Göteborgs universitet Psykologiska institutionen. Plan för det systematiska arbetsmiljöarbetet 2014

Transkript

1 Göteborgs universitet Psykologiska institutionen Plan för det systematiska arbetsmiljöarbetet

2 Det systematiska arbetsmiljöarbetet vid psykologiska institutionen En god arbetsmiljö är en viktig grund för en effektiv verksamhet och för hälsa och välbefinnande hos anställda och studenter. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är därför högt prioriterat vid Psykologiska institutionen och ambitionen är att detta arbete ska utgöra en integrerad del av vår kontinuerliga verksamhetsutveckling. 1 Det finns inom institutionen, sedan många år tillbaka, en omfattande arbetsmiljöforskning i synnerhet om den psykosociala arbetsmiljön - varför medvetenheten om arbetsmiljöfrågor inom institutionen är naturlig. Psykologiska institutionens verksamhet och organisation Psykologiska institutionen har en verksamhet som omfattar undervisning (psykologprogram, psykoterapiprogram, fristående kurser, forskarutbildning), forskning och samverkan. Institutionen omsätter ca 125 MSEK per år 2. Externa forskningsmedel utgör ca 27 procent av institutionens totala omsättning. Grundutbildningen omfattar ca 800 helårsstudieplatser och det finns ca 1600 studenter registrerade på institutionen. Forskarutbildningen har ett femtiotal forskarstuderande. Vid institutionen finns ca 140 medarbetare med anställning. Av dessa har ett drygt 70-tal lärartjänster eller tjänst som forskare. Till detta kommer en handfull psykologer och de femtiotal personerna i doktorandgruppen. Slutligen omfattar gruppen teknisk-administrativ personal ca 15 medarbetare. Psykologiska institutionens organisation framgår av nedanstående figur. Psykologiska institutionen Utbildningskliniken Klinikledning Prefekt, proprefekt, viceprefekt Studierektor (grund- och forskarutbildning) Administrativ chef Chefsadministratör Prefektbeslut Institutionens ledning Institutionsråd (IS) Prefekt är ordförande Masterprogram Psykologprogram Fristående kurser Beredningsgrupper för ledningen Psykrådet (studenter) Programnämnden för psykoterapeututbildningen Forskarutbildningsberedning Doktorandgruppen Likabehandlingsombud, miljöombud, arbetsmiljöombud och internationalisering 1 Handlingsplan & Verksamhetsplan 2014, Psykologiska institutionen 2 Redovisade siffror gäller verksamhetsåret

3 Institutionens ledning består av prefekten och ledningsguppen. Prefekten (50%) är verksamhetschef och ansvarar för institutionens arbetsmiljö, ekonomi och verksamhetsuppdrag. Proprefekt (25%) och viceprefekt (25%) bistår prefekten. Tillsammans med studierektor/utbildningsansvarig (100% på grund- och avancerad nivå samt 25 % på forskarutbildningen) utgör prefekt, proprefekt och viceprefekt institutionens ledningsgrupp. Till denna grupp adjungeras regelbundet administrativ chef och personaladministratör och vid behov andra befattningshavare. Institutionsrådet (IR) har 11 ledamöter varav 4 är representanter för lärare/forskare, 2 representerar teknisk-administrativ personal och 3 utgör studentrepresentanter. De frågor som behandlas i IR finns angivna i Arbetsordning för Göteborgs universitet 3 Det finns fyra beredningsgrupper där såväl anställda som studenter har möjlighet att påverka beslutsprocessen. Studenter har ett speciellt organ, Psykrådet, som driver studentfrågor och aktivt tillser att studenter finns med i såväl IR som i våra beredningsgrupper. Psykologiska institutionen har idag 10 forskningsgrupper som utgör den struktur där forskningen inom olika områdes samordnas. 4 Forskarutbildningsberedningen hanterar frågor som rör forskarutbildning och doktorander. Det finns också beredande grupper som hanterar de två masterprogrammen vid institutionen lades institutionens s k områdesgrupper ner och ett förändringsarbete startade som syftade till att utveckla delvis nya strukturer för att hantera gemensamma frågor. I augusti 2012 genomfördes en arbetskonferens, där ca 100 av institutionens medarbetare deltog, där detta arbete påbörjades. Det följdes upp på personalmöte under våren och en arbetskonferens i augusti 2013 med ungefärligen lika många deltagare. Tre arbetsgrupper har under 2013 arbetat med respektive 1) forskningsstrategiska frågor, 2) utbildningsstrategiska frågor samt 3) informationsfrågor. De mest påtagliga resultaten av detta arbete är att en ny plattform tagits fram och installerats på vår hemsida som riktar sig till anställd personal ( Vår sida ) och att en strategisk rekryteringsgrupp konstituerats och påbörjat sitt arbete. Arbetsmiljöarbetets inriktning Det systematiska arbetsmiljöarbetet syftar till att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsmiljöarbetet vid psykologiska institutionen bedrivs i enlighet med Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöverkets anvisningar och de riktlinjer och procedurer kring arbetsmiljöfrågor som antagits vid Göteborgs universitet. Arbetsmiljölagen säger bland annat att arbetet ska vara tillfredsställande med hänsyn till arbetets natur och den sociala och tekniska utvecklingen i samhället anpassas till människors fysiska och psykiska förutsättningar ge arbetstagaren möjlighet att vara delaktig Och att individen 3 IR ska alltid behandla följande frågor: Budget och verksamhetsplan, inklusive rekryteringar; mål och strategier för utbildning, forskning och samverkan; kursplaner; verksamhetsberättelse; utseende av institutionens representanter i fakultets- och universitetsövergripande organ; övriga frågor som dekanen uppdrar åt rådet; arbetsmiljöfrågor. 4 Se hemsida psy.gu.se/forskning/forskningsgrupper 3

