utföraren har inga förfallna skulder för skatter och avgifter. 2. Avvikelser SoL/LSS Inskickat enligt begäran. 3. Kompetensförteckning Inskickad enligt begäran. Den person, som är tillförordnad verksamhetschef och har verksamhetsansvar samt personalansvar har inte adekvat avslutad högskoleutbildning enligt kompetenskrav för verksamhetschef i kontrakt. Den personen och två vikarier som arbetar som boendestödjare saknar utbildning enligt krav i kontrakt för boendestödjare. Följer inte kontrakt Förvaltningens kommentar: Utföraren måste omgående se till att kompetenskrav för en eventuell tillförordnad verksamhetschef och för boendestödspersonal uppfylls. Förslag på åtgärd: Utföraren ska säkerställa att kompetenskraven för eventuell tillförordnad verksamhetschef och boendestödjare uppfylls och skriftligen redovisa detta till beställaren senast den 23 juni 2018. 4. Rutin för upprättande och uppföljning av genomförandeplan Inskickad enligt begäran. 5. Rutin för avvikelsehantering Inskickad enligt begäran. 6. Rutin för egenkontroll Inskickad enligt begäran. 7. Egenkontroll utförd under de senaste 12 månaderna Ej inskickad enligt begäran. Förslag på åtgärd: Utföraren ska skicka in egenkontroll utförd under de senaste 12 månaderna senast 23 juni 2018. Egenkontrollen ska visa vad som granskats, vilka avvikelser som hittats och vilka åtgärder som gjorts. Följer inte kontrakt Utföraren ska skriftligen redovisa en handlingsplan som beskriver åtgärder för att rätta till bristerna avseende rapportering av egenkontrollsenaste den 15 augusti 2018 och muntligt redovisa den på nämndens sammanträde den 26 september 2018.
8. Följsamhet till regler för ersättning Utföraren gör många efterregistreringar av utförd tid. Skälet till detta anger utföraren vara att rapporteringssystemet de använder fungerar dåligt och att personal inte har lärt sig att hantera det. Enligt Regler för ersättning av utförda insatser i ordinärt boende boendestöd, får efterregistreringar endast ske när aktiviteter utanför hemmet sker i syfte att uppnå målet för insatsen. Följer inte kontrakt Förvaltningens kommentar: Enligt kontraktsvillkor är det utförarens ansvar att införskaffa och bekosta ett IT-system som ska kunna integreras med beställarens verksamhetssystem. Det är utförarens ansvar att utbilda personal i att använda detta IT-system vid registrering av tid hemma hos den enskilde. Utföraren ska därför säkerställa att efterregistreringar endast får ske i enlighet med Regler för ersättning av utförda insatser i ordinärt boende. Förslag på åtgärd: Utföraren ska skriftligt till beställaren redovisa en handlingsplan som beskriver de åtgärder som gjorts för att rätta till bristerna avseende efterregistrering av tid senaste den 15 augusti 2018 och muntligt redovisa den på nämndens sammanträde den 26 september 2018. 9. Systematiskt kvalitetsarbete Personalen deltar på veckomöten för att kunna diskutera och kvalitetssäkra verksamheten både när det gäller kunder och verksamheten i övrigt. 3-4 gånger/år har personalgruppen APT. Egengranskning genomförs en till två gånger per år av styrelse och verksamhetsansvarig/samordnare. Det som granskas är genomförandeplaner med mål och datum för uppföljning, handlingsplaner och övrig dokumentation gällande verksamhetens rutiner och riktlinjer samt riktlinjer som finns enligt kontrakt med Västerås stad. Avvikelser rapporteras till verksamhetschef som ansvarar för att reda ut vad som har hänt och sätta in eventuella åtgärder. Varje avvikelse tas upp på veckomöte för diskussion och förebyggande arbete. Avvikelser gällande arbete enligt genomförandeplan dokumenteras och detta ansvarar samtliga medarbetare för att göra. All personal ansvarar för att rapportera misstänkta missförhållanden till verksamhetsansvarig som sedan utreder detta vidare, detta görs utan dröjsmål. Vid allvarliga fall görs anmälan till IVO. Denna process ska dokumenteras av verksamhetsansvarig. Hur brister i verksamheten enligt Lex Sarah uppmärksammas och rapporteras tas upp som punkt på arbetsplatsträffar och finns som skriftlig rutin tillgänglig för samtlig personal. 10. Kompetensutveckling och handledning Medarbetarsamtal tillsammans med ledningen där egna mål och kompetensutveckling ingår. Utifrån de enskildas behov får personalen kompetensutveckling inom arbetsmetoder och bemötande. Personalen erbjuds också att gå på föreläsningar. Handledning utförs av verksamhetschef. 11. Genomförandeplan och dokumentation Genomförandeplanen upprättas för den enskilde vid första besöket om detta är möjligt. Den enskilde är delaktig vad gäller innehåll samt mål som upprättas i
