Granskningsrapport Nr. 2017-02 Åstorps kommuns revisorer Granskning av bygg- och miljönämndens styrning och uppföljning av livsmedels-,miljö och hälsoskyddtillsynen Granskningsrapporten är beställd av revisionen i Åstorps kommun genom: Mats Lindskog Jan Hennicks Kristoffer Glinka Mats Dwenger Martina Engberg Antal sidor 14 Antal bilagor 1
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning/bakgrund 2 Syfte och revisionsfråga 2 Avgränsning 2 Revisionskriterier 3 Ansvarig nämnd 5 Projektorganisation/granskningsansvariga 5 Metod 5 3 Resultat av granskningen 6 Organisation och ansvar 6 Mål och styrdokument 6 Centrala rutiner och processer 7 Uppföljning och intern kontroll 10 4 Slutsats och rekommendationer 11 Svar på revisionsfrågorna 11 Rekommendationer 12
1 Sammanfattning KPMG har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Åstorps kommun genomfört en granskning av bygg- och miljönämndens styrning och uppföljning av livsmedels-, miljö- och hälsoskyddstillsynen. Av granskningen framgår att de påpekanden som Länsstyrelsen lämnade vid sin tillsyn 2014 avseende organisationen på förvaltningsnivå har åtgärdats genom omorganisation och ny rollfördelning inom samhällsbyggnadsförvaltningen. Vi bedömer dock att bygg- och miljönämndens styrning av livsmedels-, miljö- och hälsoskyddstillsynen inte varit ändamålsenlig och tillräcklig. Genom avsaknaden av en uppdaterad behovsutredning och en samlad tillsynsplan för 2017 saknar nämnden förutsättningar att styra och följa upp tillsynsverksamheten på ett ändamålsenligt och tillräckligt sätt. Nämnden bör skyndsamt besluta om lagstadgade dokument inom verksamhetsområdet. Mot bakgrund av vår granskning gör vi följande bedömningar: Bygg- och miljönämnden måste årligen tillse att beslut fattas om behovsutredning och tillsynsplan i enlighet med gällande lagstiftning. Bygg- och miljönämnden bör sträva efter en mer tydlig koppling mellan planering av tillsyn och budgetprocess. Bygg- och miljönämnden bör uttala mål och nyckeltal kopplat till tillsynsverksamhetens effektivitet. Bygg- och miljönämnden bör överväga en mer kontinuerlig uppföljning och intern kontroll beträffande tillsynsplanen. Rutiner och processer för ärendehantering och handläggning inom bygg- och miljönämndens ansvarområde bör i större utsträckning formaliseras och dokumenteras. Bygg- och miljönämnden bör kontinuerligt se över delegationsordningen i syfte att säkerställa följsamhet till organisation, lagstiftning och kommunövergripande styrdokument rörande personalfrågor, upphandling och inköp. 1
2 Inledning/bakgrund Vi har av Åstorps kommuns revisorer fått i uppdrag att granska bygg- och miljönämndens styrning och uppföljning av livsmedels-, miljö- och hälsoskyddstillsynen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2017. Kommunernas tillsyn av livsmedel och miljö- och hälsoskydd är framförallt reglerat i miljöbalken och miljötillsynsförordningen. Tillsynen utövas genom tillsynsbesök och rådgivning och information. I tillsynsansvaret ingår även att avsätta tillräckliga resurser och att ha personal med tillräcklig kompetens som ska utföra arbetet. Samtidigt finns kommunallagens självkostnadsprincip vilket innebär att kommunen inte får ta ut högre avgifter än vad den faktiska insatsen kostat. Detta ställer krav på planering och uppföljning av tillsynen inom nämndens uppdrag samt att det finns strukturer för hur nämnden ska arbeta för att öka kostnadstäckningsgraden för de debiterbara tjänsterna. Revisorerna har i sin revisionsplanering för 2017 uppmärksammat risker kring huruvida nämnden har en ändamålsenlig resursplanering samt verktyg för att styra tillsynsverksamheten mot en ökad effektivitet. Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen är att bedöma om bygg- och miljönämnden har en ändamålsenlig och tillräcklig styrning och uppföljning av livsmedels-, miljö- och hälsoskyddstillsynen. Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Har nämnden säkerställt en tydlig ansvarsfördelning och styrning inom organisationen? Har nämnden genom delegationsordningen säkerställt att beslut fattas på rätt nivå samt att det finns en följsamhet till delegationsordningen genom krav på systematisk återrapportering? Finns en dokumenterad behovsutredning och tillsynsplan? Finns en dokumenterad resursplanering? Följer nämnden upp sin verksamhet genom brukar- och kundenkäter? Har nämnden genom befintliga system och rutiner förutsättningar för att säkerställa att tillsynsverksamheten bedrivs effektivt? Är återrapporteringen till nämnden tillräcklig? Avgränsning Granskningen avgränsas till bygg- och miljönämndens verksamhet inom miljökontoret, dvs. livsmedels-, miljö- och hälsoskyddstillsyn. 2
