Arbetsmiljöuppföljning 2017 IFO-FH enhet: Försörjningsstödsenhet 2 Vårens arbetsmiljuppföljning är nu genomförd och dokumenterad. Perioden 2016-2017 har åter präglats av justeringar gjorda i organisationen. En positiv skillnad är att vi nu har personal på alla tjänster och att de nya som började i början på året har kommit igång i sitt arbete. Det finns en" go" känsla i arbetsgrupperna samtidigt som det finns en oro för arbetsbelastningen. Vi har påbörjat en handlingsplan som vi fortsätter att jobba med.
Innehållsförteckning 1 Uppföljning vår 2017... 5 1.1 Analys av nyckeltal... 5 1.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud... 5 1.1.2 Sjukfrånvaro... 6 1.1.3 Frisknärvaro... 7 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan... 7 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk)... 8 1.4 Arbetsmiljörond (fysisk)... 11 1.5 Riskanalys och handlingsplan... 12 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan... 14 1.7 Tillfälliga uppföljningsfrågor... 15 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen... 15 2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön... 16 3 Uppföljning höst 2017... 17 3.1 Analys av nyckeltal... 18 3.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud... 18 3.1.2 Sjukfrånvaro... 18 3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan... 19 3.3 Hot- och våldsplan... 19 3.4 Brandskydd (SBA)... 20 3.5 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen... 20 4 Utvärdering av arbetsmiljöuppföljning vår och höst... 21 2
Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal, analys av nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet ämlikhetsperspektivet (ämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. ämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2017 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen våren 2017 Den 28 april ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 21 ska redovisning och samverkan ske i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Senast vecka 25 ska redovisning och samverkan ske i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2017 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och samverkan ske i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala 3
samverkansgruppen. Senast vecka 51 ska redovisning och samverkan ske i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden. 4
1 Uppföljning vår 2017 1.1 Analys av nyckeltal 1.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. Under 2017 har tillkommit ett par klienter som har ett klart riskbeteende i kontakt med receptionspersonal och handläggare. Ett sådant tillfälle är rapporterat som ett tillbud. Socialsekr och förste har gjort sitt yttersta för att förutse dessa spontanbesök. Det finns en kontakt med vuxenhandläggare och ev besök skall göras där och ansökan skall tas emot per telefon. Mönstret är pengar som tagit slut. Utvald handläggare är erfaren och därmed van vid likande kontakter. Besöken har ett flertal ggre tvingat oss att tillkalla polis.handläggare skall alltså när det är möjligt varsla receptionspersonalen och ge dem förslag/instruktioner på vad dom skall göra och därefter ta kontakt med handläggaren 5
I övrigt har inga arbetsskador eller tillbud rapporterats även om det fler ggr funnits högljudda besökare antingen från vår enhet eller de tre andra enheterna. 1.1.2 Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för helår 2015 och 2016. På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2015 respektive 2016 Period: december Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Analys Verksamheten har genomgått flera omorganisationer med förändring i personec-trädet. Antal personal som redovisas är för hög. Det går inte att dra några som helst slutsatser. antal pers antal sjuka sjuk total 1-14 dagar 15-2015 48 34 9,4% 2,4% 7,0% 2016 58 40 9,8% 3,2% 6,6% Siffrorna såväl 2015 o 2016 präglas i hög grad av en fd medarbetare som inte skall 6