genomförandeplanen och uttrycker vad denne önskar få stöd med utefter sin situation, förmåga och biståndsbeslut. Det är den enskildes utsedda kontaktman som är med och upprättar genomförandeplanen tillsammans med den enskilde. Därefter tas detta upp på veckomöte så att samtlig personal får informationen. 12. Kontaktman, stöd för ekonomi och inköp Till varje ny kund utses två kontaktmän. Kontaktmannen ansvarar för att fråga kunden om denne är nöjd med utformandet av sitt stöd. Vid klagomål/missnöje ansvarar denne för att tillsammans med kunden fylla i en förbättringsrapport som tas upp på återkommande möten och APT. 13. Självbestämmande och integritet Samtal om målet med insatsen för ett aktivt arbete med den enskildes delaktighet och självständighet utifrån biståndsbeslut. Mål och delmål sätts i genomförandeplanen, som följs uppregelbundet. Vid första besöket läggs fokus på att samla information om den enskildes nuvarande situation samt eventuella tankar och önskemål denne har om sitt stöd. Tillsammans med den enskilde görs preliminär planering för hur stödet ska utformas och utföras. 14. Bemötande och förhållningssätt Verksamheten har rutiner och en policy för bemötande samt arbetssätt med de enskilda. Nyanställda introduceras i detta som kontinuerligt tas upp på arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal. Återkommande möten och samtal med personalen där man diskuterar synpunkter och förbättringsområden. Personalen uppmärksammar eventuella förändrade och nya behov under besökstid med den enskilde vilket vidarebefordras till ansvarig biståndshandläggare. Om behov finns kan den enskilde byta boendestödjare. 15. Metoder och arbetssätt Under veckomöten och återkommande arbetsplatsträffar diskuteras hur man kan möta nya och förändrade behov hos den enskilde. På veckomöten och arbetsplatsträffar tas det upp hur man kan arbeta för att minska insatser och öka självständigheten hos den enskilde. Utföraren tar hjälp från andra professionellt verksamma inom psykiatrin, kommunen och framförallt biståndshandläggare för att kunden ska få annat stöd än bara boendestöd. Utföraren arbetar kontinuerligt med att uppdatera kunskapen om de appar och olika hjälpmedel som finns, för att ta upp dem med den enskilde. 16. Samverkan Samverkar med biståndshandläggare. Medverkar på uppföljningsmöten, nätverksmöten, möten med myndigheter som Försäkringskassan, arbetshandledare inom Västerås Stad samt socialtjänsten. Arbetar aktivt med att följa med kunder till träffpunkter, sysselsättning samt myndigheter om kunden har önskemål om detta. Deltar alltid och initierar även till SIP-möten i samråd med den enskilde. Deltar även i olika samverkansgrupper exempelvis samverkan mellan men behöver förbättras
olika utförare av boendestöd och samverkansgrupp ledning inom psykiatrin. Förvaltningens kommentar: Boendestöd är ett individuellt utformat stöd med utgångspunkt i den enskildes bostad. Boendestöd som utförs utanför den enskildes bostad måste ha ett tydligt syfte att det ska leda till ökad självständighet, ökad delaktighet i samhället och ökad social delaktighet. Utföraren måste säkerställa att boendestöd utförs enligt kontrakt och inte tenderar att bli en insats av en ledsagande karaktär. Förvaltningens förslag på åtgärd: I dialog med beställaren ska utföraren redovisa hur det säkerställs att stödet som ges har ett tydligt syfte att det ska leda till ökad självständighet. Återkoppling sker under september 2018 i form av skriftlig och muntlig redovisning till beställaren. Beställaren kallar till möte. Bedömningsöversikt Aros Stödgrupp AB 0 1 2 3 1. Avvikelser SoL/LSS 2. Utförd egenkontroll 3. Systematiskt kvalitetsarbete 4. Brandskydd 5. 6. Genomförandeplan och 7. Kontaktman, stöd för ekonomi, 8. Information och kommunikation 9. Självbestämmande och integritet 10. Bemötande och förhållningssätt 11. 12. Kost och hälsa 13.Kultur och fritid 14. Samverkan 15. Översyn klagomål 16. Översyn för ökad tillgänglighet Följer inte uppdrag Följer uppdrag men kan förbättras Följer uppdrag