Revisionskriterier 2.3.1 Lagstiftning 2.3.1.1 Kommunallagen Nämndens ansvar för verksamheten regleras i kommunallagens (KL) 6 kap 7. Där fastslås att nämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I 6 kap 25 finns gällande jävsregler. Lagen säger att en förtroendevald eller en anställd är jävig om: Saken angår honom själv eller hans make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för honom själv eller någon närstående. Han eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång. Ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som han själv är knuten till. Han har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken. Det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till hans opartiskhet i ärendet. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) undersöker vart fjärde år hur kommunerna har valt att organisera sin verksamhet och myndighetsutövning inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Undersökningen presenteras i en skrift 1 som bland annat innehåller kontrollpunkter som syftar till att identifiera eventuella organisatoriska risker för jäv och delikatessjäv. 2.3.1.2 Miljöbalken och livsmedelslagen Finansiering av tillsyn Varje kommun utövar genom den eller de nämnder som fullmäktige bestämmer tillsyn inom kommunen avseende miljö- och hälsoskyddet med undantag för sådan miljöfarlig verksamhet som kräver tillstånd. Enligt miljöbalkens grundläggande principer är det den som bedriver en verksamhet som kan orsaka hälso- eller miljöstörningar, som är ansvarig och som därmed ska betala de kostnader som uppstår av den prövning och tillsyn som krävs för att skydda människor och miljö. Målet är att tillsynsverksamheten så långt som möjligt ska vara självfinansierad och inte bekostas med skattemedel. Enligt miljöbalken har kommunen rätt att ta ut en avgift för tillsynen medan det är ett krav att ta ut en avgift för tillsyn under livsmedelslagen. 2.3.1.3 Miljötillsynsförordningen Enligt Miljötillsynsförordningen (2011:13) ska det hos en operativ tillsynsmyndighet finnas en utredning om tillsynsbehovet för myndighetens hela ansvarsområde enligt 1 Jäv och beroende - ENKÄT OM MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDD I KOMMUNERNA 2015, SKL december 2015. 3
miljöbalken. Behovsutredningen ska avse en tid om tre år och den ska ses över vid behov eller minst en gång varje år. Vidare ska en operativ tillsynsmyndighet föra ett register över de tillsynsobjekt som behöver återkommande tillsyn. I förordningen anges att en operativ tillsynsmyndighet ska för varje verksamhetsår upprätta en samlad tillsynsplan som omfattar myndighetens ansvarsområde enligt miljöbalken. Planen ska grundas på en behovsutredning och ett register över de tillsynsobjekt som behöver återkommande tillsyn. Kommunen ska i den samlade tillsynsplanen beskriva hur myndigheten har avvägt fördelningen av resurser inom och mellan olika ansvarsområden enligt miljöbalken och hur resurserna har anpassats efter det tillsynsbehov som finns. Myndigheten ska bedriva tillsynsarbetet effektivt och utveckla personalens kompetens i tillsynsfrågor. Nämnden ska årligen besluta om utredning och tillsynsplan samt årligen följa upp och utvärdera sin tillsynsverksamhet. En operativ tillsynsmyndighet ska bedriva tillsynsarbetet effektivt samt tillse en kompetensutveckling hos personalen beträffande tillsynsfrågor. 