Årsrapport Överförmyndarnämnden 2017
Innehållsförteckning 1 Verksamhet... 3 1.1 Uppföljning av uppdrag... 3 1.2 Viktiga och intressanta händelser... 3 2 Måluppföljning... 5 2.1 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva... 5 3 Följetal... 6 3.1 Antal aktiva akter... 6 4 Uppföljning av internkontroll... 7 4.1 Årets internkontrollarbete... 7 4.2 Uppföljning av internkontrollplanen... 7 5 Ekonomi... 9 5.1 Driftredovisning... 9 6 Övrig uppföljning... 11 6.1 Internationellt arbete... 11 6.2 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål... 11 6.3 Uppföljning av attraktivitetsplanen... 11 2
1 Verksamhet 1.1 Uppföljning av uppdrag Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög grad Delvis I låg grad Inte alls Överförmyndarverksamhet X Överförmyndarverksamheten Överförmyndarverksamheten bedömer att dess uppdrag delvis uppfyllts under 2017. Detta mot bakgrund av att verksamheten inte fullt ut kunnat garantera att praxis följs vad gäller tillsyn och handläggningstid. Verksamheten har under året alltjämt varit påverkad av den stora mängden ärenden av ensamkommande barn, samt den förhöjda komplexitet dessa ärenden medfört. Dock har mängden ärenden i tilltagande grad minskat under året varför denna faktor framöver spås ha mindre betydelse. Den sammantagna effekten av kommunledningskontorets bistånd med punktvisa arbetskraftsförstärkningar under året, köp av konsulttjänster för hjälp med det löpande granskningsarbetet, samt visstidsanställandet av en överförmyndarsekreterare, har varit sådan att överförmyndarnämndens förmåga att uppnå sina mål framöver bedöms bättre än tidigare. Den samlade bedömningen av nämndens arbete under året 2017 är dock sådan att uppdraget sammantaget endast delvis uppfyllts. För att underlätta samarbetet mellan överförmyndarnämnden och socialförvaltningen har flera informationsträffar skett under året i form av utbildning på arbetsplatsträffar. 1.2 Viktiga och intressanta händelser Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgarperspektiv Året har präglats av den juridiska och ekonomiska osäkerheten kring praxis och regelverk avseende gode män för ensamkommande barn. I ett avgörande från kammarrätten i Göteborg i mars fastslogs att överförmyndarnämndernas kostnader för gode män för ensamkommande barn som fått sin ålder uppskriven av Migrationsverket, men där beslutet inte vunnit laga kraft, inte var ersättningsgilla enligt då gällande regler för statsbidrag. Likaså har tingsrätterna underkänt överförmyndares försök att avsluta ärenden mot bakgrund av en asylsökandes förmodade myndighet, just på grund av att Migrationsverkets beslut inte vunnit laga kraft. Konsekvensen av detta blev att överförmyndarna fått självfinansiera dessa ärenden utan möjlighet att återsöka kostnaderna. I juli ändrade regeringen ersättningssystemet och avskaffade möjligheten till att återsöka medel för faktiska kostnader. Istället infördes ett schabloniserat system som sammantaget medförde en inskränkning av kommuners möjligheter till statligt bidrag för kostnader kopplat till gode män för ensamkommande barn. Under året har förekomsten av medicinska åldersbedömningar medfört att antalet ärenden där asylsökande bedömts myndiga ökat markant. Dessa ärenden har kunnat avslutats, utom i fall då god man valt att överklaga överförmyndarnämndens beslut till tingsrätten. Under hösten har det dock setts en förändring i domstolspraxis innebärande att överförmyndarnämnderna fått större möjligheter att avsluta ärenden där den asylsökande bedömts vara myndig men överklagat Migrationsverkets beslut. Innebörden av praxisförändringar är att kravet på laga kraft i Migrationsverkets beslut tonas ner. Viktiga och intressanta händelser ur ett verksamhetsperspektiv Överförmyndarverksamheten har två ordinarie 100 % tillvidareanstälningar som handläggare. En av dessa tjänster är vakant till 50 %. Kommunledningskontoret har under året tllfört timmar samt inköp av konsulttjänster för att bistå i granskningen av årsräkningar. Från augusti har även en visstidstjänst, sex månader på 100 %, tillsatts. 3
4
2 Måluppföljning Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. I detta avsnitt följs mål och indikatorer upp. Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: 2.1 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva Kommungemensamma mål: En god kommunal service Nämndens mål: Rättssäkra och effektiva processer Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Mål 2017 Andel ansökningar/anmälningar om godmanskap/förvaltarskap som utreds inom 3 månader (%) Andel ärenden för ensamkommande barn där överförmyndaren förordnar god man inom 1 månad (%) Andel årsräkningar som är granskade före 1 juli (%) 56 47 50 >= 90 40 18 66 >= 80 66 66 69 >= 70 Nämndens mål: God information om hur verksamheten fungerar 5
