Vad ska vi göra idag? Gå igenom lite teorier kring lean varvat med att Prova teorierna i praktiken genom Vi tar små små steg framåt under dagen
Vad är Lean? Tanke och arbetssätt för systematiskt förbättringsarbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Med hjälp av kontinuerliga förbättringar sträva efter ett perfekt tillstånd
Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Fokusera värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier
8 slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB
Överproduktion Att producera mer än vad som behövs, ex. ta för många kopior. Att utföra arbete tidigare än vad som behövs eller för säkerhets skull. Det värsta av slöserierna eftersom det orsakar flera.
Väntan Väntan på att något behöver hända innan man kan fortsätta sitt arbete. Ex.vänta på att IT-systemet ska komma igång igen, vänta på att få något attesterat, vänta på att få hjälp av någon i ett moment där man behöver vara två
Lager Att lagra eller spara mer än vad som är nödvändigt. Ex. spara kopior i pärm när informationen även finns i datorn. Beställa hem för mycket till förrådet. För mycket personal på samma ställe samtidigt.
Rörelse Onödiga förflyttningar eller böjningar och sträckningar när man utför sitt arbete. Letande efter saker, information etc. Att gå i onödan till en arbetsuppgift som någon annan redan tagit itu med.
Omarbetning Man behöver korrigera fel, omarbeta eller komplettera ofullständigt material. Ett lågt rätt från början leder alltid till omarbete!
Överarbete Att lägga ner mer arbete än vad som faktiskt behövs. Ex. onödiga kontroller eller dubbelarbeten. Göra mer noggrant än vad som krävs.
Transporter Onödiga transporter av material, papperskopior, attestrundor
Outnyttjad kreativitet Var inte med bland de ursprungliga slöserierna, men har lagts till som det åttonde slöseriet. Att inte ta vara på medarbetarnas förbättringsidéer.
Undvika slöserier Enkelt och tydligt Visualisera Rätt från mig Dragande system Enstycksflöde Jämna ut Standardiserat arbetssätt
INTRODUKTION TILL Ett spel om slöserier, förbättringsarbete och visualisering
Spelplanen
Process-kort som beskriver händelser Process 1 Process 2 Process 3 Process- 4
Kund = brukare Vi har samlingsbegreppet brukare Ni kan kalla era brukare för Elever Pensionärer Vårdtagare VA kunder Resultatenhetschefer Hyresgäst Besökare..
Fyra olika områden Förråd Vikarier Möten & lokalbokning Kommunikation
TUTA Denna tuta sköter handledarna Signalerar stopp & start! Byt processkorts hög I början och i slutet av varje spelomgång
Slöseri signal Med klockan signalerar ni varje hittat slöseri Förbättringsförslag Gjord visualisering
Timglas Att hålla tiden under här och nu kort
Spelregler Det finns inga syndabockar Alla engagerade och delaktiga Det finns inga dumma förslag Tänk gärna utanför ramarna
Utgångspunkter Ni spelar tillsammans runt bordet Motståndare är andra eventuella lag Ni ska under tidspress leta efter slöserier i processkort som ni tar. Händelserna i processkorten är plockade från olika verksamheter
8 slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB
Vad ska ni göra? Tag ett kort ur första korthögen och läs det högt. Diskutera i gruppen vad ni kan identifiera som slöseri. Formulera slöseriet kortfattat på en postitlapp. Fäst postit-lappen på kortet och sätt fast det i klämman i slöserisektorn på spelplanen Ring på ringklockan för varje fäst postit-lapp
Fem minuter per korthög
Hitta & skriv ner slöserier Leta slöserier inte förbättringar!
Hitta slöserier Det kan finnas flera slöserier på samma kort Ibland är slöseriet mycket väl synligt Ibland måste ni fundera vilka eller vilket slöserier som situationen kan leda till Använd fantasin! Jobba tillsammans
Här och nu kort Beskriver en oförutsedd händelse under spelets gång. Gör det som står på kortet. Ni ska inte leta slöserier i här och nu-kort
Om ni kommer av er
Spelet kan börja!
