Granskning av arbetet avseende hantering av anmälningar och genomförande av utredningar för barn och unga

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av arbetet avseende hantering av anmälningar och genomförande av utredningar för barn och unga Fredrik Markstedt Cert. kommunal revisor Tilda Lindell Per Larsson Oktober 2015

Innehåll Sammanfattning och bedömning... 2 Revisionsfråga... 2 Rekommendationer... 3 1. Inledning... 4 1.1. Bakgrund... 4 1.2. Revisionsfråga... 4 1.2.1. Kontrollmål... 4 1.3. Avgränsning & metod... 4 2. Barnperspektivet och... 6 2.1. Barnperspektivet... 6 2.2. Organisation socialförvaltningen... 6 3. Iakttagelser och bedömningar... 8 3.1. Riktlinjer, rutiner och system för anmälningar och utredningar.... 8 3.1.1. Hantering av anmälan... 8 3.1.2. Fördelning av utredningar... 9 3.1.3. Rutiner och riktlinjer... 9 3.1.4. Iakttagelser... 10 3.2. Handläggningstider... 10 3.2.1. Socialtjänstlagen... 10 3.2.2. Handläggningstider... 10 3.2.3. Statistik... 11 3.2.4. Aktualiseringar och inledda utredningar... 12 3.2.5. Iakttagelser... 13 3.3. Uppföljning och kontroll i handläggningsprocessen... 13 3.3.1. Övergripande uppföljning... 13 3.3.2. Utvecklingsarbete... 14 3.3.3. Iakttagelser... 14 3.4. Revisionell bedömning och rekommendationer... 14 3.5. Övriga iakttagelser... 15 Bilagor 16 Bilaga 1- Sammanfattning av IVO-rapport:... 16 Bilaga 2 Granskade dokument... 18 Oktober 2015 1 av 18

Sammanfattning och bedömning har på uppdrag av s förtroendevalda revisorer granskat handläggningen av ärenden som rör barn- och unga. Bakgrunden till granskningsinsatsen är bland annat att Inspektionen för vård och omsorg (IVO) under 2014 presenterade rapporten kommunens ansvar för barn och unga hantering av anmälningar och genomförande av utredningar. Sammantaget synliggör rapporten att det i anmärkningsvärt stor utsträckning finns allvarliga brister i nämndernas hantering av anmälningar och genomförande av utredningar. Revisionsfråga Säkerställer socialnämnden en ändamålsenlig handläggning av ärenden rörande barn och unga? Vår sammanfattande bedömning efter genomförd granskning är att socialnämnden huvudsakligen säkerställer en ändamålsenlig handläggning av ärenden rörande barn och unga. Granskningen visar emellertid att det finns utrymme för förbättringar när det gäller tydligheten i organisationen samt uppföljning. Den sammanfattande bedömningen baseras på en sammanvägning av resultatet avseende nedanstående kontrollmål. Kontrollmål 1 Det finns riktlinjer, rutiner och tillhörande system för hur anmälningar och utredningar ska genomföras. Inledningsvis kan vi konstatera att verksamheten i flera avseenden har riktlinjer, rutiner och system för hantering av anmälningar och utredningar. Flertalet rutiner är även riskbedömda och att dessa reviderats kontinuerligt. Vidare framgår det tydligt vem som har ansvar för respektive dokument. Det är även positivt att riktlinjer och rutiner uppfattas som lättillgängliga av personalen. Vi noterar dock att det finns ett behov av att inom framförallt ungdomsenheten säkerställa tydlighet och transparens i hur fördelningen av ärenden sker. Kontrollmål 2 Handläggning sker enligt lagstadgade tider (tid från anmälan/ansökan till utredning, utredningstider m.m.) Då vi inom ramen för granskningen inte kunnat få ta del av mer detaljerad information från verksamhetssystemet Treserva kan vi inte fullt ut göra en bedömning av kontrollmålet. Däremot ger granskningen signaler om att framförallt ungdomsenheten har svårt att upprätthålla en utredningstid på maximalt fyra månader. Oktober 2015 2 av 18

