Intern miljörevision av Utbildningsvetenskapliga fakulteten Tid: 9 februari 2007 Plats: Göteborg Revisionsledare: Ulf P Andersson Revisor: arianne Aronsson Standard/kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, EAS samt tillämplig miljölagstiftning Omfattning iljöledningssystemet omfattar verksamheten inom Utbildningsvetenskapliga fakulteten vid följande adresser och verksamheter: Pedagogen Hus A, Västra Hamngatan 25, Göteborg Fakultetskansliet för utbildningsvetenskap, institutionen för pedagogik och didaktik (IPD) med arbetsenheterna Lärande i vuxenliv, Språk och litteratur, Individ, kultur och samhälle, Specialpedagogik, Studerande service, Utbildningsvetenskaps dataservice (UDS) och Reception Pedagogen Hus B, Läroverksgatan 15, Göteborg Institutionen för Pedagogik och Didaktik (IPD) med arbetsenheterna Lärande och undervisning, Barn och ungdomsvetenskap, Ämnesdidaktik och Utbildningsvetenskaps serviceenhet (USE). Pedagogen Hus C, Läroverksgatan 5, Göteborg Institutionen för at, Hälsa och iljö (H) Pedagogen, Frölundagatan 118, ölndal Idrottshögskolan GU Slöjdutbildningen, Klangfärgsgatan 3, Västra Frölunda Tillhör H Arbetsvetenskap, Brogatan 2, Göteborg Rektorsutbildningen, Erik Dahlbergsgatan 11B, Göteborg Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för fakulteten överensstämmer med kraven i ISO 14001, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav.
Genomförande Revisorerna har granskat den översända dokumentationen och genomfört intervjuer med dekanus, prefekter, miljösamordnare och övrig personal. Platsbesök genomfördes på Pedagogen hus A, B och C samt Brogatan 2. Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt noteringar enligt nedan: Antal större avvikelser 1 Antal mindre avvikelser 7 Antal noteringar 10 En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 1. En lista med alla noteringar återfinns i bilaga 2. En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och noteringar samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 3. I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt miljöstandarden ISO 14001. Den fullständiga texten återfinns på sidan http://gu2.se/revrap/bilaga4.doc. I vissa fall hänvisas även till kraven i EAS (Europaparlamentets förordning om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning). Denna text återfinns på sidan http://gu2.se/revrap/bilaga5.doc Kopia av revisionsrapporten översändes efter underskrift till miljöchefen. Originalet skickas till registrator vid universitetet genom revisionsledarens försorg. Revisionsrapporten kommer att delges rektor vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet. Revisionsrapporten kommer även att finnas tillgänglig inom universitetets gemensamma miljöhandbok som ett redovisande dokument. Kommentarer och slutsatser Utbildningsvetenskapliga fakulteten flyttade med huvuddelen från ölndal till Göteborg under 2006. Detta innebar att miljöledningssystemet till stora delar har legat nere under året. Nu är flytten klar, även om vissa problem kvarstår att lösa i de nya lokalerna. Fakulteten har därmed åter börjat arbeta aktivt med miljöledningssystemet. De avvikelser som noterats härrör till större del från den inaktiva perioden under 2006. Ett antal arbetsgrupper ställde in sina möten under våren 2006 och har sedan inte återupptagit verksamheten. Vid diskussioner under revisionen framkom att fakulteten inte hade några riktlinjer för vilka skrivare man skulle köpa in och att dessa skulle vara förinställda på dubbelsidig kopiering. Detta är en resursbesparing som de flesta andra fakulteter infört. Vid diskussioner om hur man i grundutbildningen kunde främja en hållbar utveckling framkom att mer än hälften av fakultetens kurser var direkt uppdrag från UFL till institutionerna. UFL hade i sin beställning av utbildning inte tagit upp detta. Vidare diskuterades en uppsats av Stefan Strömberg, där han noterar att kursplaner inom naturvetenskap ytterst sällan har formuleringar om naturen och människans interagerande med den i moraliska termer. I stället ser han mer beskrivning av funktioner i naturen som resulterar i att studenter betraktar sig själva som enbart kulturella varelser, skilda från naturen. Hållbar utveckling har dock blivit inskrivet i kursplaneanvisningarna enligt uppgift vid diskussioner med IPD.