3 Följetal Följetal är mått som speglar verksamhetens omfattning och utveckling. 3.1 Antal aktiva akter Följetal Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Antal aktiva akter (Totalt) 389 452 442 402 Godmanskap 208 200 208 213 Förvaltarskap 38 35 28 30 Ensamkommande barn 45 123 120 56 Förmyndare 36 41 43 47 Övriga akter 62 53 43 83 Status under avslutande ingår på respektive rad. 6
4 Uppföljning av internkontroll Internkontroll syftar till att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och följer lagar, föreskrifter och riktlinjer. Nämnder och styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska rapportera om sitt arbete med internkontroll. 4.1 Årets internkontrollarbete 4.2 Uppföljning av internkontrollplanen Ekonomi Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 Kommungemensam: Avtal följs inte vid inköp. Inköp sker hos icke avtalsleverantör. Fel pris faktureras. Övriga villkor följs inte. Kommungemensam: Chefer beslutsattesterar egna kostnader såsom resor, utbildning mm Kommungemensam: Manuella utbetalningar saknar korrekta och Granskning av inköp i förhållande till avtal Granskning av beslutsattest gällande chefers egna kostnader Kontroll av transaktioner som inte är fakturor eller lön med avseende på Granskning av nämndens inköp i förhållande till avtal har utförts enligt plan. Granskningen omfattade samtliga fakturor inom perioden januari juni. Antalet fakturor var 12 stycken från 9 stycken olika leverantörer. De inköp som granskats handlar bland annat om böcker, kurser och supporttjänster till IT-system. I två fall av nio finns kommungemensamma ramavtal med leverantören. I ett fall av dessa två är det oklart om avtalet gäller för inköpt produkt. I ett fall av nio föreligger ett avtal direkt med förvaltningen. I sex fall av nio finns inga avtal med aktuella leverantörer. Det finns inte heller kommungemensamma ramavtal med någon annan leverantör inom området. Dessa inköp handlar om delgivningstjänster, kurser och ämnesspecifik litteratur. Vid en kontroll i ekonomisystemet av hur mycket kommunen totalt handlat för från dessa leverantörer under 2016 uppgår beloppen till ringa summor som understiger 100.000 kr. Detta betyder då att direktupphandling kan göras utan krav på dokumentation. Kontroll av huruvida priser och övriga överenskommelser har följts har i princip inte kunnat genomföras då denna information oftast inte har kunnat återfinnas. Resultatet visar att rutinen vid inköp fungerar förhållandevis väl inom förvaltningen. Granskning är gjord i enlighet med plan och omfattade samtliga fakturor under perioden januari juli då antalet fakturor endast var 3 stycken. 67 % av de granskade posterna hade en korrekt beslutsattest. 33 % bedöms som inkorrekt då tjänsten avsåg beslutsattestantens egna kostnad. Granskningen resulterade i generell information till beslutsattestanter att förbättra processen. Granskningen resulterade också i komplettering av kommunens ekonomihandbok då det inte fanns tillräcklig information i frågan där. Granskningen är utförd under kvartal 1, 2 och 3. Under perioden 7
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 kompletta underlag samt behörig attest. underlag och attest har totalt 3 stycken transaktioner avseende manuella utbetalningar gjorts. Alla granskade poster (100 %) hade korrekta attester. Det innebär alltså att minst 3 personer hade attesterat och att alla poster hade behörighetsattest. Av totalt 3 granskade poster hade 2 st (66 %) kompletta underlag. 1 st post saknade underlag. Utbetalningen avsåg ett utlägg för fika vid nämndsmöte. Rutinen avseende attester på manuella utbetalningar är mycket god inom nämndens ansvarsområde. Det finns däremot en förbättringspotential avseende bifogade underlag. Kommunen eftersöker inte det den har rätt till Skriftlig rutin saknas. Framtagande av rutin sker under våren 2017. Personal Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 Kommungemensam: Brister i kompetensförsörjningsprocessen - hantering av kravprofil och referenstagning Uppföljning av om kravprofiler upprättas vid rekrytering Uppföljning av om referenser tas vid rekryteringar Vid samtliga rekryteringar ställdes en tydlig kravprofil upp. Vid samtliga rektyreringar genomfördes referenstagning Administration Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 Kommungemensam: Bristande efterlevnad av delegationsordning Kommungemensam: Bristande efterlevnad av arvodesreglemente Kontroll av att medarbetare och politiker informeras om delegationsordningen en gång per halvår Stickprovskontroll av att arvodesreglementet följs vid registrering och utbetalning till ledamöter. Myndighetsutövning Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 Kommunen missar felaktigheter i den ekonomiska granskningen Stickprov av att kommunens granskning har skett enligt rutiner 8
