Protokoll fö1i vid styrelsemöte torsdagen den 19 oktober 2017 FINSA~ ' SAMORDNINGSFÖRBUNDET BURLÖV-STAFFANSTORP Plats: Tid: Närvarande ledamöter Medborgarhuset, Burlöv 13:00 Karin Palmqvist, ordförande Inger Borgenberg, vice ordför. Carina Dilton Jessica Henriksson Eva Mo-Viktorsson Staffanstorps kommun Burlövs kommun Region Skåne Arbetsförmed I ingen Försäkringskassan Närvarande ersättare Nils Holmkvist Torbjörn Lövendahl Bo Lindqvist Region Skåne Staffanstorps kommun Burlövs kommun Övriga närvarande Anmält förhinder Maria Bellinger (samordnare) Jan Holm Lena Jeppsson Ulrica Thell Mijdema Samordningsförbundet Revisor Burlövs kommun 91 Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Protokoll ska vara justerat senast den 2:e november 2017 t/p 47Zt1: 3? Maria Bellinger ~~ -~ K. p I. p ann a mqv1st '\ -~ ~ c~~ksson 78-92 Anslags bevis Nämnd/styrelse Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Samordningsförbundet Burlöv-Staffanstorp 2017-10-19 2017-11-02 2017-12-02 Samordningsförbundet Burlöv-Staffanstorp, Torget 1, Staffanstorp
Dagordning 78 Mötet öppnas Karin Palmqvist öppnar sammanträdet och hälsar välkommen. Den nya ledamoten Jessica Henriksson från arbetsförmedlingen presenteras och hälsas välkommen. 79 Godkännande av dagordning att godkänna dagordningen. 80 Protokoll och protokolljustering att utse Maria Bellinger till att föra protokoll. att utse Jessica Hemiksson att jämte ordförande justera dagens protokoll. Protokollet ska vara justerat senast den 2:e november 2017. 81 Protokoll från föregående möte att lägga det justerade protokollet från föregående styrelsemöte till handlingarna. 82 Delårsrapport jan-aug 2017 Samordnaren presenterar delårsrapporten och diskussion förs insatsstarterna. kring de uppskjutna att godkänna delårsrapporten för 2017. 83a Verksamhetsplan + budget 2018 (utkast) Samordnaren presenterar utkastet för verksamhetsplanen och budgeten 2018. Diskussion förs kring det egna kapitalet och mängden beviljade insatser till 2018. Enligt budgeteringen k01mner en stor del av det egna kapitalet att användas under 2018. att lägga informationen till handlingarna och att beslut om verksamhetsplan samt budget fattas vid nästa styrelsemöte i november. 83b Styrelsemöten 2018 (förändrat mötesantal) Ordföranden presenterar arbetsutskottets förslag att ändra mötesantalet från 8 st per år till 5 st per år 2018. Bakgrunden är att verksamheten nu flyter på avseende interna funktioner och ambitionen är att samordnaren ska lägga mer tid på utåtriktad verksamhet. Diskussion förs och styrelsen enas om att samordnaren ska kunna kalla till extramöten om det behövs. Vidare diskuteras mötenas förläggning över året utifrån budget- och ekonomiarbetet.