2.3.2 Länsstyrelsens senaste tillsyn Länsstyrelsen genomförde en tillsyn 2014-12-02 och nedan följer en lista över de brister Länsstyrelsen identifierade: Chefen för samhällsbyggnadsenheten har budgetansvar för både drift av kommunala verksamheter som omfattas av miljöbalkens regler och budgetansvar för miljökontoret som ansvarar för tillsynen av dessa verksamheter. Chefen för samhällsbyggnadsenheten är delaktig i framtagande av behovsutredning och tillsynsplan samtidigt som han är driftsansvarig för kommunala verksamheter som omfattas av tillsyn på dessa. På samhällsbyggnadsenheten finns personer som arbetar både med driftsfrågor för verksamheter som omfattas av miljöbalkens regler och miljöbalkstillsynen vid dessa. Länsstyrelsen bedömde att det resursunderskott som uppskattades i 2014 års tillsynsplan kan vara underskattat med tanke på kommunens uppgift i behovsutredningen att 18 av 54 branscher inte varit föremål för tillsyn de senaste tre åren. Länsstyrelsen noterade att nämnden vid sitt beslut om tillsynsplan och behovsutredning inte tagit ställning till påtalad resursbrist. 2.3.3 Kommunfullmäktiges mål och riktlinjer 2.3.3.1 Bygg- och miljönämndens reglemente I reglementet 2 tydliggörs att bygg- och miljönämnden ska fullgöra kommunens uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet, vilket inkluderar miljöskyddsplaneringen. Nämnden svarar för myndighetsutövningen enligt miljöbalken, livsmedelslagen, smittskyddslagen och handel med receptfria läkemedel samt övrig lagstiftning som styr nämndens tillsynsverksamhet. Bygg- och miljönämnden skall se till att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt, följa utvecklingen inom hela nämndens verksamhetsområde, 2 Beslutat av kommunfullmäktige 2015-12-14 4
3 Beslutat av kommunfullmäktige 2003-08-25 5 Åstorps kommun bereda och föreslå förändringar och förbättringar och även verka för reformering av nämndens regelbestånd. Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige beslutat, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. 2.3.3.2 Reglemente för intern kontroll för Åstorps kommun I reglementet 3 tydliggörs nämndens ansvar för den interna kontrollen. Av reglementet följer att nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde samt att regler och anvisningar antages för den interna kontrollen. 2.3.3.3 Budget 2017 I budget 2017 har kommunfullmäktige (KF) beslutat om 25 övergripande mål. Målen är kategoriserade utifrån kommunens fem fokusområden. Bygg- och miljönämnden har valt att inkludera sex av målen i sin målstyrning. Se stycke 3.2.1.1 och bilaga 1 för mer utförlig information. Ansvarig nämnd Bygg- och miljönämnden. Projektorganisation/granskningsansvariga Granskningen har utförts av Sofie Oldfield, certifierad kommunal yrkesrevisor. Ida Brorsson, kundansvarig och kommunal certifierad yrkesrevisor har ansvarat för kvalitetssäkringen av rapporten. Metod Genomförandet av granskningen består av dokumentstudier av relevanta mål, styr- och policydokument, internkontrollplaner, behovsutredning och tillsynsplaner inom nämndens verksamhetsområde. Vidare har verksamhetens strukturmaterial så som rutiner och checklistor översiktligt setts över. Intervjuer har genomförts med samhällsbyggnadschef, miljöchef och ekonom. Med undantag för verksamhetens livsmedelsinspektör har även samtliga handläggare deltagit vid en gruppintervju. Intervjuerna genomfördes i samtalsform och underlaget för diskussionen var granskningens revisionsfrågor. Rapporten är saklighetsgranskad av samtliga intervjuade.
3 Resultat av granskningen Organisation och ansvar Bygg- och miljönämnden ansvarar för verksamheten inom samhällsbyggnadsförvaltningen. Från och med den 1 januari 2016 består förvaltningen av två enheter, miljökontoret och plan- och byggkontoret. Kommunens miljöchef är chef för miljökontoret och innehar därigenom verksamhetsansvar, budgetansvar och personalansvar. Sedan den 10 maj 2017 är också ansvaret för arbetsmiljöuppgifter delegerat till miljöchefen. Miljökontoret består av följande tjänster: Miljöchef - 1.0 tjänst Livsmedelsinspektör - 1,0 tjänst Hälsoskyddsinspektör - 1,0 tjänst Miljöinspektör - 2,0 tjänst Administrativa resurser finns att tillgå inom samhällsbyggnadsförvaltningen och en ekonom till samhällsbyggnadsförvaltnings verksamhet. Kommunens tekniska verksamhet är sedan årsskiftet 2015/2016 