tillhöra vår enhet. Denne person har varit sjukskriven i tre år på heltid och har nyligen börjat arbeta på 25 %. Hen är nu flyttad till annan enhet inom området. En annan person som tidigare varit sjukskriven har nu fått sjukersättning på 75% med omskrivet anställningsavtal motsvarande 25 %, vilket gör att sjukstatistiken borde förbättras. En annan person har varit partiellt sjukskriven kv 4 med fortsättn in på 2017 som nu har återgått i tjänst 100% En tredje person har varit sjukskriven hel/partiellt under sommar o höst 2016. Denna person har nu återgått i 100% tjänst. Ingen av dessa tre har varit sjukskriven för omständigheter i arbetsmiljön. Oavsett felaktiga siffror kommer sjukfrånvaron att sjunka 2017 då samtliga omnämnda personer idag arbetar 100 % eller den tjänstgöringsgrad som är i det aktuella fallet. 1.1.3 Frisknärvaro Frisknärvaro mäter hur stor andel av de anställda som har max 4 sjukdagar under ett år. Statistik kan tas fram ut IT-systemet Nekksus, flik "personal". Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Analysfrågor: Vad främjar frisknärvaro hos er? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. På sektorsnivå ska frågan varför frisknärvaron ser ut som den gör besvaras. För in friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Analys och prioriterade åtgärder maa frisknärvaron Det är oklart vad redovisad frisknärvaro i Nekksus avser. 2015 43.8% 2016 38.9% Går inte all analysera. 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan Följ upp föregående arbetsmiljöprotokoll/handlingsplan. Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? En uppfattning, med hög grad av samstämighet i personalgruppen.är att ett lägre ärendetal är det som absolut mest påverkerar arbetssituationen såväl arbetsbelastning som kvalitet i arbetet. Färre ärenden ger fler besök, fler proffessionella utredningar mer träffsäkerhet vid genomförande av insatser etc.vid förra 7
handlingsplanen konstaterades att arbetsgrupperna visserligen fått färre ärenden men också att det tillkommit nya arbetsuppgifter..tyvärr har en ärendeminskning inte varit i sikte utan tvärtom har vi fått kännas vid en ärendeökning. Rehab 1 o 2 har haft en tuff period senaste året. 1 april började samtliga arbetsgrupper med nybesök samtidigt som delar av Mottagningsgruppens jouruppdrag, matpengar lades över på arbetsgrupperna Lika för alla kan sägas men trots allt två nya arbetsuppgifter utan mer resurser. Samtidigt vidkändes Rehab 1 o 2 att många slutade med en stor kompetensförlust som följd. Självklart gjordes det omfattande rekryteringar med inte alltid med ett gott resultat. Efter sommaren slutade ytterligare personal och minst tre av dessa tjänster fick vakanssättas. Hösten var rejält ansträngande och kvarvarande personal fick förutom sina egna arbetsuppgifter också ta sig an uppgifter på de vakanta tjänstern. Under hösten fortsatte rekryteringen och i slutet av januari kom fyra nya socialsekreterare Uppdraget med att uppdatera utredningar fick sig en rejäl knäck och stannade av. Den hösten var det många utredningare som blev för gamla för att det antingen var helt ny personal på tjänsterna eller att tjänsterna var vakantsatta. I början på 2017 iscensatte vi ytterligare en justering av organsiationen, vilket vi alla egentligen var förberedda på. Dock inte vilka effekter det skulle få Rehab 1 o 2. Med en tydlig prioritering mot de målgrupper som nyansökte om försörjningsstöd och stod nära arbetsmarknaden, fick det effekten att Rehabgrupperna skulle ha fler ärenden per socialsekreterare. Färre tjänster skulle framledes arbeta med de som stod längre från arbetsmarknaden. I samband med att en socialsekreterare bytte arbetsgrupp, drogs en tjänst in. I samband med denna justering, tillkom Rehab 3, sju socialsekreterare och en förste till enheten 1 april., samtidigt som fyra utredningsassistenter lämnade. Antal tjänster ökade och antal personer ökade ytterligare då man inkluderar, förstar, personal som deltid finns inom uppdrag hos Samordningsförbundet nordost och väster. Myndighetsgemensam rekrytering nämns också som en posiitv påverkansfaktor på arbetsmiljön.det är en balansgång mellan arbetsgivarens behov av personal och den nya personalens önskemål om arbetsområde. Det ledde förra omgången till att Försörjningsstödsenheterna inte fick någon "tilldelning" av