PSYKOLOGISKA INSTITUTIONEN Plan för det systematiska arbetsmiljöarbetet 2017 Fastställd av prefekten Den 23 maj 2017 Psykologiska institutionen 1 (8) Haraldsgatan 1, Box 500, 405 30 Göteborg 031-786 0000 www.psy.gu.se
Det systematiska arbetsmiljöarbetet vid psykologiska institutionen En god arbetsmiljö är en viktig grund för en effektiv verksamhet och för hälsa och välbefinnande hos anställda och studenter. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är därför högt prioriterat vid Psykologiska institutionen och ambitionen är att detta arbete ska utgöra en integrerad del av vår kontinuerliga verksamhetsutveckling. 1 Det finns inom institutionen, sedan många år tillbaka, en omfattande arbetsmiljöforskning i synnerhet om den psykosociala arbetsmiljön - varför medvetenheten om arbetsmiljöfrågor inom institutionen är naturlig. Psykologiska institutionens verksamhet och organisation Psykologiska institutionen har en verksamhet som omfattar undervisning (psykologprogram, psykoterapeutprogram, masterprogram i Samhällspsykologi och Missbruks- och beroendevetenskap, fristående kurser, forskarutbildning), forskning och samverkan. Institutionen omsätter ca 145 MSEK per år 2. Externa forskningsmedel utgör ca 27 procent av institutionens totala omsättning. Grundutbildningen omfattar ca 800 helårsstudieplatser och det finns ca 1600 studenter registrerade på institutionen. Forskarutbildningen har ett femtiotal forskarstuderande. Vid institutionen finns ca 150 medarbetare med anställning. Av dessa har ett drygt 70-tal lärartjänster eller tjänst som forskare. Till detta kommer en handfull psykologer och de av institutionen finansierade forskarstuderande. Slutligen omfattar gruppen administrativ personal ca 15 medarbetare. Psykologiska institutionens organisation framgår av nedanstående figur. 1 Handlingsplan 2016-2018 & Verksamhetsplan 2016, Psykologiska institutionen 2 Redovisade siffror gäller verksamhetsåret 2016 2 (8)
Institutionens ledning består av prefekten och ledningsguppen. Prefekten (70%) är verksamhetschef och ansvarar för institutionens arbetsmiljö, ekonomi- och verksamhetsuppdrag. Proprefekt (25%) och viceprefekten med ansvar för arbetsmiljö- och personalfrågor (40%) bistår prefekten, tillsammans med viceprefekt/utbildningsansvarig (100% på grund- och avancerad nivå) och viceprefekt för forskarutbildning (25%). Prefekt, proprefekt och viceprefekterna utgör institutionens ledningsgrupp tillsammans med den administrativa chefen. Institutionsrådet (IR) har 11 ledamöter varav 4 är representanter för lärare/forskare, 2 representerar teknisk-administrativ personal och 3 utgör studentrepresentanter. De frågor som behandlas i IR finns angivna i Arbetsordning för Göteborgs universitet 3 Det finns ett antal beredningsgrupper där såväl anställda som studenter har möjlighet att påverka beslutsprocessen. Den finns en beredningsgrupp för psykologprogrammet och en för fristående kurser. Det finns också beredande grupper som hanterar de två masterprogrammen vid institutionen. Forskarutbildningsberedningen hanterar frågor som rör forskarutbildning och doktorander. Ärenden som rör psykoterapeututbildningen hanteras av en särskild programnämnd. Studenter har ett speciellt organ, Psykrådet, som driver studentfrågor och aktivt tillser att studenter finns med i såväl IR som i våra beredningsgrupper. Likaledes finns en grupp för forskarstuderanden som kallas Doktorandrådet. 3 IR ska alltid behandla följande frågor: Budget och verksamhetsplan, inklusive rekryteringar; mål och strategier för utbildning, forskning och samverkan; kursplaner; verksamhetsberättelse; utseende av institutionens representanter i fakultets- och universitetsövergripande organ; övriga frågor som dekanen uppdrar åt rådet; arbetsmiljöfrågor. 3 (8)
