Handlingar Till Upplandsslättens scoutdistrikts stämma 2018 1
Innehållsförteckning Praktisk information 3 Förslag till dagordning 4 Arbetsformer och schema 5 Påverkanstorg 5 Schema 6 Ombudsfördelning 7 2017 års resultat 8 Verksamhetsberättelse 9 Resultat 12 Balansrapport 13 Revisionsberättelse 15 Verksamhetsplan och budget för 2018 16 Verksamhetsplan 2018 17 Förslag till budget 2018 20 Propositioner 22 Proposition 1: Resa till Demoatijamborren 2018 23 Proposition 2: Distriktets tävlingar 24 Proposition 3: Kvitton 25 Proposition 4: Valberedningen 26 Motioner 27 Motion 1: Miniatyret/Upptäcksresan 28 Valberedningens förslag 30 2
Praktisk information Årets distriktsstämma kommer att äga rum i Sunnerstaskolan. Ingång via matsalen. (Dag Hammarskjölds väg 239, 756 52 Uppsala) För att vara säker på att det finns fika, så ska ni anmäla er. Tänk på eventuella allergier och andra kostrestriktioner Detta skall ske senast 3e juni till alicia.kebring@gmail.com Kom ihåg att ta med er någonting att dricka ur. Ombud måste även anmälas separat av sin kår Alicia Kebring, alicia.kebring@gmail.com senast 3e juni. OBS! Inga nötter eller mandlar får medtagas under stämman! 3
Förslag till dagordning 1. Distriktsstämman öppnas 2. Val av mötesordförande 3. Val av mötesseeterare 4. Val av protokolljusterare tillika rösträknare 5. Fastställande av röstlängden 6. Fastställande av mötesordningen 7. Val av övriga mötesfunktionärer 8. Fråga om distriktsstämman behörigen sammankallats 9. Fastställande av föredragningslista 10. Föredragning av verksamhetsberättelse, resultaträkning, balansräkning och revisionsberättelse för det närmat föregående verksamhetsåret 11. Påverkanstorget öppnar 10:30 12. Påverkanstorget stänger 13:00 13. Fråga om fastställande av balans- och resultaträkning samt om beviljande av ansvarsfrihet åt distriktsstyrelsens ledamöter för det närmast föregående verksamhetsåret 14. Beslut i anledning av distriktets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen 15. Behandling av propositioner till distriktsstämman 15.1 Proposition 1: Resa till Demoatijamboreen 2018 15.2 Proposition 2: Distriktets tävlingar 15.3 Proposition 3: Kvitton 15.4 Proposition 4: Valberedningen 16. Behandling av motioner till distriktsstämman 16.1 Motion 1: Miniatyret/Upptäcksresan 17. Fastställande av medlemsavgift, verksamhetsplan samt budget för 2018 18. Val av distriktsordförande 19. Val av övriga ledamöter i distriktsstyrelsen 20. Val av revisorer och revisorssuppleanter 21. Val av sammankallande och övriga ledamöter i distriktsstämmans valberedning 22. Övriga frågor 23. Distriktsstämman avslutas 4
Arbetsformer och schema Påverkanstorg Vi föreslår att vi använder oss av påverkanstorg under stämman. Påverkanstorg är en metod för att ta beslut i stora grupper som tagits fram inom scouterna men nu även fått spridning i andra organisationer. Poängen är att diskussioner inte tas i plenum (alltså helgrupp) vilket ofta tar väldigt lång tid utan istället sker parallellt på olika platser på "torget" vid så kallade inflytandepunkter. Alla deltagare är fria att röra sig fritt mellan punkterna och lyssna och argumentera. För att ens åsikter ska komma fler till del än de som lyssnar vid punkten just då kan man siva ned sin åsikt på ett papper som sätts upp vid inflytandepunkten. Gröna lappar används för stöd för förslaget, gula lappar används om man föreslår ett tillägg till förslaget och röda lappar används för argument mot förslaget. Utöver det kan kårernas ombud visa sitt stöd för både huvudförslag och tillägg genom att siva sitt röstkortsnummer på respektive lapp. När torget stänger och plenumförhandlingarna återupptas tas bara de förslag och tilläggsyrkanden som har stöd av mer än 25 % av alla ombud, dvs fler än 25 % av ombuden har sivit sitt röstkortsnummer på lappen. Det är alltså viktigt att alla ombud visar sin åsikt i samtliga frågor genom att siva sitt röstkortsnummer. Vid varje inflytandepunkt finns även en inflytandepunktsansvarig. Denna person håller sig neutral i diskussionen men kan bistå med sakupplysningar, referera tidigare diskussioner och vet vem som har mer information om förslaget. Om något ing processen är oklart fråga exempelvis en inflytandepunktsansvarig eller en medlem i styrelsen. 5