att minska antalet styrelsemöten från 8 st till 5 st per 2018 samt att samordnaren ska presentera förslag på datum för mötestiden 2018 på nästa styrelsemöte. 84 Uppföljning förstudie unga med försörjningsstöd Samordnaren informerar om den återkoppling som tidigare projektägaren Staffanstorps kommun har gett på styrelsens uppmaning från föregående styrelsemöte. Uppmaningen avsåg återkoppling kring kommande åtgärder med anledning av förstudiens resultat. (Se bilaga 1 ). Styrelsen diskuterar syftet med förstudier och kartläggningar om de inte leder till konkreta aktiviteter, insatser eller förändringar. att samordnaren ska bifoga kommunens uppföljningssvar som bilaga till protokollet samt att samordnaren ska undersöka vilka instanser hos parterna som lyfter de protokoll som förbundet skickar ut efter vaije styrelsemöte; att informationen därefter läggs till handlingarna. 85 Aktuella rapporter från insatser och verksamheter Från bidrag till arbete (Resurs Burlöv) - Enligt de senaste uppgifterna från insatsen verkar 13 av 21 deltagare från År 1 gå mot anställning/jobb eller eget företag. Några personer från År 1 är kvar i insatsen mot avslut. Gällande År 2 så är 16 av 20 personer på gång in eller i gång. Insatsen har svårare att bemanna upp platser År 2 men arbetar vidare. Mariamottagning - Eventuellt nytt förslag på lokal, samordnaren inväntar vidare information. Förbundet har tagit högre rymd i budgeten för 2018. Burlövs kommun är angelägna om att nytt avtal tecknas så snart lokal- och kostnadsfrågan är på plats. Samverkansakademin - Datum fastslagna för kommande samverkansmöten de inväntar nu klartecken från en av vårens talare innan inbjudan kan skickas ut. Program är satt fram till sommaren 2018 och det finns även preliminärbokade talare för hösten 2018. Unga med aktivitetersättning - Personalen har påböijat arbetet och tagit fram en projektplan, nytt styrgruppsmöte i oktober. InFör - inför förberedande insatser - Ingen ny information, reserverat medel för 2018. Nollplacerade - Avtal tecknat. Utvärdering upphandlad. Samordnare anställts, osäkert med start datum på grund av rekrytering av efterträdare. Samordnare och utvärderare inbjudna till nästa beredningsgruppsmöte. Allt är startklart när samordnaren kan tillträda. Har haft ett överlämningsmöte med förbundssamordnaren som lämnat över material och kontaktuppgifter kring insatsen. Förändringsagenter - två nya förändringsageneter är igång med sitt arbete. Aktiv marknadsföring och ökat deltagarunderlag från Åkarp och personer med funktionsvariationer.
att lägga informationen till handlingarna 86 ldegrupp Genomgång av den idebeskrivning som även skickats ut till beredningsgruppen. Beredningsgruppen har ställt sig positiva till upplägget. Styrelsen är positiva till förslaget. att samordnaren arbetar vidare med att utforma idegruppen och att deras arbete kommer igång under 2018. 87 Avslutade direktupphandlingar Samordnaren informerar om att Azets tilldelats uppdraget kring förbundets ekonomi- och lönetjänster med start 1/1-2018. Uppstartsmöte för övergång kommer ske i november. Samordnaren har förlängt avtalet med utvärderingsföretaget Asking AB så att utvärderingen följer insatstiden för Resurs Burlöv. 88 Regional inspirationsdag Samordnaren ger en kort sammanfattningen av den regionala inspirationsdag som förbundet var med och arrangerade i oktober. Följande talare och teman presenterades: Mats Alvesson Micco Grönholm Eva Dahlberg Anders Ekholm Cecilia Leijon Funktionell dumhet (vikten av kritisk reflektion kring vad vi gör) Den största utmaningen i offentlig sektor - felrädsla (vikten av att våga göra misstag) Mod att våga (entreprenör om att våga och vilja trots motgångar och ifrågasättande) Utveckling på riktigt i stora organisationer (våga digitalisera det som går och fokusera på det personliga mötet) När roboten sköter handläggningen kan medarbetare ägna sig åt medborgare (information om den digitalisering som skett i Trelleborgs kommun avseende ansökan av försö1jningsstöd) De ledamöter som närvarade på dagen beskrev sina upplevelser och uppfattade vissa talare som mycket relevanta och inspirerande medan andra var mindre relevanta.