inte längre en del av samhällsbyggnadsförvaltningen. Däremot har delar av tekniska verksamhetens personal sina arbetsplatser i samma lokal som samhällsbyggnadsförvaltningen. Miljökontoret arbetar dels med tillsyn enligt miljöbalken och livsmedelslagstiftningen och dels med miljöstrategiskt arbete. En diskussion pågår kring huruvida miljökontorets resurser ska användas till miljöstrategiskt arbete eller inte. I nämndplanen 2017 framgår att strategiskt miljöarbete samt utveckling av naturvårdsområden ska bortprioriteras. Detta eftersom miljökontoret inte har tillräckligt med resurser till myndighetsutövning. Mål och styrdokument 3.2.1 Budget och verksamhetsmål I nämndsplanen 2017 4 framgår nämndens omvärldsanalys, förändringar under budgetår och planår, nämndens mål för budgetåret 2017 samt ramfördelning för drift och investeringar. I planen presenteras även vilka samarbetsprojekt som är aktuella. Utifrån nämndsmålen har miljökontoret tagit fram ett antal aktiviteter som ska genomföras under 2017. Mer detaljerad information kring mål och tillhörande aktiviteter finns i bilaga 1. 4 Beslutad av bygg- och miljönämnden 2016-09-20 6
3.2.2 Delegationsordning Beslut i tillsynsärenden är delegerat till bygg- och miljönämndens arbetsutskott, enhetens miljö hälsoskydd - och livsmedelsinspektörer samt till miljösamordnare. Titeln miljöchef finns inte med i den vid granskningen gällande delegationsordningen. Beslut som nämnden inte har delegerat är beslut avseende vite över 5 000 kr. Samtliga intervjuade uppger att ärenden som är av principiell beskaffenhet och av större vikt alltid lyfts till nämnden för beslut. Vi noterar att det i delegationsordningen inte framgår någon information avseende personalärenden, arbetsmiljöuppgifter, upphandling och inköp. I sakgranskningen framförs dock att nämnden ska besluta om reviderad delegationsordning vid nästa sammanträde. 3.2.3 Behovsutredning och tillsynsplan Bygg- och miljönämnden har beslutat om behovsutredningar för perioderna 2015-2017 5 samt 2016-2018 6. Beslut om behovsutredning för perioden 2017-2019 finns inte. Enligt miljöchefen utgör istället senast beslutad behovsutredning underlag även för 2017. Detta eftersom tillsynsbehov och resurser inte bedöms ha förändrats märkvärt sedan föregående år. Tillsynsplanen för 2015 ingick i nämndens övergripande verksamhetsplan och tillsynsplanen 2016 var en del av den årliga nämndplanen. Tillsynsplanen för 2017 utgörs enligt miljöchefen av dokumentet Nämndsplan Aktiviteter. Detta dokument är daterat 2016-01-25 och har återrapporterats till nämnden för information. Dokumentet innehåller information om vilka aktiviteter som miljökontoret, utifrån nämndens mål, planerar att genomföra under 2017. Vi noterar att en av de angivna aktiviteterna kopplat till målet Arbeta förebyggande inom tillsynsområden är att en tillsynsplan ska arbetas fram. Dokumentet innehåller dock inte någon information avseende vilka tillsynsområden som ska prioriteras 2017, hur mycket resurser som finns tillgängliga eller omfattningen av tillsynsbehovet 2017. Det finns inte heller någon uppföljning av tillsynsplanen 2016 eller någon bedömning rörande verksamhetens förutsättningar att utföra sitt tillsynsuppdrag under 2017. Centrala rutiner och processer 3.3.1 Register och handläggning Under 2016 inventerades samtliga c-verksamheter 7 och en ny klassificering genomfördes utifrån hur ofta tillsyn ska utföras samt hur många timmars tillsyn respektive 5 Beslutad av BMN 2015-02-24 6 Beslutad av BMN 2016-02-23 7 Miljöfarlig verksamhet delas in i A-, B-, C- eller s.k. U-anläggningar beroende på verksamhetens omfattning och miljöpåverkan. C-verksamheter ska anmäla anläggande eller drift av verksamheten till miljö- och hälsoskyddsnämnden i kommunen. 7
