Uppföljning internkontroll 2016 Landstingsservice

Relevanta dokument
Internkontrollplan 2016 för Landstingsservice

Uppföljning av 2015 års interna kontrollplaner Ärendenr 2016/00319

Internkontrollplan 2015 för Landstingsservice

Uppföljning av 2014 års interna kontrollplaner

Blekingesjukhusets internkontroll 2015

Blekingesjukhusets internkontrollplan 2016

Uppföljning av 2014 års interna kontrollplaner

Landstinget Blekinge Dnr 2015/ Landstingsdirektörens stab Maria Gotthardsson

Region Skåne Granskning av sakattest vid inköp

Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor

Blekingesjukhuset. Internkontroll. Marie Edvardsson

FÖRSLAG H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R VOHJS HU-HOH Beslutsunderlag 1. Patientsäkerhetsberättelse 2013

Samverkansnämnd för Landstinget Blekinge och Region Kronoberg

Uppföljningsrapport för internkontrollplan 2016 för fastighetsnämnden

Landstingsstyrelsens förvaltning Bilaga N Internkontrollplan (5)

RK 6.2 Organisation och ansvar

Checklista - självgranskning av ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

Göteborgs Symfoniker AB

KVALITETS- OCH MILJÖLEDNINGSSYSTEM ÖVERSIKT

Miljöprogram , Region Gävleborg

Miljöprogram

Plan för. miljöarbetet. Rehabiliteringspolicy. med riktlinjer och handlingsplan BESLUTAT AV KOMMUNFULLMÄKTIGE

Internkontrollplan 2016

Landstingsstyrelsens förvaltning Bilaga 1 Internkontrollplan (5)

Beslut HSN HSN BILAGA 2 Intern kontrollplan för Hälso- och sjukvårdsförvaltningen 2014

4.2.2 Handlingsplan för Habiliteringen Södra Älvsborg

Halvårsrapport internkontroll SN

Göteborgs Symfoniker AB

Miljö- och hållbarhetsplan för Landstinget Blekinge

Uppföljningsrapport för internkontrollplanen 2018 för Fastighetsnämnden

Miljö- och hållbarhetsplan för Landstinget Blekinge

Driftnämnden Regionservice Rapport Uppföljning av Intern kontrollplan

Viveca Reimers. Hå lbar upphandling och inköp

Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården

Ekonomiskt utfall och prognos

Revisionsrapport Ramavtal Sundsvalls kommun Linda Marklund, Revisionskonsult Per Ståhlberg, Cert. kommunal revisor

Gemensam internkontroll för samtliga nämnder inom landstinget Dalarna

Jämtlands läns landsting. Erfarenheter från miljöledninssystem och certifieringen, registreringen. Jonas Pettersson Miljökoordinator

Uppföljning målområde läkemedel 2017

Miljöledningssystem Nöjespoolen i Gävle AB. (Rev. 2018)

Svar på revisorernas granskning av förekomst av bisysslor

Gemensam internkontroll för samtliga nämnder inom landstinget Dalarna

Yttrande över projektrapport 14/2012 Risker för oegentligheter inom kollektivtrafiken

Intern kontrollplan 2013 bilaga 4 Kulturförvaltningen *= kommungemensamma mål

2. Har myndigheten gjort en miljöutredning och identifierat vilka aktiviteter som kan påverka miljön (dvs miljöaspekter)? Ja Nej

Landstingsdirektörens Stab Dnr 2014/0631 Ekonomienheten Monica Magnusson

PROTOKOLL INTERNKONTROLL 2014

Koncerninköp VGR. Catarina Sjöling Gunnel Pettersson Carin Sjösten Nilsson

Internkontrollplan 2017 för kommunstyrelsen - intern kontrollplan - återrapportering KS2016/810/01

Miljöbokslut Övergripande miljömål i Miljöprogram är markerade med kursiv text.

Driftnämnden Regionservice Rapport: Uppföljning av Internkontrollplan 1/2017

Bilaga 9 Säkerhet Dnr: /2015 Förfrågningsunderlag

Årsrapport Habilitering & Hälsa Diarienummer REV

Arbetsutskottets förslag till beslut. Landstingsstyrelsen föreslår att fullmäktige beslutar att

Rapport Internkontroll Kommunstyrelsen

REDOVISNING MILJÖLEDNING I STATEN 2015

Systematiskt arbetsmiljöarbete på arbetsplatsnivå rutin inom barn- och utbildningsförvaltningen Mer information finns i ledningsverktyget.