Kontrollmål 3 Det sker en strukturerad uppföljning och kontroll av kvaliteten i handläggningsprocessen. Socialnämnden följer antalet aktualiseringar samt andra uppgifter ur verksamhetssystemet som exempelvis antalet barn aktuella för insats eller utredning samt antal barn med öppenvårdinsats. Sammanställningarna har en god detaljeringsnivå och internkontrollplanen innehåller flera processer/rutiner vilka berör verksamhetens kvalitet som skall kontrolleras. Däremot kan vi konstatera att redovisning och uppföljning inte fullt ut genomförts i enlighet med fastställd plan. Här avses specifikt uppföljning och kontroll av utredningstider för barn och ungdomar. Rekommendationer Utifrån den dialog som varit med ledningen bör nämnas att vissa åtgärder redan påbörjats alternativt planerats in avseende flertalet av de brister som uppmärksammats i granskningen. Medvetenheten om och viljan att hantera de utmaningar som finns ger enligt vår bedömning goda förutsättningar i det fortsatta utvecklingsarbetet. Med hänsyn till detta rekommenderar vi socialnämnden att: o o o Beakta de riskområden som framkommit i granskningen avseende förutsättningar till styrning, ledning och uppföljning inom framförallt ungdomsenheten Tydliggöra befintliga rutiner avseende fördelningen av ärenden och säkra uppföljning av faktisk utredningstid i avslutade utredningar Ytterligare tydliggöra vad som ingår i metodstödjarens uppdrag inom respektive enhet för utveckling, stöd och uppföljning av riktlinjer och rutiner. Oktober 2015 3 av 18

1. Inledning 1.1. Bakgrund Inspektionen för vård och omsorg (IVO) presenterade under 2014 rapporten kommunens ansvar för barn och unga hantering av anmälningar och genomförande av utredningar 1. Underlaget till rapporten är 24 inspektioner under 2013 och 2014 där IVO har granskat nämndernas hantering av barnavårdsärenden. Sammantaget visar inspektionerna att det i anmärkningsvärt stor utsträckning finns allvarliga brister i nämndernas hantering av anmälningar och genomförande av utredningar. Detta innebär att det skyddsnät som samhället anser ska finnas för barn och unga i praktiken inte fungerar för många av dem. Bristerna som har framkommit är så pass allvarliga att det krävs att ansvariga nämnder vidtar åtgärder för att säkerställa att de lagar och regler som finns efterlevs. Vidare behövs enligt IVO ett helhetsgrepp om verksamheten för att finna långsiktiga och hållbara lösningar vad gäller exempelvis kompetensutveckling, rekrytering och systematiskt kvalitetsarbete. Mot bakgrund av IVO:s rapport har de förtroendevalda revisorerna utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk beslutat att genomföra denna granskning. 1.2. Revisionsfråga Säkerställer socialnämnden en ändamålsenlig handläggning av ärenden rörande barn och unga? 1.2.1. Kontrollmål För att besvara granskningens övergripande revisionsfråga kommer följande kontrollmål att vara vägledande för granskningen: Det finns riktlinjer, rutiner och tillhörande system för hur anmälningar och utredningar ska genomföras. Handläggning sker enligt lagstadgade tider (tid från anmälan/ansökan till utredning, utredningstider m.m.) Det sker en strukturerad uppföljning och kontroll av kvalitet i handläggningsprocessen. 1.3. Avgränsning & metod Granskningen avgränsas till socialnämndens ansvarsområde för barn och unga och omfattar handläggningsprocessen från ansökan/anmälan till beslut. 1 Sammanfattning av rapporten återfinns i bilaga Oktober 2015 4 av 18

Metoden för uppdraget är att relevant dokumentation granskas och analyserats, se även bilaga 2 Granskade dokument, samt att intervjuer och faktaavstämning genomförts med ledningen för berörda enheter och intervjuade handläggarrepresentanter samt med förvaltningschef. Oktober 2015 5 av 18

2. Barnperspektivet och 2.1. Barnperspektivet Av Föräldrabalken kap 6. 7 framgår att barn har rätt till omvårdnad, trygghet och en god fostran. Barn ska behandlas med aktning för sin person och egenart och får inte utsättas för kroppslig bestraffning eller annan kränkande behandling. Med barn avses enligt FN:s barnkonvention (artikel 1) varje människa som är under 18 år. Det ansvar för barn och unga som far illa eller riskerar att fara illa som enligt lag utgör en kommunal angelägenhet åligger inom Solna Stad socialnämnden. 2 Kommunstyrelsen i har för år 2015 fyra målområden som var och ett är konkretiserade i effektmål. Ett effektmål lyder: I Solna ska alla barn och ungdomar ha goda uppväxtvillkor och få det skydd, hjälp och stöd de behöver. 2.2. Organisation socialförvaltningen Inom socialförvaltningen är det främst två enheter som arbetar mot barn och unga barnenheten som ansvarar för barn 0-12 år samt ungdomsenheten som ansvarar för ungdomar 13-20 år. Respektive enhet leds av en chef och inom varje enhet finns det grupper som leds av gruppchefer, som inom kort på förvaltningen kommer att benämnas biträdande enhetschefer. Under barnenheten finns: o o Gemensam mottagningsgrupp för både barn och unga (5 utredare och en chef) En utredningsgrupp där alla arbetar med alla men där det är indelat i två mindre grupper med varsin gruppledare. Under året har det varit 12 handläggare, först innan årsskiftet 2015/2016 blir de 14 och då ingår även en metodstödjare. I enheten finns även familjehemsgrupp, öppen förskola och stödgruppsverksamheter. Mottagningsgruppen ligger organisatoriskt inom barnenheten men handlägger anmälningar som berör både barn och unga. Under ungdomsenheten finns: o En utredningsgrupp (tio utredare, en metodstödjare och en chef) Inom enheten finns även utredningsgrupp för ensamkommande flyktingbarn samt öppenvård, inklusive insatsgrupper, ungdomstjänst och kvalificerat kontaktmannaskap. 2 Ur riktlinjer för barn- och ungdomsärenden, fastställd av Socialnämnden 2011-12-13. Oktober 2015 6 av 18