Inom grundutbildningen diskuterades även Kursportalen, som bland annat gör det möjligt att sprida kompendiematerial till studenter utan att trycka ut det på papper. Enligt uppgift saknas det en policy inom fakulteten att man skall använda Kursportalen, vilket innebär att lärare ibland kopierar upp allt material på papper, utan att reflektera över att det finns ett digitalt alternativ. Fakulteten har fortfarande vissa inkörningsproblem vad gäller fastigheterna. I hus B pågår en diskussion om radiatorernas placering för att uppvärmningen skall bli optimal. I några lokaler som besöktes under revisionen verkade ventilationen ta överhand över uppvärmningen. Vid besöket på Brogatan 2 kunde revisorerna konstatera att detta var ett äldre hus som hade stora sprickbildningar i övergången till den nyare husdel, som man också utnyttjade. Detta innebär framför allt ett stort arbetsmiljöproblem. Diskussioner med hyresvärden pågår. Vid besöket på ämnesdidaktik diskuterades kemikalier. Enheten har ett eget kemikalieregister, vilket gör att man får lägga ner en del arbete med att hålla säkerhetsdatabladen uppdaterade. Universitetet har ett modernt kemikaliehanteringssystem, KLARA, som man kanske skulle pröva. Vid revisionen genomfördes även en granskning av lagefterlevnad vad gäller miljölagar, men inga avvikelser har här noterats. Rekommendationer Fakulteten bör snarast genomföra en dokumenterad ledningens genomgång så att ledningen får den återkoppling till systemet som är nödvändig för det fortsatta arbetet. Fakulteten bör inom den närmaste tiden avsluta miljömålsarbetet 2005-2006, gärna med en redovisning hur det gått, samt därefter påbörja arbetet med mål och handlingsplan för miljöarbetet 2007. Revisorerna rekommenderar att man funderar över hur många miljömål man kan arbeta med och ställer målen så att det är realistiskt att man kan nå dem under perioden. Fakulteten bör snarast återstarta möten med de operativa arbetsgrupperna som finns inom miljöledningssystemet. I vissa fall behöver personer ersättas. Grupperna bör också förses med ett uppdrag (utdrag ur mål och handlingsplan för miljöarbetet) och en sammankallande. Överlämnat av: ottaget av: Ulf P Andersson Revisionsledare tel: 031-772 4966 e-post ulf.andersson@gu.se ikael Alexandersson Dekanus vid Utbildningsvetenskapliga fakulteten tel: 031-786 2104 e-post ikael.alexandersson@ped.gu.se
BILAGA 1 Lista över avvikelser (Typ: S = Större avvikelse, = indre avvikelse) Nr Delkrav Avvikelse Typ 1 4.3.1 Oklart hur fakulteten kommit fram till sina betydande miljöaspekter. Dokumentation om detta bör finnas kvar i systemet tills ny bedömning görs. 2 4.3.3 Avstämning av ål och handlingsplan för miljöarbetet 2005-2006 ej genomförd. 3 4.3.3 Arbetet med att fastställa ål och handlingsplan för miljöarbetet 2007 ännu ej påbörjat 4 4.4.1 Det är oklart vem som fastställer och reviderar dokument i vissa fall. I tex dokument 4.4.4.1UFN RD5 verkar det som om miljösamordnaren reviderat ett beslut som dekanus tidigare fattat, utan att dekanus slutligen fastställt det reviderade dokumentets. I dokument 4.4.1.1UFN RD4 ser det ut som om miljösamordnaren reviderat ett beslut fattat av nämnden, utan att nämnden sedan fått möjlighet att fastställa det reviderade dokumentet. Denna avvikelse fanns även med vid senaste interna miljörevisionen 2005-10-05 5 4.4.1 De tre operativa arbetsgrupperna som omnämns i miljöledningssystemet verkar inte ha träffats sedan våren 2006. Det är också oklart om de personer som angivits fortfarande är aktuella. 6 4.5.2 Enligt universitetets dokument 4.5.2.1, som miljöledningssystemet hänvisar till, skall en utvärdering göras om fakulteten efterlever miljölagstiftning och andra krav, som sedan skall redovisas och dokumenteras på ledningens genomgång. Detta är inte gjort. Denna avvikelse fanns också med i förra externa miljörevisionen 2005-12-08. 7 4.5.3 Det är inte klarlagt hur man sköter avvikelserna inom fakulteten. Denna avvikelse fanns också med i förra externa miljörevisionen 2005-12-08. 8 4.6 Senaste ledningens genomgång genomfördes 2005-09-13 vilket innebär att ledningen inte fått någon återkoppling av systemets funktion på ett och ett halvt år. S