verksamhet betalar för. Enligt uppgift uppdateras denna information årligen. Intervjuade bedömer att befintligt register över samtliga tillsynsobjekt är uppdaterat och heltäckande. Dokumenterad rutiner avseende ärendehantering finns för ett antal olika processer inom de olika verksamhetsområdena samt för övergripande processer så som klagomål, arkivhantering. Vidare finns dokumenterade schablontider för handläggning av tillsynsärenden, daterad 2013-10-24. Däremot saknas däremot dokumenterade rutiner för tidrapportering och fakturering. Schablontiderna uppges dock utgöra stöd för handläggarna vid debitering och fakturering. Samtliga intervjuade upplever att verksamhetens arbetsprocesser är väl kända och etablerade inom miljökontoret och vid behov diskuteras förändringar vid kontorets veckomöten. Det uppges pågå ett arbete med att revidera och uppdatera befintliga rutiner och processbeskrivningar. 3.3.2 Styrsystem för att säkerställa effektivitet I behovsutredningen 2016-2018 uppskattas att en årsarbetstid rymmer 1600 timmar och att 600-800 av dessa kan härledas till planerad tillsyn. I tiden utöver de 600-800 timmarna ingår bl.a. anmälningar, klagomål, information till medborgarna, utbildning, planering, kvalitetsarbete och olika former av samverkan. Denna uppskattning grundar sig på de riktlinjer som SKL lämnar. Tidsredovisning används inom organisationen genom att tid rapporteras i ärendehanteringssystemet, även för de ärenden där årlig avgift debiteras. Befintligt system möjliggör således en uppföljning av nedlagd tid per verksamhetsområde och handläggare. Däremot krävs en manuell handpåläggning för att urskilja hur stor del av tiden som fakturerats. Hur tid fördelas mellan olika arbetsuppgifter på Miljökontoret är inte något som följs upp eller utgör grund för styrning. Av intervjuerna framgår att verksamhetsplaneringen för 2017 påbörjades under hösten 2016. Utifrån de aktiviteter som identifierats i nämndplanen arbetade respektive handläggare fram en individuell planering för året. Grunden för planeringen är antalet objekt som ska ha tillsyn under året samt tidsomfattningen för detta. Som stöd för detta planeringsarbete finns schablontider och möjligheten att följa upp tidigare års tidrapportering. Enligt uppgift sker en avstämning mellan handläggare och miljöchef avseende de individuella planeringarna. Varje månad sker en uppföljning av genomförd tillsyn i förhållande till planeringen. Av de individuella planeringarna framgår inte någon uppskattning avseende debiterbar tid. Däremot uppges att det kontinuerligt förs en diskussion om intäkter och budget för detta. Någon samlad verksamhetsplanering för miljökontoret på aggregerad nivå finns inte dokumenterat. I tabell 1 på nästa sida framgår tillgängliga timmar och totalt resursbehov enligt senast beslutad behovsutredning. Av tabellen framgår att 2 478 timmar avsattes för planerad myndighetsutövning 2016. Siffrorna utgår från den planerade tillsynen. Oplanerad tillsyn i form av klagomål, inkommande ärenden etc. ingår inte i denna uppskattning. 8
Tabell 1 Beräknat tidsbehov inom miljökontorets arbetsområden Planerat 2016 Bedömt behov 2016 Differens Bedömt behov 2017 Bedömt behov 2018 Miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (årlig avgift) 150 200 50 200 200 Miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (timdebitering) 1788 2300 512 2300 2300 Livsmedelskontroll 540 540 0 540 540 Summa tillsyn 2478 3040 562 3040 3040 Strategiskt arbete 0 600 600 600 600 Summa 2478 3640 1162 3640 3640 Enligt siffrorna saknas 1 162 timmar 2016 och i behovsutredningen konstateras att miljökontoret behöver ytterligare 600 timmar till myndighetsutövning för att kunna bedriva en aktiv miljötillsyn inom samtliga områden. Av granskningen kan vi konstatera att det inte finns några uttalade mål avseende tillsynsverksamhetens effektivitet, så som exempelvis självfinansiering, kostnadstäckningsgrad, antal tillsyner och antal tillsyner per årsarbetare. Det har inte heller genomförts någon särskild uppföljning av självfinansieringen inom exempelvis livsmedelstillsynen. Det är också svårt att över tid följa hur behovet av tillsyn i förhållande till tillgängliga resurser har förändrats under åren, samt få en uppfattning om hur antalet utförda tillsyner förändrats från år till år. Vi har inom ramen för granskningen beräknat ett antal nyckeltal utifrån de uppgifter som finns tillgängliga i budget, årsredovisning och behovsutredning 2016, dessa presenteras i tabell 2 nedan. Tabell 2 Nyckeltal