89 Förbundschefsdagarna Samordnaren har deltagit på förbundschefsdagarna och redogör kortfattat om dagarnas innehåll som var; insatser kring unga med aktivitetsersättning finansierade med extra medel, arkivering, arbetsmiljö, eget kapital, Kolada (statistik-program), behovsanalys, samverkansstrategier, nationellt SUS-stöd och diskussion med nationella rådet. Det var ett mycket givande program med flera konkreta punkter som är användbara för förbundet i sin nuvarande situation. 90 Lokal behovsanalys Samordnaren informerar om att förfrågan har gått ut till beredningsgruppen angående de målgrupper som förbundet avser att kartlägga genom en lokal behovsanalys hösten 2017. Dessa är unga, personer inom etableringen, långtidssjukskrivna, långtidsarbetslösa, och personer med psykisk hälsa. Återkoppling har givits att statistik bör kunna tas fram avseende samtliga utom kring psykisk hälsa. Det kan vara svårt att få fram information kring den gruppen. Försäkringskassan ledamot har ev. viss information att tillgå och detta ska undersökas och sedan återkopplas till samordnaren. I övrigt kommer samordnaren tillsammans med beredningsgruppen arbeta vidare med behovsanalysen. 91 Övriga frågor Samordnaren informera om att diskussion har skett med statens revisor (Deloitte) om att de även kan vara förbundets sakkunniga biträde. Deloitte har ställt sig positiva till detta och kommit med ett prisförslag som är lägre än det erbjudande som förbundet har från annan part. Samordnarens förslag är att Deloitte anlitas som förbundets sakkunniga biträde under den tid som de är statens revisor på nationell nivå. att anlita Deloitte som förbundets sakkunniga biträde i samband med revison och årsboksslut. Vidare har Deloitte föreslaget 20 april 2018 som datum för slutrevision 2017. Försäkringskassans representant är förhindrad från att deltaga detta datum men ska tillfråga ersättaren. Till mötet bjuds revisor Jan Holm in. Han närvarar med anledning av delårsrapporten jan - aug 2017. Samtliga revisorer har bjudits in till mötet. Inledningsvis diskuteras de uppskjutna insatsstarterna med anledning av rekryteringssvårigheter samt lokalbrist och samtliga parter är övenens om att det är en problematisk situation för förbundet.
Revisorn fråga kring förbundets utskick under sommaren 2017 som uppmanade parterna att ansökan om medel. Samordnaren informerar om att det inte har lett till någon konkret ansökan ännu men att det finns en grupp med representanter från parterna som arbeta kring ett ansökningsförslag. Vidare frågas det kring förslaget att minskat antal styrelsemöten i framtiden och om det kan vara negativt för medelsansökningar. Styrelsen hänvisar till beslutet om idegrupp och att ambitionen är verksamheten ska bedrivas och förankras nära den dagliga verksamheten och de behov som finns. Förbundet tror inte att minskat antal styrelsemöten kommer var negativt och de är även flexibla kring extrainsatta möten. 92 Mötet avslutas Ordförande tackar för medverkan och förklarar dagens möte avslutat. Nästa möte äger rum tisdagen den 14:e november i Staffanstorp mellan kl. 9-12.
Insatsen pågick under perioden 170101-170331 och redovisades i form av en skriftlig slutrapport samt presentation för styrelse och beredningsgrupp. I rapporten presenterades följande slutsatser. Att det saknas en mötesplats för ungdomar som erbjuder stöd från flera myndigheter likt en "ungdomscentral". Att aktivitetsnivån i det kommunala aktivitetsansvaret är litet och inspiration till andra arbetssätt kan finnas att få hos kommunerna Kävlinge och Lomma. Behov av tidiga insatser i skola och hem för att undvika avhopp och ofullständig skolgång. Efterfrågan av samverkan på en organisatorisk nivå. Behov av mer samverkan kring sjukskrivningar med försäkringskassan. Vilket ryms inom kommande insats kring nollplacerade. Behov av samsyn mellan myndigheterna kring missbruk. Tydliggöra rollfördelning mellan arbetsförmedling och kommun gällande personer med arbetshinder. Staffanstorps kommun kommer nu att arbeta vidare med resultatet och återkomma om det skulle bli aktuellt med en ny ansökan inom något av ovanstående områden. Vad gäller uppföljning av förstudien så kommer några ur målgruppen falla inom projektet 0-klassade. IFO har även utökat sammarbetet med skolan och deras uppföljningsansvar gällande ungdomar som inte går i gymnasiet och där räknar de med att hitta flera av de ungdomar som riskerar att inte kunna bli självförsörjande. Fenix erbjuder öppenvårdsbehandling för de ungdomar som har risk- och missbruk. Kommunen tror sig kunna fånga upp dessa i arbetet de gör tillsammans med skolan och de som är några år äldre kanske är 0-klassade. I Fenixs öppenvårdsprogram kan det ingå praktikplats/arbete som ordnas genom kommunens arbetsmarknadshandläggare men ett närmare samarbete med AF behöver arbetas upp. Uppföljning med Anneli Nilsson Individ och familjeomsorgen Staffanstorps kommun via mail 170927.