ny personal.arbetssättet skulle ju dels tillgodose fler personal men också att arbetsssättet skulle avlasta enhetscheferna vid rekrytering.förbättrade besöksrum var ytterligare ett förbättringsområde. Under hösten genomförde Arbetsmiljöverket inspektion av socialsekreterarnas arbetssituation och lämnade i sin rapport ett flertal anmärkningar på vår arbetsmiljö. Våld o hotplanen har reviderats och kompletterats med ett antal rutiner. Tydliga krav på att samtliga besöksrum skall ha flyttvägar. Arbetet med flyktvägar är nu inne i sitt slutskede samtidigt som det nu och under en period varit särskilt ansträngande med att genomföra besök. Av den anledningen har arbetet med att förbättra besöksrummen inte kunnat fullföljas enligt plan. Det samma gäller hot och våldplanen som reviderats ytterligare egentligen innan den "nya" hade implementerats. Hot o våldplanen har varit uppe på APT och det blev ett starkt fokus på på den nya rutinen för hembesök och vilka konsekvenser den får vid genomförande av hembesök. 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) 8
Forskning visar på att flera faktorer påverkar den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är rimliga krav/arbetsbelastning, påverkansmöjligheter, socialt stöd, balans och återhämtning. Arbetsmiljöronden genomförs exempelvis genom att arbeta med resultatet i medarbetarenkäten i dialog med arbetsgruppen. Nedanstående frågor har plockats ut ur medarbetarenkäten då de har en tydlig koppling till nämnda faktorer ovan. I tabellen nedan ska du skriva i det värde som är aktuellt och sedan göra en analys av det samlade resultatet. Utifrån analysen, för in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Observera att ni inte behöver göra en separat handlingsplan utifrån resultatet från medarbetarenkäten! Arbetsmiljön diskuteras regelbundet på APT. Vid två tillfällen i mars o april hade vi det som en särskild diskussionspunkt. Diskussionen hade då föregåtts av enkäten Psykosocial arbetsmiljö. Samtidigt hade 8 nya medarbetare anslutet till enheten vilket gjorde att vi valde att redovisa den i två högar. Enkäten tar upp sex olika områden, Arbetets innehåll, Arbetsorganisation, trivsel,arbetsklimat, arbetskrav, ledning och kompetensutveckling 21 som varade på delar eller hela enkäten.r. Här följer en genomgång av de olika områdena.vi startar med arbetstakten och med frågan "har du möjlighet att påverka arbetstakten? En hög andel anser att de inte kan påverka arbetstakten, 3 inte alls och 7 knappast och 11 anser att de kan påverka i viss mån. Alltså en hälftendelning på enheten. När det kommer till om det är en rimlig arbetsbelastning svarar 10 i viss mån och 2 svarar ja. 5 svarar knappast. Endast två svarar att dom har en rimlig arbetsbelastning. Hälfen svarar att de har det i viss mån.det är endast en person som svarar ja på fråga hinner du med dina arbetsuppgifter och nio i viss mån. 4 knappast och 4 inte alls. Det här området får ses som ett riskområde att jobba vidare med., dels utifrån tydliga prioriteringar och dels att hitta en" good enough" nivå i arbetet. Som en lite extra komihågkommentar är att utredningsassistenterna, har varit med i enkätundersökningen. Det är känt sen tidigare att denna yrkesgrupp i högre usträckning svarar att dom inte kan påverka arbetstaken. b Det är fler som hinner med sina arbetsuppgifter i rehab3 än i de två andra grupperna.inte så många tar med sig jobbet hem, 3 svarar i viss mån och 7 knappast.få personer tar med sig arbetet hem i tankarna.en hel del är trötta när de kommer hem (8/21) och lika många i viss mån. Nästan ingen upplevert ngn våld och hotsituation under det senaste året. Området,arbetets innehåll, ligger nära svaren kring arbetstakt. 12 svarar att de har intressanta o meningsfulla arbetsuppgifter o sju i viss mån och fyra svarar knappast Många känner sig trötta när de kommer hem från arbetet, 8 ja och 8 i viss mån fyra svarar knappast. Får ses som en varningsklocka. 10 anser att arbetet är upplagt så att man får möjligheter till samarbete o god kontakt med arbetskamrater. 8 svarar ja i viss mån. Här är ngt att arbeta med så att fler svarar ja.. Likaså gäller det om du får hjälp o stöd av dina arbetskamrater om du har problem i jobbet 13 svarar ja och 6 i viss mån, De flesta upplever trivsel och gemenskap med sina arbetskamrater. Man kan i högre utsträckning ge varandra beröm för en god 9