Planerad tillsyn enligt tillsynsplan (timmar) Budgeterade intäkter omräknat till timmar* Budgeterade intäkter omräknat till timmar i förhållande till planerad tillsyn i tillsynsplan/behovsutredning Antal debiterade timmar per handläggare enligt budget** Debiterade timmar i förhållande till tillgänglig tid per handläggare *** 2015 2006 1092 54% 273 17% 2016 2478 1064 43% 266 17% 2017 2478 1033 42% 258 16% *Budgeterade intäkter har dividerats med gällande timtaxa för att få fram antalet timmar som enligt budget ska debiteras. ** Antalet timmar enligt budget har dividerats med antalet handläggare. ***Debiterade timmar per handläggare (utfall) har dividerats med tillgängliga timmar per handläggare (1600 h). Planerad tillsyn för 2016 var 2478 timmar. Budgeterade intäkter 2016 var 868 tkr, vilket utgör 1 064 timmar med en taxa på 816 kr/ timme. Utifrån nyckeltalen i tabell 2 noterar vi särskilt följande: Budget och utfall avseende de totala intäkterna skiljer sig åt med samma förhållande 2015 och 2016. Trots detta sker ingen justering av budgeterade intäkter 2017. Det finns en stor differens mellan den planerade tillsynen enligt tillsynsplanen och de intäkter som budgeterats för samma år. Antalet debiterbara timmar per handläggare enligt budget utgör endast 16-17 % av den tillgängliga arbetstiden. 9
Uppföljning och intern kontroll 3.4.1 Mål, ekonomi och verksamhet Vid varje nämndsammanträde informerar miljöchefen om verksamheten inom Miljökontoret. Nämnden tar också del av övergripande ekonomiuppföljning för samhällsbyggnadsförvaltningen som lämnas månadsvis. Mål och ekonomi följs upp och återrapporteras till nämnden vid delår- och årsbokslut. I årsredovisningen 2016 framgår att miljökontoret har prioriterat tillsynsarbetet under 2016. Miljötillsyn på företagen ska ha prioriterats under året vilket gjort att tillsynsskulden uppges ha minskat något. Någon samlad och mer detaljerad uppföljning av tillsynsplanen 2016 finns inte. 3.4.2 Delegationsbeslut Samtliga delegationsbeslut återrapporteras enligt uppgift till nästkommande nämndssammanträde. Protokollgranskningen visar att detta är en stående punkt vid nämndens sammanträden. Enligt uppgift samlas samtliga beslut i en pärm som finns tillgänglig vid partigruppernas möten. Av protokollgranskningen framgår att nämnden noterar redovisningen till protokollet. Däremot framgår inte av protokollet vilka beslutsunderlag som redovisats. 3.4.3 Kundnöjdhet Miljökontoret och samhällsbyggnadsförvaltningen gör ingen egen kundundersökning utan ingår i de kommunövergripande undersökningarna som genomförs i kommunen så som Servicemätning och Kommuners kvalitet i korthet. Vid intervjuerna framförs att miljökontoret fått bra resultat i de mätningar som genomförts nyligen. Vidare finns en nära dialog med kommunens näringsliv, framförallt genom den kontinuerliga kontakten med verksamhetsföreträdare samt genom kommunens näringslivschef. Enligt uppgift har näringslivet en bra uppfattning om miljökontorets arbete. 3.4.4 Intern kontroll Nämnden beslutar årligen om en intern kontrollplan. Kontrollområdena 2017 utgörs av: Attestregler Leverantörsfakturor Bygglov administration enligt PBL Administration av inkommande ärenden till Miljökontoret Byggkontorets vidarearbete med LEAN Kontrollen av inkommande ärenden till miljökontoret ingick även i den interna kontrollen 2016. Stickprovsgranskningen visade inte på några avvikelser. 10
4 Slutsats och rekommendationer Vi bedömer att bygg- och miljönämndens styrning av livsmedels-, miljö- och hälsoskyddstillsynen inte varit ändamålsenlig och tillräcklig. Genom avsaknaden av en uppdaterad behovsutredning och en samlad tillsynsplan för 2017 saknar nämnden förutsättningar att styra och följa upp tillsynsverksamheten på ett ändamålsenligt och tillräckligt sätt. Nämnden bör skyndsamt besluta om lagstadgade dokument inom verksamhetsområdet. Svar på revisionsfrågorna 1. Har nämnden säkerställt en tydlig ansvarsfördelning och styrning inom organisationen? Genom att miljöchefen har ansvar för verksamhet, personal och budget bedömer vi att rollfördelningen inom samhällsbyggnadsförvaltningen tydliggjorts. Vidare