4 inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar ges möjligheter till variation, social kontakt, samarbete och sammanhang personlig och yrkesmässig utveckling Arbetsmiljöverkets anvisningar omfattar över 150 olika dokument där den mest allmänna utgörs av Systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 2001:01 som är vägledande för vårt arbetsmiljöarbete. Hur det systematiska arbetsmiljöarbetet vid Göteborgs universitet ska bedrivas framgår i den så kallade Arbetsmiljöhandboken 5 som är styrande och vägledande för hur arbetsmiljöarbetet bedrivs på Psykologiska institutionen. Arbetsmiljöarbetet på Psykologiska institutionen Inriktningen och ambitionen på Psykologiska institutionen är att arbetsmiljöarbetet ska vara en integrerad del av verksamhetsutvecklingen och att arbetsmiljöfrågorna i möjligaste mån ska behandlas i sitt naturliga sammanhang, det vill säga i de beredande och beslutande strukturer som finns på institutionen, där såväl arbetsgivare, anställda och studenter finns representerade. Förutom detta finns också mer specifika former för att bedriva arbetsmiljöarbetet. Enligt Arbetsmiljöverkets författningssamling AFS 2001:1 och det lokala arbetsmiljöavtalet för Göteborgs universitet har arbetsgivaren ansvar för arbetsmiljöarbetet i samverkan med arbetsmiljöombudet. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet sker därför genom arbetsmiljömöte minst en gång per år. Arbetsgivaren har en företrädare 6, personalen företräds av två arbetsmiljöombud 7 och studenterna av ett studentarbetsmiljöombud 8. Den administrative chefen 9 är sekreterare/protokollförare. På arbetsmiljömöten gås fysiska arbetsmiljöfaktorer igenom, exempelvis stolar och bord i lärosalar och arbetsrum, datorer/bildskärmsarbete, rumstemperatur, ventilation/drag etc. Även frågor av psykosocial karaktär tas upp, exempelvis frågor kring arbetsbelastning, stress, samarbete, arbetsledning, arbetsklimat, delaktighet och inflytande. Medarbetarsamtalen är ett annat sätt att få till stånd en dialog mellan ledning och anställda kring arbetsförhållanden och arbetsmiljö. Diskussioner kring verksamhetens förutsättningar, den enskildes arbetssituation, mål, roller, förväntningar, resultat etc. kan skapa bättre förutsättningar för såväl verksamhetens utveckling som den enskildes hälsa och välbefinnande. Riktade arbetsmiljökartläggningar av olika slag kan bli aktuella. Under 2012/2013 har en psykosocial arbetsmiljökartläggning genomförts på begäran av de fackliga organisationerna. Arbetsmiljöbarometern har genomförts 2002, 2005, 2008 och Utifrån resultaten från dessa mätningar identifierades förbättringsområden som vi arbetat med. Arbetsmiljöbarometern är ett bra och viktigt verktyg för att dels följa utvecklingen över tid, dels få en jämförelsemöjlighet med andra liknande arbetsplatser. 5 Se 6 Viceprefekt Olle Persson 7 Cecilia Bergstad Jakobsson och Marie Louise Ryberg 8 Linda Eklund 9 Bengt Carlsson 4