Schema 09:30 Incheckning och utdelning av röstkort (detta sker kårvis) 10:00 Förhandlingarna börjar 10:30 Påverkanstorget öppnar samt fika 12:00 Lunch avnjuts och påverkanstorget stänger. Redaktionsutskottet börjar arbeta 13:00 Tid för genomläsning av beslutsunderlag 13:15 Förhandlingarna återupptas 15:00 Stämman avslutas 6
Ombudsfördelning Varje kår med minst 5 medlemmar yngre än 26 år får skicka 3 ombud till distriktsstämman. Utöver detta får varje kår skicka ytterligare ett ombud för varje påbörjat femtiotal medlemmar utöver 50. Det medlemsantal som avses är kårens medlemmar 31 december 2017. Kår Almtuna scoutkår 5 Enköpings scoutkår 5 Fyrisåns scoutkår 4 Håbo scoutkår 5 Karlsro scoutkår 10 Knivsta scoutkår 6 Salabacke scoutkår 3 Svartbäckens scoutkår 6 S:t Adai 3 Wasakåren 10 Ärentuna scoutkår 4 Uppsala riddarkår 0 Totalt antal ombud 61 Antal ombud 7
2017 års resultat 8
Verksamhetsberättelse 2017 Upplandsslättens scoutdistrikt Styrelsens ordförande har varit Mats Sjöblom Styrelsens övriga ledamöter: Hampus Westman Sebastian Eriksson Hampus Hollman Karl Michanek Alicia Kebring Henrica Enström Axel Henriksson Revisorer: Monica Beckholmen Magnus Edin Valberedning: Jan Filmberg (Sammankallande) Berndt Kvist Tobias Filmberg Verksamhet Styrelsens verksamhet har under året fokuserat på åtgärder som ska förbättra de interna processerna och arbetsmetoderna inom styrelsen och dess arbetsutskott. Styrelsen har under året hållit styrelsemöten varje månad med undantag för juni och juli. Sammanträdena har ägt rum på Ekeby bruk i olika lokaler som har tillhandahållits av Hampus Hollman. Ett tidigt beslut som togs av styrelsen var att besluta om ett nytt förråd som från och med i Mars månad hyrs på Ekeby bruk för förvaring av distriktets gemensamma materiel. 9
Kontakt med distriktets kårer Styrelsen anordnade kårordförandeträffar i januari och augusti. Dessutom hölls ett första möte angående distriktsläger 2019 i oktober. Upplandskurserna Även i år arrangerade vi Upplandskurserna på Wik. Ledare från hela distriktet men även ledare utanför distriktet gästade Wik första helgen i april där kurser som mattorkning, fjällvandring, äventyrarscouting hölls av frivilliga. Scouternas folkhögskola gästade med Leda scouting och Redo för naturen. Johan Manner från Scouterna talade om Jamboree17 och äventyrarscouting. Smugglarhajken Smugglarhajken genomfördes en extremt solig helg i maj och var trots bristande deltagande från större kårer på grund av schemaläggning en stor succe för deltagande scouterna. Styrelsen tog detta tillfälle i akt och gjorde en stor investering i nytt sjukvårdsmateriel, som Hampus Westman samordnade. Tävlingarna Karlsro scoutkår stod i år som arrangör för Miniatyret/Upptäcktsresan och samlade distriktets spårare och upptäckare lördagen 6 maj. Fyrisåns sjöscoutkår arrangerade Hösthornet för distriktets äventyrare lördag 7 oktober. 10
Ärentuna scoutkår stod som värdar för Luffarhajken 23 24 september. Distriktsordförandeträff Mats och Sebastian deltog i distriktsordförandeträffen i Lund i april. Ekonomi Distriktets kassör Hampus Hollman genomförde en migration av distriktets bokföring till en molnbaserad lösning för att underlätta det framtida arbetet med ekonomin. Uppsala 4 mars 2018 Hampus Westman och Mats Sjöblom 11
12
13
14
15
Verksamhetsplan och budget för 2018 16
Verksamhetsplan Upplandsslättens scoutdistrikt 2018 Upplandsslättens Scoutdistrikts uppgift är att tillhandahålla en mötesplats för scoutkårerna inom vårt geografiska område. Detta sker genom att erbjuda exempelvis utbildning, arrangemang och verksamhet för alla åldersgrupper med extra fokus på Äventyrar-, Utmanar -och Roverscouter. Distriktet stödjer och företräder kårerna efter deras önskemål och behov. Distriktsstyrelsen ansvarar för att distriktets bokfo ring och fo rvaltning sker pa ett betryggande saẗt. Styrelsens arbete Styrelsen kommer under verksamhetsåret fram till nästa ordinarie stämma att arbeta med styrelsens struktur för det löpande arbetet. Det innebär att styrelsen kommer att upprätta: Årsplanering för verksamheten Styrelseinstruktion med rollbesivningar Arbetsgrupper för genomförandet av distriktets större aktiviteter Policy för redovisning