TEORI
INTRODUKTION TILL LEAN Kontinuerliga förbättringar i vardagen
Här startade det
Lean Att få in teorierna i huvudet är inte problemet. Problemet är att komma ihåg dem i kroppen, att handla efter dem instinktivt, att ha kraften att uthärda den träning som behövs längs vägen mot att segra i konkurrensen. Taiichi Ohno
Detta är inte Lean Handlar inte om att säga upp medarbetare Handlar inte om att hitta syndabockar Handlar inte om att arbeta snabbare utan smartare
Grunderna i korta drag Stödjande ledarskap Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i Fokusera på värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Kontinuerliga förbättringar, steg för steg Enkla verktyg
PDCA ACT CHECK PLAN DO PLAN planera DO genomför CHECK följ upp/ analysera ACT förbättra/ standardisera
Tanke och handling Värde Principer Metoder Verktyg
Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation,2007-2010 sidan 12; Grundläggande värden
Principer hos oss betonas. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, 2007-2010 sidan 2; Vara vågar!
Metoder för att nå värden och principer De övergripande målen i Lednings- och styrdokumenten bryts ner i arbetsplaner, tydligt nedskrivna och lättillgängliga för alla Decentraliserad organisation med tydligt ansvar hos cheferna Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer
Några av verktygen Värdeflödeskarta 5S Visualisering Nedskrivna rutiner & beskrivningar
Begreppet lean i Vara kommun Tankesätt sedan 1992 Pilotförsök 2004 Anställde två projektledare 2006 Sedan 2008 en tillsvidareanställning kring VaraLean Hela organisationen
Vad händer hos oss? Se uppdaterad information på intranätet eller på www.vara.se
RÄKNA SLÖSERIER!
- förbättringar
INTRODUKTION TILL ORSAKSANALYS Verktyg för kontinuerliga förbättringar i vardagen
Varför? X 5
Ett exempel Du får alltid leta efter saker i förrådet, samtidigt som du regelbundet är den som städar.
Ett exempel Du får alltid leta efter saker i förrådet, samtidigt som du regelbundet är den som städar. Varför? Dina kollegor struntar i din ordning
Ett exempel Du får alltid leta efter saker i förrådet, samtidigt som du regelbundet är den som städar. Varför? Varför struntar de i din ordning? Dina kollegor struntar i din ordning De vet inte hur min ordning är
Ett exempel Du får alltid leta efter saker i förrådet, samtidigt som du regelbundet är den som städar. Varför? Varför struntar de i din ordning? Varför vet de inte om din ordning? Dina kollegor struntar i din ordning De vet inte hur min ordning är Det går inte att se hur ordningen är tänkt
Ett exempel Du får alltid leta efter saker i förrådet, samtidigt som du regelbundet är den som städar. Varför? Varför struntar de i din ordning? Varför vet de inte om din ordning? Varför går det inte att se hur ordningen är tänkt? Dina kollegor struntar i din ordning De vet inte hur min ordning är Det går inte att se hur ordningen är tänkt Det finns inte uppmärkt på hyllorna
Ett exempel Du får alltid leta efter saker i förrådet, samtidigt som du regelbundet är den som städar. Varför? Varför struntar de i din ordning? Varför vet de inte om din ordning? Varför går det inte att se hur ordningen är tänkt? Varför är det inte uppmärkt på hyllorna? Dina kollegor struntar i din ordning De vet inte hur min ordning är Det går inte att se hur ordningen är tänkt Det finns inte uppmärkt på hyllorna För att ingen har märkt upp hyllplanen