5 En annan centralt genomförd kartläggning är Studentbarometern. Den har visat att studenter vid Psykologiska institutionen på det hela taget är nöjda med sin arbetsmiljö men några förbättringsområden har identifieras och arbetats med. De mer specifika metoderna/rutinerna för arbetsmiljöarbetet sammanfattas nedan. Metoder/rutiner Arbetsmiljömöte Hur ofta? 1 gång per år Vem ansvarar? Prefekt Deltagare Prefekt Arbetsmiljöombud Studentarbetsmiljöombud Chefsadministratör Likabehandlingsombud Innehåll Fysisk arbetsmiljö Psykosocial arbetsmiljö Medarbetarsamtal Vartannat år Prefekt Prefekt Anställda Mål och resultat Förutsättningar Riktade kartläggningar Vid behov Prefekt/ Dekan Beroende av frågeställning - berörda anställda, studenter Beroende av frågeställning Arbetsmiljöbarometern Studentbarometern Var tredje år Var tredje år Rektor Samtliga anställda Socialt stöd Arbetsklimat Engagemang, delaktighet Samarbete & konflikter Arbetsledning & ledarskap Oro & stress Hälsa Rektor Samtliga studenter Studenternas syn på studiemiljö och studiesituation 5

6 Genomförda insatser 2013 Under 2013 genomfördes arbetsmiljörelaterade insatser inom följande områden:. Arbetsmiljön kvällsundervisning. För ökad service till såväl lärare som studenter har reception sedan terminsstarten HT 2013 varit öppen kvällstid (fram till 19.30). Information personal. Som planerats har en ny plattform på institutionens hemsida för anställd personal, Vår sida, sjösatts. Här tydliggörs bland annat vem man skall vända sig till för olika frågor eller problem. Utveckling av organisation. Tidigare områdesgrupper har nu ersatts av ett större antal forskningsgrupper (i dagsläget 10 stycken). Vidare har en grupp för strategisk rekrytering tillsats med representation från alla forskningsgrupperna. Ett arbete med att bilda/organisera (del)ämnesområden, såväl som en för institutionen gemensam och ny seminarieserie, pågår. Årlig personalkonferens. En personalkonferens för samtliga personalkategorier genomfördes i augusti med fokus på institutionens verksamhets- och handlingsplan. Sammantaget deltog ett drygt 80-tal av våra anställda. Dialog med doktoranderna om deras arbetssituation har förts kontinuerligt. Psykosocial arbetsmiljökartläggning Previa. 10 På initiativ av de fackliga organisationerna centralt vid Göteborgs universitet genomfördes en psykosocial arbetsmiljökartläggning vid Psykologiska institutionen under sista delen av 2012 och början av Ett trettiotal medarbetare från de olika personalkategorier som finns vid institutionen intervjuades av personal från Previa. Syftet med kartläggningen var att få en oberoende genomlysning av arbetssituationen för medarbetarna vid Psykologisk institutionen. Resultaten i rapporten presenterades och diskuterades på ett personalmöte under våren. Rapporten diskuterades också i samhällsvetenskapliga fakultetens lokala arbetsmiljökommitté tillsammans med Psykologiska institutionens ledning i oktober. De synpunkter och förslag som lämnades i rapporten ligger i linje med vad institutionen har arbetat med under 2013: förbättrad information (plattformen Vår sida ), regelbundna personalmöten (två kortare personamöten på institutionen, en tvådagarskonferens), tydligare beslutsprocesser/ökad delaktighet (information på plattformen Vår sida ; tvådagars personalkonferens där verksamhets- och handlingsplan diskuterades), utbildningsklinikens integration i övrig verksamhet (två klinikansvariga, kvalitetssäkring av behandlingsmetoder och patientdata, utredning av resursfördelning etc) samt introduktionsrutiner för doktorander (dialog med doktorander). Medel för lärares pedagogiska utveckling. Två personer har fått sådana medel 10 Psykosocial arbetsmiljökartläggning vid Psykologiska institutionen, Göteborgs universitet. Mars Previa: Kjell Bengtsson 6