arbetsinsats, 10 ja och 10 i viss mån. Här finns att jobba på mot en förbättring.kan du leva upp till förväntningar som ställs på dig? I det stora hela är det inte många som svarar ja på frågan Många svarar i viss mån och det innebär först o främst arbetskamrater och brukare. 14 svarar ja i viss utsträckning när det gäller dom egna kraven.en person känner olust inför att gå till jobbet och flertalet har en ganska positiv känsla Den person som känner olust att gå till jobbet har genomgående svarat med högre grad av missnöje än övriga.14 anser att dom får beröm och kritik från chefen ja eller i viss mån. 3 knappast och 3 inte alls. Det här är ngt att jobba på 11 pers har svarat att chefen knappast eller inte alls diskuterar med arbetsgruppen innan beslut fattas. Endast tre svarar entydigt ja. Det här kan kanske bero på de två justeringar av org som gjorts, den senare föregicks av en ganska lång period av tystnad då "inget hände" (8 upplever att det får hjälp o stöd av chefen och 11 att de får de i viss utsträckning. Tänker att den nära arbetsledningen handhavs av förstarna som i första hand är de som ger hjälp o stöd i vardagen och att chefen ofta kommer till när det är ngt speciellt. Slutligen behöver nöjdheten med APT öka och det är den nya arbetsgruppen beredd att jobba med. Analys- riskfaktorer Det finns viss möljighet att hantera arbetsbelastningen men arbetstakten är för hög. Det är ett fåtal som hinner med sin arbetsuppgifter. EC kommer att ge förste i uppdrag att förtydliga uppdrag, prioriteringar i arbetet för att hitta en rimlig arbetsbelastning och minska arbetstakten. Det är också viktigt att öka antal personer till att vara mindre trötta när de kommer hem från jobbet. Till handlingsplanen tar vi också med oss att Rehab1 har sen i januari haft full bemanning på tjänsterna och att Rehab2 nyligen anställt ytterligare en socialsekr från det myndighetsgemensamma spåret. Det finns en person i Rehab3 som är sjukskriven och det finns en person som snart går på föräldraledigthet. Här har det täckts upp med två vikarie, den ena jobbar nu och den andra kommer till 14 juni. Allt för att arbetsgruppen inte skall tappa fart och inte minst tappa fart när det gäller uppdaterade utredningar. Observera att olika nivåer ska svara på olika frågor. Orsaken till detta är att vissa frågor kräver närhet till medarbetarna för att kunna göra en korrekt analys medan andra kräver en större grupp för att resultat ska vara säkerställt. Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde Alla Alla Enhet 41. Med stress menas ett tillstånd då man känner sig spänd, rastlös, nervös eller orolig eller inte kan sova på natten eftersom man tänker på problem hela tiden. Känner du av sådan stress för närvarande? 13. ag har möjlighet att återhämta mig efter perioder av hög arbetsbelastning 42. Hur ofta känner du av fysiska besvär (t ex Andel av medarbetarna som har svarat att de upplever väldigt mycket stress för närvarande Medelvärdet för frågan 2,1 Andel av medarbetarna som har svarat att de 9 18 10
Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde huvudvärk, ont i rygg och nacke, musarm) som du tror beror på din arbetsmiljö? känner av fysiska besvär varje dag Område och sektor 43. Hur många gånger de senaste 12 månaderna har det hänt att du arbetat, trots att du med tanke på ditt hälsotillstånd borde ha sjukanmält dig? Andel av medarbetarna som har svarat att de gått till arbetet trots sjukdom 4-5 gånger eller fler det senaste året 8 (9) Område och sektor 44. Kryssa för det alternativ som närmast beskriver hur fysiskt aktiv du har varit under de senaste 3 månaderna Frågan om fysisk akvititet: Andel av medarbetarna som har svarat att de är mest stillasittande (23 /45) 1.4 Arbetsmiljörond (fysisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den fysiska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är belastning, buller, luftkvalitet, kemikalier mm. Tänk särskilt på kemikalier i arbetsmiljön som är ett område som följs upp i Miljöledningssystemet Östra Göteborg- för klimat och miljö. Arbetsmiljöronden genomförs i dialog med arbetsgruppen. Under styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa hittar du stöddokument och information som underlättar arbetet med den fysiska arbetsmiljön. I chefsbrevet/miljödatabasen finns information om Göteborg -för klimat och miljö. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Sammanfattning fysisk arbetsmiljö Samtliga socialsekreterare delar rum. De tre förste socialsekreterarna har egna rum. Enhetschefen delar rum med ytterligare tre EC. Personalen är samstämmig i att det självklart skulle vara bättre att ha eget rum och att eget rum bidrar till återhämtning i arbetet. Överhörning är ett problem som flertalet tar upp och framför allt problemet med att fritt kunna tala i telefon och därmed också slippa lyssna på kamratens samtal.personalen upplever också att det kan vara svårt att komma till tals med undertecknad, dels för att vi sitter fyra och dels för att de själva delar rum. Av ngt skäl ökar verksamheten och de rum som tidigare funnits tillgängliga nu är omdisponerade för andra arbettsuppgifter och till fler personal. Slutligen delar såväl chef o personal problem med att finna rum, tillräckligt stora för APT. Lunchrummet är det som finns till hands med dålig funktionalitet och ofta kvardröjande personal efter lunchen.rumsfrågan får anses vara en viss risk i vårt arbete som inte bara påverkar den fysiska arbetsmiljön utan ger avtryck i den psykosociala arbetsmiljön. 11
Under året har ståmattor köpts in och är en av de ergonomiska hjälpmedel som vi bestämt att samtliga skall ha tillgång till. Flertalet, dvs de som efterfrågas har olika former av stöd vid dataarbetsplatsen. Mousetrapper i olika utförandet används. Samtliga har moderna skrivbord med funktionella förvaringsmöbler och många har nu funktionella stolar. Övriga som inte har nya stolar skall ha stolar som uppfyller kravet. Lunchrummet är en av de områden som många av personalen tar upp. Mycket personal på en gång ger höga ljudnivåer. En del har löst det med att gå antingen tidigt e ller sent på lunch. Några går till sina rum och äter. Det här gäller även vid fika morgon o eftermiddag och personal väljer att samlas på andra ställen i lokalerna, Slutligen har personalen påmints om att inte bara använda larmen vid besök utan att det också är lika viktigt att vi är varandras arbetsmiljö och när det behövs larma för varandra. På enheten finns 20 kvinnor och 7 män. Vid genomgång har vi inte kunnat hitta saker i arbetsmiljön som förefaller skilja sig åt mellan könen. 1.5 Riskanalys och handlingsplan Riskanalys Bedöm riskfaktorns allvarlighetsgrad. Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Många gånger kan riskerna bedömas direkt, ta annars hjälp av stödfrågor och riskmatris nedan. Orsakas risken av mänskliga, tekniska och/eller organisatoriska faktorer? Hur troligt är det att något ska hända? Kan en eller flera medarbetare utsättas för risker? Vid vilka arbetsmoment är riskerna särskilt stora? Hur länge är medarbetarna utsatta? Vilket slags ohälsa och olycksfall kan inträffa? Bedöm om risken är acceptabel (grön), medelstor (gul) eller stor (röd). 12
Bestäm vilka risker ni ska fokusera på och För in åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. Dessa kan du även med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad dålig tillgång till rum vid spontana situationer. Gul viss omflyttning på kort sikt på lång sikt avvaka nya lokaler Trött efter arbetsdagen Gul öka friskvårdsaktiviteter ingen rimilig arbetsbelastning Röd Förstarna får i uppdrag att arbeta med prioritering av arbetet EC 0 förbättra APT och andra mötesformer Gul ny grupp behöver träffas i ffera olika former EC Rumsfaktorn är en komplicerad fråga. Spontaka situationer uppkoecmmer när som helst på dagen. Tillgång till rum är större på eftermiddagen, främst efter kl 14.00. Efter det att flyktvägarna är klara och dessa rum kan börja användas kommer det att finnas tillgång till 2-3 proffessionella rum på våning 2. Dessa kommer att underlätta spontanta 13