Totalt arbetar ungefär 90 personer inom enheterna varav cirka 35 personer med hantering och handläggning av ärenden kring barn och unga (exklusive ensamkommande barn). Oktober 2015 7 av 18

3. Iakttagelser och bedömningar I följande avsnitt presenteras iakttagelserna utifrån genomförd granskning. Varje avsnitt inleds med en kortare redogörelse kring krav som ställs på en socialtjänst som handlägger ärenden som rör barn och unga. Därefter redogörs för de samlade iakttagelserna utifrån genomförda intervjuer och dokumentstudier. 3.1. Riktlinjer, rutiner och system för anmälningar och utredningar. Enligt 3 kap. 1 SOSFS 3 2011:9 ansvarar den som bedriver socialtjänst för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Den som bedriver verksamheten ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Skriftliga rutiner och uppföljning av dessa är en del av ett ledningssystem. För att det ska gå att utvärdera och förbättra handläggningsprocessen är det viktigt att dokumentationen går att utläsa och följa på ett tydligt sätt. Det är all personals ansvar att uppmärksamma missförhållanden eller förbättringspunkter inom ramen för kvalitetsarbetet. 3.1.1. Hantering av anmälan Alla rekommenderas att anmäla misstankar om att barn far illa till socialtjänsten. Anställda på vissa myndigheter och i vissa verksamheter som berör barn och unga (exempelvis inom skola, hälso- och sjukvård och polis) är skyldiga enligt lag att genast anmäla om de i sitt arbete misstänker att ett barn far illa. Anmälan till kan ske på olika sätt, exempelvis per telefon, fax eller post. Staden har ett journummer som är öppet mellan halv nio och fyra på vardagar och mottagningsgruppen har ett rullande schema där handläggare turas om att ha jour och ta emot anmälningar. Akuta anmälningar utanför kontorstid hanteras av socialjouren Nordväst med lokaler i Sollentuna. Den handläggare som tar emot en anmälan gör en omedelbar skyddsbedömning, det vill säga bedömer om barnet är akut hotat på något sätt och agerar därefter. Dagen efter anmälan inkommit fördelar gruppchefen ut ärendena inom mottagningsgruppen, där den handläggare som får ett ärende skall göra en förhandsbedömning som innefattar bedömning om vidare utredning kring anmälan bör inledas. Varje handläggare har rätt att inom förhandsbedömningen besluta om att vidare utredning bör ske, men om beslutet blir att utredning inte bör ske måste detta beslut fattas av gruppchefen. 3 Socialstyrelsens författningssamling Oktober 2015 8 av 18