Ett exempel Du får alltid leta efter saker i förrådet, samtidigt som du regelbundet är den som städar. Varför? Varför struntar de i din ordning? Varför vet de inte om din ordning? Varför går det inte att se hur ordningen är tänkt? Varför är det inte uppmärkt på hyllorna? Dina kollegor struntar i din ordning De vet inte hur min ordning är Det går inte att se hur ordningen är tänkt Det finns inte uppmärkt på hyllorna För att ingen har märkt upp hyllplanen
Problemet Källa:Strängnäs kommun
Den spontana lösningen Källa:Strängnäs kommun
Problemet växer. Vi tillsätter mer resurser.. Källa:Strängnäs kommun
Problemet är accepterat och inordnas i organisationen. Man skaffar utrustning och personal samt bygger upp rutiner Källa:Strängnäs kommun
Arbetet rationaliseras och man är mycket nöjd med den nya lösningen. Arbetet är mekaniserat, en fulländad lösning med låg driftskostnad PUMP Källa:Strängnäs kommun
Tänk om man hade analyserat problemet från början. Känns detta igen? Källa:Strängnäs kommun
Slöserier Slöserier visar på att vi har problem i sättet vi arbetar på Slöseri är ett symtom inte en orsak Orsaksanalysen hjälper oss att ta reda på den faktiska grundorsaken När vi funnit grundorsaken är det lättare att finna en lösning som resulterar i en förbättring
Vad ska ni göra? Börja med första kortet i första processkorthögen och sedan första kortet i nästa hög osv. Gå igenom slöserierna som ni funnit Med hjälp av 5 varför ska ni försöka hitta grundorsaken och därefter komma på en förbättringsidé Fäst post-it lapparna efterhand på mallen för orsaksanalys/förbättringsförslag Fyll sedan i uppgifterna direkt i mallen Ring på klockan efter varje fullständig beskrivning
Om ni kommer av er
RÄKNA FÖRBÄTTRINGAR!
5S, visualisering
INTRODUKTION TILL 5 S Välorganiserad och funktionell arbetsplats
5 S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana) Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke
Före 5S på kontor Efter
Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag 5S på Bonden
Plocka undan Sortera sakerna ni har runt om kring er Städa bort skräp
INTRODUKTION TILL VISUALISERING Verktyg för kontinuerliga förbättringar i vardagen
Visualisering Lätt och överskådligt Rätt information där och när den behövs Minskar slöserier: Omarbete Väntan Överarbete Rörelse
Hur? Fotografier Diagram & tabeller Bilder Symboler Texter Färger Ljud Ljus..
Att tänka på Nära Tydligt Lättförståligt för alla Uppdaterat Väl synligt
Exempel VECKA KOMMENTAR MÅNDAG x Stökigt i förrådet TISDAG x Vare sig bra eller dåligt ONSDAG x Hann ringa alla samtal TORSDAG x Brukare mycket nöjda FREDAG x Allt bara flutit på Ok
Exempel
Exempel
Exempel
Exempel
Exempel
Exempel
Exempel
Att se visualiseringar Titta på spelplanen. Vad finns det för exempel på vad som skulle kunna vara visualiseringar?
Vad ska ni göra? Gå igenom era förbättringsförslag ett och ett och fundera över hur dessa kan visualiseras på ett bra sätt. Illustrera tydligt på postit-lappar hur ni kan stärka förbättringsförslagen med visualiseringar Fäst postit-lapparna på mallen. Ring på klockan vid varje beskriven visualisering
Hur noga ska ni vara? Beskriv eller rita HUR en visualisering av förbättringen kan se ut VAR ska den sitta någonstans? VILKEN information behöver vara med?
Om ni kommer av er
RÄKNA VISUALISERINGAR!
EN BENSTRÄCKARE
- uppföljning
INTRODUKTION TILL UPPFÖLJNING Kontinuerliga förbättringar i vardagen
En stunds reflektion Begrunda, tänka efter, överväga, fundera, spekulera, vad betyder detta för mig, att förhålla sig till något Leder till Nya insikter och förändringar som innebär en fördjupning
Vilken visualisering är ni mest nöjda med? Vilket lag vann? Varför? Vilka lärdomar har jag gjort under? Presentera för oss andra!
Om ni kommer av er