Innehåll Upprop Val av justerare Justeringens tid och plats 16 Godkännade av ärendelista 2018/1119 4 17 Information om valet 2018 2018/1119 5 18 Budget valnämnden 2018 2018/1119 6 19 Placering av valsedlar samt mottagning av 2018/1119 7-8 namnvalsedlar 20 Valpropaganda 2018/1119 9 21 Fastställande av ordförande och vice 2018/1119 10-11 ordförande i respektive valdistrikt 22 s preliminära rösträkning 2018/1119 12 23 Dataskyddsombud 2018/1156 13-15 24 Övriga frågor 2018/1119 16 1
Plats och tid Kommunfullmäktigesalen klockan 17:30 18:30. ande Pernilla Jovanovic (S), ordförande Lars Eriksson (KD) Åsa Blomell (L) Helena Broberg (M) Cecilia Petersson (S) Rolf Callenholm (MF) Katarina Karlsson (S) ersättare för Carl-Johan Nyholm (MP) Övriga närvarande Therese Roslund (S) Göran Grunditz (M) Gun Nilsson (C) Gunnar Brengesjö (KD) Joel Lundgren, sekreterare Justeringsplats och tid samt utses att justera Kommunkontoret, Mullsjö 16-24 2018-06-12 klockan 9:00 Joel Lundgren, sekreterare Pernilla Jovanovic, ordförande Katarina Karlsson, justerande 2
ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp 2018-06-12 Datum då anslaget tas ned 2018-07-04 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret, Mullsjö Underskrift Joel Lundgren 3
16 Godkännande av ärendelista beslutar att godkänna ärendelistan. Dnr 2018/1119 4
17 Information om valet 2018 Ärendebeskrivning Ordföranden informerar om bland annat följande: Dnr 2018/1119 Länsstyrelsens beslut den 25 april 2018 om fördelning av fasta valkretsmandat Rekryteringsstatus, röstmottagare Ambulerande röstmottagare Nya valsedelsställ beslutar att lägga informationen till handlingarna. 5
Dnr 2018/1119 18 Budget valnämnden 2018 Ärendebeskrivning har 101 tkr budgeterat från kommunen. har även fått statsbidrag om cirka 163 tkr utbetalat. Kostnader för valnämnden i samband med valet beräknas till minst cirka 230 tkr. sunderlag Ekonomirapport januari till och med april 2018 Protokoll från valnämnden den 26 april 2018, 3 beslutar att lägga informationen till handlingarna. et skickas till Kommunsekreteraren s presidium 6
Dnr 2018/1119 19 Placering av valsedlar samt mottagning av namnvalsedlar Ärendebeskrivning diskuterade på sammanträdet den 26 april 2018 om hur valsedlar ska placeras och på vilket sätt valsedelsställen bör placeras i lokalerna. diskuterade också om hur nämnden bör förhålla sig till mottagning av partiernas egna namnvalsedlar. Placering av valsedlar: Vallagen reglerar inte hur valsedlar ska ordnas, men dessa ska tillhandahållas på ett likformigt sätt. ska fatta beslut om hur valsedlarna placeras. Röstmottagarna ska se till att det är ordning bland alla valsedlar, både de som röstmottagarna är skyldiga att lägga ut och de valsedlar partierna kommer med. En nyhet från och med 2018 års val är att det är bara partier som anmält deltagande i valet som får ha sina valsedlar utlagda. Påfyllning av valsedlar: Det finns ingen skyldighet för röstmottagarna att fylla på partiernas namnvalsedlar eller att meddela när dessa börjar ta slut. Partivalsedlar och blanka valsedlar i alla tre valen ansvarar dock röstmottagarna för att sådana alltid finns framme. kan dock besluta om rutiner för påfyllning av samtliga sedlar, då det kan finnas fördelar för röstmottagarna att ha kontroll över detta. sunderlag Skrivelse från vice ordföranden den 18 maj 2018 Protokoll från valnämnden den 26 april 2018, 10 Förslag till beslut s presidium föreslår valnämnden besluta att placera valsedlarna i bokstavsordning efter partinamn i valsedelsställ och att röstmottagarna fyller på de namnvalsedlar som levererats av partier till kommunen eller röstningslokal/vallokal. Röstmottagarna ska dock inte ha någon skyldighet att meddela partier om några valsedlar tar slut. et ska delges partierna som är representerade i Kommunfullmäktige i Mullsjö kommun. 7