5 Ekonomi Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av året. Resultaten som presenteras i rapporten är preliminära och det är först när kommunfullmäktige har godkänt årsredovisningen som den skall ses som fastställd. 5.1 Driftredovisning Tabell årsrapport Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Budget Avvikelse Totalt Intäkter 618 2 814 3 083 4 048-965 Personalkostnader -1 831-4 481-3 992-5 409 1 417 Övriga kostnader -1 135-1 202-1 190-1 239 49 Nettokostnad -2 347-2 869-2 099-2 600 501 Politisk verksamhet Personalkostnader -241-244 -265-269 4 Övriga kostnader -6-16 -14-5 -9 Nettokostnad -246-260 -279-274 -5 Övrig politisk verksamhet Intäkter 618 2 814 3 083 4 048-965 Personalkostnader -1 590-4 237-3 727-5 140 1 413 Övriga kostnader -1 129-1 186-1 175-1 234 59 Nettokostnad -2 101-2 609-1 820-2 326 506 Analys av driftredovisning Överförmyndarnämndens utfall den 31 december 2017 på 2,1 mnkr är 81 % av nämndens budgetram på 2,6 mnkr. Att utfallet blivit 0,5 mnkr lägre kan främst kopplas till lägre arvodeskostnader för ställföreträdare än budgeterat, framförallt vad gäller arvoden till gode män för ensamkommande barn. 2016-års utfall var 0,8 mnkr högre än utfallet 2017 och låg på 110 % av dåvarande budgetram (2,6 mnkr). Främsta anledningen till att utfallet var högre 2016 återfinns på överförmyndarnämndens administration där arvodeskostnader till ställföreträdare var 0,5 mnkr högre och intäkterna 0,3 lägre under 2016. ANALYS PER HUVUDVERKSAMHET ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN Jämförelse med årets budget Budgeten på denna huvudverksamhet består till större delen av arvodeskostnader för politiken. Utfallet på 0,3 mnkr är 102 % av budgeterade medel och ligger i princip i nivå med årets budget. Jämförelse med utfall 2016 Utfallet 2016 låg på samma nivå som utfallet 2017. ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDENS ADMINISTRATION Jämförelse med årets budget 9
Årets utfall på 1,8 mnkr är 78 % av årets budgetram och lämnar ett överskott på 0,5 mnkr. Överskottet kan framförallt knytas till lägre arvodeskostnader för ställföreträdare än budgeterat, framförallt vad gäller arvoden till gode män för ensamkommande barn. Intäkterna Öfn adm Årets intäkter på 3,1 mnkr är 76 % av budgeterade intäkter och 1 mnkr lägre än budget. Intäkterna består till största delen av ersättningar från Migrationsverket för arvodeskostnader till gode män för ensamkommande barn. Då antal ensamkommande barn blev färre än vad som hade budgeterats blev också återsökningsbara kostnader hos Migrationsverket lägre. Arvodeskostnader Öfn adm Årets arvodeskostnader till ställföreträdare på 3,7 mnkr är 73 % av budgeterade kostnader och totalt 1,4 mnkr lägre än budget. Utbetalningar av arvoden till gode män för ensamkommande barn blev 1 mnkr lägre, främst på grund av att antalet ensamkommande barn var färre än det som budgeterats. När det gäller arvoden till vanliga ställföreträdare är utfallet 0,4 mnkr lägre än årets budget, främst på grund av att det förekommit fler ärenden där huvudmannen enligt gällande regler själv bekostat arvodet. övriga kostnader Öfn adm De övriga kostnaderna på 1,2 mnkr är 95 % av budgeterade kostnader och 0,1 mnkr lägre än budget. Den främsta anledningen till överskottet kan knytas till lägre kostnader för tolktjänster än budgeterat. Jämförelse med utfall 2016 Utfallet 2016 på överförmyndarnämndens administration var 0,8 mnkr högre än utfallet 2017 och låg på 112 % av dåvarande budget. Detta beror framförallt på 0,5 mnkr högre utbetalningar av arvoden till ställföreträdare och 0,3 mnkr lägre intäkter under 2016. Intäkterna Öfn adm 2016 års intäkter var 0,3 mnkr lägre än under 2017. Den största skillnaden mellan åren ligger i 0,2 mnkr lägre intäkter 2016 för ersättningar för kostnader för god man till barn med permanent uppehållstillstånd (PUT). Större delen av ersättningarna har fakturerats Marks kommuns socialförvaltning. De andra delarna består i ersättningar från andra kommuner med barn placerade i Marks kommun. Kommunerna kommer att faktureras under 2018, men intäkterna är uppbokade i systemet under 2017 då kostnaderna uppstod. Resterande 0,1 mnkr är intäkter som utbetalats 2017 från Migrationsverket för kostnader som återsökts tidigare år. Arvodeskostnader Öfn adm Utfallet under 2016 var 0,5 mnkr högre än utfall 2017. Främsta anledningen är 0,3 mnkr högre arvodesutbetalningar till vanliga ställföreträdare 2016, då det under 2016 var färre ärenden där huvudmannen enligt reglerna själv bekostat arvodet än vad som varit fallet 2017. När det gäller arvoden till god man för ensamkommande barn var utfallet 0,2 mnkr högre 2016 än 2017 främst på grund av att antalet ärenden var högre under 2016. övriga kostnader Öfn adm 2016-års utfall på övriga kostnader låg på samma nivå som under 2017. 10
6 Övrig uppföljning Nämnders och styrelsers uppföljning rör främst verksamhet, personal och ekonomi. Utöver detta sker i årsrapporten också en uppföljning av olika planer och beslut, såsom internationellt arbete och miljöarbete. 6.1 Internationellt arbete 6.2 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål 6.3 Uppföljning av attraktivitetsplanen 11