möten/samtal. Vi kan inte påverka hur många ärenden som kommer in. Målgruppen har ofta behov av flera olik insatser och många blir heller inte självförsörjande vare sig genom arbete eller på annat sätt. Många nya medarbetare håller på och lär sig rehabuppdraget och det finns fortfarande kvar erfarna medarbetare som tillsammans med förste socialsekr bidrar med kunskap o erfarenhet till de nya. Det finns anledning att tro att Arbetsmarknadsgruppen har personer som är lämpliga för flytt till Rehab 1 o 2. Dete finns således en risk att antal ärenden ökar. Än är det inte så utan den ökade arbetsbelastningen beror mer på att tjänsterna är färre. Den nya arbetsgruppen Rehab3 har senaste året gjort en kraftfull insats med att uppdatera utredningar. En stor andel av dessa personer är över 60 år, har sjukersättning, ca 370 och på gruppnivå skall dessa inte prioriteras. Det är ofta personer där olika insatser har prövats under lång tid och där man konstaterat att de tillsammans med sin sociala situation saknar arbetsförmåga.de med sjukersättning kan vara sådana som också är prövade och där det hela slutat i en utredning som konstaterat att det inte finns någon arbetsförmåga. För Rehab 3 kommer det också att vara viktigt och nödvändigt att arbeta med tydliga prioriteringar så att resurserna används på bästa sätt och att socialsekr kan få en rimlig arbetssituation som också kan ge dem utmaningar i arbetet och ytterst få dem att stanna kvar på sitt uppdrag eller antal ett nytt. 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Analysera friskfaktorer genom att bedöma hur de bidrar till en god arbetsmiljö och hälsa. Analysera gärna med hjälp av MTO, Människa, Teknik, Organisation. Är det mänskliga, tekniska eller organisatoriska faktorer som spelar roll för att medarbetare ska må bra? Kan dessa utvecklas för att fler ska må bra? Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Skapa insatser/aktiviteter för att främja hälsa. Dessa kan du med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Friskfaktorer Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att främja hälsa Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad trivsel på arbetsplatsen och att man får god hjälp av sina arbetskamrater möta på flera olika arenor för att lära känna varandra EC pågå hela året att man har ett intressant arbete korta promenader 20 min minska stress, gemensam aktiivtetsdag 7i juni 2017 gemen samt gemen samt lära känna varandra EC pågår hela året pågår hela året genomförs 7 juni Enheten har fått åtta nya medarbetare. Vi får använda mer tid på APT för att färdigställa handlingsplan. 14
1.7 Tillfälliga uppföljningsfrågor Använder du/ni någon särskild mall för kallelse till APT? - vilken? Bifoga gärna längst ned i rapporten Hur sker kallelse till APT? Använder du/ni någon särskild mall för dagordning förapt? - om ja, vilken? Bifoga gärna längst ned i rapporten. - om nej, vilka punkter brukar ni ta upp på APT? a/nej vi har en struktur, information, diskussion o beslut. via mail nej en struktur med information, diskussion o ev beslut samma person skriver protokoll (frivilligt åtagande) Har ni en uppdaterad dokumentation av era märkningspliktiga kemikalier och tillhörande aktuella säkerhetsdatablad? Förvaras kemikalier på ett säkert sätt som förhindrar miljö- och arbetsmiljörisker? ej aktuellt ej aktuellt Vid två tillfällen på APT i samband med att den nya gruppen tillkom har vi diskuterat och fokuserat på våra APT och hur vi vill ha dem. Eftersom arbetsgruppen nu blivit större har fokus på dessa APT varit att komma samman på olika sätt. Det gäller också den heldagen som nyligen genomfördes. En konkret förändring, mycket enkel, är att vi startar med att ta diskussionspunkterna, vilket innefattar bla vår arbetsmiljö. för att ta informationspunkterna i slutet. Personalen hade flera synpunkter kring infopunkten och att den ofta blir för omfattande. Det är säkert en alldeles korrekt iakttagelse. Många ggr har chefen fått till sig frågor som antingen skall informeras eller diskuteras från områdeschefen/iisektorschefen eller frågor från annat håll i organisationen. 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Ev de problem vi har med lokaler och avsaknad av rum/utrymme för spontanbesök 15