19 fortsättning Motiveringen till förslaget är att det är lättare för röstmottagarna att hålla ordning bland valsedlarna, jämfört med om olika partier ska komma och fylla på. beslutar att placera valsedlarna i bokstavsordning efter partinamn i valsedelsställ och att röstmottagarna fyller på de namnvalsedlar som levererats av partier till kommunen eller röstningslokal/vallokal. Röstmottagarna ska dock inte ha någon skyldighet att meddela partier om några valsedlar tar slut. et ska delges partierna som är representerade i Kommunfullmäktige i Mullsjö kommun. Motiveringen till beslutet är att det är lättare för röstmottagarna att hålla ordning bland valsedlarna, jämfört med om olika partier ska komma och fylla på. et skickas till Kommunsekreteraren s presidium Administrativa chefen Partier representerade i Kommunfullmäktige i Mullsjö kommun 8
Dnr 2018/1119 20 Valpropaganda Ärendebeskrivning diskuterade frågan om valpropaganda på sammanträdet den 26 april 2018. Ett förslag är att sätta upp skyltar utanför lokalerna med information om vad som gäller om valpropaganda. Partier får inte göra propaganda i eller i anslutning till vallokal eller röstningslokal där väljare ska göra iordning sin röst. kan utfärda regler gällande vilka avstånd till lokaler som ska gälla. sunderlag Skrivelse från vice ordföranden den 28 maj 2018 Protokoll från valnämnden den 26 april 2018, 11 Tjänsteskrivelse från kommunsekreteraren den 27 mars 2018 Förslag till beslut s presidium föreslår valnämnden besluta att affischering, utdelning av valsedlar eller annan partipropaganda inte får ske närmare än 20 meter från ingång till röstningslokal eller vallokal. beslutar att affischering, utdelning av valsedlar eller annan partipropaganda inte får ske närmare än 20 meter från ingång till röstningslokal eller vallokal. et skickas till Kommunsekreteraren s presidium Administrativa chefen Partier representerade i Kommunfullmäktige i Mullsjö kommun 9
Dnr 2018/1119 21 Fastställande av ordförande och vice ordförande i respektive valdistrikt Ärendebeskrivning s presidium har tagit fram förslag på personer som kan utses till ordförande och vice ordförande i respektive valdistrikt på valdagen den 9 september 2018. Förslag till beslut s presidium föreslås besluta att utse Helena Broberg som ordförande och Åsa Blomell som vice ordförande i valdistrikt 1, att utse Gunnars Brengesjö som ordförande och Cecilia Petersson som vice ordförande i valdistrikt 2, att utse Håkan Jakobsson som ordförande och Gun Nilsson som vice ordförande i valdistrikt 3 och att utse Katarina Karlsson som ordförande och Nils-Erik Eriksson som vice ordförande i valdistrikt 4. beslutar att utse Helena Broberg som ordförande och Åsa Blomell som vice ordförande i valdistrikt 1, att utse Gunnars Brengesjö som ordförande och Cecilia Petersson som vice ordförande i valdistrikt 2, att utse Håkan Jakobsson som ordförande och Gun Nilsson som vice ordförande i valdistrikt 3 och att utse Katarina Karlsson som ordförande och Nils-Erik Eriksson som vice ordförande i valdistrikt 4. 10
21 fortsättning et skickas till Ordförande och vice ordförande i respektive valdistrikt s presidium Kommunsekreteraren Administrativa chefen 11
Dnr 2018/1119 22 s preliminära rösträkning Ärendebeskrivning Tre dagar efter valdagen genomför kommunen en preliminär rösträkning, den så kallade onsdagsräkningen. Vid valnämndens preliminära rösträkning behandlar kommunen de förtidsröster som röstmottagarna har underkänt på valdagen och de förtidsröster som inte granskats i vallokalen. Det är förtidsröster från annan kommun, brevröster från utlandet och röster från utlandet via Valmyndigheten som inte skickats ut till vallokal eller brevröster som kommit till kommunen efter valdagen. När samtliga röster granskats transporteras rösterna till länsstyrelsens slutgiltiga rösträkning. s preliminära rösträkning är en offentlig förrättning. s preliminära rösträkning för val till riksdag, kommun och landsting kommer att ske onsdagen den 12 september 2018. behöver ta beslut om tid och plats samt vilka som ska tjänstgöra som rösträknare. beslutar att den preliminära rösträkningen ska ske onsdagen den 12 september 2018, klockan 10:00 i kommunfullmäktigesalen på kommunkontoret i Mullsjö och att Pernilla Jovanovic, Lars Eriksson, Gun Nilsson och Göran Grunditz ska tjänstgöra som rösträknare. et skickas till s presidium Kommunsekreteraren Administrativa chefen Rösträknare 12