3.1.2. Fördelning av utredningar Om förhandsbedömningen resulterar i beslut om vidare utredning ser tillvägagångssättet lite olika ut inom barnenheten respektive ungdomsenheten. 3.1.2.1. Barnenheten Enligt respondenterna tar barnenheten emot ärendet om anmälan rör ett barn mellan 0-12 år. Vid fördelningen av utredningsärenden gör gruppchefen först en avstämning i verksamhetssystemet av hur många ärenden varje handläggare för tillfället har, och fördelar sedan utredningsärendena därefter. Enheten har även en tavla (LEAN-tavla 4 ) som uppdateras med jämna mellanrum och visar handläggarnas pågående ärenden och i vilken fas respektive ärende befinner sig i. Ansvarig för barnenheten kontrollerar regelbundenhet antalet pågående utredningar, utredningstider och förlängningar. Utifrån de tre senaste kontrollerna har antalet pågående utredningar varierat mellan åtta och nio stycken per handläggare. 3.1.2.2. Ungdomsenheten Enligt respondenterna presenterar gruppchefen på ungdomsenheten ärendena som inkommit varje vecka för personalen på en ärendedragning. Fördelningen av de ärenden som presenterats kan sedan ske antingen direkt vid dragningen om någon utredare kan åta sig ärendet direkt, eller så håller gruppchefen i ärendet tills att det kan fördelas till en lämplig utredare, vilket ofta sker genom att ärendet läggs i utredarens postfack. Ungdomsenheten har också en LEAN-tavla men enligt respondenterna används den inte. Detta uppges bero på att det inte finns tid till att hålla tavlan uppdaterad. 3.1.3. Rutiner och riktlinjer I samband med granskningen har ett flertal rutiner erhållits (listade i avsnitt 1.5) som berör mottagande och hantering av anmälan rörande barn som far illa. Vi har även tagit del av andra dokument som uppdragsbeskrivningar, utredningar och övergripande rutiner. På respektive enhet finns de olika rutinerna och stödjande dokumenten tillgängliga i ett ställ på medarbetarnas skrivbord. Dokumentet riktlinjer för barn- och ungdomsärenden (senast rev 2014-03-10) är beslutat i socialnämnden och innehåller utförlig information kring handläggning av barn- och ungdomsärenden med tillhörande flödesbeskrivning samt lagstiftning. De andra rutinerna är mer specifika, exempelvis för omedelbart omhändertagande enligt LVU 5 där socialnämndens ordförande i akuta lägen kan besluta om ett omedelbart omhändertagande av ett barn eller en ungdom. 4 En tavla som framställer flödesbeskrivningar 5 Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga Oktober 2015 9 av 18

Många rutiner har tillhörande riskbedömning där det tas upp vilka risker som kan inträffa i samband med agerandet samt hur uppföljning av rutinen skall ske. Det finns även rutiner kring hur uppgifter förs in ledningssystemet. År 2015 genomfördes en översyn av rutiner och riktlinjer på både barnenheten och ungdomsenheten där dokumenten har kontrollerats och klassificerats huruvida de är ok, behöver revidering, bör tas bort eller göras om grundligt. Översynen visar att de flesta rutinerna var ok och endast ett fåtal behövde omfattande revideringar. Vidare finns även en konkurrensplan för socialnämnden som samtliga förvaltningar i ska upprätta i samband med budgetarbetet. Planen skall identifiera och anlysera nämndens behov av konkurrensutsättning och upphandling, och den nuvarande planen avser år 2015-2017. 3.1.4. Iakttagelser Inledningsvis kan vi konstatera att verksamheten i flera avseenden har riktlinjer, rutiner och system för hantering av anmälningar och utredningar. Flertalet rutiner är även riskbedömda och att dessa reviderats kontinuerligt. Vidare framgår det tydligt vem som har ansvar för respektive dokument. Det är även positivt att riktlinjer och rutiner uppfattas som lättillgängliga av personalen. 3.2. Handläggningstider 3.2.1. Socialtjänstlagen 11 kap. 1a Socialtjänstlagen (2001:453) gör gällande att När en anmälan enligt 1 rör barn eller unga ska socialnämnden genast göra en bedömning av om barnet eller den unge är i behov av omedelbart skydd. En sådan bedömning ska dokumenteras. Beslut att inleda eller inte inleda utredning ska, om det inte finns synnerliga skäl, fattas inom fjorton dagar efter det att anmälan har kommit in. Ett sådant beslut behöver dock inte fattas om det redan pågår en utredning om det barn eller den unge som anmälan avser. Lag (2012:776). Enligt socialtjänstlagen ska en utredning slutföras inom fyra månader om det inte finns särskilda skäl till att förlänga tiden. Fyra månader ska dock inte ses som en normal utredningstid utan snarare som en bortre gräns. Skyndsamhetskravet i 11 kap. 2 SoL 6 innebär inte enbart att en utredning ska vara klar inom fyra månader utan även att utredningsförfarandet i sig ska ske skyndsamt. 3.2.2. Handläggningstider Som framgår av ovanstående stycke anger lagen att en förhandsbedömning inte ska ta mer än fjorton dagar samt att en utredning inte ska ta mer än fyra månader förutsatt att synnerliga skäl inte föreligger. Enligt uppgift i intervju håller mottagningsgruppen sig inom de lagstadgade tiderna för förhandsbedömning. Vi har som en del i granskningen tagit del av statistikuppgifter från gruppen där uppföljning har skett av ärendena och där gruppen har analyserat orsaker till 6 Socialtjänstlagen Oktober 2015 10 av 18