2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Enligt AFS 2015:4 om Social och organisatorisk arbetsmiljö ska arbetsgivaren ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska syfta till att främja hälsa och arbetsmiljö samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa, exempelvis genom att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem.samtidigt ska målen vara förankrade i högsta ledningen och utgå från arbetsmiljöpolicyn. Det innebär att förvaltningen kommer att sätta mål på alla nivåer. Varje enhet tar fram minst ett mål eller en aktivitet utifrån er arbetsmiljökartläggning. Detta mål/aktivitet lägger du till i justera plan under området Styrning och ledning där det finns ett uppdrag som heter "Alla enheter ska ha ett mål och/eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa." Det blir då synligt i tabellen nedan. Förvaltningsledningen och sektorsledningarna tar därefter fram övergripande mål som gäller för förvaltningen respektive sektorerna. Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Startdat um Slutdatu m Komme ntar Arbetsmi ljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseend e arbetsmi ljö och hälsa 16
3 Uppföljning höst 2017 Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet ämlikhetsperspektivet (ämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. ämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2017 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2017 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och samverkan ske i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Senast vecka 51 ska redovisning och samverkan ske i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden. 17
3.1 Analys av nyckeltal 3.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. 3.1.2 Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för halvår 2016 och 2017. På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och 18
analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2016 respektive 2017 Period: juni Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. 3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan Följ upp 1.5 Riskanalys och handlingsplan samt 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan och revidera vid behov. Fundera kring: Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? 3.3 Hot- och våldsplan Hot och våld Har enheten en rutin för hot- och våldssituationer som följer stadsdelens mall? Är den känd för alla medarbetare? Har ni reviderat den minst en gång den senaste 12-månadersperioden? Välj mellan a/nej/ej tillämplig Hot och våldplanen har reviderats nyligt med anledning av Arbetsmiljöverkets påpekande. Den har bla kompletterats med rutiner för hembesök. 19
3.4 Brandskydd (SBA) SBA Välj mellan a/nej/ej tillämplig Har enheten SBA- föreskrifter? Är de kända för alla medarbetare? Har ni haft brandskyddsrond på alla arbetsplatser inom enheten under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft utrymningsövning under den senaste 12- månadersperioden? 3.5 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). 20
4 Utvärdering av arbetsmiljöuppföljning vår och höst Följande avsnitt är en utvärdering av hur arbetsmiljöarbetet inom SDF Östra Göteborg fungerar. Underlaget kommer att användas för att förbättra t ex information, rutiner och utbildning inom arbetsmiljöområdet. Svara kortfattat på nedanstående frågor. Upplever du som chef att du har tillräcklig kunskap och information gällande: arbetsmiljö (lagar, avtal samt praktiskt arbete) uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter lokala rutiner och tidplaner stöd för kartläggning, riskbedömning och handlingsplaner riskbedömning vid verksamhetsförändring hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling hälsofrämjande ledarskap och hälsofrämjande arbetsplatser Välj mellan a/nej/ej tillämplig Kommentarer och förbättringsförslag ett betydelsefullt ämne som jag gärna förbättrar med mer kunskap 21