Rapport Uppföljning av Intern kontrollplan

Kungälvs kommun. Granskning av intern kontroll inom ekonomiprocesser 2018

Uppföljning intern kontrollplan 2015

Svar på revisorernas granskning av förekomst av bisysslor

Granskning av anställdas bisysslor

Miljöutredning Utredning av miljöpåverkan samt GAP-analys mot ISO Rapport av Mårten Ericson, VEGA SYSTEMS AB

Uppföljning av granskningsplan 2012 för administrativa processer

Avvikelsehantering i Primärvården FyrBoDal. Eva Larsson, systemadministratör

Hållbara perspektiv. Etappmål

December Rapport avseende löpande granskning Uddevalla kommun

Svensk Miljöbas kravstandard (4:2017)

GOODS SWEDEN AB MANUAL MILJÖ. enligt ISO 14001:2004. Ett sammandrag. Denna skrift är endast ämnad för externt bruk

Miljöledningssystem Sammanfattande punkter

LEDNINGSSYSTEM FÖR MILJÖ. Norbergstrappan AB:s Miljöledningssystem enligt EN ISO 14001:2004 MILJÖPOLICY

Värt att veta miljöarbete inom SLU i Alnarp 2014

Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun

Svar på granskningsrapport om Nässjö kommun avtalsefterlevnad

Riktlinjer för upphandling

Att arbeta med Järfälla kommuns MiljöDIPLOM

Internkontrollplaner rapportering av genomförd internkontroll enligt kultur- och fritidsnämndens plan

Uppföljande granskning av resefakturor

Ärende 4. Återrapportering av Generella internkontrollområden följsamhet till kommunens ramavtal

INTERN KONTROLLGRANSKNING 2012 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION RE53 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL

Datum Redovisning av uppdrag: Inventering av aktiviteter kring etiskt handlande

Granskning av avtalsefterlevnad

Kvalitetsmanual. Baserat på System ISO Active Care Sverup AB

Svar på revisionsrapport Landstinget Blekinge granskning av löneprocess

Landstinget i Kalmar Län

Återrapport av verksamhetsstöds utförda interna kontroller 2015

Intern kontroll-resultat av genomförd granskning 2010 samt intern kontrollplan 2011

December Rapport avseende löpande granskning Uddevalla kommun

Intern kontroll avseende de anställdas bisysslor

Internkontrollplan 2017, rapportering av kontrollmomentet.

Internkontrollplan Tekniska nämnden - Gatukontoret

Patientsäkerhetsberättelse för Hälsan & Arbetslivet

Uppföljning av 2012 års interna kontrollplaner för nämnderna.

Uppföljning av Intern kontroll 2010.

Upphandlingsenheten. 13 medarbetare. materialkonsulent. olika inriktningar hos upphandlarna/kategorisering. under 2013 genomfördes 230 upphandlingar

Budget 2014 Verksamhetsstöd och service

Uppföljning av intern kontrollplan per den 31 december 2015 för Täby kommun

Syfte Syftet är att definiera och beskriva roller, ansvar och befogenheter för förvaltningens miljö och energiarbete.

Gemensamma miljökrav för entreprenader. Svar på remiss

HKF 9420 HUDDINGE KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING

Transkript:

Landstingsservice 2017-02-06 Ärendenr: 2017/00184 Christin Samuelsson Dokumentnr 2017/00184-1 Till landstingsstyrelsen Uppföljning internkontroll 2016 Landstingsservice Uppföljning av 2016 års interna kontrollplan för landstingsservice redovisas härmed. Uppföljningen är gjord enligt plan och visar på en god följsamhet till de olika processernas rutiner. Redovisningen återfinns även i lämnad verksamhetsberättelse för landstingsservice. Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslås besluta att godkänna lämnad uppföljning av intern kontrollplan 2016 för landstingsservice Peter Lilja Landstingsdirektör Per Johansson Förvaltningschef Landstingsservice