Dnr 2018/1156 23 Dataskyddsombud Ärendebeskrivning Enligt Dataskyddsförordningen är det kommunens skyldighet att utse ett dataskyddsombud. Förordningen gäller från den 25 maj 2018. Genom införandet av Dataskyddsförordningen upphör tidigare uppdrag som personuppgiftsombud att gälla från den 25 maj 2018. Alla myndigheter som behandlar personuppgifter måste utse ett dataskyddsombud. Ombudets roll är att kontrollera att myndigheten följer dataskyddsförordningen, som förkortas GDPR. Dataskyddsombudet ska exempelvis utföra kontroller och informationsinsatser. Dataskyddsombudet ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer och, särskilt, sakkunskap om lagstiftning och praxis avseende dataskydd samt förmågan att fullgöra sina uppgifter. Ombudet ska kunna agera självständigt och oberoende i organisationen och ska rapportera till organisationens ledning. Det ska noteras att Mullsjö, Jönköping, Habo och Vaggeryds kommuner har ingått samverkansavtal angående gemensamt Dataskyddsombud. Rekrytering och anställning har genomförts av stadskontorets kansliavdelning i Jönköpings kommun för att hitta lämplig person och som uppfyller ställda krav på ett dataskyddsombud- Det är kommunstyrelsens ansvar att formellt utse personen som dataskyddsombud och kontaktuppgifter till dataskyddsombudet ska anmälas till Datainspektionen. Dataskyddsombudet ska ansvara för att: vara ett kunskapsstöd gällande dataskyddsförordningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. övervaka den interna efterlevnaden av dataskyddsförordningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. rapportera till organisationens ledning om dataskyddsfrågor och organisationens brister och utvecklingsbehov. tillsammans med sakkunniga kravställa och arbeta för att införa säkerhetsskyddsåtgärder enligt lagstiftning inom dataskydd. Även ge råd och stöd avseende säkerhetsskyddsåtgärder. identifiera kompetensutvecklingsbehov, planera och genomföra utbildningar avseende dataskyddsförordningen och angränsande lagstiftning. 13
23 fortsättning övervaka den interna efterlevnaden av organisationens strategi för dataskydd. bistå i utredning av misstänkta dataintrång. ge råd vid genomförande av konsekvensbedömning av dataskydd och övervaka genomförandet av den, samt ställa krav på att konsekvensbedömningar genomförs. kontrollera genomförda konsekvensbedömningar av dataskydd. omvärldsbevaka, nätverka och inhämta kunskap inom lagstiftningsområdet dataskydd. fungera som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten Datainspektionen och vid behov genomföra förhandssamråd. Barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden och byggnadsnämnden behöver också besluta om att utse dataskyddsombud. sunderlag Tjänsteskrivelse från administrativa chefen den 24 april 2018 Förslag till beslut föreslås besluta att utse juristen Johan Isaksson till dataskyddsombud för Mullsjö kommun från den 25 maj 2018, att nuvarande uppdrag som personuppgiftsombud upphör att gälla den 25 maj 2018 och att kontaktuppgifter till dataskyddsombudet anmäls till Datainspektionen. 14
23 fortsättning beslutar att utse juristen Johan Isaksson till dataskyddsombud för Mullsjö kommun från den 25 maj 2018, att nuvarande uppdrag som personuppgiftsombud upphör att gälla den 25 maj 2018 och att kontaktuppgifter till dataskyddsombudet anmäls till Datainspektionen. et skickas till Datainspektionen IT-strategen Chefsjuristen i Jönköpings kommun Dataskyddsombudet Administrativa chefen 15
Dnr 2018/1119 24 Övriga frågor Ärendebeskrivning Följande övriga frågor diskuteras: Affischering Valmaterial Nya skyltar för röstmottagare Förtäring under valdagen Rösträkning, valdagen beslutar att lägga informationen till handlingarna. et skickas till s presidium Kommunsekreteraren Administrativa chefen 16