har den av Länsstyrelsen påpekade jävsituationen hanterats genom att tekniska avdelningen inte längre är en del av samhällsbyggnadsförvaltningen. Under granskningens genomförande har även ansvaret för arbetsmiljöuppgifter delegerats från samhällsbyggnadschef till miljöchef. Omfattningen och ambitionen avseende det miljöstrategiska arbetet förefaller dock vara otydligt och nämnden bör genom beslut tydliggöra detta. Nämnden har utifrån KF:s övergripande mål beslutat om åtta nämndsmål. Därefter har miljökontoret arbetat fram ett antal aktiviteter kopplat till dessa mål. Vi bedömer att nämndens övergripande styrsystem är tydligt men begränsat. Däremot visar granskningen att styrningen av livsmedels-, miljö- och hälsoskyddstillsynen inte är tillräcklig. Se svaret på revisionsfrågorna 3 och 4 för mer utförlig bedömning. 2. Har nämnden genom delegationsordningen säkerställt att beslut fattas på rätt nivå samt att det finns en följsamhet till delegationsordningen genom krav på systematisk återrapportering? Delegationsordningen förefaller vara tydlig inom livsmedels-, miljö- och hälsoskyddstillsynen. Däremot bör delegationsordningen uppdateras så att titlarna återspeglar befintliga tjänster i organisationen. Vidare bör nämnden se över delegationsordningen i syfte att säkerställa att beslutanderätten vid inköp, upphandling och vid vissa personalärenden är tydligt reglerad. Vid sakgranskningen av rapporten framförs att nämnden ska besluta om reviderad delegationsordning vid nästa sammanträde. Återrapportering av delegationsbeslut sker vid varje nämndsammanträde men vi noterar att beslutsunderlaget för denna återrapportering inte framgår i protokollen. 3. Finns en dokumenterad behovsutredning och tillsynsplan? Finns en dokumenterad resursplanering? Nämnden har inte fattat beslut om uppdaterad behovsutredning inför 2017. Enligt miljöchefen kvarstår den uppskattning av tillsynsbehov, tillgängliga resurser och 11
prioriteringar av områden som fastslogs genom beslut inför 2016. Det finns inte någon dokumenterad tillsynsplan för 2017 och av protokollgranskningen framgår att frågan rörande tillsynsplaneringen 2017 inte hanterats av nämnden under 2016 eller 2017. Nämnden har således inte fattat beslut enligt de lagkrav som ställs i Miljötillsynsförordningen (2011:13). Eftersom det inte finns någon tillsynsplan för 2017 saknas också en övergripande dokumentation av resursplaneringen. Däremot finns det inom verksamheten ett heltäckande och uppdaterat register över samtliga objekt och klassificeringen av dessa. Vidare har varje enskild handläggare tagit fram en egen planering över de tillsyner som ska genomföras under året. Planeringen utgår från de områden som anges i behovsutredningen 2016-2018 och har enligt uppgift stämts av med miljöchef för att klargöra resursbehov och prioriteringar. 4. Har nämnden genom befintliga system och rutiner förutsättningar för att säkerställa att tillsynsverksamheten bedrivs effektivt? För att nämnden ska kunna säkerställa att tillsynsverksamheten bedrivs effektivt krävs en tillsynsplan att utgå från. Då detta dokument saknas ifrågasätter vi nämndens nuvarande system för att säkerställa en effektiv verksamhet. Med befintligt ärendehanteringssystem och ekonomisystem samt genom personalens användning av dessa system finns förutsättningar för nämnden att styra och följa upp hur tid fördelas mellan olika arbetsuppgifter, hur faktureringen fortlöper och effektiviteten i tillsynsarbetet. Vi bedömer att nämnden måste se över sitt styrsystem avseende livsmedels-, miljö- och hälsoskyddstillsynen. Vi bedömer också att pågående arbete med att revidera centrala rutiner och processer inom miljökontorets verksamhet är viktigt för att säkerställa rättssäkerhet och effektivitet samt för att minska verksamhetens sårbarhet. 5. Följer nämnden upp sin verksamhet genom brukar- och kundenkäter? Nämnden genomför inte några egna brukar- kundenkäter. Däremot ingår miljökontoret i de kommunövergripande undersökningar som genomförs årligen. 6. Är återrapporteringen till nämnden tillräcklig? Återrapporteringen till nämnden avseende mål, verksamhet och ekonomi sker i samband med delår- och årsbokslut. Vidare rapporterar miljöchefen till nämnden vid varje sammanträde. Information om tillsynsverksamheten finns delvis i den dokumenterade återrapporteringen som delges nämnden i samband med delårs- och årsbokslut men enligt vår bedömning är denna information inte tillräcklig. En samlad dokumenterad uppföljning av den tillsyn som genomfördes 2016 saknas och en uppskattning av befintlig tillsynsskuld finns inte angiven. Rekommendationer Mot bakgrund av vår granskning gör vi följande bedömningar: 12