Psykologiska institutionen har idag 11 forskargrupper som utgör den struktur där forskningen inom olika områden samordnas. 4 Dessutom sker en del av institutionens verksamhet på utbildningskliniken. Arbetsmiljöarbetets inriktning Det systematiska arbetsmiljöarbetet syftar till att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsmiljöarbetet vid psykologiska institutionen bedrivs i enlighet med Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöverkets anvisningar och de riktlinjer och procedurer kring arbetsmiljöfrågor som antagits vid Göteborgs universitet. Arbetsmiljölagen säger bland annat att arbetet ska vara tillfredsställande med hänsyn till arbetets natur och den sociala och tekniska i samhället utvecklingen anpassas till människors fysiska och psykiska förutsättningar ge arbetstagaren möjlighet att vara delaktig Och att individen inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar ges möjligheter till variation, social kontakt, samarbete och sammanhang personlig och yrkesmässig utveckling Arbetsmiljöverkets anvisningar omfattar över 150 olika dokument där den mest allmänna utgörs av Systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 2001:01 som är vägledande för vårt arbetsmiljöarbete. En annan betydelsefull anvisning som trädde i kraft 31 mars 2016 är de nya föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4), där bl.a. arbetsgivarens ansvar för att följa upp medarbetarnas arbetsbelastning tydliggörs. Hur det systematiska arbetsmiljöarbetet vid Göteborgs universitet ska bedrivas framgår i den så kallade Arbetsmiljöhandboken 5 som är styrande och vägledande för hur arbetsmiljöarbetet bedrivs på Psykologiska institutionen. Arbetsmiljöarbetet på Psykologiska institutionen Inriktningen och ambitionen på Psykologiska institutionen är att arbetsmiljöarbetet ska vara en integrerad del av verksamhetsutvecklingen och att arbetsmiljöfrågorna i möjligaste mån ska behandlas 4 Se hemsida psy.gu.se/forskning/forskargrupper 5 Se www.medarbetarportalen.gu.se/arbetsmiljohandboken 4 (8)
i sitt naturliga sammanhang, det vill säga i de beredande och beslutande strukturer som finns på institutionen, där såväl arbetsgivare, anställda och studenter finns representerade. Förutom detta finns också mer specifika former för att bedriva arbetsmiljöarbetet. Enligt Arbetsmiljöverkets författningssamling AFS 2001:1 och det lokala arbetsmiljöavtalet för Göteborgs universitet har arbetsgivaren ansvar för arbetsmiljöarbetet i samverkan med arbetsmiljöombudet. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet skall ske genom arbetsmiljömöte minst en gång per år. Arbetsgivaren har en företrädare 6, personalen företräds av två arbetsmiljöombud 7 och studenterna av ett studentarbetsmiljöombud 8. Den administrative chefen 9 är sekreterare/protokollförare. År 2017 har det planerats för fyra arbetsmiljömöten, två för medarbetarna och två för studenterna. På arbetsmiljömöten gås fysiska arbetsmiljöfaktorer igenom, exempelvis stolar och bord i lärosalar och arbetsrum, datorer/bildskärmsarbete, rumstemperatur, ventilation/drag etc. Även frågor av psykosocial karaktär tas upp, exempelvis frågor kring arbetsbelastning, stress, samarbete, arbetsledning, arbetsklimat, delaktighet och inflytande. Medarbetarsamtalen är ett annat sätt att få till stånd en dialog mellan ledning och anställda kring arbetsförhållanden och arbetsmiljö. Diskussioner kring verksamhetens förutsättningar, den enskildes arbetssituation, mål, roller, förväntningar, resultat etc. kan skapa bättre förutsättningar för såväl verksamhetens utveckling som den enskildes hälsa och välbefinnande. Från och med 2015 har ledningen på institutionen medarbetarsamtal med alla lärare, forskare och administrativ personal en gång per år. Riktade arbetsmiljökartläggningar av olika slag kan bli aktuella. Senast detta gjordes var 2012/2013, då en psykosocial arbetsmiljökartläggning genomfördes på begäran av de fackliga organisationerna. Arbetsmiljöbarometern har genomförts 2002, 2005, 2008, 2011 och 2015. Utifrån resultaten från dessa mätningar identifierades förbättringsområden som vi arbetat med. Arbetsmiljöbarometern är ett bra och viktigt verktyg för att dels följa utvecklingen över tid, dels få en jämförelsemöjlighet med andra liknande arbetsplatser. En annan centralt genomförd kartläggning är Studentbarometern. Den har visat att studenter vid Psykologiska institutionen på det hela taget är nöjda med sin arbetsmiljö men några förbättringsområden har tidigare identifierats och arbetats med. De mer specifika metoderna/rutinerna för arbetsmiljöarbetet sammanfattas nedan. 6 Viceprefekt Christian Jacobsson 7 Jeremy Ray och Christina Wanner 8 William Tellstedt 9 Petra Löfgren 5 (8)