BILAGA 2 Lista över noteringar Nr Delkrav Noteringar 1 4.1 På hemsidorna under uppslaget 3. Om utbildningsvetenskapliga fakulteten, står att Samtliga verksamheter (utom Klangfärgsgatan) finns sedan sommaren 2006 i centrala Göteborg. Vid revisionen framkom att Idrottshögskolan fortfarande har verksamhet i ölndal. 2 4.2 ål och handlingsplan för miljöarbetet 2005-2006 (enda gällande handlingsplanen vid revisionstillfället) innehåller en gammal miljöpolicy. 3 4.3.3 ål och handlingsplan för miljöarbetet 2005-2006 innehåller verksamhetsuppdraget för 2005. Risk att man glömmer de uppdrag som fanns i verksamhetsuppdraget 2006 om man inte uppdaterar. 4 4.3.3 I ål och handlingsplan för miljöarbetet 2005-2006 ges ett uppdrag till fakultetens webbansvarige. Vid revisionstillfället 2007 var man på väg att anställa en sådan, vilket verkar vara sent påtänkt med tanke på uppdraget. 5 4.4.1 I dokument 4.4.1.1.UFN RD1 står att UFN beslutar om miljöpolicy. Detta behövs ej längre då universitetet beslutat sig för att ha en gemensam miljöpolicy som gäller hela universitetet. otsvarande gäller för dokument 4.4.5.1UFN RD1. 6 4.4.1 I dokument 4.4.1.1.UFN RD1 har både dekanus och miljösamordnaren fått i uppgift att fastställa dokument i miljöledningssystemet. I dokument 4.4.5.1UFN RD1 kompletteras detta med exempel. Allt borde kanske fastställas av dekanus för att förankra arbetet med miljöledningssystemet, speciellt när det gäller miljöaspekter. 7 4.4.2 I dokument 4.4.2.2 UFN RD1 blir miljösamordnaren ansvarig för all miljöutbildning. Universitetet anordnar centralt flera utbildningar, bland annat för inköpare, som man kan utnyttja. 8 4.4.6 I dokumentet Uppgiftsbeskrivning och organisation av iljöarbetet på IPD, 2007-01- 22 som revisorerna fick vid besöket skriver man att verksamheten skall bedrivas i enlighet med fakultetens miljöpolicy. Det bör stå universitetets miljöpolicy för att man skall förstå att fakulteten inte har en egen miljöpolicy. 9 4.4.6 I dokumentet KEIKALIEHANTERING vid enheten för ämnesdidaktik, Na-avd, 2007-01-29 som revisorerna fick vid besöket framgår att H har kemikalier på ämnesdidaktik. Det borde finnas ett stycke om vilken saneringsutrustning som skall finnas med om man skall transportera kemikalier mellan husen, eftersom H finns i hus C. 10 4.5.4 innesanteckningar ifrån de s k operativa arbetsgrupperna saknas som redovisande dokument i miljöhandboken.
BILAGA 3 Sammanställning av avvikelser och noteringar Kravelement enligt ISO14001 Större avvikelse indre avvikelse Notering Reviderat 4.1 Generella krav 0 0 1 JA 4.2 iljöpolicy 0 0 1 JA 4.3.1 iljöaspekter 0 1 0 JA 4.3.2 Lagar och andra krav 0 0 0 JA 4.3.3 Övergripande mål, detaljerade mål 0 2 2 JA och handlingsplaner 4.4.1 Resurser, roller, ansvar och befogenheter 0 2 2 JA 4.4.2 Kompetens, utbildning och 0 0 1 JA medvetenhet 4.4.3 Kommunikation 0 0 0 JA 4.4.4 Dokumentation 0 0 0 JA 4.4.5 Dokumentstyrning 0 0 0 JA 4.4.6 Verksamhetsstyrning 0 0 2 JA 4.4.7 Beredskap och agerande vid nödlägen 0 0 0 JA 4.5.1 Övervakning och mätning 0 0 0 JA 4.5.2 Utvärdering av att lagar och andra krav följs 0 1 0 JA 4.5.3 Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder 0 1 0 JA 4.5.4 Redovisande dokument 0 0 1 JA 4.5.5 Intern revision 0 0 0 JA 4.6 Ledningens genomgång 1 0 0 JA Totalt 1 7 10