Bygg- och miljönämnden måste årligen tillse att beslut fattas om behovsutredning och tillsynsplan i enlighet med gällande lagstiftning. Bygg- och miljönämnden bör sträva efter en mer tydlig koppling mellan planering av tillsyn och budgetprocess. Bygg- och miljönämnden bör uttala mål och nyckeltal kopplat till tillsynsverksamhetens effektivitet. Bygg- och miljönämnden bör överväga en mer kontinuerlig uppföljning och intern kontroll beträffande tillsynsplanen. Rutiner och processer för ärendehantering och handläggning inom bygg- och miljönämndens ansvarområde bör i större utsträckning formaliseras och dokumenteras. Bygg- och miljönämnden bör kontinuerligt se över delegationsordningen i syfte att säkerställa följsamhet till organisation, lagstiftning och kommunövergripande styrdokument rörande personalfrågor, upphandling och inköp. Sofie Oldfield Certifierad kommunal revisor 13
Bilaga 1 Nämndplan 2017 och miljökontorets aktiviteter Fokusområde KF:mål Nämndsmål Kommuninvånarnas hälsa ska förbättras. I framtagandet av nya detaljplaner ska folkhälsoaspekten vara en parameter som alltid ska inkluderas och beaktas. Tätortsnära naturområden ska utvecklas och/eller vidareutvecklas. Aktiviteter miljö Granska nya planer ur naturvårdssynpunkt, biologiskmångfald Framtagande av skötselplan och beslutsunderlag för bildande av naturreservat Björnås Ansvar/ Tidsplan MC/ Påbörjas 2017 MC/ 2017 Fler i arbete och fler företag Myndighetsutövning och service mot företagen ska förbättras. Implementerar LEAN-metodiken inom hela förvaltningen för att förkorta handläggningstiderna på ärendena. Leana ansökningsprocesen MC/miljökontoret. Påbörjas 2017 Planavdelningen utarbetar en metod för god planberedskap och ökad proaktivitet. Tillse att det årligen tas fram detaljplaner motsvarande en ökning av bostadsproduktionen om minst 60-70 bostäder. Kommuninvånarnas hälsa ska förbättras Initiera utveckling av tätortsnära naturområden. Framtagande av skötselplan och beslutsunderlag för bildande av naturreservat Björnås MC/ Miljökotoret 2017 Utveckla attraktivt boende Invånare ska få ett gott bemötande i sina kontakter med kommunen och dess personal. Minimera störningar som kan påverka hälsan, exempel buller störning från järn- och väg trafiken. Fortsatt förändring till «servicemyndighet» där kommuninvånarens behov i relation till gällande lagstiftning sätts i fokus. Tillsyn av bullernivåerna i skolorna MC/ Miljökotoret 2017 Tydlig och korrekt information på hemsidan. Pågår. Tillgänglighet på telefon ska vara god. Hänvisning ska alltid finnas. Pågår. Mallar och blanketter och information från kontoret ses över. Pågår. MC/ Miljökotoret 2017 MC/ Miljökotoret 2017 Förbättra framtiden för barn, unga och äldre Ekonomi och förhållningssätt Informationen och servicen på kommunens hemsida ska vara utvecklad och tillgänglig. Kommunens invånare ska känna sig trygga i samhället. Tillse att adekvat, korrekt, uppdaterad och enkel information finns tillgänglig under fliken Bygga, Bo och Miljö på kommunens hemsida. I arbetet med framtagande av nya detaljplaner ska trygghetsaspekten vara en parameter som alltid ska inkluderas och beaktas. Arbeta för säker livsmedel- och vattenförsörjning inom kommunen. Inventera och åtgärda förorenade områden. Korta ner ärendetiden fram till beslut. Arbeta förebyggande inom tillsynsområden. Se ovan. Tillsyn på livsmedelsverksamheterna/ tillsyn på vattenskyddsföreskrifterna Inventering/ ansvarsutredning av förorenadeområden Leana ansökningsprocessen Tillsynsplan tas fram MC/ Miljökotoret 2017 MC/livsinsp/miljökontoret MC/miljökontoret Se ovan. Se ovan. 14