Översikt över arbetsmiljöarbetet på Psykologiska institutionen Metoder/rutiner Hur ofta? Vem ansvarar? Deltagare Innehåll Arbetsmiljömöte 2 gånger per år för personal, 2 gånger per år för studenter Prefekt Viceprefekt Administrativ chef Arbetsmiljöombud Studentarbetsmiljöombud Fysisk arbetsmiljö Psykosocial arbetsmiljö Likabehandlingsrepresentant Medarbetarsamtal Varje år Prefekt Prefekt & viceprefekt lärare & forskare Administrativ chef administrativ personal Mål och resultat Förutsättningar Riktade kartläggningar Vid behov Prefekt/ Dekan Beroende av frågeställning - berörda anställda, studenter Beroende av frågeställning Arbetsmiljöbarometern Vart tredje år Rektor Samtliga anställda Socialt stöd Arbetsklimat Engagemang, delaktighet Samarbete & konflikter Arbetsledning & ledarskap Oro & stress Hälsa Studentbarometern Vart tredje år Rektor Samtliga studenter Studenternas syn på studiemiljö och studiesituation 6 (8)
Genomförda insatser 2016 Under 2015 genomfördes arbetsmiljörelaterade insatser inom följande områden: Rutiner för arbetsmiljöarbetet för personal respektive studenter. Två möten med studenternas representant, SAMO, respektive två möten för medarbetarnas representanter, AMO, hölls 2016. Ett per termin och kategori. Protokollen från möten med SAMO distribueras till arbetsmiljögruppen så att studenternas frågor integreras med övriga arbetsmiljöfrågor. För mer detaljerad information, se protokoll från respektive möten. Dålig ventilation och temperatur. Då ventilationen har varit dålig samt att det har varit kallt i en del tjänsterum har alla medarbetare uppmanats göra felanmälan direkt till Akademiska hus via deras Webb och med en kopia till Petra Löfgren, administrativ chef. Petra skickar ut ett mail med påminnelse och felanmälningsadresserna en gång per termin. Flexibel möblering i F6. Flexibel möblering infördes i F6 fr.o.m. HT16. Reaktioner från studenterna har varit positiva. Önskemål om stå-möbler längst bak i några undervisningssalar har framförts och vidarebefordrats till Campus. Doktorandernas arbetsmiljö. Doktoranderna har utsett ett eget arbetsmiljöombud som kommer att ingå i personalens arbetsmiljö grupp framöver. Medarbetarsamtal med lärare, forskare och administrativ personal har hållits våren 2016, dessa har följts upp i lönesättande samtal hösten 2016. Årlig personalkonferens. En personalkonferens för samtliga personalkategorier genomfördes i augusti med fokus på bl.a. jämställdhet. Sammantaget deltog närmare 100 av våra medarbetare. Medel för lärares pedagogiska utveckling. Totalt söktes och beviljades 48 000 kr fördelat på 6 personer. Medel för TA-personalens kompetensutveckling. Dessa har använts till hela TA-gruppen och resulterat i olika aktiviteter. Jämställdhet. Resultatet på Arbetsmiljöbarometern för institutionen har tidigare redovisats för medarbetarna dels muntligt i samband med fredagsfika och dels genom utskick till alla medarbetare. I samband med utskick har en analys av resultaten och vilka insatser som blir aktuella 2016 presenterats. De ingick i planerade åtgärder för 2016. Resultaten har även diskuterats i personalens arbetsmiljögrupp. Baserat på denna analys avhandlades kränkande särbehandling och jämställdhet på personalkonferensen i augusti 2016. Jämställdhet togs även upp på en personaldag i mars 2016. Riskbedömning. En riskbedömning genomfördes i november med fokus på förändrad tidsfördelning för undervisande personal, ny tjänstepolicy. Deltagare var Christian Jacobsson, Cecilia Bergstad Jacobsson och Niklas Rydbo. Bedömningen resulterade att särskilt personal med adjunktstjänst skall följas upp beträffande arbetsbelastning. Öppen ledningsgrupp. Samtliga medarbetare inbjöds att delta i ledningsgruppens förberedande arbete med HP/VP 17 i oktober. De som deltog hade möjlighet att påverka verksamhetsplaneringen. 7 (8)
Planerade insatser 2017 På basis av de diskussioner som förts under verksamhetsåret, på personalkonferens/personal-möten och på arbetsmiljömöten, och det som finns formulerat i handlings- och verksamhetsplanen för 2017 kommer vi att prioritera följande: Fortsatt arbeta med jämställdhetsfrågor under året, bl.a. genom att förtydliga institutionens syn på jämställdhet inom ramen för formulerandet av en personalidé och en fortsatt hög medvetenhet t.ex. i samband med rekrytering och befordran. Se över institutionens hemsida och hur arbetsmiljöfrågorna kan göras mer lättillgängliga och tydliga. Följa upp den riskbedömning som gjordes HT 16 i samband med ändring av fördelning av arbetsinnehåll, vår nya lokala tjänstepolicy, för undervisande personal Fortsätta att tydliggöra ledarskapet på institutionen, utforma funktionsbeskrivningar för kursledare, och prefekter (pro-, vice- och prefekt). 8 (8)