bedömningar som inte slutfördes inom två veckor. Det är dock inte möjligt att utifrån dokumentet utläsa vilken period uppgifterna avser. Enligt respondenterna arbetar barnenheten aktivt med att hålla nere utredningstiderna, bland annat genom kontroller och uppföljning på medarbetarnivå, vilket enligt uppgift har fått ner utredningstiderna på enheten. Beslut om att förlänga en utredning ligger på enhetschefen, och när det gäller förhandsbedömningarna ligger beslutet på gruppchefen. Enligt enhetschefen anses utredningstiderna på barnenheten hållas i en tillfredsställande utsträckning. Respondenterna från ungdomsenheten uppger att utredningstiderna upplevs hållas i en lägre utsträckning. Skälen som nämns är bland annat ett högre antal påbörjade utredningar, personalomsättning samt akuta situationer som utredarna behöver hantera, exempelvis omedelbart omhändertagande eller polisförhör. 3.2.3. Statistik Vi har i granskningen efterfrågat men inte kunnat få ta del av statistik som visar hur utredningstiderna förhåller sig till tidsgränserna på enhetsnivå då förvaltningen inte har dessa tider inlagda i verksamhetssystemet. Däremot skickar förvaltningen in vissa nyckeltal till kommun- och landstingsdatabasen (Kolada) där bland annat medel- och mediantider för utredningarna framgår. Graferna nedan visar utredningstid i antal dagar från påbörjad utredning till avslutad utredning inom barn och ungdom 0-20 år. jämförs med alla kommuner, länet samt kommungruppen 7 : 125 120 115 110 105 100 95 109 108 106 Mediantiden antal dagar utredningar 119 112 110 105 120 114 113 112 2012 2013 2014 119 Alla kommuner Stockholms län Förortskommuner till storstäderna Solna Figur 1: Mediantid utredningar Källa: Kommun- och landstingsdatabasen Kolada. 7 Solna tillhör gruppen förortskommuner till storstäder vars definition är: Kommuner där mer än 50 procent av nattbefolkningen pendlar till arbetet i någon annan kommun. Det vanligaste utpendlingsmålet ska vara någon av storstäderna. Oktober 2015 11 av 18

120 Medelvärde antal dagar utredningstider 117 115 110 105 100 112 112 106 106 105 104 100 99 111 109 108 Alla kommuner Stockholms län Förortskommuner till storstäderna 95 Solna 90 2012 2013 2014 Figur 2: Medelvärde utredningstid Källa: Kommun- och landstingsdatabasen Kolada. Som framgår av ovanstående diagram ligger utredningstiderna i Solna högre än andra kommungrupper sett till både median- och medelvärde (tiderna avser både barnenheten och ungdomsenheten). 3.2.4. Aktualiseringar och inledda utredningar I en egen rapport utförd av barnenheten i oktober 2014 konstateras att antalet aktualiseringar 8 till barngruppen ökade under 2014 med cirka 50 procent, från ungefär 40 inkomna aktualiseringar per månad till cirka 60 per månad. Dock visar det sig att inledda utredningar inte följer det mönster som aktualiseringskurvan visar. Rapporten kunde inte se någon uppgång av inledda utredningar under 2013 till september 2014, vilket diagrammet nedan visar. Anmälningar och ansökningar som aktualiseras avseende barn resulterade alltså inte i en motsvarande ökning av inledda utredningar inom barnenheten. 8 En anmälan aktualiseras när den påbörjar en behandling eller process, vilket görs av mottagningsgruppen. Oktober 2015 12 av 18

250 Aktualiseringar och inledda utredningar, kvartalsvis 200 150 100 50 Aktualiserinar Inledda utr. Linear (Inledda utr.) 0 Figur 3: Antal inkomna aktualiseringar och inledda utredningar mars 2012-oktober 2014 Källa: Från s rapport Ökar antalet utredningar och beror det i så fall på mer våld? Av Tomas Frison oktober 2014. Rapporten konstaterar även att det inte heller går att se att antalet inledda utredningar i ungdomsgruppen har ökat under samma period, trots ökat antal aktualiseringar. Genomsnittet för år 2014 är 25 inledda utredningar per månad i både barnenheten och ungdomsenheten. 9 3.2.5. Iakttagelser Då vi inom ramen för granskningen inte kunnat få ta del av mer detaljerad information från verksamhetssystemet Treserva kan vi inte fullt ut göra en bedömning av kontrollmålet. Däremot ger granskningen tydliga signaler om att framförallt ungdomsenheten har svårt att upprätthålla en utredningstid på maximalt fyra månader. 3.3. Uppföljning och kontroll i handläggningsprocessen Uppföljningar och kontroller är en viktig del av ledningssystemet för det systematiska kvalitetsarbetet för att säkerställa att verksamheten håller en god kvalitet och utvecklas kontinuerligt. 3.3.1. Övergripande uppföljning Som tidigare nämnts arbetar enheterna enligt rutiner som innebär kontinuerlig inrapportering till verksamhetssystemet Treserva. Syftet med uppföljningarna är att säkerställa kvaliteten i verksamheten och att inga ärenden inte hanteras. Vi har för granskningen tagit del av enheternas bokslut som beskriver verksamheten utifrån exempelvis antalet inkomna anmälningar, aktualiseringar och inledda utredningar under en viss period. I bokslutet finns även uppgifter rörande andelen utredningar av alla 9 Från s rapport Ökar antalet utredningar och beror det i så fall på mer våld? Av Tomas Frison oktober 2014, s 5 Oktober 2015 13 av 18