av utlägg för distriktets räkning Rutiner för hantering av distriktets ekonomi Policy och rutiner gällande dataskyddsförordningen (GDPR) för distriktsstyrelsens hantering av personuppgifter. Upprättande av arbetsgrupper för de större arrangemangen där framgång bygger på gemensam ansträngning och att distriktets kårer kan tillsätta enstaka personer för de arbetsgrupperna och arrangemangens genomförande Kommunikation Styrelsen kommer att uppdatera distriktets hemsida så att den innehåller mer relevant information och aktuellt kalendarium. Kommunikation kommer löpande att ske från styrelsen till de olika kårerna om arbetet. Extern verksamhet Upplandskurserna Distriktet avser att arrangera Upplandskurserna under verksamhetsåret. Styrelsen kommer att tillsätta en separat arbetsgrupp för kursernas genomförande och vill gärna få förslag på kurser som distriktets kårer vill genomföra. För kursernas genomförande ävs att distriktets kårer ställer upp med ledare/funktionärer till arbetsgruppen. Styrelsen kommer att söka samarbete med Scouternas folkhögskola för genomförandet av exempelvis Leda scouting, Leda avdelning och Leda patrull. Distriktets tävlingar, i samverkan med kårerna 17
Styrelsen avser att uppdatera den långsiktiga ansvarslistan för distriktets tävlingar. Datum för tävlingarna bestäms av styrelsen i samråd med respektive arrangerande kår. Styrelsen vill också utvärdera tävlingarna 2017/18 för att kvalitetssäa genomförandet. Det är viktigt att få in synpunkter från tidigare styrelse, arrangerande kårer och medverkande kårer för detta arbete. Hösthornet Hösthornet är en utmanande, spännande och framför allt väldigt rolig tävling för Äventyrarscouter i distriktet. Hösten 2018 arrangerar Håbo scoutkår tävlingen. Datum bestäms tillsammans av arrangerande kår och distriktsstyrelsen. Luffarhajken Luffarhajken är en distriktstävling för Utmanar- och Roverscouter samt ledare. I år arrangeras Luffarhajken av Almtuna scoutkår. Datum bestäms tillsammans av arrangerande kår och distriktsstyrelsen. Miniatyret & Upptäcksresan Miniatyret och Upptäcktsresan är distriktstävlingar för Spårare och Upptäckare som under våren 2019 arrangeras av Salabacke scoutkår. Datum bestäms tillsammans av arrangerande kår och distriktsstyrelsen. Distriksstämma Ordinarie årsstämma äger rum på våren 2019. Styrelsen kallar till stämma och Ärentuna scoutkår står för stämmans genomförande. Arrangemang för utmanarscouter Styrelsen vill stärka arbetet med arrangemang för distriktets utmanarscouter. Det sker genom att hjälpa de frivilliga after som redan arbetar med hajker men också genom att ta vara på de goda erfarenheter som finns från tidigare RauD och verka för en ny plattform för att utveckla verksamheten för utmanarscouter i distriktet. Utvecklingsstöd för ledare och funktionärer Styrelsen vill premiera utmanar/roverscouter, ledare och funktionärer som vill utvecklas i sitt långsiktiga engagemang till nytta för distriktets kårer. Det är viktigt att fler äldre scouter verkar som förebilder och att det finns stöd för ledare och funktionärer som vill utbilda sig vidare. Styrelsen vill därför inrätta en policy för hur distriktet exempelvis kan stödja Treklöver Gilwellutbildning, andra utbildningar som syftar till att stimulera ledaråterväxt, och internationella upplevelser som exempelvis Explorer Belt. För detta ändamål avser styrelsen att använda maximalt 25 000 från distriktets tillgångar under verksamhetsåret. Demoatijamboree 2018 Distriktet stödjer resan för alla distriktets medlemmar till demoatijamboreen 2018 i Karlstad. 18
Distriktsläger 2019 Tidigare har det beslutats om ett gemensamt distriktsläger 2019. Under våren 2018 har det framkommit många synpunkter på svårigheten att arrangera ett distriktsläger 2019 med den kvalitetsnivå som distriktets kårer förväntar sig. Styrelsen avser inte att gå vidare med planeringen för distriktsläger 2019 med motiveringen att tiden är knapp och styrelsens fokus är att utveckla kårernas förtroende för distriktets verksamhet och att säa övriga aktiviteter i denna verksamhetsplan innan ett större lägerprojekt är möjligt. Distriktsråd Styrelsen planerar för att genomföra två distriktsråd under verksamhetsåret. Styrelsen ser gärna att det sker en strukturerad dialog med kårernas ledning om verksamhetsåret 2018 och diskussioner om kårernas långsiktiga syn på distriktets utveckling under de kommande åren. Grenträff Styrelsen avser att arrangera en grenträff för distriktets ledare under första kvartalet 2019. Träffen syftar till att inspirera och förana innehållet i verksamhetsplanen inför stämman våren 2019, förutom att vara en mötesplats för ledare i distriktets kårer. 19