2017-02-06 Ärendenr: 2017/00184 Dokumentnr 2017/00184-1 Uppföljning av intern kontrollplan 2016 för landstingsservice Landstingsservice har under 2016 genomfört uppföljning av den för året beslutade interna kontrollplanen. Uppföljningen är gjord enligt plan och visar på en god följsamhet till de olika processernas rutiner. Mindre avvikelser finns men dessa är omhändertagna genom information till berörda chefer för att förbättringar ska kunna göras. Den interna kontrollplanen innehåller nedanstående punkter, varav de sex första är landstingsgemensamma: Bisysslor Förvaltningen arbetar efter landstingets rutin när det gäller bisysslor. Detta innebär att närmaste chef tar upp frågan om bisyssla som en punkt i det årliga medarbetarsamtalet. Som stöd för samtalet finns en ny framtagen guide för medarbetarsamtal. I guiden är bisyssla en av punkterna som ska tas upp i samtalet. Den och blanketten för anmälan om bisysslor finns båda utlagda under Chefskanalen och Min anställning på intranätet. Vid aktuella bisyssla fylls blanketten i och berörda chef tar ställning till bisysslan, därefter lämnas blanketten till förvaltningschef för beslut. Det var 29 godkända bisysslor för 2016, varav 3 är helt nya. Under 2015 var antalet godkända bisysslor 33 stycken. Inköp/avtal Kontroll har gjorts avtal e-handelsfakturor, som granskats ifråga om upphandlade produkter. Granskad period är januari 2016 till november 2016. Totalt för Landstingsservice är 99 % av kostnaden på inköpta produkter upphandlade. Utav de icke upphandlade produkterna avser 30 % kontorsmaterial från Staples och 50 % avser livsmedel från Arla Foods. Vissa delar av leverantörernas sortiment är inte upphandlat. Informationsåtgärd ska genomföras för att beställningarna av det icke upphandlade sortimentet ska minska, samt att Affärsenheten ska kontaktas vid behov av att få in fler varor i det upphandlade sortimentet. Kontroll har även gjorts gällande inköp av möbler, som granskats ifråga om upphandlade leverantörer. Totalt för Landstingsservice är 58 % av kostnaden på inköpta produkter inköpta av upphandlade leverantörer. Informationsåtgärd ska genomföras för att handel med icke upphandlade leverantörer ska minska. Jämförelsevis är kostnaden för produkterna i e-handelsportalen 10 % av Landstingsservice totala externa kostnad. Det föreligger svårigheter att följa upp på total nivå då systemstöd saknas. Sekretessfakturor Kontroll har gjorts gällande om sekretessfakturorna är belagda med sekretess i ekonomisystemet. Kontrollen har gjorts på kontona 55100, 55101, 55111, 55195 samt 55501, vilka omfattar totalt 18 fakturor, vilka samtliga är kontrollerade. Därtill har stickprov gjorts på

konto 17110 ansvar 1567, Landstingshälsan. Granskad period är januari 2016 till november 2016. Totalt är 38 fakturor kontrollerade, varav 12 är belagda med sekretess, 15 är inte i behov av sekretess och 11 är inte sekretessbelagda men ska vara det. Av de 18 fakturorna på kontona 55100, 55101, 55111, 55195 samt 55501 är 2 fakturor sekretessbelagda, 9 inte behov av sekretess och 7 ska vara sekretessbelagda men är inte det. Gällande konto 17110 är var femte faktura är granskad, vilket ger ett stickprov som omfattar totalt 20 fakturor. Av dessa är 10 sekretessbelagda, 6 saknar behov av sekretess och 4 ska vara sekretessbelagda men är inte det. De fakturor som är granskade på konto 17110 som inte är sekretessbelagda är samtliga från Region Kronoberg. Åtgärd är vidtagen genom att berört affärsområde och avdelning är informerad. Representation - Kontroll har gjorts gällande representation. Stickprov har gjorts på kontona 46310, 46311, 70710 samt 70711 per 161130. Både syfte och deltagare anges på hälften av fakturorna. På ett antal fakturor anges bara syfte eller deltagare och vid några tillfällen anges varken deltagare eller syfte. Åtgärd är vidtagen genom att berört affärsområde är informerat. Politiskt fattade beslut Samtliga uppdrag till förvaltningen från landstingsstyrelsen är åtgärdade. Avvikelsehantering är hanterade enligt fastställd rutin. Landstingsservice har 23 pågående avvikelser utav 165 rapporterade avvikelser under 2016. Det innebär att 86 % av inkomna avvikelser är åtgärdade och avslutade. När det gäller förbättringsförslag så är 3 av 33 pågående, dvs 91 % av inkomna förbättringsförslag är hanterade. Landstingsservice har rapporterat in 39 stycken avvikelser under 2016. Tabellen visar statistik på antal avvikelser och förbättringsförslag. Städning Under året är 63 kontroller genomförda med hjälp av landstingets hygienverksamhet och/eller egenkontroll inom städverksamheten med ett antal av våra kunder. Endast mindre avvikelser har noterats, vilka åtgärdats. Bilpoolsprocessen Antal bilar i Bilpoolen är 66 st. Varav 42 i Karlskrona och 24 i Karlshamn. Totalt jan-nov = 5 056 bokningar. Totalt antal körda mil = 86 351 mil. Antal mil som körts med Bilpoolens bilar i Karlskrona är 57 100 mil.