pågående utredningar som vid 31 december varje år överstiger 120 dagar. För barnenheten finns skrivna rutiner för hur inrapportering och stickprovskontroller sker. Vi har även tagit del av socialnämndens internkontrollplan för 2015 med tillhörande riskanalys 10. Planen innehåller 14 processer/rutiner varav de flesta berör kvalitetsmässiga aspekter i arbetet, exempelvis att utredningstider ska följas upp och att utredningarna sker enligt riktlinjerna. Resultatet av kontrollerna sammanställs och redovisas till nämnd inom ramen för ordinarie verksamhetsuppföljning. Påtagliga och allvarliga brister skall rapporteras omgående till förvaltningschef och om så krävs även till nämnden. 3.3.2. Utvecklingsarbete Enheterna beskrivs som mycket operativt inriktade och mycket tid går åt till det vardagliga arbetet som enligt respondenterna påverkas negativt av personalomsättningen. Enligt chefen på barnenheten upplevs enheten som stabil och det finns möjlighet att hitta utrymme för att kunna arbeta med mer strategiska frågor och prova nya arbetssätt. Ett exempel på nya arbetssätt är intensivutredningar som går fortare att genomföra, vilket enligt enhetschefen fallit väl ut och varit positivt för den berörda personalen. 3.3.3. Iakttagelser Socialnämnden följer antalet aktualiseringar samt andra uppgifter ur verksamhetssystemet som exempelvis antalet barn aktuella för insats eller utredning samt antal barn med öppenvårdinsats. Sammanställningarna har en god detaljeringsnivå och internkontrollplanen innehåller flera processer/rutiner vilka berör verksamhetens kvalitet som skall kontrolleras. Däremot kan vi konstatera att redovisning och uppföljning inte fullt ut genomförts i enlighet med fastställd plan. Här avses specifikt uppföljning och kontroll av just utredningstider för barn och ungdomar. 3.4. Revisionell bedömning och rekommendationer Vår sammanfattande bedömning efter genomförd granskning är att socialnämnden huvudsakligen säkerställer en ändamålsenlig handläggning av ärenden rörande barn och unga. Granskningen visar emellertid att det finns utrymme för förbättringar när det gäller tydligheten i organisationen samt uppföljning. Utifrån den dialog som varit med ledningen bör nämnas att vissa åtgärder redan påbörjats alternativt planerats in avseende flertalet av de brister som uppmärksammats i granskningen. Medvetenheten om och viljan att hantera de utmaningar som finns ger enligt vår bedömning goda förutsättningar i det fortsatta utvecklingsarbetet. Med hänsyn till detta rekommenderar vi socialnämnden att: o Beakta de riskområden som framkommit i granskningen avseende förutsättningar till styrning, ledning och uppföljning inom framförallt ungdomsenheten 10 Sannolikhet och konsekvens graderas på en skala 1-4 och sedan multipliceras med varandra för att nå ett riskindex. Således kan maximalt ett index på 16 samt minimum på 1 uppnås i analysen. De processer/rutiner som är med i internkontrollplanen 2015 ligger på ett index mellan 12 och 6. Oktober 2015 14 av 18