Förslag till budget för 2018 Medlemsavgifter 50,100 1670 *30 50,100 Bidrag 110,000 Bidrag från Region Uppsala 110,000 Deltagaravgifter 23,500 Kursavgifter 6,000 Avgift för buss till demoatijamboreen 2,500 Äventyrarhajken 15,000 Summa intäkter: 183,600 Utgifter Utbildning - 57,500 Upplandskurserna - 35,000 Utvecklingsstöd - 22,500 Arrangemang - 58,000 Distriktsstämma - 6,000 Miniatyret/Upptäcktsresan - 6,000 Hösthornet - 6,000 Luffarhajken - 6,000 Äventyrarhajken - 20,000 Märken och plaketter (tävlingar) - 14,000 Lokal administration - 21,000 Hyra av förråd - 18,000 20
Kontorsmateriel - 2,000 Övrigt - 1,000 Demoati och representation - 29,000 Demoatijamboree (busshyra) - 25,000 Distriktsordförande- och ledarträffar - 4,000 Styrelsearbete - 6,000 Mötesfika - 1,000 Kick-Off - 2,000 Terminsavslutning - 3,000 Interna bidrag - 12,000 Äventyrarbidrag - 12,000 Summa utgifter - 183,500 Resultat 100 21
Propositioner från distriktsstyrelsen 22
Proposition 1: Resa till Demoatijamboree 2018 Då styrelsen vill att så många som möjligt ska kunna åka på demoatijamboreen och distriktet har ett överskott av finanser, så anser vi det lämpligt att subventionera en gemensam resa till Karlstad i samband med Demoatijamboreen 2018. Styrelsen föreslår stämman att uppdra åt styrelsen att utreda och organisera en gemensam resa för alla i distriktet. 23
Proposition 2: Distriktets tävlingar När det tidigare har arrangerats tävlingar inom distriktet har reglerna för de olika aktiviteterna varierat och varit otydliga. Därför tycker vi i styrelsen att alla tävlingar som arrangeras inom distriktet ska följa de allmänna tävlingsregler som beslutats av distriktet. Scouterna som inbjuds till tävlingarna skall delges dessa regler i god tid före tävlingens start. Tillfälliga tillägg i tävlingens regler skall delges scouterna i god tid innan start. Styrelsen föreslår stämman att anta de tävlingsregler som distriktet fastslagit att alla tävlingar som arrangeras inom distriktet skall följa dessa regler. 24
Proposition 3: Kvitton Styrelsen har haft problem med att få in kvitton på utlägg för tex, miniatyret och distriktsstämmor i tid. Detta medför en stor stress på kassören och fördröjer utbetalningar till kårer samt bokföringen. Styrelsen föreslår därför att kvitton på utlägg samt fakturor till distriktet ska vara kassören tillhanda senast 60 dagar efter utläggsdatum för att ersättning skall betalas ut 25
Proposition 4: Valberedningen Då intresset för att sitta med i valberedningen har varit väldigt svalt de senaste åren, har vi i styrelsen kommit fram till att vi bör ha ett rullande schema. Det skulle då gå till på liknande sätt som tävlingschemat, men kåren måste då bara bidraga med en person till valberedningen. Detta system har fungerat bra i andra distrikt och därför vill vi införa detta i upplandsslätten. Vi föreslår därför: att att det upprättas ett rullande schema för valberedningen. detta schema innehåller tre kårer per år. 26
Motioner från distriktets medlemmar 27
28
Styrelsens svar Miniatyret och Upptäcksresan är mycket uppskattade tävlingar och vi vill inte riskera kvaliten på någon av dessa arrangemang. Risken med att dela uppm dessa är att man måste lägga ner dubbelt så mycket tid i att arrangera, det kan vara svårt att hitta datum som fungerar, samt att kostnaden dubbleras om två olika kårer ska arrangera. Vi föreslår därför: att att avslå motionen i sin helhet uppraga åt styrelsen att jobba på en lösning för att samla alla distriktets funktionärer. 29
Valberedningens förslag Ordförande Göran Brocknäs (Karlsro) Ledamöter Alicia Kebring (Almtuna) Anna Mattsson (Knivsta) Berndt Kvist (Enköping) Kalle Michanek (Almtuna) Kaisa Syrjänen Schaal (Karlsro) Niklas Lundqvist (Wasa) Revisorer Magnus Edin Per Wahlund Monica Beckholmen (Suppleant) 30