Antal mil som körts med Bilpoolens bilar i Karlshamn är 29 251 mil. Inhyrda bilar från Europcar är totalt 135/5056 bokningar i Karlskrona = 2,67 %. Bilpoolen i Karlskrona har 3522/5056 = 69,7 % (67,8%) av totalt antal bokningar och 64 % (60 %)av bilparken. Bilpoolen i Karlshamn har 1534/5056 = 30,3 % (32,2%)av totalt antal bokningar och 36 % (40 %)av bilparken. Vid kontroll 5 april är 7 bilar inhyrda från Europcar samtidigt som 3 av korttidspoolens bilar inte är uthyrda. Textilhantering personalkläder Under året är 18 stickprovskontroller genomförda med hjälp av Textilia. Textilhantering patient- och bäddtextilier Under hösten är kontroller genomförda på glidlakan på samtliga avdelningar som använder dessa. Valet på den produkten är för att det är den som ofta blir liggande under längre period på avdelningarna enligt Textilia. Upphandling Är hållbarhetskrav ställda vid upphandling av tjänster/varor inom fastighet och övriga områden enligt upphandlingspolicyn? Hållbarhetskrav har fortsatt ställts i samtliga upphandlingar där det är relevant och som handlagts av Affärsenheten, dvs 45 av 53 st. Vid genomförda direktupphandlingar, har inte ännu rutin för att ställa miljökrav kunnat tas fram. Dessa upphandlingar avser direktköp och det är svårare att hitta gemensamma generella miljökrav. Upphandlingsmyndigheten har inte heller tagit fram några kriterier för dessa områden. Uppförandekoden för leverantörer har använts vid samtliga upphandlingar som Affärsenheten genomfört under året, vilket inkluderar direktupphandlingarna. Fastighet är nu medlemmar i byggvarubedömningen, som är en databas där man utifrån tillgänglig miljöinformation och egenskapskriterier har bedömt byggvaror och produkter. Här finns ständig tillgång till vad just dina byggvaror innehåller. Detta möjliggör att skapa en miljömässigt hållbar byggprocess. Under hösten utbildades de medarbetare som är delaktiga i byggprojekt och lokalanpassningar och nu pågår arbetet med att implementera rutiner och det nya arbetssättet. Ledningssystemet ska kompletteras med ytterligare rutiner och checklistor för att kunna ställa rätt hållbarhetskrav och etiska krav samt följa upp dem. Sårbarhetsarbete - Följs handlingsplanen för 2016 för risk- och sårbarhetsanalyser. Riskanalyser är genomförda för städ, avfall och måltid. Arbetet är kontinuerligt och planering för vidare arbete inom Landstingsservice pågår. De lagstadgade delarna är uppfyllda, det som kvarstår är Landstingsservice egna interna områden. Kontinuitetsplaner för vattenbrist i Karlskrona och reservkraft ur funktion är framtagna. Framtagna reservrutiner är förmedlade till berörda inom fastighetsdrift men det återstår arbetet med att dokumentera skriftliga reservrutiner. Förstudien gällande reservvatten i Karlshamn är klar. IT-säkerhet - Det har gjorts stickprover på inköpt IT-utrustning. Listor har tagits ut på beställd utrustning från upphandlad leverantör. De begärda listorna gäller 1 oktober 30 november 2016.

Urval på vilken utrustning i listorna som skulle spåras gjordes. Sedan skickades dessa till ITenheten som i sin tur skulle ta fram information om vilka som beställt och mottagit varorna. Kontroll har sedan skett med respektive slutkund att samtliga varor levererats. Samtliga varor som hitintills skulle vara levererade har framkommit till rätt adress. En vara väntar på slutkund och en vara fungerade inte vid leverans. För att få en bättre spårbarhet så ska framtida leveranser mellan inblandade avdelningar registreras med streckkod. Miljö- och hållbarhetsplanen - Följsamhet till landstingets beslutade miljö- och hållbarhetsplan. En miljöutredning har genomförts genom kartläggning av Landstingsservice verksamheter där miljöaspekter har identifierats. Utifrån en modell värderas miljöaspekterna för att bedöma vilka som är betydande. Målet med utredningen är att visa på de miljöfrågor som är viktigast för Landstingsservice. Utredningen ska fungera som ett beslutsunderlag för det fortsatta miljöarbetet och är ett viktig steg på vägen mot målet att certifiera förvaltningens miljö ledningssystem enligt ISO 14001. I landstingets miljöplan står det att landstinget ska följa upp ställda hållbarhetskrav. Arbete påbörjades med uppföljning inom området läkemedel, där revision på plats planerades genomföras under 2016. På grund av sjukskrivning fick tidplanen dock förskjutas och dessutom beslutade Landstingsnätverket för upphandling att landstinget tillsammans med regionerna Kronoberg och Region Halland fick i uppdrag att istället ansvara för uppföljningen av medicinteknisk utrustning. Det resulterade i en justering av inriktningen på uppföljningsarbetet. Läkemedelsrevisonen genomförs därför genom en skrivbordsrevision och med externpart. Resultatet lämnas över till Västra Götalandsregionen som fått ansvaret att följa upp läkemedel på nationell nivå.