o Tydliggöra befintliga rutiner avseende fördelningen av ärenden och säkra uppföljning av faktisk utredningstid i avslutade utredningar o Ytterligare tydliggöra vad som ingår i metodstödjarens uppdrag inom respektive enhet för utveckling, stöd och uppföljning av riktlinjer och rutiner. 3.5. Övriga iakttagelser Personalomsättningen inom socialtjänsten uppges vara en utmaning i flertalet kommuner och så även i. Enligt respondenterna medför personalomsättningen en påfrestning för verksamheten sett till flera aspekter. Flertalet av respondenterna lyfter att en ordentlig introduktion tar tid och att det är svårt att leva upp till såväl sina egna som de nyanställdas förväntningar med den ärendemängd som finns inom enheterna. När medarbetarna byts ut ofta leder det också till att de som är kvar kan få ta ett större ansvar i förhållande till sin erfarenhet vilket i vissa fall leder till oro hos berörda handläggare enligt några av respondenterna. Vi noterar också att det finns ett behov av att inom framförallt ungdomsenheten säkerställa tydlighet och transparens i hur exempelvis fördelningen av ärenden sker. Cheferna för utredningsgrupperna samt mottagningsgruppen har fram tills nyligen benämnts gruppchefer men kommer framöver att tituleras biträdande enhetschefer. Bytet av titel kommer även att innefatta ett uttalat personal- och arbetsmiljöansvar. En befattningsbeskrivning har tagits fram, men utifrån de intervjuer som genomförts framgår att det i nuläget finns olika bilder av omfattning och inriktning på den nya tjänsten. Det finns en metodutvecklare anställd på respektive enhet, och på ungdomsenheten är det en heltidstjänst medan tjänsten på barnenheten för närvarande ligger på 25 procent. Tjänsten planeras dock att succesivt öka till en heltidstjänst så småningom. Enligt respondenterna avlastar metodutvecklarna gruppchefen i många uppgifter, som exempelvis introduktion av nya medarbetare. Metodutvecklarnas uppdrag är att främja en jämn kvalitet i utredningarna och utveckla metodiken. Under granskningen har vissa oklarheter i förväntansbilden kring gruppchefernas nya roll som biträdande enhetschefer kommit fram, samt även metodstödjarnas roll och ansvar behöver tydliggöras ytterligare. Oktober 2015 15 av 18

Bilagor Bilaga 1- Sammanfattning av IVO-rapport: 11 Tar socialtjänsten sitt ansvar för barn och unga? Hantering av anmälningar och genomförande av utredningar Sammanfattning Underlaget till rapporten är 24 inspektioner under 2013 och 2014 där IVO har granskat nämndernas hantering av barnavårdsärenden. Sammantaget visar inspektionerna att det i anmärkningsvärt stor utsträckning finns allvarliga brister i nämndernas hantering av anmälningar och genomförande av utredningar. Detta innebär att det skyddsnät som samhället anser ska finnas för barn och unga i praktiken inte fungerar för många av dem. Bristerna som har framkommit är så pass allvarliga att det krävs att nämnderna vidtar åtgärder för att säkerhetsställa att man följer de lagregler som finns. Vidare behövs ett helhetsgrepp om verksamheten för att finna långsiktiga och hållbara lösningar vad gäller exempelvis kompetensutveckling, rekrytering och systematiskt kvalitetsarbete. Anmälningar utreds inte trots att det finns skäl Den allvarligaste bristen är att IVO funnit relativt många anmälningar som inte lett till utredning, men där IVO bedömer att det fanns skäl att utreda. Det stöd och skydd som kan ges av socialtjänsten till barn och unga som växer upp i familjer med exempelvis missbruk, psykisk sjukdom, sexuella övergrepp eller där våld förekommer är mycket betydelsefullt. Eftersom följderna av uteblivet skydd och stöd kan bli ödesdigra är det särskilt allvarligt om nämnden inte utreder anmälningar som rör detta. Skyndsamhetskravet beaktas inte En annan allvarlig brist är att många förhandsbedömningar och utredningar inte slutförts inom lagstadgad tid. Den lagstadgade tiden ska ses som en yttre gräns för hur lång tid ett ärende får ta. En förlängning av tiden som krävs för genomförande måste motiveras, men detta har sällan skett i de förhandsbedömningar och utredningar som förlängts. Skyndsamhetskravet i handläggningen är en viktig aspekt för barn och unga som befinner sig i en svår situation. Att anmälningar inte utreds trots skäl och att nämnderna överskrider tidsramar utan att särskilda skäl anges innebär att man inte uppfyller lagens krav. Påtalade brister innebär i sin tur att man inte säkerhetsställer att barns rättigheter tillgodoses, vilket kan få svåra följder för det enskilda barnet. Barnrättsperspektivet bör implementeras ytterligare IVO har även funnit andra områden i nämndernas handläggning där det finns behov av förbättringar. Det handlar exempelvis om att nämnderna bör samtala med barn och unga i högre utsträckning än vad som görs idag. Det barnrättsperspektiv som ska råda medför 11 Hämtat från IVO: s hemsida, länk: http://www.ivo.se/publicerat-material/rapporter/tarsocialtjansten-sitt-ansvar-for-barn-och-unga/ Oktober 2015 16 av 18