7 Medel för TA-personalens kompetensutveckling. Dessa har använts till hela TAgruppen och resulterat i fem olika aktiviteter; ett arbetsplatsbesök, två föreläsningar på Psykologiska institutionen (en på temat arbetsgrupper, en om effekten av motion på arbetsklimat, prestation, hälsa och välbefinnande) samt en extern heldagskonferens om motivation. Nyrekrytering lärare/forskare. Inför 2013 planerades att en nyrekrytering av lärare/forskare skulle göras. Vi har dock under hösten gått igenom bemanningssituationen på kort sikt vid institutionen. I och med de neddragningar som har gjorts av vårt undervisningsuppdrag gjordes bedömningen att det på kort sikt inte föreligger ett akut behov av nyrekrytering. Vi har startat ett arbete med en långsiktig planering av nyrekrytering och för detta ändamål tillsatt en grupp för strategisk planering (strategisk rekryteringsgrupp). Arbetet i den gruppen kan aktualisera frågan om nyrekrytering. Planerade insatser 2014 På basis av de diskussioner som förts under verksamhetsåret, på personalkonferens/personalmöten och på arbetsmiljömöte, och det som finns formulerat i handlings- och verksamhetsplanen för 2014 kommer vi att prioritera följande: Ökad arbetsbörda för administrativ personal. Som en följd av omorganisationen inom GU och att Psykologiska institutionen får in stora externa bidrag kan en ökad arbetsbörda för administrativ personal konstateras. Den ökade arbetsbelastningen behöver uppmärksammas och analyseras. Bedömningen i skrivande stund är att vi behöver nyrekrytera administrativ personal. En redan bestämd åtgärd är att vi i januari 2014 kommer att tillsätta en nyinrättad tjänst som forskningsbiträde. Arbetsbelastningen för lärare/forskare är fortsatt hög inte minst till följd av de relativt stora externa bidragen. Tillsättningen av ett forskningsbiträde kan bidra till en avlastning. Det kan också under 2014 bli aktuellt med andra nyrekryteringar av administratörer. Inriktningen och omfattningen bestäms efter en mer ingående analys av behoven, som kommer att göras tidigt under Utveckling av organisation. Arbetet med att bilda/organisera (del)ämnesområden fortsätter under våren 2014 och planen är att denna struktur ska vara implementerad vid halvårsskiftet. Information personal. Som ett komplement till den nya plattformen Vår sida kommer månadsbladet Psychinfo att återinföras. Dialogen med doktoranderna om deras arbetssituation kommer att fortsätta. Arbetsmiljön på kvällarna belysning på parkeringsplatsen och vid cykelställen är fortsatt bristfällig. Akademiska hus kontaktas för åtgärder. 7

8 Tydliggörande av arbetsroller. Funktionsbeskrivningar för administrativ chef och för viceprefekt med ansvar för grundutbildningsfrågor (f d studierektor)/utbildningsansvarig kommer att tas fram under första kvartalet Belastningsbesvär. En förebyggande insats för all personal planeras; en halvdag om hur man sitter vackert. Detta görs i samarbete med Previa. Årlig personalkonferens. En personalkonferens för samtliga personalkategorier kommer att genomföras i augusti med fokus på institutionens aktuella verksamhetsfrågor. Arbetsmiljöbarometern Den återkommande stora arbetsmiljöundersökningen av all personal inom GU kommer att genomföras under hösten Vi kommer att på ett systematiskt sätt återföra dessa resultat till all personal för en gemensam analys och diskussion om lämpliga åtgärder. Medel för lärares pedagogiska utveckling. Vi kommer även under 2014 att avsätta medel som lärare kan ansöka om för sin pedagogiska utveckling. Medel för TA-personalens kompetensutveckling. Vi kommer även under 2014 att avsätta medel för TA-personalens kompetensutveckling. Detaljplaneringen av vilka aktiviteter som ska genomföras under 2014 görs tillsammans i personalgruppen. Arbetsmiljömöte med studentarbetsmiljöombud. På önskemål från studenternas arbetsmiljöombud planeras ett särskilt möte i mars Det man önskar diskutera rör mestadels fysiska arbetsmiljöfaktorer såsom luft och temperatur i undervisningslokaler och tillgången på mikrovågsugnar i studenternas matsal. Akademiska hus och Campusorganisationen kommer att kallas till detta möte. Likabehandlingsarbete. Likabehandlingsombudet kommer från 1 januari 2014 att ingå som adjungerad ledamot i Strategiska rekryteringsgruppen. Institutionen kommer under 2014 att på ett systematiskt sätt uppmärksamma jämställdheten mellan kvinnor och män. Bland annat planeras en s k kvantitativ jämställdhetskartläggning med avseende på lön och position. 8