bland annat att barn och unga ska ges möjlighet att framföra sina åsikter i frågor som rör dem. Lagstiftningen måste också beaktas beträffande vilken typ av uppgifter som får inhämtas under en förhandsbedömning. Alltför ofta har IVO funnit att flera nämnder genomför utredningsåtgärder inom ramen för förhandsbedömningar. Vidare är det viktigt att lagstiftningen följs vad gäller dokumentation, t ex att väsentliga och ändamålsenliga uppgifter framgår samt att förhandsbedömningar som inte leder till utredning och skyddsbedömningar motiveras tydligt. Att beakta barns bästa innebär bland annat att nämnderna i sin handläggning genomför bedömningar vad gäller beslutens inverkan på barns och ungas situation samt på vilka sätt besluten gynnar barns utveckling. Detta behöver framgå i dokumentationen. Rekryteringssvårigheter en vanlig orsak till brister Ledningen i nämnderna anger ofta svårigheter att rekrytera och behålla erfaren personal, kompetensbrister, sjukskrivningar, tidsbrist och stress i arbetet som huvudsakliga anledningar till påtalade brister. Vad gäller svårigheten att rekrytera är det rimligt att anta att detta framförallt berör små kommuner, men det har visat sig att även större kommuner har svårt att hitta och behålla erfarna socialsekreterare och chefer till verksamheten. Nämndernas svårigheter att säkra en tillräcklig bemanning med nödvändig kompetens är ett allvarligt problem som kräver välgrundade, strategiska och uthålliga åtgärder. Tydliga rutiner behövs i nämnderna I vissa nämnder efterlyser socialsekreterarna mer stöd i ärendehanteringen, bättre introduktion av nyanställda samt tydligare rutiner, samverkan och organisation från ledningen. I några enstaka fall anges också att de har märkt att politikerna vill spara pengar och att resurserna är knappa. I många nämnder arbetar man regelbundet med att förbättra rutiner och arbetssätt. Det kan handla om att man exempelvis har skapat en mottagningsfunktion för anmälningar, inrättat bevakningsfunktioner för att förhindra långa utredningstider, infört kollegiegranskning och återkommande utbildningar. IVO rekommenderar effektivare systematiskt kvalitetsarbete Det finns flera faktorer som kan påverka i vilken utsträckning en nämnd lyckas med uppgiften att följa gällande regler och implementera barnrättsperspektivet i verksamheten. Enligt 3 kap. 1 SOSFS 2011:9 ansvarar dock den som bedriver socialtjänst för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Den som bedriver verksamheten ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Det är såldes viktigt att nämnderna kontinuerligt undersöker var i verksamheten och handläggningsprocessen som det kan finnas behov av förbättringar. Även av det skälet är det viktigt att det av dokumentationen går att utläsa och följa handläggningsprocessen. Mot bakgrund av påtalade brister rekommenderar IVO att förvaltningsledningen förstärker det systematiska kvalitetsarbetet för att komma tillrätta med bristerna. Det yttersta ansvaret åvilar dock den politiska ledningen. Boendeort kan ha betydelse för om barns behov av skydd och stöd tillgodoses Oktober 2015 17 av 18

Såväl socialsekreterare som ledning uppger i många fall att de är väl medvetna om barns rätt och sitt uppdrag, men samtidigt inser de att de inte alltid förmår att hantera anmälningar och utredningar rättssäkert. Även om bilden av nämndernas arbete med barn och unga kan uppfattas som mörk bör tilläggas att vissa nämnder har större brister än andra. Dessutom åtgärdar vissa nämnder påtalade brister relativt snabbt, medan det i andra nämnder tar betydligt längre tid. Sammantaget innebär dock detta att boendeort kan vara avgörande när det gäller om barns och ungas behov av skydd och stöd tillgodoses och därmed i vilken utsträckning barns rätt till skydd och stöd beaktas i olika kommuner. Bilaga 2 Granskade dokument De riktlinjer som vi har tagit del av i granskningen är: Riktlinjer för barn- och ungdomsärenden (senast rev 2014-03-10), rutin för mottagande av orosanmälan om barn och ungdom via kontaktcenter (senast rev 2015-09-09), rutin för ansökan om vård enligt LVU (2015-06-01), rutin för mottagande av orosanmälan om barn och ungdom via post/fax/e-post myndighetsbrevlåda (senast rev 2015-08-20), rutin för misstänkt brott mot underårig ) senast rev 2015-08-20, rutin för omedelbar skyddsbedömning, utifrån 11 kap 1 SoL (2015-07-10), rutin för omedelbart omhändertagande enligt 6 LVU (2015-06-18), rutin: barn som far illa eller riskerar att fara illa (förskola) -Samverkan mellan SF och BUF (2014-07-17), rutin: barn som far illa eller riskerar att fara illa (skola) -Samverkan mellan SF och BUF (2014-07-17), rapporter och rutin för uppföljning i Treserva, barnenheten (2015-05-21). 2015-10-12 Margareta Irenaeus Uppdragsledare Fredrik Markstedt Projektledare Oktober 2015 18 av 18